21 tips om utvecklingssamtal för att skapa spetskompetens i din organisation

Utvecklingssamtal kan ses som ett nödvändigt ont, lika frestande som att gå till tandläkaren, eller som det mest kraftfulla verktyget för att stärka ditt team och överträffa dina mål.

Fruktad? Ofta. Underskattad? Alltid. 

Det är dags att se utvecklingssamtal som språngbrädor snarare än domedagar. 

I den här guiden får du 21 tips på hur du kan förbättra feedbacken, motivera till utveckling och göra utvecklingssamtalet till en hörnsten i din framgång.

📚 Tips 1: Gör dina läxor i förväg (kom förberedd)

Ett framgångsrikt utvecklingssamtal börjar redan innan mötet. Se till att du känner den anställde, inklusive

• deras arbetsbeskrivning och uppgifter;
• resultaten av deras tidigare prestationsbedömningar;
• deras prestationer under den senaste perioden (om relevant, framsteg mot specifika prestationsmål);
• din egen feedback på hur det är att arbeta med dem;
• Om tillämpligt: feedback från lagkamrater och kunder;
• alla resultat och uppgifter som du vill använda för att få fram en poäng; 
• faktorer som kan ha påverkat deras resultat, både inom och utom deras kontroll (exempel: behov av att ta på sig ytterligare uppgifter på grund av underbemanning, sjukfrånvaro, semesterledighet);
• eventuella kontroverser eller konflikter som de kan ha varit inblandade i.
• hur väl de följde den överenskomna åtgärdsplanen från det senaste resultatmötet;
• föreslagna åtgärder för att förbättra sina resultat under den kommande perioden;
• potentiella karriärvägar.

🚨Det här steget är viktigt om du är chef för ett större team eller inte ägnar mycket tid åt att arbeta nära dina medarbetare. 

Men även om du känner till varje medarbetares karaktär och hur de arbetar i ett team är det viktigt att titta på de faktiska prestationsmåtten för att undvika partiskhet.

Du är inte den enda som bör komma förberedd - det bör även din medarbetare. Låt dem veta exakt hur du förväntar dig att de ska förbereda sig inför mötet.

Här är några saker du kan be dem göra:

• Förklara vad de har uppnått under den senaste granskningsperioden, med exempel eller uppgifter som stöd.
• Förklara vilka mål de inte uppnådde och varför.
• Berätta vad de tycker är roligast med sin roll.
• Berätta hur de ser på sig själva om ett år.
• Reflektera över sin prestation och ta fram en lista med tre saker som de är nöjda med och en sak som de vill förbättra.
• Beskriv dina behov av lärande och utveckling, inklusive eventuell specifik utbildning som du vill gå, och motivera hur den kommer att hjälpa dig i din roll.
• Motivera eventuellt extra stöd och vägledning som de behöver från dig och ledningen.
• Ha minst 5 frågor, eller var redo för brainstorming om den kommande perioden.
• Sätt upp mål för nästa period.

👀 Tips 2: Se till att förväntningarna stämmer

Tydlig kommunikation lugnar nerverna. 

Extremfallet: Om din medarbetare blir kallad till ett möte utan att veta varför, kanske de fruktar att de kommer att bli uppsagda - medan det i själva verket bara handlar om en utvecklingssamtal. 

Ju mer du kan sätta förväntningarna, desto bättre. Om dina medarbetare vet vad som väntar dem är det mer sannolikt att de är helt närvarande, öppnar upp och diskuterar och tar till sig feedbacken istället för att vänta på att bomben ska falla.

Du vill förmedla att utvecklingssamtalet ger er båda möjlighet att diskutera:

• Reflektera över och utvärdera den gångna perioden.
• Diskutera arbetsprestationer.
• Titta på din medarbetares styrkor.
• Berör deras potential och karriärvägar inom företaget.
• Sätt upp mål för den kommande utvärderingsperioden.
• Om tillämpligt, sätt upp långsiktiga karriärmål.
• Diskutera utvecklingsbehov, om de behöver extra resurser och vad som kan förbättras.

Detta är några övergripande tips. Anpassa gärna och inkludera fler detaljer i mötesinbjudan. Låt din medarbetare veta att detta möte är till för att hjälpa dem att nå sin fulla potential. 

🛡️ Tips 3: Var beredd att ta upp frågor eller problem

Beroende på vad som hände under den senaste utvärderingsperioden kan du förutse några av frågorna. 

Hade ni mycket oväntat arbete i sista minuten? 

Har du förlorat en viktig kund? 

Har ni anställt och utökat teamet? 

Det är naturligt att dina medarbetare kommer att ställa frågor om dessa ämnen. Det är dock okej att inte ha alla svar - följ upp allt du inte vet och återkom till dina medarbetare om det.

‍‍‍🗣️ Tips 4: Var öppen för synpunkter från medarbetarna och säkerställ en tvåvägskommunikation

Detta möte är först och främst till för din medarbetare. 

Uttryck din uppskattning för all feedback de ger dig om arbetsflödet eller teamet. 

Tillämpa också tips 1 (kommunicera hur du förväntar dig att din medarbetare ska förbereda sig), särskilt för medarbetare som inte är så pratsamma. 

🧐 Tips 5: Backa upp alla påståenden med konkreta exempel

Om du vill få fram en poäng, se till att du har ett konkret exempel eller data att peka på. Vaga uttalanden och känslor riskerar att skapa förvirring eller konflikter. Var också tydlig med hur du vill rama in situationen eller händelsen för att understryka din poäng. 

✍🏻 Kolla in våra sammanställda listor med 40+ exempel på konstruktiv feedback och 45 exempel på prestationsfeedback (för alla prestationsnivåer).

För dem som går utöver sina roller, kolla in 40+ exempel på prestationsutvärderingar som överträffar förväntningarna.

⚖️ Tips 6: Var balanserad - Diskutera styrkor och förbättringsområden

Medan vissa företag enbart fokuserar på vad som gick bra (styrkebaserade utvärderingar), innehåller en prestationsbedömning vanligtvis positiv feedback och konstruktiv kritik. 

Så om du vill genomföra en traditionell utvecklingssamtal, ta upp båda. 

Här är några exempel på hur man kan diskutera förbättringsområden: 

• Förra året gjorde du allt du kunde! Era resultat var några av de bästa jag någonsin sett. Hittills i år har era siffror inte riktigt hängt med. Har något förändrats som orsakar detta?
• Sedan X inträffade har dina poäng sjunkit. Tyvärr kan vi inte gå tillbaka i tiden, men finns det något vi kan göra för att komma tillbaka på rätt spår?
• Vi har märkt att din produktion har varit lite lägre de senaste veckorna. Behöver du en paus eller en förändring av tempot för att hjälpa dig att ladda om?

🧑‍🎓 Om du och dina chefskollegor behöver uppdatera era kunskaper om att ge och ta emot feedback kan ni läsa vår artikel om feedbackutbildning. 

🤝 Tips 7: Var ärlig men empatisk

Alla tar till sig konstruktiv kritik på olika sätt. 

Många förknippar kritik med bestraffning eftersom det oftast sker i barndomen: om du kommer hem för sent måste du stanna hemma nästa natt. Denna process är ofta undermedveten och får människor att frysa eller gå i försvarsställning.

Vissa medarbetare kan vara mer känsliga beroende på tidigare eller nyligen upplevda negativa erfarenheter. 

Om någon till exempel blev mobbad i skolan kan de tycka att det är svårt att kritisera. 

Eller om de precis har gjort slut kan de ta saker personligt och inte ha utrymme för konstruktiv kritik.

Det är därför empati är så viktigt i utvecklingssamtal. 

Samtidigt vill du vara ärlig och ta upp frågor.

❓Tips 8: Ställ de rätta frågorna

Du får ut mer av utvecklingssamtalet genom att tillämpa vissa coachingfärdigheter. 

Ett exempel är att använda öppna frågor för att uppmuntra medarbetaren att tala fritt. 

Några exempel:

• Var ser du dig själv om ett år?
• Vad tror du bidrog till situation X?
• Vad tycker du om dina nya ansvarsområden?
• Vad kan du göra nästa gång för att förhindra att situation Y inträffar?

En annan kraftfull typ av fråga uppmuntrar din medarbetare att gräva djupare. 

Ofta är vårt första svar på en fråga en ren reflex och hur vi är vana att svara. När vi ombeds att ta det ett steg längre är vi tvungna att gå utanför våra vanliga tankemönster. 

Det är då anmärkningsvärda insikter kan uppstå!

Du kan använda frågor av typen:

• Och vad händer sedan?
• Vad är du rädd kommer att hända om situation x inträffar?
• Vad mer kan vara sant här?
• Vad kände du mer? 

❓ Kolla in de 70+ bästa frågorna för ditt nästa utvecklingssamtal.

🛠️ Tips 9: Föreslå åtgärder och sätt att förbättra

Vi har redan gått igenom vikten av att komma väl förberedd till mötet. Det inkluderar att komma med potentiella åtgärder och strategier för förbättringar. 

Naturligtvis vill du involvera dina medarbetare i utvecklingen av strategier för att motivera dem att genomföra dem. Men att vara förberedd förhindrar att du blundar och skjuter upp handlingsplaner för förbättringar.

🏅 Tips 10: Glöm inte att erkänna prestationer

Om du bara fokuserar på de områden som kan förbättras kan dina medarbetare känna sig modfällda. Alla är olika, och vissa kan lätt avfärda det - medan andra kan känna en brist på motivation och börja underprestera som en följd av det. 

Det är viktigt att du verkligen inser hur viktiga prestationerna är och att du är övertygad om medarbetarens bidrag. 

Du vill inte att det ska sluta med att du ger dem en komplimang för något som deras kollega har gjort.

 🚀 Tips 11: Avsluta inte samtalet utan en preliminär plan för nästa steg

Anta att du är ny på att genomföra medarbetarsamtal. I så fall kan det kännas som en lättnad när ni har diskuterat styrkorna och förbättringsområdena, och du kan vara frestad att avsluta mötet. 

Men en viktig del av ett effektivt utvecklingssamtal, som sätter tonen för den kommande perioden, är att ta fram en plan för nästa steg. 

Vad förväntar du dig att din medarbetare ska uppnå under den kommande perioden? Vilka är deras kortsiktiga och långsiktiga mål? 

Om du är tydlig med dessa aspekter kommer du att lämna mötet med klarhet och en känsla av att gå vidare.

😀 Tips 12: Avsluta recensionen på ett positivt sätt

Att avsluta utvärderingen på ett positivt sätt hjälper dina medarbetare att lämna mötet med en känsla av att de är glada och motiverade. Det kan täcka upp för eventuell utmanande feedback, få ditt team att känna sig mer sammansvetsat och arbeta bättre tillsammans. 

Ett exempel på hur du kan kommunicera att någon överträffar förväntningarna inom ledarskapsområdet: 

"Det sista jag ville ta upp i dag var dina ledaregenskaper. Även om detta inte direkt påverkar dina prestationer gynnar det hela teamet. Din förmåga och vilja att vägleda nyanställda den här säsongen har varit anmärkningsvärd och har inte gått obemärkt förbi. Är du intresserad av karriärutveckling, till exempel en ledarroll?"

☕ Tips 13: Lägg till informella avstämningar mellan de formella utvärderingarna

Visste du att de anställda på Spotify har regelbundna avstämningar med sin chef... över en kopp kaffe? Det behöver inte vara mer komplicerat än så. 

När du har formella utvärderingsmöten som du vet hur du ska genomföra, är det en bra idé att strö informella möten i mixen.

Avslappnade utvecklingssamtal får dina medarbetare att känna sig mer omhändertagna, och de blir mer bekväma med att utbyta feedback. 

Microsoft är ett annat exempel på en teknikjätte som har tagit avstånd från traditionella utvecklingssamtal. Som en del av Microsofts performance management-system träffas chefer och medarbetare minst varannan månad och går utöver individuella prestationer.

För mer inspiration om hur utvecklingssamtal genomförs på Spotify, Microsoft och andra företag, ta en titt på våra detaljerade fallstudier av fantastiska personalprocesser - du kanske blir inspirerad att göra något på ett helt nytt sätt på ditt företag!

⌛ 5 tips om årliga utvecklingssamtal för chefer

Om du vill behålla dina årliga utvecklingssamtal får du här våra bästa tips för chefer.

Kontrollera resultat och mål från den senaste årliga utvärderingen

Att stämma av med den senaste perioden bör vara standard för alla utvecklingssamtal, men det är extra viktigt för de årliga utvecklingssamtalen. Ibland räcker det inte med en vecka eller två för att lägga märke till tillväxt. 

Men du bör se tydliga framsteg i den årliga medarbetarundersökningen jämfört med förra årets. 

Gör ditt liv enklare genom att se till att du har ett gediget granskningssystem, så att du enkelt kan komma åt tidigare data utan att behöva bläddra igenom 20 kalkylblad som glömts bort på en hårddisk någonstans.

Kontroll av framsteg i förhållande till resultatmått och mål

Eftersom arbete direkt eller indirekt kan översättas till pengar har de flesta roller tydliga prestationsmått. Det är inte säkert att du följer upp dessa mått i samband med regelbundna, informella utvärderingar, men det görs vanligtvis i samband med den årliga utvärderingen. 

Ta dig också tid att utvärdera om resultatmåtten fortfarande är relevanta. 

Gör de en korrekt bedömning av medarbetarens prestationer i linje med rollbeskrivningen? 

Eller har deras arbetsuppgifter förändrats sedan förra gången, så att det är mer meningsfullt att använda ett annat mått för framtida prestationsutvärderingar?

Kontrollera förväntad kompetensprofil och förväntningar på behärskning av enskilda kompetenser

Kompetens går utöver enskilda färdigheter - det kan beskrivas som hela kompetensuppsättningar, inklusive hårda och mjuka färdigheter, kunskap och egenskaper. Ett exempel är ledarskap. En bra ledare behöver besitta flera individuella egenskaper. 

Eftersom kompetenser är mer komplexa än enskilda mätetal är det mer logiskt att utvärdera dem årligen eftersom det tar längre tid att utveckla dem. 

🧑‍🎓 Läs mer om kompetensmodeller i vår detaljerade guide.

Dela ut en detaljerad dagordning före mötet

För att göra det årliga utvecklingssamtalet till en positiv och tillväxtfokuserad upplevelse bör du låta dina medarbetare veta vad som förväntas av dem. Det hjälper till att ta bort nervositeten och rädslan för negativ feedback under denna mer omfattande, mer prestationsorienterade utvärdering.

En detaljerad agenda kommunicerar också förväntningar. Du och din medarbetare bör vara så förberedda som möjligt för att få ut så mycket som möjligt av det årliga utvecklingssamtalet. Se tips 2 om att anpassa förväntningarna ovan för inspiration.

Inslag av regelbundna informella utvärderingar under året

Ofta förekommande, mer informella utvärderingar minskar pressen på årliga utvärderingar och gör dig och dina medarbetare mer bekväma.

✍️ 3 Tips för att skriva ett utvecklingssamtal

Använda ett klart och begripligt språk

Ett utvecklingssamtal ska vara tydligt, inte smart. Se till att skriva ut branschjargong som kan vara obekant för din medarbetare för att undvika tvetydigheter. Använd sätt att formulera feedbacken som är rakt på sak. 

Basera granskningen på förstahandserfarenheter

Som chef har du naturligtvis inte personligen bevittnat allt som dina medarbetare har gjort. Men se till att basera recensionen på data, verifierade händelser eller saker du har lagt märke till på möten snarare än lösa rykten. 

Det sista du vill är att dina medarbetare ska känna sig anklagade för något de inte har gjort!

Erbjuda tillväxtstöd

Utvecklingssamtalet bör innehålla feedback och tydliga förslag på hur du kan stödja dina medarbetare. På så sätt kommer de att känna sig stöttade och bekräftade, vilket är bland de viktigaste egenskaperna bakom nöjda medarbetare. 

✍️ För mer inspiration och användbara insikter, kolla in vår kompletta guide om hur man skriver ett utvecklingssamtal.

➡️ Driv prestanda och tillväxt med Zavvy

Som framgår av denna artikel finns det en hel del att hålla reda på för effektiva utvecklingssamtal. 

Med Zavvy kan du slippa huvudvärken, tiden och pengarna som går åt till manuella utvecklingssamtal.

Schemalägg automatiserade utvärderingar som är skräddarsydda för varje medarbetare - vårt system ser till att du aldrig missar att skicka ut inbjudningar, samla in feedback och boka möten. Det håller också reda på mätvärden och kommentarer för enkel referens i framtida utvecklingssamtal. 

Som en del av vår programvara för utvecklingssamtal erbjuder vi även utbildningskurser för chefer. 

📅 Vill du se hur Zavvy kan minska antalet timmar av administrativt arbete kring dina utvecklingssamtal? Boka en demo med oss!