De 9 största utmaningarna för onboarding år 2024 och hur man löser dem

Har du eller ditt företag ställts inför utmaningar (på distans) på onboarding i år?

I så fall är du inte ensam. Enligt en nyligen genomförd Gallupundersökning anser endast 12 % av de anställda att deras företag har en bra process för onboarding .

I den stora uppsägningens tid är detta en anledning till oro för företagen.

Anställda börjar söka sig någon annanstans om de känner att företaget inte hjälper dem att komma in i sina roller på ett tillfredsställande sätt. I sin tur blir det svårare att integrera dem i företagets infrastruktur.

Men vilka virtuella onboarding utmaningar kommer de anställda och personalverksamheten att möta mest år 2022? 

Och vad kan du göra för att övervinna dem?

⚠️ Challenges in onboarding for employees

Precis som ett företag gör marknadsundersökningar om konsumenternas önskemål och behov är rutinmässiga interna undersökningar om medarbetarnas tillfredsställelse lika användbara.

Företag som genomför den här typen av medarbetarundersökningar har utan förvåning upptäckt några utmaningar som ständigt dyker upp när det gäller onboarding på distans.

Se några av de vanligaste nedan.

😪 1. Bridging the gap between signing and the start date

I vissa länder kan det vara oroväckande långt mellan undertecknande av kontrakt och startdatum. Ta Tyskland till exempel, där den genomsnittliga övergångsperioden är tre månader. Tyvärr kan mycket hända under denna tid, från att nyanställda odlar en brist på förtroende för företaget till att nyanställda söker sig till andra roller helt och hållet.

Hur kan företagen minska de nyanställdas rädsla under denna övergångsperiod?

Tips nr 1: Kom igång med en stabil preboarding -process. 

Tips #2: Ännu bättre är att ta del av företag som Continu. De skickar sina nyanställda "välkomstpaket" tillsammans med de första stegen i onboarding -processen, varvat med motiverande budskap. 

Även enkla åtaganden som dessa kan i hög grad bidra till att öka andelen anställda som stannar kvar i framtiden.

😫 2. An inconsistent and unstructured onboarding process

En solid fjärrstyrd onboarding -process kan leda till en astronomisk 70 % ökning av produktiviteten hos nyanställda. Ändå möter många nyanställda inkonsekvenser, luckor i informationen och bristande tydlighet.

En ostrukturerad plan för onboarding på distans är dömd att misslyckas. 

Tips nr 1: Planera din onboarding -plan i 30-, 60- och 90-dagarsintervaller för att sätta upp tydliga mål när du praktiskt taget onboarding nyanställda. På Zavvy är varje segment av vår 30-60-90 onboarding plan kommer med unika uppgifter att utföra och milstolpar att nå varje steg i onboarding processen.

Tips nr 2: Ge dina nyanställda tillgång till ett asynkront resurscenter som på ett öppet sätt kan ta upp och besvara deras frågor på onboarding . Denna typ av stöd dygnet runt kan göra mycket för att minska de nyanställdas rädsla när det gäller att gå med i företaget.

🤯 3. Överbelastning av information

Med så mycket pappersarbete som nyanställda måste fylla i innan de formellt börjar är det inte konstigt att överbelastning av information är en en av de främsta orsakerna till till en dålig erfarenhet på onboarding . Det finns dock ett par lösningar för att hantera detta informationsflöde.

Tips: Till att börja med bör du skicka ut pappersarbete och annan relevant information gradvis för att minska risken för att överväldiga dina nyanställda. Att bli överväldigad redan från början kan leda till högre personalomsättning på sikt.

En annan lösning är att automatisera vissa aspekter av pappersarbetet för nyanställda.

‍eLearning upptäckte att onboarding -processer med automatiserade manuella arbetsuppgifter hade en 16 % högre andel anställda som stannade kvar i företaget än genomsnittet. Dessutom fann de en 18-procentig ökning av prestationen på de första uppgifterna inom rollen.

Kort sagt, automatisering ger resultat när det gäller att ta itu med utmaningarna med fjärrstyrning onboarding.

😕 4. Oklara roller

En av de främsta orsakerna till att anställda sannolikt lämnar ett nytt jobb inom sex månader efter anställning är oklara roller, vilket Zippia upptäckte. Det är dock här som lite strukturering kan göra stor nytta i din fjärrstyrda onboarding -process.

Tips nr 1: Till att börja med bör du tydligt beskriva uppgifter och ansvarsområden inom varje roll. 

Tips nr 2: Struktur och tydliga roller är en effektiv kombination när du går in på onboarding för nya medarbetare. En strukturerad process ger svar på alla rollspecifika frågor. Detta ger de anställda mer tid att utveckla de färdigheter de behöver för att lyckas.

Tips nr 3: Att klargöra rollen innebär inte bara att lista arbetsuppgifter utan också att sätta upp tydliga mål och milstolpar.

Tips nr 4: Fira när anställda når viktiga mål och milstolpar. Små vinster som dessa kan på lång sikt stärka medarbetarnas moral. Du kan till exempel skapa en slack -kanal för att fira viktiga milstolpar. 

😢 5. The missing human connection

Det går inte att förneka att hjärtat i en utmärkt virtuell onboarding -process är en solid mänsklig kontakt. En effektiv onboarding bör ge nyanställda en känsla av att vara välkomna, förstås och få en klar bild av vilka uppgifter deras roll innebär. 

I en värld efter COVID där onboarding har blivit normen, är behovet av mänskliga kontakter viktigare än någonsin.

Det är nästan oundvikligt att känna sig isolerad och främmande när man arbetar ensam dag ut och dag in. 

Hur kan nyanställda känna sig som en del av ett nytt team och företag om allt detta är så immateriellt?

Att bygga upp en process för distansanställda onboarding på grundval av en gemensam mänsklig kontakt är ett utmärkt sätt att skapa förutsättningar för att dina nyanställda ska lyckas.

Tips: Även om rollträning är viktigt för nyanställda, får du inte glömma att du också måste hjälpa dem att bygga upp förtroende, sammanhållning och samarbete med sina nya team. A buddy program är ett utmärkt sätt att sätta igång detta.

➡️ Upptäck fler tips för att integrera distansanställda i företagets kultur, team och processer.

❗ Challenges in onboarding for people operations and companies

Vi vet att du som personalansvarig eller HR-personal står inför flera utmaningar när det gäller att säkerställa en givande onboarding -process.

Det är trots allt ni som strukturerar och leder processen från början till slut .

Nedan följer några av de vanligaste hindren som anställda i verksamheten möter på onboarding när de anställer nya medarbetare. Du kanske står inför många av dessa utmaningar, så kolla in våra förslag för att övervinna dem.

✍️ 1. Hantering av manuella uppgifter

Som man brukar säga ligger djävulen i detaljerna, som vanligtvis tar formen av manuella uppgifter i den virtuella onboarding -processen.

Några av de vanligaste (och förmodligen tråkigaste!) manuella uppgifterna på onboarding är följande:

• Skicka regelbundna e-postmeddelanden till varje nyanställd.
• Planera introduktioner, orienteringar och andra möten med olika avdelningar för varje nyanställd.
• Utarbeta och dela med sig av regelbundna uppdateringar om framstegen.
• Skicka dagliga påminnelser till nyanställda, anställda och avdelningschefer.
• Erbjuda månatliga uppdateringar av innehållet om hur man använder olika företagsverktyg.

Listan kan göras lång - och det är inte utan extra stress för den som leder hela produktionen. 

Tips nr 1: Det är just därför automatisering av manuella uppgifter som de som nämns ovan kan spara tid, arbete och energi för alla.

Tips nr 2: Automatisering förhindrar också att inkonsekvenser dyker upp och säkerställer att din erfarenhet av nya anställda inte blir lidande.

🧑🏻‍💻 2. Skapa en stark kultur för distansarbete

Det går inte att förneka att distansarbete innebär unika utmaningar när man försöker skapa en levande och autentisk företagskultur .

Ironiskt nog kan vissa distansarbeten leda till att anställda känner sig mer utbrända än om de arbetar på kontoret, vilket Business Insider upptäckte. 

En central fråga för en blomstrande distansarbetsmiljö är därför: hur engagerar man bäst människor som sitter ensamma på samma plats åtta timmar om dagen?

Tips nr 1: Enligt vår erfarenhet kan det inte gå fel med en omgång kaffe- eller lunchroulette.

Som namnet antyder är kaffe- eller lunchroulette ett roligt och avslappnat sätt att hjälpa nyanställda att lära känna varandra. Dessa informella sammankomster kan äga rum före, under eller efter den officiella arbetstiden. Det finns inga gränser när det gäller teman heller. 

Tips nr 2: Överväg onboarding gamification för att engagera dina distansanställda. Vi rekommenderar till exempel trivialspel eller intervjuer av typen 21 frågor. Kahoot är utmärkt för allt som har med frågesport och frågesport att göra.

➡️ Upptäck mer spännande idéer för att göra onboarding rolig för medarbetarna.

Men fördelarna med dessa informella möten sträcker sig längre än bara till att vara roliga - att regelbundet genomföra dem kan vara ett utmärkt sätt att skapa en känsla av rutin på distans. 

Det är ju trots allt så, psykologisk säkerhet är en av de viktigaste faktorerna för att skapa en robust och autentisk arbetsmiljö på distans .

Tips nr 3: Rutinmässiga "vattenkylarsammankomster" kan ge nyanställda välbehövliga möjligheter till kontakter och engagemang. Dessa kan i sin tur främja nyanställdas tillit och förtroende för företaget som helhet. De kan också vara ett roligt och organiskt sätt att upprepa företagets värderingar under hela onboarding -processen.

📈 3. Saknar uppföljning av framsteg

Det kan vara svårt att mäta framsteg om du inte har en strukturerad plan för att mäta dem. Det är här en detaljerad plan för uppföljning av framsteg kommer in. Utan den kan du missa viktiga möjligheter att förbättra vissa aspekter av din virtuella onboarding -process (och se vad som fungerar också).

Tips nr 1: Oavsett om du skapar en praktisk checklista med uppgifter som ska utföras eller ett Excel-ark där du kartlägger dagliga aktiviteter och deras resultat har du många alternativ för att strukturera dina nyanställdas plan för uppföljning av framsteg.

Tip #2: With Zavvy, you can easily track your new hires' progress and completion rates throughout their learning journeys. 

🚀 4. Rapportering om fördelarna med onboarding

Antag att du vill övertyga den högre ledningen om behovet av en lösning på onboarding . Det kan dock vara svårt att få ett godkännande om du inte tydligt kan visa att en ny lösning ger avkastning på investeringen. 

Låt oss anta att du har fått godkännandet, men att ledningen ännu inte är övertygad om värdet av att betala för ytterligare en HR-programvarulösning. Så du måste börja samla in data för att argumentera för din sak.

Tips nr 1: Börja med att kartlägga de nya anställdas nuvarande problemområden. Du kommer förmodligen att vilja mäta några (om inte alla) av följande onboarding KPI:er:

• andelen nyanställda som fullföljer resan;
• tid till produktivitet för nyanställda;
• Effektivitet i utbildningen av nyanställda;
• onboarding nöjdhetsgrad;
• engagemanget hos nyanställda;

Tips nr 2: Håll kontakten med dina anställda under hela deras resa på onboarding med hjälp av en pulsenkät. Mät deras tillfredsställelse och uppfattningar om det stöd de har fått hittills. Har du några historiska data att jämföra?

➡️ Övervinn onboarding utmaningar med Zavvy

Den goda nyheten är att alla dessa utmaningar kan hanteras och övervinnas med ett enda verktyg: Zavvy:s programvara för anställda onboarding . 

Vår mjukvaruplattform tar hand om manuella uppgifter på onboarding så att du kan fokusera på att bygga upp ditt varumärke och öka produktiviteten. 

Vi vet att framgång är bättre när vi arbetar tillsammans, och därför går vi utöver det vanliga för att tillhandahålla resurser som stärker ditt företags virtuella onboarding -process från grunden.

Zavvy ser till att du spenderar mindre tid på tråkiga manuella uppgifter och mer tid på att skapa meningsfulla kontakter med dina nyanställda.

‍Bokaen kostnadsfri 30-minuters demo och börja erbjuda givande upplevelser på onboarding .