Utmaningar för HR-automatisering: 9 vägspärrar i den digitala omvandlingen som du måste känna till

Funderar du på att införa HR-automatisering i ditt företag? Du är inte ensam.

I en undersökning som konsultföretaget McKinsey genomförde på utvalda företag angav 56 % av de tillfrågade att de hade infört AI-teknik i minst en funktion. Bland de respondenter som infört automatisering inom personalområdet rapporterade 40 procent mer än 20 procent kostnadsbesparingar. 

SHRM gjorde också en undersökning bland sina medlemmar och upptäckte att ungefär en fjärdedel av de tillfrågade hade använt intelligent automatisering för att stödja HR-relaterade uppgifter. 

Digital omvandling kan ge många fördelar, men det är viktigt att vara medveten om de potentiella utmaningar som kan uppstå. De här nio utmaningarna med HR-automatiseringstekniker är hinder som du bör se upp för, allt från dataskydd till kostnadsöverväganden.  

🤖 Vad är HR-automatisering?

Automatisering av personalresurser omfattar verktyg som automatiserar repetitiva manuella uppgifter inom personalförvaltningen, inklusive onboardingutbildning, feedback och utveckling.

Några av de främsta målen med automatiseringsarbetet och HR-automatiseringsverktygen är att:

• Slipp den börda som repetitiva och vardagliga arbetsuppgifter innebär.
• Eliminera mänskliga manuella fel, särskilt när det gäller känsliga uppgifter som omfattas av arbetsrättsliga bestämmelser, t.ex. löne- och skattedeklarationer.
• Gör det möjligt för anställda att få tillgång till HR-tjänster dygnet runt.
• Främja sömlösa och meningsfulla samarbeten.
• Gör det möjligt för personalavdelningen att utföra mer strategiska uppgifter i stället för att enbart fokusera på administrativa uppgifter. 
• Gör det möjligt att förbättra komplexa processer med en tät serie aktiviteter och flera intressenter.

I grund och botten är HR-automatisering inte tänkt att förprogrammera mänsklig interaktion utan att frigöra människor så att de kan ha mer meningsfulla yrkesrelationer.

😟 Vilka är de 9 största utmaningarna med HR-automatisering?

När det gäller personalavdelningar ligger de största svårigheterna i att balansera den tekniska utvecklingen med de anställdas behov.

Med så många konkurrerande tekniker och verktyg som fyller olika funktioner är det förståeligt att personalavdelningar kan känna sig överväldigade av alla möjligheter.

Enligt en McKinsey-undersökning om digital omvandling var andelen företag där personer i nyckelroller samarbetade för att säkerställa att den digitala omvandlingen blev framgångsrik 1,8 gånger högre än de företag som inte gjorde det. Dessutom hade de företag vars högsta ledning inte främjade en känsla av brådska vid genomförandet av digital transformation endast en 12-procentig framgångskvot.

Finansiering av AI-initiativ

Tyvärr har många små och medelstora företag inte tillräckligt med resurser för att ägna sig åt AI-lösningar. För de som avsätter budgetar för automatisering kanske ledningsgrupperna inte lägger lika stor vikt vid detta som de skulle göra vid produktutveckling och marknadsföringskampanjer. 

Investeringar i AI är ofta kostsamma i början eftersom en del äldre teknik kan behöva ses över.

Den goda nyheten är att det finns ett ökande antal abonnemangsbaserade lösningar som SMB kan utforska. 

Många verktyg erbjuder gratis testversioner så att du kan testa några av deras funktioner innan du bestämmer dig för en dyrare programlösning.

Integrering av AI-lösningar i befintliga interna infrastrukturer

Det är en utmaning där en intern automatiseringsexpert kan hjälpa till bäst. Det är viktigt att förstå företagets nuvarande digitala ekosystem och hur de nya verktygen kan integreras med det. 

Dessutom måste företagen vara beredda att släppa sina gamla system om det behövs. 

Faktum är att gamla tekniska infrastrukturer är de mest utsatta för cyberattacker eftersom de använder föråldrade cybersäkerhetslösningar.

Några av de frågor som HR-företag måste ställa till sina leverantörer av automatisering är följande:

• Hur kommer integrationsprocessen att se ut? 
• Hur säkra kommer våra filer att vara under övergången?
• Vilka andra typer av teknik stöder plattformen?

Bristande skalbarhet

Några tecken på att ett HR-system inte kommer att utvecklas och stödja företagets expansion är:

• Det är fortfarande främst manuellt, bland annat genom att låta de anställda hantera sin egen tidsuppföljning och frånvarohantering.
• Det finns inget utrymme för flexibilitet, till exempel för olika typer av arbetstagare som frilansare och entreprenörer.
• Systemen är inte synkroniserade och deras uppgifter överlappar varandra. Du kan till exempel använda ett verktyg för utbildning och kompetensutveckling och ett för feedback. Men du kan inte synkronisera återkopplingen om utbildningens effektivitet med verktyget för utveckling och utbildning. 
• Det finns ingen konsekvent granskning av processer för att avgöra om de kan effektiviseras/automatiseras.
• Det finns inga planer för kunskapsöverföring och återhämtning vid personalomsättning.

Det är därför HR-avdelningar måste ha en tydlig automatiseringsstrategi innan de genomför några initiativ.

Dyrt och komplext IT-stöd 

I och med den ökande populariteten för SaaS (Software-as-a-service) har företagen större frihet att experimentera med olika plattformar. Denna utveckling är också ett bra sätt för HR-team att utvärdera potentiella leverantörer. Några av de frågor som företag kan använda för att utvärdera lösningsleverantörer är följande:

• Vilka tjänster erbjuder ni för kundsupport? Hur kan vi nå er i nödsituationer?
• Hur ofta utbildar du dina kunder om nya uppdateringar kommer ut, och är de gratis?
• Vilka planer har du för cybersäkerhet?

Vissa leverantörer har dolda avgifter eller är inte öppna med hur mycket ytterligare funktioner kan kosta, inklusive förbättringar och felsökning.

Hantering av leverantörer

HR-system kan bestå av olika leverantörer, beroende på företagets behov. 

Förutom teknikleverantörer måste företagen också ta itu med leverantörer av verksamhet, t.ex. leverantörer av kontor och utrustning. Det är på detta område som automatiseringen kan ge störst fördelar eftersom många uppgifter kan programmeras, bland annat kontroller av inventarier och leveranskedjor.

Den främsta utmaningen här är att välja ett mångsidigt verktyg som passar olika typer av leverantörer. Annars kan det bli mycket tidskrävande att övervaka varje leverantör och se till att de hela tiden uppfyller förväntningarna.

Säkerhets- och integritetsfrågor

Enligt McKinseys undersökning 2022, The state of AI, identifierar de flesta företag cybersäkerhet som det största hindret för automatisering, eftersom cyberattacker har fortsatt att öka sedan 2019. 

För HR-system är dataintrång katastrofala eftersom dessa filer innehåller känslig information om anställda, inklusive adresser och prestationsbedömningar. 

Förutom cyberattacker måste HR-avdelningarna balansera mellan att ge kundservice till de anställda och respektera deras integritet, särskilt när det gäller hälsovårdsfrågor.

Cybersäkerhet bör vara ett av de viktigaste försäljningsargumenten för alla automationssystem, inklusive kryptering från början till slut och autentisering med flera faktorer. Dessutom behöver de anställda kontinuerlig utbildning för att kunna navigera säkert och ansvarsfullt i digitala system.

🔐 Kolla in Zavvys utbildningskurs i datasäkerhet. Du kan prova den för dig själv och ditt team med vår 14-dagars gratis provperiod. 

Compliance berör

Ingenting är mer skrämmande för HR-avdelningar än compliance hicka, vare sig det gäller fel i skatteuppgifterna eller underbetalningar. För att göra saken ännu mer komplicerad har olika länder olika arbetsrättsliga bestämmelser. 

Till exempel kan varje delstat införa sina egna lagar i USA, och dessa lagar kan ändras snabbt. 

Många personalavdelningar har spridda resurscenter för information om regleringar. Vad värre är, dessa portaler är ofta inte så uppdaterade som de borde vara. 

Flera verktyg för datainsamling och rapportering

Eftersom olika typer av teknik utvecklas i olika takt är det förståeligt att HR-system kan behöva separata instrumentpaneler för specifika behov. Det är dock viktigt att regelbundet utvärdera befintliga verktyg eller att undersöka marknaden för att hitta system som kan hantera flera komplexa uppgifter. Ofta gör många programvarulösningar i huvudsak samma sak. 

En annan nackdel med separata system är att det inte finns någon standardiserad rapporteringsmetod. Detta gör det svårt för företagen att sammanställa data på ett effektivt sätt och att göra korrekta rapporter. HR-team måste avgöra vilken lösning som fungerar bäst för dem och bygga sina system kring den.

Du kan till exempel använda ett verktyg för din onboarding -process och ett annat för medarbetarundersökningar. Men du kan inte koppla resultaten av din onboarding -enkät till din onboarding -rapportering som genereras via onboarding -verktyget. 

Komplicerad hantering av anställdas livscykel

Bara under onboarding kan de anställda drunkna i överflödigt pappersarbete som kräver för mycket tid och ansträngning. Denna praxis frustrerar inte bara nya medarbetare utan ökar också personalens manuella arbete. 

Istället behöver HR-teamen fokusera på ett holistiskt ERP-verktyg ( Enterprise Resource Planning ) som kan strömlinjeforma alla processer på en dashboard. Om de inte har någon erfarenhet av sådana verktyg kan de ta professionell hjälp av ett pålitligt ERP-konsultföretag för att få igång sina verktyg.

Verktyg för hantering av medarbetarnas erfarenheter behöver inte vara komplicerade. De behöver bara vara användarvänliga, tillgängliga och lätta att använda och underhålla.

😱 3 viktiga anledningar till varför det kan vara ett problem att inte ha automatiserade HR-processer

Även om det finns flera hinder i alla digitala omvandlingsprojekt är det fortfarande värt att utforska potentiella automationslösningar. 

Enligt SHRM uppger till exempel 69 % av de företag som använt automatisering för rekrytering att de har förbättrat sina omloppstider för att tillsätta tjänster.

Förutom långsiktiga kostnadsbesparingar kan följande problem eskalera om HR-processerna inte automatiseras:

• Felbenägen. Vissa misstag är förlåtliga, andra inte så mycket. Under räkenskapsåret 2021 upptäckte det amerikanska arbetsmarknadsdepartementet att den genomsnittliga efterlönen (löner som inte betalats ut) motsvarade tre veckors arbete. Denna händelse är anledningen till att lönehantering bör vara en av de första funktionerna som automatiseras.
• Förlorad effektivitet. Minst 45 % av de repetitiva arbetsuppgifterna kan hanteras av automatiseringsmjukvara, vilket minskar personalens arbetsbelastning. Vissa företag förlorar månader av arbetskraft på tråkigt arbete som en algoritm för automatisering av robotprocesser (RPA) kunde ha hanterat på några minuter. Dessutom känner sig anställda utbrända när de måste förlänga sina skift för att slutföra manuella processer.

➡️ Se hur vår kund Storyblok sparar 68 timmar per månad med Zavvys automatiserade lösning onboarding utan att det går ut över de anställdas upplevelse. 

• Dålig erfarenhet av kandidatansökan. Rekryteringsprocessen är företagets bästa reklamkampanj. Kandidater kan få ett långvarigt intryck av ett företag baserat på hur det hanterar ansökningsprocessen. De flesta arbetssökande spökar rekryteringsföretag eller ger dåliga omdömen om de anser att processen är för komplicerad eller saknar öppenhet.

🤔 Är automatisering lösningen? Endast om det görs på rätt sätt

Svaret är både ja och nej. 

Allt beror på hur villigt ett företag är att framtidssäkra sin verksamhet. 

Det krävs mycket noggrann planering och investeringar för att genomföra automationsprojekt. Dessa ansträngningar börjar med att företagsledarna identifierar hur de vill att deras företag ska utvecklas. 

Störningar är här för att stanna, men ett företags överlevnad beror i hög grad på dess förmåga att ta till sig förändringar. 

Innan du påbörjar ett projekt för HR-automatisering måste du fastställa vad ditt företag behöver och fokusera på en lösning i taget (agil metodik). Glöm inte ledarskapet och de anställdas engagemang.

Automatisering fungerar bara när ditt företag har accepterat och förberett sig för en ojämn väg framåt. 

Med Zavvy får du inte bara ett programvaruverktyg utan en partner som guidar dig på din resa och hjälper dig att ta itu med dina specifika utmaningar. 

Våra experter på medarbetarupplevelser använder sig av branschens och akademins bästa metoder för att tillgodose behoven hos dina medarbetare och ditt företag.

Boka en kostnadsfri 30-minuters demo för att upptäcka de många fördelarna med att använda Zavvy för att automatisera dina HR-processer.