Kompetensgranskning 101: Hur du upptäcker dolda talanger i din gruppering

Kompetens är livsnerven i alla företag, och rekryterare prioriterar den i allt högre grad än kandidaternas bakgrund och utbildning när de skaffar talanger. 

Antalet jobbannonser som nämner specifika färdigheter, kompetenser och nyckelansvar ökade med 21 % mellan 2020 och 2021. 

Samtidigt ökade antalet arbeten som inte krävde någon examen med 40 procent under samma period. 

Kompetens, inklusive tekniskkompetens (hard skills), mjuka färdigheter, färdigheter på arbetsplatsen och överförbara färdigheter, är mycket efterfrågad. 

Men det kan vara svårt för HR att få grepp om kompetenshantering . 

• Hur kan ledarna ta reda på vilka färdigheter som finns i deras organisation? 
• Hur identifierar du kompetensluckor och avslöjar dolda färdigheter som du inte ens visste fanns? 

Svaret är att göra en kompetensgranskning. 

Den här artikeln handlar om allt du behöver veta om att spåra färdigheter och om att ge dina anställda möjlighet att förbättra sina färdigheter medan de arbetar för dig. 

🧐 Vad är en kompetensgranskning?

En kompetensgranskning är en omfattande bedömning av en individs eller ett teams färdigheter, kunskaper och kompetenser. 

Du kan använda personliga och grupprelaterade kompetensgranskningar för att identifiera förbättringsområden och öka de anställdas kompetens. 

Ledarskapsguide Mike Ashie förklarar: "Återkoppling hjälper personalen att identifiera styrkor, fylla luckor i kunskap eller förmåga - och det är dessutom en enorm boost för moralen. Alla vinner på att personalen är engagerad och motiverad."

Organisationer kan använda en kompetensgranskning för att göra en övergripande analys av kompetensbrister.

Skillnaden? 

Din kompetensgranskning kommer att fokusera på teamets nuvarande kompetens.

I en analys av kompetensgapet används däremot dina revisionsdata som riktmärke, identifierar de färdigheter som krävs för framtida tillväxt och fastställer hur gapet mellan A och B ska överbryggas.

⏰ När är den bästa tidpunkten för en kompetensgranskning?

En kompetensgranskning är inte en engångsföreteelse eller något som du utför varje vecka. 

En tumregel är att genomföra en kompetensgranskning minst en gång om året eller när din organisation är i förändring:

• Uppdatering av L&D-processer;
• perioder av betydande förändringar; 
• projekt som kräver specialistkompetens; 
• nya roller och initiativ för kompetenshantering; 
• missade resultatmålen. 

Uppdatering av L&D-processer 

Lärande och utveckling går hand i hand med kompetens. 

När du planerar dina kommande utbildningsstrategier bör du göra en granskning för att identifiera de grundläggande färdigheter som du vill bygga vidare på. Genom att förbättra kunskaperna kan du engagera dina anställda, förbättra bibehållandet av personal och öka produktiviteten.

Sylwia Smietanko, HR-specialist och rekryterare på Passport Photo Online, beskriver företagets tillvägagångssätt för att genomföra en kompetensgranskning. Hon berättade: 

"Vår kompetensgranskning förändrade vår strategi när det gäller fördelningen av resurser för utbildning och utveckling. Tidigare fattade vi beslut utifrån aktuella trender och andra företags erfarenheter. Men trots våra bästa intentioner var vissa utbildningar slöseri med tideftersom alla färdigheter inte var nödvändiga för vårt företag. Nu kan vi tack vare en kompetensgranskning fatta genomtänkta, datadrivna beslut. Sedan vi ändrade vårt tillvägagångssätt har vår investering i utbildning börjat ge avkastning eftersom de anställda levererar bättre resultat."

Perioder med betydande förändringar 

De aktuella uppsägningarna inom teknik- och finansbranschen innebär att före detta anställda från företag som Meta, Twitter, Amazon, Spotify och Salesforce lämnar sina tidigare företag och tar med sig sina färdigheter. 

HR-cheferna i de tidigare företagen bör göra en kompetensgranskning för att bättre förstå teamens nuvarande kompetensnivå sedan avgångarna, särskilt i de team och avdelningar som förändrats avsevärt.

På samma sätt ger fusioner och förvärv en annan möjlighet att göra en inventering av de nuvarande positionerna. När två företag går samman kommer personal från båda parter att bidra med olika kunskaper och erfarenheter. 

Att göra en kompetensanalys är det bästa sättet att identifiera vilka färdigheter som kommer att finnas kvar och vilka du bör utveckla.

Projekt som kräver specialistkompetens 

Framtidsorienterade företag tar ofta på sig nya projekt eller expanderar verksamheten till nya eller närliggande områden, som Walmart som går in i sjukvården. I dessa fall är det viktigt att förstå vilka färdigheter som redan finns inom företaget och vilka nischade färdigheter som kan behövas framöver. 

Låt oss säga att ditt företag är på väg in i en värld av AI och maskininlärningsteknik. En kompetensgranskning kommer att identifiera vilka teammedlemmar som redan har den nödvändiga kunskapen eller vem du kan utbilda snabbt inom dessa områden. 

Nya roller och initiativ för kompetenshantering 

Använd din kompetensgranskning för att definiera den ideala anställningens önskade färdigheter och egenskaper. 

Med en kompetensgranskning kan du rikta dina rekryteringsmeddelanden till rätt personer och se till att du breddar din kompetenspool i stället för att anställa fler likadana personer. 

När du utformar nya initiativ för talanghantering och personalstrategier kommer din kompetensgranskning att avslöja vad du behöver på plats, så att du kan vara uppmärksam på vad du ska leta efter.

Missade resultatmål 

Om du ofta ser att en eller flera avdelningar inte når resultatmålen, använd dina revisionsdata för att identifiera vilka färdigheter som saknas och var du kan investera i utbildning.

Ditt mål är inte att spela skuldfrågan. I stället vill du använda en datadriven strategi för att förstå den potentiella grundorsaken till ett problem och vidta åtgärder för att förbättra medarbetarnas prestationer så att du kan nå dina mål nästa gång. 

🤩 5 Fördelar med regelbundna kompetensgranskningar

Kompetensgranskning ger konkreta resultat för din organisation. Läs de fem främsta skälen till att du bör satsa på processen.

Upptäcka kompetensbrister 

Uppgifter från McKinsey visar att 87 % av organisationerna vet att de redan har kompetensbrister eller förväntar sig att de kommer att få det inom de närmaste fem åren. 

Utmaningen är att förstå var luckorna finns eller att förutse var de kan komma att finnas inom den närmaste framtiden. 

Karolina Kijowska, personalchef på PhotoAiD, berättade för oss: "Den viktigaste fördelen med att genomföra en kompetensgranskning för din organisation är att verkligen förstå vilka styrkor och svagheter ditt team har. Sedan kan revisionerna användas för att implementera strategier som ökar medarbetarnas prestationer och moral samtidigt som de läker eventuella brister."

Matcha färdigheter till specifika roller 

Du hittar de bästa medarbetarna för specifika roller eller projekt genom att förstå teamets nuvarande färdigheter. 

Även om kompetensgranskningar vanligtvis förknippas med luckor kan du också avslöja ett överskott av oanvända färdigheter som kan vara värdefulla nu eller i framtiden. Dokumentera dessa och matcha dem med nuvarande eller kommande roller. 

➡️ Läs mer om hur du kan anpassa de anställdas kompetens till företagets mål. 

Återanvänd talang för att framtidssäkra din organisation 

Företagen kommer att avveckla vissa organisatoriska roller i takt med att tekniken tar fart. Genom att genomföra en återkommande kompetensgranskning säkerställer du att din talangpool är flexibel, så att du snabbt kan använda kompetens från en nedlagd tjänst till en ny roll.

Anpassa gruppens mål till kompetens 

När du har rätt kompetens för att stödja teamets mål är det lättare för din organisation att nå sina mål. 

Matthew Ramirez, vd för Rephrasely, förklarar: 

"En kompetensgranskning visar vilka luckor som finns i teamets kunskaper, vilket kan hjälpa dig att skapa en utbildningsplan. Du kan samarbeta med ditt team för att ta fram den bästa utbildningsplanen för att täppa till dessa kunskapsluckor. Utbildningen kan vara formell eller informell, beroende på dina behov. Om kompetensgranskningen avslöjar ett kompetensunderskott kan du överväga att anställa nya talanger som har dessa färdigheter."

Identifiera prioriteringar för utbildning och utveckling 

En kvalitetsgranskning kommer att ge information om hur du utformar dina kommande utbildningsprogram. 

Lisa Dietrich, partner på GiroKonto, berättade för oss: "Genom att förstå vad befintliga och potentiella medarbetare kan erbjuda kan företag skapa effektivare arbetsbeskrivningar och hantera medarbetarnas utveckling mer effektivt."

Din granskning kan också ge vägledning om vilka specifika utbildningsformer för L&D som du ska fokusera på, till exempel online-kurser, mikrolärande och mentorskap. 

➡️ Kolla in vår guide för bedömning av utbildningsbehov här.

💪 9 färdigheter som du måste granska snarast möjligt

"Färdigheter" är ett brett begrepp, så vilka specifika färdigheter bör du fokusera på för att maximera avkastningen av din revision? 

Kolla in den här listan över färdigheter som bör bedömas som högsta prioritet. 

Kommunikationsförmåga 

Interpersonella färdigheter som kommunikation och aktivt lyssnande är viktiga för att bygga ett starkt varumärke och främja ett positivt rykte. Effektiv kommunikation är avgörande för att skapa och upprätthålla relationer med kunder, anställda, partner och intressenter. Förmågan att kommunicera: 

• skapar förtroende;
• ökar insynen;
• främjar samarbete;
• löser konflikter;
• säkerställer tydliga och konsekventa budskap. 

Empati 

Empatisk förmåga spelar också en viktig roll för att bygga relationer. När ledare och anställda förstår och reagerar på andras känslor och erfarenheter är de bättre rustade för att: 

• Ta beslut som bygger på andras perspektiv.
• Skapa en inkluderande och stödjande arbetsmiljö. 
• Främja en kultur av innovation och problemlösning. 
• Hantera organisatoriska förändringar.

Empati är en av de viktigaste mjuka färdigheterna och ger organisationer en stark ställning genom att främja större engagemang, motivation och arbetstillfredsställelse hos medarbetarna, vilket leder till förbättrade resultat och en ökad konkurrensfördel.

Organisatorisk förmåga

Organisationsförmåga innebär att hålla koll på uppgifter, tänka strategiskt och arbeta effektivt. Företagen behöver personal med färdigheter i tidshantering och produktivitet för att se till att uppgifterna utförs i tid och enligt högsta standard. Organisationsförmåga hjälper företag att: 

• Hantera flera projekt samtidigt.
• Planera och schemalägga uppgifter enligt prioritet.
• Identifiera och åtgärda potentiella problem snabbt.
• Effektivisera processerna för ökad effektivitet.

Gröna färdigheter

• Organisationer utsätts för ett allt större tryck att ta itu med verksamhetens inverkan på miljön och samhället. 
• Förmågan att förstå och reagera på hållbarhetsutmaningar är avgörande för framgång.
• Gröna färdigheter hjälper organisationer att: 
• Identifiera och prioritera hållbara affärsmetoder.
• Minska sin miljöpåverkan.
• Skapa effektivare och mer ändamålsenlig verksamhet.
• Förbättra sitt rykte genom att engagera sig i företagens sociala ansvar.

Kritiskt tänkande och analytisk förmåga

Förmågan att analysera information, identifiera trender och mönster och utvärdera de potentiella konsekvenserna av olika handlingsalternativ är avgörande för att kunna fatta effektiva beslut och ligga steget före. Analytisk och kritiskt tänkande gör det möjligt för ledare att: 

• Bedöma styrkor och svagheter hos olika argument och tillvägagångssätt.
• Ta välgrundade beslut om investeringar, verksamhet och andra viktiga affärsaspekter.
• Undvik fördomar och blinda fläckar.
• Utvärdera risker och möjligheter. 

I en komplex affärsmiljö gör dessa färdigheter det möjligt för organisationer att anpassa sig till förändringar med hjälp av datadrivna beslut för att driva tillväxt och innovation. 

➡️ Lär dig hur du kan främja kritiskt tänkande på arbetsplatsen för att uppnå bättre resultat. 

Lagarbete 

Genom att utnyttja flera personers styrkor och färdigheter kan organisationer uppnå gemensamma mål och målsättningar. Lagarbete är viktigt för att: 

• Främja innovation. 
• Att föra samman olika perspektiv och erfarenheter.
• Ta itu med komplexa problem.
• Främja en positiv arbetsmiljö.
• Öka produktiviteten och effektiviteten.
• Att behålla de bästa talangerna. 

Mad skills 

Fritidskompetens eller hobbyer, ofta kallade "galna färdigheterkan ha en positiv inverkan på arbetsplatsen genom att bidra med unika perspektiv, kreativitet och expertis. 

En anställd som är en ivrig fotograf kan till exempel bidra med ett unikt perspektiv till ett marknadsföringsprojekt. 

Samtidigt kan en person som gillar amatördramatik ha självförtroende nog att hålla en presentation. 

Att uppmuntra de anställda att ta med sig sina olika erfarenheter och intressen till arbetsplatsen bidrar till att:

• Främja en mer dynamisk och inkluderande arbetsmiljö där de anställda känner sig uppskattade och engagerade.
• Bättre balans mellan arbete och privatliv, eftersom de ger möjligheter till personlig utveckling och tillfredsställelse utanför arbetet. 
• Förbättra arbetstillfredsställelsen, minska stressen och öka produktiviteten.

Det kan krävas en del grävande arbete för att upptäcka de anställdas dolda ytterligare färdigheter. ‍

Tips: Använd pulsenkäter eller självutvärderingar för att uppmuntra ditt team att diskutera sina liv utanför arbetet.

Affärsmässighet 

Affärsmässighet är förståelsen för och förmågan att navigera i ett företags verksamhet, inklusive dess finansiella, operativa och marknadsmässiga dynamik. Det är viktigt för att hjälpa ledare och anställda att förstå konsekvenserna av sina handlingar i det övergripande affärssammanhanget.

Med hjälp av starka affärskunskaper kan organisationer: 

• Reagera snabbt och effektivt på förändrade marknadsförhållanden och kundbehov.
• Ta datadrivna beslut.
• Förbättra deras ekonomiska resultat.
• Förstå kompromisserna mellan kortsiktiga och långsiktiga mål.

Ledarskapsfärdigheter 

Ledarskapsfärdigheter anger riktningen, tonen och visionen för organisationen. De är avgörande för att leda organisationer genom osäkerhet och förändring och samtidigt skapa en positiv och inkluderande arbetsmiljö.

Starka ledare kan också skapa en vision och inspirera andra att arbeta mot den, vilket är avgörande för att skapa drivkraft och resultat. 

De kommer att använda många av de ovan nämnda färdigheterna och utmärka sig inom empati, kommunikation, kritiskt tänkande, lagarbete och affärsmässighet. 

💡 5 steg för att slutföra din kompetensgranskning 

Följ dessa fem steg och bästa praxis för att slutföra din interna revision av anställda.

Sätt upp mål för din kompetensgranskning 

Precis som i alla HR-processer bör du fastställa mätbara mål och målsättningar för att se till att din revision har ett verkligt syfte. 

Fundera över vad du vill få ut av processen och hur den kan bidra till dina organisatoriska mål. 

Använd SMART-ramverket för att sätta upp mål som är: 

• Specifik 
• Mätbar
• Tilldelningsbar 
• Realistisk 
• Tidsspecifik 

➡️ Se hur SMART-ramverket leder grupper mot sina mål.  

Tydliggöra rollerna  

Gör en lista över alla roller inom din organisation och vilka färdigheter som är nödvändiga för varje roll. Detta steg uppmuntrar dig att zooma in i varje befattnings specifika uppgifter och ansvarsområden.

Max Benz, VD och medgrundare av Banking Geek, förklarar hur man gör detta: 

"Det första steget är att göra en inventering av de roller som krävs inom företaget, samt av de kvalifikationer och certifieringar som krävs för dessa positioner. När du har identifierat alla roller som behövs i din organisation, utvärdera vilka färdigheter som krävs för varje roll utifrån arbetskrav och andra relevanta kriterier.

Överväg dessutom vilka anställda som för närvarande har dessa färdigheter kontra vilka som behöver ytterligare utbildning för att uppfylla förväntningarna. När du bedömer kompetensnivåerna hos den nuvarande personalen ska du se till att inkludera feedback från chefer som arbetar nära dem. Använd slutligen dessa uppgifter för att utveckla en plan för att höja kompetensen hos de anställda eller anställa ny personal vid behov."

➡️ Använd en kompetensmodell för att skapa en tydlig ram för karriärutveckling för varje roll.

Välj din bedömningsmetod

Vanligtvis använder du enkätfrågor eller 1:1-möten för att förstå bredden av kompetenser i din organisation och hur du kan omdisponera dem vid behov.

Alternativt är det möjligt att använda kompetensbaserade bedömningar som arbetssimuleringar eller arbetsprover för att utvärdera djupet i en specifik färdighet. Stöddokumentation som certifieringar, historiska prestationsbedömningar eller chefsbedömningar kan också vara värdefulla. 

Undersökning av dina anställda 

Abhishek ShahHR-chef på bedömningsplattformen Testlify, förklarar: "Att engagera de anställda i kompetensgranskningen kan ge värdefulla insikter och öka deras engagemang för utvecklings- och utbildningsprogram."

Hela organisationen måste betrakta en kompetensgranskning som ett kritiskt affärsbehov som stöds av HR snarare än ett HR-projekt som utförs av internrevisionsledare. 

HR kommer antingen att göra direkta undersökningar bland de anställda eller få stöd av linjecheferna för att samla in uppgifter om färdigheter. 

Samla in feedback om färdigheter 

Innan du börjar ska du alltid se till att du uppfyller kraven och att du lagligt kan samla in uppgifter om de anställda för att presentera dem i din revisionsrapport.

Förklara systemet för datainsamling för de anställda och beskriv vad du behöver av dem. 

Tips nr 1: Vi rekommenderar starkt att du kopplar ihop din kompetensgranskning med en bredare analys av kompetensbrister.

Tips nr 2: Använd de insikter som genereras för att skapa planer för rekrytering, utbildning och utveckling (inklusive initiativ för om- och vidareutbildning). 

➡️ Läs mer om vår process för analys av kompetensbrister.

➡️ Utveckla din personal och ditt företag med Zavvy

Zavvy erbjuder följande sätt att förstå bredden av kompetenser i din organisation:  

• 👂 Undersökningar bland anställda: samlar in ett stort antal uppgifter om färdigheter från dina anställda och analyserar resultaten för att förbättra de interna processerna. Det kan till exempel handla om en analys av den aktuella kompetensnivån i din personalgrupp. 
• 🤝 1:1:s: Regelbundna check-ins gör det möjligt för cheferna att matcha relevanta färdigheter med pågående eller kommande projekt. Dessa enskilda intervjuer gör det också möjligt för direktrapporter att diskutera färdigheter som förvärvats genom tidigare arbete och intressen utanför arbetet. 
• 🪞 Självutvärdering: Medarbetarna kan ärligt bedöma sina nuvarande styrkor och föreslå förbättringar för att nå sina karriärmål. 
• 360-graders granskningar: Denna holistiska metod gör det möjligt för dig att samla in feedback från kollegor, chefer och direkt underställda för att ge ärliga insikter och vägledning om varandras färdigheter.

Upptäck hur du kan utveckla dina medarbetares kompetens med Zavvy. Boka en kostnadsfri demo av vår uppsättning HR-verktyg.