Uitdagingen voor HR-automatisering: 9 Wegversperringen in digitale transformaties die u moet kennen

Overweegt u HR-automatisering in uw bedrijf te implementeren? U bent niet de enige.

In een onderzoek van adviesbureau McKinsey bij geselecteerde bedrijven gaf 56% van de respondenten aan dat zij AI-technologieën hadden toegepast in ten minste één functie. Van de respondenten die automatisering in human resources hebben ingevoerd, meldde 40% meer dan 20 procent kostenbesparingen. 

SHRM ondervroeg ook haar leden en ontdekte dat ongeveer een kwart van de respondenten intelligente automatisering had gebruikt ter ondersteuning van HR-gerelateerde taken. 

Hoewel digitale transformatie veel voordelen kan opleveren, is het essentieel dat u zich bewust bent van de mogelijke uitdagingen die zich kunnen voordoen. Van problemen met de privacy van gegevens tot kostenoverwegingen: deze negen uitdagingen van HR-automatiseringstechnologieën zijn wegversperringen waar u op moet letten.  

Wat is HR-automatisering?

Personeelsautomatisering omvat hulpmiddelen die repetitieve handmatige taken in het personeelsbeheer automatiseren, waaronder onboarding, opleiding, en feedback en ontwikkeling.

Enkele van de primaire doelstellingen van automatiseringsinspanningen en HR-automatiseringstools zijn:

• De last van repetitieve en alledaagse werktaken wegnemen.
• Elimineren van menselijke handmatige fouten, met name bij gevoelige taken die onder de arbeidswetgeving vallen, zoals salarisadministratie en belastingaangifte.
• Medewerkers 24/7 toegang geven tot HR-diensten.
• Naadloze en zinvolle samenwerking bevorderen.
• People Ops in staat stellen meer strategische taken uit te voeren in plaats van zich uitsluitend te richten op administratieve taken. 
• Maak procesverbetering mogelijk voor complexe processen met een dichte reeks activiteiten en meerdere belanghebbenden.

In wezen is HR-automatisering niet bedoeld om menselijke interactie voor te programmeren, maar om mensen vrij te maken zodat zij zinvollere professionele relaties kunnen nastreven.

Wat zijn de 9 belangrijkste uitdagingen van HR-automatisering?

Voor HR-afdelingen ligt de grootste moeilijkheid in het evenwicht tussen technologische vooruitgang en de behoeften van de werknemers.

Met zoveel concurrerende technologieën en tools die verschillende functies vervullen, is het begrijpelijk dat HR-afdelingen zich overweldigd kunnen voelen door alle mogelijkheden.

Volgens een onderzoek van McKinsey over digitale transformatie hadden bedrijven waar mensen in sleutelposities samenwerkten om het succes van digitale transformaties te verzekeren, een succespercentage dat 1,8 keer hoger lag dan bedrijven die dat niet deden. Bovendien hadden bedrijven waar het senior management geen gevoel van urgentie had bij het implementeren van digitale transformatie slechts een succespercentage van 12 procent.

Financiering van AI-initiatieven

Helaas hebben veel kleine en middelgrote bedrijven (MKB) niet genoeg middelen om aan AI-oplossingen te besteden. De managementteams die wel budgetten voor automatisering uittrekken, hechten er wellicht minder belang aan dan aan productontwikkeling en marketingcampagnes. 

AI-investeringen zijn in het begin vaak duur, omdat bepaalde bestaande technologie misschien moet worden herzien.

Het goede nieuws is dat er steeds meer op abonnementen gebaseerde oplossingen zijn die het MKB kan onderzoeken. 

Veel tools bieden gratis tests aan, zodat u enkele van hun functies kunt testen voordat u zich volledig vastlegt op een duurdere softwareoplossing.

AI-oplossingen integreren in bestaande interne infrastructuren

Deze uitdaging is waar een interne automatiseringsexpert het beste kan helpen. Het is essentieel om het huidige digitale ecosysteem van het bedrijf te begrijpen en hoe de nieuwe tools daarmee kunnen integreren. 

Bovendien moeten bedrijven klaar zijn om hun legacysystemen los te laten als dat nodig is. 

In feite zijn oude technologische infrastructuren het meest vatbaar voor cyberaanvallen omdat zij gebruik maken van verouderde cyberbeveiligingsoplossingen.

Enkele van de vragen die HR-bedrijven aan hun automatiseringsleveranciers moeten stellen zijn:

• Hoe ziet het integratieproces eruit? 
• Hoe veilig zijn onze bestanden tijdens de overgang?
• Welke andere soorten technologieën ondersteunt dit platform?

Gebrek aan schaalbaarheid

Enkele tekenen dat een HR-systeem niet zal evolueren en de uitbreiding van het bedrijf niet zal ondersteunen zijn:

• Het is nog steeds voornamelijk handmatig, inclusief het laten bijhouden van de tijd door de werknemers en het beheer van hun afwezigheid.
• Er is geen ruimte voor flexibiliteit, zoals het onderbrengen van verschillende soorten werknemers zoals freelancers en aannemers.
• Systemen lopen niet synchroon, en hun taken overlappen elkaar. U kunt bijvoorbeeld een instrument gebruiken voor opleiding en vaardigheidsontwikkeling en een voor feedback. Maar u kunt de feedback over de doeltreffendheid van de opleiding niet synchroniseren met de tool voor ontwikkeling en opleiding. 
• Er is geen consistente controle van processen om te bepalen of zij kunnen worden gestroomlijnd/geautomatiseerd.
• Er zijn geen plannen voor kennisoverdracht en veerkracht in geval van personeelsverloop.

Daarom moeten HR-afdelingen een duidelijke automatiseringsstrategie hebben voordat zij initiatieven ontplooien.

Dure en complexe IT-ondersteuning 

Met de toenemende populariteit van software-as-a-service (SaaS) op abonnementsbasis hebben bedrijven meer vrijheid om te experimenteren met verschillende platforms. Deze ontwikkeling is ook een goede manier voor HR-teams om potentiële leveranciers te evalueren. Enkele vragen die bedrijven kunnen gebruiken om aanbieders van oplossingen te evalueren zijn:

• Wat zijn uw diensten voor klantenondersteuning? Hoe kunnen we u bereiken voor noodgevallen?
• Hoe vaak traint u uw klanten als er nieuwe updates uitkomen, en zijn die gratis?
• Wat zijn uw cyberbeveiligingsplannen?

Sommige leveranciers hebben verborgen kosten of zijn niet openhartig over hoeveel extra functies kunnen kosten, inclusief uitbreidingen en probleemoplossing.

Beheer van leveranciers

HR-systemen kunnen bestaan uit verschillende leveranciers, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. 

Naast aanbieders van technologie moeten bedrijven ook worstelen met aanbieders van operationele diensten, zoals leveranciers van kantoren en apparatuur. Op dit gebied kan automatisering het meeste voordeel opleveren, omdat veel taken kunnen worden geprogrammeerd, waaronder inventaris- en leveringsketencontroles.

De belangrijkste uitdaging hierbij is het kiezen van een veelzijdig instrument dat geschikt is voor verschillende soorten leveranciers. Anders kan het zeer tijdrovend zijn om elke leverancier te controleren en ervoor te zorgen dat ze consequent aan de verwachtingen voldoen.

Beveiliging en privacy

Volgens het McKinsey-onderzoek van 2022, The state of AI, identificeren de meeste bedrijven cyberbeveiliging als hun belangrijkste automatiseringswegversperring, aangezien cyberaanvallen sinds 2019 zijn blijven toenemen. 

Voor HR-systemen zijn datalekken desastreus, omdat deze bestanden gevoelige informatie over werknemers bevatten, waaronder adressen en prestatiebeoordelingen. 

Afgezien van cyberaanvallen moeten HR-afdelingen een evenwicht zien te vinden tussen het verlenen van klantenservice aan werknemers en het respecteren van hun privacy, met name wat betreft de gezondheidszorg.

Cybersecurity zou een van de belangrijkste verkoopargumenten van elk automatiseringssysteem moeten zijn, inclusief end-to-end encryptie en multi-factor authenticatie. Bovendien moeten werknemers voortdurend worden opgeleid om veilig en verantwoord door digitale systemen te kunnen navigeren.

🔐 Bekijk Zavvy's Data Security training. U kunt het voor uzelf en uw team proberen met onze gratis proefversie van 14 dagen. 

Compliance betreft

Niets boezemt HR-afdelingen meer angst in dan compliance haperingen, of het nu gaat om fouten in de belastingaangifte of te lage betalingen. Om het nog ingewikkelder te maken, hebben verschillende landen verschillende arbeidsvoorschriften. 

Zo kan elke staat in de VS zijn wetten opleggen, en dit beleid kan snel veranderen. 

Veel HR-teams hebben verspreide informatiecentra voor informatie over regelgeving. Erger nog, deze portalen zijn vaak niet zo bijgewerkt als zou moeten. 

Meerdere instrumenten voor gegevensverzameling en rapportage

Aangezien verschillende soorten technologie zich in verschillend tempo ontwikkelen, is het begrijpelijk dat HR-systemen voor specifieke behoeften afzonderlijke dashboards nodig hebben. Het is echter belangrijk om bestaande tools regelmatig te evalueren of de markt af te speuren naar systemen die meerdere complexe taken aankunnen. Vaak doen veel softwareoplossingen in wezen hetzelfde. 

Een ander nadeel van afzonderlijke systemen is dat er geen gestandaardiseerde rapportagemethode is. Dit maakt het voor bedrijven moeilijk om gegevens effectief te verzamelen en nauwkeurige rapporten op te stellen. HR-teams moeten bepalen welke oplossing voor hen het beste werkt en hun systemen daarop afstemmen.

U kunt bijvoorbeeld een tool gebruiken voor het onboardingproces van uw werknemers en een andere voor werknemersenquêtes. Maar u kunt de resultaten van uw onboarding-enquête niet koppelen aan uw onboarding-rapportage die via de onboarding-tool wordt gegenereerd. 

Gecompliceerd beheer van de levenscyclus van werknemers

Alleen al tijdens de inwerkfase kunnen werknemers verdrinken in overbodig papierwerk dat te veel tijd en moeite kost. Deze praktijk frustreert niet alleen nieuwkomers, maar vergroot ook het handmatige werk van het personeel. 

In plaats daarvan moeten HR-teams zich richten op een holistische enterprise resource planning (ERP)-tool die alle processen kan stroomlijnen op een dashboard. Als ze geen ervaring hebben met dergelijke tools, kunnen ze professionele hulp zoeken bij een vertrouwd ERP-adviesbureau om hun tools aan de praat te krijgen.

Tools voor het beheer van werknemerservaringen hoeven niet ingewikkeld te zijn. Ze moeten gewoon gebruiksvriendelijk, toegankelijk en gemakkelijk te bedienen en te onderhouden zijn.

😱 3 Belangrijkste redenen waarom het niet hebben van geautomatiseerde HR-processen een probleem kan zijn

Hoewel er verschillende wegversperringen zijn in elk digitaal transformatieproject, is het verkennen van potentiële automatiseringsoplossingen nog steeds de moeite waard. 

Volgens SHRM zei bijvoorbeeld 69% van de bedrijven die automatisering voor aanwerving gebruiken, dat hun doorlooptijden voor het invullen van vacatures zijn verbeterd.

Afgezien van kostenbesparingen op lange termijn, kunnen de volgende problemen escaleren als HR-processen niet worden geautomatiseerd:

• Foutgevoelig. Sommige fouten zijn vergeeflijk, andere niet. In het fiscale jaar 2021 ontdekte het Amerikaanse ministerie van Arbeid dat het gemiddelde achterstallige loon (salarissen die niet werden betaald) gelijk was aan drie weken werk. Dit incident is de reden waarom salarisbeheer een van de eerste functies zou moeten zijn die worden geautomatiseerd.
• Verloren efficiëntie. Ten minste 45% van de repetitieve werkactiviteiten kan worden afgehandeld door automatiseringssoftware, waardoor de HR-werklast afneemt. Sommige bedrijven verliezen maanden werk aan vervelend werk dat een algoritme voor robotische procesautomatisering (RPA) in enkele minuten had kunnen afhandelen. Bovendien voelen werknemers zich opgebrand als ze hun diensten moeten verlengen om handmatige processen te voltooien.

➡️ Bekijk hoe onze klant, Storyblok, 68 uur per maand bespaart met Zavvy's geautomatiseerde onboarding oplossing zonder afbreuk te doen aan de ervaring van de werknemer. 

• Slechte sollicitatie ervaring van kandidaten. Het wervingsproces is de beste reclamecampagne van het bedrijf. Kandidaten kunnen een langdurige indruk van een bedrijf krijgen op basis van de manier waarop het de sollicitatieprocedure afhandelt. De meeste werkzoekenden ghostgen recruiters of geven slechte beoordelingen als ze vinden dat het proces te ingewikkeld is of transparantie mist.

Is automatisering het antwoord? Alleen als het goed wordt gedaan

Het antwoord is ja en nee. 

Alles hangt af van de bereidheid van een onderneming om haar activiteiten toekomstbestendig te maken. 

Automatiseringsprojecten vergen veel zorgvuldige planning en investeringen. Deze inspanningen beginnen met bedrijfsleiders die bepalen hoe zij willen dat hun bedrijf zich ontwikkelt. 

Verstoringen zijn blijvend, maar het voortbestaan van een onderneming hangt sterk af van haar vermogen om veranderingen te omarmen. 

Voordat u aan een HR-automatiseringsproject begint, moet u vaststellen wat uw bedrijf nodig heeft en u concentreren op één oplossing tegelijk (agile methodologie). En vergeet het leiderschap en de buy-in van de werknemers niet.

Automatisering werkt alleen als uw bedrijf heeft geaccepteerd en zich heeft voorbereid op een hobbelige weg. 

Met Zavvy krijgt u niet alleen een softwaretool, maar een partner die u op uw reis begeleidt en u helpt uw specifieke uitdagingen aan te gaan. 

Onze deskundigen op het gebied van werknemerservaring gebruiken de beste praktijken uit de sector en de academische wereld om tegemoet te komen aan de behoeften van uw mensen en bedrijf.

Boek een gratis demo van 30 minuten en ontdek de vele voordelen van het gebruik van Zavvy voor het automatiseren van uw HR-processen.