Managers verspillen vier uur van de week aan het oplossen van meningsverschillen tussen werknemers.
Conflictoplossing op het werk is ongetwijfeld een tijdrovende klus. Maar het is essentieel omdat onopgeloste conflicten kunnen leiden tot productiviteitsverlies, ziekteverzuim, rechtszaken en stakingen.
Onze gids bevat:
Conflictoplossing is het proces van het oplossen van meningsverschillen tussen twee of meer partijen. Hierbij gaat het erom te begrijpen en aan te pakken waarom conflicten op de werkvloer ontstaan, alternatieve oplossingen te vinden die bevredigend zijn voor alle betrokken partijen en een omgeving te creëren waarin iedereen zich gehoord voelt.
Managers besteden twee keer zoveel tijd aan het omgaan met conflicten op de werkvloer als vijftien jaar geleden. Het rapport Conflict op het werk stelt vast dat managers nu vier uur per week verspillen aan het oplossen van onenigheid tussen werknemers.
Hoewel het management altijd betrokken moet zijn bij het oplossen van conflicten, moet Personeelszaken het hele proces overzien als bemiddelaar.
Over het laatste punt, Gemma Bromfield, bemiddelaar voor Go Beyond HR Consultancy, legt uit,
"Richt je op informele oplossingen zoals bemiddeling, die werknemers de kans geven om in een psychologisch veilige omgeving te praten over hun behoeften en de impact die het conflict op hen heeft gehad."
Om managementtijd te besparen, het personeelsverloop te verminderen en het risico op mogelijke juridische problemen te vermijden, kunnen bedrijven deze beproefde strategieën volgen om conflicten op te lossen of zelfs te voorkomen dat problemen escaleren.
Als werknemers zien dat hun leiders met elkaar in de clinch gaan, zullen ze eerder geneigd zijn om dit gedrag te imiteren in hun interacties.
Leiders moeten het initiatief nemen en laten zien hoe ze op een respectvolle manier met meningsverschillen kunnen omgaan, door gebruik te maken van effectieve vaardigheden voor conflictoplossing en communicatie op de werkplek.
Managers kunnen ook optreden als coaches en hun teams voorzien van de middelen die ze nodig hebben om effectieve communicatie te verbeteren en problemen die opduiken openlijk aan te pakken.
Laat conflicten nooit etteren, want dit kan een negatieve invloed hebben op je hele team.
Gemma Bromfield raadt aan om conflicten zo vroeg mogelijk aan te pakken:
"Vroegtijdige oplossing is het beste. Ja, deze gesprekken kunnen zenuwslopend zijn, maar door in een zo vroeg mogelijk stadium met werknemers in gesprek te gaan en actief te luisteren naar hun zorgen, is de kans groter dat werknemers overgaan tot een meer holistische geschillenbeslechting, zoals bemiddeling. Bemiddeling kan schijnbaar onwerkbare relaties met succes herstellen, maar wordt verrassend genoeg vaak reactief gebruikt nadat er al aanzienlijke schade is aangericht."
Tip: Train uw managers en werknemers om conflicten te herkennen en te melden.
Help hen begrijpen dat het verkrijgen van steun in een vroeg stadium de kans op een positieve uitkomst zal vergroten.
Werknemers moeten zich vrij voelen om hun ideeën, meningen en meningsverschillen op een respectvolle manier te uiten.
Riley Beam, Managing Attorney bij Douglas R. Beam, P.A., erkent dat conflicten op de werkvloer onvermijdelijk zijn in de juridische sector. Hij vertelde ons het volgende:
"In plaats van ervan uit te gaan dat iedereen met elkaar overweg kan, vormen debatten en confrontaties de basis van ons werk. In plaats van te proberen ze te onderdrukken, hebben we een uitlaatklep gecreëerd. Wanneer twee of meer mensen met elkaar in conflict zijn, reserveren we tijd voor een open discussie waarin beide partijen het kunnen uitvechten, zoals we dat ook in de rechtbank doen.
Iedereen die tijd heeft, kan deel uitmaken van de jury. Het debat nodigt zelfs anderen uit om partij te kiezen en deel te nemen. Op deze manier weet iedereen wat er gaat gebeuren als er meningsverschillen zijn. In plaats van toe te geven aan negativiteit, bereiden ze zich voor op een verhit debat waarin ze het beste van zichzelf geven. De aanpak heeft ons niet alleen geholpen om situaties op te lossen zonder dat de negativiteit oversloeg, maar heeft ons ook geholpen om een geweldig team op te bouwen in het debatteren!"
Evenzo, Carolyn Quainton, oprichter en directeur van Understood gedragstrainingsorganisatie, gelooft dat een open dialoog gezond is, zelfs bij confrontatie:
"Als conflicten op de werkvloer op de juiste manier worden aangepakt, kunnen ze positieve resultaten opleveren en dienen als een 'springplank' voor betere besluitvorming en beter begrip. Een belangrijk onderdeel hiervan is het verschuiven van het verhaal van 'ik-centrische' naar 'wij-centrische' gesprekken."
💡 Tip: Bied uw werknemerscommunicatietraining aan om hun emotionele intelligentie te verbeteren en de waarde van deze open gesprekken te maximaliseren. Zorg altijd dat HR aanwezig is om te bemiddelen.
Een open dialoog is meer dan alleen praten. Actief luisteren naar de andere partij en hun standpunt begrijpen is een belangrijke vaardigheid die alle werknemers voortdurend moeten ontwikkelen.
Jefferson McCall, medeoprichter en HR Head van techbedrijf TechBullish legt uit:
"Hoe eenvoudig het ook klinkt, actief luisteren is een krachtig hulpmiddel dat mensen in staat stelt om elkaars perspectieven te horen en te begrijpen. Je moet de spreker je onverdeelde aandacht geven, onderbrekingen vermijden en verhelderende vragen stellen in plaats van aannames te doen.
Actief luisteren helpt mensen om de onderliggende gevoelens en emoties die spelen te erkennen, wat cruciaal is bij het effectief oplossen van conflicten."
Cody Candee, CEO van opslagbedrijf Bounce, beveelt een luister-en-herhaal strategie aan als onderdeel van actief luisteren. Hij gelooft dat deze techniek een vluchtige uitwisseling effectief vertraagt en de temperatuur verlaagt tijdens het oplossen van conflicten op de werkplek.
"Conflicten worden vaak veroorzaakt door het verkeerd interpreteren van informatie die we ontvangen en door onze emoties de overhand te laten nemen. Het is gemakkelijk om emoties de overhand te laten nemen op ons vermogen om te begrijpen wat er wordt gevraagd van een geldige kritiek. Onze natuurlijke neiging om onze positie te verdedigen kan onze waarneming vertroebelen.
Door geduldig te luisteren naar de informatie en deze te herhalen voor de persoon met wie we een conflict hebben, laten we merken dat we hun bezorgdheid horen en proberen hen te begrijpen. Dit vertraagt de snelheid van de uitwisseling, geeft ruimte voor reflectie en zorgt ervoor dat een onstabiele situatie snel wordt opgelost.
Sommige HR-teams geven er de voorkeur aan om basisregels op te stellen met behulp van een raamwerk om conflicten op te lossen. Deze aanpak kan nuttig zijn bij het formaliseren van het proces of als je HR-team voor het eerst conflicten op de werkvloer oplost.
Cathy Liska, CEO van het Center for Coaching Certification, gebruikt de volgende vier eenvoudige stappen uit haar STOP-model:
De sleutel tot deze strategie is om iedereen te laten horen en begrijpen. Beter nog, betrek elke partij bij het creëren van een oplossing en actieplan.
Kleineer conflicten niet, zelfs niet als het lijkt te gaan om "verwijten" of persoonlijke kritiek.
Saikat Ghosh, Associate Director of HR and Business, Technource, waarschuwt,
"Ik heb leiders op het werk conflicten zien negeren die ze triviaal vinden. Bedenk dat wat voor jou een klein probleem lijkt, voor iemand anders een groot probleem kan zijn. Je kunt het probleem alleen oplossen als je het eerst erkent. Door het bestaan van het probleem te ontkennen, vertraag je de oplossing ervan."
Alle conflicten proactief aanpakken:
Vooruitstrevende organisaties omarmen werknemers met verschillende achtergronden en verschillende waarden en standpunten.
In een artikel in Forbes stelt carrière- en leiderschapscoach Caroline Castrillon zelfs dat het productief kan zijn om je werknemers toe te staan het oneens te zijn:
Darren ShafaeDarren Shafae, oprichter van ResumeBlaze, legt uit hoe je omgaat met verschillende meningen van je talentmix:
"Iedereen heeft een unieke achtergrond, overtuigingen en waarden die kunnen bepalen hoe ze conflicten zien en hoe ze moeten worden opgelost. Om tot een effectieve oplossing te komen, laat je de betrokken partijen hun perspectieven delen in een open en positieve omgeving.
Focus op punten van overeenkomst en begrip in plaats van op punten van onenigheid of misverstand. Dit helpt niet alleen om wederzijds begrip op te bouwen, maar het kan ook helpen om positieve relaties te bevorderen en een sfeer van samenwerking op de werkplek te creëren."
Als voorbeeld van het vinden van een gemeenschappelijke basis, klinisch psycholoog Dr. Kevin Polk een ontmoeting met een groep van 20 mensen in Washington, D.C., om het zeer controversiële onderwerp van wapenbezit te bespreken.
De helft van de groep was voor en de andere helft tegen wapenbeheersing. In plaats van diep in te gaan op de vraag waarom elke groep vond dat hun standpunt juist was, vroeg hij hen om de achtergrond achter hun standpunt te beschrijven. De groep was het erover eens dat veiligheid hun grootste zorg was en Polk verlegde het gesprek naar de vraag hoe we de samenleving veiliger konden maken.
Werknemers zijn mensen en brengen hun emoties mee naar de werkplek. Dit is iets wat omarmd en gerespecteerd moet worden, niet gevreesd.
Richt je op het begrijpen van elkaars perspectieven en situaties. Onderzoek het "waarom" achter emoties om empathie op te bouwen in plaats van emoties de overhand te laten nemen en ongezonde concurrentie aan te wakkeren.
Muzaffar Garakhanli, hoofd digitale marketing bij Planly, stelt ook voor om humor te injecteren in gespannen situaties:
"Hoewel humor verstandig en ethisch gebruikt moet worden, kan het effectief spanningen minimaliseren en barrières tussen mensen wegnemen. Mensen kunnen elkaar zien als medemensen met gedeelde ervaringen en standpunten in plaats van als vijanden door humor te vinden in hun verschillen."
Wees voorzichtig met het gebruik van humor als hulpmiddel. Het doel is altijd om te diffunderen in plaats van te minimaliseren.
Behandel elk conflict als een leermogelijkheid door het volgende te documenteren:
Tip: Het vastleggen van deze informatie kan voorkomen dat soortgelijke conflicten opnieuw de kop opsteken en laat ook zien welke stappen of technieken effectief werken en welke je beter kunt laten voor wat ze zijn.
Stel duidelijke verwachtingen en richtlijnen op in een formeel conflictoplossingsbeleid dat u presenteert aan werknemers die worden ingewerkt en dat u beschikbaar stelt aan alle medewerkers binnen uw standaard bedrijfsbeleid.
Doe dit om:
Het bestaan van een beleid om conflicten op te lossen kan voldoende zijn om werknemers te motiveren om problemen op te lossen voordat ze escaleren in een echt conflict.
In het ideale geval kiezen teamleden ervoor om openlijk rekening te houden met elkaars perspectieven en om conflicten op de werkplek vreedzaam op te lossen.
Het opzetten van een transparant proces stelt werknemers gerust dat Personeelszaken en leidinggevenden hun conflict serieus en eerlijk zullen nemen. Het stelt een norm voor de behandeling van medewerkers en geeft hen het vertrouwen om conflicten direct aan te pakken.
Uw beleid stelt duidelijke grenzen en verwachtingen vast, zodat werknemers zich veilig voelen op de werkplek. Het zorgt ervoor dat iedereen begrijpt hoe specifiek gedrag anderen beïnvloedt en hoe conflicten op de juiste manier kunnen worden aangepakt.
In een onderzoek onder 1000 externe werknemers gaf 80% toe conflicten te ervaren in hun functie. Zorg ervoor dat je beleid informatie bevat over het omgaan met geschillen in gedistribueerde teams om een positieve samenwerking te garanderen, ongeacht de geografie.
De bedrijfscultuur vormt de kern van de manier waarop uw werknemers met elkaar omgaan. Uw beleid moet de nodige training en middelen bieden om:
Het implementeren van een HR-beleid voor conflictoplossing ondersteunt leiders bij het ontwikkelen van cruciale vaardigheden, zoals:
➡️ Lees meer in ons artikel over voorbeelden van leiderschapsvaardigheden.
Het oplossen van conflicten op de werkvloer vermindert het risico op juridische stappen en beschermt het bedrijf tegen slechte pers.
🚨 Als HR-teams problemen niet intern kunnen oplossen, kunnen werknemers het heft in eigen handen nemen, wat schadelijk is voor het bedrijf.
Een gezonde uitwisseling van ideeën heeft veel positieve gevolgen voor een bedrijf. Maar werknemers die voortdurend met elkaar in de clinch liggen, kunnen de productiviteit snel verlagen en de vooruitgang belemmeren.
Een allesomvattend HR-beleid voor conflictoplossing zorgt ervoor dat triviale ruzies werknemers niet vastlopen.
Werknemers die zich door een conflict mishandeld voelen, kunnen elders werk zoeken.
Een duidelijk, goed gedefinieerd beleid om conflicten op te lossen zal talent behouden, omdat werknemers zich veilig voelen in de wetenschap dat hun werkgever hun rechten respecteert en eventuele problemen eerlijk zal afhandelen.
Het vermogen om talent aan te trekken en te behouden maakt ook integraal deel uit van uw overkoepelende employer branding strategie.
🚨 Meer dan tweederde van de kandidaten zou een baan van een bedrijf met een negatieve reputatie als werkgever afwijzen, dus sta niet bekend als de organisatie die bekend staat om ruzies.
Klaar om conflicten op uw werk op te lossen? Maak gebruik van onze sjabloon voor HR-beleid om werknemers aan beide kanten van het meningsverschil te ondersteunen en ervoor te zorgen dat iedereen het proces eerlijk vindt.
Onze sjabloon bevat belangrijke richtlijnen voor het volgende:
➡️ Download vandaag nog onze sjabloon voor conflictoplossing.
Zavvy biedt een reeks hulpmiddelen om conflicten op de werkplek op te lossen, waaronder de volgende oplossingen:
Klaar om je teams uit te rusten met de vaardigheden, kennis en tools die ze nodig hebben om meningsverschillen effectief te beheren? Ontdek de kracht van Zavvy en boek vandaag nog een demo!
.png)
.png)
