Comment des contrôles de performance réguliers aident votre équipe à surpasser ses concurrents

Dans le monde des affaires, le plus grand gagnant est celui qui s'adapte le plus rapidement. Mais comment pouvez-vous ajuster vos stratégies si vous ne mesurez pas constamment vos performances ? Pas annuellement. Pas deux fois par an. Régulièrement, constamment, sans relâche.

Les contrôles de performance sont une question de communication et d'engagement réel avec votre équipe. C'est là que vous découvrez les blocages, que vous célébrez les victoires et que vous pivotez avant que des problèmes mineurs ne se transforment en avalanches.

Cet article couvre : 

• tout ce que vous devez savoir sur les contrôles de performance ; 
• comment des contrôles réguliers des performances peuvent propulser votre équipe au sommet de son art ;
• 3 exemples d'entreprises qui intègrent les contrôles de performance dans le processus de gestion des performances ;
• un guide pratique sur la manière de mener un contrôle efficace des performances
• 13 questions de contrôle des performances qui vont au-delà de la surface.

💬 Qu'est-ce qu'un contrôle des performances? 

Le contrôle des performances est une réunion régulière et informelle entre un employé et son supérieur ou son chef d'équipe pour discuter des performances professionnelles de l'employé , des progrès réalisés pour atteindre les objectifs, des défis et des domaines à développer .

La nature de ces discussions est généralement conversationnelle et vise à fournir un retour d'information continu de la part des employésà favoriser une communication ouverte et à traiter rapidement tout problème.

Les entretiens d'évaluation peuvent remplacer ou compléter les évaluations traditionnelles. Ils sont plus décontractés que les entretiens annuels, mais ils ont toujours une structure et des attentes claires. 

Le contrôle des performances est un élément essentiel de la philosophie de développement continu des performances. Ce processus de gestion des performances va au-delà des mesures annuelles pour soutenir activement la croissance des employés tout au long de l'année. 

Les avantages d'un retour d'information continu sont évidents : tout comme avec un partenaire romantique, vous aurez une relation plus heureuse et plus durable si vous soulevez les problèmes immédiatement plutôt que de les laisser s'accumuler pendant des semaines, des mois, voire des années. 

🆚 Quelle est la différence entre une évaluation des performances et un contrôle des performances ?

1. Fréquence

L'idée des contrôles de performance est qu'ils soient fréquents et qu'ils permettent d'évaluer le passé récent plutôt que de ruminer ce qui s'est passé il y a plusieurs mois. 

Les organisations peuvent choisir d'organiser des contrôles de performance trimestriels, mensuels ou hebdomadaires. 

Cela contraste avec les évaluations traditionnelles des performances des employés, qui ont souvent lieu tous les ans ou tous les deux ans.

Des contrôles réguliers des performances permettent aux employés d'évoluer plus rapidement - et donc à votre organisation d'atteindre plus vite ses objectifs. 

L'augmentation de la fréquence des incidents oblige les managers et les chefs d'équipe à jouer le rôle de coach et à s'impliquer davantage dans les performances quotidiennes de leurs équipes. Un aspect essentiel est de faire en sorte que les employés se sentent à l'aise pour partager honnêtement.

➡️ Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre article sur l'évaluation des performances et le retour d'information continu. 

2. Formalité

Les entretiens d'évaluation des employés sont beaucoup plus décontractés que les évaluations annuelles. 

Spotify en est un exemple : les cadres organisent des discussions informelles autour d'un café pour discuter des performances avec leurs subordonnés. 

L'avantage de conversations plus décontractées sur les performances des employés est qu'elles permettent à ces derniers de se sentir détendus et de s'ouvrir à des sujets potentiellement délicats. Cet aspect est essentiel pour résoudre les conflits ou identifier les points faibles qui freinent leur développement.

➡️ Vous souhaitez améliorer vos compétences en tant qu'hôte de réunion ? Consultez notre guide sur la manière de mener à bien des réunions en tête-à-tête. 

3. Objectifs

Des contrôles réguliers des performances permettent aux managers d'être précis lorsqu'ils donnent un retour d'information sur les performances. Plutôt que de parler des performances globales, ce qui est moins utile pour l'employé, ils peuvent donner des exemples concrets et mentionner des situations particulières pour motiver leurs évaluations. 

Il est plus facile d'avoir une conversation sérieuse dont l'employé ressort motivé après une évaluation des performances. Naturellement, les anciens entretiens annuels permettent d'empiler les défis et de multiplier les critiques constructives. 

4. Champ d'application 

Alors que les entretiens d'évaluation traditionnels s'attardent sur le passé, les entretiens d'évaluation ont une approche plus visionnaire. Au cours d'un contrôle des performances, vous examinez ce que vous souhaitez réaliser à l'avenir. Cette approche est davantage axée sur la croissance et incite les employés à évoluer. 

🏢 3 Exemples d'entreprises qui intègrent les contrôles de performance dans le processus de gestion des performances

Adobe

Adobe a été l'une des premières grandes entreprises à abandonner les entretiens annuels d'évaluation au profit de réunions de contrôle flexibles. 

Adobe a inventé le terme "contrôle des performances" et l'a comparé aux arrêts au stand dans les compétitions de voitures de course : vos employés se concentrent sur la réalisation de leur prochain objectif et s'arrêtent rapidement et efficacement pour resserrer les vis qui entravent leurs performances maximales.

Chez Adobe, les contrôles de performance se déroulent en trois étapes : Objectifs et attentes, retour d'information et développement. Au cours de la phase de retour d'information, les employés reçoivent un retour d'information, mais en donnent également un.

➡️ Si vous souhaitez vous inspirer des évaluations des performances des employés chez Adobe, consultez notre étude de cas approfondie.

Cisco

Cisco a toujours été élu "meilleur lieu de travail" lors de concours prestigieux. L'entreprise a cessé de procéder à des évaluations annuelles à la suite des commentaires de ses employés. Les employés de Cisco considéraient que leurs évaluations de performance étaient trop peu fréquentes et qu'elles se concentraient sur le passé au lieu d'envisager l'avenir. 

➡️ Après cela, les évaluations des performances des employés chez Cisco ont fait l'objet d'une refonte. 

L'accent est désormais mis sur les équipes et sur la nécessité de faire en sorte que chaque équipe soit aussi performante que l'équipe la plus performante. Après avoir mené des recherches internes, Cisco a découvert que le secret d'une équipe performante est de permettre à chaque membre de se concentrer sur ce qu'il sait faire de mieux. 

"Mener des entretiens réguliers est le meilleur moyen pour les dirigeants de rester en contact avec les membres de leur équipe, de comprendre le travail qu'ils accomplissent, de définir leurs priorités, de les aligner sur un travail qui tire parti de leurs points forts, d'éliminer les obstacles à la réussite et de maintenir leur engagement face à des demandes changeantes" Cisco, Team Space, Guide de vérification.

Spotify

Spotify est à l'avant-garde de la mobilisation des employés à bien des égards. L'entreprise organise son travail en petites équipes agiles appelées squads, chacune composée de huit membres. Les équipes sont regroupées autour de fonctions essentielles telles que le développement web ou l'assurance qualité dans une unité appelée chapitre.

Alors qu'une escouade n'a pas de chef officiel, une section a un responsable chargé du mentorat et de l'encadrement. Chaque escouade tient des réunions bihebdomadaires d'évaluation des performances. 

Le système d'évaluation des employés comporte quatre éléments. Ce qui est remarquable, c'est qu'il n'y a pas de règles strictes concernant la conduite des évaluations des performances, pour autant que les quatre éléments soient présents au cours d'une année. Ces éléments sont les suivants

• Des entretiens individuels continus sont organisés aussi souvent que chaque semaine avec le responsable de l'antenne. Ils sont de nature informelle et peuvent se dérouler autour d'un café.
• Les entretiens de développement : Il est recommandé de les organiser deux fois par an avec le manager. L'accent est mis sur le parcours professionnel et le développement personnel de l'employé. 
• L'instantané des talents permet de suivre l'évolution des performances, des forces et des faiblesses de chaque membre de l'équipe. Cela vous permet de relever rapidement les défis et de découvrir les potentiels inutilisés, des éléments qui peuvent améliorer les performances mais qui passent souvent inaperçus dans l'activité quotidienne.
• Les révisions des rémunérations ont généralement lieu une fois par an.

➡️ Consultez notre guide pour vous inspirer des évaluations de performance chez Spotify.

📈 C omment mener une évaluation efficace des performances ?

Trouvez la bonne cadence pour vos vérifications

Vous avez maintenant compris les multiples avantages d'un contrôle fréquent des performances.

Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez faire de la microgestion. La microgestion est le signe d'un manque de confiance envers vos employés et peut avoir un impact négatif sur les performances. 

Diriger avec clarté

Avant la première session, assurez-vous que l'employé comprend le rôle et la portée de ces réunions.

Le fait que les contrôles de performance soient plus informels ne signifie pas qu'ils manquent de structure ou qu'ils ne nécessitent aucune préparation ! 

➡️ Vous êtes pressé ? Volez notre modèle d'évaluation des performances trimestrielles!

Préparer la discussion

Établissez l'ordre du jour et envoyez-le par courriel à vos employés.

Passez également en revue les retours d'information antérieurs, même si vous pensez être à jour - vous voulez vous assurer que tout est en tête de liste.

➡️ Consultez notre collection de modèles de réunions individuelles.

Élaborer un ordre du jour structuré et complet pour la réunion

Nous recommandons le schéma suivant :

• les objectifs à court terme ;
• des objectifs à long terme ;
• la performance et la synchronisation de l'équipe ;
• le soutien et les ressources supplémentaires dont l'employé aurait besoin ;
• un espace où vos employés peuvent vous faire part de leurs commentaires et de ceux de l'équipe.

➡️ Adaptez notre modèle de suivi des objectifs pour garder un œil sur les progrès des employés.

Assurer un dialogue à double sens

Comme nous l'avons mentionné plus haut, vous ne devez pas vous concentrer uniquement sur la progression des objectifs - vous devez également veiller à ce que les employés fassent part de leurs commentaires et de leurs préoccupations. Plus vous vous sentirez à l'aise lors des contrôles, plus il sera facile pour vos employés de s'ouvrir.

➡️ Vous souhaitez avoir un aperçu des questions les plus pertinentes à poser ? Consultez nos meilleures questions pour l'évaluation des performances.

Fixer des objectifs clairs et les prochaines étapes

La réunion ne se termine pas après l'échange d'informations. Il est essentiel de se mettre d'accord sur la direction à prendre en fixant des objectifs clairs et en décrivant les prochaines étapes. 

Prendre des notes et tout documenter

La documentation vous aidera, vous et vos employés. Si vous n'êtes pas d'accord à un moment donné ou si vous ne constatez pas les progrès escomptés, vous pouvez vous référer à ce qui a été discuté au cours de la réunion. Ou à ce qui n'a pas été dit.

N'oubliez pas que, comme l'a souligné George Bernard Shaw, "le plus grand problème de la communication est l'illusion qu'elle a eu lieu".

En conservant un dossier détaillé, vous pouvez vous prémunir contre cet écueil courant et vous assurer qu'en cas de divergence dans les souvenirs ou les attentes concernant les progrès, vous disposez d'un compte rendu clair et convenu auquel vous pouvez vous référer.

Meilleures pratiques d'Adobe

Comme nous l'avons mentionné, Adobe est à l'avant-garde en matière d'évaluation des performances. Elle dispose d'une documentation claire et partage les meilleures pratiques avec ses responsables. Celles-ci sont divisées en trois parties : Les attentes, le retour d'information et le développement :

"1) Attentes : Tout d'abord, se mettre d'accord sur ce que l'on attend des employés pour l'année en termes de résultats, de comportement et de contributions.

2. Retour d'information : Ensuite, fournissez un retour d'information fréquent et réciproque pour voir comment les employés progressent par rapport aux attentes et faites savoir aux responsables s'ils pourraient faire quelque chose de différent pour mieux soutenir l'employé.

3. Développement : Lorsque les employés connaissent leurs performances, ils peuvent planifier des objectifs concrets en termes d'apprentissage, de carrière et d'expérience". Boîte à outils "Check-in" d'Adobe.

Meilleures pratiques de Cisco

Cisco a recours à des contrôles hebdomadaires. Chaque vérification comporte quatre éléments essentiels : 

• 2 se concentrer sur les talents uniques de chaque membre de l'équipe : forces et valeurs, goûts et aversions. 
• 2 en se concentrant sur l'alignement des priorités de chaque membre de l'équipe : priorités de travail et soutien du chef. 

Les managers posent des questions telles que 

• Avez-vous utilisé vos points forts tous les jours ? Avez-vous apporté une valeur ajoutée exceptionnelle ?
• Quelles activités avez-vous aimées la semaine dernière ? Quelles activités avez-vous détestées la semaine dernière ?

❓ 12 questions de contrôle des performances qui vont au-delà de la surface

La logique qui sous-tend ces questions est de passer de la simple exécution des tâches à une vision plus holistique du rôle et des contributions de l'employé. Elles visent à encourager les employés à réfléchir non seulement à ce qu'ils font, mais aussi à la manière dont ils le font et à la raison pour laquelle ils le font, ce qui favorise une meilleure compréhension de la finalité de leur travail et de son adéquation avec leur développement personnel et les objectifs de l'organisation. 

Ces questions visent à identifier les points forts et les possibilités de développement tout en reconnaissant les efforts individuels et en encourageant la réflexion sur l'avenir. 

💡 Conseil : Cette approche facilite non seulement l'évaluation des performances, mais sert également de catalyseur pour le coaching en révélant les motivations, les aspirations et les perspectives sous-jacentes des employés.

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🏆 Pourquoi les contrôles de performance sont-ils importants ? 9 Les avantages des contrôles de performance

• Reconnaissance en temps opportun des employés : Se sentir reconnu est l'un des principaux moteurs de la motivation. En s'en tenant à des évaluations annuelles, vos employés peuvent avoir l'impression qu'ils ne comptent pas autant ou qu'il est plus difficile de faire le lien et de voir comment leurs efforts individuels contribuent à la réussite de l'organisation.
• Le retour d'information en temps réel permet une amélioration plus rapide : La plupart des employés sont avides de croissance et d'évolution. Des contrôles réguliers les aident à rester sur la bonne voie et à accélérer leur développement, ce qui favorise les personnes et les profits. Les incidents et les malentendus peuvent être résolus plus rapidement.
• Des attentes et des objectifs clarifiés : Dans le climat actuel, les choses évoluent rapidement. Des changements inattendus, tels que la perte d'un client ou l'intégration d'une nouvelle ressource dans l'équipe, nécessitent une clarification des attentes et des objectifs. Des contrôles réguliers des performances permettent de gérer les attentes.
• Réalignement des attentes : Même si rien n'a changé depuis votre dernier entretien, il est préférable d'être très clair et de répéter les attentes et les objectifs pour vous assurer que vous et vos employés êtes sur la même longueur d'onde.
• Motivation accrue : Les employés qui se sentent valorisés sont plus motivés. La motivation a été élue à plusieurs reprises comme le facteur le plus important de la satisfaction globale des employés, au-delà du niveau de salaire. 
• Obtenir un temps de coaching individuel : En raison de leur fréquence, les entretiens d'évaluation constituent une excellente occasion de coacher vos employés. Le coaching permet à vos employés d'être plus motivés et plus conscients d'eux-mêmes, et les aide à atteindre leur potentiel le plus élevé. 

💡 Pour devenir un meilleur coach, optez pour des questions ouvertes et pratiquez l'écoute active. Vous voulez plus de conseils ? Consultez notre analyse sur l'importance des managers en tant que coachs.

• Identification et traitement plus rapides des problèmes ou des lacunes : Les contrôles de performance vous permettent de détecter les problèmes dès qu'ils se présentent. Ils donnent un aperçu inestimable des équipes et un retour d'information sur ce qui fonctionne et sur les points à améliorer. Il est beaucoup plus efficace de s'attaquer rapidement à ce qui ne fonctionne pas que d'attendre 11 mois. 
• Une meilleure dynamique d'équipe et une réduction du taux de rotation : Des contrôles réguliers permettent de repérer les potentiels inexploités et de s'assurer que la bonne personne est au bon endroit. Gardez l'attitude d'un entraîneur de football : il prend des décisions actives pour aider l'équipe à gagner pendant le match plutôt que d'attendre la fin du match pour donner son avis. Bien menées, ces conversations permanentes contribuent également à réduire le taux de rotation du personnel. Les employés qui se sentent vus et appréciés voudront rester avec vous. 

👀 Apprenez comment mener une formation efficace en matière de compétences de coaching pour les managers (et comment ne pas le faire). 

• Une communication simplifiée avec les membres de l'équipe : L'un des principaux défis des équipes est d'assurer une communication fluide. Des contrôles réguliers permettent de réduire ce problème. Avec le temps, les employés se sentiront à l'aise pour évoquer les points de friction, ce qui vous permettra de les résoudre rapidement. 
• Amélioration des relations : La communication est essentielle dans tous les types de relations, y compris les relations professionnelles. Lorsque vous rencontrez chaque employé chaque semaine, vous développez une relation plus étroite avec lui. Cela permet d'établir la confiance, et vos employés seront plus motivés pour faire un excellent travail, se surpasser et faire confiance à votre leadership dans les situations difficiles.

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Aujourd'hui, vous êtes peut-être tenté de récolter les fruits d'un contrôle régulier des performances. Mais il se peut aussi que vous vous sentiez légèrement dépassé par la question de savoir par où commencer - et par la quantité de travail administratif qu'impliquent les entretiens d'évaluation. 

C'est là que Zavvy peut vous aider ! 

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