15 bonnes pratiques pour former efficacement les nouveaux employés

Chaque dollar consacré à l'apprentissage et au développement génère en moyenne une augmentation de 4,70 dollars du chiffre d'affaires de l'entreprise par employé.

Impressionnant, non ?

La formation des employés est un investissement précieux qui a un impact direct sur les résultats de l'entreprise.

Nous ne saurions trop insister sur l'importance d'appliquer dès le départ les meilleures pratiques en matière de formation des nouveaux employés.

Des plans de formation efficaces pour les employés améliorent le temps nécessaire pour que les nouveaux employés aient un impact positif sur votre entreprise.

L'application de ces meilleures pratiques pour la formation des nouveaux employés peut améliorer l'expérience de ces derniers. 

En conséquence, vous aurez des employés plus satisfaits et de meilleurs taux de fidélisation.

💡15 Meilleures pratiques pour la formation des nouveaux employés 

🏢 Aligner la formation sur les objectifs de l'entreprise

Selon une enquête menée par Deloitte, 38 % des professionnels des talents estiment que les effectifs de leur entreprise ne sont pas en adéquation avec l'objectif de l'entreprise.

Cela signifie que les entreprises risquent de ne pas doter leurs employés des bons KSAO : 

• Connaissances, 
• Compétences, 
• Capacités et 
• D'autres caractéristiques pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Comme nous l'avons dit, la formation est un investissement.

Vous voulez vous assurer que votre organisation investit des ressources en vue d'un avenir où vous répondrez à la mission, à la vision et aux objectifs stratégiques de l'entreprise.

Une formation bien adaptée préparera vos nouveaux employés aux normes de performance élevées qui permettront à votre entreprise d'atteindre ses objectifs.

Conseil n° 1 : la première étape pour parvenir à cet alignement consiste à identifier les lacunes de votre programme de formation actuel.

Le programme de formation a-t-il un impact sur les bons KSAO ? 

Quelles sont les performances des employés que vous avez formés dans le passé par rapport aux objectifs de votre entreprise ? 

Conseil n° 2 : si les réponses à ces questions ne vous conviennent pas, vous devez adapter vos objectifs de formation pour combler les lacunes.

📉 Comprendre le niveau de compétence actuel des employés

L'évaluation du niveau de compétence actuel des nouveaux employés vous permet d'offrir une formation personnalisée. Vous pouvez adapter la formation aux forces et aux faiblesses de chaque employé.

Chaque employé reçoit les compétences spécifiques dont il a besoin pour atteindre les objectifs de votre entreprise.

Comment y parvenir ? Facile.

• Dressez une liste des compétences que les nouveaux employés doivent posséder pour réussir dans votre organisation.
• Classez ces compétences en fonction de leur degré d'importance. Les compétences en communication, par exemple, seront plus importantes pour une équipe de vente que pour une équipe de gestion informatique.
• Remettez aux employés un questionnaire d'auto-évaluation pour évaluer les compétences énumérées. Évaluez-les en fonction du niveau de compétence dont l'employé a besoin pour remplir le rôle qui lui est assigné.
• Identifier les domaines de l'équipe où une formation personnalisée ou standard est nécessaire.

Organiser les données collectées dans une matrice de formation.

Conseil : Une matrice de formation vous permet d'analyser plus efficacement les compétences de chaque employé et de rationaliser la formation en fonction de leurs lacunes.

💪 Définir les besoins d'apprentissage des salariés

Réaliser une évaluation des besoins en formation.

Définir ce que les employés doivent savoir et ce qu'ils doivent être capables de faire à la fin de la formation.

L'évaluation des besoins en formation vous aide à cibler votre formation et lui donne une orientation.

Conseil n° 1 : veillez à ce que vos ressources de formation répondent précisément aux besoins de vos employés et, par conséquent, aux objectifs de votre organisation.

Conseil n° 2 : adapter la formation aux besoins de votre entreprise permet également d'éviter que les employés ne se sentent frustrés et dépassés par des formations inutiles et excessives.

🎯 Donner des objectifs d'apprentissage clairs

Vous savez peut-être quels sont les objectifs d'apprentissage. Mais qu'en est-il de vos stagiaires ?

Communiquer les résultats d'apprentissage souhaités de la formation.

La communication des objectifs d'apprentissage aide les employés à comprendre ce que vous attendez d'eux. 

Elle crée également une culture axée sur les performances, dans laquelle les employés apprennent à fixer des objectifs fondés sur les principes et les objectifs de l'entreprise.

Vous vous demandez comment communiquer efficacement vos objectifs d'apprentissage ?

Conseil n° 1 : soyez bref. Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails du matériel pédagogique.

Conseil n° 2 : montrez le lien entre les objectifs de la formation et les objectifs de votre entreprise.

Conseil n° 3 : soyez précis et reliez chaque résultat à un besoin de formation.

Conseil n° 4 : Fixer des résultats réalistes.

👂 Répondre aux différents styles d'apprentissage

Vous avez probablement remarqué dans d'autres programmes de formation que les gens apprennent différemment.

Il est essentiel de tenir compte des différents styles d'apprentissage de vos employés pour choisir les bonnes méthodes de formation qui correspondent à leurs points forts.

Il les aide à atteindre leurs objectifs d'apprentissage et à rester motivés.

Vos employés peuvent appartenir à une ou plusieurs des catégories suivantes :

• 👁️ Les apprenants visuels s'épanouissent dans les contenus visuels, tels que les vidéos, les images et les animations.
• 👂 Les apprenants auditifs préfèrent apprendre en écoutant, par exemple des cours magistraux, des discussions de groupe, des vidéos avec voix off, des sessions Zoom dirigées par un instructeur et des enregistrements audio.
• ✍️ Les apprenants en lecture/écriture ont besoin de lire le matériel d'apprentissage pour absorber les connaissances. Ils apprennent mieux en lisant des notes, des présentations et des manuels. Si vous dispensez une formation à l'aide de vidéos, utilisez des sous-titres et publiez des transcriptions correctement formatées.
• 🤏 Les apprenants kinesthésiques ont besoin d'être physiquement engagés dans la formation. Il peut s'agir de simulations de dialogue et de scénarios de jeux de rôle qui imitent des situations réelles auxquelles ils pourraient être confrontés dans l'environnement de travail.

Conseil : travaillez à la création d'un matériel d'apprentissage qui combine les quatre styles d'apprentissage.

🧭 Créer des parcours d'apprentissage personnalisables

Un parcours d'apprentissage décrit la séquence que les employés suivront pour maîtriser les compétences requises et comprendre les concepts.

Il permet à votre programme de formation de passer d'une situation confuse à une situation efficace et ciblée.

Le fait de le rendre personnalisable signifie qu'il peut s'adapter aux préférences individuelles et aux besoins d'apprentissage de chaque employé.

Mettez en place une structure appropriée pour le parcours d'apprentissage des employés en utilisant ces conseils :

• 🎯 Créez des objectifs avec des niveaux de difficulté graduels qui aident l'employé à développer ses connaissances de manière progressive. Ils doivent passer du point A au point B de manière efficace.
• 🛣️ Veiller à ce que le parcours d'apprentissage corresponde aux besoins d'apprentissage identifiés et au niveau de compétences de chaque employé.
• Veillez à créer des plans de développement pour les nouveaux employés. Un plan de développement définit les aptitudes et le développement des compétences dont ils auront besoin pour s'améliorer continuellement et faire évoluer leur carrière.

👩‍🏫 Trouver une formation adaptée à votre lieu de travail

Il n'existe pas de méthode de formation unique.

Le choix d'une méthode de formation adaptée à votre entreprise déterminera la réussite de vos objectifs de formation.

Choisissez une méthode de formation en fonction des critères suivants :

• la nature de votre environnement de travail: La formation en ligne et la formation vidéo peuvent être le meilleur choix dans un environnement éloigné. L'ajout de sous-titres aux vidéos peut aider à surmonter les barrières linguistiques pour plus d'inclusivité.
• Ressources disponibles: La formation en cours d'emploi et le coaching sont plus adaptés à un budget de formation restreint.
• Nature des fonctions: Les emplois techniques complexes requièrent une participation active comme la formation basée sur le jeu, les simulations et les jeux de rôle.

🎮 Stimuler l'apprentissage grâce à des éléments visuels et interactifs

Au début, l'excitation et la motivation pour apprendre sont élevées. Mais elles s'estompent rapidement et le niveau d'attention commence à baisser.

L'ajout d'éléments interactifs et visuels immerge les employés dans leurs activités de formation. Cela crée une expérience d'apprentissage très efficace et stimule la rétention des connaissances.

Conseil : l'utilisation de la gamification dans la formation est un moyen efficace de stimuler le processus d'apprentissage.

Ajoutez des éléments de gamification tout au long de la formation, tels que des défis, des retours d'information, des défis axés sur les objectifs, des barres de progression, des points et des tableaux de classement.

Utilisez des scénarios pour recréer des situations réelles de prise de décision qui engagent l'employé sur le plan intellectuel.

👩‍💻 Tirer parti des outils numériques

S'appuyer uniquement sur les méthodes traditionnelles (formelles) pour former les nouveaux employés, c'est vouer votre programme de formation à l'échec.

On ne peut qu'être d'accord. 

Les méthodes d'apprentissage traditionnelles peuvent être lentes, peu engageantes et manquer d'efficacité opérationnelle.

Les outils de formation numérique visent à transformer vos initiatives de formation en stimulant l'innovation et la créativité.

Ils rendent l'apprentissage ludique et maximisent l'attention des employés et la rétention des connaissances.

Conseil n° 1 : tirez parti des systèmes de gestion de l'apprentissage. Certains proposent un catalogue de cours prêt à l'emploi.

➡️ Consultez nos modèles de parcours de formation prêts à l'emploi. Ils sont dotés de fonctionnalités telles que des quiz, un contenu riche, Slack, MS Teams, des intégrations d'e-mails et des notifications automatisées. 

Conseil n°2 : Ne passez pas à côté des méthodes de formation innovantes comme le microlearning. Elles réduisent la surcharge cognitive et renforcent la mémorisation.

Conseil n° 3 : si vous souhaitez vous approprier votre contenu d'apprentissage, envisagez d'investir dans un système de gestion de la formation. Créez vos propres cours et personnalisez les notifications push. Certains outils offrent des fonctionnalités avancées telles que l'apprentissage social et des formats de formation modernes. 

Conseil n° 4 : les meilleurs logiciels d'apprentissage vous permettent de personnaliser la formation sans augmenter la charge de travail manuel. 

Conseil n° 5 : utiliser des outils numériques pour recueillir des informations en retour et favoriser le développement continu.

📈 Mesurer le succès 

L'évaluation de l'efficacité de la formation vous montre la valeur de votre offre de formation et révèle les domaines que vous pouvez améliorer.

Il permet de créer des formations efficaces qui favorisent une meilleure performance des employés, augmentent la satisfaction et stimulent la fidélisation.

Conseil : vous pouvez mesurer l'efficacité de la formation en recueillant des données qualitatives et quantitatives sur votre programme de formation. 

Tenez compte de paramètres tels que

• Le nombre d'employés qui réussissent ou échouent aux évaluations des connaissances.
• Changements dans le comportement des employés. Lorsque les employés mettent en œuvre ce qu'ils ont appris dans le cadre du travail, cela indique une rétention des connaissances et un matériel de formation pertinent et de haute qualité.
• Augmentation de l'engagement de l'apprenant, par exemple en suivant des cours non obligatoires.
• Amélioration de l'exécution des tâches.

🏆 Rester à jour et pertinent & Combiner plusieurs modes de diffusion

La combinaison de plusieurs modes de formation pour les nouveaux employés vous permet de répondre aux styles d'apprentissage préférés de vos nouveaux employés.

La formation mixte permet également aux employés ayant des conflits d'horaires de bénéficier de la formation dont ils ont besoin.

Conseil n° 1 : restez à jour et pertinent même si vous combinez différents modes de diffusion.

Conseil n°2 : Adopter les technologies innovantes et les tendances d'apprentissage qui répondent aux besoins de l'employé moderne.

En voici un exemple :

La formation avec instructeur (ILT) est l'une des méthodes de formation les plus traditionnelles. Elle n'en demeure pas moins une méthode extrêmement efficace.

1. Modernisez-le en le diffusant par le biais d'une plateforme en ligne. 
2. Incorporer des techniques de microapprentissage. L'un des principaux avantages du microapprentissage est que les employés peuvent facilement intégrer les microleçons dans un emploi du temps chargé.
3. Illustrez vos propos à l'aide d'articles d'actualité récents.
4. Ajoutez maintenant l'apprentissage par les pairs dans le mélange.

L'apprentissage par les pairs aide les employés à combler leurs lacunes en matière de connaissances en apprenant de leurs pairs. Il permet également :

• Promouvoir le travail d'équipe.
• expose les employés à des perspectives différentes.
• Favorise la diversité au sein de votre organisation en aidant les employés issus de milieux différents à se comprendre.

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⚙️ Utiliser la répétition espacée pour améliorer la rétention des connaissances

Selon Hermann Ebbinghaus, les gens oublient environ la moitié des informations apprises dans la première heure et environ 70 % dans les 24 heures.

La répétition espacée permet de résoudre ce problème.

Il favorise de meilleurs résultats d'apprentissage.

La répétition espacée consiste à rafraîchir régulièrement les compétences et les connaissances acquises jusqu'à ce qu'elles soient fermement ancrées dans la mémoire à long terme des employés.

L'avantage supplémentaire est que les connaissances seront plus faciles à assimiler au fur et à mesure que l'employé se familiarisera avec l'environnement de travail et son rôle.

Conseil : Combinez la répétition espacée avec des quiz personnalisés pour tester les informations retenues et améliorer la mémorisation.

✍️ Utilisez des évaluations pour vérifier si vous atteignez vos objectifs d'apprentissage.

Les tests d'évaluation sont aussi nécessaires que les supports de formation.

Ils vous permettent de savoir si l'employé apprend ce qu'il est censé savoir sur son rôle et son travail au sein de votre organisation. Et si vous atteignez vos objectifs de formation.

Disposer d'un ou plusieurs éléments d'évaluation pour chaque objectif d'apprentissage. 

Conseil n° 1 : vous pouvez choisir entre un test basé sur les connaissances ou un test basé sur les tâches qui correspond à chaque objectif d'apprentissage. Vous pouvez également mélanger les deux types de tests. 

Conseil n° 2 : si les résultats de l'évaluation sont inférieurs aux attentes, adaptez vos méthodes de formation en conséquence.

🙋 Assurer l'engagement autour de la formation

L'engagement des salariés est l'un des trois principaux défis auxquels sont confrontés les professionnels de l'apprentissage et du développement dans le monde entier.

Les employés s'engagent dans le contenu de la formation à trois niveaux :

• Intellectuelle, caractérisée par l'efficacité à absorber le matériel d'apprentissage et à reproduire de nouvelles informations.
• Émotionnel, impliquant un niveau élevé de connectivité avec le contenu et les autres stagiaires du programme.
• Comportemental, se traduisant par une assiduité et une ponctualité élevées aux cours de formation.

Conseil n° 1 : pour réussir, il est essentiel d'atteindre les trois niveaux d'engagement dans votre formation.

En outre, lorsque les nouveaux employés sont impliqués dans leur formation, ils sont susceptibles d'être plus productifs, plus efficaces et plus innovants dans leur rôle.

Conseil n° 2 : vous pouvez ajouter des éléments amusants tels que des tableaux de classement et des concours qui encouragent la compétition amicale. Trouvez des moyens d'intégrer la collaboration dans votre formation.

🔄 Demander un retour d'information à l'employé tout au long du processus de formation

Il est difficile d'évaluer l'attitude de vos employés à l'égard de votre formation sans leur demander leur avis. 

Conseil n° 1 : suivez les commentaires des apprenants pour savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous saurez ainsi comment améliorer leur expérience d'apprentissage et administrer une meilleure formation.

Mais le retour d'information ne vous aidera pas s'il n'est pas honnête. 

Conseil n° 2 : Créez donc un espace où les employés peuvent partager leurs expériences sans crainte.

Permettre de fournir des commentaires et des notes de pertinence sur les cours de formation.

Conseil n° 3 : un outil comme le logiciel de feedback 360 vous aide à mettre en place un système de feedback à l'échelle de l'entreprise qui stimule les performances et le développement. 

Vous développez une culture du retour d'information et un état d'esprit ouvert à la croissance qui maintiennent votre entreprise sur une trajectoire de croissance.

"Lorsque des entreprises entières adoptent un état d'esprit de croissance, leurs employés déclarent se sentir beaucoup plus responsabilisés et engagés ; ils bénéficient également d'un soutien organisationnel beaucoup plus important en matière de collaboration et d'innovation." Carol S. Dweck, experte en psychologie du développement.

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Ces meilleures pratiques pour la formation des nouveaux employés n'auront un impact sur votre entreprise que si vous les intégrez dans vos programmes.

Voici un bref récapitulatif.

• Assurez-vous que la formation va dans la bonne direction en termes de besoins en compétences de vos employés et d'objectifs de formation de votre entreprise.
• Travaillez à la création d'un environnement d'apprentissage attrayant qui réponde aux besoins d'apprentissage uniques de chaque employé.
• Tirez parti du retour d'information des employés et procédez à des évaluations régulières afin d'améliorer votre programme de formation.
• Modernisez et mélangez vos styles de formation. Veillez à ce qu'ils soient adaptés à votre organisation.
• Enfin, mesurez l'efficacité de votre formation et modifiez les aspects inefficaces.

Ne considérez pas la formation des nouveaux employés comme une réflexion après coup. 

Organisez la formation de vos employés sans vous soucier des affectations manuelles, des rappels constants, des formats obsolètes ou du suivi des progrès. 

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