Vous avez embauché un nouveau collaborateur. Félicitations.
Il est temps de les intégrer. La paperasserie d'intégration des nouveaux embauchés est une partie cruciale mais gênante de chaque intégration.
Chaque nouvel employé de votre entreprise doit passer par une série de documents avant de devenir un employé officiel. Mais le processus de documentation des nouveaux embauchés peut être fastidieux, tant pour vous que pour le nouveau membre de votre équipe.
Par exemple, vous devez vous assurer que les nouveaux employés reçoivent tous les documents nécessaires. Idéalement, vous vérifiez également leurs progrès pour vous assurer qu'ils terminent tout dans les temps.
Faciliter les formalités d'accueil des nouveaux membres de l'équipe ne semble pas très excitant, mais cela a un impact significatif. Une étude de Glassdoor montre qu'une bonne expérience d'intégration peut améliorer la rétention des nouveaux employés de 82 % et la productivité de 70 %.
Lisez la suite pour comprendre les différentes catégories de documents dont vous avez besoin pour les nouveaux embauchés et comment vous pouvez automatiser l'ensemble du processus afin de réduire le travail manuel répétitif.
En d'autres termes, les documents d'accueil garantissent que vos nouveaux employés reçoivent, lisent et signent les documents dont ils ont besoin pour un démarrage en douceur dans votre entreprise.
Les documents relatifs aux nouveaux employés comprennent des documents qui couvrent divers aspects de l'emploi et de l'intégration, tels que
La mise en place de ces documents n'est pas seulement une exigence contractuelle et légale. Il permet également à toutes les personnes concernées, y compris les nouveaux employés et leurs responsables, de comprendre comment ils sont censés travailler ensemble.
Avant d'examiner les documents dont vous avez besoin, gardez à l'esprit qu'ils sont nécessaires, même si vous les trouvez fastidieux ou désordonnés.
Grâce à ces documents, vos nouveaux employés prendront connaissance de ce que vous attendez d'eux, des politiques de votre entreprise et des avantages dont ils bénéficieront.
Il est également utile de faciliter le processus d'intégration des nouveaux employés, car la plupart d'entre eux le considèrent comme fastidieux, comme vous pouvez le voir ici et ici.
Pour simplifier le processus de signature pour les nouveaux membres de l'équipe, essayez de.. :
"Que le nouvel employé soit un freelance sous contrat, un employé à temps partiel ou un employé à temps plein, il doit remplir certains documents au cours du processus d'intégration.
Une façon simple de structurer et de documenter votre processus d'intégration consiste à classer tous les formulaires dans les quatre catégories que nous vous présentons ci-dessous :
Les lois sur l'emploi diffèrent selon les pays. Par conséquent, la première étape consiste à comprendre le droit du travail local de votre pays afin de maintenir compliance.
Veillez à respecter :
Après vous être familiarisé avec la législation locale, l'étape suivante consiste à comprendre les formulaires fiscaux qu'un nouvel employé doit remplir dans votre pays.
Ce formulaire aidera votre entreprise à :
Veillez à connaître le nom du formulaire fiscal que les nouveaux employés doivent remplir dans votre pays. Par exemple, aux États-Unis, il s'agit du formulaire W-4.
Tout en respectant les exigences fiscales, vous devez également vous assurer que le nouvel employé possède un permis de travail pour votre pays. Les sites web officiels du gouvernement peuvent vous fournir les informations nécessaires.
Il est également essentiel que vous connaissiez les formulaires à remplir par le personnel non permanent dans votre pays. Dans certains pays, il est illégal pour les entrepreneurs de commencer à travailler sans avoir rempli certains documents.
Par exemple, aux États-Unis, l'un des formulaires destinés aux entrepreneurs s'appelle le formulaire W-9 . Il vous aidera à
Pour vous aider à démarrer, nous vous proposons quelques conseils sur la manière de remplir le formulaire W9.
Une lettre d'offre d'emploi résume le poste à pourvoir dans l'entreprise. Elle permet donc de s'assurer que le nouvel embauché et vous-même êtes d'accord sur les détails fondamentaux du poste. En outre, une lettre d'offre d'emploi officielle contient des informations essentielles telles que :
Si l'offre lui convient, le candidat l'acceptera, la signera et vous renverra le document.
Après avoir accepté votre offre d'emploi, les nouveaux employés peuvent être amenés à examiner et à signer un contrat qui explique leurs obligations et leurs responsabilités.
Le contrat de travail contient généralement des informations telles que
En cas de désaccord ou de litige concernant les conditions d'emploi, vous et votre employé pouvez vous référer au contrat.
Toute information supplémentaire sur les attentes ou les responsabilités de vos nouveaux employés, autre que celles fournies dans la lettre d'offre d'emploi, doit également figurer dans un document écrit.
Il peut s'agir, par exemple, des attentes spécifiques du manager à l'égard du nouvel employé, de la manière dont il doit accomplir certaines tâches, de la date de l'évaluation des performances, etc.
Des attentes claires éliminent la confusion des nouveaux membres de votre équipe quant à ce que vous attendez d'eux, comme l'employé inquiet ci-dessous.
Souvent, les entreprises ne fournissent pas de documents de travail spécifiques à leurs sous-traitants, tels que les free-lances, au cours du processus d'intégration. Cependant, en fonction de la législation de votre pays, vous pouvez être légalement obligé de le faire.
Un processus d'intégration médiocre peut également donner à vos nouveaux free-lances l'impression que vous ne les appréciez pas.
Pour établir une bonne relation avec vos entrepreneurs, procédez comme suit :
En établissant une bonne relation avec les travailleurs non permanents, par exemple par le biais d'une excellente intégration des entrepreneurs, vous aurez toujours accès à des free-lances talentueux.
Les documents internes de l'entreprise aident les nouveaux employés à bien comprendre votre organisation et la manière dont ils doivent se comporter. Ils utilisent donc ces documents comme références pour accomplir leur travail.
En fonction de votre entreprise, voici quelques documents internes courants que vos nouveaux employés doivent recevoir :
Un cahier des charges contient l'ensemble des processus, des politiques et des procédures de votre entreprise. Ce document peut aider vos nouveaux employés à être autonomes et à gagner du temps lorsqu'ils travaillent :
Votre cahier des charges peut contenir autant de politiques que vous le souhaitez, telles que des politiques de travail hybride, des politiques d'éthique et des politiques environnementales.
La mise en place de politiques de travail hybrides vous permet de fixer des lignes directrices, d'éliminer la confusion et de permettre à vos employés de fixer leurs propres horaires de travail.
Conseil de pro: utilisez notre modèle prêt à l'emploi pour créer une politique de travail flexible en quelques minutes.
L'éthique des affaires guide tous les employés sur la manière d'agir avec les clients, les agences gouvernementales et les vendeurs.
Il est utile d'avoir des politiques qui montrent comment votre entreprise se conforme à la protection de l'environnement. Vous pouvez, par exemple, inclure des stratégies que votre entreprise mettra en œuvre au cours des cinq prochaines années.
En fonction de la taille de votre entreprise et de ses procédures opérationnelles, vous pouvez décider d'avoir à la fois un manuel d'entreprise et un manuel de l'employé, ou seulement l'un des deux.
Un manuel de l'employé est spécialement conçu pour guider vos employés. Idéalement, le document devrait contenir toutes les informations que vos employés doivent connaître, telles que le code vestimentaire, les politiques de comportement et les procédures d'urgence.
Remarque: vous pouvez ajouter les autres thèmes de cette section à votre manuel de l'employé, mais nous traiterons néanmoins chaque document individuellement.
La mission de votre entreprise est sa raison d'être. En outre, selon une étude de LinkedIn, 53 % des nouveaux employés considèrent qu'il est important de leur présenter la culture et les valeurs de l'entreprise au cours de leur parcours d'intégration.
En outre, une étude de Gallup a conclu qu'un lien plus étroit entre les employés et leur mission sur le lieu de travail entraîne une augmentation de la rentabilité.
Ces deux documents sont essentiels pour empêcher la fuite d'informations, de processus et de propriété intellectuelle importants pour l'entreprise.
Cet accord empêche vos employés ou entrepreneurs indépendants de divulguer toute information sensible acquise dans le cadre de leur travail au sein de votre organisation.
Toutefois, veillez à ne pas créer des accords de confidentialité qui encouragent une culture d'entreprise toxique. Une culture toxique peut même pousser les gens à démissionner.
L'accord de non-concurrence doit empêcher les employés de créer une entreprise concurrente ou d'investir dans une telle entreprise pendant ou après leur collaboration avec vous. Les accords de non-concurrence post-contractuels sont généralement limités à une durée spécifique.
Par exemple, une entreprise peut empêcher un employé de créer une entreprise dans un rayon de 24 miles autour de son site pendant deux ans.
Un organigramme est un diagramme qui montre la structure d'une organisation. Il comprend les niveaux de direction d'une entreprise et les relations entre les différents postes. Vos nouveaux employés doivent, par exemple, savoir à quelle personne ils sont censés se référer pour des tâches spécifiques.
Les processus de gestion des performances diffèrent d'une entreprise à l'autre. Pour que les nouveaux embauchés aient toutes les chances de réussir, ils doivent se familiariser avec votre système spécifique.
Voici quelques documents d'évaluation des performances que vous pouvez remettre aux nouveaux employés :
En outre, si vous avez mis en place une procédure d'avancement de carrière dans votre organisation, c'est l'endroit idéal pour ajouter des informations à ce sujet.
Par exemple, si une promotion au sein de votre équipe de vente est basée sur le nombre de ventes réalisées par un employé au cours d'une année, le fait de le communiquer d'emblée permet à vos nouveaux employés de savoir ce qu'ils doivent faire pour progresser.
Les nouveaux membres de l'équipe doivent comprendre le code de conduite. Ce code permet non seulement d'éviter des situations dramatiques telles que le licenciement abusif, la discrimination et le harcèlement, mais il aide également les nouveaux membres de l'équipe à s'intégrer et à se rapprocher du reste de l'équipe. Il aide également les nouveaux membres de l'équipe à s'intégrer et à se rapprocher du reste de l'équipe.
Veillez à mentionner la manière dont vos dirigeants prennent des mesures contre les comportements contraires à l'éthique car, selon un nouveau rapport de recherche de Gallup datant de 2022, seuls 4 employés sur 10 font état de comportements contraires à l'éthique.
Lors de l'intégration des nouveaux employés, vous devrez leur demander leurs données personnelles, telles que leurs contacts personnels et leurs informations financières et médicales. Les nouveaux employés doivent savoir comment vous conserverez et utiliserez leurs données personnelles.
Les lois relatives à la collecte, au stockage et à l'utilisation des informations personnelles de vos travailleurs varient en fonction de votre situation géographique.
Par exemple, les lois GDPR dans l'Union européenne prévoient des mesures strictes sur la façon dont les employeurs doivent traiter les données des employés.
Selon la culture et le secteur d'activité de votre entreprise, il peut exister un code vestimentaire particulier. Documentez clairement le code vestimentaire afin de réduire l'incertitude des nouveaux embauchés.
Des dessins et des photos peuvent être utiles, de même que des listes détaillées de vêtements appropriés.
Enfin, assurez-vous que les nouveaux employés signent le manuel de l'employé pour montrer qu'ils reconnaissent et acceptent vos politiques et procédures internes.
Il va de soi que les nouveaux embauchés doivent connaître leur rémunération et leurs avantages. Les formulaires suivants peuvent être utiles.
Selon une récente enquête de LinkedIn, 60 % des salariés souhaitent bénéficier d'avantages en termes de rémunération lorsqu'ils choisissent un nouvel emploi.
Ainsi, si votre entreprise offre des avantages sociaux, vous pouvez remettre aux nouveaux employés un document d'accueil expliquant les conditions d'octroi de ces avantages.
Dans de nombreux cas, les nouveaux employés doivent signer des documents spécifiques pour accepter officiellement les avantages. Les avantages sociaux les plus courants sont l'assurance maladie et l'assurance vie, les options d'achat d'actions, un plan de retraite et les congés payés.
Tous les nouveaux employés doivent connaître leur assurance et leurs prestations de santé - ils doivent savoir si vous leur offrez une assurance complète ou si vous n'en payez qu'une partie.
Supposons que votre entreprise offre des options d'achat d'actions en guise de rémunération. Dans ce cas, il est essentiel d'expliquer leur fonctionnement dans un langage clair et simple afin de s'assurer que même les nouveaux membres de l'équipe qui n'ont aucune connaissance des stock-options comprennent parfaitement ce qu'ils reçoivent.
In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.
Il se peut que votre manuel de l'employé contienne déjà des informations sur les congés payés. Il est essentiel de clarifier la manière dont les nouveaux employés doivent suivre leurs congés payés, leurs jours de repos et leurs jours de maladie.
Le fonctionnement des politiques en matière de PTO est généralement très confus.
En particulier lorsque les congés payés augmentent au fil du temps ou qu'il existe des restrictions quant à la date à laquelle les congés payés peuvent être pris.
La meilleure pratique consiste à décrire par écrit les avantages supplémentaires et les avantages non pécuniaires accordés aux employés.
Ils peuvent inclure des avantages tels que
Le fait de fournir des informations précises sur ces avantages supplémentaires permet d'éviter tout malentendu.
Le dépôt direct permet aux employeurs de transférer les chèques de paie des employés directement sur leurs comptes bancaires, éliminant ainsi le besoin de chèques papier.
Plus important encore, vous pouvez fournir des informations détaillées sur la manière dont les employés peuvent créer ces comptes et indiquer clairement le jour de la semaine où ils recevront leur paiement.
La remise aux nouveaux employés de tous les documents dont ils ont besoin est souvent suivie d'un va-et-vient de courriels et d'appels multiples pour savoir s'ils ont tout signé et tout compris.
Ce va-et-vient devient rapidement accablant pour vous et pour les membres de votre nouvelle équipe.
Vous pouvez automatiser le suivi des tâches, programmer des rappels automatiques et suivre les progrès de vos nouveaux employés en utilisant notre outil d'intégration des employés pour simplifier ce processus.
Assurez-vous également que tout est pris en charge et communiqué avant la date d'entrée en fonction à l'aide de notre Zavvy Workflow Builder, qui vous fournira un processus facile à suivre pour vous assurer d'intégrer et de communiquer efficacement avec vos nouveaux employés.
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