Quel type de retour d'information est le plus utile ? Choisir le meilleur retour d'information pour votre organisation

"Nous avons tous besoin de personnes qui nous donnent un retour d'information. C'est ainsi que nous nous améliorons," a souligné Bill Gates lors d'une conférence TED en 2013. 

Bill Gates est l'un des entrepreneurs les plus prospères de notre époque - lorsqu'il parle, les gens l'écoutent. Il comprend la valeur du retour d'information.

Lorsqu'il est bien fait, le retour d'information des employés favorise la confiance, la loyauté et la productivité dans les organisations. Autant d'ingrédients essentiels à la réussite d'un lieu de travail.

Cet article explore les types de retour d'information utilisés aujourd'hui sur le lieu de travail, leurs forces, leurs faiblesses et leurs caractéristiques.

Vous ne savez peut-être pas quel type de retour d'information est le plus utile à votre organisation et à vos employés. Nous allons vous montrer quel type de retour d'information est le plus utile dans différentes situations.

❗️Why Le retour d'information est essentiel

Si vous êtes un manager, il est essentiel d'utiliser le bon type de retour d'information pour tirer le meilleur parti de votre équipe (et pour que votre équipe tire le meilleur parti de son expérience au travail). 

Si nous examinons différents types de retour d'information, ils ont tous un point commun : lavaleur qu'un retour d'information efficace apporte à la l'habilitation des employés et le développement des employés.

L'habilitation des employés consiste à leur donner tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail au mieux de leurs capacités. Il s'agit également de créer un environnement qui leur permette de réaliser des performances optimales. 

Un retour d'information efficace est essentiel à cet égard.

D'une manière plus générale, un retour d'information efficace présente des avantages pour les employés et leurs organisations. Selon Indeed, ces avantages sont les suivants

• Amélioration desperformances - Le feed-backindique aux employés comment ils se situent par rapport aux normes de votre organisation et comment ils peuvent s'améliorer si nécessaire.
• Des attentes claires - Avec unbon retour d'information, vous communiquez à vos employés ce que vous attendez d' eux. Cela les aidera à comprendre comment s'acquitter efficacement de leurs tâches et garantira de meilleures orientations et des niveaux de stress moins élevés.
• Renforcement de la confiance -Le feed-back positifrenforce la confiance des employés dans leur rôle et leur position au sein de l'organisation. Ils savent ce qu'ils font bien et comment ils peuvent être encore plus performants.
• Un meilleur leadership - Les managersont plus de contrôle sur le développement professionnel de leurs équipes et sur la croissance de leur carrière. l'évolution de carrière lorsqu'ils donnent un retour d'information et qu'ils sont plus conscients des progrès réalisés dans l'accomplissement des tâches et des projets. Grâce au retour d'information, vos managers peuvent devenir de meilleurs coachs. 
• Fidélisation des employés - Unretour d'information efficacesoutient les employés dans leurs tâches. Il les incite moins à partir, ce qui réduit les coûts d'embauche et de formation de nouveaux employés pour les organisations.

🔄 Types de retour d'information

Le retour d'information se présente sous de nombreuses formes. Il peut varier, par exemple, selon : 

• Qui le donne, 
• Le message qu'il contient, ou 
• Qu'il s'agisse d'événements passés ou futurs.

Nous examinerons ci-après plusieurs types de retour d'information et les regrouperons en fonction du contenu, de la direction, du mode, du délai et de l'objectif.

Contenu

Presque tous les retours d'information ont un contenu positif ou négatif.

Le retour d'information positif est synonyme d'appréciation, d'éloges et de remarques positives. En outre, il encourage et motive les employés en soulignant leurs points forts et leurs réalisations.

Le retour d'information positif renforce également les bons comportements et soutient les employés dans leur développement professionnel.

Le retour d'information négatif, qui consiste en des commentaires correctifs ou critiques, est difficile à entendre pour de nombreux employés. Ils peuvent se sentir attaqués, sous-estimés et démotivés. 

Quatre employés sur cinq ont commencé à chercher un autre emploi après avoir reçu des commentaires négatifs, selon l'enquête 2018 de Gallup sur le lieu de travail.

Toutefois, le retour d'information négatif peut être efficace s'il se concentre sur les mesures à prendre pour modifier les comportements non réussis plutôt que sur les critiques. 

Le retour d'information constructif est étroitement lié au retour d'information négatif et se concentre sur l'identification des domaines à améliorer.

En fait, les employés veulent un retour d'information constructif afin de s'améliorer dans leur travail et d'avoir de meilleures possibilités d'évolution de carrière. 

Même lorsque le retour d'information est négatif, 92 % des personnes interrogées dans le cadre d'une enquête de la HBR estiment qu' il est efficace pour améliorer les performances s'il est délivré de manière appropriée (c'est-à-dire constructive).

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Direction

L'orientation du retour d'information sur le lieu de travail peut être.. :

• d'un manager à un employé, 
• d'un employé à son supérieur, 
• entre pairs, ou 
• entre les autres membres de l'organisation.

Le retour d'information descendant c'est lorsque les cadres transmettent leurs opinions et leurs conseils à leurs subordonnés directs. 

Le flux d'informations est descendant, c'est-à-dire qu'il va des échelons supérieurs de la structure organisationnelle (dirigeants) vers les échelons inférieurs (subordonnés directs).

Le retour d'information vers le bas est familier sur le lieu de travail et provoque souvent de l'anxiété ou de la peur - siun subordonné direct pense qu'il est sur le point d'être réprimandé ou informé de la faiblesse de sa prime, par exemple.

Le retour d'information ascendant va à l'encontre du retour d'information descendant, c'est-à-dire des subordonnés directs à leurs supérieurs. Il n'est pas très courant et se produit généralement lorsque les responsables le demandent plutôt que de manière volontaire.

Le retour d'information vers le haut favorise le bien-être des employés en créant un climat de confiance et de sécurité psychologique. 

En demandant un retour d'information à leurs subordonnés directs (qui pourraient autrement hésiter à le faire), les managers montrent leur volonté d'écouter et d'apprendre de leurs subordonnés.

Le retour d'information entre pairs et l'auto-évaluation sont des formes de retour d'information au sein du même niveau de la hiérarchie organisationnelle.

Le retour d'information à 360 degrés est multidirectionnel, c'est-à-dire qu'il circule dans toutes les directions entre les managers, les superviseurs, les cadres supérieurs, les collègues et même les clients. Il est généralement anonyme, ce qui encourage une communication plus ouverte et plus honnête de la part de ceux qui pourraient autrement se sentir intimidés à l'idée de donner un retour d'information franc.

Le feed-back à 360 degrés offre une vue d'ensemble des attitudes et des opinions des personnes au sein d'une organisation, quel que soit leur rôle. Par conséquent, il donne une meilleure image des forces et des faiblesses du destinataire que d'autres types de retour d'information.

Mode

Le retour d'information peut être formel ou informel.

Le retour d'information formel se concentre sur des observations basées sur des informations et utilise des processus et des cadres structurés. 

En règle générale, le retour d'information formel est fourni au cours de sessions de retour d'information programmées et implique des examens des performances, des objectifs et des indicateurs clés de performance.

Le retour d'information formel laisse du temps pour la préparation et est basé sur des preuves, mais il peut mettre beaucoup de pression sur les employés.

Le retour d'information informel, en revanche, n'a pas de structure ou de processus de retour d'information défini. Il est spontané et peut être fréquent. Il se produit naturellement, souvent à l'occasion de conversations ad hoc dans un cadre décontracté.

Lorsque le retour d'information informel semble sincère, il contribue à créer un environnement de travail favorable sans le stress ou l'anxiété d'un retour d'information formel. Mais comme il s'agit d'un retour d 'information informel, il n'y a pas de temps pour le préparer et il peut ne pas recevoir la même reconnaissance que dans un cadre formel.

Le coaching est un type de retour d'information qui comporte des éléments à la fois formels et informels. Il s'agit d'un travail collaboratif et pratique, le coach étant un guide et un coéquipier, créant un lieu sûr pour donner et solliciter un retour d'information.

Le coaching peut être très efficace et conduire à des améliorations quantifiables dans divers domaines. BetterUp a rapporté qu'après avoir bénéficié d'un coaching, les employés ont montré :

• une réduction de 90 % du stress, 
• une augmentation de 149 % de la résilience, 
• une amélioration de 181 % de la concentration, et 
• une augmentation de 130 % des performances professionnelles.

Attention: Certains employés peuvent toutefois considérer le coaching comme de la microgestion plutôt que comme un processus d'apprentissage positif et n'y réagiront pas bien.

Cadre temporel

Si la plupart des retours d'information se rapportent à des événements passés, certaines formes de retour d'information concernent des événements futurs ou actuels.

Le retour d'information nous renseigne sur le comportement futur. Il peut être positif ou négatif, avec des commentaires affirmatifs pour motiver des choix positifs à l'avenir ou des déclarations correctives pour décourager les comportements indésirables.

Le retour d'information en temps réel concerne les situations instantanées pour lesquelles une réponse rapide est utile. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un employé commet une erreur, mais qu'un retour d'information rapide lui permet de la corriger.

Objectif

Enfin, le retour d'information peut être considéré sous l'angle de son objectif, tel qu'il est perçu par l'auteur du retour d'information. L'éminent psychologue Carl Rogers a identifié cinq types de retour d'information en fonction de leur objectif, énumérés ci-dessous du plus fréquent au moins fréquent :

1. Le feedback évaluatif porte des jugements sur la personne évaluée(personnel) ou sur ses actions(comportemental). Les jugements personnels peuvent être flatteurs lorsqu'ils sont bons, mais inconfortables lorsqu'ils sont mauvais. Les critiques négatives sont plus faciles à accepter lorsqu'elles sont comportementales.
2. Le retour d'information interprétatif permet de vérifier la compréhension de ce qui a été dit, généralement en paraphrasant. Comme il est facile de mal interpréter les conversations, ce type de retour d'information est utile car il montre un intérêt actif pour ce qui est dit.
3. Un retour d'information positif encourage et crée un environnement sûr et amical. Il est parfois flatteur, ce qui permet à la personne de se sentir bien. Cependant, il peut aussi être axé sur le développement afin de motiver le changement.
4. Le retour d'information approfondi cherche à obtenir plus d'informations en posant des questions plus profondes et plus spécifiques.
5. La compréhension du retour d'information permet d'en savoir plus sur la personne dans une conversation de retour d'information, et pas seulement sur ses mots. Elle montre qu'elle s'efforce d'apprendre ce qu'elle pense vraiment de ce qu'elle dit.

Le retour d'information est souvent utilisé sur le lieu de travail pour évaluer objectivement les performances d'un employé. 

En fixant des objectifs, des points de référence et des échéances, puis en mesurant les progrès accomplis par rapport à ceux-ci, le retour d'information évaluatif offre une base impartiale pour les discussions sur le retour d'information.

Queltype de retour d'information est le plus utile ?

Comme nous l'avons vu, il existe de nombreux types de retour d'information sur le lieu de travail, et chacun d'entre eux présente des forces et des caractéristiques différentes.

En outre, il existe souvent un chevauchement entre les différents types de retour d'information: le retour d'information vers le baspeut être formel, par exemple, et transmettre un contenu positif, tandis que le retour d'information informel peut être négatif et s'effectuer entre pairs.

Alors, quel type de retour d'information est le plus utile ? La réponse est : cela dépend.

Différents types de retour d'information sont utiles dans différentes situations, et le retour d'information le plus utile dépend des circonstances.

Les RH jouent un rôle central dans la manière dont le retour d'information circule au sein d'une organisation. Votre influence sur les dirigeants, les managers et les processus de gestion des personnes signifie que vous pouvez promouvoir les bons types de retour d'information au bon moment.

Dans cette optique, examinons des scénarios courants sur le lieu de travail et identifions le type de retour d'information le plus utile dans chaque cas.

Nouvelles embauches, changements de rôle ou employés en perte de vitesse

Le retour d'information sur le coaching est un bon choix lorsque des employés nouveaux ou existants commencent à assumer de nouvelles fonctions, car il leur donne une orientation précieuse et pratique.

L'approche collaborative, guidante et non menaçante du feed-back de coaching est bénéfique dans les périodes de changement important.

Le retour d'information sur le coaching aide également les employés qui ont l'impression de stagner dans leur carrière. 

Les coachs sont bien placés pour identifier ce qui freine les employés ou affecte leur bien-être. 

Par exemple, BetterUp a constaté que ses membres ont connu une diminution de 38 % de la langueur après seulement trois mois de coaching.

Environnements de projet

Dans les environnements de projet très chargés et soumis à des contraintes de temps, le retour d'information en temps réel prend tout son sens. Il s'agit d'une forme de retour d'information continue et opportune qui fonctionne bien dans les environnements en évolution rapide.

Par exemple : Si votre entreprise déploie un projet de système majeur et qu'un problème empêche un lancement en douceur, un retour d'information en temps réel (c'est-à-dire qui identifie et corrige le problème) peut faire la différence entre le succès et l'échec.

Examens de performance

Le retour d'information en temps réel est également utile lors des entretiens d'évaluation, car il renforce l'engagement. De plus, en raison de sa nature opportune, les employés et leurs responsables obtiennent un retour d'information plus actuel et plus fréquent que lors d'examens périodiques.

En outre, un retour d'information régulier favorise l'engagement des employés, ce qui est toujours un avantage ! 

En fait, de nombreuses entreprises, comme Accenture, ont abandonné les évaluations annuelles des performances au profit d'un retour d'information en temps réel.

Le retour d'information à 360 degrés est un autre type de retour d'information utile lors des entretiens d'évaluation. 

Selon Susan Heathfield, consultante expérimentée en ressources humaines et auteure, le feedback à 360 degrés renforce le travail d'équipe et la responsabilisation tout en révélant des domaines spécifiques de développement de carrière.

En outre, vous pouvez également tirer parti du feedback à 360 degrés pour le développement du leadership. Jack Zenger, expert mondial en comportement organisationnel, souligne que: ‍

"Plus de 85 % des entreprises du classement Fortune 500 utilisent le processus de feedback à 360 degrés comme pierre angulaire de leur processus global de développement du leadership. 

Peu performants

Il est difficile de donner un retour d'information à des employés peu performants. Les conversations sont inconfortables et peuvent même être émotives et dérangeantes. Marcel Schwantes, expert en leadership et en lieux de travail centrés sur l'humain, suggère d' adopter une approche objective, fondée sur des données probantes et impartiale.

Le retour d'information comportemental et évaluatif, permet donc de traiter les personnes peu performantes. Il se concentre sur les actions (induites par les comportements) plutôt que sur la personne. De plus, il s'accompagne de mesures d'amélioration objectives et de points d'action. Un retour d'information constructif peut également s'avérer utile s'il est bien délivré, tout comme un processus de communication ouvert et favorable.

Personnes très performantes

Par rapport aux personnes peu performantes, il est facile de donner un retour d'information aux personnes très performantes. Ou est-ce le cas?

Amy Gallo, auteur et conférencière sur la dynamique du lieu de travail, explique que les personnes très performantes risquent de ne pas bien recevoir le retour d'information s'il y a une quelconque suggestion de critique. 

Mais même les personnes les plus performantes ont besoin d'un certain degré de retour d'information constructif.

Mais, selon Gallo, l'accent doit être mis sur le retour d'information positif qui souligne les motivations et les objectifs en mettant l'accent sur l'avenir. Le retour d'information positif est donc utile pour les personnes très performantes.

À la recherche d'une orientation

Sur le lieu de travail, le retour d'information est le plus souvent donné plutôt que demandé. Selon une enquête de Gallup, cela pourrait expliquer pourquoi le retour d'information n'est pas toujours efficace. 

Seuls 26 % des salariés sont tout à fait d'accord pour dire que le retour d'information les a aidés à mieux travailler.

L'un des moyens d'y parvenir est de demander un retour d'information plutôt que de l'offrir.

Pensez, par exemple, à un employé ou à un responsable qui a besoin de conseils sur sa carrière, son comportement sur le lieu de travail ou un projet.

Dans ces situations, un retour d'information vers le haut ou vers le bas, initié par la personne qui le reçoit, est le plus utile. 

Et comme nous l'avons mentionné, lorsque les managers demandent un retour d'information vers le haut, ils créent un climat de confiance et réduisent l'anxiété de leurs subordonnés directs. 

Demander un retour d'information crée une dynamique de retour d'information qui stimule l'engagement et améliore les résultats de l'entreprise.

S'attaquer aux mauvaises compétences interpersonnelles

Les compétences interpersonnelles, ou compétences non techniques, sont importantes sur le lieu de travail et se rapportent aux comportements plutôt qu'aux connaissances. 

Mais les compétences non techniques sont notoirement difficiles à développer, souligne Anne Fisher, chroniqueuse au magazine Fortune.

Mais Chris Musser, assistant à la Harvard's Kennedy School, souligne que les gens peuvent améliorer leurs compétences interpersonnelles grâce à un retour d'information adéquat.

Musser suggère qu'un retour d'information fondé sur le dialogue et l'investigation, des conversations à double sens et un équilibre entre l'empathie et la franchise est le meilleur moyen de remédier à des compétences interpersonnelles médiocres.

C'est pourquoi il est utile, dans ces situations, de combiner un retour d'information approfondi et compréhensif avec un retour d'information constructif soigneusement formulé.

Bien que la liste ci-dessus ne soit ni exhaustive ni définitive, elle devrait vous donner une bonne idée de la manière dont les différents types de retour d'information peuvent être utiles dans différentes situations. 

💡9 conseils pour donner un retour d'information (quel qu'il soit)

Maintenant que nous avons abordé les différents types de retour d'information, êtes-vous prêt à donner et à recevoir un retour d'information efficace ? un retour d'information efficace? Ou, peut-être, à guider d'autres personnes - dirigeants, managers et employés - sur la manière de donner un retour d'information valable ?

S'appuyant sur des décennies d'expérience, Susan Heathfield suggère que, quel que soit son type, un retour d'information efficace et utile doit être.. :

1. Spécifiez l'action ou le comportement sur lequel vous donnez un retour d'information, et non pas l'expérience professionnelle plus large du destinataire.
2. Constructive et sans jugement, elle est délivrée avec honnêteté et sincérité.
3. Actionnable en fonction des outils, des ressources et du temps dont dispose le destinataire, en vue de performances futures.
4. Demandé (si possible ) par le destinataire, ce qui peut se faire en lui demandant si vous pouvez lui donner un retour d'information.
5. Utilisable, mais pas sous forme de "conseils" (à moins qu'ils ne soient demandés).
6. Le moment opportun, c'est-à-dire relativement peu de temps après l'événement ou le comportement, afin qu'il soit facile de faire le lien avec le retour d'information.
7. Objectif sur l'événement ou le comportement, accent sur les actions : comment les employés ont fait quelque chose et non pas pourquoi.
8. Compris par le destinataire en observant ses réactions et, si possible, en donnant suite au retour d'information.
9. Cohérent dans son message et dans son interprétation de l'événement ou du comportement, plutôt que de transmettre des "messages contradictoires".

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Mais comme nous l'avons vu, le retour d'information se présente sous de nombreuses formes et différents types de retour d'information sont utiles dans différentes situations. Pour tirer le meilleur parti du retour d'information dans votre organisation, vous devez donc adopter une approche polyvalente et flexible.

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