Vous souhaitez que vos nouveaux employés se sentent bien accueillis et à l'aise dès le premier jour dans votre entreprise ?
Bien sûr que oui. Créer ce type d'expérience pour les employés permet de les fidéliser et de les rendre plus satisfaits. Mais cela ne vient pas de nulle part.
Un aspect essentiel du développement d'un environnement accueillant est l'intégration dans l'entreprise. Grâce à une présentation structurée et bien conçue de l'entreprise, les employés se sentent plus à l'aise au bureau, ce qui leur permet de mieux travailler en équipe.
Dans ce guide, nous décomposons le processus d'intégration d'une entreprise du début à la fin. Nous expliquerons ce que c'est et pourquoi c'est important, ainsi que les étapes et les éléments clés de tout plan d'intégration d'une entreprise.
L'intégration dans l'entreprise est le processus qui consiste à présenter les nouveaux employés à l'ensemble de l'organisation. Cette expérience permet aux nouveaux employés de se familiariser avec la culture, les politiques et les produits de l'entreprise.
Comme l'intégration dans l'entreprise n'est pas liée aux responsabilités d'un poste spécifique, pratiquement tous les nouveaux arrivants participent à la même expérience. Cette expérience commune crée une première impression forte et jette les bases d'une culture d'entreprise solide.
Les premiers jours dans un nouvel emploi peuvent ressembler à un tourbillon d'informations pour les nouveaux embauchés. Avec tant d'informations sur l'entreprise, leur équipe et leur rôle, les nouveaux employés peuvent rapidement se sentir dépassés par le processus d'intégration.
En séparant l'accueil au sein de l'entreprise et l'accueil en fonction des rôles dans leurs propres processus, il est plus facile pour les nouveaux employés de se souvenir et de comprendre les informations les plus essentielles.
Voici une brève description de ce qu'impliquent l'intégration dans l'entreprise et l'intégration basée sur les rôles :
Distinguer ces types d'intégration des nouveaux employés est bénéfique pour tout le monde. Votre équipe People Ops peut créer une expérience cohérente pour chaque nouvel employé, tandis que les responsables du recrutement peuvent personnaliser leur parcours d'intégration en fonction des besoins de leur équipe et de leurs employés.
Prenons l'exemple de l'équipe de vente et des développeurs. Les deux groupes ont besoin de la même introduction à la culture et aux politiques de l'entreprise. Mais l'intégration basée sur les rôles dont ils ont besoin est très différente.
De nombreuses entreprises se précipitent sur l'intégration dans l'entreprise au profit d'une intégration basée sur les rôles. Or, les entreprises qui font l'impasse sur l'intégration dans l'entreprise passent à côté d'une multitude d'avantages pour l'ensemble de leurs salariés.
Il s'agit avant tout de créer une excellente expérience pour tous les nouveaux arrivants. Avec l'essor du travail à distance et l'afflux de jeunes travailleurs, il est temps que les entreprises prennent l'expérience des employés au sérieux. Ainsi, tout le monde y gagnera.
Voici quelques-uns des avantages que vous pouvez tirer de l'intégration de l'entreprise dans l'expérience de vos employés :
Selon McKinsey, une expérience positive des employés fait que les nouveaux embauchés sont huit fois plus susceptibles de rester dans votre organisation. Il est clair qu'investir dans l'expérience de vos employés est payant.
Si l'idée de l'intégration dans l'entreprise est nouvelle pour vous, vous vous demandez peut-être à quoi ressemble le processus du début à la fin.
Voici un aperçu rapide des phases de l'onboarding d'une entreprise. Plus loin, nous approfondirons tout ce que vous devez couvrir dans le cadre d'un parcours d'intégration d'une entreprise.
La création d'une expérience fantastique pour l'employé grâce à l'intégration dans l'entreprise commence avant même le premier jour de travail du nouvel employé.
Souvent appelée preboardingCette étape permet d'éliminer certaines formalités administratives et de susciter l'enthousiasme des nouveaux arrivants pour leur rôle.
L'enthousiasme contribue à calmer les nerfs des nouvelles recrues, qui se sentent ainsi confiantes et préparées dès le premier jour de travail. Vous pouvez enrichir l'expérience de vos employés sur le site preboarding en leur envoyant des colis de bienvenue ou en organisant des rencontres avec l'équipe avant leur date d'entrée en fonction.
Au cours de leurs premiers jours dans votre entreprise, demandez aux nouveaux arrivants de participer à une séance d'orientation.
L'orientation des nouveaux employés est un processus bref et concentré au cours duquel des groupes de personnes récemment embauchées découvrent l'entreprise. Elle comprend généralement des documents et des formations obligatoires, ainsi que des informations sur les politiques et les procédures de l'entreprise.
Ne vous contentez pas d'une journée d'orientation des employés au lieu d'une véritable expérience d'intégration dans l'entreprise. Il est essentiel de prolonger l'intégration dans l'entreprise au-delà de l'orientation pour profiter des avantages qu'elle apporte en matière de fidélisation des employés.
L'intégration dans l'entreprise se poursuit tout au long de la première semaine du nouvel employé. Ensuite, vous pouvez l'étendre encore davantage si cela convient à votre entreprise.
Pendant le reste du processus d'intégration dans l'entreprise, mettez l'accent sur l'établissement de relations avec votre nouvel employé dans l'ensemble de l'organisation. S'ils doivent passer beaucoup de temps à faire connaissance avec leur équipe, il est également essentiel que les nouveaux membres de l'équipe se familiarisent avec les personnes des autres services.
Un processus formel d'intégration dans l'entreprise peut durer de quelques jours à une semaine, en fonction de la structure de votre organisation. Une fois l'intégration dans l'entreprise terminée, les nouvelles recrues sont intégrées dans un processus d'intégration basé sur leur rôle et dirigé par leur supérieur hiérarchique.
Tout au long de l'intégration des employés, vous pouvez renforcer les sujets abordés lors de l'orientation grâce à des parcours de microapprentissage. Cela permet aux employés d'assimiler des informations vitales sur votre entreprise.
L'élaboration d'une présentation complète mais concise de l'ensemble de votre entreprise peut s'avérer fastidieuse. Que faut-il inclure ? Qu'est-ce que les nouveaux employés veulent savoir et qu'est-ce qui n'est pas très utile ?
Pour vous faciliter la tâche et vous permettre de créer votre propre liste de contrôle pour l'intégration dans l'entreprise, nous avons dressé une liste des éléments clés.
Donnez aux nouveaux employés des informations sur les origines de votre entreprise. Cette démarche est particulièrement utile pour les petites entreprises, les startups et les organisations à mission, pour lesquelles l'histoire de l'entreprise fait partie intégrante de la marque.
L'histoire de l'entreprise peut sembler un sujet aride, mais ce n'est pas forcément le cas. Au contraire, rendez-le intéressant en faisant allusion à la tradition de l'entreprise, aux blagues internes ou à d'autres éléments de la culture que les nouveaux embauchés doivent connaître.
À quoi ressemble le travail dans votre entreprise et comment s'y sent-on ?
Vous devez répondre à cette question lorsque vous discutez de la culture et des valeurs de votre entreprise.
Il est utile de donner un aperçu des valeurs de l'entreprise ainsi que des exemples de ces valeurs en action.
Pour renforcer les valeurs de l'entreprise, tirez parti de la valeur du microapprentissage. Avec Zavvy, vous pouvez donner de brèves leçons sur la culture de l'entreprise via Slack afin de maintenir l'engagement des nouveaux employés et de créer des points de contact récurrents pour intérioriser les valeurs.
Comme tous les employés sont des représentants de votre entreprise, il est important qu'ils puissent la représenter auprès des autres. Par conséquent, tous les nouveaux employés doivent avoir une bonne connaissance de ce que votre entreprise offre et en quoi elle est unique par rapport à ses concurrents.
Veillez à inclure ces informations dans votre présentation du produit :
En fin de compte, tous vos employés devraient être en mesure d'identifier facilement un client potentiel.
L'intégration basée sur les rôles nécessite également une formation sur les produits, mais cette formation dépendra des besoins du rôle. Les vendeurs auront peut-être besoin d'une meilleure connaissance des fonctionnalités orientées client, tandis que les ingénieurs auront besoin de connaissances plus techniques.
Il n'est pas surprenant que de nombreux nouveaux employés souhaitent connaître la politique de l'entreprise en matière de congés et d'autres avantages dès le premier jour. Les avantages sociaux et les congés sont des éléments clés de nombreux programmes de rémunération ; veillez donc à accorder à ce sujet l'attention qu'il mérite.
Veillez à ce que chaque nouvel employé comprenne les points suivants concernant les congés annuels :
Il est essentiel d'inclure les congés annuels dans la formation initiale de l'entreprise, afin que chaque employé comprenne les politiques de la même manière. En diffusant un message cohérent sur les congés annuels, vous atténuerez les inégalités en la matière.
Les congés annuels ne sont pas le seul avantage que les employés doivent connaître. Couvrez tous les autres avantages que votre entreprise offre à ses employés afin que les nouveaux embauchés puissent apprécier pleinement le fait de travailler avec vous.
Les avantages sociaux peuvent aller de l'assurance maladie aux options d'achat d'actions, en passant par l'adhésion à une salle de sport ou les déjeuners hebdomadaires. Quels que soient les avantages offerts par votre entreprise, assurez-vous que chaque employé sait comment accéder à ce dont il a besoin.
Il est judicieux de créer des ressources pour ce type d'informations afin que les employés puissent s'y référer ultérieurement. Si certains avantages ne sont accordés qu'après un certain temps, vous pouvez créer un parcours automatisé dans Zavvy pour aider le nouvel employé à accéder à ces avantages dès qu'il y a droit .
Dans le monde numérique qui est le nôtre, une grande partie de la configuration des outils d'un bureau peut être effectuée à l'avance, voire automatiquement. Lors de l'intégration de l'entreprise, prévoyez du temps pour résoudre des problèmes tels que la réinitialisation des mots de passe ou l'absence de clés API - juste au cas où.
Vous pouvez créer des listes de contrôle dans Zavvy pour vous assurer que les nouveaux employés s'occupent de l'installation de leurs outils de base :
Vous ne devriez pas avoir à apprendre à vos nouveaux employés comment utiliser les outils de bureau essentiels, mais vous pouvez les aider à comprendre les nuances de l'utilisation de ces outils par votre entreprise. Voici quelques exemples de questions relatives aux outils auxquelles vous pouvez aider les nouveaux employés à répondre :
Les nouveaux embauchés recevront une formation plus détaillée sur les outils au sein de leur équipe. Il convient donc de s'en tenir aux outils communs à l'entreprise, tels que le courrier électronique, la messagerie instantanée et les systèmes de calendrier.
Offrez aux nouveaux employés une visite complète du bureau et des présentations clés dès que vous le pouvez. Bien que cela puisse sembler difficile si vous travaillez dans un bureau à distance ou dans un environnement de travail hybride, c'est tout aussi important quel que soit l'environnement.
Aider les nouveaux employés à se familiariser avec l'environnement du bureau est un facteur important pour qu'ils se sentent à l'aise et bienvenus. Le fait de savoir où aller et de voir quelques visages amicaux peut faire des merveilles pour calmer un nouvel employé nerveux et créer une expérience accueillante.
Si vous travaillez dans un bureau hybride, envisagez de faire visiter le bureau par vidéo aux nouveaux embauchés. Utilisez un smartphone pour passer un appel vidéo mobile pendant que vous vous promenez dans le bureau, en signalant les éléments importants ou intéressants.
Si votre bureau est entièrement distant, vous devrez faire preuve d'un peu plus de créativité. Par exemple, envisagez des appels vidéo de type webinaire avec des salles de réunion pour présenter les nouvelles recrues aux employés d'autres services. Vous pouvez aussi organiser régulièrement des rencontres virtuelles avec des personnes de toute l'entreprise.
Faites en sorte que les visites virtuelles et les présentations soient décontractées et amusantes. Envoyez des questions brise-glace auxquelles les nouveaux embauchés devront répondre, ou des paquets de café et de thé pour que même les employés éloignés puissent prendre une tasse de café ensemble.
Lorsque l'intégration formelle dans l'entreprise touche à sa fin, il est temps de passer à l'intégration basée sur les rôles.
À partir de ce moment, le nouvel employé travaillera en étroite collaboration avec son équipe pour comprendre les processus et les outils dont il a besoin pour bien travailler. L'intégration formelle d'un employé prend généralement de six à douze mois, en fonction de l'organisation et de la complexité de la fonction.
Même une fois l'intégration terminée, la formation basée sur les rôles n'est pas terminée. La formation et le développement continus des employés sont essentiels au développement de l'ensemble de votre personnel et à la planification des évolutions de l'entreprise.
Consultez notre liste de contrôle de la formation des nouveaux embauchés pour une analyse complète de ce qui se passe après l'intégration dans l'entreprise.
Lorsque vous élaborez le plan d'intégration de votre entreprise, gardez à l'esprit ces meilleures pratiques.
La cohérence est essentielle pour l'intégration dans l'entreprise, mais cela ne signifie pas que vous devez appliquer des règles rigides. N'oubliez pas que les équipes ont des besoins différents en fonction de leur rôle et faites preuve de souplesse dans leur processus d'intégration à l'entreprise.
Par exemple, les équipes de vente ont tendance à se concentrer de manière plus urgente sur le délai de productivité, car elles contribuent si directement au résultat net. Elles peuvent avoir besoin d'un plan d'intégration dans l'entreprise modifié pour permettre une formation plus axée sur les rôles au cours de la première semaine.
Offrir une expérience d'intégration cohérente est un défi, même pour les petites entreprises, et cela devient de plus en plus difficile au fur et à mesure que vous grandissez. Pour y remédier, investissez dans un logiciel d'accueil des employés tel que Zavvy.
Avec ce type de plateforme, vous pouvez créer des parcours d'intégration personnalisés et les attribuer automatiquement aux nouveaux employés. Les responsables des ressources humaines et de l'embauche ont un aperçu de la progression de l'onboarding de chacun en fonction du rôle et de l'entreprise.
Vous pouvez même automatiser des tâches telles que
L'élaboration d'un modèle pour l'intégration dans l'entreprise vous permet d'être cohérent avec chaque nouvel employé tout en laissant une marge de manœuvre pour les changements nécessaires.
Notre modèle de liste de contrôle pour l'accueil des employés vous guide à travers tout ce que vous devez faire pour l'accueil au sein de l'entreprise et l'accueil basé sur les rôles. Adaptez ce modèle d'intégration aux besoins de votre entreprise, puis chargez-le dans votre logiciel d'intégration des employés pour en faciliter la gestion.
Prêt à mettre en place le programme d'intégration dans l'entreprise que vous auriez aimé avoir lorsque vous avez été embauché ? Créez votre parcours d'intégration sur Zavvy, où vous pouvez automatiser les missions et suivre instantanément les progrès des nouveaux employés.
Des plateformes telles que Zavvy offrent une expérience cohérente à tous les nouveaux arrivants, contribuant ainsi à une culture d'entreprise partagée et à un sentiment de satisfaction des employés. Un seul outil vous permet de faire passer les employés de l'accueil au sein de l'entreprise à l'accueil en fonction de leur rôle, puis à la formation et au développement continus.
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