Comment mener un entretien de départ, y compris des conseils d'experts

Que se passe-t-il lorsqu'un salarié donne son préavis de 2 semaines (ou 3 mois) ?

De nombreuses organisations recherchent immédiatement des remplaçants. Leur seule préoccupation est de rédiger une description de poste et de publier l'offre d'emploi, d'évaluer les candidats qui conviennent pour le poste et d'intégrer un nouvel employé pour occuper le poste vacant.

Cependant, avez-vous vraiment pensé à l'employé qui quitte votre entreprise ? Avez-vous cherché à connaître les raisons qui l'ont poussé à quitter l'organisation ?

Ils peuvent quitter une organisation pour de nombreuses raisons.

Par exemple

• quitter un environnement de travail toxique
• créer leur propre entreprise
• interrompre sa carrière pour s'occuper d'un proche malade
• apprendre quelque chose de nouveau
• ou même voyager dans le monde entier.

Mais si vous ne posez pas la question, comment pourriez-vous savoir tout cela ?

Étant donné qu'un démissionnaire n'a rien ou presque à perdre, un entretien de départ peut également être une excellente occasion pour lui de 

• parler ouvertement de leur expérience
• identifier les domaines d'amélioration dans le cycle de vie du salarié
• et de formuler des recommandations pour résoudre ces problèmes.

Cet article présente tout ce que vous devez savoir sur les entretiens de fin d'emploi et sur la manière de les utiliser comme un élément important de votre stratégie globale de fidélisation des employés.

💬 Qu'est-ce qu'un entretien de départ?

Un entretien de départ est une conversation entre une organisation et un employé qui quitte l'entreprise. En règle générale, l'entretien a lieu entre l'employé sortant et un membre de l'équipe des ressources humaines. 

C'est la partie du processus d'intégration qui vous aide à comprendre pourquoi quelqu'un a décidé de partir, dans l'espoir que votre organisation puisse éviter les erreurs qui pourraient inciter d'autres employés à faire de même à l'avenir.

Les entretiens de fin d'emploi sont également très utiles pour déterminer les points de référence des concurrents. Supposons, par exemple, qu'un employé se soit plaint d'un salaire trop bas et ait quitté votre entreprise pour un concurrent mieux rémunéré. Dans ce cas, un entretien de départ peut vous donner des indications sur les normes actuelles du marché (salaire) et sur les autres avantages attrayants que les employés souhaitent obtenir.

Comment mener un entretien de départ ?

La Society for Human Resource Management (SHRM) recommande de suivre les grands principes suivants :

• Des entretiens de départ doivent être menés pour TOUS les employés, qu'ils soient très performants ou de longue date ou non.
• Chaque organisation devrait disposer d'une politique formelle en matière d'entretiens de départ.
• Les entretiens de départ ne doivent être menés que lorsque les employés partent de leur propre chef (départ volontaire), et non en cas de licenciement ou de cessation d'emploi. Ces deux scénarios doivent être abordés de manière stratégique.

🆚 Entretiens de départ et entretiens de maintien

Si les entretiens de départ et les entretiens de maintien posent souvent des questions similaires aux employés, il existe néanmoins quelques différences.

Un entretien de départ a lieu après la démission officielle d'un employé.

L'entretien de maintien dans l'emploi, quant à lui, est mené périodiquement tout au long du cycle de vie de l'employé dans l'organisation.

Les entretiens de séjour permettent de comprendre

• 💪 ce qui motive un employé à rester dans l'entreprise
• 📈 ce qui pourrait être amélioré dans leur expérience professionnelle, 
• 🌱 et leurs idées sur la prochaine étape de leur carrière au sein de l'organisation.

Ils font partie de la carte du parcours de l'employé - un outil permettant de déterminer l'expérience de l'employé à chaque étape de son parcours au sein de l'organisation.

❓ Pourquoi les entretiens de départ sont-ils importants ?

Selon la responsable du personnel et de la culture de StoryTap , Jasmine Leong, Jasmine Leong:

"Les entretiens de départ peuvent, s'ils sont bien menés, constituer une source de données extraordinaire pour les départements des ressources humaines. Avec les entretiens de maintien dans l'emploi et les enquêtes d'engagement, votre équipe RH devrait être en mesure de dresser un bon tableau de vos forces et de vos opportunités en tant qu'organisation. réduire les taux de rotation de votre équipe.."

Les entretiens de départ font partie des conversations les plus honnêtes que les employés peuvent avoir avec leur employeur. C'est la seule chance pour une organisation de savoir ce que l'employé pense vraiment d'elle.

Les salariés quittent rarement leur emploi sans raison. Découvrir pourquoi est la meilleure façon d'améliorer la rétention à l'avenir.

💡 5 Conseils sur la manière de mener un entretien de départ

1. Choisir un enquêteur impartial

Jasmine Cheong, de StoryTap, recommande de confier l'entretien de départ à un membre impartial de l'équipe RH :

"Vous devez vous assurer que le répondant n'est pas trop préoccupé par la façon dont ses réponses peuvent affecter ses références futures, afin qu'il ne craigne pas de nuire à ses relations. De cette manière, vous obtenez les réponses les plus authentiques, avec la possibilité de paraphraser le retour d'information de manière productive.

Sylvain Roy, PDG et consultant en ressources humaines à Folksajoute que la meilleure solution consiste à confier les entretiens de départ à des professionnels des ressources humaines.

"La personne qui mène l'entretien de départ doit se positionner comme un allié de l'organisation et comme un membre de l'équipe qui se soucie du bien-être des employés. Dans tous les cas, l'entretien ne doit pas être mené par le supérieur hiérarchique direct, car il est important de maintenir un bon niveau d'objectivité au cours de l'échange", ajoute-t-il.

La sélection d'un membre de l'équipe "Personnes" n'élimine pas seulement les préjugés :

Cela permet également d'accélérer la mise en œuvre de tout retour d'information.

Certaines organisations font appel à des entreprises ou à des consultants externes. Mais cela peut être perçu comme impersonnel ou comme une violation, en particulier pour les employés qui aimaient travailler dans l'organisation.

2. Écouter attentivement et personnaliser

Les entretiens de départ ne doivent pas être froids ou impersonnels simplement parce qu'un employé quitte l'entreprise. Lorsqu'ils sont menés correctement, les entretiens de départ sont une mine d'or pour glaner de nouvelles connaissances sur ce qui pourrait être fait pour améliorer l'organisation.

‍KrittinKalra, le fondateur de WriteCreamestime que la meilleure façon de mener un entretien de départ est d'avoir une conversation en tête-à-tête :

"Il doit s'agir d'une conversation et non pas d'un processus rigide. Il doit s'agir d'une conversation ouverte et pas trop structurée - une conversation qui ne rend pas l'employé anxieux ou nerveux pendant la préparation de l'entretien ou pendant l'entretien lui-même".

Votre principal objectif lors d'un entretien de départ est d'écouter activement le salarié pour comprendre ce qu'il dit. En écoutant activement, vous montrez à l'employé que les informations qu'il donne sont importantes pour vous et pour l'organisation.

Jasmine de StoryTap préfère organiser la réunion en personne dans la mesure du possible - ou au moins avec la vidéo, s'il s'agit d'un zoom - afin d'établir une véritable connexion avec votre interlocuteur et de construire une relation de confiance. 

3. Demander à l'employé de répondre à une enquête écrite

‍"Il n'y a pas de mal à demander à l'employé de répondre à une enquête écrite avant l'entretien de départ (conseil : demandez-le poliment).

Les questions posées doivent toujours être les mêmes dans tous les cas afin qu'elles soient comparables", recommande Jasmine Cheong.

Si les ressources sont disponibles, envoyez une enquête avec des questions standardisées (par exemple, sur une échelle de 1 à 10, comment avez-vous trouvé l'entreprise), afin que nous puissions tirer des points de données et des tendances - et ensuite approfondir les réponses qui ressortent lors de l'entretien de départ lui-même.

Poser ces questions leur permet de réfléchir à l'avance à leurs réponses. La lecture des réponses avant la réunion vous permet de dresser une liste de questions que vous pouvez poser pour orienter la conversation.

Jasmine précise qu'elle obtiendrait également l'autorisation de la personne interrogée de partager le retour d'information qu'elle a donné afin qu'il puisse aider d'autres personnes qui sont encore dans l'organisation.

4. Adopter une approche multidimensionnelle

"Bien qu'il soit bénéfique pour le manager de passer du temps avec l'employé pour obtenir un retour d'information, je recommanderais de donner aux employés la possibilité d'obtenir un retour d'information confidentiel. Ce n'est pas toujours facile, car l'employé peut avoir des informations importantes à partager.

Cependant, en leur permettant de partager confidentiellement leurs réflexions, on s'assure qu'ils ne brûlent pas "ces ponts".

Ils ne voudront donc pas avoir à s'inquiéter d'un éventuel retour en arrière".

5. Programmer l'entretien au bon moment 

Il est préférable de planifier l'entretien de départ environ une semaine avant le départ de l'employé. Pour le mettre à l'aise, pensez à lui envoyer les questions à l'avance, au cas où il souhaiterait s'y préparer.

❓ Exemples de questions à poser lors d'un entretien de départ 

Si vous ne voulez pas que l'entretien de départ ait l'air d'un scénario, vous ne devez pas non plus vous rendre à la réunion sans être préparé. Compilez quelques questions d'entretien pour vous guider et gardez un ton décontracté et amical pour permettre à la conversation de se dérouler naturellement.

Pour commencer, Krittin recommande de ne pas poser de questions personnelles ou clichées telles que "quelles sont vos forces et vos faiblesses ?".

Sylvain Roy recommande les ouvrages suivants pour engager la conversation :

• Qu'est-ce qui vous a amené à prendre la décision de chercher une nouvelle opportunité ?
• Qu'est-ce qui vous a convaincu d'accepter ce nouvel emploi ?
• Qu'est-ce qui vous manquera ?
• Si je vous confiais demain la responsabilité du département, quelle serait votre priorité ?
• Y a-t-il d'autres sujets qui n'ont pas été abordés et dont vous aimeriez discuter avec moi ?
  

Wendy recommande de demander :

• Si nous pouvions changer une chose pour vous aider à rester, quelle serait-elle ?
• Quelle est la probabilité que vous reveniez travailler pour nous à l'avenir ?
• Quels sont les trois meilleurs aspects de notre collaboration ?
• Quels sont les trois pires aspects de la collaboration avec nous ?
  

Selon elle, les deux dernières questions, en particulier, peuvent aider une organisation à déterminer l'environnement de travail général pour les autres employés.

Jasmine, quant à elle, aime poser des questions plus générales, culturelles, morales et d'équipe plutôt que de parler d'événements ou de personnes spécifiques. Sa question préférée est la suivante

"Si vous pouviez changer une chose qui aurait le plus d'impact ici, quelle serait-elle ?

Elle note qu'il s'agit vraiment de la préoccupation principale de l'employé et qu'elle se fait l'écho des préoccupations des autres.

D'autres questions sont à prendre en considération :

• Comment avez-vous été traité par votre supérieur et les membres de votre équipe ?
• Dans quelle mesure pensez-vous que votre travail a été reconnu et apprécié ?
• Pensez-vous avoir reçu la formation et le soutien nécessaires pour exercer vos responsabilités ?
• Pensez-vous que votre travail était en phase avec vos objectifs personnels ?

📈 Meilleures pratiques et erreurs à éviter (à faire et à ne pas faire)

Meilleures pratiques et erreurs à éviter (à faire et à ne pas faire)

Les meilleures pratiques en matière d'entretien de départ sont les suivantes :

✅ Faire :

• Rester neutre
• Demandez à l'employé qui quitte l'entreprises'il souhaite y participer (les entretiens de fin d'emploi sont obligatoires dans l'entreprise, mais ils sont entièrement facultatifs pour les employés qui quittent l'entreprise).
• Proposez à l'employé différentes façons de donner son avis. Comme l'a suggéré Wendy, "envisagez plusieurs approches". Vous pouvez envisager d'obtenir un retour d'information par écrit, par téléphone ou lors d'un entretien individuel (physique ou virtuel).
• Expliquez-leur pourquoi vous organisez un entretien de départ.
• Faites-leur savoir qu'ils ne sont pas obligés de répondre à toutes les questions. 
• Demandez à l'employé de remplir un questionnaire écrit.
• Envoyez les questions de l'entretien à l'employé avant la réunion. Vous voulez qu'il soit à l'aise pour répondre à vos questions et qu'il ne soit pas pris au dépourvu.
• Enregistrez et conservez le retour d'information de manière confidentielle. Promettez également la confidentialité aux employés avant le début de la réunion.
• Partager le retour d'information avec les parties prenantes concernées.
• Écouter pour comprendre et faire preuve d'empathie, sans répliquer ni interrompre.
• Utiliser le retour d'information pour déterminer les domaines à améliorer dans l'entreprise.
• Terminez la réunion/les choses sur une note personnelle et positive.
  

🚫 Ne pas le faire :

• Impliquer les superviseurs ou les directeurs. 
• Violation de la confidentialité. Les superviseurs ne devraient recevoir que des conclusions/feedback résumés et anonymes.
• Posez des questions ciblées ou précises, comme "pourquoi n'avez-vous pas aimé travailler ici ? 

Jasmine rappelle que l'objectif de la réunion doit être d'obtenir un retour d'information et d'honorer le temps passé par le salarié au sein de votre organisation, quelle que soit la durée de son emploi.

"La dernière chose dont ils ont besoin est de se sentir mal à l'aise parce qu'ils ont pris la décision de partir. Après tout, ils ont tenté leur chance auprès de vous et de votre organisation, ont cru en votre mission et ont travaillé dur (espérons-le) - et il faut s'en réjouir", conseille-t-elle.

• Demandez-leur de reconsidérer leur position et de rester. Votre objectif est de connaître leur point de vue.
• Soyez trop personnel ou posez des questions telles que "Pensez-vous que quelqu'un devrait partir à votre place ?".
• Faire perdre du temps à vos employés. 
• S'adresser à eux de manière impolie ou se comporter froidement.
• Abordez les ragots de bureau. Même si l'employé qui quitte l'entreprise se livre à des commérages, n'y participez pas. Il est normal de lui faire savoir qu'il peut faire part de ses sentiments. Toutefois, vous ne devez pas et ne pouvez pas partager votre opinion sur la question.
• Ne partagez pas vos opinions personnelles. Encouragez-les tout au long de la réunion à dire ce qu'ils pensent et à considérer le processus comme un espace sûr pour s'ouvrir à vous.

👀 Dans quels cas la confidentialité ne doit-elle pas être préservée ?

Dans certaines conditions, le retour d'information d'un employé qui quitte l'entreprise ne doit pas rester confidentiel. La raison de la "violation de cette confidentialité" doit être expliquée à l'employé et vous ne devez pas le faire sans sa permission.

Voici quelques exemples de cas où le retour d'information d'un entretien de départ ne doit pas rester confidentiel :

• Rapports de harcèlement.
• Allégations de détournement de fonds.
• Rapports de discrimination.
• Dans les cas où des mesures disciplinaires ou des enquêtes sont nécessaires.
• Situations, actions ou activités qui indiquent une violation de la loi ou de la politique de l'entreprise.
  

➡️ Conclusion

L'entretien de départ est un moyen d'améliorer les entreprises et de fidéliser les employés. Les points d'action créés à partir des commentaires des employés doivent être mis en œuvre pour renforcer l'engagement des employés et construire une image positive de l'employeur. Voici quelques exemples de points d'action que vous pouvez créer :

• Restructuration
• Augmenter les salaires des employés
• Investir dans des programmes efficaces d'apprentissage et de développement
• Mesures disciplinaires/enquête
• Améliorer la culture d'entreprise
• Introduire des conditions de travail à distance ou hybrides
• Améliorer le processus d'intégration
• Introduire des avantages sociaux attrayants pour les employés.
  

Chez Zavvy, nous permettons aux entreprises avant-gardistes d'offrir une expérience exceptionnelle à leurs employés. Cela commence par la pré-intégration et se poursuit par un retour d'information tout au long du cycle de vie de l'employé.

Vous pouvez l'utiliser pour

• Structure de l'entretien de sortie 1:1
• Envoyer des enquêtes
• Et bien d'autres choses encore.