Fiche d'évaluation des employés : Meilleures pratiques, exemples et modèles

De nombreux espaces d'entreprise étaient autrefois confrontés à la productivité des employés. La plupart des employés étaient soit insatisfaits, soit démotivés, soit les deux. Cette situation a changé avec l'invention du tableau de bord.

Depuis son introduction à la fin des années 1990, de nombreuses entreprises ont fait état d'une augmentation des performances et d'une diminution du taux de rotation du personnel. Il s'agit d'un outil dynamique qui peut être utilisé à grande échelle et personnalisé pour chaque employé.

De plus, le tableau de bord encourage l'épanouissement personnel. Rejoignez-nous pour un examen approfondi des tableaux de bord des employés, de leurs avantages et de la manière d'en créer un. En prime, nous avons inclus des exemples de tableaux de bord pour les employés.

💳 Qu'est-ce qu'un tableau de bord des employés ?

Un tableau de bord des employés est un outil de gestion utilisé pour contrôler les performances d'un employé. Il s'agit d'un outil organisationnel parfait, car il permet aux individus de planifier, de hiérarchiser et de mettre en œuvre les projets nécessaires.

Il décrit le rôle et la contribution de chacun sur le lieu de travail.

En outre, il permet aux employés de se concentrer sur leur rôle, ce qui améliore leur productivité. Un tableau de bord des employés contribue également à leur bien-être (par la clarté et l'affirmation) et encourage le développement personnel.

Qui utilise les tableaux de bord des employés ?

Les tableaux de bord des employés sont largement utilisés dans différents secteurs d'activité :

• Établissements d'enseignement supérieur
• Gouvernements
• Fabrication 
• Télécommunications
• Technologies de l'information
• Banques

🏆 Avantages d'un tableau de bord des employés

Il donne une structure à vos stratégies organisationnelles

Chaque entreprise dispose d'un ensemble unique de paramètres permettant d'évaluer les progrès des performances individuelles des employés.

Une carte de pointage des employés fusionne ces approches en une seule unité que tous les membres de l'organisation peuvent utiliser. Elle fournit une structure claire et logique à laquelle chaque employé adhère.

Il facilite la communication

Un tableau de bord des employés facilite la communication en veillant à ce que tout le monde travaille dans le même sens. Il fournit une structure claire à laquelle les employés peuvent se référer lorsqu'ils prennent des décisions importantes. De même, il facilite la gestion des performances et du développement de l'entreprise en centralisant toutes les opérations sur les tableaux de bord.

Il mobilise les départements en une seule unité

Un tableau de bord de performance incite tous les départements à travailler ensemble pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Il fournit un cadre résumant les étapes nécessaires à la mise en œuvre d'une stratégie spécifique. Ainsi, les employés travaillent en tant qu'unité pour atteindre les mêmes objectifs de performance et de développement.

Il encourage les employés à se concentrer sur leur développement personnel

Un tableau de bord des indicateurs de performance clés exige de chaque individu qu'il soit au sommet de son art, au travail comme dans sa vie privée.

Les individus sont encouragés à créer des tableaux de bord personnels pour suivre leurs performances. Cela leur donne l'envie d'améliorer leurs compétences et les encourage à se perfectionner. 

En outre, il complète les pratiques de développement personnel telles que la gestion du temps et la fixation d'objectifs. 

Elle permet aux employés d'évoluer avec l'industrie

Un tableau de bord permet aux employés de prévoir et d'aligner leurs pratiques sur les tendances futures. Ils peuvent ainsi garder une longueur d'avance sur leurs concurrents. Les employés peuvent également anticiper les défis à venir et concevoir des solutions avant qu'ils n'affectent le développement et la performance.

Il améliore la mise en œuvre des stratégies

Un plan d'action est un élément essentiel d'un tableau de bord. Il fournit le cadre nécessaire pour faciliter l'exécution des stratégies de développement.

🗂️ Que doit contenir une carte de pointage des employés ?

Outre les informations habituelles telles que le nom et le rôle, une carte de pointage typique pour les employés doit contenir les éléments clés suivants :

• Indicateurs de performance (et actions)
• Indicateurs de développement (et actions)
• Valeurs

Objectifs

Il s'agit des objectifs que l'individu s'efforce d'atteindre. 

Carte stratégique

Une carte de pointage des employés doit contenir une vue d'ensemble des buts et objectifs de votre entreprise. Cette vue d'ensemble est connue sous le nom de carte stratégique. Elle est utile lors de la planification et de l'exécution des politiques de l'entreprise. Votre carte stratégique doit contenir quatre perspectives essentielles :

Financier

Vos perspectives financières doivent contenir des indicateurs de performance des employés, tels que

• Croissance des recettes
• Retour sur investissement
• Valeur économique ajoutée
• Taux de conversion
• Taux de rebond

Ils peuvent être utilisés pour évaluer et mesurer les performances de l'employé en termes de finances. Ils peuvent être généraux ou spécifiques et varier en fonction de vos objectifs globaux. 

Client

Les consommateurs sont l'épine dorsale de toute entreprise commerciale. Vous devez donc les prendre en compte lors de la création d'un tableau de bord des employés. Il doit contenir diverses mesures relatives aux clients, telles que

• Satisfaction des clients
• Notoriété de la marque
• Fidélisation de la clientèle
• Précision des commandes
• Temps de réponse moyen

Ces mesures vous aident à comprendre votre clientèle, ce qui vous permet de mieux répondre à ses besoins.

Interne

La perspective interne d'un tableau de bord se concentre sur l'organisation de l'entreprise. Elle mesure l'efficacité de ses processus internes et leur capacité à atteindre leurs objectifs.

En outre, la perspective interne identifie les domaines qui ne fonctionnent pas au maximum de leur efficacité, ce qui permet aux équipes de procéder aux ajustements nécessaires. Ces variables sont les suivantes :

• Temps d'arrêt des machines
• Erreurs dans les produits et services
• Temps d'arrêt programmé
• Précision de l'inventaire
• Audits manqués

Apprentissage et croissance 

Cette perspective se concentre sur la capacité organisationnelle de votre entreprise. Elle tient compte des compétences, de la technologie et des connaissances nécessaires au bon fonctionnement des processus internes. Ces compétences sont également essentielles pour garantir que les consommateurs en aient pour leur argent, ce qui améliore la satisfaction de la clientèle.

L'apprentissage et la croissance peuvent varier en fonction de vos objectifs stratégiques. Il comprend des paramètres tels que

• Taux de rotation
• Temps consacré à la formation des employés
• Temps consacré à la formation au service à la clientèle
• Rétention des employés
• Heures facturables.

Métriques 

Les indicateurs sont utilisés pour suivre et mesurer la croissance d'une entreprise. Ils sont essentiels pour comparer les progrès d'une organisation par rapport à ses objectifs et éliminer les pratiques qui pourraient l'en empêcher.

Vous trouverez ci-dessous des exemples d'indicateurs de performance :

Mesures de marketing

1. Taux de conversion
2. Trafic sur le site web
3. Backlinks
4. Coût d'acquisition des clients
5. Suiveurs dans les médias sociaux.

Mesures des ventes

1. Chiffre d'affaires moyen des clients
2. Taux de fidélisation de la clientèle
3. Performance du produit
4. Chiffre d'affaires
5. Délai de réponse.

Mesures financières

1. Flux de trésorerie
2. Fonds de roulement
3. Marge brute
4. Revenu net
5. Ratio d'endettement

Indicateurs de ressources humaines

1. Taux de rotation du personnel
2. Satisfaction des employés
3. Revenu par employé
4. Coût par location
5. Taux d'absentéisme

📝 Comment créer un tableau de bord des indicateurs clés de performance ?

Organiser des entretiens et choisir les participants

La première étape de la création d'un tableau de bord des indicateurs clés de performance consiste à interroger les employés pour connaître leur point de vue sur les objectifs de l'entreprise. Ensuite, il faut recueillir leurs suggestions sur le plan d'action qui correspond aux valeurs de l'entreprise.

Fixer des objectifs stratégiques

Les objectifs stratégiques précisent ce que vous voulez que votre entreprise accomplisse. Tous les membres de l'organisation doivent également avoir ces objectifs à l'esprit. En outre, les objectifs doivent s'aligner sur les valeurs de l'entreprise.

Intégrer une carte stratégique 

Aucun tableau de bord n'est complet s'il n'intègre pas une carte stratégique. Cette carte se compose des quatre perspectives mentionnées ci-dessus : financière, interne, client, apprentissage et croissance.

Créer une liste d'indicateurs de scorecard

Les indicateurs sont utilisés pour mesurer la productivité d'une entreprise. Elles existent en différentes catégories, chacune s'adressant aux différentes divisions d'une organisation. Ces divisions sont les suivantes

• Financier
• Vente
• Marketing
• Performance

Ils fournissent une projection claire de l'efficacité de leurs stratégies par rapport à leurs objectifs. Elles mettent également en évidence les failles des processus organisationnels, ce qui permet aux membres de l'équipe de procéder aux ajustements nécessaires.

Choisir un format approprié

Les tableaux de bord pour les employés se présentent sous différents formats, qu'ils soient numériques ou imprimés. Certaines entreprises préfèrent les versions numériques telles que PDF et Excel parce qu'elles ne prennent pas trop de place et permettent un accès à distance. Toutefois, le format imprimé peut poser un problème de stockage, car les documents deviennent encombrants au fur et à mesure qu'ils s'accumulent. 

Lors des entretiens, il est plus facile de disposer d'une copie physique ou numérique du tableau de bord des ICP. Vous pourrez ainsi saisir les informations et les stocker immédiatement.

Élaborer un système de classement (facultatif)

Classer les gens en fonction de leurs performances n'est pas agréable pour tout le monde. Parfois, un classement peut être source de frustration. D'un autre côté, la réalité est souvent que nous manipulons des mesures commerciales et qu'il y a toujours des résultats à la clé.

Certains suggèrent de ne remplir la fiche d'évaluation qu'avec une description, et non avec une valeur numérotée. Bien qu'il soit tout à fait logique d'avoir les deux, nous vous demandons au moins de prendre cette décision en toute connaissance de cause.

Le système de classement doit tenir compte des éléments suivants :

• Performance
• Développement
• Valeurs

Les valeurs les plus courantes sont celles qui vont de 1 à 3 ou de 1 à 5.

Vous pouvez utiliser une échelle numérique ou une échelle dépendant de différentes variables. En outre, vous devez vous mettre d'accord sur le système d'évaluation lors des entretiens avec vos employés.

Vous pouvez utiliser les données recueillies lors des sessions pour élaborer une échelle de mesure significative. Le système de notation permet de maintenir la motivation des employés en leur donnant un objectif. Il garantit également l'égalité et favorise la responsabilisation.

Élaborer un plan d'action

Un plan d'action sur votre tableau de bord fournit une structure claire et délègue les rôles aux employés en fonction de leurs points forts. Il permet également un suivi et une évaluation continus. Enfin, un plan d'action permet aux chefs d'équipe d'identifier et de résoudre les problèmes éventuels.

Exécuter les plans

Cette étape implique l'exécution des stratégies et des mesures prises lors des étapes précédentes. Chaque employé doit jouer son rôle en fonction des objectifs stratégiques et de développement. 

Évaluer en permanence

Examinez régulièrement les fiches d'évaluation des employés pour vous assurer qu'elles sont conformes à leurs objectifs stratégiques. Ils permettent également aux chefs d'équipe d'améliorer continuellement leurs pratiques pour obtenir des performances encore plus élevées.

La fréquence des évaluations dépend du processus d'organisation de l'entreprise, mais devrait généralement être hebdomadaire ou mensuelle. Organisez des sessions au cours desquelles les employés peuvent partager et donner leur avis sur la manière d'améliorer leurs points faibles.

🗃️ Modèles à utiliser 

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📣 Comment mettre en œuvre un tableau de bord ?

Définir le cycle de révision (fréquence)

Pour être efficace, un tableau de bord des salariés doit faire l'objet d'une évaluation continue. Impliquez vos employés dans l'élaboration d'un cycle d'évaluation. Encouragez-les à partager leurs résultats dans le cadre de forums ouverts afin de trouver des idées et des solutions pour améliorer leurs performances.

Engager les employés et leur rappeler leurs objectifs en cours de route

Les managers et les chefs d'équipe doivent rappeler fréquemment aux employés leurs objectifs. Ces rappels continus permettent de maintenir leur motivation et de résoudre les problèmes éventuels.

Vous pouvez facilement impliquer et rappeler aux employés leurs objectifs grâce à notre modèle d'accompagnement des objectifs sur Zavvy.

Élaborer un plan d'action

Il s'agit d'une liste de contrôle détaillant les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de votre entreprise. Il s'agit d'un élément essentiel dans la création d'un tableau de bord pour les employés, car il facilite le suivi des progrès. Elle améliore également la coopération en soulignant le rôle de chacun.

Le plan d'action doit contenir

• Un objectif clairement défini
• Une liste concise des étapes à suivre
• Délais et dates d'achèvement
• Chefs d'équipe de projet pour assurer le bon déroulement du projet
• Des jalons pour maintenir la motivation des équipes
• Ressources pour l'accomplissement des tâches
• Évaluation régulière

Qu'est-ce qu'une action ?

Une action est une tâche spécifique qui doit être accomplie dans un délai donné. Elle est généralement confiée à une seule personne. Une action répond à trois questions :

• Qui ?
• Qu'est-ce que c'est ?
• Quand ?
  

Elle permet d'améliorer les performances globales puisque chaque individu définit clairement sa tâche. Les managers assignent des points d'action lors des réunions du personnel.

Comment définir les actions à entreprendre ?

1. Avoir un objectif clair en tête. Une action clairement définie minimise les erreurs.
2. Attribuez une date d'échéance. Une date limite aide les employés à répartir leur temps et leurs ressources de manière appropriée.
3. Affecter un employé. Cette personne doit posséder les compétences requises pour accomplir la tâche.
4. Fournir les ressources nécessaires. Il peut s'agir, par exemple, de fournitures de bureau ou de moyens financiers. 

🔥 Comment motiver vos employés pour qu'ils soient plus performants ?

Bien que la performance ne soit pas le seul ICP à prendre en compte, elle constitue un élément clé des tableaux de bord. Voici quelques moyens de l'améliorer par la motivation.

Offrir des incitations

Envisagez d'introduire des récompenses telles que des primes chaque fois qu'un employé atteint ses objectifs sur sa carte de pointage. Ces marques d'appréciation ne manqueront pas de maintenir l'énergie de vos collaborateurs et de les inciter à se concentrer sur leurs objectifs.

Voici quelques idées pour votre programme d'incitation :

• Réductions pour les employés
• Voyages de vacances payés
• Commission supplémentaire
• Participation aux bénéfices.
  

Donnez un coup de jeune à votre lieu de travail

Un bon environnement de travail peut considérablement stimuler vos travailleurs et vos clients. Veillez à ce que les bureaux soient propres, bien éclairés et suffisamment ventilés. Investissez dans l'air conditionné ou dans de grandes fenêtres si votre budget ne le permet pas.

En outre, équipez votre personnel de bureaux et de chaises confortables, de préférence orthopédiques. De longues heures passées penché sur un ordinateur peuvent entraîner des douleurs dorsales et d'autres problèmes liés à la colonne vertébrale. Enfin, veillez à ce que l'équipement fonctionne efficacement. Un entretien régulier augmente leur efficacité et leur durée de vie. 

Reconnaître leurs efforts

Il peut s'agir d'un simple message de félicitations ou d'une mention lors de votre prochaine réunion générale. Reconnaître les bons résultats d'un travailleur stimule ses performances et son estime de soi. 

Ils se sentent vus et validés, des qualités qui rendent le lieu de travail sain et agréable. Le retour d'information positif accroît également la satisfaction au travail et diminue le taux de rotation du personnel.

Autonomie du salarié

 L'autonomie des employés est essentielle à l'amélioration des performances. Personne ne veut d'un patron qui le microgère en permanence. En outre, des études montrent que l'indépendance sur le lieu de travail augmente la satisfaction professionnelle et encourage la créativité.

Vous pouvez encourager l'autonomie en donnant à vos travailleurs la possibilité d'explorer de nouvelles idées. Par exemple, encouragez les forums ouverts pendant les réunions où tous les membres peuvent apporter leur contribution.

Encourager la collaboration

"Seuls, nous pouvons faire si peu ; ensemble, nous pouvons faire beaucoup." Helen Keller.

La collaboration est essentielle à la réussite d'un lieu de travail. Les employés qui travaillent en équipe terminent leurs projets plus rapidement. Ils sont également susceptibles de résoudre les problèmes plus rapidement que ceux qui travaillent individuellement.

Prévoir des pauses fréquentes

Des études ont prouvé que de courtes pauses fréquentes pendant les heures de travail augmentent la productivité et stimulent la motivation des employés. En outre, ces pauses réduisent la fatigue et l'épuisement professionnel, facteurs qui affectent négativement les performances.

Elles brisent également la monotonie du travail et donnent aux employés le temps de décompresser. De même, des pauses fréquentes stimulent la créativité de vos employés.

➡️ Derniers mots

Un tableau de bord pour les employés est idéal pour améliorer les performances sur le lieu de travail. C'est un outil à multiples facettes qui non seulement stimule la productivité, mais encourage également l'épanouissement personnel.

La création d'un tableau de bord des indicateurs de performance clés ne doit pas être difficile :

1. Organisez des entretiens pour savoir ce qu'il faut inclure.
2. Dressez une liste des objectifs stratégiques et des paramètres que vous souhaitez atteindre. Incluez les performances, le développement et les valeurs.
3. Vous pouvez présenter votre tableau de bord sous différents formats, notamment PDF et Excel. Mais tenez-vous en à un seul.
   

Vous aurez également besoin d'un plan d'action pour le suivi des objectifs. Enfin, évaluez fréquemment vos progrès pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie. Je vous recommande de mettre en place dès aujourd'hui des tableaux de bord sur votre lieu de travail afin d'améliorer vos performances.

❓ FAQ

Quelle est la différence entre les tableaux de bord et les scorecards ?

Un tableau de bord est un ensemble d'informations visuelles, telles que des diagrammes et des graphiques, utilisé pour suivre les performances d'une entreprise. Il fournit des résultats rapides et précis des activités opérationnelles d'une organisation.

D'autre part, les tableaux de bord sont des outils conçus pour gérer les performances d'une organisation par rapport à ses objectifs. Ils sont utilisés pour suivre les indicateurs clés de performance et sont mis à jour périodiquement, généralement une fois par mois.