Chaos, paperasse, présentations. Rincer et répéter. Cela vous semble familier ? L'intégration : le point de départ de tout cela. Et si nous vous disions qu'il existe une solution plus intelligente et plus transparente ? Vous auriez raison de dire que les logiciels d'intégration ne sont plus guère d'actualité.
Mais nous parlons ici de solutions de nouvelle génération - celles qui tirent parti de l'IA.
Mais l'utilisation de l'IA dans l'onboarding n'a pas pour but de remplacer le contact humain. Il s'agit de l'améliorer.
De l'automatisation des tâches banales à la personnalisation des expériences, l'IA remodèle les premières étapes du parcours de l'employé, faisant de chaque "Bienvenue à bord !" une entrée en force dans l'univers de votre entreprise.
Cet article se penche sur la question :
Chaque interaction d'un employé avec votre organisation, depuis la phase de candidature jusqu'à ses premiers mois de travail, façonnera sa perception de l'expérience employé et aura un impact sur ses performances.
Exploiter l'IA dans l'onboarding peut atténuer les désagréments de la transition vers un nouveau rôle dans une nouvelle entreprise et s'assurer que la relation employé-employeur démarre sur une bonne note.
Voici comment les processus alimentés par l'IA peuvent rationaliser votre flux de travail RH et vous aider à être à la hauteur de votre proposition de valeur pour les employés.
Avec les processus traditionnels, l'intégration des nouveaux employés est un cauchemar administratif qui implique une tonne de paperasserie, de saisie de données, d'efforts et de temps.
Il faut se présenter, créer des comptes et des profils, fournir des documents de conformité et de formation, recueillir des informations en retour et envoyer toutes sortes de messages.
L'utilisation de l'IA dans les RH peut maximiser l'efficacité. Elle peut réduire drastiquement cette charge de travail en automatisant les tâches fastidieuses et répétitives.
Le personnel peut ainsi consacrer moins de temps à l'administration et plus à la promotion de l'engagement et des liens émotionnels et à la familiarisation des nouveaux employés avec les systèmes et les processus qui ne peuvent pas être automatisés.
Chaque personne embauchée a des besoins, des parcours de carrière et des préférences d'apprentissage différents, qui peuvent ne pas être satisfaits par un processus d'intégration standard et uniforme.
C'est là que l'IA et l'apprentissage automatique peuvent changer la donne. Ces technologies peuvent évaluer les données des employés nouvellement embauchés et adapter votre programme d'intégration en fonction de leurs compétences et de leurs besoins spécifiques.
Ils peuvent fournir des supports de formation personnalisés au bon moment, suggérer des ressources pertinentes, créer des cadres de compétences et des plans de carrière, et assigner des compagnons d'intégration ou des mentors aux nouveaux employés.
En outre, ils permettent à chaque individu d'apprendre et de remplir les conditions d'intégration à son propre rythme dans un délai donné.
Jusqu'à 16 % des départs se produisent au cours des six premiers mois de l'emploi, en particulier dans les grandes entreprises. Les nouveaux employés sont deux fois plus susceptibles de chercher un autre emploi après une expérience d'intégration médiocre.
En revanche, une expérience positive d'intégration peut augmenter la rétention des nouveaux employés de 82 %, accroître l'engagement des employés de 54 % et faire en sorte que les employés aient 18 fois plus de chances de se sentir engagés envers l'organisation.
Ces statistiques sur l'intégration des employés montrent que des pratiques d'intégration efficaces préparent les employés à un engagement à long terme et à la réussite dans leurs fonctions.
L'automatisation de l'onboarding à l'aide de logiciels pilotés par l'IA signifie que les processus sont accélérés et que le temps de productivité est réduit.
Les nouveaux employés peuvent accomplir des tâches en toute confiance, car ils disposent de tous les outils et de toutes les informations nécessaires. Ils se sentiront valorisés et motivés et auront un plus grand sentiment d'utilité et d'appartenance.
Lorsque vous disposez d'un portail pour les employés avec une assistance RH en libre-service pilotée par l'IA et d'une base de connaissances centralisée avec des capacités de recherche et des recommandations pilotées par l'IA, cela fait des merveilles pour votre expérience d'intégration.
Les nouveaux employés auront à portée de main toutes les ressources et informations importantes relatives à l'entreprise. Ils peuvent les consulter quand ils le souhaitent et autant de fois qu'il le faut pour acquérir les connaissances dont ils ont besoin.
Ainsi, ils n'auront pas à se sentir gênés de ne pas avoir compris quelque chose la première fois qu'on le leur a dit. Et ils n'auront pas à déranger les RH ou un autre membre de l'équipe chaque fois qu'ils auront une question ou qu'ils auront besoin d'éclaircissements sur un événement, un processus, une politique, etc. de l'entreprise.
L'IA dans les RH n'est pas qu'une simple mise à niveau technologique. Comme le fait remarquer Sudhir Khatwani, directeur de The Money Mongers:
"C'est comme avoir une équipe dans les coulisses d'une pièce de théâtre. Elle est là pour s'assurer que les nouveaux suivent le rythme, pour les aiguillonner sur les tâches à accomplir ou pour nous avertir si quelqu'un a des difficultés. Il nous débarrasse du travail fastidieux, en s'occupant des formulaires, des calendriers et des listes de contrôle interminables. Cela signifie qu'au lieu de nous noyer dans la paperasserie lorsque de nouvelles personnes nous rejoignent, nous sommes là, à leur serrer la main ou à partager un café, pour qu'elles se sentent les bienvenues dès le départ. Et nous constatons que les gens s'intègrent plus rapidement et ont l'impression de faire partie de l'équipe dès le premier jour".
Voici quelques moyens clés d'utiliser l'IA pour révolutionner vos activités de RH et d'intégration des employés.
Bien qu'il soit essentiel de normaliser votre programme d'intégration, une approche unique de l'intégration peut ne pas profiter à tous les nouveaux employés de la même manière.
Certains employés assimilent l'information plus lentement, et d'autres apprennent mieux avec des méthodes visuelles qu'auditives.
Le déploiement de l'IA pour l'intégration vous permettra de tenir compte de ces différences, d'impliquer efficacement tous les nouveaux employés et de personnaliser le contenu de l'intégration en fonction du rôle, des antécédents, du style d'apprentissage et du rythme de compréhension de chaque personne.
L'IA peut analyser les profils des employés pour recueillir des informations essentielles sur leurs compétences, leurs traits de personnalité et leurs lacunes en matière de connaissances. Et leur fournir des cours personnalisés, du matériel de formation et des ressources appropriées au bon moment pour répondre à leurs besoins en fonction des objectifs de votre entreprise.
Utilisez l'IA pour rechercher dans votre base de données d'employés les membres de l'équipe qui ont des antécédents et des intérêts similaires à ceux des nouveaux employés, et mettez-les en relation. Ainsi, le nouvel employé a quelqu'un de proche qui peut agir comme un ami et offrir des conseils d'initié sur les points les plus fins de la culture de l'entreprise, la dynamique de l'équipe, les spécifications du poste, et plus encore.
Cela permettra non seulement de renforcer l'expérience d'intégration, mais aussi de faire en sorte que les employés se sentent bien accueillis et à l'aise, et de leur donner un plus grand contrôle sur leur parcours.
Grâce à l'IA, vous pouvez créer et envoyer automatiquement des messages personnalisés aux employés à différentes phases de leur parcours d'intégration, afin de les impliquer ou de les inciter à faire quelque chose.
Vous pouvez concevoir et automatiser des listes de contrôle personnalisées des éléments que les nouveaux employés doivent accomplir le premier jour, la première semaine ou les 90 premiers jours.
Ainsi, au lieu de simplement leur donner toutes les informations en espérant qu'ils s'en souviennent, votre logiciel piloté par l'IA mettra à jour la liste de contrôle au fur et à mesure qu'ils avancent dans leur parcours d'intégration.
Par conséquent, les nouveaux embauchés auront plus de facilité à rester au courant de toutes les actions requises, et vous pourrez facilement suivre leurs progrès d'un coup d'œil.
Commencer un nouvel emploi est déjà assez stressant. La dernière chose que vous souhaitez, c'est que les nouveaux employés attendent des heures ou des jours pour obtenir de l'aide ou des réponses à leurs questions.
Vous ne voulez pas qu'ils se sentent incompétents ou incapables de faire leur travail parce qu'ils ne connaissent pas certaines règles de l'entreprise. Ou parce qu'ils ne savent tout simplement pas ce que l'on attend d'eux.
Les outils alimentés par l'IA, tels que les chatbots et les assistants virtuels, résolvent ce problème, en permettant aux nouveaux embauchés de trouver des réponses à leurs questions en temps réel.
Qu'ils recherchent des informations sur les avantages sociaux, les congés de maladie, les politiques de travail à distance ou la manière de dépanner leur équipement, vos collaborateurs accèdent à ces données 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 7 jours sur 7, 7 jours sur 7, 7 jours sur 7, etc.
Les assistants basés sur l'IA ne sont jamais fatigués, grincheux ou critiques, contrairement au personnel humain. Ils peuvent traiter simultanément un grand nombre de demandes sans être débordés, sans devenir inefficaces ou sans céder à la pression.
Au lieu de surcharger votre équipe, vous la libérez pour qu'elle se concentre sur des initiatives stratégiques. Les heures qui auraient pu être consacrées à répondre à des dizaines de demandes peuvent être redirigées pour établir un lien personnel avec les employés et s'assurer qu'ils s'intègrent bien dans l'organisation.
Moreover, you can always review the interactions between the chatbot and new hires to determine the topics employees typically inquire about the most. You can then leverage this insight to improve processes or information around those topics for present and future employees.
Les chatbots d'IA peuvent faire gagner du temps à tout le monde, diminuer la charge de travail des RH, réduire l'anxiété des nouveaux embauchés et améliorer l'expérience d'intégration.
➡️ Consultez cette comparaison de sept outils d'IA puissants pour les RH dans lesquels vous pouvez investir.
Des lettres de nomination aux documents de transfert, en passant par les avis juridiques et les formulaires de paie, il y a une tonne de documents qui accompagnent l'intégration d'un nouvel employé.
Avec les méthodes traditionnelles d'intégration, le personnel des ressources humaines doit créer et envoyer ces documents manuellement. Après les avoir remplis, les employés devaient examiner chaque document, en extraire les données pertinentes et les saisir dans le système approprié.
Lorsque vous ajoutez cette activité fastidieuse et à forte intensité de main-d'œuvre au travail existant de gestion des équipes et à une douzaine d'autres processus, vous obtenez une recette d'erreurs, d'inefficacités et de redondances.
Naturellement, votre processus d'intégration sera lent et cahoteux. Les nouveaux employés mettront plus de temps à devenir productifs, et les managers et les professionnels des ressources humaines seront plus que jamais sous pression.
Vous pouvez même subir des conséquences juridiques et financières légères à graves en raison d'erreurs ou de processus qui sont passés entre les mailles du filet.
L'IA vous aide à automatiser les tâches d'intégration, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent et d'éviter d'éventuelles complications. Grâce à l'IA, vous pouvez créer des formulaires numériques intelligents pour collecter, valider et analyser les données des employés en une fraction du temps nécessaire.
Votre logiciel alimenté par l'IA peut rechercher les incohérences et les erreurs dans les formulaires ou documents soumis à l'aide d'algorithmes avancés. Il extraira les informations nécessaires du contenu et les intégrera dans les systèmes pertinents de l'entreprise, réduisant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle des données.
L'IA peut transformer le processus d'intégration pour les RH en vous permettant de créer et d'exécuter de nouvelles campagnes d'engagement des employés ciblant les recrues à différents stades de leur parcours d'intégration.
Vous pouvez envoyer des enquêtes d'intégration pour déterminer dans quelle mesure les nouveaux employés s'adaptent à votre culture organisationnelle et à leur rôle. L'IA peut même vous aider à planifier des réunions et des entretiens individuels, et inciter les responsables respectifs à prendre des nouvelles des nouveaux membres de leur équipe.
Ces vérifications peuvent être programmées en fonction de l'avancement de l'intégration ou après la réception d'un certain type de commentaires - par exemple, des commentaires suggérant qu'un nouvel employé est mécontent, désengagé ou susceptible de changer de poste -.
Les enquêtes et les contrôles automatisés vous offrent un excellent moyen de recueillir des informations sur les expériences d'intégration pendant que le processus est encore en cours. En vous basant sur les impressions des employés, vous pouvez mieux comprendre leurs difficultés, leurs besoins, leurs attentes et leurs préférences.
Vous pouvez également mettre en évidence des schémas communs entre les expériences des employés et prendre des mesures immédiates pour corriger les aspects de votre processus d'intégration qui nécessitent une intervention.
L'analyse des sentiments est un autre moyen d'utiliser l'IA dans l'intégration des employés pour améliorer vos processus.
En fonction de la taille de votre entreprise ou de la charge de travail de vos professionnels des ressources humaines, il n'est peut-être pas possible d'examiner manuellement tous les commentaires que vous recevez des nouveaux employés.
L'IA peut être déployée pour aider à analyser les commentaires de plusieurs nouveaux employés afin de savoir ce qu'ils pensent de votre processus d'intégration.
Les outils alimentés par l'IA peuvent évaluer les commentaires qualitatifs, tels que les réponses aux questions ouvertes, et les données quantitatives, telles que les scores de promoteur net des employés (eNPS).
Ils peuvent identifier les sentiments positifs, neutres ou négatifs et les thèmes communs aux nouveaux employés pour vous aider à déterminer ce qui fonctionne. Ou quels aspects de votre expérience d'accueil doivent être revus.
Les informations que vous obtiendrez vous aideront à concevoir des stratégies efficaces pour engager, ravir et préparer les nouveaux embauchés à réussir à cette étape cruciale du parcours de l'employé.
L'automatisation des processus, l'analyse prédictive et les capacités d'apprentissage automatique vous permettent de concevoir de manière proactive des plans de développement personnalisés pour les nouveaux employés.
Sur la base de la description du rôle de chaque individu, les responsables des ressources humaines peuvent utiliser l'IA pour générer des plans de croissance personnalisés.
Suivez les progrès des employés et déterminez leurs besoins de formation à l'aide de plans de croissance, d'une analyse des lacunes en matière de compétences, de cadres de carrière et d'une gestion des performances pilotée par l'IA.
Ensuite, il s'agit de les traiter et de favoriser la croissance continue en recommandant des domaines d'intervention, des programmes de formation, des ressources d'apprentissage et des possibilités de perfectionnement en fonction de l'évolution de carrière de chaque nouvel employé.
➡️ Si vous cherchez d'autres exemples d'utilisation de l'IA pour la formation des employés, consultez ces huit applications de l'IA dans le développement de l'apprentissage.
Content localization, creation and translation are examples of how generative AI can be applied to people operations.
This technology allows you to develop interactive content, including quizzes, assessments, videos, polls, and simulations, to instantly enhance learner engagement.
L'IA peut générer des questions stimulantes pour éveiller la curiosité de l'apprenant et évaluer sa compréhension. Elle peut même noter les quiz et les évaluations et offrir un retour d'information aux apprenants en fonction de leurs performances.
Les responsables de formation et les professionnels de la formation et du développement n'ont plus à passer des heures à trouver des questions intelligentes et pertinentes ou à examiner les réponses. Ils n'ont qu'à fournir quelques invites et le moteur d'intelligence artificielle fera son travail.
Supposons que vous dirigiez une organisation internationale dont les employés viennent des quatre coins du monde. Dans ce cas, l'IA vous permet de traduire rapidement et efficacement vos supports de formation en plusieurs langues.
Cela signifie que vous n'aurez pas à dépenser des milliers d'euros pour des services de traduction coûteux. De plus, l'expérience d'apprentissage sera plus attrayante du point de vue de l'employé, car il pourra consommer le contenu dans sa langue maternelle ou préférée.
➡️ Pour des cas d'utilisation similaires, consultez notre guide de mise en œuvre de l'IA générative dans les RH.
L'utilisation de l'IA dans l'onboarding démontre votre engagement à innover et à fournir des expériences fluides et positives qui permettent aux nouveaux embauchés de s'épanouir.
Le logiciel d'IA de Zavvy aide les dirigeants et les responsables des ressources humaines à créer une main-d'œuvre loyale, engagée et hautement productive :
De plus, Zavvy est disponible en plusieurs langues pour soutenir les équipes réparties dans le monde entier.
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