Προκλήσεις αυτοματοποίησης ανθρώπινου δυναμικού: 9 εμπόδια στους ψηφιακούς μετασχηματισμούς που πρέπει να γνωρίζετε

Σκέφτεστε να εφαρμόσετε την αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού στην εταιρεία σας; Δεν είστε οι μόνοι.

Σε έρευνα που διεξήγαγε η εταιρεία συμβούλων McKinsey σε επιλεγμένες εταιρείες, το 56% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι είχε υιοθετήσει τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης σε τουλάχιστον μία λειτουργία. Μεταξύ των ερωτηθέντων που υιοθέτησαν την αυτοματοποίηση στους ανθρώπινους πόρους, το 40% ανέφερε εξοικονόμηση κόστους άνω του 20%. 

Η SHRM διεξήγαγε επίσης έρευνα στα μέλη της και ανακάλυψε ότι περίπου το ένα τέταρτο των ερωτηθέντων είχε χρησιμοποιήσει έξυπνη αυτοματοποίηση για την υποστήριξη εργασιών που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό. 

Ενώ ο ψηφιακός μετασχηματισμός μπορεί να επιφέρει πολλά οφέλη, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις πιθανές προκλήσεις που μπορεί να προκύψουν. Από τις ανησυχίες για το απόρρητο των δεδομένων έως τις εκτιμήσεις για το κόστος, αυτές οι εννέα προκλήσεις των τεχνολογιών αυτοματοποίησης ανθρώπινου δυναμικού είναι εμπόδια που θα πρέπει να προσέξετε.  

🤖 Τι είναι η αυτοματοποίηση ανθρώπινου δυναμικού;

Η αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει εργαλεία που αυτοματοποιούν τις επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες εργασίες στη διαχείριση του εργατικού δυναμικού, συμπεριλαμβανομένης της πρόσληψης, της κατάρτισης, της ανατροφοδότησης και της ανάπτυξης.

Μερικοί από τους πρωταρχικούς στόχους των προσπαθειών αυτοματοποίησης και των εργαλείων αυτοματοποίησης ανθρώπινου δυναμικού είναι:

• Απαλλαγείτε από το βάρος της εκτέλεσης επαναλαμβανόμενων και τετριμμένων καθηκόντων εργασίας.
• Εξάλειψη των ανθρώπινων χειροκίνητων σφαλμάτων, ιδίως για ευαίσθητες εργασίες που καλύπτονται από την εργατική νομοθεσία, όπως η μισθοδοσία και η υποβολή φορολογικών δηλώσεων.
• Δώστε τη δυνατότητα στους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση στις υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού 24 ώρες το 24ωρο.
• Προώθηση απρόσκοπτων και ουσιαστικών συνεργασιών.
• Δώστε τη δυνατότητα στα People Ops να εκτελούν πιο στρατηγικά καθήκοντα αντί να επικεντρώνονται αποκλειστικά σε διοικητικά καθήκοντα. 
• Ενεργοποιήστε τη βελτίωση διαδικασιών για πολύπλοκες διαδικασίες με πυκνή σειρά δραστηριοτήτων και πολλαπλούς ενδιαφερόμενους.

Βασικά, η αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού δεν έχει ως στόχο να προ-προγραμματίσει την ανθρώπινη αλληλεπίδραση, αλλά να απελευθερώσει τους ανθρώπους ώστε να μπορούν να επιδιώξουν πιο ουσιαστικές επαγγελματικές σχέσεις.

😟 Ποιες είναι οι 9 κύριες προκλήσεις της αυτοματοποίησης του ανθρώπινου δυναμικού;

Για τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού, οι κύριες δυσκολίες έγκεινται στην εξισορρόπηση των τεχνολογικών εξελίξεων με τις ανάγκες των εργαζομένων.

Με τόσες πολλές ανταγωνιστικές τεχνολογίες και εργαλεία που εξυπηρετούν διαφορετικές λειτουργίες, είναι κατανοητό ότι τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να αισθάνονται συγκλονισμένα από όλες τις δυνατότητες.

Σύμφωνα με έρευνα της McKinsey για τον ψηφιακό μετασχηματισμό, οι εταιρείες στις οποίες οι άνθρωποι σε καίριους ρόλους συνεργάστηκαν για να διασφαλίσουν την επιτυχία των ψηφιακών μετασχηματισμών παρουσίασαν ποσοστό επιτυχίας 1,8 φορές υψηλότερο από εκείνες που δεν το έκαναν. Επιπλέον, εκείνες των οποίων τα ανώτερα διοικητικά στελέχη δεν προωθούσαν την αίσθηση του επείγοντος στην εφαρμογή του ψηφιακού μετασχηματισμού είχαν ποσοστό επιτυχίας μόνο 12 τοις εκατό.

Χρηματοδότηση πρωτοβουλιών ΤΝ

Δυστυχώς, πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) δεν διαθέτουν αρκετούς πόρους για να αφιερώσουν σε λύσεις τεχνητής νοημοσύνης. Για όσες διαθέτουν προϋπολογισμούς για την αυτοματοποίηση, οι ομάδες διαχείρισης μπορεί να μην αποδίδουν τόση σημασία σε αυτήν όσο θα έδιναν στην ανάπτυξη προϊόντων και στις εκστρατείες μάρκετινγκ. 

Οι επενδύσεις σε ΤΝ είναι συχνά δαπανηρές στην αρχή, επειδή μπορεί να χρειαστεί να αναβαθμιστεί κάποια παλαιά τεχνολογία.

Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχει ένας αυξανόμενος αριθμός λύσεων που βασίζονται σε συνδρομές και τις οποίες μπορούν να εξερευνήσουν οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις. 

Πολλά εργαλεία προσφέρουν δωρεάν δοκιμές, ώστε να μπορείτε να δοκιμάσετε ορισμένες από τις λειτουργίες τους πριν δεσμευτείτε πλήρως για μια ακριβότερη λύση λογισμικού.

Ενσωμάτωση λύσεων ΤΝ σε υφιστάμενες εσωτερικές υποδομές

Σε αυτή την πρόκληση μπορεί να βοηθήσει καλύτερα ένας εσωτερικός εμπειρογνώμονας αυτοματισμού. Είναι σημαντικό να κατανοηθεί το τρέχον ψηφιακό οικοσύστημα της εταιρείας και πώς τα νέα εργαλεία μπορούν να ενσωματωθούν σε αυτό. 

Επιπλέον, οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι έτοιμες να εγκαταλείψουν τα παλαιά τους συστήματα, εάν χρειαστεί. 

Στην πραγματικότητα, οι υποδομές παλαιάς τεχνολογίας είναι οι πιο επιρρεπείς σε κυβερνοεπιθέσεις, επειδή χρησιμοποιούν ξεπερασμένες λύσεις κυβερνοασφάλειας.

Ορισμένες από τις ερωτήσεις που πρέπει να θέσουν οι επιχειρήσεις ανθρώπινου δυναμικού στους προμηθευτές αυτοματοποίησης περιλαμβάνουν:

• Πώς θα είναι η διαδικασία ενσωμάτωσης; 
• Πόσο ασφαλή και προστατευμένα θα είναι τα αρχεία μας κατά τη διάρκεια της μετάβασης;
• Τι άλλους τύπους τεχνολογιών υποστηρίζει αυτή η πλατφόρμα;

Έλλειψη επεκτασιμότητας

Μερικά από τα σημάδια που δείχνουν ότι ένα σύστημα ανθρώπινου δυναμικού δεν πρόκειται να εξελιχθεί και να υποστηρίξει την επέκταση της εταιρείας είναι τα εξής:

• Εξακολουθεί να είναι κατά κύριο λόγο χειροκίνητη, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης του χρόνου των εργαζομένων και της διαχείρισης απουσιών.
• Δεν υπάρχει περιθώριο ευελιξίας, όπως η προσαρμογή σε διαφορετικούς τύπους εργαζομένων, όπως οι ελεύθεροι επαγγελματίες και οι εργολάβοι.
• Τα συστήματα δεν συγχρονίζονται και τα καθήκοντά τους επικαλύπτονται. Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο για την κατάρτιση και την ανάπτυξη δεξιοτήτων και ένα για την ανατροφοδότηση. Αλλά δεν μπορείτε να συγχρονίσετε την ανατροφοδότηση σχετικά με την αποτελεσματικότητα της κατάρτισης με το εργαλείο ανάπτυξης και κατάρτισης. 
• Δεν υπάρχει συνεπής έλεγχος των διαδικασιών για να διαπιστωθεί εάν μπορούν να εξορθολογιστούν/αυτοματοποιηθούν.
• Δεν υπάρχουν σχέδια μεταφοράς γνώσεων και ανθεκτικότητας σε περίπτωση αλλαγής προσωπικού.

Αυτά τα ζητήματα είναι ο λόγος για τον οποίο τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να έχουν μια σαφή στρατηγική αυτοματοποίησης πριν από την εφαρμογή οποιωνδήποτε πρωτοβουλιών.

Ακριβή και πολύπλοκη υποστήριξη ΤΠ 

Με την αυξανόμενη δημοτικότητα του συνδρομητικού λογισμικού ως υπηρεσία (SaaS), οι εταιρείες έχουν μεγαλύτερη ελευθερία να πειραματιστούν με διαφορετικές πλατφόρμες. Η εξέλιξη αυτή αποτελεί επίσης έναν καλό τρόπο για τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού να αξιολογήσουν πιθανούς προμηθευτές. Ορισμένες από τις ερωτήσεις που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι επιχειρήσεις για να αξιολογήσουν τους παρόχους λύσεων είναι οι εξής

• Ποιες είναι οι υπηρεσίες υποστήριξης πελατών σας; Πώς μπορούμε να επικοινωνήσουμε μαζί σας για επείγοντα περιστατικά;
• Πόσο συχνά εκπαιδεύετε τους πελάτες σας εάν βγαίνουν νέες ενημερώσεις και είναι δωρεάν;
• Ποια είναι τα σχέδιά σας για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο;

Ορισμένοι πωλητές έχουν κρυφές χρεώσεις ή δεν είναι ειλικρινείς σχετικά με το πόσο μπορεί να προκαλέσουν οι πρόσθετες λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένων των βελτιώσεων και της αντιμετώπισης προβλημάτων.

Διαχείριση προμηθευτών

Τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να περιλαμβάνουν διαφορετικούς προμηθευτές, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. 

Εκτός από τους παρόχους τεχνολογίας, οι εταιρείες πρέπει επίσης να ασχοληθούν με τους παρόχους λειτουργιών, όπως οι προμηθευτές γραφείων και εξοπλισμού. Σε αυτόν τον τομέα η αυτοματοποίηση μπορεί να προσφέρει το μεγαλύτερο όφελος, επειδή πολλές εργασίες μπορούν να προγραμματιστούν, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων αποθεμάτων και της αλυσίδας εφοδιασμού.

Η πρωταρχική πρόκληση εδώ είναι η επιλογή ενός ευέλικτου εργαλείου που να μπορεί να φιλοξενήσει διαφορετικούς τύπους πωλητών. Διαφορετικά, μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρο να εποπτεύετε κάθε προμηθευτή και να διασφαλίζετε ότι ανταποκρίνεται σταθερά στις προσδοκίες.

Προβλήματα ασφάλειας και προστασίας της ιδιωτικής ζωής

Σύμφωνα με την έρευνα της McKinsey για το 2022, The state of AI, οι περισσότερες επιχειρήσεις αναγνωρίζουν την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο ως το κύριο εμπόδιο στην αυτοματοποίηση, καθώς οι επιθέσεις στον κυβερνοχώρο συνεχίζουν να αυξάνονται από το 2019. 

Για τα συστήματα ανθρώπινου δυναμικού, οι παραβιάσεις δεδομένων είναι καταστροφικές, καθώς τα αρχεία αυτά περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες για τους εργαζομένους, όπως διευθύνσεις και αξιολογήσεις επιδόσεων. 

Εκτός από τις επιθέσεις στον κυβερνοχώρο, τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να εξισορροπούν την παροχή εξυπηρέτησης πελατών στους υπαλλήλους και τον σεβασμό της ιδιωτικής τους ζωής, ιδίως όσον αφορά τις ανησυχίες για την υγειονομική περίθαλψη.

Η ασφάλεια στον κυβερνοχώρο θα πρέπει να αποτελεί ένα από τα κύρια σημεία πώλησης κάθε συστήματος αυτοματισμού, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης από άκρο σε άκρο και του ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι χρειάζονται συνεχή εκπαίδευση για την ασφαλή και υπεύθυνη πλοήγηση στα ψηφιακά συστήματα.

🔐 Ελέγξτε το εκπαιδευτικό πρόγραμμα της Zavvy για την ασφάλεια δεδομένων. Μπορείτε να το δοκιμάσετε για τον εαυτό σας και την ομάδα σας με τη δωρεάν δοκιμή 14 ημερών. 

Προβλήματα συμμόρφωσης

Τίποτα δεν εμπνέει μεγαλύτερο φόβο στα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού από τα προβλήματα συμμόρφωσης, είτε πρόκειται για λάθη στην υποβολή φορολογικών δηλώσεων είτε για υποπληρωμές. Για να γίνουν τα πράγματα πιο περίπλοκα, οι διάφορες χώρες έχουν διαφορετικούς κανονισμούς εργασίας. 

Για παράδειγμα, κάθε πολιτεία μπορεί να επιβάλει τους νόμους της στις ΗΠΑ και οι πολιτικές αυτές μπορούν να αλλάξουν γρήγορα. 

Πολλές ομάδες ανθρώπινου δυναμικού διαθέτουν διάσπαρτα κέντρα πόρων για πληροφορίες που σχετίζονται με τη νομοθεσία. Ακόμη χειρότερα, αυτές οι πύλες συχνά δεν είναι τόσο ενημερωμένες όσο θα έπρεπε. 

Πολλαπλά εργαλεία συλλογής δεδομένων και υποβολής εκθέσεων

Δεδομένου ότι οι διάφοροι τύποι τεχνολογίας αναπτύσσονται με διαφορετικούς ρυθμούς, είναι κατανοητό ότι τα συστήματα ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να χρειάζονται ξεχωριστούς πίνακες ελέγχου για συγκεκριμένες ανάγκες. Ωστόσο, είναι σημαντικό να αξιολογούνται τακτικά τα υπάρχοντα εργαλεία ή να εξετάζεται η αγορά για συστήματα που μπορούν να χειριστούν πολλαπλές σύνθετες εργασίες. Συχνά, πολλές λύσεις λογισμικού κάνουν ουσιαστικά το ίδιο πράγμα. 

Ένα άλλο μειονέκτημα της ύπαρξης χωριστών συστημάτων είναι ότι δεν υπάρχει τυποποιημένη μεθοδολογία υποβολής εκθέσεων. Το ζήτημα αυτό δυσκολεύει τις εταιρείες να συγκεντρώνουν αποτελεσματικά τα δεδομένα και να συντάσσουν ακριβείς εκθέσεις. Οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να καθορίσουν ποια λύση λειτουργεί καλύτερα για αυτές και να δημιουργήσουν τα συστήματά τους γύρω από αυτήν.

Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο για τη διαδικασία εισαγωγής των εργαζομένων σας και ένα άλλο για τις έρευνες εργαζομένων. Δεν μπορείτε όμως να συνδέσετε τα αποτελέσματα της έρευνας για την εισαγωγή σας με την αναφορά για την εισαγωγή που δημιουργείται μέσω του εργαλείου για την εισαγωγή. 

Περίπλοκη διαχείριση του κύκλου ζωής των εργαζομένων

Μόνο κατά το στάδιο της εισαγωγής, οι εργαζόμενοι μπορεί να πνιγούν στην περιττή γραφειοκρατία που απαιτεί πολύ χρόνο και προσπάθεια. Αυτή η πρακτική όχι μόνο απογοητεύει τους νεοεισερχόμενους αλλά προσθέτει στη χειρωνακτική εργασία που κάνει το προσωπικό. 

Αντ' αυτού, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να επικεντρωθούν σε ένα ολιστικό εργαλείο προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων (ERP) που μπορεί να βελτιστοποιήσει όλες τις διαδικασίες σε ένα ταμπλό. Εάν δεν έχουν εμπειρία με τέτοια εργαλεία, μπορούν να ζητήσουν επαγγελματική βοήθεια από μια αξιόπιστη συμβουλευτική εταιρεία ERP για να θέσουν σε λειτουργία τα εργαλεία τους.

Τα εργαλεία διαχείρισης της εμπειρίας των εργαζομένων δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκα. Πρέπει απλώς να είναι φιλικά προς το χρήστη, προσβάσιμα και εύκολα στη λειτουργία και τη συντήρηση.

😱 3 βασικοί λόγ οι για τους οποίους η μη ύπαρξη αυτοματοποιημένων διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα

Αν και υπάρχουν αρκετά εμπόδια σε κάθε έργο ψηφιακού μετασχηματισμού, η διερεύνηση πιθανών λύσεων αυτοματοποίησης αξίζει τον χρόνο σας. 

Για παράδειγμα, σύμφωνα με το SHRM, το 69% των εταιρειών που χρησιμοποίησαν αυτοματοποίηση για την πρόσληψη προσωπικού δήλωσαν ότι οι χρόνοι που χρησιμοποιούν για την πλήρωση θέσεων εργασίας έχουν βελτιωθεί.

Εκτός από τη μακροπρόθεσμη εξοικονόμηση κόστους, τα ακόλουθα ζητήματα μπορούν να κλιμακωθούν εάν οι διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού δεν αυτοματοποιηθούν:

• Επιρρεπής σε σφάλματα. Κάποια λάθη συγχωρούνται, άλλα όχι και τόσο. Κατά το οικονομικό έτος 2021, το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ ανακάλυψε ότι ο μέσος όρος των καθυστερούμενων μισθών (μισθοί που δεν καταβλήθηκαν) αντιστοιχούσε σε εργασία αξίας τριών εβδομάδων. Αυτό το περιστατικό είναι ο λόγος για τον οποίο η διαχείριση της μισθοδοσίας θα πρέπει να είναι μία από τις πρώτες λειτουργίες που θα αυτοματοποιηθούν.
• Χαμένη αποδοτικότητα. Τουλάχιστον το 45% των επαναλαμβανόμενων εργασιακών δραστηριοτήτων μπορεί να διεκπεραιωθεί από λογισμικό αυτοματισμού, μειώνοντας τον φόρτο εργασίας του ανθρώπινου δυναμικού. Ορισμένες εταιρείες χάνουν μήνες εργασίας σε κουραστικές εργασίες τις οποίες ένας αλγόριθμος ρομποτικής αυτοματοποίησης διαδικασιών (RPA) θα μπορούσε να χειριστεί σε λίγα λεπτά. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι αισθάνονται εξαντλημένοι όταν πρέπει να παρατείνουν τις βάρδιες τους για να ολοκληρώσουν χειροκίνητες διαδικασίες.

➡️ Δείτε πώς ο πελάτης μας, Storyblok, εξοικονομεί 68 ώρες το μήνα με την αυτοματοποιημένη λύση επιβίβασης της Zavvy, χωρίς να διακυβεύεται η εμπειρία των εργαζομένων. 

• Κακή εμπειρία αίτησης υποψηφίου. Η διαδικασία πρόσληψης είναι η καλύτερη διαφημιστική καμπάνια της εταιρείας. Οι υποψήφιοι μπορούν να έχουν μια μακροχρόνια εντύπωση για μια εταιρεία με βάση τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται τη διαδικασία υποβολής αίτησης. Οι περισσότεροι υποψήφιοι για εργασία φάντασμα προσλήψεων ή δίνουν κακές κριτικές, αν θεωρούν ότι η διαδικασία είναι πολύ περίπλοκη ή δεν έχει διαφάνεια.

🤔 Είναι η αυτοματοποίηση η απάντηση; Μόνο όταν γίνεται σωστά

Η απάντηση είναι ναι και όχι. 

Όλα εξαρτώνται από το πόσο πρόθυμη είναι μια επιχείρηση να διασφαλίσει το μέλλον της επιχείρησής της. 

Χρειάζεται πολύ προσεκτικός σχεδιασμός και επένδυση για την ανάληψη έργων αυτοματισμού. Οι προσπάθειες αυτές ξεκινούν με τους ηγέτες των επιχειρήσεων να προσδιορίζουν τον τρόπο με τον οποίο θέλουν να εξελιχθούν οι εταιρείες τους. 

Οι διαταραχές ήρθαν για να μείνουν, αλλά η επιβίωση μιας εταιρείας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ικανότητά της να αγκαλιάζει την αλλαγή. 

Πριν ξεκινήσετε ένα έργο αυτοματοποίησης ανθρώπινου δυναμικού, θα πρέπει να καθορίσετε τις ανάγκες της εταιρείας σας και να επικεντρωθείτε σε μία λύση κάθε φορά (ευέλικτη μεθοδολογία). Και μην ξεχνάτε την ηγεσία και την αποδοχή των εργαζομένων.

Η αυτοματοποίηση λειτουργεί μόνο όταν η επιχείρησή σας έχει αποδεχτεί και προετοιμαστεί για έναν ανώμαλο δρόμο μπροστά της. 

Με τη Zavvy, δεν αποκτάτε μόνο ένα εργαλείο λογισμικού, αλλά έναν συνεργάτη που θα σας καθοδηγήσει στο ταξίδι σας και θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε τις συγκεκριμένες προκλήσεις σας. 

Οι ειδικοί μας στην εμπειρία των εργαζομένων χρησιμοποιούν τις βέλτιστες πρακτικές του κλάδου και της ακαδημαϊκής κοινότητας για να καλύψουν τις ανάγκες των ανθρώπων και της επιχείρησής σας.

Κλείστε ένα δωρεάν 30λεπτο demo για να ανακαλύψετε τα πολλά οφέλη της χρήσης του Zavvy για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού σας.