Κάθε οργανισμός απαιτεί αποτελεσματική επικοινωνία των εργαζομένων για να διευκολύνει τη ροή πληροφοριών μεταξύ των διαφόρων τμημάτων. Χωρίς ομαλή επικοινωνία, οι εργαζόμενοι και οι ομάδες μένουν με κενά γνώσεων που εμποδίζουν την παραγωγικότητα.
Το Παγκόσμιο Ινστιτούτο McKinsey σε μία από τις εκθέσεις του αναδεικνύει τη σημασία της επικοινωνίας και αναφέρει ότι οι κοινωνικές τεχνολογίες για την επικοινωνία μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων στη γνώση κατά 20% έως 25%.
Λαμβάνοντας υπόψη αυτό, η εξεύρεση ενός κατάλληλου τρόπου επικοινωνίας στο χώρο εργασίας δεν μπορεί να υπερτονιστεί - αλλά πώς η επικοινωνία επηρεάζει έντονα την παραγωγικότητα των εργαζομένων;
Οι εργαζόμενοι σε κάθε οργανισμό εργάζονται σε διάφορα έργα μέσω συνεργασιών. Αυτό απαιτεί διαφορετικούς τρόπους επικοινωνίας μέσω των οποίων μπορούν να μοιραστούν ζωτικής σημασίας πληροφορίες και ιδέες.
Η επικοινωνία περιλαμβάνει την αποστολή μηνυμάτων κειμένου ή φωνητικών κλήσεων, αλλά και τη μεταφορά δεδομένων σε διάφορες μορφές, είτε πρόκειται για πληροφορίες σχετικά με το έργο είτε για συνεδριάσεις καταιγισμού ιδεών.
Επιπλέον, οι εργαζόμενοι πρέπει συχνά να βρίσκονται σε επαφή από στιγμή σε στιγμή για την επίλυση ζητημάτων, ώστε να σταματήσει η ροή εργασιών να σταματάει γρήγορα. Ενώ η ροή πληροφοριών μεταξύ του προσωπικού και των ομάδων είναι η μία πτυχή της επικοινωνίας των εργαζομένων, η άλλη είναι η ροή πληροφοριών σε οργανωτικό επίπεδο.
Τα πάντα, από την αμφίδρομη επικοινωνία (διοίκηση και προσωπικό) έως τις καθημερινές ενημερώσεις για την κατάσταση του οργανισμού, διεκπεραιώνονται από την επικοινωνία των εργαζομένων. Είναι επίσης ένα σημαντικό εργαλείο που επιτρέπει στους εργαζόμενους να λένε τη γνώμη τους και να μοιράζονται τις εισροές τους με διαφάνεια και χωρίς φόβο.
Η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο η επικοινωνία των εργαζομένων επηρεάζει την παραγωγικότητα πρέπει να εξεταστεί σε διάφορα επίπεδα. Η παραγωγικότητα συνδέεται με διάφορες μεταβλητές, όπως η οργανωτική κουλτούρα, η αποτελεσματικότητα της ροής εργασίας, η συνοχή της ομάδας και η δέσμευση των εργαζομένων. Ακολουθούν διάφοροι τρόποι με τους οποίους η αποτελεσματική επικοινωνία των εργαζομένων επηρεάζει την παραγωγικότητα:
Μια καλά εδραιωμένη στρατηγική επικοινωνίας με τους εργαζομένους προωθεί τη διαφάνεια στον οργανισμό. Είτε χρησιμοποιεί SMS, είτε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, είτε μια εσωτερική πλατφόρμα εργαζομένων, η ανοιχτή επικοινωνία διευκολύνει τη διαφανή ροή πληροφοριών, οικοδομώντας εμπιστοσύνη στους εργαζομένους.
Η εμπιστοσύνη στον οργανισμό είναι ένας σημαντικός παράγοντας που συμβάλλει στη δέσμευση και την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Η διαφάνεια οικοδομεί την εμπιστοσύνη της ομάδας και η παρακίνηση των εργαζομένωνοδηγεί τους εργαζόμενους να παραμένουν αφοσιωμένοι και ιδιαίτερα αφοσιωμένοι στην εργασία τους. Μια τέτοια διαφανής ροή πληροφοριών ενδυναμώνει τους εργαζόμενους να προχωρούν με αυτοπεποίθηση και να ευθυγραμμίζονται με έναν κοινό σκοπό.
Η καλή επικοινωνία αποτελεί το θεμέλιο λίθο για την οικοδόμηση ιδιαίτερα αποτελεσματικών ομάδων. Όταν οι άνθρωποι μιλούν ελεύθερα και ανοιχτά, υπάρχουν λιγότερες παρεξηγήσεις και τριβές στον εργασιακό χώρο. Αν και είναι αδύνατο να εξαλειφθούν οι παρεξηγήσεις, η ανοιχτή επικοινωνία τις μειώνει σημαντικά.
Ο Holger Sindbaek, ο ιδρυτής της Online Solitaire, αναφέρει: "Στις πρώτες μέρες μας, αντιμετωπίσαμε προκλήσεις στην ευθυγράμμιση της ομάδας. Αλλά αντί να επιβάλλουμε οδηγίες από πάνω προς τα κάτω, καλλιεργήσαμε ένα περιβάλλον όπου κάθε φωνή είχε σημασία. Ενθαρρύνοντας τον ανοιχτό διάλογο, μετατρέψαμε τις πιθανές συγκρούσεις σε λύσεις συνεργασίας. Δεν είναι μόνο να μιλάμε- είναι να ακούμε, να κατανοούμε και να προχωράμε συλλογικά μπροστά".
Το αποτέλεσμα της σαφούς επικοινωνίας μεταξύ του προσωπικού είναι η ισχυρή συνοχή της ομάδας. Οι ομάδες με υψηλή συνοχή εργάζονται με αυτοπεποίθηση για την επίλυση προβλημάτων. Οι ομάδες δεν διαλύονται συχνά κατηγορώντας τους άλλους όταν η πρόοδος είναι αργή. Αντίθετα, τα άτομα σε ομάδες με συνοχή αναλαμβάνουν την ευθύνη και εργάζονται προς την κατεύθυνση της ευρύτερης εικόνας. Τέτοιες εξαιρετικά αποτελεσματικές ομάδες είναι οι θεμελιώδεις μονάδες που συμβάλλουν στην επιτυχία των έργων και των οργανισμών.
Δεν μπορούν να δημιουργηθούν ιδιαίτερα παραγωγικά εργασιακά περιβάλλοντα χωρίς ένα πλαίσιο για μια ισχυρή οργανωτική κουλτούρα. Η κουλτούρα αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο γίνονται τα πράγματα σύμφωνα με τις αρχές λειτουργίας και τις φιλοσοφίες του οργανισμού.
Η καλή επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων χτίζει μια εξαιρετική σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ των εργαζομένων και των διευθυντών, δημιουργώντας υγιείς εργασιακές σχέσεις που διατηρούν την οργανωτική κουλτούρα. Όταν όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, είναι πιο πιθανό να είναι ιδιαίτερα αφοσιωμένοι στην εργασία τους. Οι παραγωγικοί εργαζόμενοι αναγνωρίζονται και εκτιμώνται έτσι, γεγονός που παρακινεί και άλλους να ακολουθήσουν τον κανόνα της υψηλής δέσμευσης και παραγωγικότητας.
Κάθε οργανισμός είναι ένα πολύπλοκο κοινωνικό σύστημα όπου κάθε εργαζόμενος έχει διαφορετικά χαρακτηριστικά. Ως εκ τούτου, είναι ζωτικής σημασίας η ενσωμάτωση ενός μηχανισμού ανατροφοδότησης που ευθυγραμμίζει κάθε μοναδικό άτομο με τον κοινό στόχο του οργανισμού για την επίτευξη της επιτυχίας. Επιπλέον, με την εφαρμογή ενός μηχανισμού ανατροφοδότησης, όπως η ανατροφοδότηση 360 μοιρών, οι διευθυντές μπορούν να προσφέρουν περιοδικές διορθωτικές εισροές στους εργαζομένους με βάση την απόδοσή τους.
Η ανατροφοδότηση είναι επίσης αμφίδρομη. Η ενδυνάμωση των εργαζομένων να εκφράζουν τις απόψεις τους και τα σημεία που τους προκαλούν πόνο απομακρύνει τα εμπόδια στο πλήρες δυναμικό τους. Οι οργανισμοί πρέπει να εφαρμόζουν αλλαγές με βάση την ανατροφοδότηση των εργαζομένων για να είναι πιο παραγωγικοί. Αυξάνει επίσης την εμπιστοσύνη τους, διαβεβαιώνοντάς τους ότι έχουν σημασία.
Ένα από τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα των εξαιρετικά παραγωγικών εργαζομένων είναι η ικανότητά τους να αναλαμβάνουν την ευθύνη των διαδικασιών τους. Η ειλικρινής και διαφανής επικοινωνία ενθαρρύνει τους ανθρώπους να αναλάβουν την ευθύνη για τις ενέργειές τους. Αυτό επεκτείνεται και στα άλλα μέλη της ομάδας, καθώς όλοι θα κρατούν όλους τους άλλους υπόλογους.
Αυτό το επίπεδο υπευθυνότητας είναι απαραίτητο για τη βελτίωση της παραγωγικότητας, δεδομένου ότι οι άνθρωποι θα ενσωματώσουν γρήγορα διορθωτικές αλλαγές όταν αυτές αναφερθούν στο βήμα. Αντίθετα, η έλλειψη λογοδοσίας οδηγεί τα πράγματα σε στασιμότητα και μειώνει την παραγωγικότητα.
Τα ιδιαίτερα υποστηρικτικά εργασιακά περιβάλλοντα που διευκολύνονται από την επικοινωνία των εργαζομένων μπορούν να αυξήσουν σημαντικά το ηθικό των εργαζομένων. Μια εργασιακή κουλτούρα που προωθεί τη διαφάνεια, την υπευθυνότητα, την ομαδική εργασία και δίνει στο προσωπικό τη δυνατότητα να εκφράζει τις απόψεις του θα δημιουργήσει ευτυχισμένους υπαλλήλους.
Αισθάνονται ότι είναι πολύτιμο να αποτελούν μέρος του δικτύου επικοινωνίας και αισθάνονται λιγότερο ανήσυχοι επειδή γνωρίζουν τις οργανωτικές αλλαγές που μπορεί να επηρεάσουν το μέλλον τους. Η βελτίωση του ηθικού των εργαζομένων δίνει ώθηση στη δέσμευση και αυξάνει την παραγωγικότητα.
Η υψηλή δέσμευση και η υγεία των εργαζομένων συνεπάγεται εξοικονόμηση χρόνου και κόστους. Οι ικανοποιημένοι και υγιείς εργαζόμενοι παίρνουν λιγότερες αναρρωτικές άδειες και ολοκληρώνουν τις εργασίες τους εγκαίρως, οδηγώντας σε υψηλότερη συνολική παραγωγικότητα. Οι αποτελεσματικές επικοινωνίες επιταχύνουν επίσης τη ροή των πληροφοριών και μειώνουν τον χρόνο διακοπής που συνδέεται με την αναζήτηση των απαραίτητων πόρων.
Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις ομάδες που χρησιμοποιούν αποτελεσματικά εργαλεία επικοινωνίας, όπως ένας βοηθός συνεδριάσεων τεχνητής νοημοσύνης. Θα ενισχύσει την παραγωγικότητα, κρατώντας σημειώσεις και συνοψίζοντας τη συνάντηση στο τέλος της συζήτησης.
Η αποτελεσματική επικοινωνία των εργαζομένων είναι απαραίτητη για την οικοδόμηση μιας υγιούς σχέσης μεταξύ των εσωτερικών και εξωτερικών μελών της ομάδας. Το υψηλό επίπεδο συνεργασίας μειώνει τις τριβές σε κάθε διαδικασία και βελτιώνει την αποδοτικότητα από την αρχή.
Επιπλέον, η επικοινωνία είναι επίσης καθοριστική για την οικοδόμηση διαφάνειας και εμπιστοσύνης. Οι εργαζόμενοι που εμπιστεύονται τον οργανισμό είναι λιγότερο ανήσυχοι για το μέλλον τους και έχουν περισσότερα κίνητρα να συνεισφέρουν. Το υψηλό επίπεδο δέσμευσης που επιφέρει η αποτελεσματική επικοινωνία μεταφράζεται σε αυξημένη παραγωγικότητα. Ως εκ τούτου, είναι επιτακτική ανάγκη να μεγιστοποιηθούν οι σχέσεις σύνδεσης και συνεργασίας σε μια ομάδα.
Με τα Προγράμματα Σύνδεσης, μπορείτε να προωθήσετε εκδηλώσεις ομαδικής ανάπτυξης μέσω των προγραμμάτων Walk and Talk και Conversation That Matters.
Παρουσιάστε τους υπαλλήλους σας μέσω του Slack ή του Microsoft Teams και παρακολουθήστε τους να δένουν σε απλές συζητήσεις για καφέ ή γεύμα, σε συναντήσεις με τα πόδια ή σε βαθιές συζητήσεις.
.png)
.png)
