Nach dem Vorstellungsgespräch und der Unterzeichnung des Angebotsschreibens durch Ihren neuen Mitarbeiter denken Sie vielleicht, dass Ihre Arbeit bereits erledigt ist. Jetzt müssen Sie nur noch den ganzen Papierkram ausfüllen, dokumentierte Ressourcen zur Verfügung stellen und jemanden für die Stelle bereithalten ... oder?
Nun, das ist nie der Fall.
Nachdem Sie die Unterschrift erhalten haben, beginnt einer der wichtigsten Personalprozesse in Ihrem Unternehmen. Der Onboarding-Prozess. In diesem Prozess füllen Sie nicht nur den gefürchteten Papierkram aus, sondern sorgen auch dafür, dass die Einführung Ihres neuen Mitarbeiters in das Unternehmen reibungslos abläuft, und bereiten ihn auf den Erfolg vor.
Und die Rendite, die sich daraus ergibt, ist beträchtlich.
Dieser Blogbeitrag, der mit Daten und Beweisen für die Vorteile des Onboarding untermauert ist, wird Sie dazu bringen, einige Ihrer Prozesse zu überdenken.
Ein Onboarding-Prozess ist eine Reihe von Schritten, in denen ein neuer Mitarbeiter in die Kultur, die Richtlinien, die Produkte und alle notwendigen Kenntnisse eines Unternehmens eingeführt wird, um erfolgreich zu sein. Dieser Prozess gibt neuen Mitarbeitern einen klaren Weg vor, was sie in ihren ersten Monaten erreichen müssen.
Der Einarbeitungsprozess dauert in der Regel 3 Monate. Je nach Position, Branche oder Unternehmen kann er aber auch zwischen 6 Monaten und einem Jahr dauern.
Etwa 75 % der Personalvermittler geben an, dass sie schon einmal erlebt haben, dass ein Bewerber seine Meinung geändert hat, nachdem er sein Angebot unterschrieben hatte. Der Grund dafür ist wahrscheinlich ein schlecht konzipierter Einarbeitungsplan, der einen schlechten ersten Eindruck bei Ihren neuen Mitarbeitern hinterlässt.
Wenn Ihr Onboarding-Prozess hingegen einen klaren Rahmen hat und Ihre neuen Mitarbeiter schrittweise von allgemeinen Kenntnissen zu spezifischen Themen geführt werden, fühlen sie sich stärker eingebunden. Ein Onboarding-Prozess sollte darauf zugeschnitten sein, die Mitarbeiter an das neue Unternehmen zu gewöhnen und von Anfang an Vertrauen aufzubauen.
Außerdem ergab eine Umfrage unter mehr als 50.000 Mitarbeitern, dass engagierte Mitarbeiter Ihr Unternehmen mit fünfmal geringerer Wahrscheinlichkeit verlassen als diejenigen, die nicht engagiert sind. Und etwa 87 % der engagierten Mitarbeiter gaben an, dass sie bleiben werden.
Selbst Experten auf ihrem Gebiet sind sich nicht sicher, was sie an ihrem ersten Tag tun müssen. Jeder Mensch hat seine eigene Art, Dinge zu tun. Sie können also nicht erwarten, dass ein neuer Mitarbeiter eine Aufgabe auf dieselbe Weise erledigt wie einer Ihrer langjährigen Mitarbeiter. Sie verwenden möglicherweise andere Methoden, die nicht mit Ihren Richtlinien übereinstimmen.
Es wird nicht funktionieren, die Mitarbeiter einfach so lernen zu lassen, und deshalb ist einer der Vorteile eines angemessenen Onboarding-Prozesses die Produktivität.
Neu eingestellte Mitarbeiter mit längeren Schulungsprogrammen erlernen ihre Aufgaben vier Monate schneller als Mitarbeiter mit kürzeren Programmen.
Laut einer Studie von Glassdoor sagen 84 % der Arbeitssuchenden, dass der Ruf eines Unternehmens als Arbeitgeber wichtig ist. Die besten Bewerber wollen zu den besten Unternehmen, die im Gegenzug den besten Karriereweg und die beste Ausbildung bieten.
Wenn der erste Schritt bei der Einführung neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen ein unorganisierter und schlecht gestalteter Onboarding-Prozess ist, steigt die Fluktuationsrate.
Bei neuen Mitarbeitern, die eine negative Erfahrung bei der Einarbeitung gemacht haben, ist die Wahrscheinlichkeit doppelt so hoch, dass sie sich nach einer anderen Möglichkeit umsehen. Infolgedessen erhalten Sie schlechte Bewertungen auf Jobportalen wie Glassdoor, Indeed und Lensa. Nicht ideal für Ihr Employer Branding.
Wenn Sie keinen ordnungsgemäßen Einarbeitungsprozess haben, werden neue Mitarbeiter, die nicht wissen, was sie tun sollen, nach Managern oder Kollegen suchen, um ihnen Fragen zu Prozessen zu stellen. Prozesse, die während des Einarbeitungsprozesses hätten gelehrt werden müssen.
Kein Wunder, dass Manager und Mitarbeiter bereits mit ihrer eigenen Arbeitsbelastung zu kämpfen haben und keine Zeit haben, neuen Mitarbeitern allgemeine Verfahren beizubringen.
Es ist so weit gekommen, dass 40 % der neuen Mitarbeiter angeben, dass es zu lange dauert, bis sie eine Antwort von der Personalabteilung auf ihre Fragen erhalten.
Ein weiterer Vorteil eines angemessenen Einführungsprozesses ist, dass die Mitarbeiter die Werte und die Kultur Ihres Unternehmens kennen. Indem Sie dies von Anfang an deutlich machen, setzen Sie Standards für die Art und Weise, wie Dinge getan werden, und bieten Ihren Mitarbeitern eine bessere Erfahrung.
Wenn eine Ihrer Unternehmensphilosophien "Qualität geht vor Zeit" lautet, dann wissen Sie, dass sich Ihre Mitarbeiter darauf konzentrieren werden, qualitativ hochwertige Arbeit abzuliefern, ohne sich um die dafür benötigte Zeit zu kümmern. Das Gleiche gilt, wenn Sie keine Toleranz für verpasste Termine haben.
Wenn Sie Ihrem neuen Mitarbeiter alle Unterlagen für Verfahren schicken und hoffen, dass er sie einmal liest und am nächsten Tag bereit ist, alles anzuwenden, werden Sie eine Überraschung erleben.
Lernen ist ein Prozess, bei dem das Lesen nur zu 5 % wirksam ist, während man durch Üben 75 % des Wissens behalten kann.
Deshalb sind längere und angemessene Einarbeitungsprozesse besser. Sie geben Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu lernen, Fehler zu machen und das Gelernte zu verfeinern. Es verhindert auch, dass Sie die Organisation sind, die einen Haufen Papierkram oder Prozesse verschickt und sich dann nicht an ihre eigenen Richtlinien hält.
Wenn die Mitarbeiter nicht ausreichend in den organisatorischen Abläufen geschult sind, wissen sie nicht, an wen sie sich wenden können oder wohin sie sich wenden müssen, um Antworten auf ihre Fragen in einem Prozess zu erhalten, der für erfahrenere Mitarbeiter einfach erscheinen kann.
Und wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sich ihre Arbeit auf die Ziele des Unternehmens auswirkt, haben sie auch kein ausgeprägtes Gefühl für ihre Ziele.
Studien haben gezeigt, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter durch ein starkes Ziel motiviert sind, ihr Bestes bei der Arbeit zu geben, um 54 % höher ist.
Mit einem ordnungsgemäßen Onboarding-Prozess können Ihre Mitarbeiter alle Ziele und Verfahren Ihres Unternehmens kennenlernen. Das kommt auch Ihnen zugute, denn es steigert Ihre Produktivität und die Moral Ihrer Mitarbeiter.
Ein guter Onboarding-Prozess bringt Ihnen sicherlich viele Vorteile. Aber eine Möglichkeit, ihn effektiver zu gestalten, ist der Einsatz einer Onboarding-Software, um (Teile) des Onboarding-Prozesses zu automatisieren, sodass nicht so viele sich wiederholende Handlungen erforderlich sind.
Ein gutes Onboarding bedeutet, sich um viele Dinge gleichzeitig zu kümmern. Für jeden einzelnen Neuankömmling.
Hier ein paar Beispiele:
Unsere Freunde von Storyblok konnten die Zeit für das manuelle Onboarding von über 15 Stunden pro Woche auf 30 Minuten reduzieren. Das sind 2.448 €, die sie jeden Monat einsparen.
"Was mich am meisten überrascht hat, war, dass man man so viel automatisieren kann, ohne auf Erfahrung verzichten zu müssen. Wir senden den Leuten verfolgbare Aufgaben, ansprechende Inhalte, lustige Erinnerungen über Slack und verbinden sie mit ihren Onboarding-Kollegen. Alles mit einem einzigen Klick." Markus Schwarz, People Experience Manager bei Storyblok.
Anstatt jede Woche alle neuen Mitarbeiter manuell in die Unternehmensprozesse einzuführen und die gleichen Dinge immer wieder zu wiederholen, besteht die wichtigste "Arbeit" jetzt in einem informellen 30-minütigen Gespräch mit allen Mitarbeitern.
Alles andere geschieht mit einem Klick.
➡️ Eine detaillierte Aufschlüsselung, wie sie das erreicht haben, finden Sie in der vollständigen Fallstudie hier.
Ihre neuen Mitarbeiter müssen nicht mehr all ihre E-Mails durchgehen, um die nächste Aufgabe zu finden. Ein weiterer Vorteil der Onboarding-Software besteht darin, dass durch die Verwendung einer benutzerfreundlichen Schnittstelle die Struktur des Onboarding-Prozesses klarer wird und leichter wiedergefunden werden kann.
Im Anschluss an die Fallstudie von Alasco verbesserte sich das Gesamterlebnis der Mitarbeiter, wobei die neuen Mitarbeiter den neuen Einführungsprozess mit 4,7/5 bewerteten. Was die neuen Mitarbeiter am meisten schätzten, waren:
All dies trug dazu bei, dass neue Mitarbeiter den Einarbeitungsprozess mit Spaß und Leichtigkeit bewältigen konnten.
Ein Onboarding-Prozess besteht in der Regel aus einem allgemeinen Rahmen von Aufgaben und Unterlagen, die auszufüllen sind. Das bedeutet, dass er für jede Rolle gleich ist. Mit Onboarding-Software haben Sie jedoch den Vorteil, dass Sie die Reise individueller gestalten können.
Und die Mitarbeiter bekommen automatisch die richtige journeys entsprechend ihrer Rolle zugewiesen.
Einige Funktionen erfordern viel mehr Informationen, während andere nur das Wesentliche benötigen, um schnell beginnen zu können. Eine auf die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter zugeschnittene Reise kann deren Produktivität steigern und Ihnen helfen, Zeit zu sparen.
Und die Dinge, die Sie in Ihrer Rolle benötigen, können sehr unterschiedlich sein:
Im Vertrieb ist der ROI besonders leicht zu berechnen: Je schneller die Mitarbeiter produktiv sind, desto schneller erzielen sie tatsächliche Einnahmen für das Unternehmen.
Im obigen Beispiel von Alasco hat das Team die Zeit bis zur Produktivität um die Hälfte reduziert.
Die Pandemie hat neue Maßstäbe dafür gesetzt, wie die Menschen heute arbeiten wollen. Aus diesem Grund entwickelte sich Storyblok zu einem Unternehmen, das vollständig auf Fernarbeit setzt. Trotzdem war es dem Unternehmen wichtig, menschliche Beziehungen zu schaffen und neue Mitarbeiter aus der Ferne willkommen zu heißen.
Sie strukturierten einen Prozess mit menschlicher Interaktion, indem sie dafür sorgten:
Dies führte dazu, dass die neuen Mitarbeiter Zavvy als Onboarding-Software mit 9/10 bewerteten und positive Bewertungen abgaben.
Anstatt bei jedem neuen Mitarbeiter direkt nachzufragen, ob er seinen Papierkram oder die ihm zugewiesenen Aufgaben bereits erledigt hat, was sehr zeitaufwändig ist. Sie können sich in das Konto Ihres Managers für jede Onboarding-Software einloggen und überprüfen, ob die Aufgabe als erledigt markiert wurde.
Außerdem sorgt die Onboarding-Software für eine reibungslose und konsistente Erfahrung, da der Fortschritt des neuen Mitarbeiters gespeichert wird. Und dank dessen können die Mitarbeiter jederzeit zu ihren Konten zurückkehren und dort beginnen, wo sie aufgehört haben.
Ein guter Onboarding-Prozess beginnt mit dem 30-60-90-Tage-Plan, der so genannt wird, weil die Faustregel besagt, dass das Onboarding eines Mitarbeiters mindestens drei Monate (90 Tage) dauern sollte. Und es gibt drei Phasen, die wir durchlaufen.
In dieser Phase geht es darum, die Kultur und die Verfahren innerhalb Ihres Unternehmens und Ihrer Produkte kennen zu lernen. Sie ist gekennzeichnet durch:
Ziel ist es, Ihren neuen Mitarbeiter zu akklimatisieren und ihm das Gefühl zu geben, dass er sich mehr für das Unternehmen engagiert. Dies trägt auch zur Mitarbeiterbindung bei, da sie sehen, dass Sie sich die Zeit nehmen, ihnen alles zu zeigen, und sie nicht überstürzt in die Lehre schicken.
Dies ist der Punkt, an dem die Schulung stattfindet. Jetzt, wo Ihr Mitarbeiter mit Ihren Werkzeugen und Mitarbeitern vertraut ist, ist es an der Zeit, ihm umfangreichere Projekte zu übertragen. Die Mitarbeiter werden bei ihren Lieferungen unabhängiger sein, aber dennoch mit älteren Mitarbeitern in gemeinsamen Projekten zusammenarbeiten.
Dies ist, was Sie von der Ausbildungsphase erwarten können:
In der Einarbeitungsphase wollen Sie überprüfen, ob Ihr neuer Mitarbeiter die ihm zugewiesenen neuen Aufgaben bewältigen kann. Hier prüfen Sie auch, ob er mehr Zeit braucht, um sich an einige Ihrer Prozesse zu gewöhnen. Oder ob Sie das Unternehmenswissen verstärken oder einige Lücken schließen müssen.
In dieser letzten Phase geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern mehr selbstständige Arbeit und wenig Anleitung.
So sieht der letzte Monat aus:
In dieser Phase geht es vor allem darum, festzustellen, ob Ihr neuer Mitarbeiter bereit ist, völlig selbständig zu arbeiten. Sie bereiten ihn auf den Erfolg vor, indem Sie ihm die Ziele für die nächsten sechs Monate mitteilen.
Wenn Sie all diese Vorteile nutzen möchten, ohne in der Komplexität zu ertrinken, sollten Sie sich unsere intuitive und dennoch leistungsstarke Onboarding-Lösung ansehen.
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