5-Schritte-Leitfaden für eine wirksame Kompetenzprofilierung (+ Tipps für die Umsetzung)

Jede Führungskraft, jeder Manager, jeder Personalverantwortliche und jeder Visionär ist auf der Suche nach "den besten Talenten".

Aber die Jagd ist nicht auf irgendein Talent gerichtet. Es geht um Talente, die zueinander passen, die auf Resonanz stoßen, die passen. Und genau darin liegt die Herausforderung.

Hier kommt die Kompetenzprofilierung ins Spiel.

Bei der Erstellung von Kompetenzprofilen geht es nicht nur um die Auflistung von Fähigkeiten oder Qualifikationen. Es geht darum, die Essenz, den Kern und die DNA einer Rolle zu erfassen und sie dem einzelnen Mitarbeiter zuzuordnen.

Diesen Artikel besprechen wir:

• Was ist Kompetenzprofilierung?
• Was sind die Schritte, um mit der Erstellung von Kompetenzprofilen von Grund auf zu beginnen ?
• Wie Sie von der Erstellung von Kompetenzprofilen für unsere Mitarbeiter profitieren können.
• Wie kann Zavvy Sie bei diesem Prozess unterstützen?

🕵️‍♀️ Was ist Kompetenzprofilierung im Personalwesen?

Die Erstellung von Kompetenzprofilen wird oft mit der Kompetenzzuordnung verwechselt. 

Bei der Kompetenzzuordnung wird festgelegt, welche Kompetenzen für eine Rolle erforderlich sind. 

Andererseits wird bei der Erstellung von Kompetenzprofilen ermittelt, welche Kompetenzen eine Person derzeit besitzt. 

Ein Kompetenzprofil ist eine eingehende Untersuchung der Kompetenzen einer Person. Es zeigt die Stärken und verbesserungswürdigen Bereiche eines Mitarbeiters auf, indem es seine Fähigkeiten, sein Wissen und sein Verhalten in seiner aktuellen Rolle bewertet.

Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels erläutern.

Organisation ABC hat eine Kompetenzanalyse für die Rolle des Webentwicklers durchgeführt. Es gibt ihnen ein Kompetenzmodell für die Rolle mit Kern- und technischen Kompetenzen, wie in der ersten Zeile unten gezeigt.

Außerdem haben sie ein Kompetenzprofil aller Webentwickler anhand dieses idealen Kompetenzprofils erstellt. Sie fanden heraus, auf welchem Niveau sie sich derzeit befinden.  

Die Kompetenzzuordnung legt Benchmarks fest. Die Erstellung von Kompetenzprofilen bewertet die Mitarbeiter auf der Grundlage dieser Benchmarks und legt klare Erwartungen fest. 

Jetzt wissen Emma und Frank, dass sie an ihren Angular JS-Kenntnissen arbeiten müssen. 

‼️ Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Erstellung von Kompetenzprofilen keine einmalige Angelegenheit ist. 

Die Prioritäten können sich von Zeit zu Zeit ändern.

Nehmen wir noch einmal das obige Beispiel. Dasselbe Unternehmen stellt auf React JS um, um Webanwendungen zu erstellen, und Angular JS-Anwendungen werden langsam obsolet werden. Also wurde erneut ein Kompetenz-Mapping und -Profiling durchgeführt. Die überarbeiteten Kompetenzprofile lauten wie folgt:

React JS ist jetzt ein neuer Eintrag im Profil, und die Mitarbeiter beherrschen diese Fertigkeit zwar minimal, aber sie entsprechen nicht den Erwartungen.

Organisation ABC kann auf der Grundlage dieser überarbeiteten Profile weitere Mitarbeiterschulungen planen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Durch die regelmäßige Erstellung von Kompetenzprofilen behalten Unternehmen den Überblick über ihre aktuellen Fähigkeiten und die Bereiche, in die sie investieren müssen.

✍️ 5 Schritte zur Erstellung von Kompetenzprofilen als absoluter Anfänger

Nehmen wir an, Sie beginnen gerade erst mit der Einführung eines Kompetenzmodells in Ihrer Organisation. In diesem Fall besteht der erste Schritt darin, eine Kompetenzzuordnung vorzunehmen. Dieser Schritt ist eher eine Voraussetzung. 

Sobald Sie die ideale Kompetenzkarte für alle Rollen haben, können Sie mit dem Profiling-Prozess beginnen.

➡️ Sie fragen sich, wie Sie das Mapping durchführen können? Holen Sie sich unsere kostenlose Vorlage für die Kompetenzerfassung, um eine Abkürzung zu finden.

Wir interviewten Ilam Padmanabhaneine erfahrene Führungskraft und Coach mit 20 Jahren Erfahrung in der Tech-/Finanzdienstleistungsbranche, der uns die Schritte zur Erstellung von Kompetenzprofilen von Grund auf erläuterte.

Beginnen Sie mit den Informationen, die Sie haben

Überprüfen Sie das Profil des Mitarbeiters oder andere relevante Dokumente in Ihren bestehenden HR-Systemen, um seine Ausbildung, Erfahrung und vorhandenen Fähigkeiten zu beurteilen (z. B. anhand seines Lebenslaufs). Das ist ein guter Ausgangspunkt, um nicht mit einem leeren Blatt zu beginnen.

Planen Sie Beurteilungen von Hard Skills (fakultativ) 

Sie können auch Tests oder Simulationen durchführen, um die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter zu bewerten.

Dieser Schritt ist fakultativ, da er nicht für jede Organisation möglich ist, und es hängt ganz vom Umfang und der Verfügbarkeit von Ressourcen oder Plattformen zur Durchführung dieser Tests ab. 

Sammeln Sie (360) Feedback

Dieser Schritt ist das Kernstück der Kompetenzprofilerstellung. 

Wir empfehlen, Feedback zur Arbeitsleistung der Mitarbeiter im Vergleich zu den erwarteten Fähigkeiten aus mehreren Quellen einzuholen. Dazu gehören die Meinungen von Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und die Selbsteinschätzungen der Mitarbeiter.

Mehrere Gesichtspunkte gewährleisten eine umfassendere Bewertung der Kompetenzen eines Mitarbeiters.

💡 Tipp: Die Durchführung von 360°-Feedback ist unerlässlich, um die Profile zu aktualisieren. Eine Möglichkeit, dies regelmäßig zu tun, besteht darin, dieses Feedback mit Leistungsbeurteilungen zu verbinden. Ein Bonus, wenn Sie die Bewertungen mit den Kompetenzen verknüpfen.

➡️ Erfahren Sie, wie Sie eine kompetenzbasierte Leistungsbeurteilung durchführen und erhalten Sie mehr als 15 Beispielfragen. 

Planen Sie eine Kalibrierungssitzung

Eine Überprüfung auf der Grundlage von Kompetenzen könnte eine neue Übung für Manager und Mitarbeiter sein.

Es ist gut, eine Kalibrierungssitzung durchzuführen, bei der alle Beurteiler zusammenkommen und diskutieren können, anhand welcher Parameter sie die Kompetenzen bewertet haben. Dies führt zu einem standardisierten Ansatz bei der Bewertung und beugt Voreingenommenheit vor. 

Besprechung der Ergebnisse und der nächsten Schritte mit den Mitarbeitern

Der letzte Schritt besteht darin, mit den Mitarbeitern ein Beurteilungsgespräch zu führen. Ziel dieses Gesprächs ist es, zu erörtern, wo ein Mitarbeiter derzeit steht und an welchen Kompetenzen er für eine erfolgreiche Leistung arbeiten sollte. Die Vorgesetzten können dann gezielte Entwicklungspläne aufstellen, die den Mitarbeitern helfen, diese Kompetenzen zu verbessern. 

🌟 Erfahren Sie , wie Sie Pläne zur Kompetenzentwicklung für eine stärkere Belegschaft erstellen können.

🏆 5 Vorteile einer effektiven Kompetenzprofilierung

Der Prozess der Kompetenzprofilerstellung hilft in allen Schlüsselbereichen des Talentmanagements. So geht's.

Effiziente Rekrutierung

Die Erstellung von Kompetenzprofilen ermöglicht es Ihnen, bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen, indem Sie sehen, ob ein Mitarbeiter in das ideale Profil für die Rolle passt. Zum einen werden in einer Stellenbeschreibung mit den erwarteten Kompetenzen die Anforderungen klar formuliert. Darüber hinaus können kompetenzbasierte Fragen im Vorstellungsgespräch dabei helfen zu beurteilen, ob ein Bewerber für die Stelle geeignet ist. 

Gezielte Lern- und Entwicklungsinitiativen

Wenn eine Bewertung des Niveaus der Mitarbeiter für jede Kompetenz vorliegt, ist es für Manager und Lern- und Entwicklungsteams (L&D) einfach, den Mitarbeitern spezifische kompetenzbasierte Schulungen zuzuweisen.

Verbessertes Leistungsmanagement

Durch die Erstellung von Kompetenzprofilen werden klare Erwartungen an Mitarbeiter und Führungskräfte gestellt. 

"Ein Mitarbeiter sollte sich zu keinem Zeitpunkt fragen müssen, was von ihm erwartet wird, und er sollte auch nicht bei der Überprüfung überrascht werden", sagt Marla J. Albertieein Coach für Führungskräfte. ‍

Die Manager haben auch einen Maßstab, an dem sie ihre Mitarbeiter messen können. 

Bessere Nachfolgeplanung

Das Vorhandensein von Kompetenzprofilen aller Mitarbeiter erleichtert die Nachfolgeplanung für wichtige Funktionen.

Als Amazon beispielsweise eine Nachfolgeplanung für die Position des CEO durchführte, wurde festgehalten, welche Fähigkeiten das Unternehmen von einem zukünftigen CEO erwarten würde. Nach einer weiteren Vorauswahl auf der Grundlage dieser Fähigkeiten wurde Andy Jassy ausgewählt. 

Wirksame Belohnungen

Dies ist ein weiterer unzureichend genutzter Vorteil, bei dem Unternehmen sinnvollere Belohnungen entsprechend der Kompetenzentwicklung planen können. 

Zum Beispiel, Swati Sinha, eine Personalstrategin, dass jeder Mitarbeiter in ihrem Unternehmen eine Checkliste mit Verhaltens- und Funktionskompetenzen (je nach Funktion) erhält. Sie belohnt Mitarbeiter für das Erreichen von Lernmeilensteinen und den Ausbau dieser wichtigen Kompetenzen. 

➡️ Zavvy: Ihr One-Stop-Shop für alles, was mit Kompetenz zu tun hat

Mit Zavvy können Sie Kompetenzen in alle wichtigen Bereiche des Talentmanagements integrieren. Im Idealfall sieht die Implementierung eines Kompetenzmodells in etwa so aus:

1. Wählen Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Kompetenzen aus.

2. Durchführung eines Kompetenz-Mappings für alle Rollen.

3. Planen Sie kompetenzbasierte Bewertungen für Ihre Mitarbeiter.

4. Vollständige Erstellung von Kompetenzprofilen für alle Teams.

5. Planen Sie kompetenzbasiertes Lernen für das weitere Wachstum und die Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeiter.

Schauen wir uns an, wie Sie jeden Schritt mit Zavvy umsetzen können.

🌟 Festlegung von abteilungs- und unternehmensweiten Zuständigkeiten

Wählen Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Kompetenzen aus:

• Kern;
• ‍funktionell;
• technisch;
• Führungskompetenzen.

Dies ist eine große Aufgabe, also stellen Sie sicher, dass Sie die Hilfe der wichtigsten Interessengruppen in Ihren Abteilungen und in Ihrem Führungsteam in Anspruch nehmen.

⚠️ Sie sitzen auf einer schwarzen Seite fest und haben Angst, lange Erklärungen zu den einzelnen Kompetenzen zu verfassen? Mit Zavvy AI können Sie jede Kompetenz mit spezifischen Beschreibungen für jede Rolle und jedes Niveau definieren. 

🗺️ Abbildung der Kompetenzen

Nun ist es an der Zeit, die Kompetenzen den Abteilungen zuzuordnen.

Mit Zavvy erhalten Sie eine Sammlung von Kompetenzen in der Kompetenzdatenbank, um mit der Mapping-Reise zu beginnen. Sie beginnen nie mit einem leeren Blatt.

Einer unserer Experten führt Sie durch den gesamten Prozess der Kompetenzerfassung. So sind Sie nie auf sich allein gestellt. 

📈Kompetenzbewertungen 

Der wichtigste Schritt bei der Erstellung von Kompetenzprofilen ist die Durchführung von Kompetenzüberprüfungen. 

Schritt 1: Beginnen Sie mit der Erstellung eines Feedbackzyklus. Benennen Sie ihn und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. 

Schritt 2: Wählen Sie die Prüfer aus der Liste aus: selbst, gleichrangig, aufwärts und abwärts. 

Schritt 3: Definieren Sie die Bewertungsfragen.

Schritt 4: Aktivieren Sie das kleine Kontrollkästchen, das das Kompetenzmodell mit dem Beurteilungsformular verbindet.

Zum Beispiel: "Inwieweit würden Sie sagen, dass Sie die Erwartungen an Ihre Rolle erfüllen?"

Ein Webentwickler hat zum Beispiel fünf Kompetenzen, die für diese Rolle erforderlich sind: Angular JS, Github, Kreativität, Teamarbeit und Kommunikation.

Wenn Sie die Option auswählen, kann diese Frage fünfmal gestellt werden. (Sie haben jedoch die Freiheit zu wählen, welche Kompetenzen Sie bei bestimmten Fragen einbeziehen möchten)

• Inwieweit würden Sie sagen, dass Sie Ihre Rollenerwartungen bezüglich der Angular JS-Kompetenz erfüllen?
•  Inwieweit würden Sie sagen, dass Sie die Erwartungen an Ihre Rolle gemäß der Github-Kompetenz erfüllen?
•  Inwieweit würden Sie sagen, dass Sie die Erwartungen an Ihre Rolle in Bezug auf die Kompetenz "Kreativität" erfüllen?
•  Inwieweit würden Sie sagen, dass Sie Ihre Rollenerwartungen in Bezug auf die Kompetenz Teamarbeit erfüllen?
•  Inwieweit würden Sie sagen, dass Sie die Erwartungen an Ihre Rolle in der Kommunikationskompetenz erfüllen?

Nehmen Sie diese Änderung in allen Bewertungen vor: Selbst-, Fremd-, Aufwärts- und Abwärtsbewertung. 

🏃 Sie können diese Schritte überspringen, wenn Sie von einer Zavvy-Vorlage ausgehen .

Schritt 5: Definieren Sie die Anonymitätseinstellungen.

Können Prüfer sehen, wer ihre Antworten sehen kann?

Fügen Sie außerdem eine Option hinzu, mit der die Prüfer weitere Details über den Prüfling sehen können, z. B. Wachstumspläne. Dieser Kontext hilft ihnen, besser zu beurteilen.

Schritt 6: Legen Sie fest, wann die Überprüfung beginnen soll. Sie können ein bestimmtes Datum angeben, wenn Sie zum ersten Mal ein Profil erstellen.

Schritt 7: Legen Sie einen Zeitplan für den Prozess fest: Auswahl der Peers, Überprüfung der Texte und abschließende Überprüfung der Diskussionsbeiträge.

Schritt 8: Aktivieren Sie den Zyklus. Sie sind startklar. 🎊

📃 Kompetenzprofile

Kompetenzprofile werden am Ende eines jeden Feedback-Zyklus automatisch erstellt. Sie erhalten aktuelle Profile für alle Ihre Prüflinge.

🌟 Es sind keine zusätzlichen Klicks, Einstellungen oder Genehmigungen erforderlich.

Und das Beste daran ist, dass Sie mehr als nur individuelle Kompetenzprofile erhalten. Sie erhalten auch Einblicke auf Teamebene, Abteilungsebene oder für das gesamte Unternehmen. Alles, was Sie tun müssen, ist mit den Filtern herumzuspielen.

🌱 Kompetentes Lernen

Schließlich bietet Zavvy auch ein umfangreiches LXP, mit dem Sie individuelle Kurse erstellen können und Zugang zu mehr als 10000 Kursen, Büchern, Videos, Veranstaltungen und Artikeln haben.

So haben Ihre Mitarbeiter alle Ressourcen zur Hand, um ihr Kompetenzprofil zu verbessern.

📅 Buchen Sie jetzt eine Demo und implementieren Sie Kompetenz-Frameworks im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

❓ FAQs

Was ist der Zweck eines Kompetenzprofils? 

Ein Kompetenzprofil ist eine detaillierte Übersicht über die Fähigkeiten und persönlichen Eigenschaften, die für die Ausübung einer bestimmten Funktion erforderlich sind. Wenn Unternehmen die Kompetenzen einer Person genau kennen, können sie fundiertere Entscheidungen über Stellenbesetzungen, Beförderungen und Schulungen treffen, was zu einer besseren Abstimmung zwischen den Fähigkeiten der Mitarbeiter und den Anforderungen des Unternehmens führt.

Was ist der Unterschied zwischen Stellenprofil und Kompetenzprofil?

Ein Stellenprofil beschreibt die spezifischen Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Pflichten einer bestimmten Stelle. Es skizziert, was bei einer Tätigkeit zu tun ist. Im Gegensatz dazu beschreibt das Kompetenzprofil die Fähigkeiten, Kenntnisse und Verhaltensweisen, die eine Person besitzen sollte, um ihre Aufgabe erfolgreich zu erfüllen. Jede Führungskraft, jeder Manager, jeder Personalverantwortliche und jeder Visionär ist auf der Jagd nach "den besten Talenten". Aber die Jagd gilt nicht irgendeinem Talent. Es geht um Talente, die zu uns passen, die mit uns in Resonanz stehen. Und genau darin liegt die Herausforderung.