Wie kommunizieren Sie die Ergebnisse von Berichten zum Mitarbeiterengagement effektiv? (Mit Beispielen)

Sie haben eine Umfrage zum Mitarbeiterengagement durchgeführt - das ist perfekt! 

Sie messen bereits das Engagement Ihrer Mitarbeiter für Ihre Mission, das Team und ihre Rolle innerhalb des Unternehmens.

Aber was werden Sie mit den Ergebnissen tun, die Sie aus ihren Beiträgen erhalten haben? 

Und vor allem: Wie kommen Sie vom Bericht über das Mitarbeiterengagement dazu, die Wünsche Ihrer Mitarbeiter nach beruflicher Weiterentwicklung zu erfüllen?

Kämpfen Sie immer noch um die Antworten?

Unser Leitfaden ist für Sie! Wir haben praktische Ratschläge und Beispiele zusammengetragen, die Ihnen helfen werden:

• Sie wissen genau, was Sie mit den Daten aus der Mitarbeiterbefragung anfangen sollen.
• Verstehen Sie, was diese Daten offenbaren.
• Hervorragend in der Kommunikation von Umfrageergebnissen zum Engagement.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen wertvollen und strategischen Bericht über das Mitarbeiterengagement erstellen können!

❗️ Die Bedeutung des Mitarbeiterengagements für Unternehmen

Das Wichtigste zuerst: Die Relevanz und die Auswirkungen eines Berichts zum Mitarbeiterengagement gehen über die Grenzen der Personalabteilung hinaus. Natürlich ist die Messung des Engagements eine Aufgabe der Personalabteilung. Und es ist auch einer der Trends zum Mitarbeiterengagement - hören Sieaktiv zu, um festzustellen, ob es den Mitarbeitern gut geht.

Aber ein Bericht über eine Umfrage zum Mitarbeiterengagement geht über die Sorgen um die Wünsche der Teammitglieder hinaus. Er ist ein Instrument voller aufschlussreicher Informationen, die Führungskräfte benötigen, um zu verstehen, wie gesund und robust ihre Belegschaft ist.

Und das ist eine strategische Frage. Denn ohne engagierte und begeisterte Mitarbeiter können Sie keine Geschäftsergebnisse erzielen!

Mitarbeiterengagement fördert Produktivität, Leistung und ein positives Arbeitsklima. 

Gallup berichtet , dass dadurch der Umsatz um bis zu 43 % sinkt und die Kundentreue um 10 %, der Umsatz um 18 % und die Rentabilität um 23 % steigt.

📊 Analysieren Sie Ihre Daten zum Mitarbeiterengagement

Nehmen wir an, Sie wissen bereits, wie Sie eine Umfrage zum Mitarbeiterengagement gestalten und deren Ziele festlegen können. 

Konzentrieren wir uns nun auf die Analyse der Ergebnisse, die Sie bei der Durchführung der Studie erhalten haben.

Der erste wichtige Ratschlag in diesem Zusammenhang ist, sich rechtzeitig auf die Analyse vorzubereiten. Zu diesem Zweck sollten Sie die Mechanismen zur Quantifizierung und Segmentierung der Daten einrichten.

Numerische Skalen, Punktzahlen und Prozentsätze verwenden

Verwenden Sie numerische Skalen und konvertieren Sie Antworten in Ihrer Umfrage zum Engagement so oft wie möglich in numerische Werte. 

Sie werden feststellen, dass der Vergleich der Daten kein großes Problem darstellt. 

Das liegt daran, dass Zahlen viel weniger anfällig für Fehlinterpretationen sind als die Meinung Ihrer Mitarbeiter in freiem Text.

Qualitativen Input berücksichtigen

Auch wenn quantitative Daten objektiv sind, müssen Sie auch qualitative Daten analysieren. Denn manchmal ist es nicht einfach, Gedanken und Gefühle in Zahlen zu fassen. Und ohne Details ist es unmöglich, Rückschlüsse auf die Motivation, die Einstellung und die Herausforderungen der Mitarbeiter zu ziehen.

Wenn Sie die Befragten z. B. bitten, die Zufriedenheit mit ihrem Team auf einer Skala von 1 bis 5 zu bewerten, sagt Ihnen eine andere Zahl als fünf nicht viel. Wenn Sie sie jedoch bitten, den Grund für ihre unzureichende Zufriedenheit zu nennen, erhalten Sie den Kern ihrer Beschwerde oder Sorge.

Segmentierung der Befragtengruppen

Zweifellos teilen sich Ihre Mitarbeiter nach bestimmten Kriterien in verschiedene Gruppen auf. Und das führt zu unterschiedlichen Wahrnehmungen ihrer Arbeit, ihrer Kollegen und Ihres Unternehmens.

Um das herauszufinden, segmentieren Sie die Ergebnisse der Engagement-Umfrage, wobei die Antworten anonym bleiben. 

Sichern Sie Ihren Mitarbeitern ihre Anonymität zu und bitten Sie sie, ihre Meinung anzugeben:

• Alter;
• Geschlecht;
• Abteilung und Team;
• Amtszeit;
• unabhängig davon, ob es sich um Nachwuchskräfte, Mitarbeiter der mittleren oder der höheren Ebene handelt;
• ihre Führungsebene (Manager, Direktor, VP oder C-Level).

Lesen Sie den Konsens

In diesem Schritt beginnt die eigentliche Arbeit der Analyse! 

Wenn Sie unsere Empfehlungen für die Quantifizierung (und Segmentierung) von Umfragedaten befolgt haben, können Sie herausfinden, was sie Ihnen sagen wollen.

Ganz allgemein ausgedrückt: Wenn die meisten oder alle Ihre Mitarbeiter dieselbe Meinung zu einem Thema haben, müssen Sie das Thema untersuchen und etwas verbessern. 

Wenn andererseits nur wenige Menschen mit demselben Problem unzufrieden sind, müssen Sie es vielleicht nicht so gründlich angehen.

Alles hängt von der Bedeutung des Themas für das Geschäft und das gesunde Funktionieren des Teams und des Unternehmens ab. Und es liegt an den richtigen Stakeholdern, zu entscheiden, ob es sich lohnt, Anstrengungen zu unternehmen, um herauszufinden, was hinter den Ergebnissen steckt.

Kreuzdaten

Das Engagement hängt nicht immer mit der Position des Mitarbeiters, dem Team oder Ihrem Unternehmen zusammen. Stattdessen kann dieses Niveau mit anderen Faktoren zusammenhängen, wie dem Gehalt oder dem Leistungspaket, um nur einige zu nennen.

Und es liegt an Ihnen, die Daten aus der Engagement-Umfrage mit Daten aus anderen Quellen zu kombinieren.

Berücksichtigen Sie also die Informationen aus Ihrem Personalverwaltungssystem, wenn Sie die Ergebnisse Ihres Engagements überprüfen.

Bewerten Sie außerdem die Engagementdaten in Bezug auf die Geschäftsinformationen. 

Das sind Informationen, die Sie aus Ihrem ERP-System extrahieren können und die eng mit den Geschäftsergebnissen verbunden sind.

Ergebnisse vergleichen

Bei der Analyse von Umfragedaten zum Engagement geht es letztlich darum, kritische Verbesserungsbereiche zu entdecken. Und um dies so umfassend wie möglich zu tun, müssen Sie Ihre aktuellen Umfrageergebnisse mit folgenden Faktoren vergleichen

• Ihre früheren Umfrageergebnisse zum Engagement, umdas Niveau des Engagements Ihrer Organisation, Abteilungen und Teams im Laufe der Zeit zu ermitteln
• Nationale und globale Umfrageergebnisse zum Engagement - insbesonderevon anderen Unternehmen in Ihrer Branche, die ein ähnliches Geschäftsfeld wie Sie haben

Und das sind die Erkenntnisse, nach denen man suchen sollte:

• Warum schneidet Ihr Unternehmen besser oder schlechter ab als zuvor?
• Warum schneiden bestimmte Abteilungen und Teams besser oder schlechter ab als zuvor?
• Warum schneidet Ihr Unternehmen besser oder schlechter ab als ähnliche Unternehmen in Ihrem Land oder im Ausland?

📈 Organisation der Daten in Ihrem Bericht zum Mitarbeiterengagement

Ein Bericht über eine Umfrage zum Mitarbeiterengagement muss Aufschluss darüber geben, wie sich das Engagement auf die Leistung Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter auswirkt. 

Aber ein solcher Bericht taugt nichts, wenn Sie die darin enthaltenen Daten nicht richtig ordnen. Mal sehen, wie das geht.

Zunächst müssen Sie das Ziel der Umfrage im Auge behalten. Das bedeutet, dass Sie einen Aktionsplan entwickeln müssen, um die Bereiche zu verbessern, die sich am positivsten auf Ihr Mitarbeiterengagement auswirken.

Dann sollten Sie sich bewusst sein, dass es in jedem Unternehmen Bereiche gibt, die traditionell schlecht abschneiden. Wir sprechen hier von Vergütung und Sozialleistungen, Karriereentwicklung und Politik am Arbeitsplatz, um nur einige zu nennen.

Als Faustregel gilt jedoch, dass Sie den Bereichen Priorität einräumen müssen, in denen Ihr Unternehmen im Vergleich zu den Benchmarks der Branche schlecht abschneidet. Das sind die Bereiche, die am ehesten in Frage kommen:

• Erzielen Sie einen positiven ROI, sobald Sie sie verbessern.
• Förderung der Verbesserung aller anderen Bereiche der Mitarbeitererfahrung.

In der Regel sind das die Bereiche, die am stärksten betroffen sind:

• Wertschätzung der Mitarbeiter;
• Reaktion auf proaktive Mitarbeiter;
• Einbindung der Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung;
• Kommunikation mit den Verantwortlichen.

Aber Sie könnten andere Bereiche vorschlagen, auf die man sich konzentrieren sollte.

Nun müssen Sie die Umfrageergebnisse in Ihrem Bericht über das Mitarbeiterengagement übersichtlich darstellen. 

Mit anderen Worten: Sie müssen die Einstellungszahlen offenlegen:

• für das gesamte Unternehmen;
• pro Abteilung;
• durch das Team;
• nach Alter und Geschlecht;
• pro Amtszeit;
• pro Führungsebene;
• nach Dienstalter;
• pro Periode (aktueller Monat, Quartal oder Jahr im Vergleich zum vorhergehenden);
• nach Regionen (innerhalb Ihres Landes, an Ihren ausländischen Standorten und im Vergleich zu den nationalen und globalen Benchmarks für Ihre Branche);
• eine beliebige sinnvolle Kombination der oben genannten Punkte, z. B. nach Geschlecht und Team oder nach Alter und Abteilung.

Um die verbesserungswürdigen Bereiche herauszuarbeiten, müssen Sie die Umfragedaten nach diesen Bereichen innerhalb der oben genannten Abteilungen aufschlüsseln. Wir empfehlen Ihnen, diese Bereiche in verschiedene Dokumentabschnitte umzuwandeln.

Wir empfehlen auch die Verwendung von Mitteln zur Visualisierung der Ergebnisse, z. B. Diagramme und Grafiken. 

Verwenden Sie zum Beispiel:

• Balkendiagramme - zumErkennen von Trends im Zeitverlauf.
• Liniendiagramme - für denVergleich der diesjährigen Daten mit denen des letzten Jahres.
• Callout-Grafiken zurHervorhebung überraschender Zahlen oder Schlussfolgerungen.

Diese Visualisierungen helfen Ihren Stakeholdern, die Ergebnisse in Ihrem Bericht zum Mitarbeiterengagement zu verstehen und objektiv zu analysieren. Vor allem aber erleichtert die Visualisierung die Priorisierung von Verbesserungsbereichen und die Bereitstellung umsetzbarer Ergebnisse.

🏆 Bewährte Praktiken für die Kommunikation der Ergebnisse von Engagement-Umfragen

Nachdem Sie die Daten Ihrer Umfrage zum Mitarbeiterengagement gesammelt und analysiert haben, ist es an der Zeit, sie innerhalb Ihres Unternehmens weiterzugeben.

Und das sind unsere Tipps für die Kommunikation der Ergebnisse von Engagement-Umfragen an Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte.

💡 3 Tipps für den Austausch von Umfrageergebnissen mit Mitarbeitern

Unmittelbar nach Abschluss der Umfrage zum Mitarbeiterengagement muss der CEO eine unternehmensweite Mitteilung machen. Alternativ kann dies auch der Vizepräsident der Personalabteilung oder ein leitender Mitarbeiter der Personalabteilung tun.

Und in dieser Mitteilung geben sie eine Bestätigung ab.

Dank an die Mitarbeiter für ihre Teilnahme an der Studie

Ihr Vorgesetzter - falls Sie es nicht selbst sind - kann dies entweder per E-Mail oder in einer Besprechung mit allen Mitarbeitern tun. 

Aber es ist wichtig, dass sie sich bei den Mitarbeitern bedanken, sobald die Umfrage abgeschlossen ist. Und neben dem Dank muss die Führungskraft auch ihr Engagement bekräftigen, das Engagement auf ein höheres Niveau zu bringen.

Raten Sie ihnen, das Engagement der Mitarbeiter für die Verbesserung Ihrer Unternehmenskultur zu würdigen. Das wird die Botschaft aussenden, dass das Feedback der Mitarbeiter wertvoll ist, was sich per se positiv auf das Engagement auswirkt.

Stellen Sie kurz die von Ihnen gewonnenen Daten zum Engagement dar

Eine Woche nach Abschluss der Umfrage muss Ihre Führungskraft dem Unternehmen einen Überblick über die Ergebnisse geben. Auch hier genügt eine E-Mail oder eine unternehmensweite Sitzung.

Die Übersicht muss Statistiken über die Teilnahme und eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse (beste und schlechteste Zahlen) enthalten. 

Dieser Moment ist auch eine hervorragende Gelegenheit für die Führungskraft, den Mitarbeitern zu erklären, was sie als Nächstes erwarten können. Eine Möglichkeit, Erwartungen zu formulieren, besteht darin, den Aktionsplan zu erläutern.

Allerdings kann Ihr Anführer zu diesem Zeitpunkt noch nicht viele Einzelheiten nennen. 

Die erste Mitteilung der Ergebnisse des Mitarbeiterengagements muss sich auf die Zahlen konzentrieren, die eine breitere Wirkung haben. 

Mit anderen Worten, dies ist eine Gelegenheit, sich auf die Wirkung der Daten auf der Ebene der Organisation zu konzentrieren.

Informieren Sie sich über die vollständigen Engagementdaten und planen Sie Erweiterungen

Drei Wochen nach Abschluss der Umfrage müssen die Personalabteilung und die Führungskräfte - Teamleiter und andere Führungskräfte - damit beginnen:

• Gründliche Überprüfung der Ergebnisse.
• Detaillierte Angaben zum Aktionsplan: die Verbesserungsbereiche, die Sie angehen werden, und die Initiativen, die Sie umsetzen werden. 

Sobald Ihre wichtigsten Interessengruppen den Aktionsplan beschlossen haben, ist es an der Zeit, alle Details an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. 

Die Frist sollte nicht später als ein oder zwei Monate nach Abschluss der Umfrage liegen.

💼 3 Tipps für die Weitergabe von Umfrageergebnissen an Führungskräfte und wichtige Interessengruppen

Wenn die Ergebnisse der Engagement-Umfrage vorliegen, ist der erste Schritt die Weitergabe der Ergebnisse an das Führungsteam. Hier sind unsere besten Empfehlungen, wie Sie diese Aufgabe angehen sollten.

Keine voreiligen Entscheidungen treffen, was mit den Daten zu tun ist

Geben Sie Ihren Führungskräften Zeit, die Engagement-Daten zu prüfen, sie zu verarbeiten und sorgfältig zu reflektieren. 

Wir empfehlen diesen Zeitplan:

• Eine Woche nach Abschluss der Umfrage, bevor die Ergebnisse auf höchster Ebene mitgeteilt werden.
• Drei Wochen nach Abschluss der Umfrage, bevor mit der ausführlichen Diskussion der Daten und der Vertiefung des Aktionsplans begonnen wird.
• Ein bis zwei Monate nach Abschluss der Umfrage, bevor die detaillierten Ergebnisse mitgeteilt werden.

Die Steigerung des Engagements Ihrer Mitarbeiter ist ein Prozess der Veränderung. Und wie jede Veränderung in einem Unternehmen lässt sich auch diese nicht über Nacht verinnerlichen. Außerdem sind es Ihre Führungskräfte, die das Steuer des Wandels in die Hand nehmen müssen, sie brauchen also Zeit zur Vorbereitung.

Betonen Sie das Ziel und fördern Sie den Dialog

Der Prozess der gründlichen Untersuchung von Engagementdaten beginnt bei Ihnen. Präsentieren Sie Ihren Führungskräften:

• die Gesamtbewertung des Mitarbeiterengagements;
• unternehmensweite Trends;
• abteilungsspezifische Trends;
• Stärken und Schwächen (oder Chancen).

Die Führungskräfte müssen genau wissen, welche Organisationskultur Sie anstreben. 

Und die Ergebnisse der Umfrage werden ihnen dabei helfen, herauszufinden, was fehlt. 

Stellen Sie also sicher, dass Sie ihnen diese Einstellung vermitteln.

Während Sie die Daten eingehend erörtern, müssen Sie einen offenen Dialog fördern. Nur so können sich Ihre Führungskräfte auf einen wirksamen Aktionsplan zur Steigerung des Engagements einigen.

Kehren Sie Probleme nicht unter den Teppich

Ohne Transparenz kann das Engagement der Mitarbeiter nicht gesteigert werden. Und auch Sie spielen dabei eine Rolle. 

Sie müssen Ihren Führungskräften die fantastischen Ergebnisse und die lahmen Zahlen aus Ihrer Engagement-Umfrage mitteilen.

Die Meldung der alarmierenden Entdeckungen ist für Verbesserungen zwingend erforderlich. 

Denn wie könnte man etwas verbessern, ohne es vollständig zu verstehen und zu analysieren? 

Außerdem ist die Untersuchung negativer Bewertungen und Kommentare letztlich eine Win-Win-Situation für die Belegschaft und das Unternehmen.

🏢 Beispiele für Berichte zum Mitarbeiterengagement aus der Praxis

Diese vier Berichte zum Thema Mitarbeiterengagement haben unsere Aufmerksamkeit erregt. Wir gehen der Frage nach, warum sie das getan haben und was Sie von ihnen lernen können.

1. Umweltministerium von New Mexico

Der Engagementbericht des Umweltministeriums von New Mexico: 

1. Beginnt mit einer Nachricht von einer hochrangigen Führungskraft ihrer Organisation, die Auskunft gibt:

• Die allgemeine Antwortquote;
• Das allgemeine Niveau des Engagements;
• Einige Bereiche sind verbesserungswürdig;
• Eine Bestätigung des Engagements der Führungskräfte, das Feedback der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

2. Verwendet Callout-Grafiken, um die aufschlussreichsten Ergebnisse hervorzuheben.

3. Reduziert die Zahlen von einem allgemeinen Überblick auf die Höchst- und Tiefstwerte pro Abteilung und Erhebungsabschnitt im Vergleich zum Vorjahr .

4. Vergleicht ihr Mitarbeiterengagement mit einer nationalen Benchmark.

5. Enthält Informationen über die Engagement-Aktionen der Organisation im Jahr vor der Umfrage.

6. Aufschlüsselung der demografischen Daten der Umfrageteilnehmer.

7. Erläutert die nächsten Schritte ihrer Führungskräfte und wie sich die Mitarbeiter beteiligen können.

8. Offenlegung eines Anhangs mit den Ergebnissen im Jahresvergleich für alle Fragen, bei denen eine numerische Skala verwendet wurde.

👀 Hinweis: Der Jahresvergleich ermöglicht es dieser Organisation, Trends in ihrem Mitarbeiterengagement zu erkennen.

2. GitLab

Der Engagementbericht von GitLab:

• Erläutert, wie die Antworten auf die Umfrage vertraulich behandelt werden.
• Listet die Schwerpunktbereiche der Umfrage auf.
• Zeigt eine Zeitleiste mit den Maßnahmen, die das Unternehmen im Zusammenhang mit der Umfrage ergriffen hat.
• Klärt die Schritte, die auf den Abschluss der Umfrage folgen werden.
• Zeigt die Gesamtbeantwortungsrate, das Gesamtniveau der Beteiligung und einen Branchenvergleich.
• Wir danken den Mitarbeitern für ihre Teilnahme an der Umfrage.
• Enthält die Antworten, die in den drei wichtigsten Schwerpunktbereichen am besten abschnitten , und vergleicht sie mit der Benchmark der Branche.
• Hebt die Bereiche hervor , die verbessert werden müssen.

👀 Hinweis: Der Zeitplan mit den Erhebungsmaßnahmen mag unbedeutend erscheinen. Es handelt sich jedoch um ein Element der Transparenz, das bei den Lesern des Berichts Vertrauen schafft.

3. Die Personalabteilung der UCI Irvine

Der Bericht über das Mitarbeiterengagement der Personalabteilung der Universität von Kalifornien:

1. Es beginnt damit, zu begründen, warum das Engagement der Mitarbeiter für die Arbeitsplatzkultur und die verschiedenen Interessengruppen wichtig ist.
2. Definiert die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten bei der Einbindung dieser Interessengruppen.
3. Erinnert an die Ergebnisse der letzten Umfrage zum Mitarbeiterengagement und legt sie als Basis fest.
4. Vergleicht die Ergebnisse der letzten Erhebung mit den Ausgangszahlen.
5. Unterscheidet zwischen engagierten, unengagierten und aktiv unengagierten Mitarbeitern zwischen den vorherigen und den neuesten Daten pro Organisationseinheit.
6. Auflistung der neuen Möglichkeiten , mit denen sich die Abteilung befassen muss, und der Stärken, die sie weiter ausloten muss.
7. Es werden ein Zeitplan für ein stufenweises Engagementprogramm und einige geplante Aktionen vorgestellt.
8. Er beschreibt die nächsten Schritte , die Führungskräfte mit ihren Teammitgliedern unternehmen müssen.

👀 Anmerkung: Im Bericht wird darauf hingewiesen, dass die Zahlen zwischen den beiden Ausgaben der Umfrage variieren, weil die Personalabteilung die Mitarbeiter zur Teilnahme ermutigt hat, anstatt sie zu zwingen.

4. Büro des Kanzlers der UCI Riverside

Der Bericht über das Mitarbeiterengagement der Universität von Kalifornien, Büro des Kanzlers in Riverside:

1. Enthält Anweisungen zur Berechnung der Punktzahlen.
2. Vergleicht die Ergebnisse der Umfrage zum Mitarbeiterengagement mit verschiedenen Arten von Benchmarks, von früheren Umfrageergebnissen bis hin zu nationalen Zahlen.
3. Hebt die Fragen hervor , die für die Organisation von vorrangiger Bedeutung sind.
4. Unterscheidet den Grad der statistischen Signifikanz, den jede Zahl hat, und verdeutlicht, wie aussagekräftig sie ist.
5. Beschreibt die vorgeschlagenen Maßnahmen mit einigen Details.
6. Gruppiert die Ergebnisse nach Kategorie - z. B.Karriereentwicklung oder Leistungsmanagement -, Rolle - z. B. Manager oder Direktor -, Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, Betriebszugehörigkeit und Gehaltsbereich.
7. Schlüsselt die Punktzahlen innerhalb jeder Kategorie auf.
8. Zeigt den Gesamtprozentsatz der Mitarbeiter auf jedem Engagement-Level an, von hoch engagiert über aktiviert und angeregt bis hin zu unengagiert.
9. Schlussfolgerungen zu den wichtigsten Triebkräften des Engagements, wie die Förderung des sozialen Wohlergehens.

👀 Hinweis: Das Dokument ist sehr visuell und setzt auf Farben zur Darstellung der Daten. Obwohl dies die meisten Leser anspricht, wird es dadurch weniger umfassend und beeinträchtigt die organisationsweite Interpretation.

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