Veronika Schäfer
Veronika är chef för avdelningen Learning Sciences på Zavvy. Hon har en bakgrund inom inlärningspsykologi och hjälper våra kunder att få ut mesta möjliga av sina personalutvecklingsprogram.
"Vi anser att det inte är vårt ansvar att förvalta talanger - vi är här för att utveckla talanger." Spotifys bandmanifest
Upptäck:
Har du sett "The Playlist" - en dokumentär om hur Spotify revolutionerade musikindustrin?
I en av scenerna kommer Petra Hansson (som var Spotifys juridiska rådgivare i ett decennium) in på Spotifys kontor för att diskutera ett framtida samarbete.
Hon hade då arbetat på den ledande svenska advokatbyrån Mannheimer Swartling.
När hon kommer in på kontoret blir Petra förvånad över att se den avslappnade och vänliga arbetskulturen på Spotify, där folk kastar pappersbollar på varandra. En av pappersbollarna träffar till och med henne när hon går förbi ett av båsen.
Denna avslappnade och människovänliga arbetskultur har också påverkat processen för prestationsbedömning på Spotify .
På Spotify fokuserar den årliga resultatbedömningen på att hjälpa de anställda att växa med företaget.
"Vi arbetar hårt för att se till att de innovativa och passionerade människor som väljer att gå med i Spotify-bandet får möjlighet att göra sitt allra bästa. Det är därför vi föredrar att se våra ersättningar och förmåner på ett holistiskt sätt, som ett helhetspaket, och därför gör vi det totala erbjudandet konkurrenskraftigt jämfört med vår jämförelsegrupp." Spotifys bandmanifest
I linje med detta stora mål lanserade Spotify nyligen en intern marknadsplats för talanger som heter Echo.
Echo använder automatisk AI-matchning för att hitta relevanta projekt för sina anställda.
"Vi befinner oss i den fjärde revolutionen. Vi har gått från den gamla modellen med att lära sig, arbeta och gå i pension till en kontinuerlig inlärningscykel. Vi står på gränsen till en ny revolution. Och låt oss vara tydliga - vi är inte på gränsen. Den här förändringen har redan skett." Katarina Berg, chef för personalfrågor, Spotify..
Genom att utvidga AI:s kapacitet till att omfatta mer än musik kan Spotify ständigt uppmuntra varje anställd att uppgradera sig och hitta nya möjligheter inom organisationen.
Spotifys sätt att se på personalens resultatbedömningar och karriärutveckling är dock lika innovativt som kärnprodukten.
Hörnstenen i alla dess personalinriktade policyer, liksom motiveringen bakom dem, är vackert formulerad av teamet i dess officiella HR-blogg.
Spotify bygger den mest banbrytande tekniken i ett område i ständig utveckling med de mest begåvade människorna över hela världen.
Naturligtvis måste personalfunktionen skapa en miljö som gynnar denna mångfaldiga och innovativa talangpool.
Så vilka lärdomar kan vi dra av Spotifys fantastiska strategier för personalhantering?
Spotifys system för återkoppling och utvärdering av medarbetarnas prestationer bygger på denna unika gruppstruktur.
Så innan vi går djupare in på prestationsbedömningar är det viktigt att förstå hur komplex teamstrukturen på Spotify är.
År 2021 hade Spotify 6617 anställda.
Spotify delar in sina anställda i självorganiserande och flexibla team som kallas squads.
Varje grupp ansvarar för en unik aspekt av produkten och har högst åtta medlemmar.
Grupper är en självständig enhet som bestämmer vad de ska bygga, hur de ska bygga det och vem de ska samarbeta med.
Dessa grupper grupperas vidare i en ljusmatris som kallas stam.
När flera grupper är horisontellt sammanlänkade bildar de ett kapitel. Ett kapitel är en horisontell gruppering som hjälper till att stödja specifika funktioner som kvalitetssäkring, agil coachning och webbutveckling.
Grupperna har inga formella ledare, medan kapitelledaren är en vanlig chef som fokuserar på mentorskap och coachning.
"Våra chefer skapar klarhet i sina team, översätter komplexitet till användbara insikter och undanröjer alla hinder. De tar till sig polariteter och identifierar frågor inte som antingen eller utan som både och.
Viktigast av allt är att de förblir flexibla - de kan snabbt anpassa sig till nya omständigheter och prioriterar hänsynslöst för att få rätt effekt." Spotifys bandmanifest
🤼 Spotify följer spelartränarmodellen.
Därför betraktas alla kapitelledare också som gruppmedlemmar. Gruppmedlemmar kan byta grupp och arbeta med olika problemformuleringar samtidigt som de behåller samma formella ledare.
En sektion har som främsta uppgift att underlätta lärande och kompetensutveckling i alla grupper.
Spotify har också infört en tredje organisatorisk enhet, ett så kallat guild. Den här nya delen går över kapitel och grupper och delar i första hand med sig av kunskap om ämnen av gemensamt intresse och nytta, till exempel ledarskap eller webbleverans.
De delar med sig av kunskap om funktioner som inte hanteras av sektionen.
Dessutom kan de anställda få tillgång till GreenHouses utbildningsportal för att lära sig ämnen som deras avdelning inte fokuserar på.
"Vår strategi för prestationsutveckling är en kombination av att titta på prestationer för att se vad som krävs för att företaget ska nå de mål vi satt upp och att titta på våra medarbetares utveckling. Vi anser att det inte går att separera de två." Johanna Bolin Tingvall, global chef för GreenHouse, lärande och utveckling på Spotify.
Grupperna gör utvärderingar för att utvärdera höjdpunkterna och förbättringsområden med några veckors mellanrum.
Dessutom genomgår grupperna en analys av misslyckanden från början till slut för att se till att grupperna lär sig av sina misstag.
Vissa grupprum har "felväggar" för denna typ av analys.
Det är viktigt att notera att gruppens recensioner är skilda från de anställdas recensioner.
Med sitt system för medarbetarbedömning vill Spotify fokusera på två primära mål:
Det finns inget tungt system för prestationsstyrning med kryssrutor för att check.
I stället finns det ett rekommenderat system förutveckling av prestationer som sträcker sig över ett år.
Här är de fyra delarna i cykeln för utveckling av medarbetarnas prestationer:
The 1:1 with the managers can also happen over a coffee!
The employees discuss their performance, ambition, and any problem they face.
Det finns inget obligatoriskt schema eller någon standardagenda. Allt bygger på att den anställde och chefen kommer överens om ett system och en frekvens för mötena.
Det finns en fördefinierad checklista som hjälper cheferna att genomföra dessa möten på ett enkelt sätt.
"[Kontinuerlig planering och 1:1-samtal är] den viktigaste pelaren i vår strategi för prestationsutveckling, eftersom all utveckling kretsar kring bra samtal." Johanna Bolin Tingvall, global chef för GreenHouse.
📆 Rekommendationen för 1:1-samtal och planeringsmöten med formella chefer är att genomföra dem som veckovisa check-ins.
Even if there is continuous interaction between the employee and the manager, Spotify recommends two annual development talks that focus entirely on the employee's growth and personal development.
These development talks aim to match the company's needs with the employee's long-term ambitions.
Varje medarbetare äger och driver sina utvecklingssamtal:
Man kan samla in feedback från vem som helst i företaget - chefen, teammedlemmar eller någon från någon annan avdelning.
Det finns tre kriterier för framgång när det gäller prestationer och utveckling:
🌟 Prestation handlar om att uppfylla förväntningar, nå mål och vara en förebild för andra anställda.
"Talent Snapshot" är som en resultattavla för laget. Som namnet antyder är det en ögonblicksbild som ger en överblick över exakt hur laget klarar sig.
Det här formatet hjälper cheferna att spåra sina gruppmedlemmars utveckling av prestationer och ger en "ögonblicksbild" av deras nuvarande prestationer, styrkor och svagheter.
"Vi gör detta för att hitta både de uppenbara och dolda talangerna i företaget och frigöra all potential, få bra arbete utfört och utveckla fler framtida ledare." Johanna Bolin Tingvall, global chef för GreenHouse.
Spotify tror på att odla ett tillväxtmedvetande och inser att individer vill växa med företaget och att omständigheterna kan förändras från vecka till vecka eller kvartal till kvartal.
Därför har Spotify helt avskaffat prestationsbetyg, som de befarade skulle skapa ett fixerat tankesätt och låsa in människor i godtyckliga "betyg" under långa perioder.
Spotifys ledare utvärderar sina gruppmedlemmars prestationer och personliga ambitioner.
Talent Snapshot tittar på var varje anställd befinner sig nu utan att hålla dem kvar där. Den identifierar luckor och sätt att nå sin fulla potential.
HR-teamet på Spotify genomför workshops om Talent Snapshot för att utrusta ledarna med de färdigheter som krävs för att bedöma sina medarbetare på ett korrekt sätt.
"Chefer är tillräckligt modiga för att ställa tydliga förväntningar och ge ärlig feedback för att driva resultat." Spotifys bandmanifest
När cheferna är klara med ögonblicksbilden för sitt team bör deras främsta fokus vara att flytta teammedlemmarna från vänster [röd] till höger [grön].
Ledarna på Spotify har följande viktiga åtgärdspunkter efter ögonblicksbilden:
Managers discuss the personal development plan more carefully to ensure each employee is working towards their potential and personal aspirations.
Varje anställd har unika styrkor som ger mervärde till teamet i stort och till företaget. Snapshotet bör inspirera ledarna att erkänna dessa bidrag offentligt.
När ögonblicksbilden identifierar medarbetare med hög potential kan ledarna påskynda deras utveckling med en konkret handlingsplan.
The compensation review is a separate process, but performance is relevant when deciding the compensation.
Spotifys strategi för utveckling av prestationer är alltså en del av kompensationsprocessen.
"Vi tror på att belöna höga prestationer och tar hänsyn till en bandmedlems kompetens, bidrag och beteende. En liknande position, prestation och potential innebär en liknande ersättning över tid.
Att erbjuda trygghet och samtidigt koppla ersättningen till prestationer håller våra team motiverade och strävar efter innovation." Spotifys bandmanifest
📆 Kompensationsöversyner sker en gång om året.
Eftersom Spotify är ett relativt ungt företag (jämfört med Cisco och Microsoft) har processen för prestationsbedömning inte genomgått några större förändringar sedan företaget grundades 2006.
De har dock infört några nya element för att främja arbetstagarnas utveckling.
Coachning och feedback sker separat.
För att se till att feedback från truppen inte blandas ihop med feedback från de anställda har Spotify omstrukturerat sitt system för prestationshantering så att de anställda får en separat kompensation och prestationsbedömning.
Tidigare tog cheferna hänsyn till feedback från kollegor vid löneöversyner. Denna process ledde dock till att människor samlade in så många positiva omdömen som möjligt. Återkoppling kring faktiska områden där man rörde sig saknades dock.
Enligt Spotify, som citeras av HBR, "gav detta människor incitament att samla in så många positiva omdömen som möjligt i stället för att få feedback om de största områdena med förbättringspotential".
Nu använder de anställda ett internt verktyg för att samla in feedback från andra anställda - chefer, kollegor och direktrapporter.
Medarbetarna kan be om feedback så ofta de vill.
"Resultatet är en process som alla måste äga och driva själva - det handlar om utveckling och personlig tillväxt." Jonas Aman, Spotify-anställd, citerad av HBR.
Sammanfattningsvis är detta de tre skälen till att Spotify valde att uppgradera sin process för prestationsbedömning:
Spotifys prestanda- och utvecklingsstrategi är flexibel och innehåller några få obligatoriska delar.
Allt hålls samman av verktyg och utbildningsprogram för chefer och anställda. Varje anställd bör alltså äga och driva sin egen utveckling, och varje chef bör stödja den anställdes ambitioner och utveckla teamet.
Spotify, som rankades på första plats i rankningen av "America's Most Loved Workplaces" 2021, använder personalanalyser för att påverka viktiga affärs- och talangbeslut inom företaget.
"Det finns till exempel ett par saker som vi ser i data när det gäller ledarskap och [...] när människor känner mindre eller mer stress. Och också var de finner riktning och om de lever i en viss osäkerhet, vilket är en stressig plats att vara på.
Så, till exempel, vad vi såg, inte riktigt tidigt men när vi började arbeta med detta [...] var att alla chefer som har eller har kontakt med varandra, varje vecka eller varannan vecka, alla anställda som har chefer eller gör det tillsammans med sin chef, har mindre stress, är mer tydliga, känner sig mycket mer nöjda med sitt arbete och känner att de kan påverka mer." Katarina Berg, personalchef på Spotify..
Spotifys företagskultur är människovänlig, vilket också återspeglas i systemet för prestationsbedömning.
Systemet för prestationsbedömning tror på att ge dina medarbetare möjlighet att växa med företaget.
Spotify anser att dina anställdas prestationer och utveckling är starkt sammankopplade. Dessutom kan dina medarbetare bara utvecklas om du matchar företagets behov med deras långsiktiga ambitioner.
Några faktorer som gör att Spotifys resultatbedömning sticker ut:
Spotify anser att dina medarbetare är din största tillgång. Därför har varje team stor flexibilitet och en säker miljö där alla anställda kan utvecklas.
Dessutom uppmuntras de anställda att utvecklas och ta sig an organisatoriska projekt som kan förbättra deras kompetens.
The performance development system is a recommended process for every team.
Cheferna och medarbetarna kan gemensamt besluta att ändra frekvensen av 1:1-mötena.
Cheferna kan granska utan några hotande tidsfrister, vilket ger hela granskningssystemet en mer mänsklig prägel.
Using technology to collect data points and make critical talent decisions helps Spotify address employee concerns.
Med hjälp av personanalyser kunde de till exempel identifiera att anställda som ofta hade 1:1-samtal med sina chefer hade mindre stress, var tydligare och mer nöjda med sitt arbete.
Katarina Berg betonar dock People Ops roll när det gäller att tolka data och använda sin erfarenhet för att koppla ihop punkterna snarare än att bara samla in punkterna:
"Om man bara - eller om man låter sig styras enbart av data, kan det faktiskt leda en ner i ett kaninhål. Det kan få dig att fatta fel beslut.
Men jag tror att vår intuition och erfarenhet är superviktiga. Och även när alla data kan peka oss i en riktning, men något säger oss - "Vi har sett det här förut, vi har sett mönstret". Så det handlar inte bara om att samla ihop punkterna. Man måste också koppla ihop punkterna. Och här tror jag att HR är viktigt."
Zavvy låter dig köra en process för prestationsbedömning som Spotify.
Chefsutbildning, insamling av feedback, veckovisa check-ins och strukturering av utvecklingsplaner och samtal är delar av Spotifys upplägg som du kan kopiera med Zavvy.
The process is simple. Here is a step-by-step breakdown.
Spotify strävar ständigt efter utveckling, inte bara för sina anställda utan även för sina ledare. Detta gör det möjligt för ledare på Spotify att bättre bedöma, upptäcka och utveckla framtida talanger.
Med Zavvy kan du enkelt återskapa de HR-workshops som Spotify genomför och det utbildningstänkande som ledarna har.
Med hjälp av Zavvy:s utbildningsfunktioner kan du enkelt skapa workshops, självstudieresor med mera för dina chefer och möjliggöra kollegialt lärande bland dem, i ett lättsmält och lättförbrukat format, via e-post eller dagliga slack nudges.
Du kan också skapa andra funktioner för dina ledare med hjälp av arbetsflödes- och resebyggaren.
Zavvy hjälpte till exempel Freeletics att skapa ett ledarskapsutbildningsprogram som gav stor avkastning på investeringen, med 100 % av alla chefer som kände sig stöttade i sin utveckling:
Du kan tilldela cheferna våra mikrolektioner om ledarskap så att de kan studera dem när det passar dem. Det här programmet kommer att hjälpa dig:
På Spotify uppmuntras chefer att ha frekventa 1:1-samtal och kontinuerliga avstämningar med sina medarbetare.
Zavvy gör det möjligt för alla, inte bara för kommande anställda, att skapa en 1:1-kadera med sina chefer.
Här är en ögonblicksbild av chefens instrumentpanel för deras team, samt den incheckningskadans som de kan ställa in.
Cheferna kan ställa in frekvens, dag, återkommande frågor och agenda för sin 1:1-kadence.
Zavvy skickar automatiska påminnelser till alla berörda parter. Chefen kan få checklistan som ett separat meddelande/påminnelse.
Med den här funktionen kan du ställa viktiga frågor som "senaste prestationer", "radikal ärlighet" och "prioriteringar för nästa vecka".
Spotify betonar att ledarna bör ge sina anställda en helhetsfeedback som kan användas.
Därför skapar de en talangbild som ger dem en inblick i de anställdas styrkor och svagheter.
Med Zavvy kan du enkelt kopiera denna process.
Så här gör du:
Välj ett tydligt namn så att alla intressenter förstår syftet, t.ex. årlig chefsfeedback.
Du kan till exempel använda "Performance and Development cycle" för att kopiera Spotify-modellen.
Du kan välja:
Although Spotify does not endorse the 360-feedback framework per se, they recommend that employees collect peer feedback and reflect on their development and career growth ambitions.
Låt oss välja:
Detta upplägg kommer också att replikera Spotifys utvecklingssamtal, där de anställda samlar in feedback från chefer och kollegor och aktivt söker samtal om sin professionella utveckling.
Du kan till exempel fråga kollegor om nivån av "mästerskap" och "tankeledarskap" som de har inom vissa områden och samla in information om hur kollegor bedömer en anställd baserat på företagskulturella faktorer.
Anpassa självutvärderingsformuläret med utvecklingsfokuserade frågor som t.ex:
I din nedåtgående feedback kan du ta med några av följande frågor:
För att samla in insikter från kollegor kan du använda följande frågor:
Det är upp till dig om du vill lansera en cykel för hela företaget eller skapa anpassade cykler för varje avdelning eller team.
Här är några exempel på tidsfrister att tänka på:
Kommer du ihåg hur chefer måste flytta anställda från rött till grönt?
Vår värmekarta gör det möjligt för dina chefer att tillämpa samma strategi.
Du kan också konfigurera värmekartan så att den visar specifika team och kompetenser.
Och det bästa är att du till och med kan jämföra resultaten från tidigare cykler.
Du kan filtrera efter en fråga eller kompetens från en tidigare cykel och en annan fråga eller kompetens från den aktuella cykeln och analysera resultaten sida vid sida.
Efter Talent Snapshot reflekterar ledarna på Spotify över varje medarbetares styrkor och investerar i deras utveckling i enlighet med detta.
Med Zavvy:s funktion "Growth Cycles" kan du modellera en utvecklingsplan för din organisation.
Zavvy ger medarbetarna möjlighet att använda insikter eller rekommendationer från sin resultatåterkoppling och omvandla dem till fokusområden som är direkt kopplade till deras tillväxtplaner.
Baserat på frekventa chefsbedömningar och bidrag från kollegor kan medarbetarna hämta användbara insikter från vyn "Min feedback" och lägga till dem i sin utvecklingsplan.
You can also create a career development framework to fast-track the growth of high-potential employees.
Ett rollkort representerar en av nivåerna i en karriärram, till exempel från junior försäljningschef till försäljningschef på mellannivå till senior försäljningschef.
This approach will give your employees a clear path for continuous learning and career growth.
Ytterligare några funktioner som gör att Zavvy sticker ut när det gäller att genomföra prestationsbedömningar enligt branschstandard:
Våra enkätfrågor och mallar för feedbackcykler är en biprodukt av att vi håller oss uppdaterade[ med akademisk forskning och de bästa HR-praktikerna på företag som Microsoft och Google.
Det bästa av allt?
Iterative feedback correlates with other use cases, like career frameworks and growth plans.
Dessutom kan dina anställda automatiskt skapa ett nytt fokusområde att arbeta med, direkt från feedbackcykeln.
Combining technology with research rooted in the best people management practices, Zavvy can improve performance outcomes across leading organizations worldwide.
Boka en kostnadsfri 30-minuters demo för att se hur du kan skapa det bästa systemet för prestationsbedömning som förbättrar din organisations produktivitet.