Kompensationsgranskning: Den kompletta guiden till motiverande samtal

Är ersättningsstrukturerna i din organisation konkurrenskraftiga och lockar de till sig de bästa talangerna? 

Håller era ersättningsplaner jämna steg med marknadstrenderna?

Det räcker inte att bara fastställa medarbetarnas löner baserat på deras lönehistorik, hävdar Lisa Shuster, Chief People Officer på iHire, "din ersättningsstrategi måste också ta upp hur du ska justera nya och befintliga medarbetares löner när marknaden förändras".

Kompensationsöversyner är viktiga för att bedöma hur väl era kompensationsstrukturer (dvs. löner och förmåner) överensstämmer med företagets mål och samtidigt är rättvisa, konkurrenskraftiga och aktuella.

I den här artikeln tittar vi närmare på hur du genomför en process för lönerevision som är grundlig, effektiv och som får fram det bästa hos dina medarbetare.

💸 Vad är en granskning av ersättningen?

En lönerevision är en formell process som organisationer går igenom för att säkerställa att deras anställdas löner och förmåner är rättvisa och konkurrenskraftiga i förhållande till marknadsnormerna. 

Denna granskning tar vanligtvis hänsyn till faktorer som: 

• den anställdes prestation; 
• deras rolls marknadsvärde; 
• levnadsomkostnader; 
• företagets budget; 
• de övergripande trenderna inom branschen.

Note: Compensation is not just about salary. It can also include bonuses, benefits, stock options, and other non-monetary perks contributing to an employee's total remuneration package (and wealth preservation strategy).

Regelbundna lönerevisioner varje år, eller till och med vartannat år, bidrar till att minska orättvisa löner och mildra eventuella rättsliga konsekvenser i din organisation.

Kompensationsöversyn vs. löneöversyn

En persons lön är den summa pengar han eller hon tjänar för sitt arbete. 

Med en persons ersättning avses däremot den totala ersättningen, dvs. hela löne- och förmånspaketet. 

I ersättningen ingår privat sjukförsäkring, betald semester, sjukfrånvaro, vinstdelningsplaner, aktiesparplaner för anställda (ESPP) eller aktieoptioner samt andra förmåner.

Medan en lönerevision tar upp kontantdelen av en persons totala lön och förmåner (ofta kallad "grundlönen"), har en ersättningsrevision ett bredare tillämpningsområde.

🕵️‍♀️ 7 anledningar till varför det är viktigt att genomföra en kompensationsöversyn

Enkelt uttryckt kan lönerevisioner ha en positiv inverkan på medarbetarnas arbetstillfredsställelse, lojalitet och prestation.

Här är sju anledningar till varför lönerevisioner kan göra skillnad i din organisation.

Anpassning till organisationens strategi och mål

Är medarbetarnas löner och förmåner anpassade till organisationens mål?

Om så inte är fallet, eller om du vill kontrollera om så är fallet, hjälper en översyn av ersättningen till att identifiera eventuella områden där det finns brister och inkonsekvenser. Kompensationsöversyner håller också era löne- och förmånsstrukturer uppdaterade i takt med att företagets vision och strategier utvecklas.

Anta till exempel att ditt företag vill öka försäljningen. I så fall kan en översyn av ersättningen belysa områden där prestationsbaserade incitament kan behöva betonas mer. På så sätt kan ersättningen till säljarna bättre anpassas till företagets mål.

Behålla topptalanger

Har dina bästa medarbetare tillräckliga incitament? 

Om din topptalang är missnöjd med sitt ersättningspaket kan de vara motiverade att lämna företaget.

En ersättningsöversyn hjälper dig att jämföra ditt företags ersättningserbjudande med branschkollegor. Den hjälper dig också att jämföra den individuella ersättningen med kollegor med liknande roller inom din organisation.

Med insikterna från en ersättningsöversyn kan du överväga hur du kan justera ersättningsstrukturerna för dina topptalanger. Detta minskar inte bara risken för att de lämnar er. Det ökar sannolikt också deras tillfredsställelse och lojalitet gentemot din organisation.

Att förbli konkurrenskraftig

Resultaten från en lönerevision kommer att ge dig insikter i hur lönesättningen inom din organisation förhåller sig till den externa arbetsmarknaden.

Är balansen mellan grundlönen och den rörliga ersättningen för dina medarbetare på rätt nivå? 

Är en årlig utvärderingsprocess tillräckligt frekvent i en situation med ökad förändring och konkurrens?

Kompensationsgranskningar ger dig svaren på sådana frågor.

Löneöversyner bidrar också till att säkerställa att era ersättningsstrukturer är konkurrenskraftiga för alla era medarbetare, vilket ger dem mindre incitament att lämna företaget på grund av otillräcklig lön.

Stödja organisatorisk expansion

Planerar ditt företag att gå in på nya marknader? 

Förändras strukturen i ditt företag för att möta en växande efterfrågan från kunderna? 

Är du på väg att börja anställa?

Vid expansion identifierar en ersättningsöversyn de förändringar som behöver göras i ersättningsstrukturer, personalförmåner, rörliga ersättningar och andra faktorer som påverkar medarbetarnas ersättning. Detta bidrar till att hålla kompensationshanteringen effektiv i din organisation under en expansion.

När du expanderar till nya marknader som skiljer sig från din egen kan en lönegranskning belysa hur ersättningspraxis skiljer sig åt på de nya marknaderna. Detta hjälper dig att fastställa konkurrenskraftiga lönenivåer och förmåner samtidigt som du inte betalar för mycket.

Att ta itu med löneskillnader

Betalar ni era anställda rättvist för olika grupper, t.ex. kön, ålder och etnicitet?

Rättvisa löner är mer än att jämställa löner mellan olika grupper av människor som utför samma arbete. Det tar hänsyn till "diskretionär lön, tillägg, prestationsbaserade ersättningar, meritbaserade ersättningar, bonusbetalningar" och andra förmåner, enligt Australian Workplace Gender Equity Agency.

Kompensationsutvärderingar avslöjar löneskillnader som kan gå obemärkta förbi utan en objektiv och grundlig utvärderingsprocess.

När frågor om löneskillnader inte åtgärdas kan de leda till försämrad moral, lägre arbetstillfredsställelse för dina medarbetare och eventuella rättsliga konsekvenser.

Och eftersom rättvis lönesättning tar hänsyn till den totala ersättningen räcker det inte med enbart en lönerevision. Endast en grundlig lönerevision ger den omfattning och täckning som krävs för att göra en korrekt bedömning av löneskillnadsersättningen.

Säkerställa efterlevnad av lagar och andra författningar

Lagstiftning och tillsyn ökar när det gäller hur människor får betalt och de strukturer som bestämmer ersättningen.

Hur säker är du på att din organisation uppfyller alla sina ersättningsskyldigheter? 

Det bästa sättet att kontrollera detta - och vid behov göra ändringar - är att göra en översyn av ersättningen.

Eller ännu bättre, skapa en process för årlig översyn av ersättningen som är proaktiv och regelbundet kontrollerar era ersättningsskyldigheter.

Främja öppenhet

Medarbetarna blir alltmer intresserade av hur deras kontantersättning och förmåner förhåller sig till deras kollegor. 

Samtidigt ökar regleringen av transparens globalt, och många amerikanska delstater har infört lagar som kräver lönetransparens.

Kompensationsgranskningar bidrar till lönetransparens genom att fungera som en "revision" av kompensationsstrukturerna i din organisation. De gör det lättare att motivera och försvara den totala ersättning som medarbetarna får.

De gör det också lättare att förklara strukturerna för medarbetarna på ett tydligt och transparent sätt. Resultatet blir att du främjar förtroende och lojalitet genom att ge dina medarbetare en bättre förståelse för hur de får betalt.

🪜9 Steg för din process för översyn av ersättningen

En lönerevisionscykel handlar om mer än bara en lönerevisionsprocess - den tar hänsyn till medarbetarnas totala ersättning, inklusive deras kontanta ersättning och förmåner.

Här är en 9-stegs process för att få ut så mycket som möjligt av din lönerevision.

1. Definiera er ersättningsfilosofi

Din process för att se över ersättningen bör återspegla din organisations ersättningsfilosofi. Om det inte redan finns en tydlig och kortfattad filosofi, definiera en.

Ersättningsfilosofin bör ta upp frågor som:

• Hur ska era ersättningspraxis återspegla principerna och värderingarna i er företagskultur?
• Bör era lönestrukturer belöna högpresterande medarbetare?
• I vilken utsträckning kommer en anställds prestation att avgöra hans eller hennes ersättning?
• Hur ska dina ersättningsnivåer jämföras med marknaden - ska de ligga i linje med eller över dina marknadsmotsvarigheter?
• Vilken balans kommer du att hitta mellan grundlönen och ett förmånspaket för varje ersättningsnivå?

Dina medarbetare ska alltid veta vad som är din organisations ersättningsfilosofi. Du ökar deras förtroende och tillfredsställelse genom att tydligt dokumentera de principer som definierar deras ersättning.

Filosofin är också en del av processen för utvecklingssamtal i din organisation.

2. Identifiera målen för din granskning

Baserat på din ersättningsfilosofi ska du definiera målen för din ersättningsöversyn. Målen bör vara förenliga med de grundläggande principerna i er filosofi.

Antag att din filosofi främjar incitament genom belöningar och bonusar, till exempel. I så fall kan ett av era mål vara att se över era medarbetares strukturer för rörlig lön.

Eller, om det verkar vara för mycket fokus på medarbetarnas förmånspaket, kan ett mål vara att utvärdera förmånskomponenten i medarbetarnas nuvarande ersättning i förhållande till marknaden.

Frekvensen för granskningscykeln bör också överensstämma med organisationens filosofi, dvs. oftare (t.ex. halvårsvis) eller mer sällan (t.ex. årligen eller vartannat år), beroende på hur aktuell du vill vara.

Tips: Kom ihåg att din granskning sker i ett bredare sammanhang av din organisations företagsstrategi och initiativ, så var noga med att bedöma granskningsmålen i förhållande till dessa.

Är din organisation till exempel på väg in i en tillväxtfas? Eller är en större omstrukturering av företaget på gång?

Dessa scenarier kommer att påverka hur ni strukturerar era kompensationspaket framöver. Målen för din granskning bör ta hänsyn till och stödja dina bredare organisatoriska insatser.

3. Utse en ledare för din granskning

Även om det kan tyckas enkelt är det inte alltid självklart vem som ska leda en ersättningsöversyn.

I större organisationer kan en C-suite-chef vara den lämpligaste personen. I mindre organisationer kan du behöva ett tvärvetenskapligt tillvägagångssätt baserat på ansvarsområden och färdigheter hos ledande teammedlemmar.

4. Samla in uppgifter

Det finns många olika typer av data som du behöver för din granskning, t.ex:

• Aktuell ersättningsinformation för alla dina medarbetare, som omfattar alla komponenter i de totala ersättningspaket som är tillämpliga.
• Uppgifter om nyligen genomförda prestationsbedömningar och resultaten av dessa bedömningar.
• De anställdas geografiska placering, särskilt om era ersättningsstrukturer skiljer sig åt beroende på plats.
• De budgetar som avsatts för dina medarbetares totala kompensationspaket.

Detta är ett viktigt förberedande steg - om dina uppgifter är felaktiga eller ofullständiga kan dina granskningsresultat och rekommendationer vara olämpliga.

5. Granska förmånspaket för anställda

När du samlar in uppgifter om ersättningar ska du inkludera hela förmånspaketet i varje enskilt fall.

Förmånspaket är en viktig faktor i varje medarbetares kompensationspaket. De bidrar i hög grad till att attrahera och behålla de bästa medarbetarna i din organisation.

Typiska förmåner inkluderar:

• Sjukförsäkring och semester
• Ledighet för att ta hand om familjemedlemmar
• Arbetslöshets- och invaliditetsförsäkring
• Ledighet för medborgerliga plikter, t.ex. juryarbete
• Flexibla arbetsalternativ

När du granskar förmåner bör du ta hänsyn till frågor:

• Är förmånspaketen i linje med era organisatoriska värderingar?
• Ingår de viktigaste funktionerna, såsom sjukförsäkring, familjeledighet och sjukfrånvaro?
• Hur väl fungerar de i praktiken?
• Finns det några justeringar eller tillägg att göra?

6. Analysera data

När du har samlat in relevant information, inklusive uppgifter om dina anställda och marknadsdata, är du redo för analys.

Det finns många aspekter av dina kompensationsarrangemang som du kan undersöka, t.ex:

• Hur förhåller sig ersättningsnivåerna till marknaden?
• Är människor placerade i lämpliga grupper baserat på deras prestationer?
• Hur ser personalomsättningen ut och hur nöjd är man med sitt arbete? Finns det några belägg för att det finns ett samband med ersättningen?
• Är löneskillnaderna tydliga i ersättningssystemen? Gynnas vissa grupper av anställda framför andra?

Många verktyg finns tillgängliga för att genomföra de analyser som krävs för att undersöka ovanstående frågor, inklusive business intelligence och redovisningssystem, specialiserade HR-system, kalkylblad och särskilda plattformar för kompensationshantering.

7. Rekommendera ändringar av ersättningen

Vad säger din analys dig? 

Finns det några luckor som du skulle vilja täppa till? 

Finns det orättvisor som ni behöver ta itu med? 

Hur ser era ersättningsstrukturer ut jämfört med marknaden? 

Nästa steg i er granskningsprocess är att ta itu med frågor som dessa och formulera rekommendationer beroende på vad ni kommer fram till.

Rekommendationer kräver vanligtvis diskussioner med din ledningsgrupp eftersom det kan finnas olika perspektiv att ta hänsyn till.

Vissa mjukvaruverktyg genererar rekommendationer baserade på en objektiv utvärdering av granskningsresultaten. Detta kan bidra till att rama in mer subjektiva diskussioner.

Kom också ihåg att uppdatera dina viktigaste intressenter efter att dina rekommendationer har slutförts. Var beredd på att förklara skälen till rekommendationerna.

Du måste hantera denna del av processen noggrant, eftersom du kan behöva hålla vissa av rekommendationerna konfidentiella under en period.

8. Genomföra kompensationsjusteringar

Att genomföra rekommendationerna:

• Uppdatera kompensationsplaner och strukturer i relevanta system.
• Förbereda brev eller meddelanden till anställda att skicka ut.
• För börsnoterade organisationer, ta upp eventuella rapporteringsskyldigheter.
• Ordna möten med intressenter (om det krävs ytterligare diskussioner om motiveringen) och anställda för att diskutera de uppdaterade ersättningsarrangemangen.

9. Kommunicera resultatet av ersättningsöversynen med dina medarbetare

Din process kommer att kulminera i kompensationssamtal för att dela utvärderingsresultaten med dina medarbetare.

Att kommunicera ersättning är en integrerad del av granskningscykeln. Hur dina chefer gör detta kommer att påverka dina medarbetares känslor kring sina uppdaterade arrangemang.

Även om det kan vara lätt att samtala med dem som har haft positiva resultat, är det en större utmaning att samtala med dem som inte är nöjda med sina resultat.

Det viktiga är att fokusera på skälen till den uppdaterade ersättningen, omständigheterna i din organisation och marknadsmiljön samt hur allt detta relaterar till varje medarbetares situation.

Ett empatiskt och förstående förhållningssätt underlättar svåra samtal, liksom ett fokus på framtiden, särskilt för medarbetare som inte är nöjda med sina omdömen. 

Diskutera möjligheter till kompetensutveckling, karriärutveckling eller att definiera tydligare utvecklingsvägar.

💡 Bästa praxis för att genomföra en lönerevision

Vara transparent om processen

Ersättningsprocessen ska ge medarbetarna en tydlig bild av vad som ingår i deras ersättningspaket och hur de är uppbyggda.

Det skapar inte bara förtroende, utan bidrar också till att säkerställa att ni uppfyller lagstadgade krav på lönetransparens.

Kommunicera processen med medarbetarna - tidsplanen, de viktigaste komponenterna och motiveringarna - så att det inte blir några överraskningar och så att medarbetarna bättre kan acceptera resultatet.

Var realistisk när det gäller utvecklingsmål

Utvecklingsmål är en del av de flesta medarbetares löne- och lönesamtal. Det är dock inte alltid lätt att bedöma hur realistiska de är.

Under lönerevisionsprocessen kan du bedöma utvecklingsmålen för varje medarbetare i förhållande till deras kollegor och vad du observerar på marknaden. Du måste sätta upp realistiska utvecklingsmål för dina medarbetare som återspeglar marknadspraxis.

Var objektiv i dina rekommendationer

Datainsamling och analys ligger till grund för din process för att granska ersättningen, så att du kan vara objektiv i dina ersättningsrekommendationer.

De data som du samlar in ger bevis på:

• hur ersättningsstrukturerna skiljer sig åt mellan dina medarbetare och marknaden;
• lönenivåer och hur de varierar bland dina medarbetare och jämfört med marknadspraxis;
• marknadstrender och i vilken utsträckning de är tillämpliga i din organisation;
• områden med skillnader baserat på geografi.

Basera dina rekommendationer på vad dina data och analyser säger dig - det hjälper dig att förklara kompensationsresultat och bygga förtroende, eftersom det är mer sannolikt att dina rekommendationer uppfattas som rättvisa.

Det kommer också att hjälpa dig att motivera dina rekommendationer för ledningsgruppen och intressenterna, eftersom det är lättare att visa deras resonemang baserat på bevis.

Involvera dina viktigaste intressenter

Håll dina viktigaste intressenter informerade om processen, tidsplanen, milstolparna och de viktigaste rekommendationerna.

Kommunicera resultaten av processen med era intressenter och beslutsfattare. På så sätt kan de känna sig trygga med att resultaten tar upp områden som är viktiga för dem, t.ex:

• Får de som presterar bäst tillräckliga incitament?
• Är rekommendationerna förenliga med din organisations mål och budget?
• Hur konkurrenskraftiga är era ersättningsstrukturer i förhållande till den externa arbetsmarknaden?
• Finns det några alarmerande trender eller avvikelser som har framkommit i analysen?

Undvik förutfattade meningar

Kompensationsarrangemang kan vara komplexa och det är lätt att omedvetna för domar smyger sig in över tiden. Några exempel är:

• Affinitetsbias - att föredra personer med liknande bakgrund som du
• Förutfattade meningar - att bedöma människor utifrån hur snabbt och effektivt de arbetar snarare än utifrån relevans eller kvalitet
• Recency bias - alltför stor vikt läggs vid nyligen genomförda prestationsbedömningar
• Kontrastbias - att påverkas av omdömen som kommer efter varandra snarare än att bedöma varje omdöme för sig, t.ex. att uppfatta ett genomsnittligt omdöme som mindre positivt om det kommer efter ett exceptionellt omdöme

Om dessa går obemärkta (och obehandlade) kommer de att påverka jämlikheten i ersättningsarrangemangen i din organisation. Och de kan leda till rättsliga konsekvenser.

Använd processen för att se över ersättningen för att upptäcka och åtgärda dessa typer av fördomar.

Utbilda dina chefer i samtal om kompensation

Hur du kommunicerar resultatet av utvärderingen kommer att påverka hur dina medarbetare ser på sin lön och sina förmåner. Det är viktigt att göra rätt - det är lätt att få många av medarbetarna att tappa engagemanget och bli demotiverade av otillräckliga samtal om ersättning.

Det bästa sättet att undvika detta är att ge dina chefer riktad kompensationsutbildning så att de vet hur de ska samtala med dina medarbetare om detta:

• Framhäva granskningsprocessens förtjänster, dvs. att den är rättvis, skälig och objektiv.
• Skapa förtroende och engagemang
• Främja kvarhållande
• Minska eventuella juridiska risker, t.ex. löneutjämning

Be om din personals synpunkter

Glöm inte att be dina medarbetare berätta om sina erfarenheter av utvärderingsprocessen, vad de gillade eller ogillade och vilka förslag de har till förbättringar.

Det kommer inte bara att hjälpa dig att planera för framtida granskningar, utan det kommer också att öka dina medarbetares engagemang för granskningsresultaten och bidra till att lyfta fram processens transparens.

🔗 Vad är förhållandet mellan lönerevisioner och prestationsbedömningar?

Ibland pratar man om ersättning och utvecklingssamtal i samma mening, så det är värt att förstå hur de förhåller sig till varandra.

Medan kompensationssamtal handlar om de övergripande löne- och förmånsstrukturerna i organisationer, handlar prestationssamtal (även kallade prestationsbedömningar) om enskilda medarbetares prestationer.

Vissa företag länkar samman dessa granskningar eller gör dem samtidigt, men många gör det inte.

Att koppla samman ersättningar och prestationsbedömningar är ett traditionellt tillvägagångssätt eftersom dessa aktiviteter vid första anblicken är relaterade och det är logiskt att göra dem samtidigt.

🚨 Men om det inte görs på rätt sätt kanske medarbetarna inte är ärliga i sina självutvärderingar eftersom de är oroliga för att det kan påverka deras ersättning. Det kan också motverka en positiv organisationskultur - lagarbete, förtroende och samarbete - på grund av den konkurrensutsatta miljö som det skapar.

Men om det görs på rätt sätt kan det driva fram en prestationsdriven kultur, anpassa medarbetarnas mål till organisationens mål och motivera medarbetarna att bidra genom sina prestationer.

➡️ Lär dig hur Google genomför utveckling ssamtal för att motivera, inspirera och lyfta fram styrkorna hos sina medarbetare.

➡️ Driv tillväxt och resultat med Zavvy

På Zavvy vet vi hur viktigt det är med en effektiv process för att granska ersättningen för dina medarbetare.

Men du kanske behöver ta ett steg tillbaka och först titta på dina prestationsbedömningar. Undrar du hur utvecklingssamtalen kan anpassas sömlöst till ersättningssamtalen? 

Vi har lösningen som du har letat efter. Zavvy är specialiserat på:

• Prestationsbedömningar: Få en fullständig bild av dina medarbetares arbete med insiktsfulla, omfattande recensioner.
• Planer för tillväxt: Skapa individuella tillväxtplaner och samla in feedback för att främja dina medarbetares utveckling.
• Utveckling och utbildning: Ge ditt team de verktyg och den utbildning de behöver för att utmärka sig i sina roller (inklusive utbildning av chefer för att hantera kompensationssamtal och möjliggöra medarbetartillväxt i ditt företag).
• Programvara för en-till-en-möten: Ge dina ledare möjlighet att ha meningsfulla samtal om ersättning med sina team. 

❓ Vanliga frågor

Hur ofta ska ersättningen ses över?

Många företag ser över sina ersättningssystem årligen, även om de kan ses över mer eller mindre ofta beroende på omständigheterna.

Varför är en översyn av ersättningen viktig?

Kompensationsöversyner bidrar till att anpassa löner och förmåner till företagets mål, behålla topptalanger, främja transparens och rättvis lönesättning inom organisationer.

Vad är skillnaden mellan en lönerevision och en kompensationsrevision?

En lönerevision tittar på den lön som en person får. I en lönerevision tittar man däremot på de totala löne- och förmånsstrukturer som gäller i en organisation.