Lär dig hur du effektivt ger konstruktiv feedback till chefer

När vi tänker oss att ge feedback på arbetsplatsen verkar nyanställda vara de självklara ämnena. 

Det är mindre vanligt att vi tänker på att ge feedback till personer i högre positioner, som chefer.

Men sanningen är att alla i en organisation kan dra nytta av konstruktiv feedback. Ingen är perfekt, så det finns alltid utrymme för förbättringar och professionell utveckling. En positiv feedbackkultur är en nyckel till att frigöra den potentialen. 

Eftersom ledande befattningar har mer ansvar är det nog viktigare att ge dem regelbunden feedback, eftersom det är till större nytta för företaget att stärka deras kompetens. 

Feedback till cheferna kan komma både uppifrån och nerifrån genom direkta rapporter, kollegiala utvärderingar och förslag från investerare eller styrelsemedlemmar.

I den här artikeln kommer vi att tala om varför HR-personal behöver ge feedback till chefer och ge några tips och exempel på hur man gör det. 

💼 Varför toppchefer också behöver feedback

Det kan vara lätt att titta på dem som är i toppen och tro att de inte behöver någon hjälp. 

Även om det vanligtvis är sant att chefer lyckas uppnå sin position tack vare sin förmåga och erfarenhet, betyder det inte att det inte finns utrymme för utveckling.

En chef kan verka immun mot feedback i egenskap av ledare för din organisation. 

En dåligt presterande chef kan dock vara mycket skadlig för ett företag. Denna risk är anledningen till att 360-graders feedback på alla nivåer är avgörande för framgångsrika företag.

En chef som vill och kan ta emot konstruktiv feedback är ett positivt exempel för resten av företaget: Det främjar rättvisa och inspirerar andra att fortsätta sin professionella utveckling.

Chefer som främjar en positiv feedbackkultur bygger upp förtroende och sammanhållning bland sina medarbetare samtidigt som de föregår med gott exempel när det gäller ägarskap och ansvarstagande.

💡 11 tips för att ge feedback till en chef

Människor som arbetar med personalfrågor har många möjligheter att finslipa sina kunskaper om feedback. Det är dock svårare att skaffa sig erfarenhet av att ge feedback till chefer eftersom de är få och sällsynta. Nedan följer några tips som du kan använda för att förbättra dina färdigheter.

Ge feedback i realtid

Eftersom cheferna har en unik ställning i din organisation bör du ta upp områden som kan förbättras närhelst en situation uppstår. 

Sitt inte och vänta på de årliga utvärderingarna om det finns ett tillfälle att ge detaljerad feedback.

Med återkoppling i realtid kommer detaljerna i en situation att vara mer levande i allas medvetande, vilket gör att du kan peka på blinda fläckar och möjligheter till utveckling. Återkoppling i realtid hjälper också ämnet att känna sig mindre målinriktat eftersom det finns en tydlig anledning att föra en diskussion.

Samla in feedback från olika perspektiv

När du planerar att ge konstruktiv feedback till chefer, se till att samla in en rad olika åsikter för att säkerställa att dina förslag är välgrundade. Personer under chefen kan se en situation på ett helt annat sätt än de som befinner sig ovanför eller på samma nivå som dem.

➡️ Kolla in dessa exempel på feedback uppåt och frågor till ledarskapet. Fråga dig sedan om din organisation uppmuntrar öppen kommunikation på alla nivåer.

Ibland måste beslut fattas för företagets bästa som kan påverka vissa grupper negativt. Om några håller med om ett svårt beslut, se till att ta hänsyn till det.

Men anta att alla är överens om att ett verkställande beslut var dåligt. I så fall kan du vara mer bestämd och ge fler skäl till varför.

Fokusera på att skapa insikter

Feedback är bara produktiv om den ger resultat. Att bara påpeka ett misstag räcker inte automatiskt för att rätta till det. När du ger kritisk feedback, särskilt till personer som har mycket att göra, ska du se till att du går in i samtalet med ett öppet sinne och en framåtblickande attityd.

En ledares unika ställning tvingar dem ofta att fatta beslut utan motstycke. 

Tips: Utnyttja detta tillfälle för att lära dig mer om deras tankeprocess och arbeta tillsammans med framtida strategier. 

Glöm inte att chefer får sina roller för sin förmåga att hantera utmanande situationer!

Förbli målinriktad

Som alltid ska återkopplingen fokusera på resultat. Att få veta varför en chef gjorde som han eller hon gjorde kan kasta ljus över hans eller hennes mål. Om resultatet av ett beslut inte var optimalt, arbeta tillsammans för att ta reda på varför och vad som kan göras annorlunda nästa gång. 

Du kan också undvika personliga anklagelser och onödiga spänningar genom att fokusera på problemet. 

Tips: Se till att du tar upp samtalet som ett samarbete för att förbättra företaget, inte som en kritik av ett svårt beslut.

Var specifik

Det är troligt att feedback till cheferna inte kommer att bestå av breda förslag om allmänna prestationer. Istället kommer feedbacken troligen att komma från särskilda situationer, med specifika framgångar eller misslyckanden. 

Ett enda beslut från en chef kan trots allt få drastiska konsekvenser för ett företag.

Tips nr 1: Genom att vara specifik om vad som hände, resultatet och hur man kan förbättra sig kan du se till att alla är på samma sida. 

Tips nr 2: Om du återigen gör detta i realtid och fokuserar på problemet (inte personen) kan du få resultat snabbt och smärtfritt. 

Var ärlig

Att ge feedback för feedbackens skull är inte produktivt. 

Du bör bara kritisera någons prestationer när det bidrar till att förbättra företaget. 

Det är inte heller troligt att man uppnår de önskade resultaten om man använder handskar. 

När du ger feedback ska du vara ärlig och tala om vad problemet är, varför det behöver förbättras och hur ni ska arbeta tillsammans för att åstadkomma detta. 

Det är inte bra att ignorera en fråga, bara för att den sedan dyker upp igen. Det hjälper inte heller att göra ett berg av en mullvadshög bara för att det är dags för granskning.

Förstå personen

Även om det kan vara lätt att glömma detta, är chefer också människor! De vaknar och går till jobbet precis som vi andra och gör ibland misstag. 

Precis som du skulle anpassa din feedback till en helt nyanställd för att skydda deras moral, ska du vara försiktig med hur du ger din feedback till en chef. Du kan till och med låta en chef granska sig själv för att få en inblick i sin tankeprocess och självrannsakan.

➡️ Behöver du inspiration för att skapa en självutvärderingsprocess i ditt företag? Kolla in 75 frågor om självutvärdering och vår mall för formulär för självutvärdering.

Om du känner till personen kan du hantera situationen mer effektivt. Om de till exempel är upptagna, erkänn det och var kortfattad. 

Förbered dig på spänningar

Även om chefer har sällsynta och ofta unika positioner är det viktigt att komma ihåg att de också är människor. De som har mycket erfarenhet är mer benägna att förstå och ta emot feedback. Men andra kommer ändå att ha liknande reservationer som de flesta anställda har.

Du kan också behöva hantera situationer där: 

• En chef känner att feedback är under hans/hennes värdighet. 
• De är för upptagna för sådana möten. 
• De har en ökad känsla av att vara måltavlor på grund av sin prestigefyllda ställning.

Tips: Det är viktigt att veta hur man taktfullt närmar sig diskussionen för att den ska gå smidigt och vara ett föredöme för resten av företaget.

Konstruktiv vs. negativ feedback

Vid första anblicken verkar skillnaden mellan konstruktiv och negativ feedback uppenbar. I praktiken är dock den första halvan av konstruktiv feedback ofta bara negativ feedback (presentation av problemet). Skillnaden ligger i hur du följer upp.

Det konstruktiva elementet är centralt. Att säga "här är ett problem" är negativt, men att säga "här är ett problem och så här ska vi samarbeta för att lösa det" är konstruktivt. Utan en konstruktiv uppföljning kan återkoppling framstå som dömande snarare än hjälpsam.

Dokumentera processen

Dokumentation är en bra idé när du har ett möte där du diskuterar prestationer eller planer för framtiden. Detta gäller särskilt när du ger feedback, särskilt om du tror att det kan uppstå oenighet.

Dessa anteckningar är värdefulla för att följa upp förbättringar vid framtida feedbackmöten och kan även lämnas till den anställde. Om det uppstår en konflikt är det viktigt att notera det också.

Titta på framtiden

Målet med feedback bör alltid vara att förbättra sig för framtiden. Detta uttalande gäller för alla anställda, från nyanställda till de högsta cheferna.

Tips: Kom ihåg att målet är att stärka företaget genom att stödja dem som driver det. 

Det är viktigt att skapa en sund feedbackkultur. Att inkludera cheferna i denna process är därför nyckeln till att föregå med gott exempel som främjar individuell tillväxt och professionell utveckling. 

💬 9 Exempel på feedback till chefer

Det finns många olika färdigheter som en chef behöver för att lyckas. Nedan finns en lista över kritiska kompetenser för effektiva ledare och några exempel på hur du kan ge konstruktiv feedback om dem med hjälp av tipsen ovan. 

Entreprenöriellt ledarskap

Vid budgetmötet berättade du för investerarna att vi skulle anslå medel för att minska vårt koldioxidavtryck. Vi förstår värdet av en sådan åtgärd, men produktionsteamet och styrelsen förutser många utmaningar för att åstadkomma detta. Har ni en plan för att genomföra detta?

Djupgående branschkunskap

Att ta in Builder B med de nuvarande problemen med leveranskedjan verkar ha varit ett misstag. Som ett resultat av detta kommer vi inte att kunna uppfylla deras behov i nästa projekt. Branschexperter har varnat för potentiella lagerbrister i sommar. Var ni inte medvetna om detta?

Tvärfunktionellt ledarskap

Jag märkte att ni har skurit ner budgeten för sociala medier och marknadsföring av influencers igen i år. Jag vet att du kommer från en mer traditionell marknadsföringsbakgrund. Ändå måste du förstå värdet av dessa nya strategier och hur de alla fungerar tillsammans för att få kunder till vår webbplats. 

Tekniskt ledarskap

Försäljningsteamet har tryckt på för att vi ska uppdatera vår CRM-programvara. Jag vet att många av oss är bekanta med det nuvarande systemet, men det saknar många av de funktioner som finns i nyare alternativ. Skulle du vilja delta i en demonstration och se det med egna ögon?

Strävan efter resultat

I går attackerade du Dave i pausrummet för att han hade missat en deadline. Jag uppskattar din strävan efter resultat, men vi bör hantera den här situationen mer privat i framtiden. Skulle du ha något emot att jag ordnar ett möte mellan oss tre för att diskutera hans tidshantering?

Visionärt ledarskap

Jag ser att du har flyttat våra två mest erfarna teamledare till nattskiftet. Jag vet att vi ville öka prestationerna i tredje skiftet, men några av oss är rädda att andra skift kommer att bli lidande i längden. Kan du hjälpa mig att förstå er strategi?

Coachning och utveckling av talanger

Vid vårt senaste möte diskuterade vi planeringen av utvärderingar för de tre nya försäljningsmedarbetarna. Här är en kopia av det schema som vi kom överens om. Det ser ut som om du bara har träffat Jim hittills. Får jag fråga varför? Vi kanske kan delegera detta till försäljningschefen om du är för upptagen. 

Analys av strategiska problem

När ni tog er an byggare B när vi redan hade ont om lager för byggare A tvingade ni oss in i en svår situation. Jag förstår att det var ett rimligt erbjudande, men i det här läget kan det hända att vi inte kan leverera till något av kontona. Kan vi hitta en lösning som inte påverkar båda kontona negativt?

Att driva den strategiska inriktningen

Du missade några säljmöten den här månaden när dina lunchutflykter blev sena. Ska vi planera in dem senare på eftermiddagen? Dina insikter är viktiga för att fatta kritiska beslut, och vi vill se till att du är närvarande så mycket som möjligt.

Detta är bara några exempel på hur man använder ovanstående tips för att hjälpa en chef att förbättra sina ledarskapskompetenser. Du kan tillämpa samma metodik på din situation genom att förstå vad som fungerar i dessa exempel.

➡️ Skapa en kultur av konstruktiv feedback med Zavvy 

Regelbunden feedback för chefer hjälper dem att finjustera sina värdefulla färdigheter och leda effektivare. 

Genom att föregå med gott exempel när det gäller karriärutveckling och personlig utveckling kommer din organisation att kunna locka till sig bättre talanger och behålla ambitiösa personer som redan finns på plats. 

Det finns många fördelar med att skapa en positiv feedbackkultur på arbetsplatsen, och Zavvy kan hjälpa till med vår programvara för 360-graders feedback. Du kan stärka hela ditt företag genom att uppmuntra anställda på alla nivåer att sträva efter förbättring.

Se hur ditt företag kan dra nytta av en kostnadsfri 30-minuters demo!