Inskolning inom HR: Allt du behöver veta

Företag över hela världen har insett behovet av en bra onboarding-process för medarbetare.

Men de har förbisett ett viktigt steg: Interna jobbbyten.

Det är just därför som många HR-experter i dag talar om "intern onboarding" - eller kort sagt: inboarding.

Låt oss se vad det handlar om.

🚢 Vad är inboarding inom HR?

Inboarding kommer från "inboard" som betyder "inom ett fartyg". 

Inom HR betyder detta begrepp den process som hjälper en etablerad anställd att förvärva de färdigheter som krävs för att lyckas inom en organisation. För nuvarande anställda som vill bli befordrade eller flytta till en annan plats är inboarding hur de får den utbildning som behövs för att lyckas i den rollen. 

Inskolning är viktigt under olika omständigheter inom ett företag.

När en anställd byter avdelning, till exempel från IT till försäljning, måste han eller hon anpassa sig till nya roller och förväntningar. Inskolning hjälper dem att gå över lätt och mer framgångsrikt. 

Några exempel på fall av inskolning:

• Att bli befordrad till personalchef
• Att kamma tillbaka från mammaledighet
• Växla roller horisontellt
• Vertikalt byte av roller

Kort sagt: Alla anställda behöver inskolning någon gång under sin karriär.

Inskolningsprocessen är också ganska omfattande.

Den har flera olika aspekter, bland annat

• korsutbildning
• Uppgradering av kompetens
• kommunikation med arbetstagarna
• omskolning
• programmedvetenhet
• introduktion av ett nytt program

🆚 Inboarding vs. onboarding: Skillnader

Inboarding och onboarding har samma definition: stöd till anställda för att få den expertis som behövs för att lyckas i en organisation. Men det finns en stor skillnad mellan de två.

Onboarding är den process som introducerar en nyanställd medarbetare i en organisation och hjälper medarbetarna att förstå sin nya position och förväntningarna på jobbet.

Med hjälp av en effektiv onboarding -process kan du integrera dina nyanställda smidigt med resten av företaget. Många aktiviteter ingår i onboarding -processen, från jobberbjudandet till teamträning. Helst ska de nyanställda känna sig trygga och kompetenta när onboarding -processen är avslutad.

Till skillnad från onboarding, som fokuserar på nyanställda, handlar inboarding främst om befintliga medarbetare. Båda begreppen syftar på olika enheter på arbetsplatsen. Inboarding ger gamla medarbetare, snarare än nyanställda, förutsättningar att lyckas och trivas på jobbet.

Se det som en förlängning av onboarding -processen. Larry Cassidy, en ledande HR-konsult, säger:

"Anställda är inte maskiner som man kan ställa in och glömma. Behovet av input är ständigt närvarande. Många kommunikationsverktyg och kanaler för inskolning kan användas för att kontinuerligt förmedla informationen. Om onboarding är som en vaccination, är inskolning som en boosterspridning." 

❓Varför är inboarding viktigt?

Inskolning påverkar alla aspekter av en organisation. Anställda som har arbetat i flera år behöver kommunikation, träning och utbildning lika mycket som nyanställda.

‍Enstudie från Harvard Business Review visade att anställda som flyttar mellan olika enheter inom ett företag ansåg att det var 70 % av svårigheterna med övergången var lika svåra som att börja på ett nytt företag.

Behöver du mer motivation? Här är några övertygande skäl till varför inskolning är viktigt:

Minskar omsättningen

I november 2021 lämnade cirka 4,5 miljoner amerikanska arbetstagare frivilligt sina jobb. Även om många företagsledare har sina egna slutsatser kan allt kokas ner till ett enda uttalande: Det räcker inte att anställa rätt personer - du måste behålla och ta hand om din befintliga personal.

Kostnaden för att ersätta en anställd är cirka 100-300 % av den ersatta arbetstagarens lön. Ta detta och det faktum att 3,6 % av arbetskraften lämnar sitt arbete varje månad.

När du investerar i inskolning investerar du i personer som redan har den nödvändiga kunskapen om ditt företag och i viss mån om den aktuella rollen. Detta bidrar till att minska kostnaderna för personalomsättning och den tid det tar för nyanställda att anpassa sig till sina roller. 

Du kommer inte heller att förlora i produktivitet, eftersom de anställda redan har fått en högre kompetens och korsutbildning för att fylla eventuella lediga platser.

Möjliggör smidiga övergångar

En inskolningsplan hjälper anställda som vill bli befordrade till en högre nivå eller byta division till ett annat företag att gå över smidigt. Planen innehåller inskolningsmaterial som t.ex. anställdas arbetsbeskrivningar, dagliga arbetsuppgifter, mål för avancemang och processer för att ta in anställda för att fylla olika positioner.

På så sätt har din organisation en plan för alla som blir befordrade eller byter avdelning.

Projektarbete är en annan inboarding-teknik som hjälper till med smidiga övergångar. En exceptionell medarbetare som har chans att bli chef kanske inte har tillräckliga kunskaper om ekonomi för den rollen. Genom att ge honom ett projekt kan han skaffa sig de färdigheter som krävs för att lyckas där. Se det som att lära sig på jobbet.

Förbättrar den dagliga verksamheten

När en gruppmedlem är borta från kontoret, antingen av personliga skäl eller på grund av ledighet, kan det vara svårt för de andra att ersätta honom eller henne. Detta kan hindra verksamheten och leda till minskad produktivitet. Korsutbildning, som är en viktig del av inskolningen, förhindrar detta. 

Genom praktisk korsutbildning lär sig medarbetarna vad deras kollegor gör, vilket gör det lättare för dem att hoppa in och ta hand om deras uppgifter när de är frånvarande. På så sätt går inte produktiviteten förlorad och företagen är inte beroende av bara en handfull arbetstagare.

Förebygger ojämlikhet på arbetsplatsen

Anställda är ofta ovilliga mot sina kollegor som tjänar mer, får mer beröm eller fler möjligheter. Detta leder till demotivation och konflikter på arbetsplatsen.

Inskolning hjälper till att förebygga denna typ av toxicitet. Det bidrar till att skapa och främja en kultur av ständig tillväxt där de anställda uppmuntras att investera i utbildningsmöjligheter för att avancera i sin karriär. Genom inskolning kan cheferna ge sitt team en tydlig väg till lärande och utveckling så att alla anställda har samma chans att glänsa.

Förbättrar medarbetarnas engagemang och produktivitet

94 % av de anställda säger att de kommer att stanna längre på ett företag om det investerar i deras lärande och utveckling. Som tur är kan du med hjälp av inskolning investera i dina anställdas välbefinnande och övergripande karriärmål. Att veta att du bryr dig om dem förbättrar dessutom deras moral och engagemang.

Att ge dina anställda möjlighet att lära sig kan också hjälpa ditt företag. Om du investerar i din personal kommer de att investera i dig. Ta till exempel företag som Apple, Google och Netflix. De investerar gärna i sin personal, som visar sin uppskattning för sina insatser genom att vara 40 % mer produktiva än genomsnittsanställda.

Om dina anställda får möjlighet att lära sig, växa och avancera är det mer sannolikt att de gör sitt bästa för att öka produktiviteten.

📈 Hur man utvecklar och lanserar en inboarding-strategi

Att skapa ett inboarding-program innebär noggrant tänkande, planering, experimenterande och en stark feedback-loop, på samma sätt som vid onboarding. När det görs på rätt sätt kommer det att ha en positiv inverkan på medarbetarnas välbefinnande och lycka, vilket hjälper dig att behålla högpresterande talanger under en längre tid.

Nedan har vi beskrivit hur du steg för steg utvecklar och lanserar en framgångsrik strategi för inskolning för din organisation.

Steg 1: Fokusera på att ha en "inside-first"-strategi

Om din första tanke är att vända dig till en rekryteringsbyrå - eller titta i din egen talangpool - för att fylla en ledig tjänst på ditt företag, så sluta. Tänk först på dina befintliga anställda. Har du någon som har potential att klara av rollen?

Skapa ett strukturerat internt rekryteringssystem som gör lediga tjänster tillgängliga för dina nuvarande medarbetare, vilket stimulerar intern rörlighet. De anställda kan också markera sig själva som "öppna för möjligheter".

Detta kommer inte bara att hjälpa dig att spara tid på att leta efter talanger och avgöra om de passar in i den rätta kulturen, utan även motivera din befintliga personal att ta större initiativ för att förbättra sina befintliga färdigheter.

Steg 2: Definiera jobbfamiljer och standarddefinitioner av olika jobbnivåer

Hela poängen med inboarding är att utveckla talanger för att fylla vakanser, vanligtvis högre upp på stegen. Men för att detta ska fungera måste du förstå din nuvarande företagsstruktur. Tänk efter: hur många arbetsnivåer har du inom en specifik arbetsroll?

Skapa tydliga kompetenser för varje roll och befattning så att din befintliga personal kan förstå var de befinner sig och vad de behöver göra för att förbättra sig. Var tydlig med vilka färdigheter, kunskaper och expertis som krävs för varje arbetsbeskrivning.

Alternativt kan du använda Zavvys programvara för talangutveckling för att skapa ramverk för karriärutveckling från grunden - eller helt enkelt använda dess färdiga mallar för vanliga arbetsroller.

När du bygger upp dina utvecklingsplaner för anställda kan du skräddarsy dessa kort för att anpassa dem till teamets och företagets unika krav baserat på roller, arbetsnivåer för varje roll, kompetenser och kompetensbeskrivningar. När du är klar med att sätta upp utvecklingsramen kan du koppla ihop alla punkter - från kamratgranskning till kompetensmodeller till att skicka guidade påminnelser - från en central instrumentpanel.

Läs mer om hur Freeletics använde Zavvy för att stödja sina 40 chefer i deras tillväxt och utveckling. 

Steg 3: Stärka effekterna av arbetet

En viktig aspekt av en lyckad inskolning är att få mer motiverade och engagerade medarbetare - och det bästa sättet att motivera dem är att visa dem hur deras insatser påverkar företaget och människorna. O.C. Tanner Institute sammanfattar detta på ett vackert sätt här:

"Anställda trivs när de känner sig delaktiga i något som är större än de själva, när de övervinner utmaningar och möjligheter och när de skapar meningsfulla relationer med sina medarbetare.

De trivs när de kan känna sig kopplade till en framgångsrik organisation genom sina egna prestationer och sitt fantastiska arbete. Organisationer blomstrar när de har en kultur som främjar denna koppling. De är mer motståndskraftiga och anpassningsbara till de externa krafter som stör arbetsplatskulturen."

Visa dem vad deras insatser har gett, oavsett om det handlar om ökade intäkter eller ökad trafik eller ett vittnesmål från en nöjd kund. Ännu bättre om du skapar ett bildspel eller ger dem någon form av konkret bevis för att illustrera före- och efterresultatet av deras insats.

Steg 4: Ge de anställda ett brett utbud av projektmöjligheter och relevant utbildning

Om du har anställda som är villiga att förbättra sina kunskaper måste du ge dem verktyg för karriärhantering som hjälper dem att utveckla sina färdigheter.

Men innan vi talar om arbetsverktyg eller utbildning måste vi fokusera på tillgången till arbetstillfällen. För effektiv inskolning måste du eliminera siloade avdelningar och uppdelade jobbbeskrivningar. Ge medarbetarna stora möjligheter att ta på sig mer ansvar utifrån sina intressen, så att de kan lära sig nya saker, visa initiativförmåga och få mer synlighet.

Även om detta är en bra start kan de anställda fortfarande behöva öka sin kompetens eller känna sig osäkra på att utforska nya avdelningar. Det är där utbildning kommer in i bilden.

Ett bra inskolningsprogram innehåller alltid utbildningsvägar för alla som vill bli befordrade eller prova på arbetsuppgifter över avdelningsgränserna. Detta kan innefatta certifieringar, genomförande av projekt, skuggning av mentorer eller deltagande i fördjupningsdagar tillsammans med andra teammedlemmar. 

Detta hjälper medarbetarna att upptäcka nya färdigheter och egenskaper hos sig själva, vilket i slutändan gynnar ditt företag.

Steg 5: Ge feedback och erkännande när det är möjligt

Inskolningen slutar inte när en teammedlem blir befordrad till en ny roll inom organisationen. Du har fortfarande arbete kvar. 

Den anställde behöver fortfarande detaljerad feedback för att utföra sitt arbete effektivt och anpassa sina prestationer till företagets förväntningar. Planera in regelbundna formella och informella utvärderingar för att ge feedback så att medarbetarna får veta hur de klarar sig i sin nya position. 

Samtidigt vill du också erkänna deras insatser för ett väl utfört arbete. Införliva starka erkännanden för att synliggöra prestationer av alla slag som sträcker sig längre än de numeriska målen. Uppskatta de anställda när de tar sig an nya utmaningar, till exempel genom att vägleda en nyanställd person eller genom att lära sig en ny färdighet.

Om du gör detta på rätt sätt behöver du aldrig oroa dig för att förlora dina bästa medarbetare.

Du kan också ladda ner vår mall för medarbetarutvecklingsplan i Excel för att komma igång med dina medarbetares framgångsrika karriärutveckling.

📈 Exempel på bästa praxis: Inskolning av chefer på Zavvy

Efter all teori kan vi ta en titt på ett praktiskt exempel från vårt eget verktyg.

I det här fallet har Maria precis blivit befordrad till en roll som personalchef.

Eftersom det är första gången hon är ledare är det mycket ny information som Maria måste ta till sig, och att göra allt på en gång skulle vara överdrivet.

Istället kommer hennes befordran automatiskt att utlösa en automatiserad resa som kommer att följa henne under det första året och därefter med vägledning i rätt tid.

Vid varje viktigt steg på vägen får Maria relevanta tips och utbildningsinnehåll.

Det här arbetsflödet går längre än traditionell inskolning eftersom det blandar inlärning och arbete i ett mer kraftfullt flöde.

På Zavvy kan du antingen köra det här arbetsflödet eller skapa ett eget för fall som att komma tillbaka från föräldraledighet, bli befordrad från SDR till försäljningschef och så vidare.

❌ 5 misstag att undvika vid inskolning

En etablerad anställd känner redan till organisationens kultur och uppdrag. Utbildningen av dem kräver därför mer eftertanke och omsorg än vad du skulle göra för nyanställda.

Nedan följer några misstag som du bör undvika vid inskolning:

• Se hela din personalstyrka som en enda person. Det finns ingen standardlösning för att ta in anställda som arbetar på olika enheter i ett företag. Genom att samarbeta med chefer i olika team kan man avgöra hur man bäst kommunicerar information och erbjuder stöd till de anställda. Dessa anställda går ofta med i ett team för att snabbt ta sig an ett nytt projekt, men att ha ett grundläggande protokoll som hjälper inbäddade anställda att få kontakt med nya teammedlemmar är vansinnigt hjälpsamt.

• Att inte identifiera en tydlig roll eller utvecklingsväg. Alla medarbetare är inte intresserade av nya erfarenheter och utvecklingsmöjligheter, men många är det. Försök att inkludera utbildningsvägar för alla som vill utforska en ny avdelning eller söka sig till andra avdelningar. Uppmuntra dem. Ge dem ditt fulla stöd.

• Att i alltför hög grad förlita sig på skuggning. Många företagsledare tror att det bästa sättet för den befintliga arbetskraften att förbättra sin kompetens är att skugga sina närmaste överordnade, men så är det inte. Till att börja med har alla människor olika inlärningsstilar. Vissa lär sig genom att göra, andra genom att observera. Det finns också anställda som lär sig genom att bryta ner ett problem till abstrakta idéer. När du bara erbjuder skuggutbildning antar du att alla i ditt team kommer att vara bekväma med den här metoden, och vi vet alla vad som händer när vi antar.(Spoilervarning: Du misslyckas.)

• otillräcklig utbildning. Om det finns ett misstag som du bör undvika är det detta. Företag som rusar igenom sin checklista för inskolning eller onboarding upplever nästan alltid en hög personalomsättning. De anställda måste känna sig trygga i det de gör. Annars kan de vara rädda för att göra misstag som kan sänka produktiviteten eller leda till andra katastrofala resultat. Se till att du ger dina befintliga medarbetare tillräcklig utbildning (i den stil de föredrar) för att höja deras kompetens.
  

• De är ovilliga att ändra eller optimera inskolningsprocessen. Anta inte att bara för att en anställd redan är en del av ditt företag behöver han eller hon inte anpassa sig till sin nya roll eller nya plats. Ge så mycket stöd som de behöver och lyssna på deras klagomål eftersom inboardingövergångar är lika utmanande som att börja ett nytt jobb. Om du själv märker att delar av den interna onboarding -processen inte fungerar för ditt företag ska du inte fortsätta att hålla fast vid dem. Ge dina anställda den chans de förtjänar och hjälp dem att hjälpa företaget.

➡️ Sammanfattningsvis...

Inskolning är inte bara en annan terminologi för karriärutveckling - det är ett engagerat och kontinuerligt åtagande som en organisation gör för att hjälpa sina anställda att göra sitt bästa på sitt nuvarande jobb. Det ger dem också den erfarenhet och expertis de behöver för framtida möjligheter.

Även om alla företag är olika, kan ett utmärkt inskolningsprogram hjälpa de flesta organisationer att behålla sina anställda och öka produktiviteten. Det är nödvändigt att investera i inskolning innan personalomsättningen ökar och de nuvarande teammedlemmarna börjar tappa engagemanget.

Dessutom gör verktyg som Zavvy onboarding sömlös, effektiv och problemfri. Läs mer om vårt ramverktyg för utveckling och se hur det kan hjälpa dig att skapa kraftfulla L&D-processer för att effektivisera inboarding.