8 bästa metoder för effektiv Onboarding i avlägsna tider

I takt med att vaccin mot kovid börjar spridas börjar fullt vaccinerade anställda delvis återvända till kontorslokalerna. "Vi kallar det för Work From Work Wednesday" - Keryn Koch, HR-chef på CommonBond.

Precis som CommonBond föredrar många fler organisationer hybridmodeller av följande skäl: tillgång till globala talanger, ökad produktivitet och lägre kostnader. En närmare titt på Bloombergs studie visar att även de anställda har liknande preferenser - 40 % av dem kommer att byta jobb om de tvingas avstå från distansarbete.

Att planera en hybridlösning är en sak. Men att få med sig hela organisationen och att smidigt implementera den är en betydligt större utmaning. 

Organisationer riskerar att förlora sina talanger på grund av att de har en rörig onboarding praxis, från dålig onboarding till att de känner sig isolerade och okonstlade. 

Det som ska vara "det bästa av två världar" har lett till att 31 procent av de anställda säger upp sig under de första sex månaderna. Se detta som ett tecken på att du måste tänka om på din praxis på onboarding - en praxis som skapar en perfekt balans mellan dina nya talanger och din organisationskultur. Här är några förslag som kan hjälpa dig att komma igång:

1. ✈️ Börja med Preboarding

Om du investerar så mycket tid och pengar i att hitta rätt talang, varför inte ta det ett steg längre och hälsa dem välkomna med ett välkomstpaket! Ett bra paket inför anställning är en viktig del av din verksamhet på onboarding och bidrar till att göra ett minnesvärt första intryck. 

Här är några saker som du kan inkludera i ditt företagspaket:

• Företagets handbok 
• WFH-utrustning 
• Teknik och prylar 
• Inloggningsuppgifter för alla konton
• Snacks och godis
  

Att välkomna nyanställda med ett skräddarsytt kit bidrar till att skapa dynamik och spänning och överbryggar i viss mån klyftan mellan dem och din organisation. Det låter dem veta att detta bara är början på många andra roliga aktiviteter som väntar. 

Varför du bör skicka en företagsgåva:

• Stärker organisationens kultur
• återspeglar ditt varumärkes röst och ethos
• Får nyanställda att känna sig välkomna och inkluderade
• Bygger spänning 
  

Om du är nybörjare kan du läsa vår fullständiga guide om hur du skickar välkomstpaket till nyanställda för att komma igång! 

2. 📝 Strukturera upplevelsen

De bästa ledarna har varit där och upplevt ångest inför det nya jobbet. Vad får dig att tro att dina medarbetare inte kommer att känna samma sak? 

Nyanställda befinner sig i en utsatt situation när de börjar i en helt ny arbetsmiljö. Och en ostrukturerad onboarding -process kommer bara att påverka deras upplevelse negativt - en av de främsta orsakerna till att 31 % av de nyanställda lämnar sitt jobb inom sex månader!

Det är en bra metod att effektivisera hela onboarding genom att skapa checklistor för nyanställda, automatiska påminnelser till chefer och rekryterare och ha alla dokument på en och samma plattform. 

Detta kommer i hög grad att spara dina HR-anställda från överflödiga processer, och de kommer att spendera mindre tid på att svara på e-postmeddelanden som kunde ha varit en FAQ. Samtidigt kommer dina nyanställda att få förtroende för sin roll och börja ta ansvar från första början. 

Sätt att leverera en strukturerad onboarding-process:

• Förstå deras utmaningar: Vem måste de rapportera till? Behöver de någon utrustning för att arbeta i frihet på jobbet? Behöver de extern utbildning? Se till att inkludera svar och lösningar på alla de utmaningar som den nyanställde kan ställas inför under sin första dag. 
• Öka deras inlärning: Ge en chef/ledare som kan vägleda den nya medarbetaren i olika uppgifter och lära sig mer om organisationens produkter, kunder, teknik och system.
  
• Inkludera grupparbeten: Försök att kombinera gruppbyggande aktiviteter och projekt under de första veckorna med den nyanställde. Presentera dem för ditt team och gör det klart att alla förväntas hjälpa den nyanställde att klättra uppåt i inlärningskurvan.
  
• Ge dem vägledning: Ställ upp jobbspecifika förväntningar som t.ex: Vad måste de göra? Hur ska de göra det? Hur kan du motivera dem att utföra en uppgift?
  
• Automatisera vid behov: Du vill att dina nyanställda ska ägna mer tid åt att få kontakt med teamet än att känna sig fast i en massa pappersarbete. Automatisera repetitiva processer så att de kan fokusera på arbete som är viktigt.
  

Hitta vår checklista för fjärrstyrd onboarding här för att utforma en onboarding -process som fungerar både för dig och dina medarbetare! 

3. ⏱ Leverera information som kan användas bit för bit .

Även om det är viktigt att ha en detaljerad process för onboarding kan en överflöd av information lätt bli för överväldigande för den nyanställde. Sprid ut ditt innehåll - från företagspolicy till information om ditt uppdrag och dina mål - i små bitar i form av videor, webbseminarier och roliga aktiviteter som "walk and talk". 

Det gör inte bara hela processen mer engagerande, utan dina nya medarbetare kommer också att kunna behålla viktig information på bästa möjliga sätt. 

Säkerställ sedan att dina anställda ska kunna navigera framgångsrikt genom varje steg. Gör detta genom att schemalägga automatiska påminnelser och uppgifter. Det är alltid en bra idé att informera den utsedda chefen och dennes gruppmedlemmar om den nyanställde. Och dela alltid med dig av en lista med samtalsstarter för att avvärja alla obehagligheter den första dagen!

Med hjälp av verktyg som Slack och Teams kan du effektivt leverera allt innehåll i tid och på ett strukturerat sätt. De är lättillgängliga och skalbara, samtidigt som de gör det möjligt för dig att följa dina nyanställdas framsteg. 

Effektiva sätt att förmedla företagsinformation:

• Trivias och pussel
• Videor som använder Loom
• Slack kanaler
• 1:1 med chefer / buddies
  

4. 👥 Tilldela onboarding buddies

Onboarding att anställa på distans är en spännande och stressig tid för både den nyanställde och dennes chef. Även om en effektiv onboarding rutin underlättar den första dagen är det alltid klokt att utse en "kompis" som kan introducera den nyanställde till företaget.

Att veta att de har en personlig allierad bidrar till att skapa psykologisk trygghet bland nyanställda som arbetar på distans. För att ytterligare bekräfta denna fördel kan vi läsa Cindy Xinyi Zhangs personliga erfarenhet av programmet Pinterest onboarding buddy :

"Vi höll 1:1 möten varje vecka för att diskutera projektdetaljer och Pinterest-kulturen. Buddy Onboarding -programmet var planerat för sex veckor, men vi bestämde oss för att fortsätta i den nya virtuella världen. Det är en sådan lättnad att veta att en erfaren lagkamrat har min rygg när jag utforskar nya områden."

Några ovärderliga fördelar med att ha en onboarding buddy :

• Starta nätverksprocessen
• Högre bibehållningsgrad
• Positiv erfarenhet av onboarding
• Ökar de anställdas tillfredsställelse och produktivitet
• Förbättrar kunskapsbasen för buddies 
• 1:1 assistans för nyanställda
  

Lika viktigt som det är att införa ett buddy -system, lika viktigt är det att utse rätt buddy. En person som har en stark förståelse för organisationens värderingar och som hjälper till att ingjuta en känsla av stolthet och lojalitet bland nyanställda. 

Ladda ner vår Onboarding Checklistor för kompisar som hjälper dig att hitta den perfekta kompisen och utforma ett program som fungerar för dig!

5. 👨 Blanda saker och ting med blandat lärande

Det är onekligen svårt att få kontakt med människor via virtuella samtal. Men det behöver inte vara vardagligt eller tråkigt. I detta tips till onboarding kan du blanda upp dina gruppsamtal med roliga aktiviteter och teman för videokonferenser, t.ex:

• Rundabordsdiskussioner i direktsändning
• Visa och berätta
• Fika med kollegor
• Kortspel för avslappnade fredagar
  

Att använda sådana kreativa format främjar en kultur av tillit, harmoni och öppenhet i din organisation. Särskilt vid möten på distans, när människor inte känner sig uppmuntrade att ta initiativ eller ställa frågor.

Det är alltid ett bra sätt att fördjupa en nyanställds kunskaper och samtidigt göra det lättare att komma ihåg dem. Om dina anställda bor i olika tidszoner är det bättre att fastställa några gemensamma fönster för kommunikation i realtid för att undvika konflikter.

6. ❤️ Skapa varaktiga band genom virtuella evenemang

Medarbetarna tillbringar nästan 40 % av sin dag med att arbeta för din organisation. Därför är det oerhört viktigt att du skapar en avslappnad arbetsmiljö där de kan samarbeta smidigt i projekt. Allt medan de njuter av det de gör. 

Att blanda virtuella evenemang stärker en medarbetares prestation, anpassar dem till dina organisatoriska mål och tar bort oron hos den nyanställde.

Sätt att skapa kontakter mellan lagmedlemmar och nyanställda:

• Planera in en slumpmässig 1:1-punktsintervju mellan en teammedlem och den nyanställde med lättsamma uppmaningar: Vad är din favoritmatkombination? Vilken är den mest underskattade filmen? 
• Ordna "promenader och samtal", kafferitualer eller lunchträffar som skapar ett säkert utrymme för människor att öppna sig. 
• Ordna trivia-kvällar, happy hours, fredagsspel efter jobbet och mycket mer!
  

"På Humu har vi skapat en kanal på Slack som heter #cheersforpeers. Varje månad kan alla som har nämnts i kanalen eller som har känt igen någon annan vara med i en utlottning." Joyce, innehållschef på Humu

Här kan du vara kreativ, släppa alla formaliteter och skapa utrymme för roliga och avslappnade samtal. Disney, till exempel, behandlar nyanställda som medlemmar av personalstyrkan där de deltar i roliga trivialspel och frågesporter för att lära sig mer om företaget.

Även om informella isbrytare som dessa utgör en liten del av dina anställdas rutin, lämnar de definitivt ett bestående intryck. 

7. 🔄 Samla in feedback kontinuerligt

Även om det inte enbart är en bästa praxis för onboarding för fjärranställda, är det ett utmärkt sätt att förbättra din befintliga process. Ibland kan det som du ser som rätt onboarding praxis för din organisation inte alltid leda till den bästa upplevelsen för de anställda. 

Detta händer när du inte lyckas kommunicera och förstå dina medarbetares behov. Oavsett om du vill utforma ett effektivt onboarding -program eller förbättra ditt nuvarande program bör du alltid ställa frågor som:

• Hur ser en anställds framtid ut här?
• Vilka är deras roller/anpassning och hur kan du anpassa den?
• Hur väljs innehållet i onboarding ut?
• Vem kommer att leda utbildningen och hur länge?
• Hur mäts prestationen?
  

När du har infört programmet är nästa viktiga sak att göra att prata med de nyanställda. Här är några viktiga feedbackfrågor att ställa:

• Var processen på onboarding lätt att följa?
• Vad var den största utmaningen?
• Vad kan förbättras?
• Hur var den övergripande upplevelsen?
• Var du förvirrad någon gång? Blev det löst?
• Har de rollspecifika förväntningarna tydligt kommunicerats?
  

Genom att samla in feedback från de anställda kan du få ovärderliga insikter om din nuvarande process och hur du kan förbättra den. Skicka ut enkäter, planera automatiska omröstningar, påminnelser om möten med mera för att få feedback. 

8. 📱 Skapa starka produktbindningar

På onboarding kan sådan information lätt gå förlorad i översättningen. Ostrukturerade processer ger till exempel ingen fullständig bild av ditt erbjudande. Detta gör att dina anställda måste fylla i luckorna och lämna mycket på sitt eget antagande. För att undvika detta måste du tänka på tre bästa metoder

• Få all produktrelaterad information på en och samma plattform
• Utse en chef eller en kollega som kan lösa tvivel om ditt erbjudande.
• Gör inte innehållet för komplicerat

Små steg som dessa kan hjälpa dina anställda i det långa loppet, särskilt de som arbetar på försäljningsavdelningen. Några sätt att presentera din produkt för nyanställda är:

• Låt dem uppleva produkten själva 
• Låt dem uppleva försäljningsprocessen på nära håll
• Organisera 1:1-samtal mellan den nyanställde och en teammedlem
• Skapa en chatbot som kan svara på vanliga frågor om produkter.
  

Att skapa ett starkt produktband är inte en engångsprocess. Med föränderliga marknader och kundbehov är det alltid nödvändigt att uppdatera dina anställda om nya förändringar. Ha en handbok för anställda, en varumärkesriktlinje eller en manual (där det krävs) för att dela all din information. Ju mer transparent och konsekvent det är, desto bättre kommer de att lyckas uppnå dina mål. 

📈 Det enklaste sättet att täcka dem alla?

En strukturerad process på onboarding ger dina anställda tillfredsställelse i form av arbetsglädje, känsla av att vara uppskattad och att bli hörd. Samtidigt belönas din organisation med högre retentionsgrad, ökad produktivitet och tillväxt. 

Genom att använda vår plattform för att främja medarbetarskap kan du lägga rätt grund för dina medarbetare. Med funktioner som anpassningsbara mallar, automatiska påminnelser och appintegrationer hjälper vi dig att leverera en bestående onboarding upplevelse.

• Dina medarbetare får en djupare förståelse för din organisation.
• De kommer att vara nära kopplade till dina mål.
• Främja en kultur som präglas av empati, tillit och välbefinnande.
• Skapa en kontinuerlig utvecklingscykel bland dina medarbetare   

En smidig onboarding -process behöver inte vara komplicerad eller överdrivet planerad i förväg. Ta en titt på det nuvarande scenariot, se var dina bästa talanger finns och vad som skulle vara det bästa sättet att nå dem. 

Du kan börja med att skapa ett skelett av din onboarding praxis och fortsätta att improvisera den i takt med att tiden förändras. Vi finns alltid här för att hjälpa dig under varje steg i denna process:

• Fastställande av budskapet
• Leverera till rätt personer i rätt tid
• Samla dem under ett virtuellt tak
  

Hybridmodeller som används på rätt sätt kan hjälpa dig att skala din organisation utan att öka kostnaderna. Samtidigt som du stärker din arbetskultur och kontakterna mellan de anställda. Om du inte är säker på var du ska börja med din onboarding praxis finns nedan fallstudier av företag som har lyckats med processen. 

🏢 Topp 3 företag med bästa praxis för hybrid onboarding

‍

Hubspot är ett företag som alltid är på hugget efter ny teknik och följde Apple i fotspåren och skapade sin egen plattform onboarding : Foundations. Den innehåller allt som en nyanställd behöver lära sig om företaget.

"Vi ändrade snabbt vårt program för nyanställda för att på flera sätt inkludera mer distansarbete, bland annat genom att införa guider för distansarbete för chefer och nyanställda, införliva bedömningar av fallstudier för nyanställda i vår upplevelse på onboarding och spåra deltagande live via data för slutförandet i vårt utbildningssystem, Learn@HubSpot." 

Deltagarna på onboarding uppmuntras också att ha Zoom-kameran på för att främja aktivt deltagande och engagemang.

‍

‍
Netflix har ett starkt kulturellt och ledarskapsbaserat program onboarding . Det fick stort erkännande i ett Quora-svar nyligen av Poorna Udupi, ingenjör på Netflix:

Här är vad de gör rätt:

• Avancerad teknik och ständigt hjälpsamma medarbetare 
• Direkt introduktion till företagets chefer under det första kvartalet.
• Tydlig kommunikation av Netflix etik och ambitioner
• Nyanställda får stort ansvar från början.

‍

Grundades 2016 av fem vänner, Roadsurfer har snabbt vuxit till den största experten på husbilar i Europa med en flotta på över 2 500 husbilar. Och deras onboarding program har varit inget annat än utmärkt.

Här är hur de gör det på rätt sätt:

• Nyanställda får en företagsgemensam resa som guidar dem genom de första dagarna på jobbet.
• Blanda interaktiva frågesporter och andra övningar som hjälper dig att behålla kunskapen.
• Använd automatiskt utlösta påminnelser för att spåra den nyanställdes framsteg
• Använda en central plattform som säkerställer att alla får samma information.
  

Om du behöver fler idéer kan du läsa vår artikel om företag som har exceptionella metoder på onboarding . Du kan också rådgöra med våra experter på Zavvy!

Takeaway

De bästa metoderna för onboarding lär man sig inte på en dag. De måste genomtänkas, kommuniceras och genomföras efter att man har förstått både ledarnas och de anställdas behov. Fråga dem:

• Vad hjälper dig att känna dig socialt stödd?
• Vilka nya möjligheter kan vi skapa för att bygga starkare kontakter?
• Hur kan vi skapa bättre sätt att arbeta i en hybridsituation?
• Vad är "okej" att göra? (Till exempel: ta pauser mellan mötena).
• Hur kan vi se till att lagkamrater som arbetar hemifrån fortfarande har en röst?

Genom att kommunicera med ditt team/ dina kollegor kan du få insikt om hur du bäst kan återanställa dina medarbetare. Detta kommer att hjälpa dina chefer att öka teamets sammanhållning, prestanda och välbefinnande.

Om du har bestämt dig för att genomföra ditt program för fjärrstyrning onboarding med hjälp av de ovan nämnda metoderna vill vi gärna höra vad du har kommit fram till! Prata med våra onboarding -experter om du behöver hjälp, när som helst!