Adieu à la mauvaise performance des employés : Apprendre à les diagnostiquer et à y remédier efficacement

Les personnes peu performantes nuisent-elles à la productivité et au moral de votre équipe ? 

La gestion des mauvaises performances est l'une des responsabilités les plus importantes qui vous incombent en tant que professionnel des ressources humaines. Malheureusement, elle peut aussi être l'une des plus inconfortables. Les employés n'apprécient généralement pas les critiques, ce qui peut entraîner des conflits. 

Ne laissez pas les performances médiocres devenir la nouvelle norme. Il est temps de dire définitivement adieu aux performances médiocres des employés.

Dans cet article, nous vous montrerons comment diagnostiquer efficacement la cause première d'une mauvaise performance et nous vous donnerons des conseils pratiques pour y remédier d'une manière qui conduira à une amélioration sans nuire au moral des troupes. 

Bien qu'il n'y ait pas de façon amusante de dire à quelqu'un qu'il n'est pas assez performant, vous apprendrez à formuler la conversation d'une manière positive et utile que les employés apprécieront.

Dites bonjour à une équipe plus productive et plus performante !

🔄 Qu'est-ce qu'un retour d'information négatif?

Les commentaires négatifs sur les performances identifient les domaines dans lesquels un employé a besoin d'être amélioré, généralement en ce qui concerne la rapidité ou la qualité de son travail. La conversation peut être inconfortable, mais elle peut être nécessaire pour trouver la cause première et la résoudre.

La direction et les employés redoutent tous deux un retour d'information négatif sur les performances. Il peut saper le moral et constitue souvent une conversation gênante. 

Malheureusement, elle peut être inévitable lorsqu'un employé fait preuve de mauvaises performances.

Savoir comment donner un feedback négatif de manière efficace et avec une attitude positive peut conduire à de meilleurs résultats et à une conversation plus harmonieuse. Bien qu'il soit inévitable de donner un mauvais retour d'information sur les performances dans le cadre des activités humaines, il existe des moyens d'améliorer la situation. 

Quelle est la différence entre productivité et performance ?

Bien que liées, la productivité et la performance ne doivent pas être confondues. 

Un employé peut avoir une bonne productivité mais de mauvaises performances. L'inverse est improbable. 

La productivité est généralement une mesure de la quantité, en d'autres termes, la quantité de travail qu'un employé a accomplie.

D'autre part, les performances reposent sur de nombreux facteurs, mais constituent davantage une mesure de la qualité du travail. 

Un employé peut produire beaucoup de travail (faire preuve d'une productivité élevée). Cependant, si la qualité de ce travail est faible, ses performances peuvent rester médiocres. 

D'autre part, un employé peu productif a peu de chances d'être performant. 

🩺 Comment diagnostiquer une performance médiocre?

L'identification des mauvaises performances peut sembler évidente, mais il y a une bonne et une mauvaise façon de procéder. Pour diagnostiquer correctement les mauvaises performances, il faut les mesurer. 

Pour mesurer les performances, vous devez définir des attentes et des objectifs clairs, puis les suivre pour voir si les employés les atteignent. 

🚨 A ttention : En l'absence d'un système permettant de mesurer objectivement les performances, la direction peut prendre de mauvaises habitudes en procédant à des évaluations subjectives. 

Essayer d'évaluer les performances sans données à l'appui peut donner des points de vue incomplets et être influencé par des traits de personnalité ou d'autres facteurs sans rapport avec le sujet.

Les objectifs et les attentes sont essentiels non seulement pour que la direction puisse mesurer les performances, mais aussi pour que les employés comprennent leur rôle. Pour qu'une équipe soit performante, il faut se souvenir de la formule suivante :

Haute performance = Attentes claires x [Compétence + Engagement + Climat favorable].

Comme vous pouvez le constater, il est impossible pour les employés de donner le meilleur d'eux-mêmes s'ils n'ont pas d'attentes claires. 

En fait, la compétence, l'engagement ou le soutien ne suffisent pas si un employé ne sait pas ce qu'il doit faire.

➡️ Consultez les huit autres caractéristiques d'une équipe performante.

📉 Ce à quoi ressemble une performance médiocre

Si tout le monde commet des erreurs, les mauvaises performances doivent être considérées comme une habitude ou comme le fait de ne pas atteindre les objectifs ou de ne pas répondre aux attentes de manière répétée. Dans la mesure du possible, il peut être utile de comparer les performances d'un employé à celles de son homologue le plus proche. 

Supposons qu'un employé soit capable de répondre aux attentes, voire de les dépasser, alors qu'un autre n'y parvient pas. Essayez de déterminer pourquoi. Il peut y avoir un aspect crucial qui différencie les deux, comme l'expérience ou la qualité des clients, ou il peut s'agir simplement de la capacité. Ou, mieux encore, d'un manque de compétences.

Pour les employés dont les postes et les objectifs sont uniques, cela peut s'avérer plus difficile. 

Dans certains cas, il peut s'avérer nécessaire de reconsidérer et d'adapter les attentes. Par exemple, il peut s'avérer que les objectifs initiaux étaient irréalistes, ce qu'une conversation avec l'employé peut aider à révéler. 

Si vous concluez qu'un employé ne peut pas répondre à des attentes raisonnables, il peut s'agir de mauvaises performances. 

Toutefois, les problèmes de performance ne sont pas nécessairement le reflet des capacités d'un employé. 

D'autres causes sont à prendre en considération :

• une formation insuffisante ;
• le manque d'expérience ;
• un soutien inadéquat ;
• une charge de travail trop importante ;
• une tâche particulièrement difficile.

Vous devez vous entretenir avec l'employé pour déterminer si l'une de ces raisons est à l'origine de ses performances insuffisantes. 

Conseil n° 1 : le moment idéal pour le faire est lors d'un examen régulier des performances.

Conseil n° 2 : présentez les données montrant leurs faibles performances et discutez des raisons pour lesquelles ils ne répondent pas aux attentes.

Conseil n° 3 : n'oubliez pas de réfléchir à ce que vous pouvez faire pour changer les choses.

🔍 6 Exemples de mauvaises performances

Les normes de performance peuvent être très différentes selon les types d'emploi et les entreprises. Toutefois, voici quelques exemples généraux de mauvaises performances.

Ne pas remplir ses obligations professionnelles

Comme nous l'avons mentionné plus haut, la définition d'objectifs et d'attentes clairs est essentielle pour diagnostiquer des performances médiocres. 

Si les employés sont conscients de leurs tâches et des attentes liées à leur travail, mais qu'ils ne les remplissent pas de manière répétée, ils ne sont pas assez performants.

Mauvaise gestion du temps

Une mauvaise gestion du temps peut amener un employé à ne pas répondre aux attentes. Toutefois, elle peut également être le signe d'une performance médiocre. 

Supposons qu'un employé montre qu'il fait systématiquement un mauvais usage de son temps au travail. Dans ce cas, il s'agit d'une forme corrigible de mauvaise performance.

Faible satisfaction des clients

Dans les fonctions où les employés sont amenés à traiter avec des clients, ils doivent le faire de manière serviable et professionnelle. 

Une faible satisfaction de la clientèle est un indicateur de mauvaises performances ou simplement d'un manque de compétences humaines.

Professionnalisme insatisfaisant

Le professionnalisme est un aspect essentiel de la plupart des entreprises. Il implique de se comporter correctement avec les clients, les consommateurs et même les collègues de travail. 

En cas de plaintes répétées ou de non-respect des normes de l'entreprise, vous devrez intervenir.

Coopération et communication insuffisantes

Dans certains contextes, une coopération ou une communication inadéquate peut être à l'origine de mauvaises performances pour l'ensemble d'un service ou d'une entreprise. 

Supposons qu'un employé ait échoué à plusieurs reprises dans sa capacité à communiquer ou à travailler en équipe. Dans ce cas, cela affectera probablement ses performances et celles de son équipe.

Faible productivité

Une faible productivité peut directement conduire à de mauvaises performances. Même les employés qui bénéficient d'une formation de qualité et de compétences solides verront leur rendement diminuer si leur productivité est faible. 

Une faible productivité peut résulter d'une mauvaise gestion du temps, de processus inefficaces ou d'un manque de motivation. 

Heureusement, vous pouvez remédier à bon nombre de ces cas de mauvaise performance par le biais d'un retour d'information.

🤝 Comment faire un bilan de performance négatif de manière positive?

Un retour d'information efficace sur des performances médiocres exige du tact et une stratégie tournée vers l'avenir. Cette conversation peut être inconfortable pour les deux parties, alors faites ce que vous pouvez pour insuffler de la positivité dans la conversation. 

Équilibrer les commentaires négatifs et les commentaires positifs est une bonne stratégie pour formuler des critiques sans nuire au moral des troupes. Veillez également à étayer les commentaires négatifs par des données. 

Conseil : en donnant des exemples concrets, la conversation ressemblera moins à une attaque personnelle qu'à une observation objective.

➡️ Consultez ces exemples pour apprendre à maîtriser les commentaires négatifs des employés.

Il est également important de considérer une évaluation négative des performances comme une occasion de s'améliorer, et non comme une simple réprimande. Diagnostiquez les causes des mauvaises performances et proposez des solutions pour résoudre le problème. Cette approche tournée vers l'avenir mettra en évidence votre désir d'aider et, espérons-le, rendra l'employé plus coopératif.

➡️ Apprenez à transformer une évaluation négative en une occasion de vous améliorer grâce à ces exemples de commentaires constructifs.

Si vos commentaires sur les mauvaises performances se concentrent sur la productivité, proposez à l'employé de revoir ses processus et de chercher des moyens de les rendre plus efficaces. 

Conseil : vous devez suggérer des moyens utiles d'améliorer la productivité de l'employé plutôt que de lui dire simplement d'accélérer.

Voici d'autres exemples de manières efficaces de donner un retour d'information négatif sur les performances :

"Votre production au cours du trimestre écoulé a été sensiblement inférieure à celle des deux trimestres précédents. Y a-t-il eu un changement qui rend les choses plus difficiles ou qui ralentit votre processus ? Je serais heureux d'en examiner quelques-unes avec vous afin de rechercher des méthodes plus faciles qui vous permettraient de gagner du temps et de réduire vos efforts."

"Votre travail était vraiment solide sur le dernier projet, mais certains membres de votre équipe ont eu l'impression d'être dans le noir vers la fin. Je comprends que vous vouliez vous concentrer sur vos tâches pour respecter le délai, mais votre lenteur à répondre aux courriels a entraîné des retards pour les autres membres de l'équipe. À l'avenir, pourriez-vous essayer de donner la priorité à la réponse aux courriels au moins au début et à la fin de chaque journée de travail ? Il serait préférable pour l'entreprise de demander un délai supplémentaire plutôt que d'ignorer les autres membres de l'équipe".

"Bien qu'il ne s'agisse pas d'un commentaire sur vos performances, il y a un problème dont nous aimerions discuter. Il semble que vous ayez été distrait par des conversations personnelles au travail ces derniers temps. Bien que nous vous encouragions à interagir et à tisser des liens avec vos collègues, il n'est pas professionnel de mener des conversations personnelles lorsque des clients et des collègues attendent votre aide. Lorsque vous êtes actif avec les clients, vous êtes très performant. Nous aimerions que vous donniez la priorité à cela plutôt qu'à des conversations personnelles qui pourraient attendre plus tard".

Comme vous pouvez le constater, dans chacun de ces exemples, le ton est amical et encourageant dans la mesure du possible, bien que la négativité sous-jacente de l'identification des mauvaises performances soit difficile à enterrer complètement. 

Conseil : en offrant un soutien et des commentaires positifs pour contrebalancer les commentaires négatifs, vous pouvez maintenir le ton général de la conversation neutre afin de ne pas nuire au moral et de garder l'employé réceptif à vos commentaires et à ceux des autres.

💡 3 Choses à garder à l'esprit lorsque l'on donne un feedback sur des performances médiocres

Pourquoi les managers ne parviennent-ils pas à fournir un retour d'information sur les performances à leurs employés ? 

Souvent, trois facteurs principaux entrent en ligne de compte : le moment, le lieu et le suivi.

Il est recommandé de donner un feed-back négatif sur des performances médiocres peu de temps après un événement connexe ou lors de l'évaluation suivante prévue. L'objectif est d'aider l'employé à se souvenir clairement de l'événement, ce qui lui permettra de vous fournir les souvenirs les plus précis des facteurs qui y sont liés. 

L'endroit où vous partagez le retour d'information est également important. Un retour d'information sur des performances médiocres ne doit être donné qu'en privé et, idéalement, dans un lieu neutre. Les entretiens réguliers dans une salle de conférence commune sont un bon endroit. Évitez de parler des mauvaises performances d'un employé dans un endroit où d'autres employés pourraient l'entendre. 

Conseil : La meilleure pratique consiste à organiser une réunion privée, en tête-à-tête.

Enfin, le retour d'information sur les mauvaises performances est un processus. 

L'identification d'un problème n'est que la première étape. Ensuite, vous devez trouver des solutions et collaborer avec l'employé pour les mettre en œuvre.

📈 5 Conseils pour améliorer les performances des employés peu performants

Comme indiqué dans l'équation présentée plus haut dans cet article, voici un examen plus approfondi des composantes de la haute performance et des conseils pour appliquer ces facteurs à un employé dont les performances sont insuffisantes.

➡️ Consultez 17 autres méthodes pour améliorer la performance des employés dans votre organisation.

1. Fixer des objectifs de performance clairs

Sans objectifs de performance clairs et réalisables, les employés auront plus de difficultés à réussir dans leur rôle. 

Si un employé ne donne pas satisfaction, l'une des premières choses à faire est de revoir ses objectifs de performance afin de s'assurer qu'ils sont faciles à comprendre et raisonnables à atteindre. 

Conseil n° 1 : des objectifs de performance trop élevés seront difficiles à atteindre, même pour les employés les plus compétents, ce qui entraînera de la frustration et un sentiment d'injustice. 

Conseil n° 2 : de même, des objectifs de performance trop bas ne motiveront pas les employés à être efficaces, ce qui peut entraîner un sentiment d'ennui et un manque de défi. 

Des objectifs de performance clairs et raisonnables (assortis d'une formation suffisante) permettent de promouvoir des employés très efficaces.

2. Offrir un soutien pour améliorer les performances

Pour les employés qui ne parviennent pas à atteindre des objectifs de performance clairs et raisonnables, il est essentiel de soutenir leur capacité à s'améliorer. 

Le fait de fournir un feedback médiocre sur les performances sans proposer de solutions de changement peut donner l'impression que l'entreprise n'est pas disposée à investir dans la réussite des employés, les laissant seuls pour s'améliorer ou en subir les conséquences. 

💡 Pour vous inspirer, consultez notre modèle de plan d'amélioration des performances.

Si vous pensez qu'un employé peut améliorer ses performances de manière évidente, suggérez-lui de le faire. 

Si le problème est particulièrement complexe, ouvrez le dialogue en demandant à l'employé s'il a des idées sur ce qui le retient ou sur la manière d'améliorer sa situation. 

Conseil : vous pouvez également envisager d'organiser un programme de coaching ou de mentorat. Le coaching de performance peut vous donner un aperçu précieux des difficultés qu'ils rencontrent et dont vous n'êtes peut-être pas conscient. 

3. Recueillir l'avis des salariés sur leur motivation et leur satisfaction au travail

Outre les difficultés ou les obstacles qui se dressent sur sa route, il convient d'interroger l'employé sur son niveau de satisfaction au travail et de motivation dans son poste. Ces deux éléments sont probablement liés et peuvent également dépendre des performances de l'employé. 

Par exemple, un travailleur insatisfait de son poste peut ne pas avoir l'envie ou la motivation de viser des performances élevées. La remise à niveau des compétences et la définition de nouveaux objectifs peuvent suffire à allumer une flamme chez un employé et à stimuler ses performances professionnelles. 

4. Mettre en œuvre des évaluations de performance à 360 degrés

Les évaluations à 360 degrés sont une nouvelle façon révolutionnaire de suivre les performances des employés et de leur fournir un retour d'information. Plutôt que de procéder à des évaluations annuelles stressantes entre un employé et sa direction, les évaluations à 360 degrés interrogent plusieurs collègues pour obtenir davantage d'opinions et de points de vue.  

Cette méthode vous permet de fournir un retour d'information continu aux employés à partir de diverses sources, y compris un retour d'information ascendant et descendant. De cette manière, les évaluations ne sont pas unilatérales et l'employé sera plus enclin à accepter les résultats puisqu'il les transmet à d'autres.

5. Se préparer à des réactions défensives

En particulier si vous n'avez pas mis en œuvre le feedback à 360 degrés, vous devez être prêt à faire face à diverses réactions de la part des employés recevant un feedback médiocre lors des évaluations de performance. Il y a de fortes chances que certains employés réagissent sur la défensive. 

Cette réaction découle souvent de la crainte de voir leur emploi menacé par leur faible score. 

Cependant, vous pouvez atténuer ces craintes en communiquant votre volonté et votre désir de les aider à améliorer leurs performances. 

Malgré cela, certains employés pourraient encore réagir négativement. Par exemple, ils peuvent estimer que la critique est injuste, injustifiée ou incorrecte. Il est donc essentiel de disposer de données pour étayer les mauvaises évaluations des performances. 

Conseil : il est également conseillé d'équilibrer autant que possible les commentaires négatifs par des renforcements positifs. 

L'objectif est d'émettre des critiques constructives tout en minimisant l'impact sur le moral des troupes.

➡️ Permettre à une main-d'œuvre hautement performante grâce à Zavvy

Zavvy dispose de tous les outils et de la formation dont vous avez besoin pour mettre en place une main-d'œuvre hautement performante. En plus des conseils et des guides tels que ceux présentés dans cet article, notre logiciel de feedback à 360 degrés peut complètement changer la façon dont vous traitez les évaluations de performance.

Plutôt que de redouter les réunions régulières avec la direction pour discuter de leurs performances, les employés peuvent recevoir un retour d'information constant de la part des membres de leur équipe et de leurs collègues sur les domaines dans lesquels ils excellent et sur ceux qui pourraient être améliorés. 

Ce système de retour d'information décentralisé est plus équitable, plus efficace et plus performant que les méthodes traditionnelles. 

Vous pensez peut-être que cela ne vaut pas la peine de changer vos méthodes de commentaires et d'évaluation, mais une fois que vous l'aurez fait, vous vous demanderez pourquoi vous avez attendu si longtemps. Notre logiciel rend les choses remarquablement faciles : 

• Réaliser des évaluations à 360 degrés. 
• Gérer les résultats. 
• Utilisez ces données pour obtenir des résultats significatifs en termes de performances, de leadership et de progression de carrière de vos employés.

Le processus automatisé permet de recueillir les commentaires des employés que vous sélectionnez (de manière anonyme ou non) pour fournir des données sur leur niveau de performance et d'autres facteurs que vous souhaitez explorer. 

Pour en savoir plus, planifiez une démonstration gratuite dès aujourd'hui.