Concevoir un système de performance pour votre petite entreprise en 5 étapes faciles

Hausse de l'inflation, chaos dans la chaîne d'approvisionnement, pénurie de main-d'œuvre et augmentation des factures d'énergie : quel est le point commun entre tous ces éléments ?

Ils empêchent tous les propriétaires de petites entreprises de dormir. Une étude réalisée par Goldman Sachs en 2022 révèle que 91 % des PME sont confrontées à l'impact du climat économique sur leurs secteurs respectifs. 

Avec tant de perturbations externes, il est compréhensible que les dirigeants de petites entreprises négligent souvent les questions de ressources humaines internes telles que la gestion des performances. 

Lorsque votre effectif est inférieur à 25 personnes, vous pouvez avoir le sentiment que chacun ne devrait pas savoir ce qu'il doit faire et s'il est doué pour cela. 

Mais la mise en place d'un système de performance est un moyen sûr de s'assurer que tout le monde travaille à la réalisation d'objectifs communs et à l'identification de domaines d'amélioration. 

Ce guide examine en profondeur les avantages de la mise en place de systèmes de gestion des performances pour les PME, et donne des conseils sur la manière de mettre en place le vôtre à partir de zéro. 

Nous incluons même des points de vue d'experts de propriétaires de petites entreprises qui comprennent les défis de la gestion de la performance sans une équipe de RH dédiée.

📈 Qu'est-ce qu'un système de gestion des performances?

Un système de gestion des performances est une approche structurée du développement et de la gestion des performances des employés au sein d'une organisation. Une fois mis en place, il permet de mesurer dans quelle mesure les employés atteignent leurs objectifs et d'identifier les points à améliorer.

Un système efficace de gestion des performances comprend un mélange de.. : 

• un retour d'information stratégique ; 
• des pratiques rationalisées ; 
• des flux de travail automatisés ;
• des outils RH pour soutenir tous ces éléments.

➡️ Grab tous les détails dans notre guide complet sur la mise en place d'un système de gestion des performances.

🏢 Quels sont les défis de la gestion de la performance dans les petites entreprises ? 

Lorsque l'on pense à la gestion des performances, on peut imaginer de grandes entreprises suivant des procédures strictes et bureaucratiques pour évaluer les employés au cours du cycle d'évaluation précédent. 

Mais si votre petite entreprise n'emploie qu'une poignée de personnes, il peut être difficile de suivre un modèle aussi rigide. 

En effet, les PME en ont souvent : 

• Pas d'équipe dédiée aux ressources humaines.
• Pas de ressources.
• Pas de processus RH documentés.

Pas d'équipe dédiée aux ressources humaines

Dans les start-ups ou les PME, la responsabilité des ressources humaines incombe souvent à un fondateur ou à un chef d'entreprise qui n'a pas d'expérience préalable en matière de gestion des ressources humaines et qui porte plusieurs casquettes à la fois. 

Le fait d'être innovant ou très doué pour lever des capitaux ne donne pas nécessairement à quelqu'un les compétences nécessaires pour gérer les performances des employés. 

Et lorsque votre organisation se développe et que les responsabilités en matière de ressources humaines sont réparties entre plusieurs personnes n'appartenant pas au personnel des ressources humaines, il peut y avoir d'énormes différences dans la manière dont chacun gère les ressources humaines. 

Pas de ressources 

Les petites entreprises manquent généralement de temps et d'argent à consacrer à tous les domaines des ressources humaines, y compris la gestion des performances. 

Sylvain Roy, PDG et fondateur de la solution technologique RH Folksnous dit :

"L'organisation des évaluations de performance est un processus qui prend du temps, et il est particulièrement difficile de mettre en place des évaluations de performance régulières dans les PME, où nous manquons souvent des ressources et du temps nécessaires pour optimiser nos pratiques de gestion de la performance."

Si une entreprise manque de compétences en interne, l'étape naturelle est l'externalisation. 

Par exemple, dans le cas de la gestion des performances des RH, une formation externe guiderait les représentants des RH sur la manière d'effectuer des évaluations efficaces des performances. 

Mais cette stratégie repose à nouveau sur deux éléments dont nous savons déjà qu'ils sont rares dans les PME : 

• Délai : combien de jours ouvrables faut-il prévoir pour la formation ? 
• Argent : quel est le coût de la formation ?

Pas de processus RH documentés 

Les petites entreprises sont organiques par nature, elles suivent leur instinct ou, si l'on ose dire, elles volent même au hasard pour rester à flot. 

Dans "Gestion des ressources humainesBrian S Klaas et al. décrivent comment les connaissances des PME en matière de ressources humaines ont tendance à être tacites, informelles et non documentées.

En comparaison, les grandes entreprises suivent des processus mécanistes pour rationaliser la prise de décision en matière de ressources humaines.

L'argument est que les petites entreprises passent à côté d'une approche plus structurée qui a "le potentiel d'améliorer la qualité de la prise de décision en matière de ressources humaines et aussi la façon dont les décisions en matière de ressources humaines sont perçues".

🔍 5 raisons pour lesquelles les petites entreprises ont besoin d'un système de gestion des performances 

Selon une étude britannique de Capterra, 45 % des PME déclarent ne pas utiliser de logiciels de ressources humaines, y compris des outils de gestion de la performance organisationnelle, pour soutenir leurs processus. 

Pourquoi ? 

Le budget est certainement un facteur à prendre en considération, mais il y a aussi une croyance erronée selon laquelle la technologie serait excessive pour les petits effectifs .

Si vous faites partie de ce camp, lisez ces cinq raisons convaincantes pour lesquelles une entreprise, quelle que soit sa taille, peut tirer des avantages considérables de l'utilisation d'un système structuré de gestion des performances, y compris d'une technologie de soutien. Et ce, même si vous n'avez qu'une poignée d'employés. 

Fournir une vision stratégique à long terme 

Une approche non structurée des RH peut être très contraignante pour les PME, obligeant les équipes internes à adopter une attitude réactive - éteindre les incendies et se laisser distraire par la prochaine question urgente. 

Dans le "International Journal of Production ResearchFredrickson et Mitchell soulignent que la poursuite de priorités à court terme conduit à une vision à court terme, ce qui les empêche de devenir une organisation tournée vers l'avenir. 

En revanche, les systèmes de gestion des performances offrent la possibilité d'être plus efficaces, plus structurés et plus ciblés, ce qui présente des avantages considérables.

Aligner les salariés sur les objectifs de l'entreprise 

Mauvaise nouvelle pour les chefs d'entreprise : 54 % des dirigeants pensent que 0 à 40 % de leurs employés ne connaissent pas par cœur les valeurs fondamentales de leur entreprise. 

Les employés qui n'ont pas la mentalité d'une "étoile du nord" ne seront pas en mesure d'aligner leurs objectifs personnels sur les objectifs fondamentaux de l'entreprise. 

Les systèmes de gestion des performances peuvent fournir ce cadre, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Permettre la communication avec les employés 

Les évaluations des performances permettent aux employés de participer à un dialogue ouvert dans lequel ils fournissent un retour d'information précieux à leur supérieur et expliquent les obstacles qu'ils rencontrent. 

Matthew Ramirez, fondateur et directeur général de Rephraselyexplique pourquoi ce système est essentiel pour les PME :

"De nombreux employés de petites entreprises hésitent à exprimer leur mécontentement de peur d'être considérés comme déloyaux ou que leurs supérieurs prennent leurs plaintes comme un signe qu'ils ne sont pas pleinement engagés dans l'organisation.

Un système de gestion des performances peut contribuer à résoudre ces problèmes en offrant aux employés un espace sûr pour exprimer leurs préoccupations et en permettant aux supérieurs de prendre des mesures pour remédier à leur mécontentement." 

Favoriser l'engagement des salariés 

Des contrôles réguliers stimulent la croissance des employés et permettent de lier les récompenses et la rémunération aux performances. 

La fixation d'objectifs de performance clairs motive les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes dans leur travail et augmente les taux de rétention. 

WorkdayLe rapport 2022 sur les attentes des employés établit un lien clair entre les conversations sur la croissance et les décisions en matière de rétention. 

Le rapport précise : "alors que de nombreuses personnes quittent leur entreprise pour trouver de nouvelles opportunités, il apparaît que celles qui ont décidé de rester ont montré un regain d'intérêt pour la discussion de leurs propres plans de croissance".  

Lucjan Suski, PDG et cofondateur de Surfer SEOLucjan Suski, PDG et cofondateur de Surfer SEO, présente son approche des évaluations de performance basée sur les objectifs afin de stimuler l'engagement et la productivité des employés.

"En tant que cofondateur d'une startup à succès, je comprends l'importance de la gestion des performances pour l'évaluation des employés. La nôtre est basée sur le cadre OKR. Cela permet de s'assurer que chaque employé a des objectifs clairs et mesurables et des résultats clés pour son rôle.

Les employés sont censés faire le point sur leurs progrès par rapport à ces objectifs au moins une fois par mois. Les entretiens individuels ont lieu toutes les deux semaines, ce qui nous permet de fournir un retour d'information sur les progrès réalisés et de fixer des objectifs réalisables pour l'avenir.

Cette approche a été extrêmement bénéfique pour notre équipe - non seulement elle nous a aidés à garantir des niveaux élevés de productivité dans tous les domaines, mais elle a également permis aux employés de mieux comprendre ce que l'on attend d'eux, ce qui leur a permis de s'approprier leurs propres plans de développement et de mieux gérer leur propre progression de carrière au sein de l'entreprise."

Promouvoir la clarté sur les questions de performance 

Si vos employés ne comprennent pas ce que vous attendez d'eux, comment pouvez-vous vous attendre à ce qu'ils atteignent leurs objectifs ? 

Peut-être ont-ils besoin de comprendre ce qu'ils doivent accomplir pour obtenir une promotion ou une augmentation de salaire.

Ou que vous considérez désormais son retard persistant comme un problème de performance parce qu'il affecte le moral de l'équipe. 

Les systèmes de gestion des performances fournissent aux responsables des normes claires et cohérentes en matière de performances, ce qui facilite l'identification des domaines à améliorer et permet aux employés de comprendre leurs objectifs.

Michael Nemeroff, PDG et cofondateur de Rush Order Tees, une entreprise familiale de vêtements, nous dit que la gestion des performances a été "tout aussi utile pour les employés dont les performances étaient insuffisantes, pour ceux dont les performances étaient conformes aux attentes ou pour ceux qui étaient très performants".

Ce système nous permet de suivre les performances des employés sur de longues périodes, avec des données à l'appui. Cela nous a aidés à mieux soutenir les employés en fonction de leurs évaluations de performances. 

➡️ Consultez d'autres conseils pour améliorer la gestion des performances.

🪜 5 étapes pour mettre en place un système de performance des employés dans votre petite entreprise

Prêt à lancer votre système de gestion des performances ? 

Voici cinq étapes pour créer une équipe performante dans votre petite entreprise. 

Clarifier les rôles et les compétences 

Avant de commencer à évaluer vos employés, il est utile de clarifier leurs rôles et leurs responsabilités. 

Utilisez un logiciel d'orientation professionnelle pour définir des exigences claires pour chaque rôle au sein de votre équipe.

Relier les compétences spécifiques à un rôle à chacune d'entre elles : 

• Clarté: il n'y a pas de place pour des interprétations erronées concernant les tâches ou la responsabilité. 
• Progression: donnez à vos employés une raison de rester en leur offrant la transparence. Votre équipe comprendra comment progresser dans sa carrière, du niveau junior au niveau intermédiaire, puis au niveau supérieur. 
• Engagement: la motivation monte en flèche lorsque vous guidez votre équipe vers ses objectifs professionnels.
• Signification: lier les cartes de rôle aux plans de croissance et aux évaluations des performances. 

Pas encore de cadre de carrière ? Pas de souci. Zavvy propose des modèles de compétences pour vous inspirer.

Décider qui fournira une contribution objective 

Nous entrons à présent dans les détails de la mise en place d'un entretien d'évaluation. Vous devez décider qui dirige l'évaluation. 

S'agira-t-il d'un entretien annuel d'évaluation étouffant au cours duquel le manager parle et le collaborateur direct écoute ? 

Ou bien recherchez-vous quelque chose de plus moderne et de plus concret, impliquant un retour d'information riche de perspectives multiples ? 

Dans son livre "Les règles du travailLaszlo Bock, ancien Senior Vice President of People Operations chez Google, exprime son point de vue :

"Même si vous êtes une petite entreprise, vous obtiendrez de meilleurs résultats et des employés plus heureux si les évaluations sont basées sur une discussion de groupe plutôt que sur les caprices d'un seul manager.

Sur le site Zavvy, nous recommandons également de procéder à un examen des performances à 360 degrés en incorporant un retour d'information significatif provenant de diverses sources, y compris les suivantes (le cas échéant) : 

• des gestionnaires ;
• pairs ;
• rapports directs ; 
• l'auto-évaluation ;
• les partenaires commerciaux ; 
• les clients. 

Avec le logiciel de feedback 360 de Zavvy, vous pouvez recueillir des informations significatives et objectives de la part des évaluateurs désignés. De plus, vos responsables et administrateurs contrôlent entièrement les types de questions, les délais et les paramètres de visibilité. 

Par exemple, vous pouvez préférer recueillir un retour d'information anonyme. Toutefois, en fonction de la taille de votre équipe, il peut être plus judicieux de recueillir un retour d'information ouvert et d'en discuter de manière transparente.

Former les évaluateurs et les évalués

Si la gestion de la performance est entièrement nouvelle pour votre personnel et vos dirigeants, tout le monde doit être sur la même longueur d'onde pour soutenir votre nouvelle approche. Zavvy simplifie cet alignement en proposant des parcours de formation. 

Notre programme de formation des managers utilise une série de déclencheurs automatiques, de conseils et d'incitations, délivrés "juste à temps" pour aider les managers avant, pendant et après l'évaluation des performances.

De même, notre système de gestion de l'apprentissage permet aux petites entreprises de lancer des programmes de formation attrayants et de les gérer en mode automatique. 

🤖 La fonction d'automatisation vous permet de proposer votre format de cours innovant aux bonnes personnes au bon moment.

Identifier les lacunes en matière de compétences 

Préparez l'avenir de votre organisation et économisez de l'argent sur le recrutement externe en améliorant régulièrement les compétences de votre personnel. 

Conseil n° 1 : commencez par identifier les lacunes en matière de compétences au sein de votre équipe.

Conseil n° 2 : un rapport de LinkedIn met en évidence les compétences les plus demandées qui renforceront votre capital humain, notamment les compétences en matière de communication et de résolution de problèmes. 

Cependant, les compétences évoluent constamment et vous devrez adapter vos compétences internes pour les maintenir à niveau. 

C'est là que le logiciel de matrice de compétences Zavvy vous donne un avantage concurrentiel. 

Il fournit un aperçu visuel complet de vos matrices de compétences pour les rôles, les départements ou l'ensemble de l'entreprise afin de mieux comprendre les forces et les opportunités.

Mettre en œuvre des plans de croissance continue 

Les évaluations de performance efficaces ne se contentent pas de refléter, elles se tournent vers l'avenir. Zavvy Le logiciel d'évaluation de la performance d'EADS vous aide à créer des plans de croissance individuels et collectifs qui s'appuient sur les forces de vos employés tout en restant alignés sur la stratégie de votre organisation. 

Non seulement vous pourrez suivre l'évolution des performances et des réussites, mais vous permettrez à chacun d'atteindre son plein potentiel. Vous mettrez vos employés aux commandes de leur développement et leur donnerez les clés. 

➡️ Partenaire de Zavvy pour mettre en place un système de performance pour votre petite entreprise

Si vous êtes prêt à créer un système moderne et interactif pour votre petite entreprise, contactez notre équipe à Zavvy pour en savoir plus sur le logiciel d'évaluation des performances que nous proposons. Nous pouvons vous aider à démarrer en créant des systèmes innovants : 

• 📈 Examens des performances
• 🧭 Parcours professionnels 
• 🧰 Matrices de compétences
• 💪 Voyages de formation 
• 🎯 Gestion des objectifs

Inscrivez-vous dès aujourd'hui à une démonstration gratuite de Zavvy pour découvrir notre suite complète d'outils et créer un système de performance engageant dont vous pourrez être fier !

❓ FAQ

Vous vous demandez encore comment mettre en place un système de gestion des performances pour votre petite entreprise ? Ou même si vous devriez le faire ? Nous avons tout ce qu'il vous faut. 

Un système de gestion des performances est-il adapté à une petite entreprise ?

Oui, absolument. Un système de gestion des performances bien conçu peut aider les entreprises de toutes tailles à optimiser les performances de leur équipe. En fonction de la taille de votre entreprise, vous devrez adapter la portée de votre système de gestion des performances ; par exemple, les petites entreprises peuvent préférer des contrôles réguliers et des réunions individuelles à des évaluations plus formelles.

Quelles sont les méthodes d'évaluation des performances pour les PME et les start-ups ?

Les évaluations des performances se présentent sous de nombreuses formes et tailles, c'est pourquoi il est important de trouver la bonne approche pour votre entreprise. Voici quelques méthodes populaires pour les petites et moyennes entreprises : 

• Retour d'information à 360 degrés : il s'agit d'un retour d'information provenant de plusieurs sources, à savoir les supérieurs hiérarchiques, les pairs et les subordonnés directs. 
• Auto-évaluation des employés : permettre aux personnes évaluées d'évaluer leurs propres performances et de partager leurs réflexions avec leur supérieur hiérarchique. 
• Listes de contrôle des performances : utilisation d'une liste prédéfinie de critères et de questions pour mesurer les performances.

Comment les dirigeants de petites entreprises peuvent-ils s'assurer de l'adoption de leur processus de gestion des performances ? 

Vous craignez que les employés de votre petite entreprise soient trop occupés pour s'engager pleinement dans votre système de gestion des performances ? 

Tomek Mlodzi, directeur général de PhotoAiDrévèle l'importance de communiquer ses attentes à son personnel.

"L'une des choses les plus importantes que j'ai trouvées lors de la mise en œuvre d'un tel système est de s'assurer qu'il est clair et facile à comprendre. Lorsque les employés comprennent le processus et ce que l'on attend d'eux, ils sont plus susceptibles d'y adhérer et de travailler activement à l'amélioration de leurs performances." 

Enfin, n'oubliez pas que la gestion des performances n'est jamais un processus qui se met en place et s'oublie. 

Fixez des objectifs pour votre processus et examinez-les régulièrement pour vous assurer qu'ils sont atteints.