Comment communiquer efficacement les résultats du rapport sur l'engagement des employés ? (avec des exemples)

Vous avez mené une enquête sur l'engagement des employés - c'est parfait ! 

Vous mesurez déjà l'engagement de votre personnel à l'égard de votre mission, de l'équipe et de son rôle au sein de l'entreprise.

Mais que ferez-vous des résultats obtenus grâce à leur contribution ? 

Plus important encore, comment allez-vous passer du rapport sur l'engagement des employés à la satisfaction des souhaits d'évolution de carrière de vos collaborateurs ?

Vous avez encore du mal à trouver des réponses ?

Notre guide est fait pour vous ! Nous avons rassemblé des conseils et des exemples concrets qui vous permettront de.. :

• Savoir exactement ce qu'il faut faire des données de l'enquête sur l'engagement des salariés.
• Donnez un sens à ce que ces données révèlent.
• Exceller dans la communication des résultats de l'enquête d'engagement.

Suivez-nous dans cet article pour connaître les astuces qui vous permettront d'élaborer un rapport stratégique sur l'engagement des employés !

❗️ L'importance de l'engagement des salariés pour les entreprises

Tout d'abord, la pertinence et l'impact d'un rapport sur l'engagement des employés dépassent les frontières des RH. Bien sûr, la mesure de l'engagement est une fonction des People Ops. C'est également l'une des tendances en matière d'engagement des employés : écouteractivement pour déterminer si les travailleurs s'épanouissent.

Mais un rapport d'enquête sur l'engagement des employés transcende les préoccupations relatives aux aspirations des membres de l'équipe. C'est un instrument plein d'informations utiles dont les dirigeants ont besoin pour comprendre la santé et la robustesse de leur personnel.

Il s'agit là d'une question stratégique. Car il est impossible d'obtenir des résultats commerciaux sans un personnel impliqué et enthousiaste !

L'engagement des salariés est un facteur de productivité, de performance et de positivité du lieu de travail. 

Selon Gallup , elle permet de réduire le taux de rotation jusqu'à 43 % et d'augmenter la fidélité des clients de 10 %, les ventes de 18 % et la rentabilité de 23 %.

📊 Analyser les données relatives à l'engagement des salariés

Considérons que vous savez déjà comment concevoir une enquête sur l'engagement des salariés et en fixer les objectifs. 

Nous allons donc maintenant nous concentrer sur l'analyse des résultats que vous avez obtenus en menant l'étude.

Le premier conseil important est de préparer l'analyse à l'avance. Pour ce faire, mettez en place les mécanismes permettant de quantifier et de segmenter les données.

Utiliser des échelles numériques, des scores et des pourcentages

Utilisez des échelles numériques et convertissez les réponses en valeurs numériques chaque fois que vous le pouvez dans votre enquête d'engagement. 

Vous remarquerez que la comparaison des données ne sera pas un casse-tête important. 

En effet, les chiffres sont beaucoup moins susceptibles d'être mal interprétés que l'opinion de votre personnel en texte libre.

Prendre en compte les données qualitatives

Même si les données quantitatives sont objectives, vous devez également analyser les données qualitatives. En effet, il n'est pas toujours facile de traduire les pensées et les sentiments en chiffres. Et sans détails, il serait impossible de tirer des conclusions sur la motivation, les attitudes et les défis des employés.

Par exemple, si vous demandez aux gens de noter de 1 à 5 leur degré de satisfaction à l'égard de leur équipe, un chiffre différent de cinq ne vous dira pas grand-chose. En revanche, si vous leur demandez d'indiquer la raison de leur insatisfaction, vous obtiendrez l'essentiel de leur plainte ou de leur inquiétude.

Segmenter les groupes de répondants

Sans équivoque, vos travailleurs se répartissent en différents groupes selon des critères distincts. Cela se traduit par des perceptions différentes de leur travail, de leurs collègues et de votre organisation.

Pour le savoir, segmentez les résultats de l'enquête d'engagement tout en préservant l'anonymat des réponses. 

Assurez l'anonymat de vos employés et demandez-leur d'indiquer leur opinion :

• âge ;
• sexe ;
• et de l'équipe ;
• la durée de validité de la licence ;
• qu'il s'agisse de personnel junior, moyen ou senior ;
• leur niveau de direction (manager, directeur, VP ou C-level).

Lire le consensus

C'est à cette étape que commence la véritable action d'analyse ! 

Si vous avez suivi nos recommandations en matière de quantification (et de segmentation) des données d'enquête, vous êtes prêt à mettre le doigt sur ce qu'elles essaient de vous dire.

En termes généraux, si la plupart ou la totalité de votre personnel exprime la même opinion sur une question, vous devez étudier le sujet et améliorer quelque chose. 

D'autre part, si quelques personnes seulement sont mécontentes du même problème, il n'est peut-être pas nécessaire de l'aborder de manière aussi approfondie.

Tout dépend de l'importance du sujet pour l'activité et le bon fonctionnement de l'équipe et de l'entreprise. Et c'est aux bonnes parties prenantes de décider s'il vaut la peine de consacrer des efforts à la découverte de ce qui se cache derrière les résultats.

Données croisées

Les niveaux d'engagement ne sont pas toujours liés au poste du personnel, aux équipes ou à votre entreprise. Ces niveaux peuvent être liés à d'autres facteurs, tels que le salaire ou les avantages sociaux, pour n'en citer que quelques-uns.

Il vous appartient de combiner les données de l'enquête d'engagement avec des données provenant d'autres sources.

Prenez donc en compte les informations provenant de votre système de gestion des ressources humaines lorsque vous examinez vos résultats en matière d'engagement.

Il faut également évaluer les données relatives à l'engagement par rapport aux informations commerciales. 

Il s'agit d'informations que vous pouvez extraire de votre système ERP et qui sont intimement liées aux résultats de l'entreprise.

Comparer les résultats

L'objectif ultime de l'analyse des données de l'enquête d'engagement est de découvrir les domaines d'amélioration critiques. Et pour le faire de la manière la plus complète possible, vous devez comparer les résultats de votre enquête d'engagement actuelle aux éléments suivants

• Les résultats de vos enquêtes d'engagement antérieures - pourconnaître les niveaux d'engagement de votre organisation, de vos départements et de vos équipes au fil du temps.
• Résultats d'enquêtes nationales et internationales sur l'engagement, en particuliercelles menées par d'autres entreprises de votre secteur ayant des activités similaires aux vôtres.

Et ce sont ces informations qu'il faut rechercher :

• Pourquoi votre organisation est-elle plus ou moins performante qu'auparavant ?
• Pourquoi certains départements et certaines équipes sont-ils plus ou moins performants qu'auparavant ?
• Pourquoi votre entreprise est-elle plus ou moins performante que des entreprises similaires dans votre pays ou à l'étranger ?

📈 Organiser les données dans votre rapport sur l'engagement des salariés

Un rapport d'enquête sur l'engagement des salariés doit mettre en lumière la manière dont l'engagement affecte les performances de votre entreprise et de votre personnel. 

Mais un tel rapport ne sert à rien si vous n'organisez pas correctement les données qu'il contient. Voyons comment.

Tout d'abord, vous devez garder à l'esprit l'objectif de l'enquête. Il s'agit d'élaborer un plan d'action pour améliorer les domaines ayant un impact positif plus important sur les niveaux d'engagement des employés.

Ensuite, il faut savoir que, traditionnellement, certains domaines sont mal notés dans toute organisation. Nous parlons ici de la rémunération et des avantages sociaux, de la progression de carrière et de la politique sur le lieu de travail, pour n'en citer que quelques-uns.

Mais en règle générale, vous devez donner la priorité aux domaines dans lesquels votre entreprise a obtenu de mauvais résultats par rapport aux références du secteur. Ce sont ceux qui sont les plus susceptibles d'être améliorés :

• Générer un retour sur investissement positif une fois que vous les avez améliorés.
• Promouvoir l'amélioration de tous les autres domaines de l'expérience des employés.

En général, les domaines les plus importants sont les suivants

• Appréciation des employés ;
• Réponse aux employés proactifs ;
• Implication des salariés dans la prise de décision ;
• Communication avec les dirigeants.

Mais vous pourriez suggérer d'autres domaines sur lesquels se concentrer.

Vous devez maintenant organiser les résultats de l'enquête de manière pratique dans votre rapport sur l'engagement des salariés. 

En d'autres termes, vous devez divulguer les chiffres de l'engagement :

• pour l'ensemble de l'entreprise ;
• par département ;
• par équipe ;
• par âge et par sexe ;
• par titularisation ;
• par niveau de direction ;
• par ancienneté ;
• par période (mois, trimestre ou année en cours par rapport à la précédente) ;
• par région (dans votre pays, dans vos implantations à l'étranger et par rapport aux références nationales et mondiales de votre secteur d'activité) ;
• toute combinaison judicieuse des éléments ci-dessus, par exemple par sexe et par équipe ou par âge et par département.

Pour identifier les domaines à améliorer, vous devez présenter les données de l'enquête en fonction de ces domaines dans chacune des divisions ci-dessus. Nous vous recommandons de convertir ces divisions en sections distinctes du document.

Nous recommandons également d'utiliser des moyens de visualiser les résultats, tels que des diagrammes et des graphiques. 

Par exemple, utilisez :

• Graphiques à barres - pouridentifier les tendances dans le temps.
• Graphiques linéaires - pourcomparer les données de cette année avec celles de l'année dernière.
• Graphiques de rappel - pourmettre en évidence des chiffres ou des conclusions surprenants.

Ces éléments visuels aideront vos parties prenantes à comprendre et à analyser objectivement les résultats de votre rapport sur l'engagement des employés. Mais surtout, la visualisation facilite l'établissement des priorités en matière d'amélioration et permet de tirer des conclusions exploitables.

🏆 Meilleures pratiques pour communiquer les résultats de l'enquête d'engagement

Après avoir recueilli et analysé les données de votre enquête sur l'engagement des salariés, il est temps de les partager au sein de votre entreprise.

Voici nos conseils pour communiquer les résultats de l'enquête d'engagement à vos employés et à vos dirigeants.

💡 3 Conseils pour partager les résultats de l'enquête d'engagement avec les employés

Dès la fin de l'enquête sur l'engagement des salariés, le PDG doit faire une communication à l'échelle de l'entreprise. Le vice-président des ressources humaines ou un haut responsable des ressources humaines peut également s'en charger.

Et dans cette communication, ils font une reconnaissance.

Remercier les employés pour leur participation à l'étude

Votre chef - si ce n'est pas vous-même - peut le faire soit par courriel, soit lors d'une réunion de tous les membres de l'équipe. 

Mais il est essentiel qu'ils remercient les employés dès la clôture de l'enquête. En plus des remerciements, le dirigeant doit affirmer son engagement à faire progresser l'engagement.

Conseillez-leur d'apprécier le dévouement des employés à l'amélioration de votre culture organisationnelle. Vous leur ferez ainsi comprendre que le retour d'information des employés est précieux, ce qui a en soi un impact positif sur l'engagement.

Présentez brièvement les données d'engagement que vous avez obtenues

Une semaine après la clôture de l'enquête, votre responsable doit partager une vue d'ensemble des résultats avec l'organisation. Là encore, un courriel ou une réunion à l'échelle de l'entreprise suffisent.

La vue d'ensemble doit inclure des statistiques de participation et un résumé des principaux résultats (les meilleurs et les pires chiffres). 

Ce moment est également une excellente occasion pour votre responsable d'expliquer ce que les employés doivent attendre de la suite. L'une des façons de définir les attentes est de présenter le plan d'action.

Cependant, votre chef ne peut pas fournir beaucoup de détails à ce stade. 

La première communication des résultats de l'engagement des salariés doit se concentrer sur les chiffres ayant un impact plus large. 

En d'autres termes, c'est l'occasion de se concentrer sur l'effet des données au niveau de l'organisation.

Informer l'ensemble des données d'engagement et des améliorations du plan

Trois semaines après la clôture de l'enquête, les RH et les dirigeants - chefs d'équipe et autres cadres - doivent commencer :

• Examiner minutieusement les résultats.
• Détailler le plan d'action : les domaines d'amélioration que vous aborderez et les initiatives d'engagement que vous mettrez en œuvre. 

Une fois que les principales parties prenantes ont décidé du plan d'action, il est temps de communiquer tous les détails à vos employés. 

Le délai ne devrait pas dépasser un mois ou deux après la clôture de l'enquête.

💼 3 Conseils pour partager les résultats de l'enquête d'engagement avec les dirigeants et les principales parties prenantes

Lorsque les résultats de l'enquête d'engagement sont connus, la première étape consiste à les communiquer à l'équipe de direction. Voici nos principales recommandations sur la manière d'aborder cette tâche.

Ne pas précipiter les dirigeants pour qu'ils décident de ce qu'il faut faire avec les données

Donnez à vos dirigeants le temps d'examiner les données relatives à l'engagement, de les assimiler et d'y réfléchir attentivement. 

Nous recommandons ce calendrier :

• Une semaine après la clôture de l'enquête, avant de communiquer les résultats de haut niveau.
• Trois semaines après la fin de l'enquête, avant d'entamer une discussion approfondie des données et d'approfondir le plan d'action.
• Un à deux mois après la clôture de l'enquête, avant de communiquer les résultats détaillés.

Augmenter le niveau d'engagement de vos employés est un processus de changement. Et comme pour tout changement au sein d'une entreprise, l'internalisation de ce changement ne se fait pas du jour au lendemain. De plus, vos dirigeants sont ceux qui doivent diriger la roue du changement, ils ont donc besoin de temps pour s'y préparer.

Mettre l'accent sur l'objectif final et alimenter le dialogue

Le processus d'examen approfondi des données relatives à l'engagement commence par vous. Présentez à vos dirigeants :

• le score global de l'engagement des employés ;
• les tendances à l'échelle de l'entreprise ;
• les tendances propres à chaque département ;
• les forces et les faiblesses (ou les opportunités).

Les dirigeants doivent comprendre clairement quelle culture organisationnelle vous recherchez. 

Les résultats de l'enquête les aideront à déterminer ce qui manque. 

Veillez donc à leur communiquer cet état d'esprit.

Ensuite, tout en débattant des données en profondeur, vous devez promouvoir un dialogue ouvert. Ce n'est qu'ainsi que vos dirigeants se mettront d'accord sur un plan d'action efficace pour augmenter les niveaux d'engagement.

Ne pas balayer les problèmes sous le tapis

Il n'y a pas d'amélioration de l'engagement des employés sans transparence. Et vous jouez également un rôle à cet égard. 

Vous devez partager avec vos dirigeants les résultats fantastiques et les chiffres boiteux de votre enquête sur l'engagement.

Le signalement des découvertes alarmantes est obligatoire pour améliorer la situation. 

Après tout, comment améliorer quelque chose sans le comprendre et le disséquer entièrement ? 

En outre, enquêter sur les notes et commentaires négatifs est en fin de compte une situation gagnant-gagnant pour le personnel et l'entreprise.

🏢 E xemplesconcrets de rapports sur l'engagement des salariés

Voici quatre rapports sur l'engagement des salariés qui ont retenu notre attention. Nous allons voir pourquoi ils l'ont fait et ce que vous pouvez en apprendre.

1. Département de l'environnement du Nouveau-Mexique

Le rapport d'engagement du département de l'environnement du Nouveau-Mexique: 

1. Commence par un message d'un haut responsable de l'organisation, qui fournit :

• Le taux de réponse global ;
• Le niveau d'engagement global ;
• Quelques points à améliorer ;
• L'affirmation de l'engagement des dirigeants à prendre en compte les commentaires des employés.

2. Utilise des graphiques d'appel pour mettre en évidence les résultats les plus intéressants.

3. Réduire les chiffres à partir d'une vue d'ensemble pour obtenir les chiffres les plus élevés et les plus bas d'une année sur l'autre par département et par section de l'enquête.

4. Compare le niveau d'engagement de ses employés à un point de référence national.

5. Inclut des informations sur les actions d'engagement de l'organisation tout au long de l'année précédant l'enquête.

6. Ventile les données démographiques des répondants à l'enquête.

7. Élucide les prochaines étapes de leurs dirigeants et la manière dont les employés peuvent participer.

8. Fournit une annexe contenant les résultats obtenus d'une année sur l'autre pour toutes les questions de l'enquête pour lesquelles une échelle numérique a été utilisée.

👀 Note : La comparaison d'une année sur l'autre permet à cette organisation d'identifier les tendances en matière d'engagement des employés.

2. GitLab

Le rapport d'engagement de GitLab:

• Explique comment les réponses à l'enquête resteront confidentielles.
• Liste des domaines d'intérêt de l'enquête.
• Affiche une chronologie des actions entreprises par l'entreprise dans le cadre de l'enquête.
• Clarifie les étapes qui suivront la clôture de l'enquête.
• Présente le taux de réponse global, le niveau d'engagement global et une référence sectorielle.
• Merci aux employés pour leur participation à l'enquête.
• Elle révèle les réponses les mieux classées dans les trois principaux domaines d'intérêt et les compare à la référence du secteur.
• Met en évidence les domaines qui nécessitent une amélioration.

👀 Note : La chronologie des actions de l'enquête peut sembler insignifiante. Cependant, il s'agit d'un élément de transparence qui renforce la confiance des lecteurs du rapport.

3. Ressources humaines de l'UCI Irvine

Le rapport sur l'engagement des employés du département des ressources humaines de l'université de Californie:

1. Il s'agit tout d'abord de justifier l'importance de l'engagement des salariés pour la culture du lieu de travail et les différentes parties prenantes.
2. Définit les responsabilités de toutes les personnes impliquées dans l'engagement de ces parties prenantes.
3. Rappelle les résultats de l'enquête précédente sur l'engagement des salariés et les établit comme base de référence.
4. Compare les résultats de l'enquête la plus récente aux chiffres de référence.
5. Distingue les membres du personnel engagés, désengagés et activement désengagés entre les données précédentes et les données les plus récentes par unité organisationnelle.
6. Dressez la liste des nouvelles opportunités que le département doit saisir et des points forts qu'il doit continuer à explorer.
7. Présente le calendrier d'un programme d'engagement par étapes et quelques actions prévues.
8. décrit les étapes suivantes que les dirigeants doivent suivre avec les membres de leur équipe.

Note : Le rapport souligne que les chiffres varient entre les deux éditions de l'enquête parce que le département des ressources humaines a encouragé la participation du personnel au lieu de la forcer.

4. Bureau du chancelier de l'UCI Riverside

Le rapport sur l'engagement des employés du bureau du chancelier de l' université de Californie à Riverside :

1. Contient des instructions sur la manière dont les scores ont été calculés.
2. Compare les résultats de l'enquête sur l'engagement des salariés avec différents types de références, des résultats d'enquêtes antérieures aux chiffres nationaux.
3. Met en évidence les questions qui représentent une priorité pour l'organisation.
4. Distingue le niveau de signification statistique de chaque chiffre, clarifiant ainsi leur signification.
5. Décrit les actions suggérées avec quelques détails.
6. Regroupe les scores par catégorie (développement de carrière ou gestion des performances, par exemple), par rôle (responsable ou directeur), par sexe, par origine ethnique, par ancienneté et par tranche de salaire.
7. Ventile les scores dans chaque catégorie.
8. Indique le pourcentage total d'employés à chaque niveau d'engagement, de très engagé, motivé et énergisé à désengagé.
9. Il conclut sur les principaux moteurs de l'engagement, tels que la promotion du bien-être social.

Note : Le document est très visuel et s'appuie sur des couleurs pour présenter les données. Bien que cela plaise à la plupart des lecteurs, cela le rend moins inclusif et compromet l'interprétation à l'échelle de l'organisation.

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