L'avenir du travail a besoin d'un nouveau type de ressources humaines qui sache suivre le rythme. Les départements des ressources humaines doivent adopter deux tendances disruptives cruciales pour retenir et développer les talents :
Ces tendances ont besoin de l'automatisation pour fonctionner pleinement. Grâce au cloud, à la science des données, à l'intelligence artificielle et à la robotique, l'automatisation des RH permet à l'expérience des employés d'être au centre de l'activité et de la connaissance.
Ceci est particulièrement important pour une main-d'œuvre de plus en plus complexe, qui se nourrit d'outils rationalisés, transparents et efficaces qui soutiennent ses compétences et ses objectifs de carrière.
L'automatisation des RH utilise une multitude d'outils numériques tels que des logiciels, des tableaux de bord, des chatbots et des plateformes basées sur le cloud pour parvenir à un équilibre entre le libre-service et une collaboration efficace.
Et si les processus d'intégration et de désintoxication pouvaient être réalisés à distance par le biais d'applications ? Et si les plans de formation pouvaient être des mini-parcours engageants et hyperpersonnalisés en fonction des profils ?
Quatre domaines principaux bénéficient le plus de l'automatisation des RH :
Le cabinet de conseil McKinsey considère que le "service à la clientèle" est au cœur de la rétention des talents. C'est en cultivant des relations professionnelles et axées sur les valeurs que les employés ont envie de rester, et non en remplissant sans cesse des documents et en parlant à plusieurs personnes pour accomplir une tâche.
Cependant, l'automatisation des RH ne consiste pas à programmer les relations humaines. Il s'agit d'éliminer les tâches répétitives et manuelles afin que les employés puissent se concentrer sur l'établissement de partenariats significatifs.
Essentiellement, il y a 5 avantages majeurs :
Preboarding est l'étape cruciale au cours de laquelle les entreprises s'engagent de manière proactive auprès des nouveaux employés pour qu'ils se sentent assurés, accueillis et intégrés. Cette étape est d'autant plus importante que 65 % des employeurs ont déclaré avoir constaté que de nouveaux employés ne se présentaient pas le premier jour.
La semaine précédant le premier jour est souvent une période de stress pour les nouveaux arrivants, qui peuvent encore remettre en question leur décision. L'envoi d'un colis de bienvenue peut déjà faire beaucoup.
Les entreprises qui fonctionnent d'abord à distance investissent souvent lourdement dans un système en ligne preboarding qui s'intègre bien au reste de leur processus d'intégration. S'intégrer dans une culture d'entreprise est moins simple lorsque vous ne rencontrez jamais vos coéquipiers. C'est le défi que l'entreprise autrichienne Storyblok a réussi à relever en utilisant le logicielpreboarding de Zavvy.
Storyblok a augmenté ses effectifs de près de 270 % en 12 mois en se concentrant sur un objectif crucial : éliminer l'anxiété du premier jour en préparant les nouveaux employés à l'avance.
La liste de contrôle comprend
Le résultat : L'équipe a économisé près de 2 500 euros de travail répétitif par mois et a réduit de 2 heures le site preboarding.
➡️ Lire l'étude de cas complète ici
Une expérience réussie sur preboarding se traduit par une transition en douceur vers l'intégration. Traditionnellement, l'intégration consiste à présenter aux nouveaux employés la mission, la culture, les politiques et les tâches quotidiennes de l'entreprise.
Cependant, cette méthode d'orientation est souvent impersonnelle, fastidieuse et peut conduire à une surcharge d'informations. Les employés d'aujourd'hui ont besoin d'un accueil simplifié, basé sur l'expérience, qui leur permette de rester enthousiastes et organisés.
L'onboarding basé sur l'expérience crée un programme rationalisé mais flexible pour les nouveaux employés. Ils savent exactement ce qu'ils peuvent attendre du processus et peuvent facilement suivre leur parcours à chaque étape. La startup munichoise Alasco a utilisé le logiciel d'intégration des employés de Zavvypour créer une expérience personnalisée et attrayante qui a permis aux employés d'être productifs en deux semaines au lieu de quatre.
Voici comment l'automatisation de l'accueil des employés a permis de répondre à toutes leurs préoccupations :
Résultat : une croissance de 67 % en l'espace de 12 mois et une évaluation moyenne des employés de 4,7/5.
Un bon système de paie est précis, fiable et transparent. En revanche, un système de paie entaché d'erreurs peut entraîner le paiement d'impôts en trop ou en moins, des retards de paiement et des litiges.
Le sous-paiement (intentionnel ou non) est un problème grave. Le ministère américain du travail indique que le salaire moyen dû aux employés (arriérés de salaire) en 2021 s'élevait à plus de 1 200 USD. Les salariés ont besoin d'un système qui les aide à suivre leurs salaires avec précision.
Les systèmes de paie automatisés peuvent permettre aux entreprises d'économiser jusqu'à 24 500 USD par an. Les entreprises peuvent encourager leurs employés à suivre leurs présences et à déposer leurs congés avec précision en disposant d'un système centralisé et convivial. Cela permettra également aux employés de bénéficier plus facilement d'avantages tels que le plan 401(k) des États-Unis, qui est un compte de retraite parrainé par l'entreprise. Les salariés ont la possibilité de verser une contribution équivalente à celle de leur entreprise par le biais d'une déduction salariale.
Pour encourager ses employés à profiter de leurs avantages, la société hôtelière Boutique Martin Resorts s'est associée à la société de gestion des salaires Paylocity, basée dans l'Illinois. Ils ont réorganisé le tableau de bord de la paie pour l'intégrer de manière transparente au système 401(k) du gouvernement, éliminant ainsi les difficultés liées à la connexion à différentes plateformes.
Les résultats:
Le travail à distance présente de nombreux avantages, mais peu d'entre eux sont liés à l'isolement et à la solitude qui en découlent. Dans une étude menée sur les travailleurs à distance par la société de gestion des médias sociaux Buffer, les personnes interrogées ont déclaré que la solitude, la collaboration et la communication étaient les principales difficultés auxquelles elles étaient confrontées.
Garder les employés en contact et engagés peut être un défi pour les entreprises qui travaillent d'abord à distance, et rien ne vaut un déjeuner d'équipe occasionnel pour établir des relations. Toutefois, cela ne signifie pas que les emplois entièrement en ligne doivent être sans contact et impersonnels.
Dès 2014, Kickstarter a créé un programme informatique de roulette du déjeuner qui associe de manière aléatoire des employés pour qu'ils déjeunent ensemble. Les exigences supplémentaires comprenaient des paires de déjeuners n'appartenant pas à la même sous-spécialité et pas plus d'un cadre. Kickstarter a partagé le code open-source avec le public, et les roulettes café/déjeuner ont rapidement été reprises par d'autres entreprises.
Zavvy a rendu les roulettes café/déjeuner faciles pour tout le monde. Dans le cadre des programmes de connexion, nous avons créé des modèles dans Slack et Microsoft Teams pour programmer des rencontres occasionnelles et des conversations fructueuses entre collègues. Les exemples de modèles sont les roulettes de café, la marche et la discussion, et les rituels de rencontre.
L'automatisation peut également faciliter l'établissement de liens significatifs :
Environ 67 % des organisations qui soutiennent les connexions et la collaboration ont constaté une augmentation de la productivité de leur personnel.
L'offboarding supervise le départ systématique et ordonné des employés tout en réduisant les risques pour l'entreprise. C'est du moins l'idée que l'on s'en fait. Dans la réalité, cependant, de nombreuses entreprises ont des processus d'intégration désorganisés et confus, sans parler des difficultés de suivi.
C'est ce qui se produit lorsqu'il n'y a pas de système automatisé qui applique strictement les politiques d'intégration. Un processus d'intégration manuel est extrêmement risqué. Selon la société de cybersécurité CyberArk, 88 % des informaticiens volent des données sensibles et des mots de passe lorsqu'ils sont licenciés.
En mettant en place un système d'intégration qui se déclenche automatiquement dès que l'employé démissionne, les entreprises peuvent être assurées que rien n'a été oublié. Voici quelques étapes cruciales :
Tout comme Zavvy facilite une expérience d'onboarding ordonnée et engageante grâce à notre logiciel, nous permettons également aux équipes RH de créer un système d'offboarding qui est sans douleur et peut être facilement suivi. Après tout, une excellente expérience d'intégration peut permettre à des employés hautement qualifiés de revenir à l'avenir.
Une étude de cas menée par l'éditeur de logiciels ServiceNow a montré qu'une intégration entièrement automatisée permettait d'économiser jusqu'à 200 000 USD (et 4 400 heures par an).
Le développement des employés comprend l'apprentissage et la formation, l'évaluation des performances et le retour d'information, ainsi que le mentorat. Traditionnellement, la formation des employés se faisait par le biais de sessions en direct ou en salle de classe. Cependant, la pandémie a obligé les entreprises à repenser la formation personnalisée et individuelle.
La formation est essentielle à la satisfaction des employés. Selon une enquête menée par Sitel Group, société spécialisée dans l'externalisation des processus d'entreprise, 37 % des personnes interrogées ont déclaré que si leur employeur actuel ne leur offrait pas la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences, il est probable qu'elles démissionneraient. En outre, près de 80 % des personnes interrogées ont déclaré qu'un programme de formation formel était important pour elles lorsqu'elles décidaient de rejoindre une entreprise.
Par exemple, l'entreprise de fitness Freeletics s'est associée à Zavvy pour automatiser son programme d'apprentissage. Leur principal défi est que leurs employés ont rarement le temps de s'asseoir et d'apprendre.
En outre, le transfert de connaissances n'était pas efficace parce qu'il n'y avait pas assez d'occasions de mettre en pratique ce qui était appris. Zavvy a répondu à ces préoccupations en proposant trois programmes :
Il en est résulté que les nouveaux gestionnaires de personnel ont eu plus de temps pour discuter de leurs défis particuliers avec leurs mentors et leurs pairs. Plus important encore, un programme de leadership interne et flexible a permis à Freeletics d'éviter des ateliers traditionnels coûteux.
➡️ Étude de cas complète : "Création d'un programme de formation au leadership sur Freeletics "
Un programme de développement automatisé prend en charge tous les éléments nécessaires à la mise en œuvre d'un programme de développement de carrière cohérent.
Il s'agit notamment des éléments suivants
Pour s'assurer que toutes ces choses fonctionnent sans avoir à rappeler manuellement les responsables ou à gérer des feuilles de calcul éparses, un logiciel de développement prend en charge les tâches répétitives et permet aux parties prenantes de tirer un meilleur parti du processus.
Si vous êtes curieux de savoir comment cela fonctionne, consultez notre outil de développement du personnel ici.
Les remboursements peuvent devenir problématiques s'ils ne sont pas correctement remplis. Les industries en contact avec la clientèle ont souvent beaucoup de frais de déplacement et de représentation. En outre, le travail à distance devenant de plus en plus courant, les employés bénéficient désormais d'allocations supplémentaires pour Internet et le mobilier de bureau à domicile dans le cadre de leurs avantages sociaux.
Cependant, de nombreuses entreprises n'ont pas de lignes directrices ou de politiques claires sur ce qui peut être considéré comme des dépenses remboursables. Par conséquent, la procédure d'enregistrement des dépenses est souvent confuse et fastidieuse. En outre, selon une enquête menée par Oracle Netsuite, société spécialisée dans l'informatique dématérialisée, 46 % des personnes interrogées utilisent encore des feuilles de calcul manuelles pour gérer les notes de frais.
Un système RH avec des capacités de remboursement intégrées peut rendre l'archivage facile et intuitif. Les dépenses peuvent être clairement catégorisées et mises en file d'attente vers la ligne d'approbation ou le service approprié. Les responsables peuvent facilement suivre les dépenses de leurs équipes et analyser les types de transactions les plus fréquents.
Pour les entreprises qui sont toujours sur le terrain, l'automatisation des notes de frais est une véritable bouée de sauvetage. La société d'ingénierie ferroviaire Holland LP avait environ 800 rapports mensuels de dépenses sur le terrain qu'elle a automatisés. Elle souhaitait également un système personnalisable pour les types de dépenses propres à l'entreprise.
Les résultats sont les suivants :
La déclaration des impôts des salariés et des entreprises est répétitive et laborieuse - de la collecte des données au paiement effectif, en passant par le remplissage des formulaires. Certaines initiatives gouvernementales, comme le Making Tax Digital, visent à simplifier le processus pour les contribuables, mais cela demande encore beaucoup de travail manuel.
En outre, la moindre erreur de calcul peut avoir des conséquences désastreuses.
Aux États-Unis, par exemple, les lois fiscales diffèrent d'un État à l'autre et les retards de paiement peuvent entraîner une pénalité maximale de 15 %. Pour éviter les erreurs et simplifier le processus, vos collaborateurs peuvent utiliser des outils tels que le calculateur d'impôts trimestriels de Keeper.
Le respect des obligations fiscales en matière d'emploi comprend le calcul précis des salaires (y compris les heures supplémentaires), la garantie du montant correct des impôts retenus (par exemple, les impôts de sécurité sociale) et le dépôt en temps voulu auprès des organismes fiscaux compétents.
La plupart des entreprises automatisent les déclarations fiscales grâce à l'automatisation des processus robotisés (RPA), un logiciel codé pour effectuer des tâches basées sur des règles. Les tâches basées sur des règles sont définies par des étapes élémentaires et répétitives, telles que le copier-coller, le remplissage de formulaires et l'exécution de calculs spécifiques.
La RPA est l'outil d'automatisation idéal pour les déclarations fiscales, car elle est très précise et peut normaliser le processus. Selon Deloitte, l'automatisation fiscale peut réduire les coûts de 90 %.
Une étude approfondie sur l'automatisation fiscale réalisée par le cabinet de conseil PwC a montré que la RPA peut rationaliser les étapes suivantes de la déclaration d'impôts :
Il en résulte une réduction du travail manuel pouvant aller jusqu'à 25 %, une amélioration de la précision et une organisation efficace de l'information financière.
Il convient de le souligner :
L'automatisation ne consiste pas à éliminer les interactions humaines, mais à donner aux travailleurs les outils qui leur permettront de mieux travailler ensemble et d'exceller dans leurs fonctions. Il s'agit de supprimer les processus fastidieux qui entraînent une surcharge de travail et réduisent le temps consacré au réseautage et à la création de liens.
L'automatisation des systèmes visant à promouvoir une expérience positive pour les employés vaut la peine qu'on y consacre du temps et des investissements. Selon les experts en ressources humaines, l'expérience positive des employés se compose de trois éléments :
La meilleure façon de commencer votre parcours d'automatisation des RH est d'identifier les processus que vous devez rationaliser. Voici quelques-uns des outils que nous vous suggérons.
Avec Zavvy, vous pouvez gérer tout ce qui a trait à l'expérience en pilotage automatique :
De plus, grâce à notre générateur de flux de travail intelligent, vous pouvez développer n'importe quel programme.
Vous ne savez pas par où commencer ?
Pas de souci, nous avons des modèles qui peuvent servir de guide et d'inspiration. En outre, notre système peut être intégré aux outils existants de votre entreprise, tels que Slack, Microsoft Teams et Notion. Nos responsables de la réussite des clients et notre équipe d'assistance se tiennent également à votre disposition pour répondre à vos questions.
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