De nombreux responsables des ressources humaines craignent le retour d'information : c'est le monstre des cultures d'entreprise.
Avoir à s'asseoir face à face avec un employé peut être un cauchemar.
Pourtant, la création d'une culture du retour d'information est l'un des meilleurs cadeaux que vous puissiez faire à votre équipe. 33 % des salariés déclarent préférer recevoir davantage de commentaires de la part de leurs supérieurs. Cela les aide à reconnaître leurs points forts, à combler leurs lacunes et à évoluer au sein de l'organisation.
Lorsque les employés entrent dans la phase de développement et d'engagement, ils doivent être reconnus et faire l'objet d'évaluations constructives de leurs performances afin d'améliorer leur productivité. Malheureusement, tous les managers ne savent pas comment donner un retour d'information efficace.
La culture du retour d'information est l'habitude de partager, de répondre et d'agir sur le retour d'information entre les employés et la direction. La culture du retour d'information doit s'appliquer à tout le monde, quel que soit le poste occupé, qu'il s'agisse d'un directeur ou d'un employé subalterne.
Une culture du retour d'information saine comporte les éléments suivants :
L'objectif principal du retour d'information est d'augmenter la qualité du travail et, si possible, sa quantité. En indiquant à votre équipe quelle partie de son travail pourrait être améliorée et comment le faire, vous créez les conditions pour atteindre l'objectif.
En outre, une fois que l'équipe a trouvé les meilleures méthodes pour accomplir ses tâches, on attend d'elle qu'elle devienne proactive. En conséquence, les gestionnaires sont assurés que l'entreprise peut fonctionner sans heurts, même sans interférence de la part des chefs d'équipe.
À ce stade, la communication devient transparente et presque "sans paroles" parce que tout le monde est sur la même longueur d'onde. L'équipe comprend ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas en fonction du flux de travail de l'organisation.
Plus votre entreprise est grande, plus vous avez de personnel et plus il est facile d'ignorer le retour d'information. Par conséquent, les employés peuvent avoir le sentiment de ne pas être vus, entendus et appréciés pour leurs contributions.
Les employés qui reçoivent fréquemment un retour d'information sont 4,6 fois plus disposés à donner le meilleur d'eux-mêmes pour atteindre leurs objectifs et accomplir leurs tâches. En outre, les entreprises dont les employés sont engagés sont 22 % plus rentables et moins susceptibles de subir des pertes liées à des licenciements et à des réembauches.
La création d'une culture du retour d'information peut éviter à votre organisation des pertes financières.
Le remplacement d'un employé coûte 20 % d'un mois de salaire. En aidant vos travailleurs à apprendre de leurs erreurs, vous pouvez améliorer leurs performances et développer leurs compétences.
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L'adoption d'une culture du retour d'information dès les 30, 60 et 90 premiers jours de travail permet à chacun de connaître son rôle.
Les nouvelles recrues se sentiront plus proches de votre organisation lorsqu'elles connaîtront les attentes de l'entreprise et qu'elles pourront adapter leur travail pour atteindre les objectifs fixés.
Il n'est pas facile de donner un retour d'information. Pratiquer la culture de l'apprentissage et de l'évaluation ne se limite pas à dire à vos employés dans quel domaine ils sont bons et dans quel domaine ils doivent s'améliorer.
Cela dit, le retour d'information est un outil essentiel à la réussite de l'organisation et doit être traité avec la plus grande priorité.
Voici huit bonnes pratiques en matière de culture du retour d'information que vous pouvez mettre à profit pour assurer la réussite de votre organisation.
Un dirigeant ayant un état d'esprit de croissance développe une passion pour l'apprentissage et est ouvert au changement. Il comprend que même si les employés sont compétents, il est toujours possible de s'améliorer.
Lorsque vous dites à quelqu'un qu'il peut faire mieux dans son travail, cela peut facilement être interprété comme une attaque.
Par conséquent, le retour d'information est souvent mis sous le tapis pour éviter ces conversations délicates, et tout le monde continue à faire ce qu'il fait.
Les employés peuvent être sur la défensive et continuer à travailler comme si de rien n'était. Ils ne voient rien d'anormal à leurs performances et ne ressentent pas le besoin de s'améliorer.
Conseil : Évitez de passer pour le méchant en proposant des programmes de formation et des cours pour tous, y compris les dirigeants.
Pour éviter tout malentendu, suivez les conseils suivants :
Seuls 14,5 % des managers donnent un retour d'information efficace, les autres se répartissant en deux groupes(Leanne Renninger, fondatrice de LifeLabs Learning).
Un groupe se compose de managers indirects et doux, et l'autre groupe décrit le contraire.
Maintenir l'équilibre peut être difficile, surtout si vous n'avez jamais eu d'expérience ou reçu de formation dans ce domaine.
À cet égard, vous devez mettre en pratique ce que vous prêchez.
Conseil : Regardez-vous dans le miroir. Si vous faites des choses contraires à l'état d'esprit de croissance que vous avez développé en tant que dirigeant, arrêtez-les et commencez à fixer des limites.
Du sommet de la hiérarchie à la base, chacun doit comprendre la valeur de la culture du retour d'information. Devenez un modèle en matière de retour d'information en suivant les étapes suivantes :
Une ligne directrice aidera à définir les grandes lignes, la structure et les meilleures stratégies pour informer les destinataires des résultats de leurs performances.
La ligne directrice doit répondre à ces quatre questions :
Accompagnez la ligne directrice de documents ou de vidéos sur les bonnes et les mauvaises interactions en matière de retour d'information. Vous pouvez ensuite passer à l'étape suivante en faisant une démonstration en direct avec un employé. Ils peuvent s'exercer à l'examen par les pairs et montrer que le retour d'information ne doit pas toujours se faire du haut vers le bas de la hiérarchie.
Encourager les employés à vous demander de l'aide permet d'instaurer un climat de confiance et d'améliorer la communication. Vous pouvez découvrir des points douloureux dont vous ne soupçonniez même pas l'existence en répondant à leurs préoccupations, à leurs questions ou à leurs suggestions en dehors de la chaîne de commandement habituelle.
Bien que la politique de la porte ouverte semble agréable, il est essentiel de donner le ton. L'objectif est d'éviter que les employés n'abusent de la possibilité qui leur est offerte, par exemple en transformant l'évaluation des performances en une séance de commérage.
Pour que la politique de la porte ouverte fonctionne, mettez en pratique les étapes suivantes :
Faites du retour d'information un processus systématique. Ne le repoussez pas à la fin de l'année. Les employés oublieront probablement tout ce qu'ils ont vécu et reprendront leur style de travail.
Pour les projets individuels, l'interaction individuelle est la meilleure stratégie. Prenez le temps de discuter des obstacles et de trouver des solutions ensemble.
Pour obtenir un retour d'information sur les projets de groupe, organisez une réunion de cohorte. Créez un ordre du jour de réunion de groupe où chacun peut apporter sa contribution. Encouragez l'équipe à partager les défis et les avantages liés au travail sur le projet. Vous éviterez ainsi que les réunions ne dérapent et renforcerez la collaboration au sein de l'équipe.
Bien que le retour d'information ne doive pas nécessairement avoir lieu tous les jours, vous pouvez l'intégrer dans votre communication quotidienne. Par exemple, vous pouvez poser des questions courtes et rapides telles que "Sarah, comment se passe la campagne de médias sociaux ?" ou "Le projet vous pose-t-il des problèmes ?".
Voici d'autres façons de donner un retour d'information subtil :
Cessez d'être un patron robotique et soyez conscient des émotions des personnes qui vous entourent. Mettez-vous à leur place et faites preuve d'une véritable empathie à l'égard de leurs performances. Ce point est essentiel pour éviter tout effet secondaire indésirable lié à l'échange d'informations.
Il est donc essentiel d'équilibrer l'empathie et les critiques constructives pour donner un retour d'information efficace. Vous pouvez déterminer comment donner un retour d'information et quelle approche convient à la personne ou à la situation. Le développement de votre intelligence émotionnelle commence par l'étape suivante :
Certains employés réagissent mieux au feedback lors d'entretiens individuels, tandis que d'autres préfèrent le faire de manière anonyme. C'est pourquoi nous suggérons d'avoir un système de retour d'information flexible.
Tous les employés ne sont pas les mêmes et il convient donc d'adapter le retour d'information au niveau de confort de chacun. Cela permet également de gagner du temps dans un environnement dynamique et rapide où les rôles des employés changent constamment.
Nous avons rassemblé quelques canaux de retour d'information que vous devriez utiliser dans votre organisation pour garantir l'équité dans la communication du retour d'information :
Remplacez les enquêtes papier et complétez les interactions en face à face par un logiciel de retour d'information. Composez des enquêtes dynamiques et uniques pour obtenir des réponses efficaces, puis utilisez un logiciel de retour d'information pour analyser automatiquement les données. Cela réduira les taux d'erreur humaine liés aux processus manuels et vous aidera à prendre des décisions éclairées.
En outre, certains outils sont libres et peuvent être adaptés à la taille de votre organisation et à son système de retour d'information.
Tenez compte des facteurs ci-dessous avant de choisir un logiciel de retour d'information :
Évitez les commentaires en sandwich - Commencez la conversation par une déclaration positive. Complimentez le destinataire sur quelque chose qu'il a accompli récemment. Formulez ensuite une critique constructive. Détaillez les points sur lesquels il a excellé et ceux qu'il doit améliorer.
Restez objectif - Ne mêlez pas vos sentiments personnels à la conversation. Le retour d'information ne porte pas sur vos différences, mais sur des faits. Et surtout, allez droit au but pour ne pas semer la confusion.
Réfléchissez ensemble à des solutions réalisables - Terminez la conversation en proposant des solutions réalistes sur la manière dont votre interlocuteur peut s'améliorer. Ne lui dites pas ce qu'il doit faire. Proposez-lui plutôt des options. Lorsque c'est possible, mentionnez des études de cas montrant que ces suggestions ont déjà fonctionné.
Suivi - Planifiez une nouvelle rencontre. Fixez une date qui convienne aux deux parties. Les réunions de suivi doivent être axées sur la comparaison des progrès réalisés depuis la dernière session. Fixez des objectifs SMART que vous pouvez tous deux atteindre avant chaque réunion.
N'interrompez pas - Écoutez l'orateur jusqu'à ce qu'il ait fini de parler. Même si le retour d'information n'est pas ciblé, soyez patient. Prenez des notes pendant que vous écoutez et discutez des informations manquantes que l'orateur pourrait avoir.
Soyez réceptif - Il est fort probable que votre interlocuteur vous fasse des suggestions pendant le feedback. Ne soyez pas sur la défensive. Au contraire, accueillez ses idées et posez-lui des questions qui vous aideront à mieux comprendre son point de vue. Adoptez un langage corporel accueillant et établissez un contact visuel. Ne vous détournez pas de l'orateur et ne roulez pas des yeux lorsqu'il dit quelque chose avec lequel vous n'êtes pas d'accord.
Réflexion - Utilisez un maximum de cinq minutes pour revoir la discussion et vous assurer que les deux parties sont sur la même longueur d'onde. Si un détail vous a échappé, profitez-en pour l'aborder. Posez-vous ensuite la question en interne : Qu'est-ce que cela m'a appris ? Les suggestions sont-elles réalisables ou non ?
Obtenir un deuxième avis - Si nécessaire, demandez à une autre personne de donner son avis sur le même sujet. Après tout, l'avis est un avis parmi d'autres. Vous pouvez alors commencer à planifier l'ajustement de votre comportement sur la base des évaluations multiples.
Henkel, Zoom et Google se distinguent de la concurrence par l'échange de cartes de félicitations, des évaluations fréquentes des performances et la promotion d'un environnement collaboratif. Vous pouvez vous inspirer de ces exemples de culture d'entreprise pour élaborer votre stratégie de retour d'information.
Taktile est une société de services en ligne B2B qui a connu une croissance extrêmement rapide.
En fonction de leur date d'entrée en fonction, les employés sont automatiquement affectés à un retour d'information à certaines étapes (lors de l'intégration, puis tous les 6 mois).
Ainsi, le retour d'information fait naturellement partie du parcours de chacun, dès le début.
➡️ Lire l'étude de cas complète ici.
La nouvelle culture de Henkel en matière de retour d'information s'est éloignée des méthodes conventionnelles. L'entreprise a créé un système qui distribue horizontalement le retour d'information plutôt que d'adopter une approche descendante. Avec une grande équipe de 53 000 employés, cette stratégie a garanti la visibilité pour tout le monde.
Les managers ne sont plus la seule source de feedback. Les employés peuvent recevoir des cartes Kudos et des évaluations de la part de leurs pairs. Henkel renforce ce système en récompensant les employés les plus performants.
Zoom a été listé parmi les gagnants des prix Glassdoor Employees Choice Awards en 2021. Les commentaires des employés sur Comparably.com révèlent que les employés de Zoom reçoivent un feedback constructif chaque semaine. En même temps, une réunion de travail est organisée tous les trimestres.
Les nouveaux membres de l'équipe sont confiés à des coachs ou à des mentors qui les initient à la culture et leur apprennent les ficelles de l'entreprise. En outre, une "Happy Crew" est formée pour créer des expériences qui aident les employés à rester productifs et stimulent le moral pour compléter cette culture.
Google dispose d'une structure organisationnelle horizontale, ce qui favorise un environnement de collaboration. Les employés de bas niveau peuvent échanger leurs opinions et exprimer leurs préoccupations directement avec le PDG, et l'examen par les pairs est traité avec une grande importance.
L'entreprise organise également des séances d'encouragement au cours desquelles les employés sont incités à partager leurs idées novatrices. Ils reçoivent également les ressources nécessaires pour concrétiser ces idées.
Donner un retour d'information peut être aussi inconfortable que d'avoir "la conversation" avec des adolescents. Mais en ne parlant pas des forces et des faiblesses, vous manquez l'occasion d'apporter des améliorations progressives à votre équipe. Cela présente d'immenses avantages pour les organisations, tels que la fidélisation des employés, le moral et l'augmentation de la productivité.
Mais le retour d'information n'est qu'une partie du puzzle du développement des personnes.
Avec Zavvy, vous pouvez les combiner efficacement - pour un retour d'information structuré plus efficace que jamais.
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