Examens semestriels : Comment faire en sorte qu'ils comptent pour votre organisation et votre personnel

Votre entreprise a-t-elle décidé de passer d'un entretien annuel à des évaluations semestrielles ?

En tant que manager ou employeur, vous vous demandez comment mener à bien votre nouveau processus d'évaluation en milieu d'année ?

Ou peut-être avez-vous besoin d'aide pour tout mettre en place ?

Vous êtes au bon endroit.

Qu'il s'agisse de conseils pour se préparer efficacement ou de techniques pour donner un retour d'information pertinent, commençons par démystifier ce processus important mais parfois intimidant.

Avant cela, saviez-vous que le chiffre d'affaires diminue de 14,9 % grâce à un retour d'information adéquat? Ceci nous rappelle parfaitement que l'évaluation en milieu d'année peut changer la donne lorsqu'elle est bien faite.

Ce guide intensif vous montre comment aborder au mieux les entretiens de mi-année. À l'issue de ce guide, vous disposerez d'une recette qui vous permettra d'obtenir un engagement continu de la part de chacun de vos employés.

📈 Qu'est-ce qu'un bilan de mi-année?

Un examen semestriel est un processus d'évaluation formel qui a lieu vers le milieu de l'année afin d'évaluer les résultats : 

• la performance des employés ; 
• les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs ; 
• le développement professionnel. 

L'examen à mi-parcours vise à 

• Créez un rituel de partage des informations.
• Examinez les données relatives aux performances des employés de manière globale, ce qui permet à toutes les personnes concernées de mieux comprendre l'impact de leurs efforts sur la réussite globale de l'entreprise.
• Évaluer l'alignement de l'employé sur les valeurs, la culture et les attentes de l'organisation.
• Identifiez les domaines de développement liés au comportement, au travail d'équipe ou à la communication (clés pour votre analyse des lacunes en matière de compétences).
• Reconnaître les réalisations des employés.
• Fixer des attentes pour le reste de l'année : Fixez des attentes claires en ce qui concerne les performances, les objectifs et le développement de l'employé au cours du second semestre, en veillant à ce que les employés soient sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs annuels.
• Offrir une plateforme aux employés pour qu'ils puissent exprimer leurs préoccupations ou les défis auxquels ils sont confrontés et collaborer avec leurs dirigeants pour trouver des solutions ou du soutien.
• Faciliter une communication ouverte entre les employés et leurs responsables.

Comme son nom l'indique, il se déroule généralement au milieu d'un exercice ou d'un cycle financier pour vous permettre d'évaluer la position de votre organisation et de fournir un retour d'information aux parties prenantes sur la manière dont vous pouvez vous améliorer.

En procédant à des évaluations régulières en milieu d'année, vous pouvez établir un plan de réussite qui garantit une productivité continue et encourage tous les employés à maximiser leur potentiel.

👀 Pourquoi les évaluations en milieu d'année sont-elles importantes?

"Les entreprises évoluent et s'améliorent grâce à notre apprentissage, c'est pourquoi regarder en arrière est l'une des clés de la réussite à bien des égards." Melitta Campbell, auteur de best-sellers et coach d'entreprise.

Les bilans semestriels permettent à vos employés de réfléchir à leurs progrès au cours de l'année et de planifier stratégiquement le reste de leurs objectifs. 

Cela vous permet également de comprendre leurs forces, leurs faiblesses et leurs réussites afin de pouvoir leur fournir des ressources et du soutien. 

Ils sont également très utiles pour vérifier les progrès d'un employé en particulier. 

Supposons par exemple qu'un employé travaille pour vous depuis cinq ans. Dans ce cas, vous aurez dix évaluations à examiner si vous avez procédé à des évaluations intermédiaires depuis le début, ce qui facilitera la prise de décision concernant les évaluations de performance et les promotions. 

Parmi les entreprises notables qui utilisent des évaluations semestrielles des performances, on peut citer Microsoft, Dell Technologies, Apple, Adobe et Intel Corporation.

Si l'évaluation des performances devient un événement annuel, toute marge d'amélioration que vous identifiez devra attendre l'année suivante. 

Le résultat pourrait être que vos employés apprennent tout simplement plus lentement, avec peu de retour d'information à leur disposition. En outre, ils pourraient être amenés à identifier eux-mêmes des objectifs de développement. 

💡 Partagez 14 exemples d'objectifs de développement et les moyens de les atteindre avec vos employés.

D'un point de vue organisationnel, cet état se traduirait par un ralentissement des progrès de l'organisation. L'effet à long terme serait une entreprise moins compétitive dans l'ensemble, avec des employés semi-motivés au premier plan. 

🪜 5 étapes pour faciliter les entretiens d'évaluation en milieu d'année

Le passage d'un système d'évaluation annuelle à un système semestriel est un excellent moyen de suivre les progrès accomplis et de permettre aux employés de se fixer des objectifs avec des périodes de réalisation plus courtes. 

En outre, un processus d'examen semestriel permet d'atténuer le stress lié à l'imminence d'un examen annuel.

Voici quelques étapes que nous avons détaillées pour plus de clarté. 

1. Établir des critères de performance 

Réfléchissez aux paramètres que vous mesurerez pour la performance et l'amélioration des employés. Ils serviront de marqueurs de progrès. 

Vous garantissez une approche équitable qui récompense le travail tout en responsabilisant les employés en cas d'insuffisance.

Conseil n° 1 : consultez notre excellent guide sur la définition des objectifs des employés pour lancer votre processus d'évaluation.

Conseil n° 2 : montrez clairement à vos collaborateurs que vous prenez au sérieux leur évaluation formelle de mi-année et que vous en assurez le suivi.

2. Communiquer les attentes en matière de performances et veiller à la clarté des rôles

Ce faisant, vous fixez explicitement une norme dont les membres de votre équipe sont conscients. 

La clarté des rôles est tout aussi importante. Vous devez vous aligner avec vos collaborateurs sur les responsabilités, les tâches, les objectifs et les mesures de réussite essentielles de chaque membre de l'équipe. 

Ces deux étapes permettent de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et va de l'avant. Une fois ces deux étapes franchies, les entretiens de mi-année peuvent avoir lieu afin d'évaluer les progrès accomplis et de fournir un retour d'information en vue d'une amélioration efficace.

Conseil : Lisez nos articles sur les éléments essentiels de la mesure de la performance et notre liste complète d'indicateurs de performance avant de définir vos attentes en matière de performance cette année. 

3. Fixer des objectifs 

Les objectifs annuels aident les employés à hiérarchiser leurs efforts et à déterminer les paramètres qu'ils doivent améliorer. 

Des objectifs plus modestes les rendent plus réalisables en les divisant en petites cases mesurables que vos employés peuvent cocher au fur et à mesure.  

Supposons par exemple qu'une petite entreprise souhaite faire passer son chiffre d'affaires de 1,5 million de dollars à 2 millions de dollars cette année. 

Plutôt que d'avoir pour objectif d'augmenter les recettes, elle pourrait se fixer des objectifs plus modestes tout au long de l'année, par exemple : 

• Améliorer le processus de vente au cours du premier trimestre. 
• Mise en œuvre d'un plan de marketing pour le deuxième trimestre.
• Expansion sur de nouveaux marchés pour le troisième trimestre. 

De même, si un employé a pour objectif annuel d'augmenter la satisfaction de la clientèle de 10 %, une stratégie potentielle consisterait à fixer des objectifs mensuels ou trimestriels plus modestes. 

Par exemple, l'employé pourrait décider que pour atteindre son objectif final de 10 %, il doit augmenter la satisfaction des clients de 2 % chaque mois. 

4. Envisagez d'utiliser des outils logiciels pour faciliter vos processus de performance

Envoyer des enquêtes, anonymiser les données et compiler des feuilles de calcul, tout cela vous semble-t-il un énorme casse-tête ? Eh bien, c'est le cas, et nous l'avons entendu à maintes reprises de la part de nos clients. 

Les outils logiciels permettent un suivi continu des progrès et des objectifs, avec peu d'efforts à fournir après la mise en place.

Ils constituent un moyen complet d'évaluer les capacités de votre personnel et de repérer les lacunes que vous auriez pu manquer lors de la mise en œuvre d'un retour d'information continu avec un système manuel.

5. Collecter des données qualitatives, et pas seulement quantitatives

La collecte de données qualitatives est essentielle pour obtenir une image complète des compétences, des réalisations et des domaines d'amélioration potentiels de votre employé. Les données qualitatives révèlent la compréhension qu'a votre employé de son travail et la manière dont il se situe par rapport aux normes de performance de l'entreprise.

Si les mesures quantitatives sont essentielles pour connaître le chiffre d'affaires généré ou les objectifs de vente aux clients atteints, les données qualitatives permettent d'évaluer les capacités de réflexion critique et les stratégies de résolution de problèmes d'un employé. 

Cette combinaison permet de dresser un tableau clair des performances de votre employé à plusieurs niveaux tout au long de l'année, au lieu de l'instantané occasionnel d'une année que les évaluations traditionnelles permettent d'obtenir.

💡Préparation des entretiens d'évaluation en milieu d'année : 10 conseils pour les managers

Les entretiens semestriels d'évaluation permettent de gérer les équipes et de développer des relations de travail efficaces. Nos conseils vous aideront à les mener à bien.

1. Se préparer à l'avance 

Analysez les bilans antérieurs afin de replacer vos résultats actuels dans un contexte plus large. Un examen historique vous permettra de reconnaître les réussites et d'identifier facilement les domaines d'amélioration.

Vous serez en mesure de répondre à des questions telles que

• La situation de cette personne s'est-elle améliorée depuis le dernier examen ?
• Ont-ils atteint les objectifs qu'ils s'étaient fixés ?

2. Vérifier les progrès accomplis par les employés dans la réalisation de leurs objectifs annuels

L'examen régulier des performances vous permet, à vous et à vos employés, de discuter ouvertement des réussites, des défis ou des opportunités qui se présentent tout au long de l'année. 

Ces conversations rappellent également aux employés ce que l'on attend d'eux et les incitent à s'efforcer de répondre à ces attentes.

3. Évaluer les points forts des employés et les domaines à améliorer (mais laisser de la place pour entendre les employés eux-mêmes)

Les entretiens semestriels sont une excellente occasion d'évaluer les points forts des employés et d'identifier les ressources qu'ils peuvent exploiter pour créer de la valeur ajoutée. En même temps, c'est le moment idéal pour examiner les domaines dans lesquels les employés ont besoin de plus de soutien. 

Lors de la préparation de ces discussions importantes, il est essentiel de laisser les employés s'exprimer. 

Encouragez-les à réfléchir à ce qui a bien fonctionné dans leur travail au cours des six derniers mois et à en expliquer les raisons. Ensuite, demandez-lui s'il y a des changements ou des comportements de votre part qui pourraient l'aider à continuer à progresser et à se développer pendant le reste de l'année. 

4. Préparer un retour d'information constructif

Un bilan intermédiaire est inutile si vous ne fournissez pas à vos employés des moyens d'action pour s'améliorer, c'est-à-dire un retour d'information constructif. 

Conseil : nous recommandons de partager un retour d'information qui soit évaluatif et évolutif. 

Le retour d'information évaluatif porte sur les performances d'un employé ou d'une équipe jusqu'à présent. En revanche, le feed-back de développement se concentre sur les plans d'amélioration et de croissance futurs. 

Cette combinaison est utile pour identifier les possibilités d'amélioration, suivre les progrès et maintenir une relation de travail positive. En vous exprimant de manière réfléchie et respectueuse, vous fournirez à vos employés les outils dont ils ont besoin pour réussir aujourd'hui et à l'avenir.

5. Préparer des questions sur l'évaluation des performances et encadrer une conversation sur le développement

L'élaboration de questions spécifiques adaptées aux objectifs de l'organisation est un excellent exemple de préparation à une conversation engageante et efficace lors de l'évaluation semestrielle.

Supposons, par exemple, qu'un objectif particulier soit lié à l'augmentation des performances de vente. Dans ce cas, vous pourriez demander aux employés quelles sont les stratégies qu'ils ont utilisées dans le cadre de leurs fonctions et qui ont permis d'améliorer les taux de conversion des prospects ou de conclure davantage d'affaires. 

Deuxième exemple : supposons qu'une équipe cherche à augmenter le taux de satisfaction des clients pour les services fournis. Dans ce cas, posez des questions sur les changements apportés aux processus ou aux flux de travail qui ont eu un impact positif sur l'expérience des clients. 

6. Créer un ordre du jour de réunion (et le partager) 

Créez un ordre du jour de la réunion qui aborde les points suivants

• des attentes claires en matière d'amélioration des performances ;
• les succès et les défis des six derniers mois ;
• des idées pour des opportunités de développement professionnel significatives. 

Partagez l'ordre du jour à l'avance afin de vous assurer que toutes les personnes impliquées arrivent à la réunion préparées. 

En prenant ces mesures supplémentaires à l'avance, les évaluations semestrielles deviennent un outil précieux pour la croissance - au lieu d'être une simple formalité nécessaire.

7. Demandez à votre employé quel soutien il a besoin de votre part 

Un soutien supplémentaire pourrait consister à discuter des progrès réalisés au cours des six derniers mois ou à clarifier les objectifs de performance pour lesquels ils pourraient avoir besoin d'aide. 

8. Discutez de la nécessité de revoir les objectifs 

Des objectifs clairs et significatifs peuvent servir de base pour mesurer les performances et les progrès des employés. Il est donc essentiel de réévaluer vos objectifs à intervalles réguliers pour vous assurer qu'ils sont toujours pertinents, stimulants et réalisables à court terme.

Prendre le temps d'ajuster les objectifs permet de s'en assurer : 

• Les objectifs restent réalistes. 
• Vous pouvez identifier les obstacles avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs et corriger le tir.

Conseil : L'examen des objectifs ne doit pas être effectué uniquement en vue d'un examen formel.

Il devrait plutôt devenir un processus continu tout au long de l'année pour aider votre personnel à se concentrer sur la réalisation de succès à long terme et sur l'accomplissement des tâches quotidiennes.

9. (si nécessaire) Créer un plan d'amélioration des performances

Il aide les employés à rester organisés et motivés tout au long de l'année, de sorte qu'il n'y ait pas de surprise au moment de l'évaluation. 

Pour établir un plan efficace, il convient d'inclure des buts ou des objectifs spécifiques qui doivent être atteints dans un délai précis ou avant. 

Identifier les opportunités d'apprentissage et de développement personnel qui peuvent contribuer à la réussite. 

Les employés doivent également développer des méthodes de suivi des progrès et de mesure des succès afin de rester sur la bonne voie et d'apprendre de leurs erreurs, ce qui leur permettra d'obtenir des performances optimales lors des examens semestriels.

10. Décider des réunions de contrôle pour assurer le suivi après l'examen 

Des réunions régulières vous permettent de rester en contact avec votre équipe et d'ouvrir une voie de communication bilatérale qui permet aux employés de poser des questions, de discuter des progrès et de fournir un retour d'information. 

Les réunions de contrôle doivent être programmées au moins tous les trimestres afin de faire le point sur les objectifs et les attentes et de reconnaître les réalisations ou les succès obtenus depuis la dernière réunion. 

En s'engageant à le faire, vos employés se sentiront soutenus dans la réalisation de leurs objectifs professionnels, ce qui rendra le processus d'évaluation semestrielle plus fluide et plus instructif.

📝 Modèle d'évaluation des performances en milieu d'année

Avec notre Modèle d'évaluation des performances en milieu d'annéevos gestionnaires de personnel rationaliseront le processus d'évaluation des performances et réduiront la quantité de travail manuel nécessaire.

Utilisez tout le temps que vous avez gagné sur les tâches administratives pour vous concentrer sur d'autres tâches stratégiques, telles que la création de ressources permettant à vos employés d'atteindre leurs objectifs de performance.

Notre modèle comprend les éléments suivants :

• les accords conclus lors de la précédente évaluation des performances ;
• des notes sur les performances globales ;
• les points forts des employés ;
• les domaines à améliorer ;
• les questions à poser à l'employé lors de l'entretien semestriel d'évaluation des performances ;
• Regarder vers l'avenir : objectifs pour le reste de la période d'examen suivante ;
• Une liste des actions que l'employé doit mener à bien avant la prochaine période d'évaluation ;
• le calendrier de suivi.

👀 Exemple d'évaluation des performances en milieu d'année

Titre : Examen semestriel des performances

🗓 Date : 5 janvier 2023

🧑‍💼 Nom de l'employé : Julia Christensen

💼 Poste : Responsable marketing

Période de révision : 1er juillet 2022 - 31 décembre 2022

📒 Accords conclus lors du précédent examen des performances:

• Organiser une réunion hebdomadaire avec les membres de l'équipe : Jane a mis en place des réunions hebdomadaires qui ont permis d'améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe.
• Compléter le cours de micro-apprentissage sur le leadership : Jane a progressé dans cette activité en suivant plusieurs microleçons. Elle a également mis en œuvre plusieurs nouvelles techniques de leadership, qui ont contribué à améliorer les performances de son équipe.

🔍 Performance globale

Au cours de la période examinée, Jane a toujours fait preuve de solides compétences en matière de leadership et a géré efficacement l'équipe de marketing. 

Elle a lancé avec succès plusieurs campagnes qui ont permis d'augmenter les ventes et la notoriété de la marque. 

Cependant, il est arrivé que Jane ait du mal à respecter les délais, ce qui a nui au flux de travail de l'équipe.

🌟 Points forts des employés

• Solides compétences en matière d'encadrement
• Gestion efficace de l'équipe
• Lancement réussi de la campagne

📈 Domaines d'amélioration

• Respect des délais
• Gestion du temps

❓Questionsà poser à Julia lors de l'entretien semestriel d'évaluation des performances

• Quels sont vos objectifs pour le reste de l'année ?
• Quels sont les défis auxquels vous avez été confrontés au cours de la période examinée et comment les avez-vous surmontés ?
• Souhaitez-vous discuter ou partager quelque chose avec moi au cours de cet entretien ?

🎯 O bjectifs suggérés pour la prochaine période de révision (à discuter avec Julia pendant la réunion)

• Améliorez le respect des délais en établissant un calendrier hebdomadaire et en vous y tenant.
• Développer un système de suivi et de hiérarchisation des tâches.
• Diriger l'équipe chargée d'élaborer et de lancer trois nouvelles campagnes de marketing.

Actions proposées (à convenir avec Julia au cours de la réunion)

• Examiner les techniques de gestion du temps avec un collègue du service.
• Poursuivre la vérification hebdomadaire avec les membres de l'équipe pour suivre l'avancement des tâches et des campagnes.
• Participez à un atelier sur la gestion du temps.
• Participer à trois sessions d'apprentissage social avec d'autres nouveaux managers, axées sur les performances de l'équipe et le respect des délais.

🧭 Calendrier de suivi

• Contrôles mensuels : Julia et son manager se rencontreront une fois par mois pour discuter des progrès accomplis par rapport aux objectifs, des mesures à prendre et de tout problème ou préoccupation.
• Contrôles supplémentaires si nécessaire : Julia et son manager peuvent prévoir des visites de contrôle ultérieures pour discuter des progrès accomplis dans la réalisation d'objectifs ou d'actions spécifiques.

Remarques finales : Perspectives d'avenir

Dans l'ensemble, Julia a apporté une contribution positive à l'équipe de marketing et a fait preuve de solides compétences en matière de leadership. 

Elle continuera à diriger efficacement l'équipe et à mener des campagnes réussies en améliorant sa rapidité d'exécution et sa gestion du temps.

❓ 10 Questions que les managers devraient poser lors d'un entretien d'évaluation en milieu d'année

Lorsqu'ils se préparent à ces conversations cruciales, les managers devraient envisager de poser des questions qui développent les comportements clés, la croissance, les opportunités et les objectifs. 

Les domaines typiques de discussion peuvent être les suivants

• les objectifs et les attentes atteints ou dépassés au cours des six derniers mois ;
• les prochaines étapes nécessaires pour atteindre les objectifs à long terme ;
• les obstacles rencontrés et la manière dont l'employé les a surmontés ;
• les compétences nécessaires que l'employé devrait développer à l'avenir.

Voici quelques exemples de questions à poser lors de l'évaluation des performances en milieu d'année :

• Qu'avez-vous le plus apprécié dans votre rôle au cours de la période examinée ?
• Quels sont les domaines dans lesquels vous pensez avoir excellé ?
• Quels sont les domaines dans lesquels vous pourriez vous améliorer ?
• Quelles sont les compétences que vous souhaiteriez développer davantage ? 
• Quels progrès avez-vous réalisés par rapport à vos objectifs depuis notre dernière réunion ? 
• Quels sont vos objectifs pour le reste de l'année ?
• Quels sont les défis auxquels vous avez été confrontés au cours de la période examinée et comment les avez-vous surmontés ?
• Souhaitez-vous discuter ou partager quelque chose avec moi au cours de cet entretien ?
• Dans quels domaines avez-vous besoin d'aide ? 
• Comment puis-je vous aider ? 

💻 Comment procéder aux entretiens semestriels avec les employés virtuels?

Lors de l'élaboration des étapes de l'évaluation semestrielle des employés virtuels, envisagez des approches asynchrones qui permettent d'obtenir des réponses réfléchies sans imposer un calendrier trop strict. 

L'évaluation en milieu d'année est un élément important du processus de développement de tout employé. Mais le passage à des environnements de travail essentiellement virtuels peut rendre plus difficile l'évaluation de mi-année. Voici quelques conseils pratiques pour mener à bien les évaluations de mi-année dans des environnements virtuels.

Prévoir suffisamment de temps pour l'examen 

Les entretiens semestriels avec les employés virtuels nécessitent souvent plus de temps que les entretiens en personne, surtout si la communication se fait par vidéoconférence. Il est donc essentiel de prévoir suffisamment de temps pour une conversation approfondie. 

S'assurer que le temps alloué est suffisant vous permettra de vous concentrer sur l'examen sans interruption.

Se préparer à l'avance pour assurer le bon déroulement de l'examen

Cela se fait en trois étapes :

1. Élaborer une liste de contrôle des points abordés lors de l'examen (par exemple, les indicateurs de performance clés, les mesures à prendre dans le cadre du plan de développement, etc.) 
2. Communiquez vos attentes à l'avance.
3. Établir un calendrier pour la réalisation de l'examen.

Investir dans ces efforts à l'avance peut contribuer à alléger la pression et à garantir le bon déroulement du processus lorsque le jour J arrive enfin.

Encourager une communication ouverte

La communication peut être un défi pour les employés virtuels, qui ne peuvent pas simplement venir discuter avec leurs superviseurs.

Prenez le temps d'effectuer des contrôles fréquents pour comprendre ce qui se passe dans la vie de vos employés virtuels et comment cela peut affecter leurs performances professionnelles. 

Cela peut vous aider à vous engager auprès de vos employés virtuels et à donner à chacun le sentiment de faire partie d'une équipe unie.

Restez calme tout en guidant la conversation dans un environnement ouvert et positif ; le fait de mettre l'accent sur les progrès plutôt que sur les critiques aide tout le monde à rester sur la bonne voie. Terminez sur une note de motivation en donnant à votre personnel des objectifs tangibles pour le reste de l'année. 

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Notre logiciel d'évaluation des performances à 360° vous permet de créer des processus efficaces, sécurisés et organisés pour les évaluations des performances qui conduisent à des idées significatives et à la croissance des employés. 

Plutôt que d'examiner chaque document, commentaire et révision séparément, notre logiciel organise le tout en une interface succincte et conviviale, vous permettant d'identifier rapidement les informations pertinentes pour votre flux de travail et vos performances.

Vous serez en mesure de traduire ces données en une meilleure planification stratégique et de relever les défis auxquels sont confrontés les employés grâce à nos solutions de formation et de développement. 

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