Οι εταιρείες παντού έχουν αναγνωρίσει την ανάγκη για μια καλή διαδικασία εισαγωγής των εργαζομένων.
Όμως έχουν παραβλέψει ένα ζωτικής σημασίας βήμα: Εσωτερικές αλλαγές θέσεων εργασίας.
Και αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο πολλοί επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού μιλούν σήμερα για "εσωτερική εισαγωγή" - ή εν συντομία: inboarding.
Ας δούμε περί τίνος πρόκειται.
Το "inboarding" προέρχεται από το "inboard", που σημαίνει "μέσα στο πλοίο".
Στον τομέα των Ανθρωπίνων Πόρων, ο όρος αυτός σημαίνει τη διαδικασία που βοηθά έναν ήδη εργαζόμενο να αποκτήσει τις δεξιότητες που απαιτούνται για να επιτύχει σε έναν οργανισμό. Για τους υφιστάμενους υπαλλήλους που θέλουν να πάρουν προαγωγή ή να μετακινηθούν σε διαφορετική τοποθεσία, η εισαγωγή είναι ο τρόπος με τον οποίο αποκτούν την εκπαίδευση που απαιτείται για να πετύχουν στον συγκεκριμένο ρόλο.
Η εισαγωγή είναι ζωτικής σημασίας σε διάφορες περιστάσεις εντός μιας εταιρείας.
Για παράδειγμα, όταν ένας εργαζόμενος αλλάζει τμήμα, όπως η μετάβαση από την πληροφορική στις πωλήσεις, πρέπει να προσαρμοστεί στις αλλαγές στους ρόλους και τις προσδοκίες. Η εισαγωγή τους βοηθά στη μετάβαση εύκολα - με μεγαλύτερη επιτυχία.
Μερικά παραδείγματα για περιπτώσεις εισαγωγής:
Εν ολίγοις: Κάθε εργαζόμενος θα χρειαστεί εισαγωγή σε κάποιο σημείο της καριέρας του.
Η διαδικασία εισαγωγής είναι επίσης αρκετά ευρεία.
Έχει πολλαπλές πτυχές, όπως
Η εισαγωγή και η ένταξη μοιράζονται τον ίδιο ορισμό: υποστήριξη των εργαζομένων ώστε να αποκτήσουν την τεχνογνωσία που απαιτείται για να επιτύχουν σε έναν οργανισμό. Υπάρχει όμως μια μεγάλη διαφορά μεταξύ των δύο.
Το onboarding αναφέρεται στη διαδικασία εισαγωγής ενός νεοπροσληφθέντος εργαζομένου σε έναν οργανισμό και βοηθά τους εργαζομένους να κατανοήσουν τη νέα τους θέση και τις προσδοκίες της εργασίας τους.
Μέσω μιας αποτελεσματικής διαδικασίας εισαγωγής, μπορείτε να ενσωματώσετε τους νέους υπαλλήλους σας απρόσκοπτα στην υπόλοιπη εταιρεία. Πολλές δραστηριότητες εντάσσονται στη διαδικασία εισαγωγής, από την προσφορά εργασίας έως την εκπαίδευση της ομάδας. Ιδανικά, οι νεοπροσληφθέντες θα αισθάνονται σίγουροι και ικανοί όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία της εισαγωγής.
Σε αντίθεση με το onboarding, το οποίο επικεντρώνεται στις νέες προσλήψεις, το inboarding αφορά κυρίως τους υφιστάμενους υπαλλήλους. Και οι δύο όροι εξυπηρετούν διαφορετικές οντότητες στον εργασιακό χώρο. Το inboarding προετοιμάζει τα παλιά χέρια, και όχι τους νέους υπαλλήλους, για επαγγελματική επιτυχία και ικανοποίηση.
Σκεφτείτε το ως επέκταση της διαδικασίας εισαγωγής. Larry Cassidy, ανώτερος σύμβουλος ανθρώπινου δυναμικού, λέει:
"Οι εργαζόμενοι δεν είναι μηχανές που ρυθμίζονται και ξεχνιούνται. Η ανάγκη για συνεισφορά είναι συνεχής. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν πολλά εργαλεία και κανάλια επικοινωνίας κατά την εισαγωγή για τη συνεχή μετάδοση των πληροφοριών. Αν η εισαγωγή είναι σαν εμβολιασμός, τότε η εισαγωγή είναι σαν αναμνηστική ένεση".
Η εισαγωγή επηρεάζει κάθε πτυχή ενός οργανισμού. Οι εργαζόμενοι που εργάζονται για χρόνια χρειάζονται επικοινωνία, εκπαίδευση και κατάρτιση όσο και οι νεοπροσληφθέντες.
Μιαμελέτη του Harvard Business Review αποκάλυψε ότι οι εργαζόμενοι που μετακινούνται μεταξύ των μονάδων μιας εταιρείας αξιολογούν τη δυσκολία της μετάβασης σε ποσοστό 70% τόσο δύσκολη όσο και την είσοδο σε μια νέα εταιρεία.
Χρειάζεστε περισσότερα κίνητρα; Ακολουθούν ορισμένοι επιτακτικοί λόγοι για τους οποίους η εισαγωγή είναι απαραίτητη:
Τον Νοέμβριο του 2021, περίπου 4,5 εκατομμύρια εργαζόμενοι στις ΗΠΑ εγκατέλειψαν οικειοθελώς τις θέσεις εργασίας τους. Αν και πολλοί επιχειρηματίες έχουν τα δικά τους συμπεράσματα, όλα καταλήγουν σε μια και μόνο δήλωση: Η πρόσληψη των κατάλληλων ανθρώπων δεν είναι αρκετή - πρέπει να διατηρήσετε και να φροντίσετε το υπάρχον εργατικό δυναμικό σας.
Το κόστος αντικατάστασης ενός εργαζομένου ανέρχεται περίπου στο 100%-300% του μισθού του εργαζομένου που αντικαθίσταται. Πάρτε αυτό και το γεγονός ότι το 3,6% του εργατικού δυναμικού εγκαταλείπει τη δουλειά του κάθε μήνα.
Όταν επενδύετε στο inboarding, επενδύετε σε άτομα που έχουν ήδη τις απαραίτητες γνώσεις για την εταιρεία σας και, σε κάποιο βαθμό, για τον ρόλο που αναλαμβάνετε. Αυτό συμβάλλει στη μείωση του κόστους του κύκλου εργασιών των εργαζομένων και του χρόνου που απαιτείται για να προσαρμοστούν οι νεοπροσληφθέντες στους ρόλους τους.
Επίσης, δεν θα έχετε απώλεια παραγωγικότητας, καθώς οι εργαζόμενοι θα έχουν ήδη αναβαθμίσει τις γνώσεις τους και θα έχουν λάβει διασταυρούμενη εκπαίδευση για να καλύψουν τυχόν άμεσες κενές θέσεις εργασίας.
Ένα σχέδιο εισαγωγής βοηθά τους εργαζόμενους που επιθυμούν να προαχθούν σε υψηλότερο επίπεδο ή να αλλάξουν τμήμα σε μια εταιρεία να μεταβούν ομαλά. Περιλαμβάνει υλικό για την εισαγωγή, όπως οι περιγραφές των θέσεων εργασίας των εργαζομένων, τα καθημερινά καθήκοντα, οι στόχοι για προαγωγή και οι διαδικασίες για την προσέλκυση εργαζομένων για την κάλυψη διαφορετικών θέσεων.
Με αυτόν τον τρόπο, ο οργανισμός σας θα έχει ένα σχέδιο για όποιον παίρνει προαγωγή ή αλλάζει τμήμα.
Η εργασία σε έργα είναι μια άλλη τεχνική εισαγωγής που βοηθά στην ομαλή μετάβαση. Για παράδειγμα, ένας εξαιρετικός εργαζόμενος που έχει την ευκαιρία να γίνει διευθυντής μπορεί να μην έχει αρκετές οικονομικές γνώσεις για τον ρόλο αυτό. Δίνοντάς του ένα έργο θα τον αφήσει να αποκτήσει τις απαιτούμενες δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να πετύχει εκεί. Σκεφτείτε το ως μάθηση εν ώρα εργασίας.
Όταν ένα μέλος της ομάδας απουσιάζει από το γραφείο, είτε για προσωπικούς λόγους είτε για άδεια, οι υπόλοιποι μπορεί να δυσκολευτούν να το αντικαταστήσουν. Αυτό μπορεί να παρεμποδίσει τις εργασίες, οδηγώντας σε απώλεια παραγωγικότητας. Ένα ζωτικής σημασίας μέρος της εισαγωγής, η διασταυρούμενη κατάρτιση αποτρέπει αυτό το ενδεχόμενο.
Οι πρακτικές δραστηριότητες διασταυρούμενης κατάρτισης θα εκπαιδεύσουν τους συναδέλφους σχετικά με το τι κάνουν οι συνάδελφοί τους, διευκολύνοντάς τους να αναλάβουν και να διεκπεραιώσουν τα καθήκοντα των τελευταίων όταν αυτοί απουσιάζουν. Με αυτόν τον τρόπο δεν χάνεται παραγωγικότητα και οι εταιρείες δεν εξαρτώνται από μια χούφτα εργαζομένων.
Οι εργαζόμενοι συχνά δυσανασχετούν με τους συναδέλφους τους που κερδίζουν περισσότερα, επαινούνται συχνά ή λαμβάνουν περισσότερες ευκαιρίες. Αυτό οδηγεί σε αποθάρρυνση και συγκρούσεις στον εργασιακό χώρο.
Το inboarding βοηθά στην πρόληψη αυτού του είδους της τοξικότητας. Βοηθά στη δημιουργία και την καλλιέργεια μιας κουλτούρας συνεχούς ανάπτυξης, όπου οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να επενδύουν σε ευκαιρίες μάθησης για να προοδεύσουν στην καριέρα τους. Μέσω του inboarding, οι διευθυντές μπορούν να παρέχουν στην ομάδα τους μια σαφή πορεία προς τη μάθηση και την εξέλιξη, ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να έχουν ίσες ευκαιρίες να λάμψουν.
Το 94% των εργαζομένων δηλώνουν ότι θα παραμείνουν περισσότερο σε μια εταιρεία αν αυτή επενδύει στη μάθηση και την ανάπτυξή τους. Ευτυχώς, το inboarding σας επιτρέπει να επενδύσετε στην ευημερία των εργαζομένων σας και στους συνολικούς στόχους καριέρας. Επιπλέον, η γνώση ότι νοιάζεστε γι' αυτούς βελτιώνει το ηθικό και τη δέσμευσή τους.
Η παροχή μαθησιακών εμπειριών για τους υπαλλήλους σας μπορεί επίσης να βοηθήσει την εταιρεία σας. Αν επενδύσετε στο προσωπικό σας, θα επενδύσει και εκείνο σε εσάς. Πάρτε για παράδειγμα εταιρείες όπως η Apple, η Google και η Netflix. Επενδύουν πρόθυμα στο προσωπικό τους, το οποίο δείχνει την εκτίμησή του για τις προσπάθειές του με το να είναι 40% πιο παραγωγικό από τον μέσο όρο των εργαζομένων.
Επιτρέποντας στους υπαλλήλους σας να μαθαίνουν, να αναπτύσσονται και να εξελίσσονται, θα είναι πιο πιθανό να δώσουν τον καλύτερο εαυτό τους, αυξάνοντας έτσι την παραγωγικότητα.
Η δημιουργία ενός προγράμματος εισαγωγής περιλαμβάνει προσεκτική σκέψη, σχεδιασμό, πειραματισμό και έναν ισχυρό βρόχο ανατροφοδότησης, παρόμοιο με την εισαγωγή. Όταν γίνεται σωστά, θα επηρεάσει θετικά την ευημερία και την ευτυχία των εργαζομένων, βοηθώντας σας να διατηρήσετε τα ταλέντα με κορυφαίες επιδόσεις για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
Παρακάτω, περιγράφουμε βήμα προς βήμα την ανάπτυξη και τη δρομολόγηση μιας επιτυχημένης στρατηγικής εισαγωγής για τον οργανισμό σας.
Αν η πρώτη σας σκέψη είναι να απευθυνθείτε σε ένα γραφείο προσλήψεων -ή να κοιτάξετε στη δεξαμενή ταλέντων σας- για να καλύψετε μια κενή θέση στην εταιρεία σας, σταματήστε. Σκεφτείτε πρώτα τους υπάρχοντες υπαλλήλους σας. Έχετε κάποιον που να έχει τις δυνατότητες να αναλάβει τον συγκεκριμένο ρόλο;
Δημιουργήστε ένα δομημένο εσωτερικό σύστημα προσλήψεων που καθιστά τις ανοιχτές θέσεις διαθέσιμες στα σημερινά μέλη της ομάδας σας, ενθαρρύνοντας την εσωτερική κινητικότητα. Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να σημειώσουν τον εαυτό τους ως "ανοιχτό σε ευκαιρίες".
Αυτό όχι μόνο θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο για την αναζήτηση ταλέντων και τον προσδιορισμό της σωστής πολιτισμικής προσαρμογής, αλλά και να παρακινήσετε το υπάρχον εργατικό δυναμικό σας να αναλάβει μεγαλύτερη πρωτοβουλία για την ανάπτυξη των υφιστάμενων δεξιοτήτων του.
Ο σκοπός της εισαγωγής είναι να καλλιεργήσει ταλέντα για να καλύψουν κενές θέσεις εργασίας, συνήθως υψηλότερα στην ιεραρχία. Αλλά για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να κατανοήσετε την τρέχουσα δομή της εταιρείας σας. Σκεφτείτε: πόσα επίπεδα εργασίας έχετε μέσα σε έναν συγκεκριμένο ρόλο εργασίας;
Καθορίστε σαφείς ικανότητες για κάθε ρόλο και ανώτερη θέση, ώστε το υπάρχον προσωπικό σας να μπορεί να καταλάβει πού βρίσκεται και τι πρέπει να κάνει για να βελτιωθεί. Να είστε σαφείς σχετικά με τις δεξιότητες, τις γνώσεις και την εμπειρία που απαιτούνται για κάθε περιγραφή θέσης εργασίας.
Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό ανάπτυξης ταλέντων της Zavvy για να δημιουργήσετε από την αρχή πλαίσια εξέλιξης καριέρας ή απλώς να χρησιμοποιήσετε τα έτοιμα προς χρήση πρότυπα για συνήθεις ρόλους εργασίας.
Καθώς δημιουργείτε τα σχέδια ανάπτυξης των εργαζομένων σας, μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις κάρτες στις μοναδικές απαιτήσεις της ομάδας και της εταιρείας σας με βάση τους ρόλους, τα επίπεδα εργασίας για κάθε ρόλο, τις ικανότητες και τις περιγραφές ικανοτήτων. Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία του πλαισίου ανάπτυξης, μπορείτε να συνδέσετε όλα τα σημεία - από την αξιολόγηση από ομοτίμους έως τα μοντέλα ικανοτήτων και την αποστολή καθοδηγούμενων υπενθυμίσεων - από έναν κεντρικό πίνακα ελέγχου.
Μάθετε πώς το Freeletics χρησιμοποίησε το Zavvy για να υποστηρίξει τους 40 διευθυντές του στην ανάπτυξη και εξέλιξή τους.
Μια κρίσιμη πτυχή της επιτυχημένης εισαγωγής είναι να έχετε πιο κινητοποιημένους και αφοσιωμένους υπαλλήλους - και ο καλύτερος τρόπος για να τους παρακινήσετε είναι να τους δείξετε τον αντίκτυπο των προσπαθειών τους στην εταιρεία και τους ανθρώπους. Το Ινστιτούτο O.C. Tanner συνοψίζει αυτό το συναίσθημα όμορφα εδώ:
"Οι εργαζόμενοι ευδοκιμούν όταν αισθάνονται μέρος κάτι μεγαλύτερου από τον εαυτό τους, όταν ξεπερνούν νικηφόρα τις προκλήσεις και τις ευκαιρίες και όταν δημιουργούν ουσιαστικές σχέσεις με τους συναδέλφους.
Ευδοκιμούν όταν μπορούν να αισθάνονται συνδεδεμένοι με έναν επιτυχημένο οργανισμό μέσω των δικών τους επιτευγμάτων και της σπουδαίας δουλειάς τους. Οι οργανισμοί ευημερούν όταν έχουν μια κουλτούρα που προάγει αυτή τη σύνδεση. Είναι πιο ανθεκτικοί και προσαρμόσιμοι στις εξωτερικές δυνάμεις που διαταράσσουν την κουλτούρα του χώρου εργασίας".
Δείξτε τους τι έχουν κάνει οι προσπάθειές τους, είτε πρόκειται για αύξηση των εσόδων ή της επισκεψιμότητας είτε για μια μαρτυρία από έναν ευχαριστημένο πελάτη. Ακόμα καλύτερα αν δημιουργήσετε μια παρουσίαση διαφανειών ή τους δώσετε κάποια μορφή απτής απόδειξης για να παρουσιάσετε τα αποτελέσματα της συνεισφοράς τους πριν και μετά.
Εάν έχετε υπαλλήλους που επιθυμούν να βελτιώσουν την τεχνογνωσία τους, πρέπει να τους παρέχετε εργαλεία διαχείρισης της σταδιοδρομίας που μπορούν να τους βοηθήσουν να εξελίξουν τις δεξιότητές τους.
Αλλά πριν μιλήσουμε για εργαλεία εργασίας ή κατάρτισης, πρέπει να εστιάσουμε στη διαθεσιμότητα των ευκαιριών απασχόλησης. Για αποτελεσματική εισαγωγή, πρέπει να εξαλείψετε τα απομονωμένα τμήματα και τις κατατμημένες περιγραφές θέσεων εργασίας. Δώστε στους εργαζόμενους άφθονες ευκαιρίες να αναλάβουν περισσότερες ευθύνες με βάση τα ενδιαφέροντά τους, επιτρέποντάς τους να μαθαίνουν νέα πράγματα, να επιδεικνύουν πρωτοβουλία και να αποκτούν μεγαλύτερη προβολή.
Παρόλο που αυτό είναι μια καλή αρχή, οι εργαζόμενοι μπορεί να χρειάζονται ακόμη επιμόρφωση ή να αισθάνονται αβέβαιοι για την εξερεύνηση νέων τμημάτων. Εδώ είναι που μπαίνει στο προσκήνιο η εκπαίδευση.
Ένα καλό πρόγραμμα εισαγωγής θα περιλαμβάνει πάντοτε εκπαιδευτικές διαδρομές για όποιον θέλει να πάρει προαγωγή ή να δοκιμάσει διατμηματικά καθήκοντα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πιστοποιήσεις, την εκπόνηση ζωντανών έργων, τη σκίαση μεντόρων ή τη συμμετοχή σε ημέρες εμβάθυνσης με άλλα μέλη της ομάδας.
Αυτό θα βοηθήσει τους εργαζόμενους να ανακαλύψουν νέες δεξιότητες και χαρακτηριστικά μέσα τους, ωφελώντας τελικά την εταιρεία σας.
Η εισαγωγή δεν τελειώνει όταν ένα μέλος της ομάδας παίρνει προαγωγή σε νέο ρόλο εντός του οργανισμού. Έχετε ακόμα δουλειά μπροστά σας.
Ο εργαζόμενος θα εξακολουθεί να χρειάζεται λεπτομερή ανατροφοδότηση για την αποτελεσματική εκτέλεση της εργασίας του και την ευθυγράμμιση της απόδοσής του με τις προσδοκίες της εταιρείας. Προγραμματίστε τακτικές επίσημες και ανεπίσημες αξιολογήσεις απόδοσης για να δώσετε ανατροφοδότηση ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν πώς τα πάνε στη νέα τους θέση.
Ταυτόχρονα, θέλετε επίσης να αναγνωρίσετε τις προσπάθειές τους για μια καλή δουλειά. Ενσωματώστε ισχυρά μονοπάτια αναγνώρισης για να δώσετε προβολή στα επιτεύγματα όλων των ειδών που υπερβαίνουν τους αριθμητικούς στόχους. Εκτιμήστε τους υπαλλήλους κάθε φορά που αναλαμβάνουν νέες προκλήσεις, όπως η καθοδήγηση ενός νέου υπαλλήλου στα σχοινιά ή η απόκτηση μιας νέας δεξιότητας.
Αν το κάνετε αυτό σωστά, δεν θα χρειαστεί ποτέ να ανησυχείτε για την απώλεια των κορυφαίων εργαζομένων σας.
Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε το υπόδειγμα του σχεδίου ανάπτυξης των εργαζομένων μας σε Excel για να ξεκινήσετε την επιτυχή επαγγελματική εξέλιξη των εργαζομένων σας.
Μετά από όλη τη θεωρία, ας δούμε ένα πρακτικό παράδειγμα από το δικό μας εργαλείο.
Σε αυτή την περίπτωση, η Μαρία μόλις έχει προαχθεί σε ρόλο διευθυντή προσωπικού.
Καθώς θα είναι για πρώτη φορά αρχηγός, υπάρχουν πολλές νέες πληροφορίες που πρέπει να λάβει η Μαρία, και το να τα κάνει όλα αυτά ταυτόχρονα θα ήταν υπερβολικό.
Αντίθετα, η προαγωγή της θα ενεργοποιήσει αυτόματα ένα αυτοματοποιημένο ταξίδι που θα τη συνοδεύει καθ' όλη τη διάρκεια του πρώτου έτους και πέραν αυτού με καθοδήγηση just-in-time.
Σε κάθε σημαντικό βήμα, η Μαρία θα λαμβάνει σχετικές συμβουλές και εκπαιδευτικό περιεχόμενο.
Αυτή η ροή εργασίας υπερβαίνει την παραδοσιακή εισαγωγή, καθώς συνδυάζει τους κόσμους της μάθησης και της εργασίας σε μια πιο ισχυρή ροή.
Στο Zavvy, μπορείτε είτε να εκτελέσετε αυτή τη ροή εργασίας είτε να δημιουργήσετε τη δική σας για περιπτώσεις όπως η επιστροφή από γονική άδεια, η προαγωγή από SDR ή στέλεχος πωλήσεων κ.ο.κ.
Ένας καθιερωμένος υπάλληλος γνωρίζει ήδη την κουλτούρα και την αποστολή του οργανισμού. Επομένως, η εκπαίδευσή τους απαιτεί περισσότερη σκέψη και προσοχή από ό,τι θα δίνατε σε νέους υπαλλήλους.
Ακολουθούν μερικά λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά την εισαγωγή:
Το Inboarding δεν είναι απλώς μια άλλη ορολογία για την ανάπτυξη της σταδιοδρομίας - είναι μια αφοσιωμένη και συνεχής δέσμευση που αναλαμβάνει ένας οργανισμός για να βοηθήσει τους υπαλλήλους του να επιτύχουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα στην τρέχουσα θέση εργασίας τους. Τους δίνει επίσης την εμπειρία και την τεχνογνωσία που χρειάζονται για μελλοντικές ευκαιρίες.
Αν και όλες οι επιχειρήσεις είναι διαφορετικές, η ενσωμάτωση ενός εξαιρετικού προγράμματος εισαγωγής μπορεί να βοηθήσει τους περισσότερους οργανισμούς με το ποσοστό διατήρησης και την παραγωγικότητά τους. Είναι απαραίτητο να επενδύσετε στην εισαγωγή πριν το ποσοστό εναλλαγής εργαζομένων εκτοξευθεί και τα τρέχοντα μέλη της ομάδας αρχίσουν να χάνουν τη δέσμευσή τους.
Επιπλέον, εργαλεία όπως το Zavvy καθιστούν το onboarding απρόσκοπτο, αποτελεσματικό και χωρίς προβλήματα. Μάθετε περισσότερα για το εργαλείο μας πλαίσιο ανάπτυξης και δείτε πώς μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ισχυρές διαδικασίες L&D για να βελτιώσετε την εισαγωγή.
.png)
.png)
