Persönliche Treffen: Leitfaden für Manager (mit Beispielen aus der Praxis und kostenloser Vorlage)

Die Arbeit von Managern ist 10-mal schwieriger als vor der Pandemie.

Was passiert, wenn Manager oder Führungskräfte ihre Aufgaben nicht erfüllen?

➡️ Die Teamleistung sinkt, was sich auf die Ziele des Unternehmens und die Bewertung der Manager auswirkt.

Dieser datengestützte Leitfaden, der auf der Grundlage von Erkenntnissen von HR-Experten und erfahrenen Führungskräften, Managern und allen, die ein Team leiten, erstellt wurde, wird Ihnen zeigen

• was ein persönliches Treffen ist,
• warum sie wichtig sind,
• und wie man sie durchführt. 

Personalverantwortliche und HR-Fachleute können diesen Blog als Handbuch verwenden, das sie mit Managern in ihrem Unternehmen teilen können.

👥 Was ist ein persönliches Gespräch?

Ein persönliches Gespräch (auch One-to-One-Meeting, 1-on-1 oder 1:1-Meeting genannt) ist eine Besprechung zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten oder Manager. Es dient dazu, die Bedenken des anderen zu verstehen, Probleme zu lösen und Feedback auszutauschen.

Das Treffen ist auch eine Gelegenheit, ein Gefühl für das Leben der Teammitglieder außerhalb der Arbeit zu bekommen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter dieses Treffen nutzen, um über ihre berufliche Entwicklung zu sprechen. 

Seit der Pandemie ist die Zahl der Einzelgespräche um 500 % gestiegen, was bedeutet, dass die Mitarbeiter sie mehr denn je brauchen. 

❗️ Warum sind persönliche Treffen wichtig?

Mark Zuckerberg und die Gründer von Unternehmen wie Airbnb und Shopify verfügen über ein Nettovermögen in Milliardenhöhe.  

Wissen Sie, was diese erfolgreichen Unternehmer noch gemeinsam haben?

Ein Buch, das ihren Managementstil massiv beeinflusst hat: "High Output Management" von Andy Grove.

"Neunzig Minuten Ihrer Zeit können die Qualität der Arbeit Ihres Untergebenen für zwei Wochen oder für mehr als achtzig Stunden verbessern und auch Ihr Verständnis für das, was er tut, erhöhen." Andy Grove in High Output Management.

Grove war CEO und Vorsitzender von Intel. Er war ein großer Befürworter von Einzelgesprächen und hielt sie für unerlässlich, um die Leistung der Mitarbeiter zu steigern und ihnen das Gefühl der Wertschätzung zu geben. 

Hier sind fünf Gründe, warum persönliche Treffen wichtig sind :

1. Verbessert das Engagement der Mitarbeiter
2. Hilft beim Zurückhalten
3. Verbessert den Feedback-Prozess
4. Fördert die Innovation und steigert die Teamleistung 
5. Stärkt die berufliche Beziehung

Verbessert das Engagement der Mitarbeiter

Die meisten Manager müssen an Besprechungen mit verschiedenen Interessengruppen teilnehmen - Kunden, leitende Angestellte oder interne Projektteams. Die Mitarbeiter fühlen sich respektiert , wenn sie sich in ihrem vollen Terminkalender Zeit nehmen, um persönliche Gespräche zu führen.

Laut einer Gallup-Studie ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter, die sich regelmäßig mit ihren Vorgesetzten treffen, fast dreimal so hoch, dass sie sich für ihre Arbeit engagieren, wie Mitarbeiter, die dies nicht tun.

Außerdem verstehen Menschen in Führungspositionen die Ziele und Visionen eines Unternehmens besser. Während der Besprechung können sie den Mitarbeitern erklären, warum und wie ihre Arbeit (wie unbedeutend sie auch erscheinen mag) eine wichtige Rolle für den Erfolg des Unternehmens spielt. Das Engagement bei der Arbeit steigt, wenn die Mitarbeiter ihre Arbeit als sinnvoll empfinden.

Hilft beim Zurückhalten

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung einer guten Unternehmenskultur. In einem persönlichen Gespräch können sie sich in die Probleme der Mitarbeiter einfühlen und eine Lösung vorschlagen.

Ein leistungsstarker Mitarbeiter könnte zum Beispiel das Gefühl haben, in seiner Karriere festzustecken, und er sieht in Ihrem Unternehmen keine Aufstiegschancen. Es ist ihm unangenehm, ein Gespräch mit dem Vorgesetzten zu vereinbaren, um sein Anliegen zu besprechen. Außerdem hat Ihr Unternehmen keine Systeme, um solche Probleme anzugehen.

Schließlich nimmt der Arbeitnehmer ein Angebot eines konkurrierenden Unternehmens an. 

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Ein geplantes Einzelgespräch kann einer Führungskraft in solchen Fällen zur Hilfe kommen. So können Sie als Führungskraft auf die Befürchtungen Ihrer Mitarbeiter eingehen und sie zum Bleiben bewegen.

Untersuchungen von Hypercontext deuten darauf hin, dass Manager, die 1:1-Arbeitsplätze hatten, mit 1,5-fach höherer Wahrscheinlichkeit ihr gesamtes Team an sich binden konnten als solche, die dies nicht taten. 

Verbessert den Feedback-Prozess

In vielen Unternehmen erhalten die Mitarbeiter erst am Ende des Beurteilungszyklus ein Feedback .

Wo ist also der Haken?

Ein Mitarbeiter, der zu wenig leistet, wird erst am Ende des Beurteilungsprozesses erfahren, dass seine Arbeit nicht den Anforderungen entspricht. 

Ergebnis?

Minderwertige Arbeit und Ergebnisse. 

Regelmäßige Einzelgespräche können diesen Kreislauf durchbrechen und ermöglichen es einer Führungskraft, häufig Feedback zu geben, was eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht und die Effizienz verbessert. Die Mitarbeiter sind in solchen Gesprächen offen für Feedback, weil sie nicht Gefahr laufen, von anderen Mitarbeitern lächerlich gemacht zu werden.

Fördert die Innovation und steigert die Teamleistung 

Viele Mitarbeiter zögern, in einer Gruppensitzung Fragen zu stellen oder ihre Meinung zu äußern. Und wenn ein Großteil des Teams aus der Ferne arbeitet, wird es noch komplizierter. Einem Kollegen oder Vorgesetzten, der in der Kabine nebenan sitzt, Ideen vorzuschlagen, ist viel einfacher.

In einem persönlichen Gespräch können Führungskräfte ihre Mitarbeiter auffordern, die Herausforderungen zu erörtern, die die Leistung des Teams behindern. Die Mitarbeiter fühlen sich sicherer, wenn sie ihre Ideen mitteilen, weil sie keine Angst vor der Beurteilung durch ihre Kollegen haben. 

Außerdem steigt die Produktivität der Mitarbeiter, wenn Sie regelmäßig spezifisches Feedback geben und umsetzbare Schritte zur Leistungsverbesserung vorschlagen. 

Stärkt die berufliche Beziehung

Für einen Manager eines großen Teams kann es schwierig sein, über die tägliche Arbeit der einzelnen Projektmitglieder Bescheid zu wissen. Einzelgespräche ermöglichen es ihnen, sich individuell um ein Projektmitglied zu kümmern und etwaige Hindernisse zu verstehen.

Der Arbeitnehmer fühlt sich wohler, wenn er über Themen wie:

• Büropolitik 
• Mangelnde Unterstützung durch Senioren
• Wissenslücke
  

Der Vorgesetzte kann dann Vorschläge machen oder solche Probleme direkt ansprechen. 

Das Treffen bietet Mitarbeitern und Führungskräften auch die Möglichkeit, über ihr Leben außerhalb der Arbeit zu sprechen. Dadurch wird die berufliche Bindung gefestigt, weil man sich besser mit einer anderen Person identifizieren kann. Es ermöglicht Ihnen, sich in die Lebensprobleme eines Mitarbeiters einzufühlen und zu verstehen, wie sich diese auf seine Leistung auswirken. 

💬 Themen für ein persönliches Gespräch

Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter anfangs von Einzelgesprächen begeistert sind, dann aber den Elan verlieren, daran teilzunehmen. Als Führungskraft ist es Ihre größte Herausforderung, diese Sitzungen spannend zu halten, damit die Mitarbeiter dabei bleiben.

Eine flexible Gestaltung der Sitzungsthemen ermöglicht den freien Fluss von Ideen, soJulie Zhuo, Autorin von Die Entstehung eines Managers und ehemalige Vizepräsidentin für Design bei Facebook, sagt, dass die Vorbereitung der Schlüssel zu hervorragenden Einzelgesprächen ist.

"1:1-Gespräche sollten sich auf Ihren Bericht und darauf konzentrieren, was ihm zu mehr Erfolg verhelfen würde, nicht auf Sie und Ihre Bedürfnisse. Wenn Sie den aktuellen Stand der Dinge erfahren wollen, nutzen Sie einen anderen Kanal. Die seltene persönliche Zeit ist besser für Themen geeignet, die in einer Gruppe oder per E-Mail schwieriger zu besprechen sind." Julie Zhuo.

Sie schlägt vor, dass sich Einzelgespräche im Großen und Ganzen auf diese vier Säulen konzentrieren sollten: 

• Kalibrieren Sie, wie "großartig" aussieht
• Diskussion der wichtigsten Prioritäten
• Reflektieren Sie, wie die Dinge laufen
• Feedback teilen

In den folgenden Abschnitten werden wir die Tagesordnung und die Fragen für das persönliche Gespräch erörtern. 

⚙️ Wie führt man 1:1-Besprechungen mit seinen Mitarbeitern durch? (+ Tipps aus der Praxis)

1. 📅 Einen Zeitplan festlegen
2. 🗒️ Erstellen Sie eine Besprechungsagenda
3. 💺 Der Mitarbeiter soll sich wohlfühlen
4. 👂 Hören Sie mehr zu als Sie reden
5. ❓ Stellen Sie relevante Fragen
6. 🔄 Teilen und um Feedback bitten

1. 📅 Einen Zeitplan festlegen

"Regelmäßig anberaumte Einzelgespräche ermöglichen es Ihnen, herauszufinden, wie es Ihren direkten Mitarbeitern geht, wo sie Erfolg haben und wo sie Schwierigkeiten haben, und was sie von Ihnen brauchen", sagt Marla Cormiereine L&D-Expertin mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung und Gründerin von Ausbildung aufstrebender Führungskräfte.

Aber wie schafft man es, immer wieder aufzutauchen, wenn Hunderte von anderen Dingen Ihre Aufmerksamkeit fordern?

Bitten Sie den Mitarbeiter, ein wiederkehrendes Treffen zu vereinbaren. 

Wenn Sie eine persönliche Einladung in Ihrem Kalender sehen, werden Sie sie wie andere wichtige Treffen behandeln. Ein Zeitplan ermöglicht es Ihnen auch, Ihre anderen Verpflichtungen zu planen.

Sie können zwar den Mitarbeiter bitten, die wiederkehrende Besprechung zu planen, aber die Verantwortung dafür liegt bei der Führungskraft:

• Planen Sie das erste persönliche Gespräch
• Förderung einer Kultur der regelmäßigen Treffen
• Erhöhen oder verringern Sie die Häufigkeit der Besprechungen je nach den Bedürfnissen des Mitarbeiters

Wie oft sollte ein Manager Einzelgespräche führen?

Die meisten erfahrenen Führungskräfte raten zu wöchentlichen Einzelgesprächen mit ihren direkten Mitarbeitern, aber die Häufigkeit der Treffen sollte sich nach dem Bedarf richten.

Cormier sagt: "Die Häufigkeit dieser Besprechungen hängt von der Struktur Ihres Teams und der Arbeit ab, die Sie erledigen. In einigen Fällen sind wöchentliche Besprechungen am sinnvollsten, während in anderen Fällen monatliche Besprechungen sinnvoller sind."

Beginnen Sie mit wöchentlichen Treffen

Ermitteln Sie während des ersten Einzelgesprächs die Bereiche, in denen der Mitarbeiter Hilfe benötigt. Legen Sie dann die Häufigkeit der Treffen fest, um auf diese Bedürfnisse einzugehen. 

"Ich habe festgestellt, dass es zu Beginn von Vorteil ist, mit einem häufigeren Rhythmus zu beginnen, z. B. mit einem wöchentlichen Gespräch. Wenn die Mitarbeiter mit ihrer neuen Rolle, dem Team, dem Projekt und den Stakeholdern besser vertraut sind, können Sie die Häufigkeit auf zweiwöchentlich oder monatlich erhöhen", sagt Gerrid SmithChief Marketing Officer bei Joy Organics.

Unabhängig davon, wie voll Ihr Terminkalender ist, sollten Sie mindestens einmal im Monat ein 30- bis 60-minütiges persönliches Gespräch mit Ihren Mitarbeitern führen. Sie können diese Treffen in Ihrem Büro, in einem Restaurant oder virtuell abhalten, wenn Ihr Team von zu Hause aus arbeitet.

2. 🗒️ Erstellen Sie eine Sitzungsagenda

Sobald Sie sich auf einen Zeitplan geeinigt haben, ist es an der Zeit, einige Vorbereitungen zu treffen. 

Eine persönliche Agenda hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die Teilnehmer das bekommen, was sie von der Diskussion erwarten - sei es Leistungsfeedback oder die Lösung für ihre Herausforderungen.  

Wer ist für die Festlegung der Tagesordnung eines persönlichen Treffens zuständig?

Für die Erstellung der Tagesordnung sind in erster Linie die Mitarbeiter verantwortlich, denn die Besprechung soll ja ihre Probleme lösen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie kein Mitspracherecht bei der Festlegung des Themas der Sitzung haben sollten. ‍

Ein gemeinsames Dokument pflegen 

Beide Parteien können ein gemeinsames Dokument führen, in dem sie die Diskussionspunkte hinzufügen können. 

Smith überlässt es beispielsweise seinen direkten Mitarbeitern, die Tagesordnung festzulegen, weil er der Meinung ist, dass "die Versammlung für sie ist". Aber er führt auch ein gemeinsames OneNote-Notizbuch für jeden Sitzungsteilnehmer und erwartet dies von ihnen: 

1. Bewertung der Arbeitszufriedenheit (auf einer Skala von 1-5)
2. Bewertung der derzeitigen Arbeitsbelastung (1-5)
3. Teilen Sie die drei wichtigsten Arbeitsprioritäten mit: Er fragt die Mitarbeiter nach möglichen Hürden und ob er bei deren Überwindung helfen kann.
4. Offene Stelle: Zur Diskussion diverser Themen. 
   

Was sollte bei einem persönlichen Gespräch auf der Tagesordnung stehen?

Hier sind einige Punkte, die Sie in einer Agenda für ein persönliches Treffen abdecken können:

• Dauer der Sitzung
• Zweck
• Fragen
• Herausforderungen oder Bedenken am Arbeitsplatz
• Fortschritte bei den Zielen
• Neue Ideen/Feedback

Hinzufügen relevanter individueller Fragen

Cormier ist der Meinung, dass selbst der schüchternste Mitarbeiter bereit ist, sich zu äußern, wenn er im Vorfeld Fragen stellt. 

Sie empfiehlt, Fragen hinzuzufügen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Gefühle zu äußern:

• Arbeitsbelastung
• Herausforderungen am Arbeitsplatz
• Erfolge oder Siege
• Neue Ideen oder Meinungen 
  

Auf diese Weise wird das Treffen für beide Seiten wertvoll.

Nimisha Kunnath Chatterjee, eine erfahrene Personalfachfrau, ist ebenfalls der Meinung, dass Einzelgespräche für Führungskräfte ebenso wichtig sind. Sie sagt, dass Manager die Tagesordnung durch diese offenen Fragen strukturieren können:

• Woran denken Sie diese Woche?
• Wie glücklich waren Sie in der vergangenen Woche?
• Wie produktiv waren Sie in der vergangenen Woche?
• Welches Feedback haben Sie für mich?
  

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Besprechungsfragen.

💺 3. Sorgen Sie dafür, dass sich der Arbeitnehmer wohl fühlt

Einzelgespräche müssen nicht einschüchternd sein und bieten die Gelegenheit, ein gutes Verhältnis zu Ihren Teammitgliedern aufzubauen. Überstürzen Sie das Gespräch nicht und konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf negatives Feedback. 

Beginnen Sie das Treffen mit einer positiven Note

Beginnen Sie jedes Treffen mit einem Gewinn oder stellen Sie offene Fragen über das Leben des Mitarbeiters außerhalb der Arbeit. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie ihre Meinung sagen können, ohne Angst vor Verurteilungen oder Vergeltungsmaßnahmen zu haben.

"Nutzen Sie Eisbrecher, um Mitarbeiter dazu zu bringen, über ihr Leben außerhalb der Arbeit zu sprechen.
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So lernen Sie sie als Person besser kennen und können eine stärkere Bindung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern schaffen." Gergo Vari, CEO von Lensa.

Welche Fragen eignen sich für den Beginn des Gesprächs?

• Wie läuft es bei Ihnen im Büro und zu Hause?

Hinweis: Die Frage "Wie geht es Ihnen?" kann zu vagen Antworten wie "Gut" oder "Alles bestens" führen, die für das weitere Gespräch hilfreich sein können, aber nicht müssen.

• Ich erinnere mich, dass Sie mir von Ihrer Liebe zu [Hobby des Mitarbeiters] erzählt haben. Hatten Sie in letzter Zeit die Zeit, es zu tun? 
• Falls das Treffen um die Ferienzeit herum stattfindet: Wie wollen Sie Ihre freie Zeit während [der Ferien] verbringen? Planen Sie, dieses Mal Ihre Eltern zu besuchen?
• Wenn sie gerade von einem Familienausflug oder einem Urlaub zurückgekommen sind: Wie war [Name des Ortes]? Hat es Ihren Kindern gefallen?
  

Nachdem Sie die ersten Momente damit verbracht haben, sich über Ihr Leben auszutauschen, können Sie langsam in die Kernpunkte der Sitzung eintauchen.

Hinweis: Zeigen Sie echtes Interesse am Leben Ihrer direkten Mitarbeiter. Oberflächlich zu sein oder Fragen zu stellen, um etwas zu erledigen, ist Zeitverschwendung. 

👂 4. Zuhören, um Probleme zu lösen 

"Zuhören ist eine wichtige Fähigkeit, die Führungskräfte erlernen müssen. Achten Sie genau auf das, was gesagt wird, und auf die Antwort, die Sie erhalten", sagt Jamie Opalchuk, CEO und Gründer von HostPapa.

"Denken Sie daran, dass Sie nicht nur zuhören, um höflich zu sein, sondern auch, um sicherzustellen, dass Ihr direkter Mitarbeiter die bestmögliche Unterstützung erhält."

Effektives Zuhören in Aktion

Hier ist eine kleine Fallstudie, die zeigt, wie effektives Zuhören bei Einzelgesprächen Managern helfen kann. 

Roselin Minj, eine Programmleiterin beim World Resources Institute, erzählt, wie sich ihr ein direkter Mitarbeiter während des wöchentlichen Einzelgesprächs öffnete.

Minj bezeichnet die Mitarbeiterin als "sehr klug und meist sehr aufgeweckt". Dennoch empfand die Mitarbeiterin ihre Arbeit nicht als sinnvoll, da sie nur PPTs erstellte. "Das ist nicht das, was ich mir vorgestellt habe, als ich im Bereich der sozialen Auswirkungen arbeiten wollte", sagte sie zu Minj.

Der Programmleiter ging auf das Anliegen der Mitarbeiterin ein, indem er sich einfühlsam zeigte und ihr erklärte, dass ihre Arbeit eine wichtigere Rolle spiele.

Wenn solche Probleme nicht angegangen werden, sinkt die Leistung der Mitarbeiter, oder sie beginnen, sich nach Stellen umzusehen, bei denen sie "glauben", etwas bewirken zu können. 

❓ 5. Fragen stellen und wichtige Punkte diskutieren

Auch wenn es wichtig ist, dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen und gehört werden, müssen Manager in der Lage sein, Fragen zu stellen, die ihre Mitarbeiter zum Reden bringen.

"Es ist zwar nicht die Aufgabe der Führungskraft, die Tagesordnung festzulegen oder das Gespräch zu führen, aber die Führungskraft sollte versuchen, dem Mitarbeiter die wichtigsten Themen zu entlocken.

Je introvertierter der Mitarbeiter ist, desto wichtiger wird dies. Wenn Sie Ingenieure führen, ist das Herauslocken von Themen eine wichtige Fähigkeit, die Sie beherrschen sollten." Ben Horowitz.

Stellen Sie offene Fragen 

Stellen Sie während des Gesprächs Fragen, die nicht nur mit Ja oder Nein beantwortet werden können. So können Sie die Ansichten des Mitarbeiters besser verstehen und ihn zum Nachdenken darüber anregen, was er von seiner beruflichen Laufbahn erwartet. Klarheit ist auf lange Sicht für beide Seiten von Vorteil.

Richtige Fragen führen zu besseren Lösungen

Gergo Vari schlägt vor, dass Führungskräfte jeden Mitarbeiter bitten, seine Meinung zu einem Thema zu äußern.‍

"Das gibt ihnen die Möglichkeit, sich zu äußern und führt dazu, dass mögliche Lösungen vorgeschlagen werden", fügt er hinzu.

Vari hatte zum Beispiel einmal einen extrem schüchternen Verkäufer, der bei Einzelgesprächen sehr still war. Bei der nächsten Besprechung bat er die Mitarbeiter, ihre Meinung zu einem bestimmten Thema zu äußern. 

Raten Sie mal, was passiert ist? 

Der schüchterne Verkäufer schlug etwas so Erstaunliches vor, dass sich die Kundenzufriedenheit in Vari's Unternehmen deutlich verbesserte.

Wenn Sie für jedes Teammitglied Ziele festgelegt haben, ist es wichtig, sich von Zeit zu Zeit zu erkundigen, wie sie vorankommen. Wenn jemand in Rückstand gerät oder sich mit einer Aufgabe schwer tut, ist es besser, das Problem anzugehen, bevor es zu einem großen Problem für das ganze Team wird.

Was sind gute Fragen, die man Mitarbeitern in persönlichen Gesprächen stellen sollte?

Laut Ben Horowitz, Risikokapitalgeber und Autor des Bestsellers The Hard Thing About Hard Things, sind dies die effektiven Fragen unter vier Augen:

• Wenn wir uns in irgendeiner Weise verbessern könnten, wie würden wir es tun?
• Was ist das Problem Nr. 1 in unserer Organisation? Warum?
• Was macht an der Arbeit hier keinen Spaß?
• Wer ist wirklich der Beste in der Firma? Wen bewundern Sie?
• Wenn Sie an meiner Stelle wären, was würden Sie ändern?
• Was gefällt Ihnen nicht an dem Produkt?
• Was ist die größte Chance, die wir uns entgehen lassen?
• Was tun wir nicht, was wir tun sollten?
• Sind Sie mit Ihrer Arbeit hier zufrieden?
  

Noelle Pittock, Director, Onboarding Operations bei Remote, sagt, dass die folgenden Fragen im persönlichen Gespräch ihre Lieblingsfragen sind:

• Was war die eine Sache, die Sie in letzter Zeit getan haben, bei der Sie sich selbst überrascht haben? Was hast du aus diesem Moment gelernt?
• Wovor haben Sie am meisten Angst oder sind Sie am nervösesten, wenn Sie in der nächsten Woche etwas unternehmen wollen? Lassen Sie es uns aufschlüsseln und jetzt vorankommen!
• Was ist Ihnen in dieser Woche in Ihrer Rolle klar geworden (oder klarer), und was ist auf der anderen Seite von .... am verwirrendsten?
• Fühlen Sie sich manchmal unsicher, wenn Sie mit mir über bestimmte Dinge sprechen? Wie kann ich ein Umfeld schaffen, in dem Sie sich offen fühlen, um mit mir zu sprechen? Wie sieht das für uns aus?

🔄 6. Teilen und um Feedback bitten

"Beziehen Sie Feedback in jedes Gespräch mit ein. Achten Sie darauf, dass die Anerkennung Teil des Gesprächs ist, und weisen Sie auf die spezifischen Verhaltensweisen und Auswirkungen des Berichts auf Kunden, das Team oder die Ziele Ihrer Abteilung hin", sagt Cormier.

Diskutieren Sie über verbesserungswürdige Bereiche und überlegen Sie sich Alternativen für jede Aufgabe, die nicht wie geplant gelaufen ist. Die Feedback-Kette sollte jedoch immer in beide Richtungen verlaufen. Teilen Sie Ihre Beobachtungen mit den Mitarbeitern und bitten Sie sie um ihre Meinung zu den Prozessen, Systemen und Projekten. 

So erhalten Sie eine Vorstellung davon, wo Sie beide besser zusammenarbeiten müssen oder ob einer von Ihnen irgendwo zu kurz kommt. Behalten Sie diesen Teil am Ende bei, um das Treffen mit einem umsetzbaren Schritt abzuschließen.

Seien Sie während des Gesprächs transparent, indem Sie alle Informationen weitergeben, die Ihrem Mitarbeiter helfen können, seine Arbeit besser zu erledigen (z. B. neue Richtlinien/Verfahren am Arbeitsplatz). So können sie Ihre Entscheidungen besser verstehen und ihre Leistung verbessern. 

❌ Häufige Fehler, die bei persönlichen Gesprächen zu vermeiden sind

Persönliche Besprechungen gehören zum Handwerkszeug eines Managers. Aber sie können Zeitverschwendung und Stress bedeuten, wenn man sie nicht auf die richtige Weise angeht.

Hier sind die häufigsten Fehler, die Manager bei der Durchführung von Einzelgesprächen machen:

Häufige Terminverschiebungen oder Annullierungen

Ein persönliches Gespräch ist eine Gelegenheit, den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie Ihnen am Herzen liegen. 

Wenn Sie die Besprechung häufig verschieben oder - schlimmer noch - absagen, vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern das Gegenteil. Sagen Sie die Sitzung nur ab, wenn Sie im Urlaub oder mit einer anderen ungeplanten dringenden Arbeit im Büro beschäftigt sind.

Kein klares Ziel oder eine klare Agenda haben

Es ist wichtig, vor Beginn eines Treffens ein klares Ziel zu haben. Wenn Sie nicht wissen, warum Sie sich mit jemandem treffen, kann es sich unproduktiv und unangenehm anfühlen. 

Nehmen wir an, Sie haben im Laufe des Tages mehrere Einzelgespräche mit verschiedenen Personen. In diesem Fall kommt man leicht durcheinander, was besprochen wird und wie es mit anderen Gesprächen ohne Struktur oder Tagesordnung zusammenhängt.

Nicht weiterverfolgt

Warten Sie nicht bis zur nächsten Sitzung, um die in der Sitzung besprochenen kritischen Aufgaben weiterzuverfolgen. Bei wöchentlichen Besprechungen mag das nicht viel ausmachen, aber bei monatlichen Einzelgesprächen wäre es problematisch. 

Auf diese Weise können Sie bekräftigen, was in der Sitzung besprochen wurde, und sicherstellen, dass beide Parteien klar verstehen, was als Nächstes geschehen muss.

Zu autoritär sein

Es ist zwar wichtig, positives Feedback und konstruktive Kritik zu äußern, aber die Sitzungen sind nicht als Diktat zu verstehen. Hören Sie sich die Meinungen Ihrer Mitarbeiter einfühlsam an und schlagen Sie nach Möglichkeit mehrere Lösungen vor. Wenn Sie solche Praktiken anwenden, fühlen sich die Teilnehmer wohler. 

Keine Notizen machen

"Zwischen den 1:1-Gesprächen kann viel passieren, deshalb sollten Sie sich Notizen machen, um das Gespräch zu dokumentieren. So können Sie sie vor dem nächsten Treffen durchsehen und Ziele oder Wünsche weiterverfolgen. Das Anfertigen von Notizen zeigt auch, dass Sie zuhören und dass das, was die Mitarbeiter mitteilen, wichtig genug ist, um es aufzuschreiben", sagt Cormier.

Strenge Professionalität in der Sitzung

Auch wenn es wichtig ist, während des Gesprächs respektvoll zu sein, kann der Austausch von Erfahrungen und Erkenntnissen dazu führen, dass sich der Mitarbeiter stärker verbunden fühlt. 

Marc StittChief Marketing Officer (CMO) der FMXsagt, dass es von Vorteil sein kann, in einem persönlichen Gespräch Anekdoten auszutauschen.

"Indem Sie Ihre persönlichen Erfahrungen weitergeben, können Sie den Einzelnen anleiten und unterstützen, um ihm effektiver zu helfen.

Gehen Sie persönlich auf Ihre direkten Mitarbeiter zu und ermutigen Sie sie, sich zu öffnen und über Probleme zu sprechen, von denen sie nicht wissen, wie sie sie lösen können."

📩 E-Mail-Vorlage für Ihr erstes persönliches Gespräch mit einem Mitarbeiter

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Thema: Erstes Treffen unter vier Augen

Hallo [Name des Mitarbeiters], 

Ich freue mich, Sie in meinem Team zu haben, und bin sehr daran interessiert, die beruflichen Ziele und Bestrebungen aller Projektmitglieder zu kennen. 

Im Rahmen dieses Prozesses führe ich regelmäßig Einzelgespräche mit allen meinen direkten Mitarbeitern, und dies ist die Einladung für unser erstes Gespräch. Wir werden über die Häufigkeit der Treffen entscheiden, nachdem wir die Bereiche, auf die wir uns konzentrieren müssen, verstanden haben. 

Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, möchte ich Ihnen erläutern, wie ich über Einzelgespräche denke und sie führe:

Sie sind der Mittelpunkt der Sitzung: In dem Gespräch geht es darum, Ihre Sorgen, Karrierewünsche oder alles, was Sie an Ihrer Leistung hindert, zu verstehen. Ich werde es nicht wie ein Status-Update-Meeting behandeln.

Tagesordnung: Sie sind in erster Linie für die Erstellung der Tagesordnung verantwortlich, da ich mich auf die Lösung Ihrer Probleme konzentrieren möchte. Wir werden ein gemeinsames Tagesordnungsdokument führen, in das ich im Voraus die Themen eintrage, die ich während des Treffens besprechen werde.

Das gemeinsame Dokument wird das Kernthema/den Zweck des Treffens, die Fragen und die Themen, die wir behandeln müssen, enthalten. 

Rückmeldung: Ich gebe Ihnen Feedback, nachdem ich die Leistungsstandards festgelegt habe, und erwarte, dass Sie mich korrigieren, wenn ich falsch liege. Das Ziel ist es, Ihnen zu helfen, Ihre Arbeit besser zu machen.

Lassen Sie uns für das erste persönliche Gespräch eine Stunde einplanen, und dann können wir die Häufigkeit und Dauer der weiteren Treffen festlegen. 

Bitte planen Sie das Treffen irgendwann in der nächsten Woche. Hier ist die URL meiner [Terminbuchungs-App].

Ich freue mich auf unser Gespräch. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben. 

Danke, 

[Name des Managers]

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❓ Häufig gestellte Fragen zu Einzelgesprächen

Welchen Zweck hat ein persönliches Gespräch mit den Mitarbeitern?

Einzelgespräche helfen den Führungskräften, ihre Mitarbeiter besser zu verstehen, ihnen Feedback zu ihrer Leistung zu geben und Probleme zu besprechen, die sich auf ihre Arbeit auswirken könnten. Die Sitzungen stärken die Beziehung zwischen Mitarbeiter und Manager und erhöhen das Engagement der Mitarbeiter.  

Was sollten Sie beim ersten persönlichen Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter besprechen?

Fragen Sie den Mitarbeiter bei diesem ersten Gespräch, was er sich für seine Karriere wünscht und was er sich von seiner derzeitigen Position erhofft. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, was die Mitarbeiter derzeit an ihrer Arbeit am meisten schätzen und was sie auf ihrem Karriereweg zu erreichen hoffen. Sie können in dieser Zeit auch alle Bedenken besprechen, die sie haben; so können Sie besser verstehen, was sie motiviert oder davon abhält, bei der Arbeit gut zu sein.

Nach diesem ersten Treffen erstellen Sie einen Aktionsplan mit spezifischen Zielen, auf die Sie und Ihr direkter Mitarbeiter im Laufe der Zeit hinarbeiten können (z. B. Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten).

Wie bereitet sich ein Manager auf ein persönliches Gespräch vor?

Manager können sich auf Einzelgespräche vorbereiten, indem sie ihre Verfügbarkeit für wiederkehrende Besprechungen bestätigen und gemeinsam an der Tagesordnung arbeiten. Sie können sich auch Fragen für das Einzelgespräch ausdenken, die auf dem letzten Check-in und der Leistung des Mitarbeiters seit dem letzten Treffen basieren.