Wie regelmäßige Leistungsüberprüfungen Ihrem Team helfen, besser abzuschneiden als die Konkurrenz

In der Geschäftswelt ist derjenige der größte Gewinner, der sich am schnellsten anpassen kann. Aber wie können Sie Ihre Strategien anpassen, wenn Sie nicht ständig die Leistung messen? Nicht jährlich. Auch nicht halbjährlich. Regelmäßig, konsequent, unerbittlich.

Bei der Leistungsüberprüfung geht es um Kommunikation und echtes Engagement mit Ihrem Team. Hier können Sie Blockaden aufdecken, Erfolge feiern und die Weichen stellen, bevor sich kleinere Probleme zu Lawinen entwickeln.

Dieser Artikel behandelt: 

• alles, was Sie über Leistungsüberprüfungen wissen müssen ; 
• wie regelmäßige Leistungsüberprüfungen Ihr Team an die Spitze bringen können;
• 3 Beispiele für Unternehmen, die Leistungsüberprüfungen in den Leistungsmanagementprozess integrieren;
• ein praktischer Leitfaden für die Durchführung einer effektiven Leistungsüberprüfung
• 13 Fragen zur Leistungsüberprüfung, die unter die Oberfläche gehen.

💬 Was ist eine Leistungsüberprüfung? 

Eine Leistungskontrolle ist ein regelmäßiges, informelles Treffen zwischen einem Mitarbeiter und seinem Manager oder Teamleiter, bei dem die Arbeitsleistung des Mitarbeiters , die Fortschritte bei der Erreichung seiner Ziele, Herausforderungen und Entwicklungsbereiche besprochen werden .

Diese Gespräche sind in der Regel dialogorientiert und zielen darauf ab, ein kontinuierliches Feedback der Mitarbeiterzu geben, eine offene Kommunikation zu fördern und alle Probleme umgehend zu lösen.

Leistungsüberprüfungen können traditionelle Beurteilungen entweder ersetzen oder ergänzen. Sie sind zwangloser als Jahresgespräche, haben aber dennoch eine klare Struktur und klare Erwartungen. 

Leistungsüberprüfungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Philosophie der kontinuierlichen Leistungsentwicklung. Dieser Leistungsmanagementprozess geht über die jährlichen Messungen hinaus, um das Wachstum der Mitarbeiter das ganze Jahr über aktiv zu unterstützen. 

Die Vorteile eines kontinuierlichen Feedbacks liegen auf der Hand: Genau wie bei einem Liebespartner ist die Beziehung glücklicher und dauerhafter, wenn Sie Herausforderungen sofort ansprechen, anstatt sie über Wochen, Monate oder sogar Jahre hinweg anzusammeln. 

🆚 Was ist der Unterschied zwischen einer Leistungsbewertung und einer Leistungsüberprüfung?

1. Frequenz

Die Idee bei der Leistungsüberprüfung ist, dass sie häufig stattfindet und die jüngste Vergangenheit bewertet wird, anstatt über die Ereignisse vor Monaten zu grübeln. 

Unternehmen können wählen, ob sie vierteljährliche, monatliche oder wöchentliche Leistungsüberprüfungen durchführen wollen. 

Dies steht im Gegensatz zu den herkömmlichen Leistungsbeurteilungen, die oft jährlich oder halbjährlich durchgeführt werden.

Regelmäßige Leistungskontrollen ermöglichen es den Mitarbeitern, sich schneller weiterzuentwickeln - und damit Ihrem Unternehmen, seine Ziele schneller zu erreichen. 

Aufgrund der zunehmenden Häufigkeit wird von Managern und Teamleitern erwartet, dass sie als Coaches fungieren und sich stärker an der täglichen Leistung ihrer Teams beteiligen. Ein entscheidender Aspekt ist, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, ehrlich zu sein.

➡️ Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Artikel über Leistungsbeurteilung vs. kontinuierliches Feedback. 

2. Förmlichkeit

Mitarbeitergespräche haben eine viel zwanglosere Atmosphäre als jährliche Beurteilungen. 

Ein Beispiel ist Spotify, wo Manager informelle Kaffeekränzchen abhalten, um die Leistung ihrer Mitarbeiter zu besprechen. 

Der Vorteil von zwangloseren Gesprächen über die Leistung der Mitarbeiter liegt darin, dass sie sich entspannt fühlen und auch über potenziell heikle Themen offen sprechen können. Dies ist der Schlüssel zur Lösung von Konflikten oder zur Ermittlung von Schwachstellen, die ihr Wachstum behindern.

➡️ Möchten Sie Ihre Fähigkeiten als Gastgeber von Meetings auffrischen? Dann lesen Sie unseren Leitfaden für die erfolgreiche Durchführung von Einzelgesprächen. 

3. Ziele

Regelmäßige Leistungskontrollen ermöglichen es den Führungskräften, bei der Leistungsrückmeldung spezifisch zu sein. Anstatt über die allgemeine Leistung zu sprechen, was für den Mitarbeiter weniger hilfreich ist, können sie konkrete Beispiele anführen und bestimmte Situationen erwähnen, um ihre Bewertungen zu motivieren. 

Es ist einfacher, ein sinnvolles Gespräch zu führen, aus dem der Mitarbeiter nach einer Leistungsüberprüfung motiviert hervorgeht. Natürlich können sich bei den jährlichen Beurteilungen der alten Schule die Herausforderungen häufen und die erforderliche konstruktive Kritik zunehmen. 

4. Umfang 

Während herkömmliche Leistungsbeurteilungen sich mit der Vergangenheit befassen, haben Leistungsüberprüfungen einen eher visionären Ansatz. Bei einer Leistungsüberprüfung geht es darum, was Sie in der Zukunft erreichen wollen. Dies führt zu einem stärker wachstumsorientierten Fokus, der die Mitarbeiter dazu anregt, sich weiterzuentwickeln. 

🏢 3 Beispiele für Unternehmen , die Leistungsüberprüfungen in den Leistungsmanagementprozess einbeziehen

Adobe

Adobe war eines der ersten großen Unternehmen, das die jährliche Leistungsbeurteilung zugunsten flexibler Check-in-Meetings aufgegeben hat. 

Adobe prägte den Begriff "Performance Check-Ins" und verglich ihn mit Boxenstopps bei Autorennen: Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich auf das Erreichen ihres nächsten Ziels und legen nur einen kurzen und effizienten Stopp ein, um alle losen Schrauben zu lösen, die die Spitzenleistung beeinträchtigen.

Die Leistungsüberprüfung bei Adobe umfasst drei Schritte: Ziele und Erwartungen, Feedback und Entwicklung. In der Feedback-Phase erhalten die Mitarbeiter nicht nur Feedback, sondern geben es auch.

➡️ Wenn Sie sich von den Mitarbeitergesprächen bei Adobe inspirieren lassen möchten, lesen Sie unsere ausführliche Fallstudie.

Cisco

Cisco wurde in renommierten Wettbewerben immer wieder zum "besten Arbeitsplatz" gewählt. Nach Rückmeldungen der Mitarbeiter wurden die jährlichen Beurteilungen eingestellt. Die Mitarbeiter von Cisco waren der Meinung, dass ihre Leistungsbeurteilungen zu selten stattfanden und sich auf die Vergangenheit konzentrierten, anstatt die Zukunft zu planen. 

➡️ Danach wurde die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter bei Cisco neu gestaltet. 

Der Schwerpunkt liegt jetzt auf den Teams und darauf, dass jedes Team die gleiche Leistung erbringt wie das leistungsstärkste Team. Nach internen Untersuchungen hat Cisco herausgefunden, dass das Geheimnis eines Spitzenteams darin besteht, dass sich jedes Mitglied auf das konzentrieren kann, worin es brilliert. 

"Regelmäßige Check-Ins sind der beste Weg für Führungskräfte, mit ihren Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben, ihre Arbeit zu verstehen, ihre Prioritäten zu setzen, sie auf eine Arbeit auszurichten, die ihre Stärken nutzt, Erfolgshindernisse zu beseitigen und ihr Engagement angesichts wechselnder Anforderungen aufrechtzuerhalten", so Cisco, Team Space, Check-In-Leitfaden.

Spotify

Spotify ist in vielerlei Hinsicht ein Vorreiter bei der Förderung von Mitarbeitern. Das Unternehmen organisiert seine Arbeit in kleinen agilen Teams, den sogenannten Squads, mit jeweils acht Mitgliedern. Die Squads sind um Kernfunktionen wie Webentwicklung oder Qualitätssicherung in einer Einheit namens "Chapter" gruppiert.

Während eine Gruppe keinen offiziellen Leiter hat, hat ein Chapter einen Manager, der für Mentoring und Coaching zuständig ist. Jede Gruppe trifft sich alle zwei Wochen, um ihre Leistung zu bewerten. 

Das System für die Mitarbeiterbeurteilung besteht aus vier Elementen. Das Bemerkenswerte daran ist, dass es keine festen Regeln für die Durchführung von Leistungsbeurteilungen gibt, solange alle vier Elemente innerhalb eines Jahres vorhanden sind. Die Elemente sind:

• Kontinuierliche 1:1-Gespräche werden so häufig wie jede Woche mit dem Kapitelmanager geführt. Sie sind informeller Natur und können bei einem Kaffee stattfinden.
• Entwicklungsgespräche: Es wird empfohlen, diese Gespräche zweimal im Jahr mit dem Vorgesetzten zu führen. Dabei geht es um den beruflichen Werdegang und die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters. 
• Talent Snapshot zeigt, wie es um die Leistung, die Stärken und die Schwächen der einzelnen Teammitglieder bestellt ist. So können Sie Herausforderungen schnell angehen und ungenutztes Potenzial entdecken, das die Leistung steigern kann, aber in der täglichen Hektik oft unbemerkt bleibt.
• Vergütungsüberprüfungen finden in der Regel einmal pro Jahr statt.

➡️ Lesen Sie unseren Leitfaden, um sich von den Leistungsbewertungen bei Spotify inspirieren zu lassen.

📈 Wie man eine effektive Leistungsüberprüfung durchführt

Finden Sie den richtigen Rhythmus für Ihre Check-ins

Inzwischen haben Sie die zahlreichen Vorteile häufiger Leistungsüberprüfungen erkannt.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Mitarbeiter mikromanövrieren sollten. Mikromanagement signalisiert mangelndes Vertrauen in Ihre Mitarbeiter und kann sich nachteilig auf die Leistung auswirken. 

Mit Klarheit führen

Vergewissern Sie sich vor der ersten Sitzung, dass der Mitarbeiter die Rolle und den Umfang dieser Gespräche versteht.

Nur weil die Leistungskontrollen eher informell sind, heißt das nicht, dass sie keine Struktur haben oder keine Vorbereitung erfordern! 

➡️ Sie haben es eilig? Kopieren Sie unsere Vorlage für die vierteljährliche Leistungsüberprüfung!

Vorbereitung auf die Diskussion

Legen Sie die Tagesordnung fest und senden Sie sie per E-Mail an Ihre Mitarbeiter.

Überprüfen Sie auch frühere Rückmeldungen, selbst wenn Sie denken, dass Sie auf dem neuesten Stand sind - Sie wollen sichergehen, dass Sie alles im Kopf haben.

➡️ Werfen Sie einen Blick auf unsere Sammlung von Vorlagen für Einzelgespräche.

Erstellen einer strukturierten und umfassenden Tagesordnung für Sitzungen

Wir empfehlen die folgende Gliederung:

• kurzfristige Ziele;
• langfristige Ziele;
• Teamleistung und Synchronisation;
• Unterstützung und zusätzliche Ressourcen, die der Mitarbeiter benötigen würde;
• Raum für Ihre Mitarbeiter, um Ihnen und dem Team Feedback zu geben.

➡️ Passen Sie unsere Vorlage zur Zielverfolgung um die Fortschritte der Mitarbeiter im Auge zu behalten.

Sicherstellung eines zweiseitigen Dialogs

Wie bereits erwähnt, sollten Sie sich nicht nur auf die Zielerreichung konzentrieren, sondern auch dafür sorgen, dass die Mitarbeiter ihr Feedback und ihre Bedenken mitteilen. Je besser Sie sich mit der Durchführung von Check-Ins auskennen, desto leichter wird es für Ihre Mitarbeiter, sich zu öffnen.

➡️ Möchten Sie einen Blick auf unsere wichtigsten Fragen werfen? Sehen Sie sich unsere besten Fragen zur Leistungsbewertung an.

Setzen Sie klare Ziele und nächste Schritte

Das Treffen ist nach dem Austausch von Feedback nicht beendet. Entscheidend ist, dass Sie sich auf das weitere Vorgehen einigen, indem Sie klare Ziele festlegen und die nächsten Schritte skizzieren. 

Notizen machen und alles dokumentieren

Die Dokumentation hilft sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt anderer Meinung sind oder nicht die erwarteten Fortschritte sehen, können Sie auf das zurückgreifen, was in der Sitzung besprochen wurde. Oder was nicht gesagt wurde.

Denken Sie daran, wie George Bernard Shaw sagte: "Das größte Problem in der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat".

Durch das Führen eines detaillierten Protokolls können Sie sich vor diesem häufigen Fallstrick schützen und sicherstellen, dass Sie bei Unstimmigkeiten in Bezug auf Erinnerungen oder Erwartungen bezüglich des Fortschritts einen klaren, vereinbarten Bericht haben , auf den Sie zurückgreifen können.

Bewährte Verfahren von Adobe

Wie bereits erwähnt, ist Adobe ein Vorreiter bei der Durchführung schlanker Leistungsüberprüfungen. Das Unternehmen verfügt über eine klare Dokumentation und gibt bewährte Verfahren an seine Manager weiter. Diese sind in drei Bereiche unterteilt: Erwartungen, Feedback und Entwicklung:

"1. erwartungen: Vereinbaren Sie zunächst, was von den Mitarbeitern im Laufe des Jahres in Bezug auf die zu erbringenden Leistungen, das Verhalten und die Beiträge erwartet wird.

2. Feedback: Geben Sie als nächstes häufiges, gegenseitiges Feedback, um zu sehen, wie sich die Mitarbeiter im Vergleich zu den Erwartungen entwickeln, und lassen Sie die Manager wissen, ob sie etwas anders machen könnten, um den Mitarbeiter besser zu unterstützen.

3. Entwicklung: Wenn die Mitarbeiter wissen, wie es um ihre Leistung bestellt ist, können sie umsetzbare Ziele in Bezug auf Lernen, Karriere und Erfahrung planen." Das Check-in-Toolkit von Adobe.

Bewährte Verfahren von Cisco

Cisco setzt wöchentliche Check-Ins ein. Jeder Check-In besteht aus vier Kernkomponenten: 

• 2 Konzentration auf die einzigartigen Talente eines jeden Teammitglieds: Stärken und Werte, Vorlieben und Abneigungen. 
• 2 Konzentration auf die Abstimmung der Prioritäten der einzelnen Teammitglieder: Arbeitsprioritäten und Unterstützung durch die Führungskraft. 

Die Manager stellen Fragen wie diese: 

• Haben Sie Ihre Stärken jeden Tag eingesetzt? Haben Sie einen herausragenden Mehrwert geschaffen?
• Welche Aktivitäten haben Sie letzte Woche geliebt? Welche Aktivitäten haben Sie letzte Woche verabscheut?

❓ 12 Fragen zur Leistungsüberprüfung, die unter die Oberfläche gehen

Die Logik hinter diesen Fragen besteht darin, den Schwerpunkt von der reinen Aufgabenerledigung auf eine ganzheitlichere Sicht der Rolle und der Beiträge des Mitarbeiters zu verlagern . Sie sollen die Mitarbeiter dazu ermutigen, nicht nur darüber nachzudenken, was sie tun, sondern auch wie und warum sie es tun, und so ein tieferes Verständnis für den Zweck ihrer Arbeit und ihre Ausrichtung auf die persönliche Entwicklung und die Unternehmensziele fördern. 

Diese Fragen zielen darauf ab, Stärken und Entwicklungsmöglichkeiten zu ermitteln und gleichzeitig individuelle Anstrengungen anzuerkennen und zukunftsorientiertes Denken zu fördern. 

💡 Tipp: Dieser Ansatz hilft nicht nur bei der Leistungsbeurteilung, sondern dient auch als Katalysator für das Coaching, indem er die zugrundeliegenden Motive, Bestrebungen und Perspektiven der Mitarbeiter aufdeckt.

🤝 Entdecken Sie die 11 Coaching-Fähigkeiten, die einen guten Manager ausmachen. Hier finden Sie auch einen kostenlosen Trainingsplan.

🏆 Warum sind Leistungsüberprüfungen wichtig? 9 Vorteile von Leistungskontrollen

• Rechtzeitige Anerkennung für die Mitarbeiter: Das Gefühl, anerkannt zu werden, ist einer der Hauptfaktoren für die Motivation. Das Festhalten an jährlichen Beurteilungen kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie nicht so wichtig sind, oder dass es schwieriger wird, den Zusammenhang zu erkennen und zu sehen, wie ihre individuellen Bemühungen zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
• Echtzeit-Feedback ermöglicht schnellere Verbesserungen: Die meisten Mitarbeiter wollen wachsen und sich weiterentwickeln. Regelmäßige Rückmeldungen helfen ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und ihre Entwicklung zu beschleunigen, was sich positiv auf die Mitarbeiter und den Gewinn auswirkt. Missgeschicke und Missverständnisse können schneller behoben werden.
• Geklärte Erwartungen und Ziele: In der heutigen Zeit ändern sich die Dinge schnell. Unerwartete Veränderungen, wie der Verlust eines Kunden oder die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters in das Team, erfordern eine Klärung der Erwartungen und Ziele. Regelmäßige Leistungsüberprüfungen helfen Erwartungen zu steuern.
• Neuausrichtung der Erwartungshaltung: Auch wenn sich seit dem letzten Check-up nichts geändert hat, ist es besser, die Erwartungen und Ziele noch einmal klar und deutlich zu formulieren, um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter auf derselben Seite stehen.
• Gesteigerte Motivation: Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, sind motivierter. Motivation wurde wiederholt zum wichtigsten Faktor für die Gesamtzufriedenheit der Mitarbeiter gewählt - noch vor der Höhe des Gehalts. 
• Zeit für 1:1-Coaching erhalten: Da die Leistungsüberprüfungen häufig stattfinden, sind sie eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter zu coachen. Coaching hilft Ihren Mitarbeitern, motivierter und selbstbewusster zu werden und ihr Potenzial voll auszuschöpfen. 

💡 Um ein besserer Coach zu werden, entscheiden Sie sich für offene Fragen und üben Sie aktives Zuhören. Möchten Sie weitere Ratschläge? Lesen Sie unsere Analyse über die Bedeutung von Managern als Coaches.

• Rechtzeitigeres Erkennen und Beseitigen von Problemen oder Lücken: Leistungsüberprüfungen ermöglichen es Ihnen, Probleme zu erkennen, sobald sie auftreten. Sie geben unschätzbare Einblicke in die Teams und Feedback darüber, was funktioniert und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Es ist viel effizienter, etwas, das nicht funktioniert, frühzeitig anzugehen, als 11 Monate lang zu warten. 
• Bessere Teamdynamik und geringere Fluktuation: Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, ungenutztes Potenzial zu erkennen und sicherzustellen, dass die richtige Person am richtigen Platz sitzt. Behalten Sie die Einstellung eines Fußballtrainers bei: Sie treffen während des Spiels aktive Entscheidungen, um der Mannschaft zum Sieg zu verhelfen, anstatt mit ihrem Feedback zu warten, bis das Spiel vorbei ist. Richtig gemacht, tragen diese ständigen Gespräche auch zu einer niedrigeren Fluktuationsrate bei. Mitarbeiter, die sich gesehen und wertgeschätzt fühlen, werden bei Ihnen bleiben wollen. 

👀 Erfahren Sie , wie man ein effektives Coaching-Training für Manager durchführt (und wie man es nicht durchführt). 

• Optimierte Kommunikation mit den Teammitgliedern: Eine der größten Herausforderungen bei Teams ist die Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation. Regelmäßige Besprechungen helfen, dieses Problem zu verringern. Mit der Zeit werden sich die Mitarbeiter wohl dabei fühlen, Reibungspunkte anzusprechen, so dass Sie sie schnell lösen können. 
• Verbesserte Beziehungen: Kommunikation ist für alle Arten von Beziehungen entscheidend - auch für berufliche. Wenn Sie sich wöchentlich mit jedem Mitarbeiter treffen, entwickeln Sie eine engere Beziehung zu ihnen. Das schafft Vertrauen, und Ihre Mitarbeiter werden motivierter sein, gute Arbeit zu leisten und in schwierigen Situationen mehr zu leisten und Ihrer Führung zu vertrauen.

➡️ Leistung am Puls der Zeit - Regelmäßige Kontrollen, gleichbleibende Qualität, mit Zavvy

Inzwischen fühlen Sie sich vielleicht versucht, die Vorteile regelmäßiger Leistungsüberprüfungen zu nutzen. Aber vielleicht fühlen Sie sich auch leicht überfordert, wenn Sie wissen, wo Sie anfangen sollen - und wie viel Verwaltungsarbeit mit den Leistungsüberprüfungen verbunden ist. 

Hier kann Zavvy Ihnen helfen! 

• 📊 Zavvy ist eine Software zur Leistungsbewertung, die Sie dazu bringen wird, alle Ihre Tabellenkalkulationen sofort zu löschen. Es wird Ihnen helfen, Zeit und damit Geld zu sparen. Nutzen Sie unsere Vorlagen für Besprechungseinladungen und Erinnerungen, die automatisch versandt werden. Die Funktionen zum Speichern von Notizen und Ergebnissen früherer Besprechungen erleichtern das Nachschlagen.
• 💬 Mit unserer integrierten Software für Einzelgespräche können Sie nahtlos regelmäßige Besprechungen mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt durchführen. 
• Nutzen Sie unsere Zielmanagement-Software, um Ihre Mitarbeiter auf Ziele auszurichten und den Fortschritt auf eine leicht verständliche, spannende Weise zu verfolgen. Das bringt ein Element der Gamification und einen Motivationsschub.

📅 Buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo, um zu sehen, wie Zavvy Ihnen helfen kann, regelmäßige Performance-Check-Ins zu implementieren und Ihre Ergebnisse innerhalb des nächsten Quartals in die Höhe schnellen zu sehen!