Aufbau eines erfolgreichen kontinuierlichen Mitarbeiter-Feedback-Prozesses in 10 einfachen Schritten

Versuchen Sie, sich für einen neuen Performance Review Stil zu entscheiden? Unternehmen verwenden seit langem Jahresbeurteilungen, um Belohnungen zu verteilen. Dieser Ansatz des Leistungsmanagements misst die Auswirkungen der bisherigen Arbeit in der Hoffnung, daraus Lehren zu ziehen und in Zukunft darauf aufzubauen. 

Doch nach 80 Jahren wollen die Mitarbeiter ein kontinuierliches Mitarbeiter-Feedback erhalten, anstatt auf eine jährliche Auffrischung zu warten. 

Cargill, ein in Minneapolis ansässiger Lebensmittelhersteller und -vertreiber, benötigte ein besseres Leistungsmanagementsystem, um seine 160.000 Mitarbeiter weltweit zu motivieren. Cargill setzt jetzt auf tägliche Gespräche zwischen Managern und Mitarbeitern am Arbeitsplatz und hat die jährlichen Beurteilungen zugunsten eines "Everyday Performance Management"-Systems aufgegeben. 

HR Daily Advisor berichtet, dass 70 % der Cargill-Mitarbeiter sich mehr wertgeschätzt fühlen, da sie hilfreiche Ratschläge von ihren Vorgesetzten erhalten. Außerdem hat das Unternehmen seine Leistung insgesamt um 40 % verbessert. Treten Sie in die Fußstapfen von Cargill und lesen Sie unseren Leitfaden - wir zeigen Ihnen genau, wie Sie kontinuierliches Mitarbeiterfeedback einführen und die Früchte dieses wertvollen Systems ernten können. 

🔄 Was ist kontinuierliches Feedback?

Kontinuierliche Feedbackschleifen sind wechselseitige Kommunikationskanäle zwischen einem Mitarbeiter und einer Führungskraft. Das kontinuierliche Feedback kann sich auf arbeitsbezogene Fähigkeiten, Kenntnisse, Einstellungen, Verhalten usw. beziehen. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen kontinuierlichen Feedbacksystem liegt darin, dass es regelmäßig und zeitnah erfolgt und umsetzbar ist. 

"Kontinuierliches Feedback kann die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern verbessern.

Es ist wahrscheinlicher, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie regelmäßig mit ihren Vorgesetzten kommunizieren, und die Vorgesetzten wissen eher, welche Sorgen die Mitarbeiter haben. Dies kann zu einer offenen und effektiven Kommunikation zwischen den beiden Parteien führen, was sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter von Vorteil sein kann." Omer Usanmaz, CEO und Mitbegründer von Qoopereiner Plattform für Mentoring und Coaching.

🏆 8 Vorteile eines kontinuierlichen Feedbacks

Kontinuierliches Feedback hat sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber klare Vorteile.

1. Stärkere Beziehungen knüpfen

Traditionelle Leistungsbeurteilungen konzentrierten sich nicht so sehr auf die Interaktion zwischen Führungskräften und einzelnen Mitarbeitern. Stattdessen haben sie sich mehr auf die Zahlen konzentriert und darauf, ob ein Mitarbeiter seine Ziele erreicht hat. Die Alternative? 

Ein kontinuierliches Feedback-Modell bietet Raum für einen offenen Dialog. Es bietet Managern die Möglichkeit, engere Beziehungen zu ihren direkten Mitarbeitern aufzubauen und sie als Menschen und nicht nur als Rädchen in einer Maschine kennen zu lernen.

2. Fördert die Entwicklung der Mitarbeiter

Einmal im Jahr die Peitsche zu schwingen, ist nicht motivierend und bietet den Mitarbeitern keine häufige Kontrolle, die eine kontinuierliche Leistung fördert. Wenn Manager sich verpflichten, laufend Feedback zu geben, zeigt das den Mitarbeitern, dass ihre Entwicklung Priorität hat. Diese regelmäßige Interaktion ermöglicht auch ein Coaching und Mentoring am Arbeitsplatz, anstatt zu warten, bis es zu spät ist, um den Kurs zu korrigieren. 

"Wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten mit einer bestimmten Fähigkeit hat, kann der Vorgesetzte ihm Feedback geben und ihm helfen, einen Plan zur Verbesserung zu entwickeln. Wenn ein Mitarbeiter in einem bestimmten Bereich herausragende Leistungen erbringt, kann der Vorgesetzte ihm helfen, Wege zu finden, diese Stärken auszubauen.

Durch die Verknüpfung des Feedbacks mit Karriereentwicklungsplänen wissen die Mitarbeiter, dass ihre Leistung genau überwacht wird und dass ihre berufliche Entwicklung für das Unternehmen Priorität hat." - Michelle Hague, Personalleiterin von Solarmodule Netzwerk USA. 

3. Fördert die Zusammenarbeit

Unternehmen, die für eine 360-Grad-Bewertungskultur offen sind, sammeln und verteilen Feedback von Gleichaltrigen und jüngeren Kollegen sowie von Vorgesetzten. Die Betonung des Ideenaustauschs in einem geschützten Raum schafft ein Umfeld, in dem Zusammenarbeit die Norm ist. 

Die Harvard Business Review berichtet, dass Google einen interessanten Ansatz für die Auswahl von Kollegen verfolgt. Jeder Mitarbeiter schickt eine Liste von Kollegen an seinen Vorgesetzten, der dann feststellt, ob jeder Kandidat ein substanzielles und unvoreingenommenes Feedback geben würde.

Ein System, das funktioniert: Nach der Umstellung auf dieses kollegiale Bewertungssystem verzeichnet Google nun eine 26 %ige Verbesserung bei den Mitarbeitern, die das Feedbacksystem als hilfreich empfinden.

4. Liefert einen genauen Bericht über die Leistung der Mitarbeiter

Wenn Manager damit warten, nur einmal im Jahr Feedback zu geben, konzentrieren sie sich eher auf Extreme, die ihre Fähigkeit einschränken, einen genauen Bericht über ihre durchschnittliche Leistung zu geben. Beispiele für problematisches Feedback sind: 

• Recency bias - wenn das jüngste Ereignis mehr Gewicht hat als alles, was davor passiert ist
• Halo-Effekt - wenn eine starke Eigenschaft alles andere überschattet
• Primacy-Effekt - wenn das Erste, was Ihnen an einer Person auffällt, einen unverhältnismäßig großen Einfluss auf Ihre Meinung über diese Person hat.

Tipp: Überwinden Sie diese natürliche Voreingenommenheit durch häufige Rückmeldungen, die mit größerer Wahrscheinlichkeit genau und objektiv sind. 

5. Vereinfachtes Zielmanagement und Mitarbeiteranerkennung 

Es ist einfacher, individuelle Ziele zu verfolgen, wenn die Vorgesetzten häufig vorbeischauen, um Vorschläge zu machen, Schulungsressourcen anzubieten oder den Mitarbeitern zu helfen, ihre Ziele mit der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen. Dieser Prozess ermöglicht es den Führungskräften auch, den Mitarbeitern die gebührende Anerkennung zu zollen, sobald sie einen Meilenstein erreicht haben. 

Das ist genau das, wonach die Arbeitnehmer der Generation Y suchen. LinkedIn berichtet, dass satte 80 % lieber sofortiges Feedback und Lob erhalten, als ein Feedback im Rahmen eines Gesprächs.

➡️ Hier finden Sie 42 Ideen für sinnvolle Anerkennungen, die das Engagement der Mitarbeiter fördern

6. Liefert Einblicke in Echtzeit

Die traditionelle jährliche Performance Review kann sich manchmal wie eine Autopsie anfühlen, bei der die Manager alle Leistungen eines Mitarbeiters aus den letzten 12 Monaten zusammenstellen müssen. 

Kontinuierliches Feedback ist eine effiziente Alternative. Es bietet Managern Echtzeit-Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter. Wenn z. B. ein Vertriebsmitarbeiter in dieser Woche seine Ziele nicht erreicht hat, wie kann er dann mit seinem Vorgesetzten zusammenarbeiten, um in der nächsten Woche bessere Zahlen zu erreichen? 

7. Verringert die Fluktuation

Die MIT Sloan Management Review erklärt, dass die Nichtanerkennung von Leistung einer der wichtigsten Faktoren für die Fluktuation während der großen Entlassungswelle ist. Insbesondere "verlassen Mitarbeiter mit größerer Wahrscheinlichkeit Unternehmen, die nicht zwischen Leistungsträgern und Nachzüglern unterscheiden können".

Die Mitarbeiter suchen Anerkennung in Form von informellem Lob und finanziellen Anreizen. Außerdem ärgern sich leistungsstarke Mitarbeiter über den Mangel an Anerkennung für ihre harte Arbeit. 

8. Erhöht die Produktivität 

Die Beziehung zwischen Leistungsbeurteilung und Produktivität ist interessant. Im Jahr 1927 führte der Psychologe Elton Mayo ein sozioökonomisches Experiment mit Arbeiterinnen in der Fabrik Hawthorne Works der Western Electric Company in Illinois durch. Mayo passte ihre Arbeitsbedingungen, Ruhezeiten, Beleuchtung, Überwachung und Arbeitszeiten an, um Trends in Bezug auf Leistung und Produktivität zu ermitteln. 

Die Hawthorne-Studien kamen zu dem Schluss, dass die Beobachtung der Arbeitnehmer die Produktivität stärker erhöht als die Anpassung der Löhne oder anderer Bedingungen. Mit anderen Worten: Mitarbeiter erbringen mit größerer Wahrscheinlichkeit bessere Leistungen, wenn sie wissen, dass die Vorgesetzten ihre Bemühungen überwachen.

🔍 Warum ist ein kontinuierliches Feedback besser als eine jährliche Leistungsbeurteilung?

Kontinuierliches Mitarbeiterfeedback ist der moderne Ansatz für das Leistungsmanagement. Eine kontinuierliche 360-Grad-Feedback-Kultur ermöglicht ein unvoreingenommenes, vollständig individuelles Feedback, das Leistung, Engagement und Wachstum fördert. Jährliche Beurteilungen sind in Ungnade gefallen, da Voreingenommenheit, Vergesslichkeit und mangelnder Kontext den Wert einer jährlichen Beurteilung beeinträchtigen können.

Wir sprachen mit Jo Taylor, Head of Talent bei TalkTalk, Head of Learning bei Channel 4 und jetzt Geschäftsführerin von Let's Talk Talent, um ihre Meinung darüber zu erfahren, warum ein kontinuierlicher Feedbackprozess die traditionellen jährlichen Beurteilungen übertrifft. Sie sagte es uns:

"Kontinuierliches Feedback ist wichtig, um unsere Mitarbeiter zu motivieren und ihren Beitrag zu würdigen. Wie sollen wir sonst lernen, wenn wir nicht regelmäßig Feedback geben? Dieser eher informelle und regelmäßige Ansatz für Mitarbeiterfeedback ermöglicht Entwicklungsgespräche in beide Richtungen. Er schafft Vertrauen, Fürsorge und psychologisch sichere Arbeitsplätze, an denen sich die Mitarbeiter wohlfühlen.

Führungskräfte, die ihrem Team wirklich zuhören und regelmäßig nachhaken, nehmen den Mitarbeitern die Angst vor dem drohenden Untergang durch eine jährliche Performance Review. Es besteht die Möglichkeit, Gespräche über Leistung auf den Kopf zu stellen, wenn Menschen über Mindestanforderungen sprechen, um ihre Leidenschaft und ihr Potenzial wirklich freizusetzen.

💡 10 Schritte zum Aufbau einer Kultur des kontinuierlichen Leistungsfeedbacks 

Mit den folgenden Bausteinen sind Sie bereit, Ihre eigene Leistungsfeedback-Kultur zu schaffen. 

1. Kommunizieren Sie die Vorteile von kontinuierlichem Feedback 

Beginnen Sie damit, Ihr Team für die Idee zu gewinnen, angefangen bei der Spitze des Baumes. Die Unternehmensleitung muss den Wert eines kontinuierlichen Feedbacksystems erkennen, um die Idee zu unterstützen. Forbes liefert zwei Statistiken, die Ihre Stakeholder mit Sicherheit überzeugen werden: 

• 43 % der Mitarbeiter, die sich selbst als sehr engagiert bezeichnen, erhalten mindestens einmal pro Woche Feedback. 
• 89 % der Personalleiter sind der Meinung, dass kontinuierliches Peer-Feedback zu erfolgreichen Ergebnissen führt.

Enthusiasmus und Akzeptanz von oben werden sich auf das gesamte Unternehmen übertragen. Halten Sie Präsentationen und Informationssitzungen ab, um die Vorteile eines kontinuierlichen Feedbacksystems vorzustellen, damit Ihre Mitarbeiter sich für die Weiterentwicklung begeistern können. 

2. Wählen Sie die richtige Technologie 

Die Erhöhung Ihrer Feedback-Häufigkeit muss nicht zeit- oder arbeitsintensiv sein, solange Sie die richtigen Tools verwenden. Die Automatisierung übernimmt die sich wiederholenden Elemente Ihres Feedbackprozesses und ermöglicht es Ihnen, sich auf kreativere Aufgaben zu konzentrieren.

Wenn Feedback gut funktioniert, werden Ihre Mitarbeiter es nicht nur annehmen, sondern auch aktiv danach suchen. 

Durch die Integration dieser Funktion in die von Ihnen gewählte Software für das Leistungsmanagement können Ihre Mitarbeiter problemlos Feedback von ihren Kollegen und Vorgesetzten einholen. 

➡️ Das 360-Feedback-Tool von Zavvy bietet einen ganzheitlichen Überblick über die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter und deren Auswirkungen auf Team, Leistung und Kultur.

3. Schulung von Managern in der Abgabe von konstruktivem Feedback

Ihre Führungskräfte sind die treibende Kraft hinter einer erfolgreichen Feedback-Kultur, daher müssen sie mit den Fähigkeiten ausgestattet sein, Feedback effektiv zu geben. 

Das Letzte, was Sie wollen, ist, Ihre Mitarbeiter zu demotivieren, indem Sie negative Rückmeldungen ohne jeglichen Sinn und Zweck verstärken. 

Die Gallup-Forschung über Feedback-Stile zeigt, dass 80 % der Mitarbeiter eine neue externe Rolle suchen, wenn sie sich nach einem negativen Feedback der Führungskraft schlecht fühlen. Und nur 10,4 % der Mitarbeiter gaben an, sich nach negativem Feedback engagiert zu fühlen. 

4. Ermutigung zu gegenseitigem Feedback 

Peer-Feedback sollte ein regelmäßiger Bestandteil Ihres 360-Grad-Bewertungsprozesses sein. Der O.C. Tanner Global Culture Report hat jedoch gezeigt, dass nur 32 % der Mitarbeiter regelmäßig Feedback von ihren Kollegen erhalten. 

Setzen Sie diese wichtige Wachstumsquelle in den Vordergrund, indem Sie Diskussionen am runden Tisch anbieten, bei denen die Mitarbeiter in einem Gruppenrahmen Feedback geben und erhalten können. Diese eignen sich gut für kompetenzbasierte Schulungen, z. B. wenn Sie versuchen, die Fähigkeiten im Kundenservice unternehmensweit zu verbessern. 

5. Wöchentliche Feedback-Sitzungen einplanen

Mitarbeiter und Vorgesetzte sollten einen klaren Zeitplan für regelmäßige Rückmeldungen haben. Wichtig ist, dass diese Zeit in beiden Kalendern eingeplant wird, damit das Feedback nicht auf der Strecke bleibt. 

Dabei kann es sich um ein wöchentliches 1:1-Meeting handeln oder einfach um einen kurzen Besuch am Schreibtisch eines Mitarbeiters.

Tipp: Es ist nicht nötig, dass die Sitzung lange dauert.

Inc.com berichtet, dass 67 % der Mitarbeiter der Generation Z von ihrem Vorgesetzten Feedback in mundgerechten Stücken von 5 Minuten oder weniger erhalten möchten. 

6. Sammeln von Feedback von Remote-Teams 

Remote-Mitarbeiter können sich leicht ausgegrenzt fühlen, daher ist es wichtig, dass auch sie in Ihren Feedback-Prozess einbezogen werden. Möglicherweise müssen Sie Ihre Feedback-Fragen und -Ziele so anpassen, dass sie für Ihr verteiltes Team relevant sind, z. B. indem Sie sich auf den Kommunikationsstil des Teams konzentrieren. 

7. Verknüpfung von Feedback mit Entwicklungsplänen 

Verteilen Sie Feedback nicht um des Feedbacks willen - nutzen Sie es, um Wachstum und Entwicklung zu fördern. Zippia berichtet, dass 69 % der Mitarbeiter härter arbeiten würden, wenn sie das Gefühl hätten, dass ihre Vorgesetzten ihre Bemühungen durch Feedback anerkennen. 

Tipp: Machen Sie sich diese Bemühungen zunutze, indem Sie eine klare Verbindung zwischen den Karriererahmen der Mitarbeiter , den Wachstumsplänen und dem Feedback herstellen, damit jeder Mitarbeiter weiß, wie er seine Entwicklungsziele erreichen kann.

8. Einrichtung eines Gremiums für kontinuierliche Verbesserung 

Nutzen Sie eine physische Tafel oder einen gemeinsamen Online-Bereich, um die Fortschritte Ihres Unternehmens im Hinblick auf seine Feedback-Ziele zu verfolgen. Dies zeigt den Mitarbeitern, wie sie sich auf das Endergebnis auswirken, und ermutigt sie, die gute Arbeit fortzusetzen. 

Vergessen Sie nicht, auch die Erfolge zu feiern. Der Tag der Anerkennung der Mitarbeiter fällt auf den ersten Freitag im März, aber wir sollten Erfolge das ganze Jahr über anerkennen. 

O.C. Tanner berichtet von einer 289-prozentigen Steigerung des Erfolgs und einer 166-prozentigen Verbesserung der Führungsqualitäten, wenn Unternehmen die Anerkennung alltäglicher Leistungen in ihre Belohnungsprogramme einbeziehen. 

9. Fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Mitarbeiterfeedback treffen 

Lösen Sie sich von der Fokussierung auf das individuelle Wachstum und nutzen Sie die Erkenntnisse aus dem Mitarbeiterfeedback, um Ihre Entscheidungen für eine breitere Unternehmensstrategie zu unterstützen. 

Beispiel 1: Wenn es mehrfach zu Kommunikationsproblemen zwischen Abteilungen kommt, könnte es an der Zeit sein, eine abteilungsübergreifende Schulung durchzuführen.

Beispiel 2: Wenn Sie zu einer bestimmten Jahreszeit eine Tendenz zu niedriger Arbeitsmoral feststellen, versuchen Sie, unternehmensweite gesellschaftliche Veranstaltungen zu planen, um die Stimmung zu heben.

10. Wiederholen Sie den Feedback-Prozess 

Denken Sie daran: Mitarbeiter-Feedback ist ein journey, kein einmaliges Ereignis. Spülen Sie also Ihren Prozess aus und wiederholen Sie ihn so oft wie nötig. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich Ihr Team kontinuierlich weiterentwickelt und im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen wächst. Beziehen Sie Folgendes ein (je nach Bedarf): 

• Peer-Reviews, um Kollegen die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig zu bewerten. 
• Selbstbeurteilungen, damit die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, über ihre Leistung nachzudenken. 
• Aufwärtsgerichtete Rückmeldungen von Direktunterstellten an ihre Vorgesetzten. 
• Abwärtsgerichtete Rückmeldungen von Führungskräften an ihre direkten Mitarbeiter. 

➡️ Zavvy ermöglicht eine Kultur des kontinuierlichen Leistungsfeedbacks

Die Schaffung einer kontinuierlichen Leistungskultur sollte nicht entmutigend sein.

ZavvyDie Employee Enablement Software führt Sie durch die Schritte, die für den Aufbau eines kontinuierlichen Feedbacksystems erforderlich sind, das nahtlos im Hintergrund laufen kann.

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