Automatisieren Sie Mitarbeiter-Feedback: Sparen Sie Zeit und Geld bei Leistungsbeurteilungen

Verfügt Ihr Unternehmen über eine gut funktionierende Leistungsmanagement-Maschine? Oder stecken Sie in einem Kreislauf aus Papierschieberei, Zaudern und verpassten Chancen zur beruflichen Weiterentwicklung fest? 

Wenn dies der Fall ist, sind Sie nicht allein, denn nur 8 % der Unternehmen bezeichnen ihr Leistungsmanagement als sehr effektiv bei der Steigerung des Geschäftswerts. 

Warum also versagen die Unternehmen in diesem Bereich? Weil das Zusammentragen und Dokumentieren von Mitarbeiterfeedback für die jährlichen Leistungsbeurteilungen mit einer Menge Papierkram und Tabellenkalkulationen verbunden ist. 

Wir wissen, dass Sie, Ihre Kollegen aus der Personalabteilung und die obere Führungsebene Zeit brauchen, um sich dem Überprüfungsprozess zu widmen. Außerdem werden Sie dadurch von Ihrer eigentlichen Arbeit abgezogen. 

Aber das muss nicht so sein! 

Für jeden Aspekt der Personalabteilung gibt es eine technische Lösung, auch für das Leistungsmanagement. In diesem Leitfaden erfahren Sie , wie Sie Mitarbeiterfeedback automatisieren können, damit Ihre Beurteilungszyklen pünktlich und stressfrei ablaufen und niemandem der Schlaf geraubt wird. 

⚙️ Was ist die Automatisierung von Mitarbeiterfeedback?

Die Automatisierung des Mitarbeiterfeedbacks bedeutet, dass Sie sich auf Technologie stützen, um jede Phase Ihres Performance Review Prozesses zu optimieren. 

Anstelle von endlosem Papierkram übernimmt eine automatisierte Feedback-Lösung alles online. 

Sie speichern alle Feedbackdaten in einer zentralen Datenbank und benachrichtigen Manager, direkte Mitarbeiter und Personalleiter, wenn sie Maßnahmen ergreifen müssen. Sie können sogar wählen, wohin Sie die Benachrichtigungen senden möchten, z. B. per E-Mail, Slack oder MS Teams. 

"Die Automatisierung von Feedback ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter gehört werden und sich sicher fühlen, ihre Meinung zu äußern. Entscheidend ist, dass Sie ein System einrichten, mit dem Sie Feedback empfangen, speichern und verfolgen sowie verwalten können." Krittin Kalra, Gründerin des KI-Inhaltstools Writecream.

💡 7 Vorteile der Automatisierung von Mitarbeiterfeedback

Sind Sie neugierig geworden und möchten Sie mehr erfahren? Sehen wir uns die sieben wichtigsten Vorteile der Automatisierung dieses wichtigen Elements der Personalabteilung an.

1. Verbesserte Prozesseffizienz 

Ganz oben auf der Liste stehen die zahlreichen Produktivitätsvorteile, die sich aus der Einbeziehung von Technologie in Ihren Feedback-Prozess ergeben. 

Wenn Sie Ihre Feedback-Formulare online ausfüllen, haben Manager und Mitarbeiter weniger Zeit für das Ausfüllen von Beurteilungen und Bewertungsformularen. Sie können also davon ausgehen, dass Sie deutlich weniger Stunden für die Verwaltung aufwenden müssen und stattdessen mehr Zeit für strategische Unternehmensaufgaben haben. 

Und wenn Sie nicht so viel Zeit in einen manuellen Prozess investieren? Richtig - auch das ist eine enorme Kostenersparnis. 

Es ist schwer zu sagen, wie viel Sie sparen werden. Eine Studie zeigt jedoch, dass ineffiziente Prozesse Unternehmen bis zu 20 bis 30 % ihres Jahresumsatzes kosten . 

2. Erhöhte Sicherheit 

Jüngste Studien zeigen, dass eines von 20 Papierdokumenten verloren geht oder verlegt wird und Unternehmen bis zu 25 Stunden mit der Wiederherstellung dieser Arbeit verschwenden können. Lassen Sie das nicht mit Ihren vertraulichen Feedback-Daten geschehen!

Mitarbeiter-Feedback-Software kann verschlüsselt und passwortgeschützt werden, um eine 100%ige Vertraulichkeit zu gewährleisten. Sie können nach Software Ausschau halten, die mit einem Comodo Code Signing-Zertifikat authentifiziert ist, das sicherstellt, dass die Softwarelösung legitim und sicher zum Herunterladen ist.

Die Umstellung von Papierkram auf sichere Softwarelösungen bedeutet, dass es keine Chance mehr gibt, dass Dokumente im Zug liegen bleiben oder sensible Daten in die falschen Hände geraten.

3. Höchste Produktivität für HR-Teams

Wenn Ihr HR-Team nicht mit den Leistungszyklen beschäftigt ist, können Sie in andere Abteilungsangelegenheiten investieren. 

Was werden Sie mit den zusätzlichen Stunden machen? Vielleicht sollten Sie Ihre Vergütungsstrukturen überarbeiten, das Engagement der Mitarbeiter prüfen, Initiativen zur Weiterbildung erkunden oder die Leistungen neu verpacken? 

Fazit: Die Automatisierung Ihres Feedback-Prozesses bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, davon zu profitieren. 

4. Zugang zu Echtzeit-Leistungstrends 

Ihre Mitarbeiterfeedback-Sammlung gibt Ihnen Zugang zu den wichtigsten Leistungstrends in Ihrem Unternehmen. 

Bei einem manuellen Prozess können Sie diese Trends möglicherweise nicht so leicht erkennen. Bei manuellen Leistungsbeurteilungen zur Erfassung von Feedback muss jemand mit einer feinen Zahnbürste arbeiten, um die kritischen Fakten aus Ihren Daten herauszufiltern. 

Aber wenn Sie Daten automatisch sammeln und aggregieren, können Sie diese Daten leichter analysieren. 

Sie werden eine Goldmine an Informationen über die Stärken und Schwächen Ihres Teams ausgraben. 

Als überlegene Alternative bietet die Automatisierung Echtzeit-Informationen auf einen Blick über Themen der beruflichen Entwicklung, Abschlussquoten von Prüfungen und mehr. Sie können diese Daten nicht nur nutzen, um Ihren Performance Review Prozess zu verfeinern, sondern sie auch nutzen, um:

- die Zuteilung der Vergütung zu bestimmen, 

- Nachfolgepläne erstellen und 

- Einfluss auf Ihr Ausbildungsangebot. 

Im Wesentlichen ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Entscheidungsprozesse zu verbessern. 

"Anstatt Feedback manuell zu sammeln und zu verfolgen, können Sie ein System verwenden, das dies für Sie erledigt. Auf diese Weise können Sie Muster und Trends im Verhalten und in der Leistung Ihrer Mitarbeiter leicht erkennen und potenzielle Probleme vermeiden, bevor sie auftreten. Außerdem sind die Daten leichter auffindbar, wenn Sie sie einmal für einen bestimmten Mitarbeiter oder einen bestimmten Zeitraum benötigen." Chris LewandowskiPräsident von Princess Dental Staffing, einem Personalvermittlungsunternehmen für die Dentalbranche.

5. Bessere Qualität des Feedbacks

Konsistenz ist bei Leistungsbeurteilungen von entscheidender Bedeutung, da sie verhindert, dass sich Voreingenommenheit einschleicht.

Wenn Unternehmen ein automatisiertes System mit Best-Practice-Leitfäden verwenden, können die Manager einem festgelegten Prozess folgen, um individuelle Mitarbeiterbeurteilungen mit Präzision durchzuführen. Sie wissen dann genau, wie sie mit positiven Beurteilungen und konstruktivem Feedback umgehen müssen. Und wenn die Beurteilung im Rahmen einer 360-Grad-Struktur erfolgt, sorgt die Automatisierung für eine bessere Qualität des Feedbacks.

6. Verbesserte organisatorische Ausrichtung 

Angenommen, Ihr Unternehmen hat klare organisatorische Ziele und muss diese verfolgen, um sicherzustellen, dass jedes Rädchen mit diesen Zielen übereinstimmt. 

In diesem Fall sorgen eine positive Feedback-Kultur und ein straffes Beurteilungssystem dafür, dass die Leistungen des Einzelnen und des Teams perfekt auf das Unternehmen abgestimmt sind. 

"Mit einem standardisierten System ist es für Ihre Mitarbeiter einfacher, ihre Arbeit zu positionieren - von kleinen alltäglichen Aktivitäten bis hin zu übergeordneten Unternehmenszielen -, indem sie die Verbindung zwischen ihren täglichen Aktivitäten und ihren Auswirkungen auf die Unternehmensleistung sehen." Mark SeemannGründer von Staff Circle, einer Erfolgsplattform für die Personalbeschaffungsbranche.

7. Verstärktes Engagement der Mitarbeiter 

Statistiken über Mitarbeiterfeedback bestätigen, dass Teammitglieder eher bessere Leistungen erbringen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihr Unternehmen ihnen zuhört. Das Gefühl, gehört zu werden, erhöht die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter! 

Das Einholen von Mitarbeiter-Feedback im Rahmen von Performance Review ist also nicht nur eine nette Geste, sondern kann sich auch auf Ihren Gewinn auswirken!

Und noch besser: Daten von Bonusly zeigen, dass 94,7 % der hoch engagierten Mitarbeiter glauben, dass ihr Arbeitgeber ihr Feedback ernst nimmt. 

Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter einschätzen und ihre Leistung messen, steigen die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter. 

Tipp: Halten Sie das Engagement hoch, indem Sie zeigen, dass Sie bereit sind, Feedback zu geben.

Diese Kennzahlen scheinen zwar unabhängig von der Leistung der Mitarbeiter zu sein, aber sie haben einen Dominoeffekt. 

68 % der Mitarbeiter, die genaues und konsistentes Feedback erhalten, fühlen sich bei ihrer Arbeit erfüllt. 

Automatisieren Sie den Prozess, um sicherzustellen, dass die Leistungsbeurteilungen korrekt sind:

1. gut strukturiert, 
2. in Ihrer Unternehmenskultur verankert,
3. regelmäßig auftreten,
4. eine klare Verbindung zum Wachstum und zur Entwicklung Ihrer Belegschaft.

🖐 Manuelles vs. automatisiertes Mitarbeiter-Feedback

Was passiert, wenn wir manuelle und automatisierte Feedbacksysteme gegeneinander antreten lassen? 

Wir können einige Schlüsselkriterien für den Vergleich heranziehen: Zeitaufwand, Kosten, Pünktlichkeit, Qualität der Erkenntnisse, Verbesserungsmöglichkeiten.

Sehen Sie sich die folgenden Vergleiche an - wir wetten, dass Sie bei Ihrem nächsten Feedback-Zyklus die rechte Spalte wählen werden.

⚒️ Wie Sie Ihre Feedbackprozesse in 5 Schritten automatisieren

Die Automatisierung Ihres Mitarbeiterfeedbacks ist ein unkomplizierter Prozess. Richten Sie es einmal ein und korrigieren Sie es dann nach Bedarf. 

1. Erstellen und veröffentlichen Sie Ihre Feedback-Richtlinie

Eine Feedback-Richtlinie ist ein wesentlicher Baustein in Ihrem Feedback-System. Erstellen Sie klare Richtlinien für die Abgabe und Entgegennahme von Feedback, damit Ihre Mitarbeiter den Prozess einheitlich handhaben können. 

Ihre Feedback-Richtlinien können Informationen über Bewertungen, Bewertungsrichtlinien und die Verwendung von Feedback zur Ausarbeitung individueller Entwicklungsstrategien enthalten. 

2. Rückkopplungsfrequenz einstellen 

Legen Sie fest, wie regelmäßig Sie Ihre Mitarbeiter um Feedback bitten und wie oft sie es erhalten sollen. 

Die Sicherheit eines automatisierten Zeitplans gibt die Gewissheit, dass das Unternehmen in seine Mitarbeiter investiert und zu seinem Wort steht. 

3. Automatische Erinnerungen einstellen

Automatische Erinnerungen halten Sie auf dem Laufenden, wenn Sie sehr beschäftigt sind und Gefahr laufen, eine Aufgabe im Zusammenhang mit dem Leistungsmanagement zu übersehen. 

Ihre Software zeigt Ihnen an, wenn Sie einen wichtigen Termin verpasst haben oder Anpassungen planen müssen. Sie benachrichtigt auch die nächste Person in der Feedback-Kette, um den Prozess in Gang zu halten. 

Der größte Vorteil dabei? Die HR-Teams müssen sich nicht mehr um das Feedback kümmern - es geschieht nahtlos im Hintergrund, ohne dass Sie einen Schritt aussetzen. 

4. Automatisieren Sie die Genehmigungen der Manager

Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist ein wesentlicher Bestandteil des Leistungsmanagementsystems, sei es durch das Abzeichnen von Selbstbeurteilungen oder durch die Zustimmung zur Zuweisung relevanter Schulungsressourcen. 

Mit der Automatisierung sind diese Genehmigungen ein Kinderspiel. 

5. Vorlagen für Feedback-Umfragen

Sie können Vorlagen für Mitarbeiterfeedback verwenden oder aus verschiedenen vordefinierten Kompetenzen und Fragen auswählen, die in der Regel in einer Softwaredatenbank gespeichert sind.

Mit Hilfe von Vorlagen können Sie Ihre eigene automatische Umfrage für Mitarbeiterfeedback erstellen.

➡️ Weitere Tipps zur Erstellung Ihrer 360-Grad-Feedback-Umfrage finden Sie in unserem entsprechenden Artikel.

➡️ Automatisieren Sie Ihre Mitarbeiter-Feedback-Prozesse mit Zavvy

Sind Sie bereit, Ihr Leistungsmanagement auf Vordermann zu bringen? Mit der 360-Grad-Feedback-Software von Zavvy gewinnen Sie wertvolle Zeit und Geld zurück und steigern gleichzeitig das Engagement Ihrer Mitarbeiter. 

Erstellen Sie Ihren automatisierten Prozess mit Hilfe von Vorlagen für Mitarbeiterfeedback oder indem Sie Ihre eigenen Formulare mit einer Vielzahl von vorinstallierten Kompetenzen und Fragen erstellen. 

Ihre Teams profitieren von der verbesserten Zusammenarbeit, der Anerkennung durch Kollegen und von Vorteilen wie Echtzeit-Feedback und Coaching-Möglichkeiten. 

Holen Sie sich noch heute eine Demo unserer 360-Grad-Feedback-Software!

❓ FAQ

Haben Sie noch ein paar Fragen? Lesen Sie unsere Antworten auf die häufigsten Fragen zur Automatisierung von Mitarbeiterfeedback. 

Würden Sie ein manuelles oder automatisiertes Verfahren zur Verwaltung von Mitarbeiterfeedback empfehlen? 

Für kleine Start-ups mit weniger als 20 Mitarbeitern kann ein manuelles Mitarbeiter-Feedback-System durchaus sinnvoll sein, wenn die Zahl der Mitarbeiter gering bleibt. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, werden die meisten Unternehmen von einer automatisierten Feedback-Lösung profitieren. 

Denken Sie daran: Es ist nie zu spät, um umzusteigen, aber je früher Sie es tun, desto schneller werden Sie die Früchte ernten.

Was ist eine Software für Mitarbeiterfeedback? 

Mitarbeiter-Feedback-Software ist eine Technologie, die Ihren gesamten Feedback-Prozess automatisiert. Die Funktionen umfassen:

• Hinzufügen von Umfragen und Formularen zu einer Datenbank.
• Hinzufügen von Sicherheitsberechtigungen.
• Teilen Sie diese bei Bedarf mit Ihren Teammitgliedern.

Sie können auch Anpassungen vornehmen, damit Ihr Feedback-System den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Außerdem können Sie E-Mail-Benachrichtigungen einschalten, um Ihre Kollegen über alle Maßnahmen zu informieren. Zum Beispiel, wenn sie ein Bewertungsfeld vor einer Frist ausfüllen müssen. 

Wie geben Sie kontinuierlich Feedback? 

HBR berichtet, dass Unternehmen seit mindestens den 1940er Jahren eine Form von Performance Review mindestens seit den 1940er Jahren. 

Traditionell ist dies jedoch ein jährliches Ereignis, bei dem eine Führungskraft ihren direkten Untergebenen ein Feedback über ihre Leistung im vergangenen Jahr gibt. 

Dieses System hat viele Schwachstellen, wie z. B. einseitige Rückmeldungen und die Tatsache, dass die Mitarbeiter ein Jahr warten müssen, bis sie 1:1 über ihre Fortschritte informiert werden. 

Stattdessen erfolgt ein kontinuierliches Feedback im Rahmen eines 360°-Bewertungsprozesses. Die Mitarbeiter erhalten durch regelmäßige Check-Ins, den Austausch von Gruppenfeedback, Peer-Reviews usw. Anleitung in Echtzeit. 

Wie erstellen Sie ein Mitarbeiter-Feedback-System?

Wir verwenden Mitarbeiter-Feedback-Systeme, um Mitarbeiter-Feedback zu sammeln und im gesamten Unternehmen zu verteilen. Zunächst wählen Sie Ihr Feedback-Tool aus, z. B. die 360-Feedback-Software von Zavvy, um ein automatisiertes Feedback-System zu erstellen. Dann müssen Sie Folgendes tun:

1. Legen Sie fest, wie oft Sie Feedback anfordern. 

2. Wählen Sie die richtige Art des Feedbacks (z. B. nach unten, nach oben, Peer-Feedback und Selbsteinschätzungen). 

➡️ Brauchen Sie Hilfe bei der Entscheidung , welche Art von Feedback am besten zu Ihren Teams passt? Sehen Sie sich unsere speziellen Ressourcen an. 

3. Wählen Sie aus, wie Sie Feedbackanfragen weitergeben möchten (z. B. Versenden von Umfrageanfragen über Slack, E-Mail o. ä.). 

4. Erstellen Sie Ihre Umfrage zum Mitarbeiterfeedback. Sie können mit einer anpassbaren Umfragevorlage beginnen. 

5. Auf dieser Grundlage können Sie Ihr Mitarbeiter-Feedback-System mit Zavvy automatisieren, damit es reibungslos funktioniert. 

Wie erfassen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter?

Wenn Sie nicht gerade einen archaischen Top-Down-Ansatz für das Leistungsmanagement verfolgen, werden Sie wichtiges Feedback von Ihren Mitarbeitern einholen wollen. 

Diese wertvollen Erkenntnisse können aus Selbstbeurteilungen (bei denen die Mitarbeiter ihre individuelle Leistung bewerten), aus dem Feedback von Kollegen (bei dem sich die Kollegen gegenseitig bewerten) und aus dem Feedback von oben (bei dem die Mitarbeiter Rückmeldungen über Führungsteams geben) stammen. 

Verwenden Sie automatisierte Formulare, um das Feedback zu erfassen, zu analysieren und darauf zu reagieren!