Monotone, sich wiederholende Aufgaben geben den Menschen seit langem das Gefühl, nichts weiter als ein Rädchen in der Maschine zu sein.
Dank der Fortschritte in den Bereichen KI und maschinelles Lernen können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe und Prozesse im Streben nach kontinuierlicher Verbesserung rationalisieren. Die Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass die Mitarbeiter durch die Automatisierung der meisten Arbeitsabläufe endlich einen dauerhaften Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Die Automatisierung von HR-Workflows ist also mehr als nur ein Schlagwort, das in einigen Fachkreisen die Runde macht. Tatsächlich sind Automatisierung und die "Zukunft der Arbeit" eng miteinander verbundene Konzepte.
In einer Zeit nach der Pandemie, in der die Menschen die Art und Weise, wie sie leben und arbeiten wollen, neu bewertet haben, ist es für die Unternehmen nun von entscheidender Bedeutung, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und engagiert fühlen. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage des Beratungsunternehmens McKinsey hat ergeben, dass bis zu 55 Prozent der Arbeitnehmer nicht-finanzielle Anerkennung über direkte Gehaltserhöhungen stellen.
Unternehmen sollten daher nicht nur ihre Systeme, sondern die gesamte Mitarbeitererfahrung verbessern. Sie können Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, ihre Aufgaben durch automatisierte HR-Workflows, die relevanter, ansprechender und leistungsfähiger sind, besser zu erfüllen.
Die HR-Automatisierung besteht darin, dass gängige Prozesse und Aufgaben an Software delegiert werden. Einige der gängigen Beispiele sind:
Die enormen Entwicklungen im Bereich der HR-Automatisierung haben die Fern- und Hybridarbeit erleichtert. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, dass Mitarbeiter und HR-Fachleute hochwertige Arbeit mit minimalen Fehlern verrichten können, haben zu einer Expansion des Marktes für Humanressourcen-Technologie geführt. Das Marktforschungsunternehmen Statista prognostiziert ein Wachstum der Branche von 47,5 Mrd. USD im Jahr 2019 auf 90 Mrd. USD bis 2025.
Ein Arbeitsablauf ist eine Reihe von detaillierten Aufgaben, die für die Durchführung eines Prozesses oder einer Ausgabe erforderlich sind. Sie wiederholen sich oft und sind sehr umfangreich. Außerdem werden sie je nach Abteilung oder Arbeitsbereich nur selten aktualisiert.
Tipp: Workflows sind aufgrund ihrer Vorhersehbarkeit und Strukturiertheit ideal für die Automatisierung.
Die meisten Menschen denken, dass sich die Workflow-Automatisierung nur auf geringwertige Aufgaben bezieht, aber sie kann auch für die Unternehmensstrategie und -verwaltung gelten.
Bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen folgt das Software-Tool der Wahl Verfahren, die auf regelbasierten Algorithmen beruhen, mit denen alltägliche Aufgaben programmiert werden können. Einige Beispiele für Aufgaben sind: Kopieren und Einfügen, Ausfüllen von Formularen und Senden von Nachrichten an bestimmte E-Mails. Da diese Arbeitsabläufe nun standardisiert sind, liegt die Fehlerquote bei nahezu null Prozent, es sei denn, es kommt zu Ausfällen der Infrastruktur oder Cyberangriffen.
Unser Artikel über 30 Statistiken zur HR-Automatisierung im Jahr 2022 listet zahlreiche Vorteile der HR-Automatisierung auf. Aber was ist mit der Automatisierung von HR-Workflows im Besonderen?
Die Vorteile der Automatisierung von Arbeitsabläufen im Personalwesen gehen über das bloße Streichen von Aufgaben für den Tag und das Weitergehen zur nächsten Liste hinaus. Die Workflow-Automatisierung kann die allgemeine Erfahrung der Mitarbeiter und die Unternehmensgewinne verbessern.
Die Workflow-Automatisierung im Personalwesen umfasst in der Regel Standardprozesse, die fast alle Mitarbeiter betreffen. Die wichtigsten sind Onboarding, Managerschulung und Mitarbeiterentwicklung.
Die ersten Monate der Eingliederung in ein Unternehmen sind von entscheidender Bedeutung und können für den neuen Mitarbeiter nervenaufreibend sein. Laut einer Studie des Softwareanbieters BambooHR verlassen bis zu 17 Prozent der Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb der ersten sechs Monate, insbesondere unter den Berufsanfängern. Auf die Frage nach ihrer "Wunschliste für die erste Woche" nannten die Mitarbeiter die Einarbeitung am Arbeitsplatz, die Überprüfung der Unternehmensrichtlinien, die Einrichtung der Ausrüstung und die Betreuung durch Mentoren.
Diese Präferenzen deuten darauf hin, dass die Mitarbeiter klare Leitlinien für ihr weiteres Vorgehen wünschen. Darüber hinaus wünschen sie sich ein freundliches Gesicht und kein völlig autonomes HR-System. Der beste Weg für Unternehmen, dies zu erreichen, besteht darin, einen ganzheitlichen Arbeitsablauf für das Onboarding von Mitarbeitern zu entwickeln, der ihnen das Gefühl gibt, willkommen zu sein, Vertrauen zu haben und in die Unternehmenskultur integriert zu sein.
Ein automatisierter Onboarding-Workflow kann wie folgt aussehen:
Am ersten Tag: stellen Sie eine umfassende, interaktive Checkliste zur Verfügung , um neue Mitarbeiter anzuleiten, sie zu organisieren und sie mit dem Hintergrund und der Vision des Unternehmens vertraut zu machen.
Der erste Monat oder die ersten 30 Tage (die Lernphase): Vergeben Sie Ziele, die sie über den Zweck ihrer Rolle oder ihres Teams und die verschiedenen Geräte, Werkzeuge und Systeme informieren. Dies kann Folgendes beinhalten:
Der zweite Monat (Tage 31-60, die Ausbildungsphase): Begleiten Sie die Mitarbeiter, wenn sie beginnen, sich in die Materie einzuarbeiten und zu verstehen, wie ihre Rolle zu den allgemeinen Zielen des Unternehmens passt. Einige spezifische Aktivitäten umfassen:
Der dritte Monat (Tage 61-90, die Phase der Verantwortlichkeit): In dieser Phase können die Mitarbeiter beginnen, mehr Autonomie zu erlangen. Sie können:
Die Beförderung einer neuen Führungskraft kann eine Menge Selbstzweifel und das Impostersyndrom hervorrufen. Die beste Möglichkeit für Unternehmen, ihre Manager zu stärken, ist die Zuweisung eines automatisierten Arbeitsablaufs, der ihnen eine eingehende Anleitung bietet, um in ihrer erweiterten Rolle sicherer zu werden.
Darüber hinaus kann ein automatisierter Workflow für die Schulung von Managern etablierten Managern dabei helfen, über die neuesten Führungstrends und Managementsysteme auf dem Laufenden zu bleiben.
Ein starkes Trainingsprogramm für Führungskräfte gewährleistet, dass die nächste Generation von Managern im Sinne des Ethos und der strategischen Ziele des Unternehmens handelt. Die Ausbildung von Führungskräften ermöglicht auch einen umfassenden Wissenstransfer, der für die Mitarbeiter auf allen Ebenen von entscheidender Bedeutung ist.
Ein automatisierter Workflow für die Schulung von Managern kann folgendermaßen aussehen:
Tipp: Die Personalabteilung kann auch andere Aufgaben in den Arbeitsablauf einbeziehen, z. B. ein wiederkehrendes Mittag- oder Abendessen mit anderen Managern, um Kontakte zu knüpfen und einen Ort für kollegiale Diskussionen und Wissensaustausch zu schaffen.
Laut einer Studie des Analyseunternehmens Gallup betrachten 87 Prozent der Millennials die berufliche Entwicklung und das Karrierewachstum als die wichtigsten Faktoren für ihr Engagement am Arbeitsplatz. Darüber hinaus würde eine überwältigende Mehrheit der Mitarbeiter(94 Prozent) länger bleiben, wenn ihr Unternehmen in die Weiterbildung investieren würde. Infolgedessen verfügen viele Unternehmen inzwischen über eigene Lernmanagementsysteme, formale Mentorenprogramme und Schulungsprogramme für Führungskräfte.
Die meisten Menschen sehen die Mitarbeiterentwicklung als Fortbildung, aber das ist nur eine Komponente. Die Mitarbeiterentwicklung ist ein übergreifendes Programm, das die gesamte berufliche Laufbahn im Unternehmen abdeckt. Sie fördert also nicht nur die Loyalität, sondern ist auch ein wichtiges Element der Nachfolgeplanung.
Ein automatisierter jährlicher Arbeitsablauf zur Mitarbeiterentwicklung kann wie folgt aussehen:
Es ist auch wichtig, regelmäßige persönliche Feedback- oder Mentorengespräche zu führen, um die Mitarbeiter zu ermutigen und kontinuierlich ihr Feedback einzuholen, ihre besonderen Herausforderungen zu verstehen und bessere Programme zu ihrer Unterstützung zu entwickeln.
People Operations ist ein Teilbereich der Personalabteilung, der sich auf das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter konzentriert. Diese Geschäftsfunktion stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeiter sorgfältig berücksichtigt und in die Personalprogramme und -systeme integriert werden. Das bedeutet, dass alle Prozesse - von der Rekrutierung über das Onboarding bis hin zum Offboarding - unter Berücksichtigung des Wohlbefindens der Mitarbeiter durchgeführt werden.
Die Workflow-Automatisierung kann in dreierlei Hinsicht zur Verbesserung der People Ops beitragen:
Es gibt Dutzende von Automatisierungsanbietern, und einige haben sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert. Die Frage, die Sie sich stellen sollten, ist: Was braucht Ihr Unternehmen? Welches Ziel verfolgen Sie mit der Automatisierung von HR-Arbeitsabläufen? Geht es darum, Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren, oder sollen Ihre Schulungsprogramme automatisiert werden?
Hier sind drei weitere Fragen, die Sie sich stellen sollten:
Mit unserer Softwarelösung können Sie individuelle und interaktive Arbeitsabläufe wie Onboarding, Schulung, Feedback und Entwicklung erstellen.
Unser Workflow-Builder ist so flexibel, dass Sie jedes beliebige Programm erstellen können, sei es ein automatisiertes Manager-Training für neue Führungskräfte, Kaffee-Roulettes für Neueinsteiger oder eine detaillierte Karriereplanung.
Wir haben eine Vorlagengalerie , die Ihnen beim Aufbau Ihres eigenen Workflows als Leitfaden und Inspiration dienen kann.
Unser System kann auch in Ihre bestehenden Tools integriert werden, z. B. in Slack, Microsoft Teams und Notion. Sollten Sie Fragen oder Unklarheiten haben, stehen Ihnen unsere engagierten Kundenbetreuer und unser Support-Team zur Verfügung.
Hier nur ein paar Highlights:
🌱 Karrierewege, die Rollenklarheit schaffen und die Mitarbeiter auf ihrem Entwicklungspfad begleiten.
🔄 Feedbacksysteme, die nach Belieben angepasst werden können und zu einer Kultur des Wachstums und Lernens führen.
☕️ Kaffeeroulettes, um Kollegen aus der Ferne zu verbinden.
🏅 Schulungsprogramme, die Inhalte Schritt für Schritt vermitteln, anstatt die Lernenden zu überfordern.
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