14 Schritte und bewährte Praktiken zur Förderung einer Kultur des Wissensaustauschs und zur Vermeidung von Informationssilos

Ihr größtes Kapital sind die Fachkenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, die Ihre Mitarbeiter in das Unternehmen einbringen. Aber wie stellen Sie sicher, dass dieses Wissen nicht in unerreichbaren Silos verschwindet? 

Mit dem richtigen Ansatz werden Sie Ihre Abteilungsteams dazu ermutigen, eine Kultur des Wissensaustauschs zu schaffen, um Informationen und innovative Ideen zu teilen.

Entdecken Sie die Schritte und Strategien, die Ihnen und Ihrem Führungsteam helfen werden, eine Kultur des Wissensaustauschs und eine engere Zusammenarbeit zwischen den Führungskräften in Ihrem Unternehmen zu schaffen.

📚 Was ist eine Kultur des Wissensaustauschs?

Eine Kultur des Wissensaustauschs ist eine Kultur, in der die Mitarbeiter ihre Ideen und ihr Fachwissen frei miteinander teilen.

Ein typisches Beispiel: Angenommen, Ihr Team stellt auf ein neues Softwareprogramm für die Aufgabenverwaltung um. Eine andere Abteilung hat die Umstellung jedoch bereits in Angriff genommen und verfügt bereits über Erfahrungen mit dem neuen Tool für die Arbeitsverwaltung.

Anstatt im Unklaren darüber zu sein, wie das Tool zu verwenden ist, bitten Sie jemanden, der bereits Erfahrung mit dem Produkt hat, um einen Einblick in die Optimierung der Nutzung und die Vermeidung von Fehlern. 

Dieser Ansatz ist das Gegenteil von Wissenshortung.

Ein anderes Beispiel: Angenommen, ein Mitarbeiter nutzt die Wissensdatenbank, um zu recherchieren, wie das Produkt eines Konkurrenten funktioniert, und findet eine bessere Methode, etwas Ähnliches in Ihrem Unternehmen zu tun. Dann könnte er diese Informationen mit anderen Teams oder Abteilungen teilen.

Eine Kultur des Wissensaustauschs hat drei Hauptkomponenten:

• Methoden und Prozesse, die die gemeinsame Nutzung von Informationen und Daten ermöglichen. 
• Vertrauen ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Menschen sich wohl genug fühlen, um über ihre eigenen Erfahrungen und die daraus gezogenen Lehren zu sprechen.
• Führungskräfte, die stark genug (und bereit) sind, ihr Wissen mit anderen zu teilen, und keine Angst haben, Macht oder Kontrolle über ihre Organisation(en) zu verlieren.

Untersuchungen über den Nutzen der gemeinsamen Nutzung von Wissen haben ergeben: "Heutzutage wird die gemeinsame Nutzung von Wissen weithin als unabdingbar für die Gesundheit der meisten Unternehmen angesehen. Die Forschung zeigt, dass die 'Bereitschaft zum Teilen' positiv mit der Rentabilität und Produktivität und negativ mit den Arbeitskosten zusammenhängt.

Die Weitergabe von Wissen kommt also Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern zugute:

• Der Austausch von Ideen mit anderen stärkt das eigene Selbstwertgefühl und ermutigt dazu, weitere Ideen zu teilen.
• Die Mitarbeiter tauschen ihre Gedanken und Erfahrungen aus, was dazu führt, dass bessere Wege zur Zielerreichung gefunden werden.
• Neu eingestellte Mitarbeiter werden weniger Fehler machen , da jeder sein Fachwissen und seine Erfahrungen mit anderen teilt.
• Das Lernen von internen Best Practices wird zu einer höheren Qualität der Arbeit führen.
• Eine Kultur des Wissensaustauschs ermöglicht ein hohes Maß an Vertrauen unter den Mitarbeitern. 
• Die Mitarbeiter fühlen sich Ihrem Unternehmen und seinem Auftrag stärker verbunden und engagiert.

🏆 4 Die wichtigsten Vorteile einer Wissensdatenbank für Arbeitnehmer

a) Hilft, Stress und Burnout zu reduzieren, da die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Antworten verbringen.

b) Verkürzt die Zeit für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Wenn Ihr Unternehmen ein klares Bild von seinen Wissensbeständen hat, ist es einfacher, den Bedarf der Mitarbeiter vom ersten Tag an zu ermitteln.

Ihre Manager und HR-Teams werden weniger Stress haben, wenn es darum geht, alle Informationen zusammenzustellen, die neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag benötigen.

c) Hilft Organisationen bei der Bewältigung des Wandels. Wenn die Mitarbeiter über bevorstehende Veränderungen und deren Auswirkungen Bescheid wissen, sind sie eher bereit, diese als Teil des Lebens in ihrer Organisation zu akzeptieren. Das Ergebnis? Weniger Widerstand der Mitarbeiter und höhere Zufriedenheit.

d) Ein Teammitglied, das eine Idee zur Verbesserung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung hat, kann die Wissensdatenbank nutzen, um schnell herauszufinden, ob jemand anderes sie bereits umgesetzt hat, oder, noch besser, um einen Vorsprung bei der Entwicklung seiner Version zu erhalten.

Richard Nolan, Leiter des Personalwesens bei Epos Nowlobt die Kultur des Wissensaustauschs und fördert sie aktiv innerhalb des Unternehmens:

"Wir schaffen eine Kultur des Wissensaustauschs durch Befähigung und Zusammenarbeit. Wir glauben, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu Ressourcen und Werkzeugen haben sollte, die ihm helfen Fähigkeiten zu entwickeln, sich über Branchentrends zu informieren und in seiner Funktion erfolgreich zu sein. innerhalb ihrer Rolle."

🆚 Wissensaustausch vs. Wissensmanagement

In den meisten Unternehmen sind spezielle Wissensmanager für die Erstellung, Speicherung und den einfachen Abruf des gesamten relevanten Unternehmenswissens verantwortlich. Daher ist es wichtig, dass die Abteilungen das gewonnene Wissen sofort an die zuständigen Mitarbeiter weitergeben.

Untersuchungen über den Einfluss der gemeinsamen Nutzung von Wissen auf das Wissensmanagement haben ergeben, dass die gemeinsame Nutzung von Wissen ein effizienteres Umfeld für das Wissensmanagement in Unternehmen schafft.

Wir können das Wissensmanagement in vier Hauptelemente unterteilen:

• Sammlung und Archivierung von Informationen;
• Organisation und Speicherung von Informationen;
• einen einfachen Zugang zu Informationen, einschließlich stillschweigendem Wissen, zu ermöglichen;
• Nutzung dieses Wissens zur Verbesserung der Entscheidungsfähigkeit.

Das Wissensmanagement allein ermöglicht es jedoch nicht allen Mitarbeitern, auf Informationen zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen.

Viele Arbeitnehmer sind der Meinung, dass es sich nicht lohnt, Informationen weiterzugeben. Viele glaubten, dass das Zurückhalten von wertvollen Informationen sie für ihre Arbeitgeber wichtiger erscheinen lassen würde. 

Eine Kultur des Wissensaustauschs ist eine Bereicherung für ein langjähriges Wissensmanagementsystem. 

Fassen wir die wichtigsten Unterschiede zusammen, um Klarheit zu schaffen:

• Wissensmanagement ist ein organisatorischer Prozess, der sich auf das Sammeln, Organisieren, Speichern und Abrufen von Informationen konzentriert, um die Entscheidungsfähigkeit zu verbessern.
• Wissensaustausch ist ein sozialer Prozess der Wissensbildung, bei dem Menschen ihre Erfahrungen austauschen, um voneinander zu lernen (und Beziehungen aufzubauen). Er schafft ein kollaboratives Arbeitsumfeld.

💸 8 Wege, wie eine Kultur des Wissensaustauschs Ihr Endergebnis verbessert

1. Steigerung von Innovation und Produktivität

Wenn Menschen sich miteinander verbunden fühlen, sind sie eher bereit, zusammenzuarbeiten - dies gilt insbesondere dann, wenn in Ihrem Unternehmen eine solide Kultur des Wissensaustauschs herrscht. 

Wenn die Mitarbeiter Zugang zum kollektiven Wissen ihrer Organisation haben, können sie innovativ sein und neue Ideen entwickeln.

Tomasz Niezgoda, Marketingleiter und Mitbegründer von Surfer SEO, setzt auf Innovation durch aktiven Wissensaustausch. Er erklärt seinen Prozess:

"Um den Wissensaustausch weiter zu fördern, haben wir eine Reihe von Initiativen und Praktiken eingeführt. So haben wir beispielsweise eine wöchentliche "Knowledge Sharing"-Sitzung ins Leben gerufen, bei der alle Mitarbeiter zusammenkommen können, um ihre aktuellen Projekte zu besprechen und Fragen zu stellen.

Wir haben auch einen internen Newsletter, in dem die Mitarbeiter Artikel veröffentlichen und ihre Erkenntnisse mitteilen können. Außerdem haben wir ein "Lunch and Learn"-Programm eingeführt, bei dem die Mitarbeiter zusammenkommen können, um Themen wie SEO, Inhalte und Analysen zu besprechen."

2. Verbesserung der Mitarbeiterbindung 

Ein Unternehmen verbessert die Bindungsrate, indem es eine kooperative, engagierte und unterstützende Unternehmenskultur schafft. 

Und im Zeitalter des großen Rücktritts und der großen Umstrukturierung hat eine schlechte Kultur die Mitarbeiter mehr denn je vertrieben. 

Eine Studie des MIT Sloan ergab, dass: "Eine toxische Unternehmenskultur ist zum Beispiel 10,4-mal stärker als die Vergütung, wenn es darum geht, die Fluktuationsrate eines Unternehmens im Vergleich zu seiner Branche vorherzusagen." 

Um die Nase vorn zu haben, müssen Sie also eine positive und kooperative Unternehmenskultur schaffen. 

💪 Lernen Sie von 7 Beispielen für herausragende Unternehmenskultur.

3. Ermöglichung von Mitarbeiterwachstum

Die gemeinsame Nutzung von Wissen ermöglicht Lernen im Arbeitsablauf. 

Arbeitgeber, die mit Lernangeboten in das Wachstum und die Entwicklung ihrer Mitarbeiter investieren, entwickeln leistungsstarke Teams, seien es interne oder externe Teams. 

💡 Der Zugang zu Wachstumschancen fördert das Engagement der Mitarbeiter.

Infolgedessen fühlen sich die Mitarbeiter zufriedener, wertgeschätzt, geschätzt und sind eher bereit, Energie in das Unternehmen zu investieren.

4. Verhinderung von Wiederholungsfehlern

Die Fähigkeit, aus den Fehlern anderer zu lernen und sie nicht zu wiederholen, ist ein Vorteil des Zugangs zu einer Wissensbasis. 

Wenn Menschen Erfahrungen und Erkenntnisse teilen, die bei ihren Teamkollegen nicht funktioniert haben, verhindern sie, dass andere die gleichen Fehler machen. 

5. Aufbau einer Lernkultur

Community Die Mitglieder können sich durch Zusammenarbeit und Feedback austauschen und gegenseitig helfen. Die Erkenntnisse der Kollegen können für andere bei der Erfüllung ihrer Aufgaben äußerst hilfreich sein.

6. Steigerung der Zufriedenheit und Loyalität Ihrer Kunden

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

📈 73% aller Menschen nennen das Kundenerlebnis als einen wesentlichen Faktor bei Kaufentscheidungen. 

Schnellere Antwortzeiten sind Teil des gesamten Kundenerlebnisses. Wenn Sie also als Kunde bei 9 von 10 Unternehmen nicht die gewünschten Informationen erhalten, aber ein Unternehmen sich als hilfsbereit und schnell bei der Beantwortung Ihrer Fragen erweist, dann entscheiden Sie sich für dieses Unternehmen. 

Es spielt keine Rolle, ob der Preis höher ist, denn das Kundenerlebnis ist der wichtigste Aspekt, an den sich der Kunde erinnert.

Nehmen wir an, Ihre Mitarbeiter mit Kundenkontakt haben Zugang zu einer aktualisierten Wissensdatenbank, die alle wahrscheinlichen Fragen von Interessenten und Kunden erfüllt. In diesem Fall werden sie in der Lage sein, Ihren Kunden ein positives Erlebnis zu bieten. Und als Bonus werden Ihre Kundenbetreuer auch eine bessere Erfahrung bei der Arbeit für Ihr Unternehmen machen. Eine Win-Win-Situation. 

Wenn ein Kunde in der Warteschleife hängt und sich fragt, ob er die Informationen erhält, können Sie nicht einmal mit Unternehmen konkurrieren, die mithilfe interner Wissensdatenbanken schnell antworten.

7. Verbesserung der organisatorischen Ausrichtung

Je besser die Mitarbeiter mit den Produkten, Dienstleistungen und Strategien des Unternehmens vertraut sind, desto besser können sie ihre Entscheidungen auf die Unternehmensziele abstimmen. 

In großen Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Standorten ist die Angleichung von entscheidender Bedeutung. Sie trägt auch zur Verbesserung des Änderungsmanagements bei, da sie den Widerstand der Mitarbeiter minimiert, indem sie unternehmensweite Änderungen dokumentiert.

➡️ Steht Ihr Unternehmen vor einer größeren Veränderung? Werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden für ein effektives Veränderungsmanagement.

8. Senkung der Ausbildungskosten 

Viele Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern die Teilnahme an formalen Schulungsprogrammen, um eine bestimmte Fähigkeit im Detail zu erlernen. 

Jüngsten Daten zufolge beliefen sich die weltweiten Ausgaben für Mitarbeiterschulungen im Jahr 2019 auf 370 Milliarden US-Dollar, und die durchschnittlichen Ausgaben pro Lernenden betrugen fast 1.300 US-Dollar.

Die Ausbildungskosten eines Unternehmens sind jedoch nicht nur finanzieller Natur. Sie umfassen auch die Zeit, die die Mitarbeiter für das Erlernen neuer Fertigkeiten während eines Lehrgangs aufwenden.

Außerdem ist die Produktivität neuer Mitarbeiter eingeschränkt, da sie sich durch die Lernkurve kämpfen und sich mit ihren neuen Rollen, Werkzeugen und Aufgaben vertraut machen müssen. 

Die gemeinsame Nutzung von Wissen ermöglicht es den Mitarbeitern, am Arbeitsplatz Zugang zu relevanten Informationen zu erhalten, anstatt dass sie ihren Arbeitsplatz für Schulungen verlassen müssen.

🔍 7 Faktoren, die den Wissensaustausch in Teams beeinflussen

Die Bereitschaft, Informationen und Daten zwischen Abteilungen auszutauschen, trägt zur Zukunft eines Unternehmens bei.

Menschen bringen ihre Persönlichkeiten und Arbeitsstile mit an den Arbeitsplatz. Folglich müssen Unternehmen auf verhaltensbedingte Hindernisse reagieren, die einer Kultur des Wissensaustauschs im Wege stehen.

Dies sind die größten Hindernisse, die den Prozess des Wissensaustauschs behindern.

1. Mangel an Vertrauen

Vertrauen ist die Grundlage für eine Kultur des Wissensaustauschs. Vertrauen in Kollegen, Mitarbeiter, Personal und Vorgesetzte ist notwendig, um in einem Unternehmen die nächste Stufe zu erreichen.

➡️ Entdecken Sie 17 Möglichkeiten, Vertrauen am Arbeitsplatz aufzubauen und den Grundstein für einen Arbeitsplatz mit Wissensaustausch zu legen.

2. Kulturelle Barrieren 

Ihre Unternehmenskultur kann den Wissensaustausch fördern oder hemmen. Hier sind einige Beispiele für kulturelle Barrieren:

• Hierarchische Kultur: In Unternehmen mit einer stark hierarchischen Kultur kann es vorkommen, dass Mitarbeiter der unteren Ebene zögern, Wissen mit ihren Vorgesetzten zu teilen oder umgekehrt. Diese Haltung kann auf mangelndes Vertrauen, auf die Furcht, beurteilt zu werden, oder auf die mangelnde Wertschätzung des Wissensaustauschs zurückzuführen sein.
• Wettbewerbskultur: Die Wettbewerbskultur mancher Unternehmen kann dem Wissensaustausch entgegenstehen, da die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie durch den Austausch von Informationen mit anderen benachteiligt werden könnten.
• Furcht vor Ablehnung und Beurteilung: In einer Kultur, die nicht dazu ermutigt, Feedback zu geben, oder in der Menschen Ablehnung und Verurteilung fürchten, zögern Mitarbeiter möglicherweise, ihre Ideen oder ihr Wissen offen zu teilen. Dies kann dazu führen, dass die Motivation fehlt, Hilfe anzubieten oder darum zu bitten. Wenn Menschen Angst haben, dumm dazustehen oder Fehler zu machen, sind sie möglicherweise weniger bereit, ihr Wissen mit anderen zu teilen.

3. Horten von Wissen

Einige Führungspersönlichkeiten sind bereit, ihre Weisheit zu teilen. Aber es gibt auch einige, die nicht bereit sind, Informationen zu teilen.

Manche Führungskräfte wollen ihr Wissen für sich behalten, um die Spitzenposition zu behalten und alle Vorteile zu genießen. Doch leider ist diese Denkweise ein Weg zu Misstrauen, Horten und einer Silo-Mentalität.

Das Horten von Wissen ist nicht förderlich für eine Wachstumsmentalität, die eine langfristige Kultur des Wissensaustauschs ermöglicht. Ganz im Gegenteil - das Horten von Wissen führt zu destruktivem internen Wettbewerb und Machtkämpfen. 

4. Mangelnde Führung

Abteilungsleiter und Manager brauchen Führungsqualitäten, um den Wissensaustausch zwischen Teams aufrechtzuerhalten.

Alle Mitarbeiter müssen verstehen, welcher Wissensbedarf in den verschiedenen Abteilungen besteht und wie andere Mitarbeiter diesen Bedarf im gesamten Unternehmen decken können.

➡️ Lernen Sie, wie Sie Führungsqualitäten einsetzen können, um Innovationen an Ihrem Arbeitsplatz zu fördern und eine starke Lernkultur zu erhalten.

5. Fehlen von Instrumenten zum Austausch von Informationen und Daten

Ohne technologische Unterstützung oder Plattformen für den Wissensaustausch kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, Informationen effizient zu teilen und abzurufen. 

Sie sollten es Ihren Mitarbeitern leicht machen, ihr Wissen zu dokumentieren und weiterzugeben. Allerdings sollten Sie Ihren Mitarbeitern nicht vorwerfen, dass sie sich nicht die Mühe machen wollen, ihr Wissen zu dokumentieren.

6. (Geografische) Entfernung zwischen den Teams

Wenn Ihr Team virtuell arbeitet, können sich einige besondere Herausforderungen ergeben:

• Kommunikationsbarrieren: Es kann schwieriger sein, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Infolgedessen wird es für die Teammitglieder schwieriger, Ideen und Informationen auszutauschen und Vertrauen und starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen.
• Kulturelle Unterschiede: Die geografische Entfernung kann kulturelle Unterschiede verschärfen und es den Teammitgliedern erschweren, einander zu verstehen und effektiv zusammenzuarbeiten

Hier sind einige Lösungen für diese Herausforderungen: 

• Fördern Sie Videokonferenzen und andere Technologien, damit die Teammitglieder in Verbindung bleiben und effektiv zusammenarbeiten können.
• Ermutigen Sie die Teammitglieder, regelmäßige virtuelle Treffen und Kontaktpunkte einzurichten.
• Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen, um Teammitglieder bei der Bewältigung kultureller Unterschiede zu unterstützen.
• Ziehen Sie in Erwägung, die Teammitglieder abwechselnd in verschiedenen Büros oder an verschiedenen Standorten einzusetzen, um den persönlichen Kontakt zu fördern.

7. Mangelnde Kommunikation zwischen Abteilungsleitern

Mangelnde Kommunikation zwischen den Abteilungsleitern kann den Wissensaustausch innerhalb eines Unternehmens behindern, da Informationen in Silos untergebracht werden, was zu Problemen führt: 

• mangelndes Verständnis dafür, woran andere Abteilungen arbeiten;
• Doppelarbeit; 
• Mangel an Koordination; 
• Schwierigkeiten bei der Koordinierung der Bemühungen und der Abstimmung der Strategien;
• Schwierigkeiten beim Aufbau von Vertrauen und beim Austausch sensibler Informationen;
• ineffiziente Nutzung von Ressourcen (d. h. Verschwendung von Zeit, Aufwand oder Ressourcen).

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, erfahren Sie hier, wie Sie diese Herausforderungen meistern können: 

Tipp Nr. 1: Schaffen Sie effektive Kommunikationskanäle zwischen den Abteilungsleitern, z. B. regelmäßige Abteilungsbesprechungen und funktionsübergreifende Teamsitzungen.

Tipp Nr. 2 : Setzen Sie Tools und Technologien für die Zusammenarbeit ein, um die abteilungsübergreifende Kommunikation zu erleichtern.

Tipp Nr. 3: Ziehen Sie in Erwägung, eine Person oder ein Team zu benennen, das die Verbindung zwischen den verschiedenen Abteilungen herstellt.

🪜 9 Schritte zur Schaffung einer Kultur des Wissensaustauschs in Ihrem Unternehmen

Sehen wir uns an, wie Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur des Wissensaustauschs schaffen können. 

Die Prozesse werden dazu beitragen, Hindernisse wie das Horten von Wissen zu beseitigen , bei dem die Mitarbeiter nur ungern Informationen mit anderen Teammitgliedern und Abteilungen teilen.

Das Ziel: Schaffung einer Kultur der Offenheit und Zusammenarbeit, die die Mitarbeiter ermutigt, ihr Fachwissen, ihre Ideen und Erfahrungen offen mit anderen zu teilen.

1. Ermittlung von Teamexperten, die beim Wissensaustausch helfen  

Die entsprechend ausgewählten Experten können die Mitarbeiter anleiten, wie und warum sie Wissen teilen sollen. Dieser Experte muss die Weitergabe von Wissen ab dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters fördern. 

Neu eingestellte Mitarbeiter können diesen Experten beschatten. 

Auf diese Weise kann der neue Mitarbeiter die Kultur, die Prozesse und die Verfahren Ihres Unternehmens aus erster Hand kennen lernen. 

Tipp: Von internen Experten zu lernen, wird Ihre Mitarbeiter motivieren, sich weiterzuentwickeln.

➡️ Entdecken Sie 12 weitere Faktoren, die die Mitarbeitermotivation beeinflussen, und wie Sie diese ausnutzen können.

Indem sie beobachten, wie erfahrene Mitarbeiter mit ihren Kollegen umgehen, können neue Mitarbeiter sehen, dass es akzeptabel ist, ihre Meinung zu sagen. 

Langfristiges Ziel des Experten ist es, neue Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Ansichten einzubringen und gleichzeitig die Meinungen und Bedenken anderer zu respektieren.

2. Wissen von oben teilen

Indem Sie Ideen von oben nach unten weitergeben, tragen Sie dazu bei, eine Kultur zu schaffen, in der jeder, auch die Geschäftsleitung, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch begrüßt.

Eine der besten Möglichkeiten, andere zu ermutigen, Wissen weiterzugeben, ist, es selbst zu tun.

Mitarbeiter, die sehen, dass ihre Führungskräfte ihr Fachwissen aktiv weitergeben, sind eher bereit, diesem Beispiel zu folgen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Führungskräfte Informationen über Entwicklungen in der Branche, bewährte Verfahren und Fallstudien weitergeben und Nachwuchskräfte schulen und betreuen.

3. Einführung einer cloudbasierten Plattform für den Wissensaustausch

Die Vorteile eines Wissensmanagement-Tools sind zweifach: 

• Verringerung der Nachfrage nach persönlichen Schulungen. 
• Sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen, indem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in ihrer eigenen Zeit zu lernen, d. h. Schulung auf Abruf. Sie können zum Beispiel lernen, wie man ein neues Tool benutzt. 

Ein gemeinsam genutztes, cloudbasiertes Informationssystem verbessert Ihre Organisation durch die Organisation von Dateien wie Wikis, E-Mails und Kalendern. 

Der direkte Zugriff auf eine Wissensdatenbank erleichtert die Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern bei Projekten, unabhängig vom Standort. Daher muss das System alle relevanten internen Wissensquellen enthalten - wie eine Datenbank, Seminare oder Websites.

Lindsay Karny, Karriere-Coach und HR-Fachmann bei Lebenslauf 2023Lindsay Karny, HR-Expertin bei Resume 2023, macht die Weitergabe von Wissen zu einer täglichen Aufgabe der Mitarbeiter:

"Eine der wichtigsten Maßnahmen, die wir ergriffen haben, war, deutlich zu machen, dass jeder im Unternehmen für die Weitergabe von Wissen verantwortlich ist. Wir haben dafür gesorgt, dass jeder verstanden hat, dass er dafür verantwortlich ist, sein Wissen weiterzugeben - und anderen dabei zu helfen, ihr Wissen weiterzugeben - und dann haben wir sie dafür zur Verantwortung gezogen."

Die Mitarbeiter von Lindsay nutzen ein internes Wiki für den Zugang zu aktuellen Informationen, was die Kultur des Wissensaustauschs fördert:

"Wir haben ein internes Wiki mit Informationen zu allen unseren Produkten sowie eine interne Social-Media-Plattform, auf der Mitarbeiter Fragen oder Verbesserungsvorschläge zu unseren Prozessen oder Produkten posten können."

4. Einführung einer Politik der offenen Tür

Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen, Ideen austauschen und zusammenarbeiten können und in dem Fehler nicht das Ende der Welt bedeuten.

Die Mitarbeiter sollten sich frei fühlen, jeden im Unternehmen um Hilfe zu bitten. Sie sollten sich wohl fühlen, wenn sie Fragen stellen oder Unwissenheit zugeben, ohne dafür bestraft zu werden.

Wenn jemand in einer Sitzung um Hilfe bittet, sollte er sich unterstützt und verstanden fühlen. Infolgedessen sind sie dann eher bereit, ihr Wissen weiterzugeben.

5. Erstellen Sie eine Liste von Aktivitäten zum Wissensaustausch (fördern Sie die Beiträge der Mitarbeiter)

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich zu treffen und Ideen auszutauschen.

Steigern Sie die Motivation durch Anreize wie Anerkennung oder Geldprämien, um sie zu ermutigen, über ihr Wissen zu sprechen und es mit dem Rest Ihres Teams zu teilen.

Bieten Sie den Teilnehmern am Ende eines jeden Zeitraums ein kleines Geschenk an, z. B. einen Geschenkgutschein.

6. Veranstaltung von Sitzungen zur Erörterung neuer Informationen

Sie sollten sich regelmäßig mit Abteilungsleitern und Projektteams zum Informationsaustausch treffen.

Diese regelmäßigen Treffen bieten eine ideale Gelegenheit, Fragen zu stellen und neues Wissen zu teilen, das in die Wissensdatenbanken aufgenommen wurde.

Richard Nolan, Chief People Officer bei Epos Now, vertritt eine Personalabteilung, die ein Kommunikationssystem einsetzt, bei dem die Mitarbeiter Ideen austauschen und Erkenntnisse zwischen den Abteilungen fördern:

"Wir unterstützen unsere Teams in ihrer Entwicklung, indem wir einen offenen Kommunikationsstil im gesamten Unternehmen pflegen. Das bedeutet:

- häufige Abteilungsbesprechungen, bei denen die Mitarbeiter offen und ehrlich Ideen untereinander austauschen können;
- Ermutigung der Teammitglieder, relevante Erkenntnisse aus externen Quellen mit anderen zu teilen;
- Sicherstellung, dass Informationen über digitale Kanäle wie Slack oder Google Docs frei verfügbar sind;
- monatliche Schulungen zu wichtigen Themen in Bezug auf das Unternehmen;
- Ermöglichung von Hospitationen, damit Einzelpersonen Best Practices aus verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens kennenlernen können;
- sowie Bereitstellung von zugänglichen Mentoring-Möglichkeiten für Mitarbeiter, die weitere Beratung wünschen."

7. Wählen Sie eine Plattform für den Wissensaustausch mit Bedacht - kennen Sie die besten Funktionen

Wissensmanagementsysteme können Ihnen helfen, die Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Und es gibt eine Vielzahl von SaaS-basierten Lösungen. Wie wählen Sie also eine aus?

Im Folgenden finden Sie drei Merkmale, auf die Sie bei der Auswahl eines Systems zur gemeinsamen Nutzung von Wissen achten sollten.

A. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter von überall aus auf Ihr Wissensmanagementsystem zugreifen können, d. h. plattformübergreifend. Der ortsunabhängige Zugriff auf Informationen ist für die Wissensarbeiter von heute entscheidend.

B. Die Plattform sollte die Weitergabe von Informationen durch die Verwendung von Etiketten und Schlüsselwörtern erleichtern und das Hervorheben wichtiger Punkte und das Hinzufügen von Kommentaren vereinfachen. 

C. Sie benötigen Berichte und Analysedaten, um fundierte Entscheidungen über die Verbesserung Ihres Wissensmanagementsystems treffen zu können, z. B. Nutzungsstatistiken, beliebte Themen, Zeiträume der Beteiligung und verbesserungswürdige Bereiche.

➡️Werfen Sie einen Blick auf Zavvy und die vielen kostenlosen Journey-Vorlagen, die die Zusammenarbeit und Produktivität fördern.

8. Einsatz wirksamer Instrumente für den Wissensaustausch

Es gibt verschiedene Tools und Technologien, die den Wissensaustausch innerhalb Ihres Unternehmens erleichtern.

So können Sie beispielsweise soziale Unternehmensnetzwerke oder Plattformen für die Zusammenarbeit nutzen, um Informationen und Dokumente auszutauschen, oder Videokonferenz-Tools, um virtuelle Meetings und Schulungen abzuhalten.

Darüber hinaus könnten Sie in ein Wissensmanagementsystem investieren, das dazu beitragen kann, Informationen zu zentralisieren und zu organisieren, so dass die Mitarbeiter das benötigte Wissen leichter finden und nutzen können.

9. Verwenden Sie ein System von Messgrößen, um die Auswirkungen Ihrer Bemühungen zu messen 

Metrische Berichte zeigen den Fortschritt der Funktionen Ihrer Wissensdatenbank. Anhand von Metriken können Sie die Leistung Ihres Wissensaustauschsystems im Laufe der Zeit vorhersagen und verbessern.

Sie können Metriken wie die Nutzungsrate, die Anzahl der Aufrufe, die Klicks auf Beiträge und die aktivsten Nutzer beim Teilen verwenden.

Da die Zeit, die für die Speicherung und den Abruf von Informationen aufgewendet werden muss, einen erheblichen Teil des Budgets der meisten Unternehmen ausmacht, messen viele Unternehmen diese Zeit und die damit verbundenen Kosteneinsparungen über ihr Wissensmanagementsystem.

Das System kann den Zeitaufwand für nützliche bzw. unnötige Aufgaben, den Zeitaufwand für die Suche nach den richtigen Informationen und die Schulungszeit pro neuem Mitarbeiter während des Onboardings erfassen. 

Stellen Sie diese Daten während der Sitzungen zur Verfügung und sammeln Sie auch Punkte, die die Qualität der Wissensbasis betreffen, d. h. wie nützlich die gemeinsam genutzten Informationen sind.

🌟 5 Bewährte Verfahren zur Verbesserung des Wissensaustauschs

Die Weitergabe von Wissen ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg. 

Einige Unternehmen verlassen sich beim Wissensaustausch auf ihre Mitarbeiter, andere haben strukturierte Prozesse für den Wissensaustausch.

Diese Strategien verbessern den Prozess des Wissensaustauschs und erleichtern es Ihren Mitarbeitern, neue Fähigkeiten zu erlernen und ihre Produktivität zu steigern.

1. Fragen Sie die Mitarbeiter nach ihrem Beitrag

Führen Sie eine Pulsumfrage durch, um herauszufinden, was die Mitarbeiter brauchen, um ihre Arbeit besser zu erledigen, und integrieren Sie dies in Ihr Wissensmanagementsystem.

➡️ Entdecken Sie die Vorteile einer soliden Mitarbeiterbefragung, um Feedback zu erhalten und das Engagement zu steigern. Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage, um Ihre Pulsumfrage zu starten.

2. Ermutigen und belohnen Sie Mitarbeiter, die regelmäßig (z. B. wöchentlich oder monatlich) Wissen weitergeben. 

Geben Sie den Mitarbeitern während der Sitzungen Zeit, um relevante Themen zu besprechen.

Bieten Sie Mitarbeitern, die Ihr Wissenssystem effizient nutzen, Geschenkanreize.

3. Stellen Sie neuen Mitarbeitern einen Mentor und einen buddy

Vereinbaren Sie im Rahmen eines unterstützenden Onboarding-Verfahrens, dass neu eingestellte Mitarbeiter einen Mentor, einen erfahrenen Mitarbeiter, begleiten, der bei der Wissensvermittlung helfen kann. 

Der Mentor sollte jemand sein, der:

• ist bereit und in der Lage, Wissen, Ideen und Fachkenntnisse weiterzugeben.
• Ermutigt Ihre neuen Mitarbeiter, ihre Meinung zu äußern.

Der Mentor stellt dem neuen Mitarbeiter eine ständige Ressource zur Verfügung, die bei der Weitergabe von Wissen auf seine Bedenken eingehen kann.

Ein Programm buddy wird: 

• Helfen Sie neuen Mitarbeitern, sich willkommen zu fühlen. 
• Ermöglichen Sie es ihnen, ihre neuen Mitarbeiter besser und schneller kennen zu lernen.
• Ermutigen Sie sie, nützliches Wissen zu suchen und weiterzugeben. 

➡️ Schaffen Sie eine positive und produktive Belegschaft mit einem Onboarding-Programm buddy mit unserer kostenlosen Vorlage und Checkliste.

4. Planen Sie gesellschaftliche Veranstaltungen für Mitarbeiter 

Aktive soziale Veranstaltungen können sich auf den Aufbau von Vertrauen und Teamzusammenhalt konzentrieren. 

Vertrauen und Zusammenhalt im Team sind die solide Grundlage für eine Kultur des Wissensaustauschs am Arbeitsplatz, sei es physisch oder virtuell. 

Kohäsive Bindungen und Arbeitsstrategien sind für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich.

Wenn die Teammitglieder in sich ergänzenden Bereichen qualifiziert sind, können sie auf den Stärken der anderen aufbauen, um ihre Ziele durch den Austausch von Ideen und Erfahrungen zu erreichen.

5. Rituale für den Wissensaustausch schaffen

Ermutigen Sie neue Mitarbeiter dazu, ihr Wissen weiterzugeben, indem Sie Rituale einführen. Lassen Sie zum Beispiel am Ende eines jeden Tages alle Mitarbeiter aufschreiben, was sie an diesem Tag gelernt haben.

Dabei kann es sich um etwas handeln, das sie während einer Sitzung oder eines Projekts erlebt oder beobachtet haben, oder um eine neue Idee, die bei einem Brainstorming mit Kollegen entstanden ist. Oder alles andere, was relevant ist.

Sobald jeder seine Gedanken und Erfahrungen des Tages aufgeschrieben hat, tauschen Sie sie in einer Teamsitzung aus. 

Diese Übung ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, um mit den Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen und den Austausch von Erfolgsgeschichten zu fördern.

Sprechen Sie über Fehler, z. B. über Herausforderungen, die in der Woche nicht bewältigt wurden, und die Gründe dafür. Auf diese Weise können andere Mitarbeiter ihren Beitrag zur Bewältigung von Herausforderungen leisten und ihre Erfahrungen einbringen.

Rituale helfen, das Horten von Wissen zu verhindern, bevor es sich einschleicht.

Auf Zavvy hält das Marketingteam wöchentlich eine Lernsitzung ab, um verschiedene Themen zu diskutieren, wissenschaftliche Arbeiten zu lesen und Wissen und bewährte Verfahren auszutauschen, die sowohl intern als auch für Kunden nützlich sein können. Außerdem nehmen manchmal Kollegen aus anderen Teams an diesen Treffen teil, um den abteilungsübergreifenden Wissensaustausch zu fördern. 

Sobald Sie mehr als eine Person in Ihrem Team haben, besteht die Gefahr, dass einige von ihnen Wissen horten. Richten Sie ein internes Notion Wiki ein oder nutzen Sie Tools wie Slack , wo die Mitarbeiter ihr Wissen austauschen können, ohne sich persönlich zu unterhalten.

Lindsay Karny, Karriere-Coach und HR-Expertin bei Resume 2023, erklärt, wie wichtig regelmäßige Treffen für den Ideenaustausch sind:

"Wir halten auch regelmäßige Treffen ab, bei denen die Mitarbeiter Fragen zu allen Themen rund um die Arbeit stellen können, und wir stellen dann sicher, dass diese Fragen von jemandem beantwortet werden, der über das entsprechende Fachwissen verfügt."

💪 Zum Thema Meetings: Entdecken Sie, wie wir das Leadership-Learning-Programm vonFreeletics ermöglicht haben. Der "People Manager Roundtable" ist eine Peer-Learning-Aktivität, bei der Herausforderungen im Bereich Führung diskutiert und bewährte Verfahren ausgetauscht werden.

➡️ Ermöglicht den Wissensaustausch vom ersten Tag an mit Zavvy

Unsere Lösungen sind für Unternehmen nicht nur beim Onboarding neuer Mitarbeiter hilfreich, sondern auch bei der Erstellung von Journeys für Training und Produktaktualisierungen.

Mit Zavvy's Journey builder, können Sie:

• Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die neue Mitarbeiter durch ihre ersten Wochen im Unternehmen begleiten.
• Dokumentieren Sie Änderungen im Unternehmen, damit jeder Mitarbeiter Zugang zu den Details hat.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter mit den Tools und der Software, die sie für ihre Arbeit benötigen. Die Tools von Zavvy bieten einen klaren Weg für neue Mitarbeiter, sich mit der Unternehmenskultur, den Werten und Zielen vertraut zu machen.

Das Produktmarketing-Team unseres Kunden, DataGuardverwendet Zavvy , um monatliche Updates zu seinen Produkten zu versenden. Auf diese Weise haben Vertriebsmitarbeiter und andere Personen, die sich auf dieses Dokument beziehen, immer Zugriff auf die neuesten Änderungen.

Erleben Sie einen Live-Rundgang durch unsere Plattform und erfahren Sie, wie Zavvy Ihnen beim Wissensaustausch und beim Onboarding neuer Mitarbeiter helfen kann. 

Wir beraten Sie und zeigen Ihnen die Einsatzmöglichkeiten von Zavvy für Ihr Unternehmen.

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