So erstellen Sie inspirierende Einladungen zur Mitarbeiterbefragung (einschließlich 5 Muster-E-Mails)

Wir alle wissen das. Eine positive Arbeitskultur und ein gesundes Arbeitsumfeld führen zu engagierten Mitarbeitern, was sich letztlich positiv auf die Bilanz Ihres Unternehmens auswirkt.

Nehmen Sie es von Tony Hsieh, CEO von Zappos und Verfechter der Unternehmenskultur:

"Am Ende des Tages sollten Sie daran denken, dass sich die meisten anderen Dinge - einschließlich des Aufbaus einer großartigen Marke - von selbst ergeben, wenn Sie die richtige Kultur schaffen.

Eine Umfrage zum Mitarbeiterengagement ist einer der Schritte zur Schaffung dieses großartigen Arbeitsumfelds.

Aber was passiert, wenn Ihre Mitarbeiter die Einladungen zur Mitarbeiterbefragung nicht einmal öffnen? 

Nicht schwer zu erraten: eine unterdurchschnittliche Antwortquote. 

Wie sollen Sie also die Bedingungen am Arbeitsplatz und die Kultur verbessern, wenn Ihre Mitarbeiter ihre Meinung nicht äußern wollen?

Entdecken Sie die wichtigsten Schritte und Best Practices, um Ihre Einladungs-E-Mails noch ansprechender zu gestalten. Außerdem finden Sie fünf Beispiele für Einladungen zu Umfragen. 

❗️ Warum Sie die Teilnahmequote an Umfragen zum Mitarbeiterengagement erhöhen sollten

Es kann mehrere Gründe geben, warum Ihre Umfragen zum Mitarbeiterengagement eine niedrige Antwortquote aufweisen:

• Die Menschen gehen davon aus, dass es sich um eine mühsame Aufgabe handelt, die ihnen zu viel Zeit raubt. 
• Skepsis gegenüber der Anonymität der Antworten.
• Mangelnde Transparenz der Umfrageergebnisse. 
• Die Wahrnehmung, dass die Erhebung nur ein Ankreuzen von Kästchen ohne Folgemaßnahmen ist.

Mit einer Einladung zur Mitarbeiterbefragung können Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihren Befragungsprozess gewinnen.

Durch geschickt formulierte Zusicherungen, klare Kommunikation und einen transparenten Zeitplan können Sie Bedenken und Skepsis der Mitarbeiter proaktiv begegnen. 

Eine hohe Teilnahmequote an Ihren Umfragen zum Mitarbeiterengagement bedeutet, dass Sie eine repräsentative Stichprobe erhalten, aus der Sie korrekte Schlüsse ziehen können.

Es hilft Ihnen bei der Erstellung eines effektiven Plans zur Mitarbeiterbindung.

In diesen Statistiken zum Mitarbeiterengagement erfahren Sie, wie sich ein hohes Mitarbeiterengagement auf Produktivität, Rentabilität, Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung auswirkt.

🔍 Was gilt als gute Teilnahmequote bei Mitarbeiterbefragungen?

Eine Rücklaufquote zwischen 50 und 60 % ist akzeptabel. 

Zwischen 60 % und 70 % ist es gut. 

Mehr als 70 % ist ausgezeichnet. Das zeigt, dass Sie Ihren Mitarbeitern eine gute Erfahrung bieten.

Wenn die Teilnahmequote Ihrer Umfrage unter 50 % liegt, ist das eine schlechte Nachricht. Ihre Beteiligungsquote scheint so niedrig zu sein, dass sich die meisten Mitarbeiter nicht die Mühe machen, an Ihrer Umfrage teilzunehmen.

📝 3 Schritte , um Ihre Einladungs-E-Mail zu einer Umfrage ansprechend zu gestalten

Eine Hubspot-Umfrage, bei der 26 Millionen Interaktionen mit internen E-Mails analysiert wurden, ergab die folgenden Daten:

• Insgesamt lag die durchschnittliche Öffnungs- und Klickrate für interne E-Mails pro E-Mail bei 79 % bzw. 15 %.
• Mit zunehmender Zahl der Mitarbeiter sinken die Öffnungsraten von E-Mails. 
• Unternehmen mit Mailinglisten von über 5000 Empfängern weisen die niedrigsten Engagement-Raten auf.
• So liegt die Öffnungsrate von E-Mails bei Unternehmen mit 5.001-10.000 Mitarbeitern bei 71 %, die Klickrate bei 12 %.

Wenn Sie wissen, wie Sie eine überzeugende E-Mail-Einladung zu einer Umfrage erstellen, können Sie die Öffnungsrate und die Beantwortungsrate erhöhen.

Achten Sie auf die drei entscheidenden Elemente Ihrer E-Mail-Einladung zur Umfrage:

• Die Betreffzeile
• Unterstützender Text
• Die Aufforderung zum Handeln (CTA).

1. Verfassen Sie eine einprägsame Betreffzeile

Wenn Ihre Betreffzeile nicht die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter erregt, kann es leicht passieren, dass sie nicht geöffnet wird.

Hier sind einige Tipps zur Optimierung Ihrer Betreffzeilen:

• Sagen Sie dem Empfänger, worum es in der E-Mail geht, ohne alle Informationen preiszugeben. Machen Sie sie neugierig, sie zu öffnen.
• Wecken Sie die Neugier Ihrer Empfänger mit einer Frage. Das fesselt die Mitarbeiter und veranlasst sie, die E-Mail zu öffnen.
• Fügen Sie eine persönliche Note hinzu, indem Sie den Namen des Empfängers erwähnen. Das wird auffallen.
• Fassen Sie sich kurz. Betreffzeilen mit maximal 7 Wörtern haben die höchsten Engagement-Raten.
• Seien Sie nicht zu ernst. Benutze ein Emoji.

3 Muster-Betreffzeilen für Ihre Einladungs-E-Mail zur Mitarbeiterbefragung

1. John, hast du 2 Minuten Zeit? Verbessern Sie Ihren Arbeitsplatz 🙂

2. Jane, wie können wir uns verbessern? 🤔 Gehört werden

3. Helfen Sie uns, einen besseren Arbeitsplatz zu schaffen, John 

2. Entwurf des Begleittextes

Der Text der E-Mail sollte einige Hintergrundinformationen über die Umfrage zum Mitarbeiterengagement enthalten.

Beginnen Sie mit der Beantwortung der Fragen nach dem Was, dem Wer und dem Warum:

• Der Grund, warum sie die Einladung erhalten.
• Wer sollte an der Umfrage teilnehmen?
• Warum müssen sie an der Umfrage teilnehmen?

Hier ist ein Beispiel für eine Einleitung:

Wir sind der festen Überzeugung, dass unsere Mitarbeiter das Herzstück des Erfolgs von (Name des Unternehmens) sind.

Und da wir weiter wachsen, wollen wir auch weiterhin eine positive Arbeitskultur für Sie schaffen.

Ein gesundes Arbeitsumfeld hilft Ihnen, Freundschaften am Arbeitsplatz zu schließen, Ihr persönliches Wohlbefinden zu verbessern und optimale Leistungen zu erbringen.

Wir arbeiten mit Zavvy zusammen, um eine vollständige Umfrage zum Mitarbeiterengagement von (Name des Unternehmens) durchzuführen, um uns zu helfen:

• Wichtigstes Umfrageziel Nr. 1.
• Wichtigstes Umfrageziel Nr. 2.
• Wichtigstes Umfrageziel Nr. 3.

Um die von Ihnen gewünschten Veränderungen herbeizuführen, möchten wir Ihre ehrlichen, unbefangenen Ansichten zu verschiedenen Themen hören.

Nutzen Sie diese Mitarbeiterbefragung, um uns mitzuteilen, wie wir uns schlagen. 

Ihre Antworten liefern uns Basisdaten, die wir zur Umsetzung der richtigen Strategien und Aktionspläne nutzen können.

Sobald Sie diese Bereiche abgedeckt haben, sollten Sie sich mit den folgenden Punkten befassen:

• Wenn die Umfrage abgeschlossen ist.
• Eine realistische Einschätzung, wie lange das Ausfüllen der Umfrage dauern wird .
• Kontaktinformationen für den Fall, dass der Arbeitnehmer eine Frage hat oder ein Problem auftritt.
• Die Vertraulichkeit der Umfrageantworten.
• Die Freiheit, während der Arbeitszeit an der Umfrage teilzunehmen.
• Ihr Plan für die Auswertung der Umfrageergebnisse und deren Nutzung zur Verbesserung der allgemeinen Mitarbeitererfahrung.

3. Mit einer klaren Aufforderung zum Handeln enden

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern abschließend mit, was sie als Nächstes tun sollen. Teilen Sie den Umfragelink in einer kontrastreichen CTA-Schaltfläche, die in der E-Mail hervorsticht.

Und vergessen Sie nicht, ihnen für die Teilnahme an der Umfrage zu danken.

3 Beispiele für CTAs, die Sie in Ihrer Einladungs-E-Mail zur Mitarbeiterbefragung verwenden können

1. Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um Ihre Umfrage zu starten. Wir wollen die Änderungen, die Sie sich wünschen, umsetzen.

(Link zur Umfrage)

Vielen Dank im Voraus.

2. Beginnen Sie Ihre Umfrage. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten.

(Link zur Umfrage)

Danke, dass Sie uns Ihre ehrlichen Antworten mitteilen! Sie werden uns helfen, die Führung und Kultur bei (Name des Unternehmens) zu stärken.

3. Klicken Sie auf den unten stehenden Link, um Ihre Umfrage zu starten.

(Link zur Umfrage)

Wir wissen Ihren ehrlichen Beitrag zu diesem wichtigen Projekt sehr zu schätzen!

💡 6 Best Practices zur Optimierung Ihrer Einladungen zur Mitarbeiterbefragung

1. Verwenden Sie eine aktive Stimme

Betrachten Sie diese beiden Sätze:

"Eine anonyme Umfrage wird auf dieser Website für uns gehostet".

"Auf dieser Website wird eine anonyme Umfrage für uns durchgeführt.

Sie müssen zustimmen. Der erste Satz ist leichter zu lesen, da er im Aktiv steht. Im Gegensatz dazu ist der zweite Satz im Passiv.

Im Aktiv führt das Subjekt die Handlung aus, während im Passiv das Subjekt die Handlung empfängt.

Sie werden viel "Sie" verwenden. Am sinnvollsten ist es, die E-Mail mit der Einladung zur Umfrage in der aktiven Stimme zu verfassen. So ist es für Ihre Mitarbeiter einfacher, die E-Mail zu verstehen und die gewünschte Aktion durchzuführen.

Tipp: Halten Sie sich vom Firmenjargon fern. Er könnte Sie wie einen Roboter wirken lassen. Verwenden Sie stattdessen eine umgangssprachliche Sprache und bleiben Sie dabei professionell.

2. Machen Sie Ihre Umfrage-E-Mails lesbar

Große Textmengen sind nicht gerade angenehm für das Auge. Sie sind einschüchternd und könnten dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter die E-Mail nicht lesen.

Kurze Sätze und Absätze erleichtern das Lesen der Einladung zur Umfrage.

Schaffen Sie viel Leerraum für Benutzer von Desktop- und Mobilgeräten, indem Sie Ihre Absätze auf 3 Zeilen beschränken.

Bei Sätzen sind maximal 20 Wörter pro Satz vorzuziehen. Sie sind leichter zu lesen und besser verständlich.

Tipp: Unterteilen Sie bei langen Einladungs-E-Mails zur Mitarbeiterbefragung die Abschnitte durch Überschriften.

3. Segmentieren Sie Ihre Empfänger

Die Segmentierung Ihrer internen E-Mail-Liste kann die Öffnungs- und Klickraten erhöhen.

Sie können die Umfrageteilnehmer auf der Grundlage der Unternehmenshierarchie und der geografischen Lage segmentieren.

Passen Sie den Versandzeitpunkt und die Nachricht an jedes Segment an. Machen Sie zum Beispiel die Vorteile der Teilnahme an der Umfrage für jedes Segment relevanter.

Tipp Nr. 1: Wenn Sie nach Unternehmenshierarchie segmentieren, sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht einigen Mitarbeitern wichtige Informationen vorenthalten. 

Tipp Nr. 2: Erstellen Sie zunächst eine Vorlage mit allen wesentlichen Angaben. Ergänzen Sie diese dann mit Inhalten, die für jedes Segment relevant sind.

4. Wichtige Details hervorheben

Weisen Sie in der Einladung zur Umfrage auf wichtige Informationen hin.

Verwenden Sie Fett- oder Kursivdruck, damit sie leicht zu erkennen sind. Dazu können gehören:

• Die Frist für den Abschluss der Umfrage.
• Dauer der Erhebung.

Tipp: Beachten Sie, dass die Umfrageteilnehmer die Verwendung von Großbuchstaben als "schreiend" empfinden könnten. Vermeiden Sie auch Unterstreichungen. Sie lassen den Text als Hyperlink erscheinen, was für den Leser verwirrend sein kann.

5. Fokus auf den Nutzen für die Mitarbeiter

Machen Sie die E-Mail zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.

Ihr Begleittext sollte Ihren Mitarbeitern die Vorteile der Teilnahme an der Engagement-Umfrage vermitteln:

• Erwähnen Sie, wie die Umfrage ihnen eine Stimme gibt. 
• Betonen Sie, wie es Ihnen helfen wird, datengestützte Veränderungen herbeizuführen. 
• Versichern Sie ihnen, dass die Umfrage nur einer der Schritte eines umfassenderen Engagementprogramms ist, das eine positive Unternehmenskultur schaffen wird.

6. Die erste Frage einbetten

Die Einbettung der ersten Frage in die Einladungs-E-Mail zur Mitarbeiterbefragung dient als Aufhänger. Dadurch kann die Beantwortungsquote um 22,1 % und die Ausfüllquote der Umfrage um 19,3 % gesteigert werden.

Sobald sich die Empfänger für die Beantwortung entscheiden, leiten Sie sie zur ersten Seite Ihrer Umfrage weiter, wo sie diese ausfüllen können.

Wenn sie sich aus irgendeinem Grund dafür entscheiden, nur einen Teil der Umfrage auszufüllen, haben Sie immer noch die Antwort auf die erste Frage. Sie zählen als Daten, die Sie verwenden können.

Tipp: Da diese erste Frage die meisten Antworten erhält, sollten Sie sicherstellen, dass sie die wichtigste Frage in Ihrer Umfrage ist.

💻 5 Beispiele für Einladungen zur Mitarbeiterbefragung per E-Mail

Hier finden Sie einige Muster für Einladungen zu Mitarbeiterbefragungen, die Sie als Inspiration verwenden können.

1. Mitteilung an alle Arbeitnehmer vor der Umfrage

Thema: Jane, wie können wir uns verbessern? 🤔 Gehört werden

Wir möchten die Erfahrungen unserer Mitarbeiter bei (Name des Unternehmens) kontinuierlich verbessern. Zu diesem Zweck haben wir uns mit Zavvy zusammengetan, einer Plattform zur Förderung der Mitarbeiter, damit jeder seine Meinung äußern kann.

Wir werden am (Datum) eine kurze unternehmensweite Mitarbeiterbefragung durchführen.

Diese Online-Umfrage wird uns helfen, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um (Name des Unternehmens) zu einem besseren Arbeitsplatz für Sie zu machen.

Alle Antworten werden vertraulich behandelt. Nicht einmal die Führungskräfte des Unternehmens werden Zugang zu den einzelnen Antworten haben.

Wir werden die Ergebnisse in den Wochen nach der Umfrage dem gesamten Unternehmen mitteilen. 

Auf der Grundlage dieser Ergebnisse erörtern die Personalabteilung und das Management das weitere Vorgehen, um Problembereiche anzugehen und unwirksame Maßnahmen zu ändern.

Sie erhalten dann eine E-Mail mit weiteren Anweisungen, wie Sie Ihr Feedback abgeben können.

Bitte nutzen Sie diese Gelegenheit, sich zu beteiligen und das Umfeld zu schaffen, in dem Sie arbeiten möchten.

Wir danken Ihnen im Voraus dafür, dass Sie uns Ihre ehrliche Meinung mitgeteilt haben.

2. Erinnerungs-E-Mail an die Umfrage

Betreff: John, wir haben immer noch nichts von dir gehört 😞

Wie wir bereits mitgeteilt haben, begann unsere unternehmensweite Mitarbeiterbefragung am (Datum).

Die Umfrage steht kurz vor dem Abschluss, und wir müssen noch Ihre wertvollen Erkenntnisse über Ihre Erfahrungen bei (Name des Unternehmens) abwarten.

Wir hoffen auf eine Rücklaufquote von 100 %, um genügend Daten für sinnvolle Verbesserungen zu sammeln.

Bitte nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um an der Umfrage teilzunehmen, indem Sie auf den unten stehenden Link klicken.

(Link zur Umfrage)

Jeder Umfrageteilnehmer hat einen eindeutigen Link, der uns hilft, die Antwortquoten zu verfolgen und die Daten zu aggregieren. Bitte leiten Sie ihn also nicht an Ihre Kollegen weiter.

Wie wir bereits erwähnt haben, sind die einzelnen Antworten für alle Mitarbeiter von (Name des Unternehmens) anonym. 

Bitte wenden Sie sich jedoch an (Ansprechpartner für das Projekt), wenn Sie Fragen oder Bedenken haben.

Ich danke Ihnen!

3. Dankes-E-Mail nach der Umfrage

Betreff: Wir freuen uns über Ihr Feedback, John ☺️

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, an der unternehmensweiten Mitarbeiterbefragung teilzunehmen.

Die Umfrage ist abgeschlossen.

Es gab eine x-prozentige Teilnahmequote, die ein genaues Bild über Ihre Meinung zur Arbeit bei (Name des Unternehmens) vermittelt.

Unsere Führungskräfte werden in den nächsten x Wochen einen Überblick über die Ergebnisse der Umfrage mit der gesamten Organisation teilen.

Erwarten Sie detaillierte Ergebnisse innerhalb eines Zeitrahmens von x Jahren und die Aktionspläne, die die Leitung zu ergreifen gedenkt.

Diese Umfrage ist einer der vielen Schritte, die wir unternehmen werden, um die Erfahrungen unserer Mitarbeiter zu verbessern. Wir werden die Führungskräfte damit beauftragen, auf der Grundlage dieser Ergebnisse die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen und Veränderungen umzusetzen.

Nochmals vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihren Beitrag zu leisten.

Sie haben entscheidend dazu beigetragen, (Name des Unternehmens) zu einem besseren Arbeitsplatz zu machen und den zukünftigen Erfolg dieser Organisation zu unterstützen.

➡️ Hier finden Sie sechs weitere Muster, die Sie für die Kommunikation der Ergebnisse Ihrer Umfrage zum Mitarbeiterengagement verwenden können.

4. Einladung zur Pulsumfrage per E-Mail

Thema: Wollen Sie einen großartigen Arbeitsplatz? Füllen Sie diese Umfrage aus

Willkommen bei unserer Umfrage zum Engagement-Puls.

Dies ist die erste einer Reihe von Umfragen zum Thema Mitarbeiterengagement, die wir in den nächsten x Monaten verschicken werden.

Unsere jährliche Umfrage zum Mitarbeiterengagement bietet tiefe Einblicke in den aktuellen Zustand unseres Arbeitsplatzes. Diese Pulsumfrage hilft uns jedoch, einen schnellen Check Ihrer Mitarbeitererfahrung bei (Name des Unternehmens) vorzunehmen oder "den Puls zu fühlen".

Die von uns gesammelten Daten werden sich direkt auf unsere Maßnahmen zur Schaffung einer besseren Kultur und zur Verbesserung Ihrer Erfahrungen bei (Name des Unternehmens) auswirken.

Es dauert x Minuten, und Sie können es während der Arbeitszeit machen.

Zavvy wird diese Pulsumfrage verwalten. Das bedeutet, dass niemand in der Organisation Ihre Antwort zu Ihnen zurückverfolgen kann.

Seien Sie bitte ehrlich und liefern Sie uns genaue Informationen, die einen echten Wandel bewirken können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um Ihre Antwort abzugeben. Die Umfrage endet am (Datum).

(Link zur Umfrage)

Bei Anliegen oder Fragen wenden Sie sich bitte an (Kontaktperson).

Ich danke Ihnen für Ihre ehrliche Antwort.

5. Erinnerungsschreiben für eine Fristverlängerung

Thema: Umfrage erweitert: Jane, hören Sie auf Ihre Meinung

Die Daten zeigen, dass Sie Ihre Umfrage zum Mitarbeiterengagement noch nicht abgeschlossen haben.

Die Meinung jedes einzelnen unserer Mitarbeiter ist uns sehr wichtig. Aus diesem Grund haben wir die Frist für die Umfrage verlängert. Sie bleibt bis zum (neues Datum) offen.

Diese Erweiterung wird die Antwortquoten verbessern. Außerdem hilft sie uns, ein umfassenderes und solideres Verständnis der Mitarbeitererfahrungen bei (Name des Unternehmens) zu erhalten.

Nutzen Sie diese Erweiterung, um Ihr wertvolles Feedback abzugeben. Zur Erinnerung: Ihre Antworten sind anonym. Sie können die Umfrage während der Arbeitszeiten durchführen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um loszulegen.

(Link zur Umfrage)

Helfen Sie uns, einen positiven Arbeitsplatz zu schaffen. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Teilnahme.

➡️ Aktivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit Zavvy

Das Wissen, wie man ansprechende Einladungs-E-Mails zur Mitarbeiterbefragung erstellt, ist ein wichtiger erster Schritt, um Ihre Mitarbeiter in Ihren Prozess einzubinden. 

Zavvy bietet eine vollautomatische Feedback-Funktion, die leicht anpassbar ist. Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie:

• Kombinieren Sie verschiedene Umfragetypen für das Engagement und teilen Sie sie auf Autopilot.
• Verwalten Sie die Anonymitätseinstellungen für Ihre Umfragen.
• Wählen Sie Umfragefragen aus einer umfangreichen Fragebank aus. 
• Anpassen der Zielgruppen.
• Greifen Sie auf unsere Vorlagen für Mitarbeiterbefragungen zu.

Aber was passiert dann?

Wenn Sie einmal Daten gesammelt und einen Engagementbericht erstellt haben, wie gehen Sie dann weiter vor?

Zavvy gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, die Sie benötigen, um Ihr Engagement aktiv zu verbessern:

• Ist das Engagement Ihrer neuen Mitarbeiter gering? 🚀 Unsere Onboarding-Workflows binden neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Tag ein und führen sie zu voller Integration und Produktivität.
• Ist mangelnde berufliche Entwicklung ein Grund für Desengagement? 🌱 Unsere Rahmenprogramme für die Mitarbeiterentwicklung begleiten die Mitarbeiter auf ihrem Entwicklungsweg und fördern Eigenverantwortung und Zusammenarbeit.
• Haben Ihre Mitarbeiter das Gefühl, dass ihr Feedback auf taube Ohren stößt? 🔄 Unser Feedback-System kann nach Wunsch angepasst werden und führt zu aktivem Zuhören und Verantwortung. 
• Fühlen sich Ihre Mitarbeiter allein? ☕️ Unsere automatisierten Kaffeeroulettes helfen Ihren Mitarbeitern, mit Kollegen in Kontakt zu treten, auch aus der Ferne.

Verlangen die Mitarbeiter nach Fortbildung und Umschulung?

• 💪 Unsere Schulungsprogramme vermitteln Inhalte Schritt für Schritt, anstatt die Lernenden zu überfordern.

All diese Instrumente helfen Ihnen, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter engagiert fühlen und bereit sind, ihr Bestes zu geben.

Sprechen Sie uns an, um unsere Tools in Aktion zu sehen.