Adobe Yöntemi ile Ekibinizi Güçlendirin: Performans Yönetiminizde Devrim Yaratın

Mart 2012'deyiz. 

O dönemde Adobe İnsan Kaynakları Kıdemli Başkan Yardımcısı olan Donna Morris, Adobe ofislerinde vakit geçirmek üzere Hindistan'a yeni gelmişti. Hindistan'ın önde gelen finans yayınlarından Economic Times ile bir röportaj yapmayı kabul etti.

Muhabir Morris'e İK'yı sekteye uğratmak için ne yapacağını sorar. 

Uzun uçuşun yorgunluğuyla cevap veriyor: "Yıllık performans değerlendirme formatını kaldırmayı planlıyoruz."

Bu devam eden bir düşünce olsa da, bu fikri henüz Adobe'deki yönetimle paylaşmamıştı!

Ancak bu röportaj manşetlere taşındı ve Adobe'nin yıllık tek bir değerlendirme yapmaktan sık sık teknoloji destekli geri bildirim oturumları yapmaya doğru dönüşüm yolculuğunu başlattı.

Bu oturumların odak noktası, tüm Adobe çalışanlarının büyümesi ve gelişmesidir.

Dünyanın önde gelen yazılım şirketlerinin performans değerlendirmelerini nasıl yeniden tanımladığını derinlemesine inceleyelim.

⚒️ Adobe performans değerlendirmelerini nasıl yürütüyor?

Adobe, 2012 yılında performans değerlendirme sistemini yeniden yapılandırmış ve geleneksel performans değerlendirme sistemini kaldırmıştır.

Önceki sistem sadece bir inceleme yapmak üzere tasarlanmıştı. 

Bunun yerine, yöneticiler ve çalışanlar arasında düzenli geri bildirim alışverişini teşvik eden 'Check-ins' adı verilen daha sık ve daha az resmi bir performans yönetimi sistemi getirdiler.

Check-in sistemi,"yarış arabası müsabakalarındaki pit stop" konseptinden ilham alıyor.

Pit stoplar yarış ekibinin araca yakıt ikmali ve bakım yapmasına yardımcı olarak aracın en iyi yarış koşullarında olmasını sağlar. 

Benzer şekilde, Check-in sistemi de çalışanların sorunlarını hızlı bir şekilde ele almalarını sağladı.

"Esasen para birimi yetenek olan bir şirkette, Check-in yaklaşımı bu yeteneğin kendisini sürekli olarak optimize etmesinin yoludur." Donna Morris, Stanford Business makalesinde alıntılanmıştır. 

Check-in yaklaşımı 3 kademeli bir çerçeve etrafında dönmektedir:

• hedefler ve beklentiler;
• geri bildirim;
• gelişme.

Hedefler ve beklentiler

Hedefler ve beklentiler, yöneticilerin ve çalışanların mali yıl için temel sonuçlar, hedefler ve davranışlar üzerinde anlaşmaya vardığı Adobe'nin Check-in sürecinin ilk adımını temsil eder:

• Yöneticiler ve çalışanlar net beklentiler ve hedefler (ne ve nasıl) belirler, takip eder ve gözden geçirir. 
• Yıl boyunca rolleri, sorumlulukları, başarı kriterlerini ve ölçütlerini (çıktılar, davranışlar ve katkılar) sık sık netleştirirler. 
• Bu sistematik plan incelemeleri, yöneticileri ve çalışanları aynı sayfada tutar.

Geri bildirim

• Yöneticiler ve çalışanlar, güçlü ve zayıf yönleri belirlemek ve beklentilere karşı performansı iyileştirmek için sık sık zamanında geri bildirim ve eğitim verir ve alır. 
• Sık geri bildirim, çalışanların ve yöneticilerin gelişim alanları üzerinde çalışmalarına yardımcı olur.

Geliştirme 

• Çalışanlar nasıl performans gösterdiklerini bildiklerinde, öğrenimlerini, kariyerlerini ve deneyimlerini geliştirmek için eyleme geçirilebilir hedefler planlayabilirler.
• Çalışanlar gelişim odaklı Kontrolleri yönlendirir. 
• Çalışanlar, kurumun istekleri ve bireysel hedefleri ile uyumlu olarak becerilerini ve bilgilerini geliştirme ve yükseltme fırsatlarını araştırır. 
• Tüm çalışanların gelişimi, yüksek performanslı bir çalışma kültürünü teşvik eder ve geleceğin liderlerini yetiştirir.

Adobe, yöneticiler ve çalışanlar için çerçevedeki her bir unsuru uygulamaya yönelik yönergeler tanımladı ve bunların tümü bir Check-in Araç Kitinde toplandı.

Şimdi bu çerçeveyi nasıl uyguladıklarına ayrıntılı bir şekilde bakalım.

🔍 Adobe'nin Check-in 'leri büyüteç altında

🎯 Beklentilerin belirlenmesi

Yöneticiler beklenti belirleme sürecini yönlendirir. 

Önümüzdeki yılın hedeflerini netleştirmek için 1. çeyreğin başında beklenti odaklı bir Check-in gerçekleştirilir.

Çalışan, her bir beklentiyle uyumlu uygun hedefler hazırlamaktan ve bunları yöneticisiyle düzenli olarak gözden geçirmekten sorumludur.

Her çalışan, beklentilerini ve beklentiler karşısındaki başarılarını nasıl değerlendireceklerini açıkça anlamalıdır.

Onlar bir Beklentileri ve ilgili hedefleri vurgulayan bir sayfalık belge. 

Çalışan ve yöneticisi bu belgeyi yıl boyunca tekrar gözden geçirir ve günceller.

Yöneticilerin ayrıca tüm çalışanları iş bağlamı/değişiklikleri/riskleri konusunda düzenli olarak güncelleme görevi vardır.

Adobe, bu çerçeveden yola çıkarak performansı aşağıdaki kriterlere göre değerlendirmektedir:

• Çalışanlar beklentileri ne kadar karşıladı?
• İş dünyasındaki etkisi ne oldu?
• Çalışan beklentileri karşılamak için diğerleriyle ne kadar iyi işbirliği yaptı?

Aşağıda, Adobe çalışanları için kritik öneme sahip tek sayfalık beklentiler belgesini oluştururken uymaları gereken yönergeler yer almaktadır:

1. Bunu iyi yapmak için zaman ayırmalıdırlar: Yöneticinizle etkili bir ilişki için beklentilerin net olması şarttır.
2. Hedeflerini belirlemeye başlamak için beklentiler çalışma sayfasını kullanırlar.
3. Toplantıda SMART hedeflerinin bir taslağını gözden geçirmek için iyi hazırlanmış olmalıdırlar.
4. Beklentiler somut ve ölçülebilir olmalıdır, sadece heveslendirici değil.
5. Birçok soru sormalıdırlar.

Adobe'nin Check-in Araç Seti SMART hedefler çerçevesini netleştirir:

"SPESİFİK: Başarının kim, ne, nerede, ne zaman ve neden olduğu.

ÖLÇÜLEBİLİR : Açık başarı ölçütleri, temel metrikler ve kilometre taşları.

ULA ŞILABİLİR: Ulaşılabilir ve aynı zamanda gelişmek ve büyümek için bir esneme fırsatı sağlar.

İLGİLİ : Sonuç odaklı, Organizasyon/Birim öncelikleriyle uyumlu ve somut sonuçlar üretir.

ZAMANA BAĞLI: Bir bitiş tarihi, işe odaklanma ve aciliyet hissi verir."

Çalışanlar tarafından doldurulan beklentiler çalışma sayfası, Adobe'nin Performans değerlendirmelerinin en kritik parçasıdır. Tüm tartışmalar, geri bildirimler ve sonuçta ortaya çıkan gelişim planları bu alıştırmadan kaynaklanır.

Çalışanlar, Adobe'nin kapsamlı çerçevesini göz önünde bulundurarak bu çalışma sayfasını ayrıntılı bir şekilde doldurduktan sonra, yöneticileriyle de takip etmeleri gerekir. 

Adobe, çalışanların beklentiler çalışma sayfası alıştırmasını aşağıdaki şekillerde takip etmelerini önerir:

• Çalışanlar beklentilerine son şeklini vermeli ve bunları yöneticileriyle paylaşmalıdır.
• Bir sonraki Check-in'den önce, çalışanlar kaydedilen ilerleme üzerinde düşünmelidir: Beklenenden daha zor/kolay olan ne oldu?
• Düzenli olarak iş bağlamını sormalılar: "Hedefleri ve beklentileri büyük resme nasıl uyuyor?" ve "Ekipleri şirketin hedeflerine nasıl katkıda bulunuyor?" gibi soruları yanıtlamalılar. 
• Periyodik olarak gayri resmi geri bildirim istemelidirler.

Bunu doğru yapmak, çalışanlar için olduğu kadar yöneticiler için de hayati önem taşır. 

Yönetici, her bir çalışanın iş ve kişisel hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için doğru beklentileri belirleme yetkisi vermekten sorumludur.

Bu nedenle Adobe, "beklentiler" adımında insan yöneticileri için de bir kılavuz yayınladı:

• Yöneticiler bunu iyi yapmak için zaman ayırmalıdır: Net beklentiler, ekiple etkili bir ilişki için kritik öneme sahiptir.
• Yöneticiler bu konuşmayı yapmadan önce kendi beklentilerini netleştirmelidir.
• Ayrıca beklentilerin sadece isteklere yönelik değil, somut ve ölçülebilir olmasını sağlamalıdırlar.

Çalışanlar beklentiler çalışma sayfasını usulüne uygun olarak doldurduktan sonra, yöneticiler için önerilen takip süreci aşağıdaki gibidir:

• Yöneticiler yıl boyunca değerlendirme yapmalı ve yenilemelidir: Mali yılın başında beklentileri belirleyin ve her ay veya çeyrekte bir gözden geçirin.
• Yöneticiler, Check-in için yinelenen takvim davetleri ayarlamalıdır. Bunları iptal etmekten veya yeniden planlamaktan kaçınmalıdırlar.
• Tüm çalışanları iş bağlamı/değişiklikleri/riskleri konusunda düzenli olarak bilgilendirmelidirler.
• Yıl boyunca çalışanların ilerleme ve başarılarını izlemek için beklentileri kullanmalıdırlar.

Aşağıda Adobe'nin beklenti çalışma sayfasının şablonunun tipik olarak neye benzediğini görebilirsiniz:

💬 Geri bildirim

Yöneticiler ve çalışanlar sık sık geri bildirim vermek ve almakla sorumludur.

Yöneticiler çalışanlara performansları, becerileri, beklentileri, hedefleri ve gelişimleri hakkında geri bildirim sağlar.

Geri bildirimin verimli olmasını sağlamak için Adobe, yöneticilerin girdileri yönetmesine yardımcı olacak birkaç tek sayfalık belge oluşturur.

"Check-in'i Başarılı Hale Getirmek" başlıklı birincil belge, sık sık Check-ins yapmak ve verimli toplantılar gerçekleştirmek için gerekli yönergeleri sunmaktadır.

Adobe'de yöneticiler üç temel soru sorarak geri bildirim vermelidir:

• Bu çalışanı etkili kılan neyi iyi yapıyor?
• İleriye dönük olarak, kendilerini daha etkili kılacak, değiştirebilecekleri veya daha fazla yapabilecekleri şey nedir?
• Yollarına devam etmek için ne tür yardım/destek almak isterler?

Öte yandan, değerlendirmelerin etkileşimli olmasını ve iki yönlü iletişim kurulmasını sağlamak için çalışanlar yöneticilerine liderlik becerileri hakkında geri bildirimde bulunmalıdır.

Geri bildirim, yöneticilerin çalışanlara sağladığı destek düzeyini de kapsamaktadır.

Adobe, geri bildirim adımını ilgili herkes için verimli hale getirmek amacıyla çalışanlar için aşağıdaki yönergeleri oluşturmuştur:

• Çalışanlar iki yönlü bir geri bildirim görüşmesinin parçası olmalıdır.
• Çalışanlar zamanında, spesifik ve dengeli geri bildirimde bulunmalıdır.
• Çalışanlar öfkeliyken geri bildirim vermemelidir.
• Çalışanlar, aldıkları geri bildirim konusunda net olduklarından emin olmak için çok sayıda soru sormalıdır.
• Hatırlanması gereken ipucu: Yapıcı ve eleştirel geribildirim genellikle insanlar için en yararlı olanıdır. 
• Çalışanlar zor konuşmalardan kaçınmamalı ve zor geri bildirimleri duymaya açık olmalıdır.

Geri bildirim oturumu sırasında Adobe, çalışanların ve yöneticilerin bu oturumlardan en iyi şekilde yararlanmaları için bir çerçeve paylaşır. Çerçevenin dört odak alanı vardır:

• Özellikler;
• Sor;
• Etki;
• Yap.

Özellikler

Çalışanlar aşağıdaki gibi özel sorular sormaya teşvik edilir: 

• Beni etkili kılan neyi iyi yapıyorum? Bu neden etkili?
• Farkında olmam gereken herhangi bir performans endişesi alanı var mı?

Benzer şekilde, yöneticiler spesifik gözlemler ve bir takip planı sunmalıdır. Araç kitinde yer alan bazı örnekler şunlardır: 

• İleriye baktığınızda, X'i değiştirebilir veya daha fazlasını yapabilirseniz, bu sizi daha etkili hale getirecektir.
• X'i yaparak (proje/ekip/BU)'ya yaptığınız katkıları gerçekten takdir ediyorum.

Sor

Çalışanlara ve yöneticilere tavsiyemiz, durup düşünmeleri ve ardından yanıt vermeleridir. 

Çalışanlar, geliştirebilecekleri davranışlar ve sonuçlar hakkında eyleme geçirilebilir tavsiyeler almak için yöneticilerden öneri istemelidir.

Yöneticiler de çalışanların bakış açılarını anlamak için onlara açık uçlu sorular sormalıdır. Örneğin, "Eğer bunu tekrar yapabilseydiniz, neyi farklı yapardınız?"

Etki

Yöneticiler, önerilerinin ve geri bildirimlerinin çalışanlar ve işletme üzerindeki etkisini göz önünde bulundurmalıdır. 

Örneğin, çalışana X geri bildirimini dahil ederek bir sonuçta Y düzeyinde iyileşme görmeyi beklemesi gerektiğini bildirebilirler. 

Benzer şekilde, çalışanlar verdikleri veya aldıkları geri bildirimleri genel kişisel ve iş etkisi açısından bağlamsallaştırmalıdır.

Yapmak

Bu geri bildirim oturumlarının en kritik kısmı, toplantı sonrasında somut bir "eylem planına" sahip olmaktır. 

Hem çalışanlar hem de yöneticiler, neyin devam etmesi ve neyin değişmesi gerektiği konusunda karşılıklı olarak anlaşmalıdır.

Bazı çapa soruları şunlar olabilir:

• Yönetici çalışanların işlerini takip etmelerine nasıl yardımcı olabilir?
• Bu oturumdan sonra çalışan neyi farklı yapardı?

Bu oturumun ardından hem yöneticiler hem de çalışanlar harekete geçmelidir. Adobe, bu adımda yöneticiler için aşağıdaki "takip" protokollerini önermektedir:

• Yöneticiler, üzerinde anlaşmaya varılan değişikliklerin uygulanmasını sağlamalıdır.
• Yöneticiler, toplantılar, sunumlar vb. sonrasında ekip üyelerine düzenli olarak gayri resmi geri bildirim sağlamalıdır.
• Yöneticiler ekiplerini sık sık ve her biri için anlamlı bir şekilde takdir etmelidir.
• Yöneticiler, ekiplerine geri bildirim almaya açık olduklarını hatırlatmalıdır.

📅 Zamanlama ve tekrarlama

Geri bildirim kontrolleri en az üç ayda bir yapılır ve genellikle 60-90 dakika sürer. 

Aslında, hem yöneticiler hem de çalışanlar sadece üç ayda bir yapılan kontroller sırasında değil, yıl boyunca gayri resmi olarak geri bildirim vermeye ve almaya teşvik edilir.

🌱 Büyüme ve gelişme

İşgücünün niteliği her zaman Adobe'nin gurur kaynağı olmuştur.

Bir yazılım şirketi olarak Adobe, çalışanlarının en büyük varlığı olduğunu bilmektedir. 

Mevcut performans değerlendirme sistemi özellikle çalışanların büyüme ve gelişimine odaklanmakta ve özel toplantılar yalnızca çalışanın gelişimini tartışmak amacıyla gerçekleştirilmektedir.

İlk iki adım olan beklenti belirleme ve sürekli geri bildirim, son adım olan çalışan gelişimini kolaylaştırmalıdır.

"İleri eğitim, esnek görevler, rotasyonlar ve diğer gelişim fırsatları için öneriler bu diyalogların bir parçası olarak ortaya çıkmalıdır. Çalışanlara kendi kariyer yöneticilerinin kendileri olduğu ve yöneticinin kendileri için bir rota çizmesini beklemek yerine Check-in görüşmelerine kendi büyüme fikirleriyle gelmeleri gerektiği vurgulanır." Donna Morris ' in World at Work Dergisi.

Check-in yaklaşımı, her çalışanı kendi büyüme ve gelişimine ilişkin konuşmaları yönlendirmekten sorumlu kılar.

Öncelikle, çalışanlar büyüme fırsatlarını ve mevcut rollerinde nasıl büyüyebileceklerini belirlemelidir.

Ardından, çalışanlar mevcut pozisyonlarında başarı göstererek ve beceri setlerini geliştirdiklerini ortaya koyarak gelecekteki büyüme için konuşmalar başlatabilirler.

Yöneticiler, uygun fırsatlar yaratmak için çalışanlarının beceri setlerini ve gelecekte büyümeye yönelik uzun vadeli hedeflerini de anlamalıdır.

"Yol boyunca ilerlerken Check-in yaparsanız, ilerlemenizi görürsünüz ve bu, hedefe ulaşana kadar bir adım ve bir adım daha ileri gitmek için ivme oluşturur." Adobe'deki Bilgi Teknolojisi organizasyonunun bir üyesi Stanford Business makalesinde alıntılanmıştır. 

Gelişim Kontrolleri, çalışanlar tarafından beklentilerini karşıladıklarını, geri bildirim üzerinde aktif olarak çalıştıklarını ve doğru yolda olduklarını hissettiklerinde gerçekleştirilir. 

Adobe şunları önerir Bu aşamada çalışanlar için aşağıdaki yönergeler geçerlidir:

• Beklentiler ve Geri Bildirim Kontrolleri bir geliştirme görüşmesinden önce yapılmalıdır.
• Çalışanlar ilgi alanları ve istekleri üzerine düşünmelidir.
• Her çalışan kendi yöneticisiyle bir toplantı planlamalıdır. Muhtemelen tek bir toplantı değil, bir dizi toplantı yapacaklardır.
• Çalışanlar belirlenen toplantıya tartışacakları net fikirlerle gelmelidir.

Bu çalışanlar için takip protokolü aşağıdaki gibidir:

• Çalışanlar 'Bireysel Gelişim Planı'nı (IDP) tamamlamalıdır.
• Çalışanlar, ilerlemeyi gözden geçirmek için yöneticiyle bir takip toplantısı planlamalıdır.
• Çalışanlar her 3-6 ayda bir gelişim planlarını gözden geçirmelidir.
• Çalışanlar çevrimiçi kaynakları ve şirket içi fırsatları (roller, transferler, projeler) keşfetmelidir.
• Çalışanlar, yöneticileriyle yapacakları bir sonraki gelişim kontrolünden önce kaydettikleri ilerlemeyi değerlendirmelidir.

Adobe aşağıdakileri önerir bu aşamadaki yöneticiler için kılavuz ilkeler:

• Beklentiler ve Geri Bildirim Kontrolleri bir geliştirme görüşmesinden önce yapılmalıdır.
• Yöneticiler teşvik etmeli, yönlendirmemelidir.
• Yöneticiler, çalışanları gelişim yolculuklarında desteklemelidir.
• Yöneticiler iş bağlamını sağlamalıdır.
• Yöneticiler zamanın %70'inde dinlemeli ve sadece %30'unda konuşmalıdır.
• Yöneticiler, tüm cevaplara sahipmiş gibi görünmeden sadece netlik sağlamalıdır.

Yöneticiler için takip protokolü:

• Yöneticiler, çalışanın Bireysel Gelişim Planını (IDP) tamamlamasını sağlamalıdır.
• Yöneticiler, çalışanları çevrimiçi/talep üzerine kaynaklara yönlendirmelidir.
• Yöneticiler kurum içi fırsatları (roller, transferler, projeler) araştırmalıdır.
• Yöneticiler, ilerlemeyi gözden geçirmek için müteakip gelişim Check-in tarihini teyit etmelidir.
• İdeal olarak, yöneticiler gelişim planlarını her 3-6 ayda bir Check-in'in bir parçası olarak gözden geçirmelidir.

📅 Zamanlama ve tekrarlama

Çalışanlar Gelişim Odaklı Kontrollerin sahibidir, böylece uygun olduğunda bunları planlayabilirler. Gelişim görüşmeleri yılda bir veya iki kez olabilir.

💸 Tazminat

Adobe Ödüllendirme Müdürü Rosemary Arriada-Keiper , Adobe'nin ücretlendirme politikasının temel unsurlarınıvurguluyor:

• Yöneticiler ekipleri için coğrafi bölgelere, pozisyonlara vb. göre liyakat bütçeleri alırlar. 
• Satış ekiplerinin ücretlendirme yapıları nedeniyle coğrafyalarda satış ve satış dışı roller için farklı bütçe kategorileri vardır.
• Yöneticiler, çalışanların beklentileri ne kadar karşıladıklarına ve gelişimlerine göre ücretlendirme kararları alırlar. 
• Bazen müşterilerden ve meslektaşlardan gelen geri bildirimler de dikkate alınır.
• Yüksek potansiyelliler için ayrı bir tazminat söz konusudur. Herhangi bir derecelendirme kullanmadan"Kilit Yetenek" olarak etiketlenen yüksek potansiyelli kişileri belirlemek için bir sistem vardır. 
• Kilit yetenek olarak etiketlenen çalışanlar hisse senedi ve bazen nakit para alırlar. 
• Hem yöneticiler hem de doğrudan rapor verenler katılabilir. 
• Çalışan nüfusunun en fazla %2 'si kilit yetenek havuzunun bir parçası olabilir.

👀 Adobe'nin eski performans değerlendirme sistemini elden geçirmesinin ardındaki 5 neden

Morris Hindistan'ı ziyaret etmeden ve performans değerlendirme sistemini yeniden tanımlayacağını ima ettiği bir röportaj vermeden önce Adobe'nin yıllık değerlendirmesi oldukça gelenekseldi.

Her yönetici yıl boyunca çalışan performansı örneklerini toplayacak, 360 derece değerlendirmeler yapacak ve çalışan performansını belgeleyecektir.

Daha sonra yönetici her bir çalışana aşağıdaki gibi kategorize edilebilecek bir puan verdi:

• yüksek performanslı;
• güçlü performans;
• sağlam bir oyuncu;
• Düşük performanslı.

Adobe, 2012 yılında yıllık performans değerlendirmelerini ve derecelendirmelerini kaldırarak "Check-ins" adı verilen daha az resmi bir sistemi tercih etti.

Adobe güncellemeyi şirketin intranetinde duyurduğunda çalışanlar anında etkileşime geçti. 

"Çalışanlar yazıyı yuttu ve Adobe'nin intranet tarihinde en çok okunan yazılardan biri haline getirdi. Şirket genelinde, inceleme sürecinden duydukları memnuniyetsizlik hakkında canlı bir tartışma başlattılar. [...] Çalışanlar, katkılarının takdir edilmediğini düşündükleri için hayal kırıklığına uğramışlardı." Laszlo Bock, Google'ın eski İnsan Operasyonları Kıdemli Başkan Yardımcısı, kitabında Çalışma Kuralları.

Eski performans değerlendirme sistemi ekip çalışmasını sekteye uğratıyordu çünkü çalışanlar ekip oyuncusu olmak yerine bireysel derecelendirmeler peşinde koşuyordu.

Ayrıca, işlerin çoğu iki-üç çeyrek önce yapıldığından, yılda bir kez yapılan geri bildirimler de çok anlamlı değildi.

Yıl boyunca yöneticiler ve çalışanlar arasında sık ve açık konuşmalar yapılması bu sorunu çözecektir.

Böylece 'Check-in' kavramı ortaya çıktı.

"Değişiklik yapmamak daha büyük bir riskti çünkü tüm şirket gelişiyordu ve çalışan uygulamalarımızın da bu hıza ayak uydurması gerekiyordu." Donna Morris.

İşte Adobe'nin performans yönetim sistemini tamamen yenilemesinin nedenleri.

Yığın sıralamaları ekip işbirliğini engeller

Adobe'nin yıllık performans değerlendirme sürecinde yığın sıralaması adı verilen bir derecelendirme sistemi kullanılıyordu. Yığın sıralaması, çalışanların en fazla %15'inin "yüksek performanslı" olarak nitelendirilebilmesini sağlıyordu. 

Bu süreç, çalışanların bireysel performanslarına odaklandığı ve bazen ekibin zararına olacak şekilde ilk %15'e girmek için çalıştığı sağlıksız bir rekabet yarattı.

Yıllık değerlendirmeler: Performansı düzeltmek için çok az, çok geç

Geri bildirim toplantılarının seyrekliği birçok sorun yarattı. Yıllık değerlendirme süreci sorunları gerçek zamanlı olarak tespit edip çözüme kavuşturmuyordu. Yılda bir kez yapılan geri bildirimler genellikle çalışanların moralini etkiliyor ve gelecekteki büyümeden çok geçmiş performanslara odaklanıyordu.

Buna karşılık, Check-in yaklaşımı, çalışanların başarıya ulaşmasını ve hedeflerine ulaşmasını sağlamak için yöneticilerin sürekli konuşmalarını ve desteklerini teşvik eder.

"Yöneticiler ve çalışanlar arasındaki geri bildirim ve sürekli görüşmeler, hem çalışanların rollerinde başarılı olmak için ihtiyaç duydukları netliğe sahip olmalarını sağlamak hem de kariyer gelişimlerini desteklemek için check-in'leri başarılı kılan şeyin merkezinde yer alır." Gloria Chen, İnsan Kaynakları Direktörü ve EVP, Çalışan Deneyimi.

Performans etiketleri: çalışan performansı için yanlış teşvikler 

Çalışanlar aldıkları niteliksel geri bildirimlerden ziyade sıralamalarına odaklanmışlardı. Hiç kimse "beklentileri aşıyor "un altında kalan bir sıralamadan hoşlanmıyordu. Çalışanlar özellikle "beklentileri karşılıyor" notundan korkuyorlardı. Bu nedenle performans değerlendirmelerinden sonra yüksek bir gönüllü yıpranma oranı vardı.

"Çalışanlarımız değişim istiyordu. Şirketimiz dönüşüyor ve her zamankinden daha hızlı hareket ediyordu. Çalışanlarımızın ve genel olarak Adobe'nin yararına olacak şekilde geleneksel insan kaynakları süreçlerini gözden geçirmenin ve bazı şeyleri değiştirmenin zamanı gelmişti.

Olağanüstü insanları işe alıyoruz, onları etiketlemek istemiyoruz. Her bir bireyi şirkete en iyisini getirmesi için motive etmeye ve ilham vermeye odaklanmak istiyoruz." Donna Morris, Eleştirileri Unutun, İleriye Bakalım.

Sık kontroller somut iş sonuçlarına dönüşür

Performans konusunda yeni bir yaklaşım benimsemenin somut faydalarına değinen Donna Morris, geleneksel değerlendirme sürecinin ortadan kaldırılmasının yöneticilerin zamanından 100.000 saatten fazla tasarruf sağladığını ve gönüllü işten ayrılmaları azalttığını tahmin ediyor. 

"Bazıları düşük performanslı çalışanları ağır bir süreç olmadan nasıl yönetebildiğimizi merak ediyor ama aslında daha iyisini yapıyoruz.

İstem dışı işten ayrılmalarda bir artış gördük, bu da insanların beklentileri karşılamadığını tespit etme ve iletişim kurma konusunda daha iyi bir iş çıkardığımız anlamına geliyor." Donna Morris in 2017: Performans Değerlendirmelerinin Sona Erdiği Yıl.  

🗝️ Adobe'nin performans değerlendirme başarısının anahtarı

Adobe, yıllık değerlendirmeleri kaldıran ve teknoloji tabanlı sık performans değerlendirme sürecine geçen ilk şirketlerden biriydi.

"Nihayetinde üç şeyi başarmamız gerekiyor: katkıları gözden geçirmek, başarıları ödüllendirmek ve geri bildirim vermek ve almak.

Bunların hantal bir süreç haline getirilmesi mi gerekiyor? Ben öyle düşünmüyorum.

Kökten farklı düşünmenin, süreçlerimizi basitleştirmenin ve etkimizi artırmanın zamanı geldi. Benim görüşüme göre, yılda bir kez yapılan değerlendirmeden sürekli bir geri bildirim sürecine geçmemiz gerekiyor." Donna Morris, adresinde Adobe 'nin intraneti üzerinden yayınlanan orijinal blog.

Önce insan kültürüne sahip olan Adobe, bu radikal kararı şirket içinde gerçekleştirdiği çeşitli anket ve yoklamaların ardından aldı.

İşte Adobe'deki performans değerlendirmelerinin nasıl öne çıktığı.

Yöneticiler ve çalışanlar arasında serbest akışlı geri bildirim 

İki yönlü konuşmalar, yöneticiler ve çalışanlar arasındaki sorunların çözülmesine yardımcı olur ve çıtayı yükseltmek ve yüksek performanslı bir kültür oluşturmak için birbirlerini motive ederler.

"Check-in ile belirlenen daha olumlu ve yapıcı ton, Adobe'nin bir işletme olarak karşılaştığı zorlukları kucaklayabilen daha motive çalışanlar ile sonuçlandı." Donna Moris , Adobe World at Work Dergisi.

Çalışanlar şirketin hedefleri doğrultusunda yönlendirilir 

Çalışanların, şirketin kendi beceri setlerinden beklentilerine uyum sağlamaları ve hedeflerini bu beklentilerle senkronize bir şekilde belirlemeleri çok önemlidir.

Büyüme ve gelişime odaklanma

Adobe, çalışanlarının gelişmesi halinde şirketin de büyüyebileceğini fark etmiştir. Yeni beceriler edinmek, yeni şapkalar takmak ve yeni edinilen becerilere uygun başka fırsatlar bulmak tüm ekiplerde teşvik edilmektedir. Yöneticiler, sık sık büyüme ve gelişim toplantıları yapmak için yönergeler alırlar.

"Performans yönetimi perspektifinden bakıldığında, Check-in sürecinin uygulanmasından bu yana, pişmanlık duyulmayan ve istemsiz yıpranma olarak nitelendirilen ciro yaklaşık %2-%3 oranında artmıştır ve şirket bunu olumlu bir sonuç olarak değerlendirmektedir. 

Önceki yıllık gözden geçirme modelinde, yöneticiler genellikle yıl sonunda süreç onları buna zorladığında düşük performansı ele alırlardı. Check-in ile yöneticiler performansı sürekli olarak daha aktif bir şekilde yönetiyor, bu da gerektiğinde aktif performans yönetimine (fesihlere) ve düşük performans gösteren birçok çalışanın yöneticileriyle açık tartışmalardan sonra ayrılmayı seçmesine yol açıyor." Donna Moris ' in World at Work Dergisi.

➡️ Adobe gibi bir performans değerlendirme sürecini nasıl yürütebilirsiniz?

Zavvy, Adobe gibi bir performans değerlendirme süreci yürütmenizi sağlar.

İşlem basittir. İşte adım adım bir döküm.

✅ 1:1 yazılımını kullanarak çalışanlarınızı sık sık kontrol edin

Zavvy'nin 1:1 toplantı yazılımını kullanarak Adobe'nin sık check-in ritüelini kolayca kopyalayabilirsiniz.

Zavvy, yöneticilerin ve çalışanların yöneticileriyle 1:1 tempo ayarlamalarına olanak tanır. 

İşte ekipleri için yönetici kontrol panelinin ve ayarlayabilecekleri check-in temposunun anlık görüntüsü.

Yöneticiler 1:1 tempoları için sıklık, gün ve yinelenen soruları ve gündemi belirleyebilirler. 

Ayrıca, "Önemli Sohbetler" bağlantı programı ile hem yönetici hem de çalışan eşleştirilir. 

Zavvy ilgili herkese otomatik hatırlatıcılar gönderir. Yönetici de kontrol listesini ayrı bir mesaj/hatırlatma olarak alabilir.

Bu özellik aracılığıyla "son başarılar", "radikal dürüstlük" ve "gelecek haftanın öncelikleri" gibi önemli sorular sorulabilir.

Adobe'nin üç aşamalı check-in sürecini yürütmedeki samimiyetini taklit etmek için, check-in'i gündeme göre adlandırabilirsiniz; örneğin, Beklenti Belirleme, Geri Bildirim veya Büyüme ve Gelişim.

Bu özelliği, Adobe'nin ayrıntılı sürecindeki bazı sorularla "Yinelenen Check-in gündeminizi özelleştirmek" için de kullanabilirsiniz.

Zavvy, Adobe'de 3 noktalı check-in işleminin her adımını tekrarlamanıza yardımcı olabilir.

Örneğin, geri bildirim kontrol ajandasına aşağıdaki gibi sorular ekleyebilirsiniz:

• Etkili bir şekilde yaptığım tek şey nedir?
• Bu durum daha geniş iş bağlamını nasıl etkiliyor?

🌱 Çalışanlarınızı kullanarak kolaylıkla büyütün Zavvy

Beklenti belirleme check-in'inin ardından Adobe, geri bildirim ve "Bireysel Gelişim Planı "na odaklanır.

Zavvy'nin büyüme planları özelliği ile Adobe'deki bu sürece benzer bir gelişim planı modelleyebilirsiniz. 

Çalışanlar bireysel gelişim planları oluşturabilir ve bunları geri bildirim için yöneticiye sunabilir.

Buna dayanarak, yöneticiler ve çalışanlar son versiyonla bir araya gelebilir.

Örneğin, sık sık yapılan yönetici değerlendirmelerine dayanarak, çalışanlar "Geri Bildirimim" görünümünden eyleme geçirilebilir içgörüler çıkarabilir ve bunları gelişim planlarına ekleyebilir.

Yüksek potansiyelli çalışanların gelişimini hızlandırmak için bir kariyer gelişim çerçevesi de oluşturabilirsiniz.

Kariyer çerçevenizin seviyelerini ve her departman için yolları tanımlayın. Bir kariyer yolu, örneğin genç satış müdüründen orta düzey satış müdürüne ve kıdemli satış müdürüne kadar bir rol içindeki tüm büyüme potansiyelini tanımlayacaktır. 

Bu yaklaşım, çalışanlarınıza sürekli öğrenme ve kariyer gelişimi için net bir yol sunmanın yanı sıra her rol seviyesi için beklentiler konusunda daha fazla şeffaflık sağlayacaktır.

🤺 Liderlerinizi eğitin, tıpkı Adobe gibi

Adobe, çalışan, yönetici ve direktör seviyelerindeki çalışanlarının liderlik yeteneklerini değerlendirmek için beş liderlik kriteri kullanmaktadır:

• yetenek seçimi;
• Rol modelleme Check-in;
• değişime öncülük etmek;
• İşi ölçeklendirmek;
• güçlü duygusal zeka.

"Belirlediğimiz önemli bir liderlik yeteneği, Check-in'i rol modellemeye odaklanmaktır.

Adobe liderleri, zorlu ancak ulaşılabilir performans beklentileri oluşturmaktan; Check-in'leri rol modellemekten; açık ve zamanında geri bildirim sağlamaktan ve diğerlerine performansları konusunda koçluk yapmaktan sorumlu tutulmaktadır.

Liderlerin kendi kişiliklerine ve ekiplerinin kültürüne uyacak şekilde kullanmaları ve uyarlamaları için çok basit bir çerçeve sağladık." Donna Morris, Check-in ile Alınan Dersler.

Adobe, çalışanların genel refahını daha da artırmak için yöneticilerinin eğitimine yatırım yapmaktadır.

Bunlar, Zavvys öğrenme deneyimi özellikleri ile geliştirebileceğiniz becerilerdir:

1. Yöneticilerinizin istedikleri zaman geçebilecekleri kendi hızlarında öğrenme yolculuklarını kolayca oluşturabilirsiniz. 

Örneğin, Liderlik üzerine Mikro Derslerimizi yöneticilere uygun bir zamanda çalışmaları için atayabilirsiniz. Bu program yardımcı olacaktır:

• Yöneticilerinizi etkili liderler olmaları için eğitin.
• Liderlik eğitimini zahmetsiz bir süreç haline getirin.
• Çalışan memnuniyetinizi ve elde tutma oranlarınızı artırın.
• Yöneticilerinizin liderlik ve öz liderlik becerilerini geliştirin.
• [Image caption Liderlik mikro dersleri: Öğrencilerin Slack üzerinden aldıkları mesaj]

2. Liderleriniz arasında Freeletics' People Manager Roundtable gibi akran öğrenimini sağlayabilirsiniz. 

Liderlik yuvarlak masa toplantısı her altı haftada bir farklı departmanlardan liderleri bir araya getirir. Her grup için bir konu seçmek ve oturumu hazırlamaktan iki kolaylaştırıcı sorumludur. Bunu yapmak için Zavvy'de adım adım ilerleyen bir süreci takip ediyorlar.

3. Öğrenme materyallerini e-posta veya günlük slack dürtmeleri yoluyla sindirilebilir ve tüketilmesi kolay bir formatta paylaşabilirsiniz. 

Küçük zorluklar ve hatırlatmalar sürekli davranış değişikliğini motive eder. Bu özellik, liderlerinizi ekip üyelerine doğru bir şekilde koçluk yapma ve değerlendirme becerileri ve yapıcı geri bildirim verme teknikleri ile donatmak için çok önemlidir.

Yöneticilerinizi çalışanlarıyla doğru bir beklenti çerçevesi oluşturacak şekilde eğitebilmeniz için, Adobe'nin sürecini kopyalayacak bilgi parçalarının yanı sıra yinelenen hatırlatmalar içeren özelleştirilmiş bir eğitim yolculuğu oluşturabilirsiniz:

• Beklentiler nasıl belirlenir?
• Sonuçlar nasıl ölçülür ve hedefler nasıl somut hale getirilir?
• Verimli check-in toplantıları nasıl yapılır?
• Yapıcı geri bildirim nasıl doğru bir şekilde verilir?

Bunu yapmak, liderlerinizi performans değerlendirme süreci konusunda eğitirken daha etkili koçlar olmalarını sağlar.

💪 Çalışanlarınızı temel bilgilerle güçlendirin

Zavvy'nin öğrenme bilimcileri "Yapıcı ve etkili geri bildirim nasıl verilir?" başlıklı bir eğitim yolculuğu oluşturdu.

Böylece, önceden tasarlanmış bir eğitim kursunu tek bir tıklamayla tüm iş gücünüze atayabilirsiniz.

Zavvy geri kalan her şeyi sizin için hallediyor.

🌟 Zavvy'nin bonus özellikleri: Sadece bir araç değil, bir ortak

Zavvy 'u endüstri standardında performans değerlendirmelerinin yürütülmesinde öne çıkaran bazı diğer özellikler: 

• Nitelikli öğrenme bilimcileri tarafından tasarlanan kullanıma hazır anket şablonları. Anket sorularımız ve geri bildirim döngüsü şablonlarımız Microsoft, Google ve tabii ki Adobe gibi şirketlerdeki en iyi İK uygulamalarından ilham almaktadır.
• 1:1 Check-in formu son derece özelleştirilebilir olup, geri bildirim ve performans değerlendirme görüşmeleri oluşturmanıza olanak tanır.

Teknolojiyi en iyi insan yönetimi uygulamalarına dayanan araştırmalarla birleştiren Zavvy, dünya çapında önde gelen kuruluşlarda performans sonuçlarını iyileştirebilir. 

Daha anlamlı geri bildirim sağlamanın ve çalışanlarınızı daha iyi geliştirmenin bir yolunu arıyorsanız, Zavvy ile 30 dakikalık ücretsiz bir demo için rezervasyon yaptırın.

Uzmanlarımız, kuruluşunuzun verimliliğini artıran ve yeteneklerinizi motive eden en iyi performans değerlendirme sistemini nasıl oluşturacağınızı gösterecektir.