Performance Management på Deloitte: Frekvent, holistisk och fokuserad på tillväxt

Deloitte är en företagsjätte, en ledstjärna för framgång. Men under dess storhet ligger ett hemligt vapen, inte gömt i dess finansiella rapporter eller marknadsstrategier utan i dess inställning till personalhantering. Deloittes historia handlar inte bara om siffror eller mål; det är en historia om att vårda tillväxt, främja potential och omfamna förändring.

Företag som inte utvecklas och anpassar sig till förändrade affärs- och samhällsförhållanden kommer inte att kunna utnyttja den fulla potentialen hos sina medarbetare.

Deloitte utmärker sig som en förkämpe för innovation och förändring inom personaladministration. 

Deloitte rankas som ett av de 20 bästa företagen att arbeta för 2023 och genomgick en större översyn av sin prestationsstyrning 2015, vilket ledde till bättre engagemang och mer tillväxtorienterade resultat för medarbetarna.

Vad är det då som gör Deloittes performance management-system så framgångsrikt?

Denna fallstudie kommer att granska hur Deloittes system fungerar, hur det utvecklades, vad som skiljer det från andra och hur du kan kopiera dess viktigaste funktioner i din organisation.

⚒️ Vad är Deloittes system för prestationsstyrning?

Att bedöma medarbetarnas prestationer i förhållande till deras mål, dvs. medarbetarsamtal, är ingen lätt uppgift. Organisationer måste balansera sina affärsbehov med medarbetarnas behov och anpassa personliga, eftersträvansvärda och organisatoriska mål.

En effektiv process för att hantera medarbetarnas prestationer omfattar flera dimensioner, inklusive de viktigaste aspekterna av prestationshantering och prestationsutvärderingar. Detta innebär att man vårdar och främjar en högpresterande kultur samtidigt som man bedömer medarbetarnas prestationer på ett meningsfullt och informativt sätt.

Deloittes prestationsstyrning har genomgått en omfattande omarbetning för att omformulera dess mål och fungera som ett holistiskt utvecklingsverktyg snarare än ett benchmarkingverktyg.

Deloittes ledare ändrade också fokus för resultatstyrning till vad ledarna skulle göra med sina teammedlemmar i framtiden snarare än att betygsätta dem efter tidigare prestationer.

"Vad är syftet med performance management på Deloitte?" är en fråga som Deloittes ledare noga övervägt, förklarar Erica Bank, Deloittes amerikanska Workforce Strategy and Innovation Leader. ‍

"Vi genomförde fokusgrupper över hela företaget ... och utkristalliserade tre primära syften med prestationsstyrning."

Baserat på medarbetarnas feedback och efter en period av självrannsakan fastställde Deloittes ledare tre nya mål för en förnyad strategi för prestationsstyrning:

1. Erkänna prestation.

2. Se resultatet tydligt.

3. Bränsleprestanda.

Deloitte hanterar dessa mål med hjälp av sju viktiga teman.

Erkänna prestationer

Deloittes system syftar till att främja rimlig ersättning och meritbaserade befordringar, erkänna människors styrkor och identifiera lågpresterande medarbetare.

1. Övergång från årlig till regelbunden feedback

Deloitte övergick från årliga utvecklingssamtal till mer frekventa "ögonblicksbilder" och avstämningar som bidrar till successionsplanering, utvecklingsstrategier, resultatanalys med mera.

Snapshots och check-ins kompletteras med enkäter, talangutvärderingar och andra processer som är utformade för att mäta, belöna och förbättra prestationer.

Med övergången till mer frekvent och informationsrik feedback har "Deloitte tagit ett viktigt steg framåt för att utveckla en rikare förståelse för varje medarbetares styrkor och förmågor", säger Deloittes US CFO Insights: Strategi för prestationsstyrning.

"Om du vill att människor ska prata om hur de ska göra sitt bästa arbete inom en snar framtid, måste de prata ofta", förklarar Marcus Buckingham och Ashley Goodall i en artikel i Harvard Business Review. Buckingham och Goodall är experter på performance management respektive tidigare utbildningsdirektörer på Deloitte. "Och hittills har vi i våra tester funnit ett direkt och mätbart samband mellan frekvensen av dessa samtal och teammedlemmarnas engagemang."

2. Förenkling av granskningsprocessen

Det nya systemet minskar komplexiteten i prestationsbedömningarna genom att införa en kort enkät med fyra frågor som cheferna ska besvara efter varje projekt eller åtminstone en gång i kvartalet.

I undersökningen ombeds ledarna att besvara följande frågor om sina medarbetare baserat på vad de vet om varje persons prestationer:

1. Om det vore mina pengar, skulle jag då ge den här personen högsta möjliga löneökning och bonus?
2. Skulle jag alltid vilja ha dem i mitt team?
3. Finns det risk för att personen presterar dåligt?
4. Är de för närvarande verksamma på nästa nivå?

Frågorna är utformade för att vara framtidsfokuserade och går bort från traditionella bedömningskriterier, såsom färdigheter, och mot granskarens känslor och avsikter.

"Vi frågar ledarna vad de skulle göra med sina teammedlemmar, inte vad de tycker om dem", säger Buckingham och Goodall.

Deloittes ledare får mer exakt feedback om sina medarbetare genom dessa frågor, och svaren hjälper till att vägleda efterföljande samtal om befordringar och förbättringar i framtiden.

3. Inga fler påtvingade rankningar

Deloitte övergav det traditionella "bell curve"-systemet för att rangordna medarbetarna.

Deloittes ledare söker en flerdimensionell förståelse för medarbetarnas förmågor, intressen, bidrag och potential. Deloitte föredrar att erkänna och utveckla individuella styrkor, som kanske inte alltid kan kvantifieras med hjälp av ett enkelt rankningssystem.

Se prestanda

Deloittes ledare vill ha information som ger dem en överblick över organisationens resultat och som hjälper dem att förstå:

• Hur prestationstrender skiljer sig åt i olika delar av organisationen.
• Vem behöver förbättras?
• Vad företagsledare kan göra för att påverka prestationsresultaten.

4. Användning av teknik

Deloittes system gör det möjligt för medarbetarna att förstå och utforska sina styrkor genom ett självutvärderingsverktyg, så att de kan lära sig mer om sina prestationer och dela med sig av sina styrkor till kollegor, ledare och andra.

Den nya tekniken var en nyhet för Deloittes medarbetare, så den ökade engagemanget på ett sätt som inte hade setts tidigare.

Tekniken är utformad för att lyfta fram medarbetarnas styrkor, eftersom Deloitte ser detta som en viktig bidragande faktor till framtida prestationspotential. Den är också utformad för att vara enkel, snabb och lätt att använda, vilket uppmuntrar till interaktion och delning.

Deloitte introducerade en mobilapp för att komplettera teknikplattformen, vilket underlättar regelbundna avstämningar och feedback i realtid mellan teamledare och deras medarbetare. Detta gör feedbackprocessen smidigare och mer användarvänlig .

5. Betygsättning av granskaren

En av de innovativa egenskaperna hos Deloittes prestationsöversikter är att de kräver att granskarna bedömer sina egna handlingar snarare än sina teammedlemmars egenskaper och beteenden.

Detta unika sätt att hantera talanger främjar en mer proaktiv hållning när det gäller att göra personbedömningar.

Processen prioriterar bedömarnas, dvs. teamledarnas, subjektiva bedömning, eftersom de är närmast sina medarbetares prestationer och bäst lämpade att göra bedömningar. Andra (funktionella) chefer eller kollegor utesluts för enkelhetens skull.

Bränsleprestanda

Deloittes system identifierar och övervakar inte bara den aktuella prestationen, utan styr även den framtida prestationen.

6. Fokus på framtida utveckling

Systemet prioriterar framåtblickande samtal, t.ex. de som föranleds av de fyra enkätfrågor som ledare ställer till sina medarbetare. Det är också viktigt att diskutera hur medarbetarna kan utvecklas och växa i framtiden, inklusive ledarskapsutveckling, snarare än att fokusera på tidigare prestationer.

"Vi har gått från ett fokus på det förflutna till ett kontinuerligt fokus på framtiden", förklarar Buckingham och Goodall. "När vi har testat varje del av denna design med allt större grupper inom Deloitte har vi sett att förändringen kan vara en evolution över tid."

7. Betoning på teamets prestationer 

Systemet utnyttjar fördelarna med samarbete inom Deloitte. Det lägger större vikt vid teamets prestationer snarare än individuella prestationer.

"Det fina med datan är att den ligger på teamnivå", säger Alec Bashinsky, tidigare partner på Deloitte, om den information som samlas in genom prestationssystemet. "Så som frågorna är formulerade kan jag faktiskt mäta pulsen på mitt team, hur effektivt de arbetar, hur engagerade de är ... Det gör att vi nu kan ... fokusera på teamets effektivitet, och det har varit ett enormt resultat för oss".

Systemets utformning ger bättre stöd för högpresterande team än tidigare.

Här är en sammanfattning av Deloittes syn på prestationsstyrning:

👀 Varför behövde Deloitte ett nytt system för prestationsutvärdering? Fem anledningar

Deloittes beslut att förnya sin prestationsmetod berodde på kritiska brister i det gamla systemet.

Ineffektiva och tidskrävande granskningar

Deloittes gamla system tog mycket tid i anspråk och var komplicerat. Det innehöll långa formulär, omfattande dokumentation och en omständlig process för att samla in och konsolidera feedback från flera olika källor.

"Vi räknade ut hur många timmar organisationen lade på performance management och fann att det tog nästan 2 miljoner timmar per år att fylla i formulär, hålla möten och skapa betyg", minns Buckingham och Goodall.

Trots den tid som lades ner tog systemet uppmärksamheten från det centrala syftet med prestationsbedömningar, och de härledda betygen gav inga meningsfulla insikter om medarbetarnas prestationer.

"Den traditionella processen i sig är mycket administrativ", förklarar Bashinsky, och "betygen korrelerar inte med några mätetal".

Bristande engagemang och sjunkande prestationsnivåer

Det gamla systemet sågs som en byråkratisk övning som saknade relevans för medarbetarnas dagliga arbete. Deloitte genomförde en undersökning som visade att deras ledningsgrupp ansåg att systemet varken främjade medarbetarnas engagemang eller höga prestationer.

Istället för att fokusera på karriärutveckling uppmuntrade systemet till långa interna diskussioner om betygsutfall.

"När vi studerade hur dessa timmar spenderades insåg vi att många av dem åts upp av ledarnas diskussioner bakom stängda dörrar om resultatet av processen", säger Buckingham och Goodall.

Det fanns ett behov av något mer flexibelt, realtidsanpassat och individanpassat för att ändra systemets fokus på att engagera Deloittes medarbetare och ta tillvara deras potential.

Fokus på det förflutna

Systemet fokuserade på tidigare beteenden och prestationer och var inte utformat för att prioritera framtida resultat. Det bakåtblickande synsättet gav inte medarbetarna konstruktiv vägledning för att förbättra eller utveckla sina färdigheter i framtiden.

"Vi undrade om vi på något sätt kunde flytta vår tidsinvestering från att prata med oss själva om betyg till att prata med våra medarbetare om deras prestationer och karriärer - från ett fokus på det förflutna till ett fokus på framtiden", reflekterar Buckingham och Goodall.

Systemet tog inte heller hänsyn till arbetets föränderliga karaktär, som kräver anpassningsförmåga och kontinuerligt lärande.

Sällsynt information

Det gamla systemet använde en tungrodd och sällsynt årlig 360-graders feedbackmetod. Vid en jämförelse mellan 360-gradersfeedback och prestationsbedömning hade systemet fördelarna med flerriktad och holistisk feedback, men saknade aktualitet.

Den sällsynta årliga feedbackcykeln innebar att feedbacken ofta var föråldrad när den levererades. Möjligheter till riktningsförändringar i rätt tid eller utvecklingsvägledning för medarbetare missades, och Deloittes medarbetare fick ingen tydlig förståelse för hur deras dagliga verksamhet stämde överens med Deloittes förväntningar och mål.

Otillräckligt fokus på styrkor

Det gamla systemet betonade svagheter eller förbättringsområden snarare än medarbetarnas styrkor. Detta var demotiverande. Det avledde också uppmärksamheten från möjligheter att utnyttja de områden där Deloittes medarbetare presterade bra.

"Rent allmänt skulle jag säga att 2-3% av en organisations personalstyrka inte är bra, av en rad olika skäl", säger Bashinsky, "men vi låter 97% av våra medarbetare genomgå en negativ process. Det betyder inte att man inte ska hantera de som presterar dåligt - för det ska man - men det handlar om att fokusera på de 97-98% av våra medarbetare som är bra och att bygga vidare på deras styrkor och hjälpa dem att växa inom organisationen... Processen är inte transparent, och den fokuserar på svagheterna."

➡️ Se hur Cisco utvecklar sina medarbetare genom ett engagemang för innovation, utveckling och samarbete.

🗝️ Nyckeln till framgång för Deloittes medarbetarsamtal

Här är sju egenskaper hos Deloittes prestationsstyrning som gör att den skiljer sig från de flesta andra organisationer.

Frekventa, informella avstämningar

Till skillnad från många organisationers årliga eller halvårsvisa utvärderingar använder Deloittes system frekventa, informella check-ins. Dessa är inte kopplade till ersättning eller formella utvärderingskriterier, och de uppmuntrar Deloittes medarbetare att vara mer ärliga och konstruktiva jämfört med de bedömningsramar som används i andra organisationer.

Ögonblicksbilder av prestanda

Performance snapshots är ett unikt inslag i Deloittes system. I motsats till den utdragna granskningsprocess som är typisk för många andra organisationer, är performance snapshots kortfattade, kvartalsvisa enkäter som ger Deloittes ledare feedback om sina teammedlemmar. De är en betydande skillnad från den mängd formulär och checklistor som var en del av Deloittes gamla system, och som är typiska för många system idag.

Svaren är konfidentiella och uppgifterna sammanställs för att ge en aktuell och realistisk bild av hur teamen presterar.

"Vi ville ta fram ett ramverk som var enkelt, lokalt och fokuserat på realtidsdata och individers styrkor", förklarar Bashinsky.

Framtidsinriktad feedback

De flesta system i andra organisationer är utformade för att utvärdera tidigare prestationer. Deloittes system - särskilt genom enkätfrågorna - är däremot utformat för att mäta framtida potential. Det syftar bland annat till att bedöma sannolikheten för att en teamledare skulle vilja arbeta med en medarbetare igen eller om medarbetaren arbetar efter sin potential.

Systemet syftar till att driva framtida resultat snarare än att älta tidigare resultat.

Förenklat klassificeringssystem

Deloittes system består av fyra frågor och en femgradig skala. Detta är mycket enklare än de komplexa system som finns hos andra organisationer och bidrar till att minska de snedvridningar som tenderar att uppstå i dessa komplexa system.

Deloittes enkla system syftar till att fånga nyanserna i prestationen på ett mer korrekt sätt genom att tillhandahålla en tydlig och lättsmält process som direkt anpassar medarbetarnas mål till organisationens prioriteringar.

Betoning på starka sidor

När Deloittes ledare utvecklade det nya systemet genomförde de empiriska studier på sina mest högpresterande team. "Vi blev överväldigade av ett av våra resultat", säger Bank, "prestation, lojalitet och kundnöjdhet är starkt kopplade till vad våra medarbetare tror på; de spelar på sina styrkor."

Därför har Deloitte utformat sitt system så att det i hög grad är styrkebaserat, med fokus på vad medarbetarna gör bra och hur de kan utnyttja sina styrkor för att prestera på topp. Detta står i kontrast till systemen på många andra företag som fokuserar på svagheter.

Kulturell integration

Deloittes system återspeglar i hög grad den bredare kulturella utvecklingen och betonar smidighet, kontinuerligt lärande och ett utvecklingsinriktat tankesätt. Detta går utöver processförändringar och främjar en progressiv filosofi om medarbetartillväxt och organisatorisk framgång.

Deloittes system skiljer sig från många andra organisationers ramverk för prestationsstyrning, där systemen är mindre integrerade med organisationens kulturella inriktning.

Forskningsbaserad metod med hjälp av teknikdrivna insikter

Efter omfattande och djupgående forskning om vad som driver prestationer utvecklades Deloittes nya system, vilket resulterade i en evidensbaserad design som skiljer det från systemen hos många andra organisationer.

Denna datadrivna strategi upprätthålls med hjälp av tekniska verktyg som kontinuerligt samlar in och analyserar prestandadata. Att använda teknik på detta sätt underlättar analys i realtid. Det ger mer aktuell och insiktsfull feedback än den årliga eller halvårsvisa insamlingen av resultatdata som de flesta organisationer gör.

➡️ Hur kan du implementera ett performance management-system som Deloitte?

Zavvy kan hjälpa dig att implementera ett performance management-system som efterliknar de bästa delarna av vad Deloitte gör.

Processeffektivitet

Deloitte såg över sitt system för att minska byråkratin och få bort ineffektivitet. 

Med Zavvy kan du använda kraftfulla verktyg för att göra dina processer för prestationshantering mer effektiva och automatiserade.

Du kan till exempel skapa ett helt anpassningsbart system för feedback till anställda med hjälp av Zavvys 360 feedback-programvara, som låter dig begära feedback uppåt, nedåt, från kollegor och självfeedback.

Programvarans omfattande funktioner gör att du kan bygga ett flexibelt system med avancerade verktyg och inställningar, t.ex:

• Mallar för undersökningarhar utvecklats av Zavvys inlärningsforskare, med hjälp av den senaste forskningen för att förhindra fördomar och förbli robusta mot data av dålig kvalitet.
• Ett lättanvänt feedbackverktyg som är mycket anpassningsbart.
• Avancerade anonymitetsinställningar, där du kan bestämma vilken feedback som ska vara anonym och vilken som inte ska vara det
• Förmåga att kombinera olika delar av ramverk, t.ex. kompetensbaserade, kulturbaserade och teamworkbaserade metoder.
• Karriärvägar och rollnivåbeskrivningar som tydligt visar vad som kännetecknar de olika nivåerna i ert karriärramverk, med tydliga uppgifter, leveranser, processer, mål och KPI:er för varje roll.

Du kan också spara tid och hålla dig på rätt spår genom att använda Zavvys automatiserade funktioner - till exempel automatisera feedbackdiskussioner och ställa in tider för att diskutera och dela feedback.

Frekvens för bedömningar

Deloitte övergick från årlig till regelbunden feedback, inklusive kvartalsvisa resultatöversikter och veckovisa avstämningar.

Zavvy hjälper dig att snabbt implementera frekventa incheckningar med hjälp av programvaran för en-till-en-möten.

Du kan ställa in frekvens, veckodag, återkommande frågor, agenda för personliga möten och incheckningstakt. 

Du kan också hålla koll på uppgifter och skriva privata anteckningar samtidigt som du kontrollerar blockerare, uppgiftsbelastning och dina medarbetares välbefinnande.

Du kan också skapa flera avstämningar med samma teammedlem, var och en med olika fokus: avstämning av prestation, utvecklingssamtal, avstämning av mål osv.

Deloittes ögonblicksbilder av prestationer är ett sätt för teamledare att dokumentera sina bedömningar av varje medarbetares prestation vid en viss tidpunkt.

Du kan emulera ögonblicksbilder av prestanda med Zavvy genom att:

• Fastställa tidsramar för ögonblicksbilderna.
• Anpassa utvärderingar med utvalda frågor som är utformade för att få fram de insikter du söker. Deloitte har tagit fram en serie frågor som ber chefer att bedöma sina egna planerade (framtida) åtgärder för sina teammedlemmar baserat på vad de vet om deras prestationer (snarare än vad de tycker om dem personligen).
• Gör det enkelt att delta med hjälp av Zavvys automatiseringsfunktioner.
• Välja ut deltagare för varje granskningscykel.

Fokusera på styrkor

Deloittes system betonar styrkor snarare än svagheter.

Du kan använda Zavvy för att hjälpa dig att utveckla och få dina medarbetare att växa baserat på deras styrkor på flera sätt.

Börja med en grundlig förståelse av kompetensen i organisationen med hjälp av en kompetensmatris för att kartlägga var medarbetarnas styrkor finns, visualisera talangtätheten och identifiera utvecklingsmöjligheter.

Använd programvara för karriärplanering för att sätta upp tydliga mål för varje roll och nivå, kartlägga relevanta vägar för varje medarbetare baserat på deras styrkor och använda objektiva data för att vägleda och motivera dem.

Bygg ut sökvägar effektivt med kraftfulla mallar och Zavvys AI-funktioner.

Zavvys AI-verktyg hjälper dig att bygga robusta utvecklingsprogram snabbt och intelligent:

• Skapa meningsfulla kompetensmodeller och karriärvägar på några minuter, med bara några få klick, och bygg ramverk för alla storlekar och inställningar.
• Skapa utbildnings- och onboardingmaterial snabbt och effektivt så att du kan ägna mer tid åt att strategiskt spåra och förbättra ditt innehåll.
• Stäng gapet mellan utvecklingsmål och utbildning genom att på några sekunder fylla medarbetarnas utvecklingsplaner med konkreta, kompetensbaserade utbildningsförslag.
• Driv tillväxtorienterade feedbackprocesser genom att direkt koppla resultaten till konkreta åtgärder, t.ex. utvecklingsplaner och utbildningskurser.

Titta på framtiden

Deloitte prioriterar framtidsinriktade samtal och framtida tillväxt.

Med Zavvy kan du fokusera på dina medarbetares framtida tillväxt och utveckling genom att:

• Upprätta tillväxtcykler för medarbetarna som uppmuntrar dem att definiera utvecklingsplaner som återspeglar deras ambitioner och framtida potential.
• Övervaka och stödja dina medarbetares utvecklingsplaner.
• Utveckla kompetenser som gynnar medarbetarnas specifika behov, t.ex. genom att förbättra eftertraktade färdigheter inom snabbväxande teknik som AI och dataanalys.
• Utveckla ledarskapspotentialen hos dina nya ledare med hjälp av program som Microlessons on Leadership. Dessa är utformade för att finslipa ledarskapstekniker genom övning, repetition och behärskning och används av ledande organisationer som N26, Deezer och Google. Mikrolektionerna innehåller "knuffar" som hjälper deltagarna att tillämpa teknikerna i sina dagliga rutiner, vilket hjälper dem att bli mer effektiva ledare genom övning och självreflektion.

📅 Boka en kostnadsfri 30-minuters demo för att se hur du kan få ut din personals fulla potential med hjälp av ett performance management-system som efterliknar de beprövade idéerna från organisationer som Deloitte.