Hur (och varför) man startar ett effektivt Cross-Skilling-program

Om det är något vi lärt oss av den stora uppsägningen så är det att du behöver en reservplan för nästan alla anställda.

Meg Hellerstedt, VD för Sylvane, delar med sig av sina erfarenheter av att leda ett detaljhandelsföretag under den stora uppsägningsperioden. Hon säger:"Den plötsliga förlusten av anställda och svårigheten att anställa nya var ett stort hinder för att fortsätta verksamheten som vanligt."

Föreställ dig ett scenario där två viktiga medlemmar i produktteamet har sagt upp sig och hela teamet är helt ovetande om hur de ska gå vidare med nästa produktrelease. Du kämpar för att hitta en ersättare.

Slutligen, när du hittar en ersättare kan ingen av de kvarvarande teammedlemmarna förmedla kunskap till de nya eftersom de inte har någon djupgående förståelse för vad de två medlemmarna gjorde. Det leder till produktivitetsförluster för både de nya medarbetarna och hela teamet. Definitivt inte en bra situation att befinna sig i.

Du kan undvika att falla i fällan i sådana scenarier genom att lägga till cross-skilling-initiativ i ditt utbildnings- och utvecklingsprogram. Cross-skill-utbildning är en utmärkt strategi för att bygga mer motståndskraftiga, flexibla och anpassningsbara team .

Denna artikel kommer att behandla:

• Vad är tvärkompetens?
• Varför det är viktigt, vilket framgår av 8 konkurrensfördelar med tvärkompetens.
• Hur du utvecklar en strategi för tvärkompetens för din organisation.

🤹🏼 Vad innebär cross-skilling i ett jobb?

Cross-skilling (även kallat cross-training eller multiskilling) i ett jobb innebär att anställda utbildas för att utveckla färdigheter utanför sitt primära expertområde. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för individer att utföra en mängd olika roller eller uppgifter inom olika funktioner eller avdelningar inom en organisation.

Syftet med tvärkompetens är att skapa en flexibel, mångsidig och multikompetent arbetskraft, förbättra teamsamarbetet och säkerställa kontinuitet och effektivitet i verksamheten genom att minska beroendet av specifika individer för viktiga uppgifter.

Till exempel kan en programutvecklare utbildas i programvarutestning, så att de kan hantera testuppgifter när en testare inte är närvarande.

Ett annat exempel är att sälj- och marknadsföringsteam kan korsutbildas i varandras arbetsflöden. Det leder till bättre samarbete mellan de båda teamen kring det slutliga målet att attrahera nya kunder.

🕵️‍♀️ Cross-skilling vs. upskilling vs. reskilling: Att förstå nyanserna

Upskilling är processen att förse medarbetare med nya färdigheter för att de ska kunna utvecklas i sina nuvarande roller.

Till exempel att utbilda webbutvecklare i den senaste webbtekniken så att de håller sig uppdaterade med aktuella trender. Å andra sidan innebär cross-skilling att anställda utbildas i färdigheter som ligger utanför deras roll.

Kompetensutveckling ger medarbetarna fler karriärmöjligheter och förbättrar deras prestationer. Cross-skilling syftar dock till att minska riskerna och bygga mer flexibla team.

Det finns också en annan term, omskolning. Det handlar om att utbilda anställda i nya färdigheter för att anpassa sig till förändrade arbetskrav eller teknik.

Anta till exempel att rollen som supportingenjör håller på att bli föråldrad på grund av automatisering. I så fall kan du omskola dem så att de kan ta en annan roll.

➡️ Läs mer om Amazons ambitiösa program för kompetenshöjning av sin personal.

🪜 Din 9-stegsguide för att implementera tvärkompetens i din organisation

Här är en steg-för-steg-guide till hur du implementerar ett program för tvärkompetens i din organisation.

1. Skapa ett bibliotek för karriärvägar

Innan du ens pratar med medarbetarna om cross-training är det bäst att först bygga upp ett bibliotek med karriärvägar:

• nuvarande roller i din organisation;
• Kompetenser (färdigheter, beteenden och förmågor) som krävs för varje roll;
• karriärvägar som visar potentiell rollutveckling inom en avdelning.

Detta bibliotek ger dig en snabb överblick över alla avdelningsroller och deras förväntade kompetenser.

➡️ Upptäck hur du identifierar kompetenser som krävs för varje roll med vår guide för kompetenskartläggning.

2. Identifiera potentiella möjligheter till tvärkompetens

Nästa steg är att titta på karriärvägarna och hitta möjligheter till tvärkompetens genom:

• Identifiera roller med överlappande kompetens
• Urval av roller som kräver frekvent samarbete
• Fastställande av ömsesidigt beroende roller.

Anställda i dessa roller kan vara potentiella deltagare i program för tvärkompetens.

3. Genomföra en intresseundersökning bland de anställda (valfritt)

Du kan också mäta dina anställdas intresseområden och fråga vilka färdigheter de vill utveckla. Du kan genomföra en karriärutvecklingsundersökning för anställda och ställa frågor om:

• sina karriärmål;
• de färdigheter de vill utveckla.

4. Sätt upp mål för tvärkompetens

Du har identifierat potentiella möjligheter till tvärkompetensutveckling.

Därefter måste du definiera tydliga mål för ditt cross-skilling-program. Vilka av dessa möjligheter bör du prioritera?

Du kan se organisationens affärsmål för att definiera prioritet.

Till exempel:

• Om du har en betydande produktlansering på gång måste produktteamet få korsutbildning för bättre samarbete. Sätt sedan upp mål för tvärutbildningen av produktteamet.
• Om du ser kritiska beroenden i det nuvarande marknadsföringsteamet kan du planera korsutbildning så att medlemmarna i marknadsföringsteamet kan hantera varandras frånvaro.
• Om du observerar att produktmarknadsförings- och customer success-teamen inte är på samma sida, resulterar det i en dålig kundupplevelse. Då kan du korsutbilda dessa två team för att leverera en sömlös kundupplevelse.  

När ni har fastställt målen kan ni dokumentera dem och utse målägare (t.ex. HR-chefer, avdelningschefer osv.).

Det kan också finnas flera målägare på Zavvy. Du kan också ställa in delmål så att ansvaret fördelas mellan intressenterna.

5. Utveckla utbildningsprogram

Utveckla utbildningsmoduler, workshops och seminarier som är anpassade till de färdigheter som du vill utveckla hos dina medarbetare.

Med hjälp av Zavvy kan du:

• Skapa anpassade kurser: Du kan utveckla interna kurser som är anpassade efter din organisations processer och arbetsflöden. Dessutom får du ett centraliserat Learning Management System för att spåra all utbildning och dess framsteg.

• Schemalägg seminarier/workshops/evenemang: Använd Zavvys återkommande utbildningshändelser för att schemalägga seminarier, workshops eller evenemang. Det tar bara några klick att ställa in det. Du kan ange evenemangsvärd, sessionsdetaljer och hur du anmäler dig, och du är redo att gå.

• Dra nytta av externa kurser: Zavvy ger dig också tillgång till en omfattande databas med över 1000 kurser från välrenommerade tredjepartsplattformar.

• Zavvy erbjuder också AI-stöd som hjälper dig att skapa kurser tio gånger snabbare.

6. Implementera mentorskap och coachning

Förutom utbildning kan du också utforma mentorskapsprogram. Para ihop anställda med mentorer som kan vägleda dem genom lärandet. För det första kan du skicka ut enkäter till medarbetarna för att hitta frivilliga och sedan utse mentorer.

7. Sammanställ din medarbetares aktuella kompetensstatus

Innan du tilldelar någon utbildning till medarbetarna bör du bedöma deras kompetenser för att få en uppfattning om deras nuvarande status. Du kan genomföra kompetensbaserade bedömningar på Zavvy för att ta reda på var de står för varje färdighet.

I slutändan får du en kompetensmatris som visar din nuvarande arbetsstyrkas kompetens. I Zavvy kan du se dessa matriser på organisations-, avdelnings-, plats- eller teamnivå.

8. Skapa planer för korsvis kompetensutveckling för anställda

Nu har du alla basdata och utbildningsprogram på plats. Baserat på aktuell kompetensstatus kan du definiera cross-skilling-vägar för medarbetarna.

Cheferna kan ha enskilda möten med medarbetarna för att diskutera tvärkompetens och utvecklingsmål.

Det bästa vore att lägga till uppgifterna (onlinekurser, kohorter, workshops, certifiering, jobbrotation, skuggning eller coachningssamtal) i medarbetarnas utvecklingsplaner.

Zavvy AI hjälper dig också att skapa personliga utvecklingsplaner med ett klick.

9. Övervaka framsteg

Slutligen bör du inrätta ett system för att övervaka och granska hur planerna för korsutbildning fortskrider. Du kan utvärdera färdigheter/kompetenser igen efter att medarbetarna har slutfört de tilldelade cross-training-programmen. Du kan också koppla samman granskningen av cross-skilling-uppgifter med regelbundna medarbetarsamtal.

Du kan också genomföra enkäter för att få feedback från medarbetarna om huruvida de tyckte att utbildningen var till hjälp.

Tips: Se till att medarbetarna har möjlighet att tillämpa sina nya färdigheter i sitt dagliga arbete eller i nya roller inom organisationen. Det kommer att hålla dem motiverade att lära sig nya färdigheter.

🏆 Varför är cross-skilling viktigt? 8 Strategiska fördelar med cross-skilling

De främsta fördelarna med att implementera ett program för tvärkompetens är

1. Skapar smidiga och motståndskraftiga team

Meg Hellerstedt, VD för Sylvane, berättar att hennes företag startade ett program för korsvis kompetensutveckling efter den stora uppsägningsperioden. Hon reflekterar över fördelarna med detta program och berättar

"Vi har ett smidigare samarbete och en mer kontinuerlig verksamhet som är mindre benägen att äventyras av medarbetarnas frånvaro. Våra processer flyter på bättre eftersom medarbetarna inte alltid behöver vänta på sina kollegor för att komma vidare med vissa uppgifter."

Genom tvärkompetens skapas mer flexibla och motståndskraftiga team som kan hantera frånvaro eller uppsägningar.

2. Ökar teamets samarbete och produktivitet

Steve Hallman, Enterprise Agile Coach och konsult inom verksamhetsstyrning , säger att korsutbildning av medarbetare främjar samarbete och ökar produktiviteten.

Han förklarar det med ett exempel från mjukvaruutveckling:"Varje gång en frontend- och backend-utvecklare arbetar tillsammans kommer de båda att lära sig något. Genom att göra det får alla tillgång till all den kompetens som finns inom utvecklingsteamet. Det begränsar helt enkelt mängden arbete i processen."

3. Stimulerar innovation

Tvärfunktionella team ökar innovationen. Med medarbetare som har ett brett spektrum av färdigheter, kunskaper och resurser kan de ta itu med mer omfattande utmaningar snabbare än team som består av medlemmar med en smal uppsättning färdigheter.

4. Säkerställer anpassning till marknadens krav

Kraig Kleeman, VD och grundare av The New Workforce säger:"Vi lever i en tid där förändring är den enda konstanten. Marknadskraven förändras, ny teknik dyker upp och färdigheter som en gång ansågs vara nischade blir mainstream. I ett sådant landskap är det inte bara en fördel att ha ett team som kan anpassa sig snabbt - det är en nödvändighet. Cross-skilling förbereder ditt team för dessa förändringar."

Med korsutbildning kan anställda ta på sig olika uppgifter och ansvarsområden och vara mer anpassningsbara till förändrade marknadskrav. Till exempel har användningen av AI ökat betydligt inom HR-funktioner. HR-chefer måste därför ha teknisk kunskap om hur man anpassar sig till de nya systemen.

➡️ Läs mer om de bästa AI-verktygen för HR-processer och AI-baserade system för hantering av lärande.

5. Ökar medarbetarnas engagemang

Gallup frågade anställda med lågt engagemang vilka förändringar de förväntar sig på arbetsplatsen. En av deras viktigaste frågor är att deras nuvarande arbete är ganska repetitivt. Istället skulle de vilja lära sig mer. Cross-training ger medarbetarna nya färdigheter så att de kan ta sig an olika uppgifter.

6. Stödjer intern rörlighet och ökar retention

Intern rörlighet innebär att medarbetare inom samma organisation förflyttas till en ny roll eller utvecklingsmöjlighet. Cross-training stödjer intern rörlighet. Det gör det möjligt för medarbetarna att skaffa sig mer varierad kompetens och hjälper dem att hitta sin karriärväg inom organisationen.

Till exempel kan en frontend-utvecklare som vill bli molntekniker utbildas i molnutveckling. Att hjälpa människor att göra en intern förflyttning baserat på deras karriärambitioner ökar retentionen.

7. Skapar framtida ledare

Pallavi Sharma, certifierad HR Business Partner, säger:"Om de utformas på ett effektivt sätt kan program för tvärkompetens bidra till att personer i nivå 2- och nivå 3-roller (chefer eller högre ledare) avancerar till nästa hierarkinivå."

Medarbetare i ledande roller behöver kunskap om olika avdelningar och roller. Cross-skilling är en utbildningsmetod för att skapa framtida ledare.

8. Minskar kompetensbrister

Över 50 % av företagen står inför ett kompetensgap, och hälften av dem löser det genom att utbilda befintliga medarbetare. Cross-skilling skapar en talangpool med olika kompetenser för att undvika kompetensbrister.

➡️ Bygg upp en högproduktiv arbetsstyrka med Zavvy

Zavvy är din one-stop-shop för allt som rör talangutveckling.

På Zavvy kan du göra det:

• ✈️ Introduktion av nyanställda.
• 📝 S kapa ramverk för karriärutveckling och kompetensbibliotek.
• 💪 Hantera all utbildning i ett system för hantering av lärande.
• 🌱 Utforma utvecklingsplaner.
• 🔄 Hantera resultat.

📅 Det bästa är att vi kan anpassa funktionerna efter ditt användningsområde. Boka en demo nu för att se den i aktion.

❓ Vanliga frågor och svar (FAQ)

Vad är ett exempel på tvärkompetens?

Cross-skilling innebär att medarbetare utbildas i färdigheter som ligger utanför deras roll. Dessa färdigheter är främst relaterade till angränsande eller ömsesidigt beroende roller.

En backend-utvecklare förstår till exempel principen för mjukvaruutveckling. De kan också vidareutbildas till backend-utvecklare. På så sätt kan de hantera programvaruutveckling från början till slut och ta en roll som fullstack-utvecklare.

Vad är ett exempel på tvärkompetens?

Cross-skilling innebär att medarbetare utbildas i färdigheter som ligger utanför deras roll. Dessa färdigheter är främst relaterade till angränsande eller ömsesidigt beroende roller.

Till exempel kan medlemmar i sälj- och marknadsföringsteam korsutbildas i varandras arbetsflöden. Det leder till bättre samarbete mellan de båda teamen kring det slutliga målet att locka nya kunder.

Vad är upskilling, reskilling och cross-skilling?

Uppgradering: Kompetensutveckling är processen att förse medarbetare med nya färdigheter så att de kan utvecklas i sina nuvarande arbetsroller.

Cross-skilling: Cross-skilling är processen att utbilda anställda i ytterligare färdigheter utöver deras nuvarande roll.

Omskolning: Omskolning innebär att anställda utbildas i nya färdigheter för att anpassa sig till förändrade arbetskrav eller teknik.