Mettre en place un processus gagnant de rétroaction continue des employés en 10 étapes faciles

Vous essayez de choisir un nouveau mode d'évaluation des performances ? Les entreprises utilisent depuis longtemps les évaluations annuelles pour attribuer les récompenses. Cette approche de la gestion des performances mesure l'impact du travail passé dans l'espoir d'en tirer des leçons et de s'en inspirer à l'avenir. 

Mais 80 ans plus tard, les employés souhaitent bénéficier d'un retour d'information continu plutôt que d'attendre un rattrapage annuel. 

Cargill, producteur et distributeur de produits alimentaires basé à Minneapolis, avait besoin d'un meilleur système de gestion des performances pour motiver ses 160 000 employés dans le monde. Cargill privilégie désormais les conversations quotidiennes sur le lieu de travail entre les cadres et les employés, abandonnant les évaluations annuelles au profit d'un système de "gestion des performances au quotidien". 

HR Daily Advisor rapporte que 70% des employés de Cargill se sentent plus valorisés car ils reçoivent des conseils utiles de la part de leurs supérieurs. L'entreprise a également amélioré ses performances globales de 40 %. Suivez les traces de Cargill en lisant notre guide - nous vous montrerons exactement comment mettre en œuvre le feedback continu des employés et commencer à récolter les fruits de ce système précieux. 

🔄 Qu'est-ce que le retour d'information continu?

Les boucles de retour d'information continu sont des canaux de communication à double sens entre un employé et un responsable. Le retour d'information continu peut porter sur les compétences, les connaissances, les attitudes, le comportement, etc. liés au travail. La clé de la réussite d'un système de retour d'information continu réside dans le fait qu'il se produit régulièrement, dans l'instant, et qu'il est exploitable. 

"Un retour d'information continu peut améliorer la communication entre les managers et les employés.

Les employés sont plus susceptibles de se sentir à l'aise pour communiquer régulièrement avec leurs responsables, et les responsables sont plus susceptibles d'être au courant des préoccupations des employés. Cela peut conduire à une communication ouverte et efficace entre les deux parties, ce qui peut être bénéfique à la fois pour le manager et pour l'employé". Omer Usanmaz, PDG et cofondateur de Qooperune plateforme de mentorat et de coaching.

🏆 8 Avantages du retour d'information continu

Le retour d'information continu présente des avantages évidents tant pour les employés que pour les employeurs.

1. Renforcer les relations

Les évaluations traditionnelles des performances n'ont pas mis l'accent sur l'interaction entre les managers et les collaborateurs individuels. Elles se concentrent plutôt sur les chiffres et sur la question de savoir si un employé a atteint ses objectifs. L'alternative ? 

Un modèle de retour d'information continu permet un dialogue ouvert. Il offre aux cadres la possibilité d'établir des relations plus étroites avec leurs subordonnés directs et d'apprendre à les connaître en tant que personnes et non en tant que simples rouages d'une machine.

2. Encourage le développement des employés

Le fait de donner un coup de fouet une fois par an n'est pas motivant et ne permet pas aux employés de bénéficier de contrôles fréquents qui les incitent à rester performants. Lorsque les managers s'engagent à fournir un retour d'information continu, ils indiquent aux salariés que leur développement est une priorité. Cette interaction régulière permet également un coaching et un mentorat sur le terrain, plutôt que d'attendre qu'il soit trop tard pour rectifier le tir. 

"Si un employé éprouve des difficultés dans une compétence particulière, le manager peut lui fournir un retour d'information et l'aider à élaborer un plan d'amélioration. En outre, si un employé excelle dans un certain domaine, le manager peut l'aider à identifier les moyens de tirer parti de cette force.

En liant le retour d'information aux plans de développement de carrière, les employés sauront que leurs performances sont suivies de près et que leur développement de carrière est une priorité pour l'entreprise". - Michelle Hague, responsable RH de Réseau de panneaux solaires aux États-Unis. 

3. Stimuler la collaboration

Les entreprises ouvertes à une culture d'évaluation à 360 degrés recueillent et diffusent les commentaires de leurs pairs et de leurs collègues débutants, ainsi que de leurs supérieurs. L'accent mis sur le partage des idées dans un espace sûr crée un environnement où la collaboration est la norme. 

La Harvard Business Review rapporte que Google a une approche intéressante de la sélection des pairs. Chaque employé envoie une liste de collègues à son supérieur, qui détermine ensuite si chaque candidat est en mesure de fournir un retour d'information substantiel et impartial.

C'est un système qui fonctionne : après avoir adopté ce système d'évaluation par les pairs, Google enregistre aujourd'hui une augmentation de 26 % du nombre de travailleurs qui ont jugé le système de retour d'information utile.

4. Rendre compte avec précision des performances des employés

Lorsque les managers attendent de ne donner un feedback qu'une fois par an, ils sont plus susceptibles de se concentrer sur des extrêmes qui limitent leur capacité à fournir un compte-rendu précis de leur performance moyenne. Voici quelques exemples de feedbacks problématiques : 

• Biais de récence - lorsque l'événement le plus récent a plus de poids que tout ce qui l'a précédé.
• Effet de halo - lorsqu'un trait de caractère fort éclipse tous les autres
• Effet de primauté - lorsque la première chose que vous remarquez chez quelqu'un a une influence disproportionnée sur l'opinion que vous avez de cette personne.

Conseil : Surmontez ces préjugés naturels en procédant à des contrôles fréquents, qui seront plus susceptibles d'être précis et objectifs. 

5. Simplification de la gestion des objectifs et de la reconnaissance des employés 

Il est plus facile de suivre les objectifs individuels lorsque les managers interviennent fréquemment pour faire des suggestions, proposer des ressources de formation ou aider les employés à aligner leurs objectifs sur la stratégie de l'entreprise. Ce processus permet également aux responsables d'accorder le crédit nécessaire dès qu'un employé atteint une étape importante. 

C'est précisément ce que les travailleurs de la génération Y recherchent. LinkedIn rapporte que 80 % d'entre eux préfèrent un retour d'information instantané et des félicitations plutôt que de recevoir un retour d'information dans le cadre d'une évaluation.

➡️ Découvrez 42 idées de reconnaissance des employés pour stimuler l'engagement.

6. Fournit des informations en temps réel

L'entretien annuel d'évaluation traditionnel peut parfois ressembler à une autopsie au cours de laquelle les responsables s'efforcent de rassembler toutes les réalisations d'un employé au cours des 12 derniers mois. 

Le retour d'information continu est une alternative efficace. Il fournit aux responsables des informations en temps réel sur les performances des employés. Par exemple, si un vendeur n'a pas atteint ses objectifs cette semaine, comment peut-il collaborer avec son supérieur pour obtenir de meilleurs résultats la semaine prochaine ? 

7. Diminution de l'attrition

La MIT Sloan Management Review explique que la non-reconnaissance des performances est l'un des principaux facteurs d'attrition pendant la Grande Démission. Plus précisément, "les employés sont plus susceptibles de quitter les entreprises qui ne parviennent pas à faire la distinction entre les personnes très performantes et celles qui le sont moins".

Les employés recherchent la reconnaissance en termes d'éloges informels et d'incitations financières. De plus, les employés très performants n'apprécient pas le manque de reconnaissance de leur travail. 

8. Amélioration de la productivité 

La relation entre les évaluations des performances et la productivité est intéressante. En 1927, le psychologue Elton Mayo a mené une expérience socio-économique sur des ouvrières de l'usine Hawthorne Works de la Western Electric Company dans l'Illinois. Mayo a modifié les conditions de travail, les périodes de repos, l'éclairage, la supervision et les horaires afin d'observer les tendances liées aux performances et à la productivité. 

Les études Hawthorne ont conclu que l'observation des travailleurs augmentait davantage la productivité que l'ajustement de leurs salaires ou d'autres conditions. En d'autres termes, les employés sont plus susceptibles d'être plus performants lorsqu'ils savent que leurs supérieurs surveillent leurs efforts .

🔍 Pourquoi le retour d'information continu est-il une meilleure approche que l'évaluation annuelle des performances ?

Le feedback continu des employés est l'approche moderne de la gestion des performances. Une culture du feedback à 360 degrés permet un retour d'information impartial et entièrement personnalisé pour stimuler la performance, l'engagement et la croissance. Les évaluations annuelles n'ont plus la cote, car les préjugés, les oublis et le manque de contexte peuvent tous avoir un impact sur la valeur d'une évaluation annuelle.

Nous nous sommes entretenus avec Jo Taylor, responsable des talents chez TalkTalk, responsable de l'apprentissage chez Channel 4 et aujourd'hui directrice générale de Let's Talk Talent, pour lui demander son avis sur les raisons pour lesquelles un processus de retour d'information continu l'emporte sur les évaluations annuelles traditionnelles. C'est ce qu'elle nous a dit :

"Le retour d'information continu est important dans la manière dont nous motivons et valorisons la contribution de nos collaborateurs. Comment pouvons-nous apprendre si nous ne donnons pas régulièrement un retour d'information ? Cette approche plus informelle et plus régulière du retour d'information des employés permet des conversations de développement à double sens. Elle crée de la confiance, de l'attention et des lieux de travail psychologiquement sûrs, où les gens s'épanouissent.

Les managers qui écoutent vraiment leur équipe et qui assurent un suivi plus régulier des actions entreprises éliminent l'anxiété que suscite l'imminence de l'évaluation annuelle des performances. Il est possible d'inverser les conversations sur les performances lorsque les gens parlent des exigences minimales pour vraiment libérer leur passion et leur potentiel".

💡 10 étapes pour créer une culture du retour d'information continu sur les performances 

Vous êtes prêt à créer votre propre culture du retour d'information sur les performances en utilisant les éléments suivants. 

1. Communiquer les avantages d'un retour d'information continu 

Commencez par obtenir l'adhésion de votre équipe, en commençant par le sommet de l'arbre. La direction générale doit voir la valeur d'un système de retour d'information continu pour adhérer à l'idée. Forbes fournit deux statistiques qui ne manqueront pas de convaincre les parties prenantes : 

• 43 % des employés qui se déclarent très engagés reçoivent un retour d'information au moins une fois par semaine. 
• 89% des responsables des ressources humaines estiment que le retour d'information continu par les pairs produit des résultats positifs.

L'enthousiasme et l'adhésion de la direction se répercuteront sur le reste de l'organisation. Organisez des présentations et des séances d'information pour présenter les avantages d'un système de retour d'information continu, afin que votre personnel se sente motivé pour poursuivre son développement. 

2. Choisir la bonne technologie 

Augmenter la fréquence de vos retours d'information ne nécessite pas forcément beaucoup de temps ou de travail, à condition d'utiliser les bons outils. L'automatisation prend en charge les éléments répétitifs de votre processus de retour d'information et vous permet de vous concentrer sur des tâches plus créatives.

Lorsque le retour d'information fonctionne bien, vos employés ne se contentent pas d'accepter le retour d'information, ils le recherchent activement. 

En l'intégrant dans le logiciel de gestion des performances que vous avez choisi, il est facile pour votre équipe de demander un retour d'information à ses pairs et à ses responsables. 

➡️ L'outil de feedback 360 de Zavvy fournit une vue d'ensemble des activités de vos employés et de leur impact sur l'équipe, la performance et la culture.

3. Former les cadres à fournir un retour d'information constructif

Vos managers seront la force motrice d'une culture du retour d'information réussie, ils doivent donc être dotés des compétences nécessaires pour fournir un retour d'information efficace. 

La dernière chose que vous voulez, c'est démotiver votre personnel en multipliant les commentaires négatifs sans but précis. 

L'étude de Gallup sur les styles de feedback nous apprend que 80 % des employés recherchent de nouveaux rôles externes s'ils se sentent négatifs à la suite d'un feedback managérial. Et seuls 10,4 % des salariés ont fait état d'un sentiment d'engagement après avoir reçu un retour d'information négatif. 

4. Encourager le retour d'information entre pairs 

Le feedback des pairs devrait faire partie intégrante de votre processus d'évaluation à 360 degrés. Or, le rapport mondial sur la culture d' O.C. Tanner souligne que seuls 32 % des employés reçoivent régulièrement un retour d'information de la part de leurs pairs. 

Donnez la priorité à cette importante source de croissance en proposant des tables rondes, où les employés peuvent donner et recevoir un retour d'information dans un contexte de groupe. Ces tables rondes conviennent parfaitement à la formation axée sur les compétences, par exemple si vous essayez d'améliorer les compétences en matière de service à la clientèle dans l'ensemble de l'entreprise. 

5. Programmer des séances hebdomadaires de retour d'information

Les employés et les managers doivent disposer d'un calendrier précis pour les contrôles réguliers. L'essentiel est de s'assurer que ce temps est prévu dans les deux calendriers afin d'éviter que le retour d'information ne soit négligé. 

Il peut s'agir d'une réunion hebdomadaire en tête-à-tête ou d'un simple passage au bureau d'un employé pour une mise au point rapide.

Conseil : il n'est pas nécessaire que la session soit longue.

Inc.com rapporte que 67 % des employés de la génération Z souhaitent recevoir un retour d'information de la part de leur supérieur hiérarchique sous forme de petits morceaux de 5 minutes ou moins. 

6. Recueillir le retour d'information des équipes à distance 

Il est facile pour les employés éloignés de se sentir mis à l'écart, il est donc essentiel qu'ils soient également inclus dans votre processus de retour d'information. Vous devrez peut-être adapter vos questions et vos objectifs en matière de retour d'information pour qu'ils soient pertinents pour votre équipe distribuée, par exemple en vous concentrant sur les styles de communication de l'équipe. 

7. Lier le retour d'information aux plans de développement 

Ne donnez pas de feedback pour le plaisir - utilisez-le pour stimuler la croissance et le développement. Zippia rapporte que 69 % des employés travailleraient plus dur s'ils avaient l'impression que leurs supérieurs reconnaissent leurs efforts en leur donnant un retour d'information. 

Conseil : exploitez cet effort en établissant un lien clair entre les cadres de carrière des employés , les plans de croissance et le retour d'information, afin que chaque employé sache comment atteindre ses objectifs de développement.

8. Créer un conseil d'amélioration continue 

Utilisez un tableau physique ou un espace partagé en ligne pour suivre les progrès de votre entreprise par rapport à ses objectifs de rétroaction. Cela montrera aux employés l'impact de leur travail sur les résultats et les encouragera à poursuivre leurs efforts. 

N'oubliez pas non plus de célébrer les réussites en cours de route. La journée d'appréciation des employés a lieu le premier vendredi de mars, mais nous devrions reconnaître les succès tout au long de l'année. 

O.C. Tanner rapporte une augmentation de 289 % des succès et de 166 % du leadership lorsque les entreprises intègrent la reconnaissance des efforts quotidiens dans leurs programmes de récompenses. 

9. Prendre des décisions éclairées sur la base du retour d'information des employés 

Ne vous focalisez plus sur la croissance individuelle, mais utilisez les informations fournies par les employés pour prendre des décisions stratégiques plus larges. 

Exemple 1 : s'il existe de nombreux cas de problèmes de communication entre les départements, il est peut-être temps de mettre en place une formation interdépartementale.

Exemple 2 : si vous constatez une tendance à la baisse du moral à une période particulière de l'année, essayez de programmer des événements sociaux à l'échelle de l'entreprise pour remonter le moral des troupes.

10. Répéter le processus de retour d'information 

N'oubliez pas que le retour d'information des employés est un parcours, et non un événement ponctuel. Par conséquent, rincez et répétez votre processus aussi souvent que nécessaire. Vous vous assurerez ainsi que votre équipe se développe et s'épanouit en permanence, conformément aux objectifs de votre entreprise. Incorporez les éléments suivants (si nécessaire) : 

• des évaluations par les pairs pour permettre aux collègues de s'évaluer les uns les autres. 
• des auto-évaluations, afin que les employés aient la possibilité de réfléchir à leurs performances. 
• un retour d'information ascendant des subordonnés directs vers leurs supérieurs hiérarchiques. 
• un retour d'information à la baisse de la part des responsables vers leurs subordonnés directs. 

➡️ Zavvy permet d'instaurer une culture du retour d'information continu sur les performances.

La création d'une culture de la performance continue ne devrait pas être une tâche ardue.

ZavvyLe logiciel d'habilitation des employés de l'entreprise vous guide à travers les étapes nécessaires à la mise en place d'un système de retour d'information continu qui pourrait fonctionner de manière transparente en arrière-plan.

Si vous souhaitez faire grimper en flèche les résultats de votre entreprise tout en donnant la priorité à l'expérience des employés, organisez dès aujourd'hui une démonstration gratuite de l'outil de feedback 360 de Zavvy.