Les défis de l'automatisation des RH : 9 obstacles à la transformation numérique que vous devez connaître

Vous envisagez de mettre en œuvre l'automatisation des ressources humaines dans votre entreprise ? Vous n'êtes pas le seul.

Dans une enquête menée par le cabinet de conseil McKinsey auprès d'entreprises sélectionnées, 56 % des répondants ont indiqué avoir adopté les technologies d'IA dans au moins une fonction. Parmi les répondants qui ont adopté l'automatisation dans les ressources humaines, 40 % ont déclaré avoir réalisé plus de 20 % d'économies. 

La SHRM a également interrogé ses membres et a découvert qu'environ un quart des personnes interrogées avaient utilisé l'automatisation intelligente pour soutenir les tâches liées aux ressources humaines. 

Si la transformation numérique peut apporter de nombreux avantages, il est essentiel d'être conscient des défis potentiels qui peuvent se présenter. Des problèmes de confidentialité des données aux considérations de coûts, ces neuf défis liés aux technologies d'automatisation des RH sont des obstacles auxquels vous devrez faire attention.  

🤖 Qu'est-ce que l'automatisation des RH ?

L'automatisation des ressources humaines comprend des outils qui automatisent les tâches manuelles répétitives dans la gestion du personnel, y compris l'intégration, la formation, le retour d'information et le développement.

Les principaux objectifs des efforts d'automatisation et des outils d'automatisation des ressources humaines sont les suivants :

• Libérez-vous du fardeau que représentent les tâches répétitives et banales.
• Éliminer les erreurs humaines manuelles, en particulier pour les tâches sensibles couvertes par les lois sur l'emploi, telles que la paie et les déclarations fiscales.
• Permettre aux employés d'accéder aux services RH 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
• Promouvoir des collaborations harmonieuses et significatives.
• Permettre aux responsables des ressources humaines d'accomplir des tâches plus stratégiques plutôt que de se concentrer exclusivement sur des tâches administratives. 
• Permettre l'amélioration des processus complexes avec une série dense d'activités et de multiples parties prenantes.

Fondamentalement, l'automatisation des RH n'est pas destinée à préprogrammer l'interaction humaine, mais à libérer les personnes afin qu'elles puissent entretenir des relations professionnelles plus significatives.

😟 Quels sont les 9 principaux défis de l'automatisation des RH ?

Pour les départements des ressources humaines, les principales difficultés résident dans l'équilibre entre les avancées technologiques et les besoins des employés.

Avec tant de technologies et d'outils concurrents qui remplissent des fonctions différentes, il est compréhensible que les services RH se sentent dépassés par toutes les possibilités qui s'offrent à eux.

Selon une étude de McKinsey sur la transformation numérique, les entreprises où les personnes occupant des postes clés ont collaboré pour assurer la réussite des transformations numériques ont enregistré un taux de réussite 1,8 fois supérieur à celui des entreprises qui ne l'ont pas fait. En outre, les entreprises dont la direction n'a pas encouragé un sentiment d'urgence dans la mise en œuvre de la transformation numérique n'ont obtenu qu'un taux de réussite de 12 %.

Financement des initiatives en matière d'IA

Malheureusement, de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) n'ont pas suffisamment de ressources à consacrer aux solutions d'IA. Pour celles qui allouent des budgets à l'automatisation, les équipes de direction n'y accordent peut-être pas autant d'importance qu'au développement de produits et aux campagnes de marketing. 

Les investissements dans l'IA sont souvent coûteux au départ, car il faut parfois réviser certaines technologies existantes.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe un nombre croissant de solutions basées sur l'abonnement que les PME peuvent explorer. 

De nombreux outils proposent des essais gratuits afin que vous puissiez tester certaines de leurs fonctionnalités avant de vous engager pleinement dans une solution logicielle plus coûteuse.

Intégrer les solutions d'IA dans les infrastructures internes existantes

C'est dans ce domaine qu'un expert en automatisation interne peut être le plus utile. Il est essentiel de comprendre l'écosystème numérique actuel de l'entreprise et la manière dont les nouveaux outils peuvent s'y intégrer. 

En outre, les entreprises doivent être prêtes à abandonner leurs anciens systèmes si nécessaire. 

En fait, les infrastructures technologiques anciennes sont les plus exposées aux cyberattaques parce qu'elles utilisent des solutions de cybersécurité dépassées.

Voici quelques-unes des questions que les entreprises de ressources humaines doivent poser à leurs fournisseurs de solutions d'automatisation :

• À quoi ressemblera le processus d'intégration ? 
• Quel sera le niveau de sécurité de nos dossiers pendant la transition ?
• Quels autres types de technologies cette plateforme prend-elle en charge ?

Manque d'évolutivité

Certains signes indiquent qu'un système de ressources humaines n'évoluera pas et ne soutiendra pas l'expansion de l'entreprise :

• Il s'agit encore essentiellement d'un travail manuel, qui consiste notamment à laisser les employés gérer eux-mêmes le suivi de leur temps et la gestion de leurs absences.
• Il n'y a pas de place pour la flexibilité, par exemple pour les différents types de travailleurs tels que les free-lances et les entrepreneurs.
• Les systèmes ne sont pas synchronisés et leurs tâches se chevauchent. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil pour la formation et le développement des compétences et un autre pour le retour d'information. Mais vous ne pouvez pas synchroniser le retour d'information sur l'efficacité de la formation avec l'outil de développement et de formation. 
• Il n'y a pas d'audit cohérent des processus pour déterminer s'ils peuvent être rationalisés/automatisés.
• Il n'existe pas de plan de transfert des connaissances et de résilience en cas de rotation du personnel.

C'est la raison pour laquelle les départements RH doivent disposer d'une stratégie d'automatisation claire avant de mettre en œuvre toute initiative.

Support informatique coûteux et complexe 

Avec la popularité croissante des logiciels-service par abonnement (SaaS), les entreprises ont plus de liberté pour expérimenter différentes plateformes. Cette évolution est également un bon moyen pour les équipes RH d'évaluer les fournisseurs potentiels. Voici quelques-unes des questions que les entreprises peuvent poser pour évaluer les fournisseurs de solutions :

• Quels sont vos services d'assistance à la clientèle ? Comment pouvons-nous vous joindre en cas d'urgence ?
• À quelle fréquence informez-vous vos clients de la sortie de nouvelles mises à jour, et celles-ci sont-elles gratuites ?
• Quels sont vos plans de cybersécurité ?

Certains fournisseurs facturent des frais cachés ou ne sont pas francs quant au coût des fonctions supplémentaires, y compris les améliorations et le dépannage.

Gestion des fournisseurs

Les systèmes RH peuvent comprendre différents fournisseurs, en fonction des besoins de l'entreprise. 

Outre les fournisseurs de technologie, les entreprises doivent également s'occuper des fournisseurs d'opérations, tels que les fournisseurs de bureaux et d'équipements. C'est dans ce domaine que l'automatisation peut apporter le plus d'avantages, car de nombreuses tâches peuvent être programmées, notamment les contrôles de l'inventaire et de la chaîne d'approvisionnement.

Le principal défi consiste à choisir un outil polyvalent capable de s'adapter à différents types de fournisseurs. Dans le cas contraire, il peut s'avérer très fastidieux de superviser chaque fournisseur et de veiller à ce qu'il réponde toujours aux attentes.

Préoccupations en matière de sécurité et de respect de la vie privée

Selon l'étude McKinsey 2022, The state of AI, la plupart des entreprises identifient la cybersécurité comme leur principal obstacle à l'automatisation, les cyberattaques ayant continué à augmenter depuis 2019. 

Pour les systèmes de ressources humaines, les violations de données sont désastreuses car ces fichiers contiennent des informations sensibles sur les employés, notamment leurs adresses et leurs évaluations de performance. 

Outre les cyberattaques, les services des ressources humaines doivent trouver un équilibre entre le service à la clientèle et le respect de la vie privée des employés, en particulier en ce qui concerne les soins de santé.

La cybersécurité devrait être l'un des principaux arguments de vente de tout système d'automatisation, y compris le cryptage de bout en bout et l'authentification multifactorielle. En outre, les employés ont besoin d'une formation permanente pour naviguer en toute sécurité et de manière responsable dans les systèmes numériques.

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Compliance préoccupations

Rien n'inspire plus de crainte aux services des ressources humaines que les problèmes rencontrés sur le site compliance , qu'il s'agisse d'erreurs de déclaration fiscale ou de sous-paiements. Pour compliquer les choses, les réglementations du travail varient d'un pays à l'autre. 

Par exemple, chaque État peut imposer ses lois aux États-Unis, et ces politiques peuvent changer rapidement. 

De nombreuses équipes RH disposent de centres de ressources dispersés pour les informations relatives à la réglementation. Pire encore, ces portails ne sont souvent pas mis à jour comme ils le devraient. 

Plusieurs outils de collecte de données et d'établissement de rapports

Étant donné que les différents types de technologie évoluent à des rythmes différents, il est compréhensible que les systèmes de ressources humaines aient besoin de tableaux de bord distincts pour répondre à des besoins spécifiques. Toutefois, il est important d'évaluer régulièrement les outils existants ou de rechercher sur le marché des systèmes capables de gérer plusieurs tâches complexes. Souvent, de nombreuses solutions logicielles font essentiellement la même chose. 

Un autre inconvénient de l'existence de systèmes distincts est qu'il n'y a pas de méthodologie normalisée pour l'établissement des rapports. Il est donc difficile pour les entreprises de rassembler les données de manière efficace et de produire des rapports précis. Les équipes RH doivent déterminer la solution qui leur convient le mieux et construire leurs systèmes en fonction de celle-ci.

Par exemple, vous pouvez utiliser un outil pour le processus d'intégration des employés et un autre pour les enquêtes auprès des employés. Mais vous ne pouvez pas relier les résultats de votre enquête d'intégration à votre rapport d'intégration généré par l'outil d'intégration. 

Gestion compliquée du cycle de vie des employés

Rien qu'au cours de la phase d'intégration, les employés peuvent se noyer dans une paperasserie redondante qui leur demande trop de temps et d'efforts. Cette pratique ne se contente pas de frustrer les nouveaux arrivants, elle alourdit aussi le travail manuel du personnel. 

Les équipes RH doivent plutôt se concentrer sur un outil de planification des ressources de l'entreprise (ERP) holistique qui peut rationaliser tous les processus sur un seul tableau de bord. Si elles n'ont pas d'expérience avec de tels outils, elles peuvent demander l'aide professionnelle d'une société de conseil en ERP de confiance pour rendre leurs outils opérationnels.

Les outils de gestion de l'expérience des employés n'ont pas besoin d'être compliqués. Ils doivent simplement être conviviaux, accessibles et faciles à utiliser et à entretenir.

😱 3 raisons principales pour lesquelles l'absence de processus RH automatisés peut être un problème

Bien que tout projet de transformation numérique comporte plusieurs obstacles, l'exploration de solutions d'automatisation potentielles vaut toujours la peine que vous y consacriez du temps. 

Par exemple, selon la SHRM, 69 % des entreprises qui ont eu recours à l'automatisation pour le recrutement ont déclaré que leurs délais d'exécution pour pourvoir les postes s'étaient améliorés.

Outre les économies à long terme, les problèmes suivants peuvent s'aggraver si les processus RH ne sont pas automatisés :

• Sujet à l'erreur. Certaines erreurs sont pardonnables, d'autres le sont moins. Au cours de l'exercice 2021, le ministère américain du travail a découvert que les arriérés de salaires (salaires non versés) correspondaient en moyenne à trois semaines de travail. C'est la raison pour laquelle la gestion des salaires devrait être l'une des premières fonctions à être automatisée.
• Perte d'efficacité. Au moins 45 % des activités répétitives peuvent être prises en charge par des logiciels d'automatisation, ce qui réduit la charge de travail des RH. Certaines entreprises perdent des mois de travail pour des tâches fastidieuses qu'un algorithme d'automatisation des processus robotiques (RPA) aurait pu traiter en quelques minutes. En outre, les employés se sentent épuisés lorsqu'ils doivent prolonger leurs quarts de travail pour terminer des processus manuels.

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• Mauvaise expérience de candidature. Le processus de recrutement est la meilleure campagne publicitaire de l'entreprise. Les candidats peuvent avoir une impression durable d'une entreprise en fonction de la manière dont elle gère le processus de candidature. La plupart des demandeurs d'emploi fuient les recruteurs ou émettent de mauvaises critiques s'ils estiment que le processus est trop compliqué ou manque de transparence.

🤔 L'automatisation est-elle la solution ? Seulement si elle est bien faite

La réponse est oui et non. 

Tout dépend de la volonté d'une entreprise de se préparer à l'avenir. 

Les projets d'automatisation nécessitent une planification et des investissements minutieux. Ces efforts commencent par l'identification, par les chefs d'entreprise, de la manière dont ils souhaitent que leur société évolue. 

Les perturbations sont là pour durer, mais la survie d'une entreprise dépend fortement de sa capacité à accepter le changement. 

Avant de vous lancer dans un projet d'automatisation des RH, vous devrez déterminer les besoins de votre entreprise et vous concentrer sur une solution à la fois (méthodologie agile). N'oubliez pas non plus le leadership et l'adhésion des employés.

L'automatisation ne fonctionne que si votre entreprise a accepté et s'est préparée à un parcours semé d'embûches. 

Avec Zavvy, vous n'obtenez pas seulement un outil logiciel, mais un partenaire qui vous guidera tout au long de votre parcours et vous aidera à relever vos défis spécifiques. 

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