Partout, les entreprises ont reconnu la nécessité d'un bon processus d'intégration des employés.
Mais ils ont négligé une étape essentielle : Les changements d'emploi en interne.
C'est précisément pour cette raison que de nombreux professionnels des ressources humaines parlent aujourd'hui d'"onboarding interne" - ou, en abrégé, d'inboarding.
Voyons de quoi il s'agit.
Inboarding est dérivé de "inboard", qui signifie "à l'intérieur d'un navire".
Dans le domaine des ressources humaines, ce terme désigne le processus qui aide un employé établi à acquérir les compétences nécessaires pour réussir au sein d'une organisation. Pour les employés actuels qui souhaitent obtenir une promotion ou changer de lieu de travail, l'intégration est la manière dont ils acquièrent la formation nécessaire pour réussir dans ce rôle.
L'intégration est essentielle dans diverses circonstances au sein d'une entreprise.
Par exemple, lorsqu'un employé change de division, passant par exemple de l'informatique à la vente, il doit s'adapter à des changements de rôles et d'attentes. L'intégration les aide à faire la transition plus facilement et avec plus de succès.
Quelques exemples de cas d'inboarding :
En bref : chaque employé aura besoin d'un inboarding à un moment ou à un autre de sa carrière.
Le processus d'intégration est également assez large.
Elle comporte de multiples facettes, notamment
L'inboarding et l'onboarding partagent la même définition : aider les employés à acquérir l'expertise nécessaire pour réussir au sein d'une organisation. Mais il y a une grande différence entre les deux.
L'intégration fait référence au processus d'introduction d'un employé nouvellement embauché dans une organisation et aide les employés à comprendre leur nouveau poste et les attentes liées à leur travail.
Grâce à un processus d'intégration efficace, vous pouvez intégrer vos nouveaux employés de manière transparente au reste de l'entreprise. Le processus d'intégration comprend de nombreuses activités, depuis l'offre d'emploi jusqu'à la formation de l'équipe. Dans l'idéal, les nouveaux employés se sentiront confiants et compétents à la fin du processus d'intégration.
Contrairement à l'onboarding, qui se concentre sur les nouvelles recrues, l'inboarding concerne principalement les employés existants. Les deux termes désignent des entités différentes dans l'espace de travail. L'inboarding prépare les anciens, plutôt que les nouveaux employés, à la réussite et à la satisfaction professionnelles.
Considérez-le comme une extension du processus d'intégration. Larry Cassidy, consultant senior en ressources humaines:
"Les employés ne sont pas des machines à tout faire et à tout oublier. Le besoin d'apport est permanent. De nombreux outils et canaux de communication pour l'intégration peuvent être utilisés pour faire passer l'information en permanence. Si l'onboarding est comme une vaccination, l'inboarding est comme une piqûre de rappel".
L'intégration a une incidence sur tous les aspects d'une organisation. Les employés qui travaillent depuis des années ont autant besoin de communication, de formation et d'éducation que les nouveaux embauchés.
Uneétude de la Harvard Business Review a révélé que les employés qui changent d'unité au sein d'une entreprise considèrent que la transition est 70 % plus difficile que l'entrée dans une nouvelle entreprise.
Besoin de plus de motivation ? Voici quelques raisons convaincantes pour lesquelles l'inboarding est essentiel :
En novembre 2021, environ 4,5 millions de travailleurs américains ont volontairement quitté leur emploi. Bien que de nombreux chefs d'entreprise aient leurs propres conclusions, tout se résume à une seule affirmation : Il ne suffit pas d'embaucher les bonnes personnes, il faut aussi fidéliser et s'occuper de la main-d'œuvre existante.
Le coût du remplacement d'un employé est de l'ordre de 100 à 300 % du salaire de l'employé remplacé. À cela s'ajoute le fait que 3,6 % de la main-d'œuvre quitte son emploi chaque mois.
Lorsque vous investissez dans l'intégration, vous investissez dans des personnes qui ont déjà les connaissances nécessaires sur votre entreprise et, dans une certaine mesure, sur le rôle qu'elles occupent. Cela permet de réduire les coûts liés à la rotation du personnel et le temps nécessaire aux nouveaux employés pour s'adapter à leur rôle.
Vous ne constaterez pas non plus de perte de productivité, car les employés auront déjà acquis des compétences et une formation polyvalente qui leur permettront de combler les postes vacants.
Un plan d'intégration aide les employés désireux d'être promus à un niveau supérieur ou de changer de division au sein d'une entreprise à effectuer une transition en douceur. Il comprend des documents d'intégration tels que les descriptions de poste des employés, les tâches quotidiennes, les objectifs d'avancement et les processus d'intégration des employés à différents postes.
De cette façon, votre organisation disposera d'un plan pour toute personne promue ou changeant de service.
Le travail sur des projets est une autre technique d'intégration qui facilite la transition. Par exemple, un employé exceptionnel qui a une chance de devenir directeur peut ne pas avoir suffisamment de connaissances financières pour ce rôle. En lui confiant un projet, il pourra acquérir les compétences nécessaires pour réussir dans cette fonction. Il s'agit d'un apprentissage en cours d'emploi.
Lorsqu'un membre de l'équipe est absent du bureau, que ce soit pour des raisons personnelles ou pour des congés, les autres peuvent avoir du mal à le remplacer. Cette situation peut entraver les opérations et entraîner une perte de productivité. La formation polyvalente, élément essentiel de l'intégration, permet d'éviter cette situation.
Des activités pratiques de formation croisée permettront aux travailleurs de se familiariser avec le travail de leurs pairs, ce qui leur permettra de les remplacer plus facilement en cas d'absence de ces derniers. De cette manière, la productivité n'est pas perdue et les entreprises ne sont pas dépendantes d'une poignée de travailleurs.
Les employés éprouvent souvent du ressentiment à l'égard de leurs pairs qui gagnent plus, sont fréquemment félicités ou bénéficient de plus d'opportunités. Cela entraîne une démotivation et des conflits sur le lieu de travail.
L'intégration contribue à prévenir ce type de toxicité. Il permet de créer et d'entretenir une culture de croissance constante où les employés sont encouragés à investir dans des opportunités d'apprentissage pour progresser dans leur carrière. Grâce à l'intégration, les managers peuvent fournir à leur équipe une voie claire vers l'apprentissage et l'évolution, afin que tous les employés aient une chance égale de briller.
94 % des employés affirment qu'ils resteront plus longtemps dans une entreprise si celle-ci investit dans leur formation et leur développement. Heureusement, l'intégration vous permet d'investir dans le bien-être de vos employés et dans leurs objectifs de carrière. En outre, le fait de savoir que vous vous souciez d'eux améliore leur moral et leur engagement.
Offrir des expériences d'apprentissage à vos employés peut également aider votre entreprise. Si vous investissez dans votre personnel, il investira dans votre entreprise. Prenons l'exemple d'entreprises comme Apple, Google et Netflix. Elles investissent volontiers dans leur personnel, qui leur témoigne sa reconnaissance en étant 40 % plus productif que la moyenne des employés.
En permettant à vos employés d'apprendre, de se développer et de progresser, vous les inciterez à donner le meilleur d'eux-mêmes, ce qui augmentera la productivité.
La création d'un programme d'intégration implique une réflexion approfondie, une planification, une expérimentation et une boucle de rétroaction solide, comme pour l'intégration. S'il est bien fait, il aura un effet positif sur le bien-être et le bonheur des employés, ce qui vous aidera à conserver plus longtemps les talents les plus performants.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu, étape par étape, de l'élaboration et du lancement d'une stratégie d'intégration réussie pour votre organisation.
Si votre première pensée est de faire appel à une agence de recrutement - ou de puiser dans votre vivier de talents - pour pourvoir un poste vacant au sein de votre entreprise, arrêtez. Pensez d'abord à vos employés actuels. Avez-vous quelqu'un qui a le potentiel pour occuper ce poste ?
Créez un système de recrutement interne structuré qui met les postes ouverts à la disposition des membres actuels de votre équipe, ce qui stimule la mobilité interne. Les employés peuvent également se déclarer "ouverts aux opportunités".
Cela vous permettra non seulement d'économiser le temps passé à rechercher des talents et à déterminer la bonne adéquation culturelle, mais aussi de motiver votre personnel existant à prendre davantage d'initiatives pour perfectionner ses compétences.
L'objectif de l'inboarding est de cultiver les talents afin de pourvoir les postes vacants, généralement à un niveau plus élevé. Mais pour que cela fonctionne, vous devez comprendre la structure actuelle de votre entreprise. Réfléchissez : combien de niveaux d'emploi avez-vous au sein d'une fonction spécifique ?
Établissez des compétences claires pour chaque rôle et chaque niveau hiérarchique afin que votre personnel actuel puisse comprendre où il en est et ce qu'il doit faire pour s'améliorer. Définissez clairement les compétences, les connaissances et l'expertise requises pour chaque description de poste.
Vous pouvez également utiliser le logiciel de développement des talents de Zavvy pour mettre en place des cadres de progression de carrière à partir de zéro ou simplement utiliser ses modèles prêts à l'emploi pour les fonctions les plus courantes.
Au fur et à mesure que vous élaborez les plans de développement de vos employés, vous pouvez adapter ces cartes aux besoins spécifiques de votre équipe et de votre entreprise en fonction des rôles, des niveaux d'emploi pour chaque rôle, des compétences et des descriptions de compétences. Lorsque vous avez fini de mettre en place le cadre de développement, vous pouvez relier tous les points - de l'examen par les pairs aux modèles de compétences en passant par l'envoi de rappels guidés - à partir d'un tableau de bord central.
Découvrez comment Freeletics a utilisé Zavvy pour soutenir la croissance et le développement de ses 40 managers.
Un aspect essentiel d'une intégration réussie est d'avoir des employés plus motivés et plus engagés - et la meilleure façon de les motiver est de leur montrer l'impact de leurs efforts sur l'entreprise et sur les gens. L'institut O.C. Tanner résume parfaitementce sentiment ici :
"Les employés s'épanouissent lorsqu'ils ont le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand qu'eux-mêmes, lorsqu'ils relèvent victorieusement les défis et les opportunités, et lorsqu'ils créent des relations significatives avec leurs collègues.
Ils s'épanouissent lorsqu'ils peuvent se sentir liés à une organisation prospère grâce à leurs propres réalisations et à leur excellent travail. Les organisations prospèrent lorsqu'elles ont une culture qui favorise ce lien. Elles sont plus résilientes et plus adaptables aux forces extérieures qui perturbent la culture du lieu de travail".
Montrez-leur ce que leurs efforts ont apporté, que ce soit en termes d'augmentation des recettes ou du trafic ou de témoignage d'un client ravi. C'est encore mieux si vous créez un diaporama ou si vous leur donnez une preuve concrète pour illustrer les résultats avant et après leur contribution.
Si vous avez des employés désireux d'améliorer leur expertise, vous devez leur fournir des outils de gestion de carrière qui peuvent les aider à faire progresser leurs compétences.
Mais avant de parler d'outils de travail ou de formation, nous devons nous concentrer sur la disponibilité des opportunités d'emploi. Pour que l'intégration soit efficace, vous devez éliminer les départements cloisonnés et les descriptions de poste compartimentées. Donnez aux employés la possibilité d'assumer davantage de responsabilités en fonction de leurs intérêts, ce qui leur permettra d'apprendre de nouvelles choses, de faire preuve d'initiative et d'obtenir une plus grande visibilité.
Bien qu'il s'agisse d'un bon début, les employés peuvent encore avoir besoin de se perfectionner ou se sentir incertains à l'idée d'explorer de nouveaux départements. C'est là que la formation entre en jeu.
Un bon programme d'intégration comprendra toujours des parcours de formation pour toute personne souhaitant obtenir une promotion ou s'essayer à des tâches interdépartementales. Il peut s'agir de certifications, de projets concrets, de l'observation de mentors ou de journées d'immersion avec d'autres membres de l'équipe.
Cela aidera les employés à découvrir de nouvelles compétences et de nouveaux attributs en eux-mêmes, ce qui profitera en fin de compte à votre entreprise.
L'intégration ne se termine pas lorsqu'un membre de l'équipe est promu à un nouveau rôle au sein de l'organisation. Vous avez encore du pain sur la planche.
L'employé aura toujours besoin d'un retour d'information détaillé pour faire son travail efficacement et aligner ses performances sur les attentes de l'entreprise. Prévoyez des évaluations régulières, formelles et informelles, afin de donner un retour d'information aux employés et de leur faire savoir comment ils s'en sortent dans leur nouveau poste.
Dans le même temps, vous souhaitez également reconnaître leurs efforts pour un travail bien fait. Incorporez des voies de reconnaissance solides pour donner de la visibilité aux réalisations de toutes sortes qui vont au-delà des objectifs numériques. Appréciez les employés lorsqu'ils relèvent de nouveaux défis, par exemple lorsqu'ils guident un nouvel employé ou qu'ils acquièrent de nouvelles compétences.
Si vous le faites correctement, vous n'aurez plus jamais à craindre de perdre vos meilleurs éléments.
Vous pouvez également télécharger notre modèle de plan de développement des employés en format Excel pour commencer à faire évoluer la carrière de vos employés.
Après toute cette théorie, voyons un exemple pratique tiré de notre propre outil.
Dans le cas présent, Maria vient d'être promue à un poste de responsable du personnel.
Comme c'est la première fois qu'elle dirige, Maria doit assimiler beaucoup d'informations nouvelles, et faire tout cela en même temps serait excessif.
Au lieu de cela, sa promotion déclenchera automatiquement un parcours automatisé qui l'accompagnera tout au long de la première année et au-delà, avec des conseils fournis juste à temps.
À chaque étape importante, Maria recevra des conseils et un contenu de formation pertinents.
Ce flux de travail va au-delà de l'intégration traditionnelle puisqu'il mélange les mondes de l'apprentissage et du travail en un flux plus puissant.
Sur Zavvy, vous pouvez exécuter ce flux de travail ou créer votre propre flux de travail pour des cas tels que le retour d'un congé parental, une promotion de SDR ou de directeur des ventes, etc.
Un employé expérimenté connaît déjà la culture et la mission de l'organisation. Sa formation nécessite donc plus de réflexion et d'attention que celle que vous accorderiez à un nouvel employé.
Voici quelques erreurs à éviter lors de l'inboarding :
L'intégration n'est pas seulement une autre terminologie pour le développement de carrière - il s'agit d'un engagement dévoué et continu qu'une organisation prend pour aider ses employés à donner le meilleur d'eux-mêmes dans leur emploi actuel. Il leur permet également d'acquérir l'expérience et l'expertise dont ils ont besoin pour saisir les opportunités futures.
Bien que toutes les entreprises soient différentes, l'intégration d'un excellent programme d'intégration peut aider la plupart des organisations à améliorer leur taux de rétention et leur productivité. Il est nécessaire d'investir dans l'intégration avant que le taux de rotation des employés n'augmente et que les membres actuels de l'équipe ne commencent à perdre leur engagement.
De plus, des outils comme Zavvy rendent l'intégration transparente, efficace et sans tracas. Apprenez-en davantage sur notre outil de cadre de développement et voyez comment il peut vous aider à mettre en place de puissants processus de formation et de perfectionnement pour simplifier l'intégration.
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