Beaucoup d'entre nous se sont installés dans la nouvelle routine du travail à distance et de la création d'un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Alors que nous apprécions cette nouvelle flexibilité, avec le déploiement des vaccins, les entreprises se concentrent sur le retour de leurs employés au bureau.
Au sortir de la pandémie, seules 46 % des entreprises continueront à autoriser le travail à distance. Les autres reviendront au bureau ou adopteront un modèle hybride, dans lequel il est possible de travailler à la fois à distance et au bureau.
Bien que nous ayons l'expérience du travail au bureau et que nous ayons une idée assez précise du travail à distance, nous ne savons que peu de choses sur le modèle hybride.
Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est un horaire de travail hybride, comment l'adopter et comment l'utiliser pour obtenir le meilleur des deux mondes. Si vous souhaitez bénéficier du confort du travail à distance et des avantages de voir vos coéquipiers - le tout dans un seul modèle de travail, lisez ce qui suit.
Un modèle de travail hybride revient à concevoir une structure dont les employés et les organisations peuvent tous deux bénéficier. Dans ce cas, les employés peuvent travailler à distance, au bureau ou dans une combinaison des deux, tout cela en même temps.
Ce modèle de travail ne se limite pas à la localisation de vos employés. Plusieurs autres facteurs entrent en ligne de compte : la façon dont leur journée est structurée, la façon dont ils accomplissent leur travail et, peut-être plus important encore, la façon dont ils communiquent avec leurs collègues et rendent compte de leur travail.
Un horaire de travail hybride est un arrangement qui indique quand les employés doivent travailler à distance ou depuis le bureau. Dans ce cas, les besoins de chaque employé sont pris en considération tout en donnant la priorité aux objectifs de votre organisation. Il existe différents types d'horaires de travail hybrides, chacun présentant ses propres avantages et inconvénients.
Tout d'abord, il donne à vos employés la liberté de travailler à leur convenance. Si le travail à distance est certainement une bonne chose et offre une certaine flexibilité, il n'est pas idéal pour tous. Certaines personnes préfèrent les interactions sociales avec leurs collègues, d'autres se sentent plus productives en travaillant au bureau.
L'idée d'un horaire de travail hybride réside dans le fait que les employés ne sont pas obligés de travailler entièrement à la maison ou au bureau.
L'avenir du travail est encore flou et imprévisible. Malgré la généralisation des vaccins, un grand nombre de personnes ne sont pas vaccinées et ont peur de retourner au bureau. Tout cela contribue au fait que de nombreuses entreprises continueront à utiliser le modèle hybride ou à expérimenter un horaire entièrement à distance.
La mise en œuvre d'un modèle de travail hybride est loin d'être simple. Tout comme le travail à distance ou au bureau, les horaires de travail hybrides présentent des avantages et des inconvénients. Voici quelques-uns des plus courants.
Comme vous pouvez le voir dans le tableau ci-dessus, la plupart des inconvénients du travail hybride découlent d'un manque de communication. C'est pourquoi nous les aborderons plus en détail dans un instant.
Lors de la conception d'un modèle de travail hybride, il est important de comprendre les différents moteurs de productivité - énergie, concentration, coordination, transparence et responsabilité. Il faut ensuite réfléchir à la manière de relever les défis posés par ces moteurs. Examinons chacun d'entre eux tour à tour :
La transparence est la base d'un modèle de travail hybride réussi. Pour qu'il fonctionne, vos employés doivent être ouverts et honnêtes quant à la manière dont ils travaillent et à l'endroit d'où ils travaillent. Il ne s'agit pas de faire de la microgestion ou d'espionner vos employés, mais plutôt de faire savoir à tous les autres comment et où ils peuvent être contactés.
L'une des façons les plus simples d'y parvenir est de définir un statut sur Slack. À côté de votre nom, vous pouvez écrire quand et où vous serez au bureau. Par exemple :
Cela permettra à vos collègues de savoir quand vous êtes disponible pour communiquer avec eux. De plus, si vous voulez être transparent à 100 %, vous devez veiller à ce que l'horaire de travail hybride soit le même pour tous et qu'il n'y ait pas de traitement de faveur.
Pour qu'un horaire de travail hybride fonctionne, il est important de prévoir des contrôles réguliers avec vos employés. Demandez-leur leurs préférences, leurs tâches principales ou leur avis sur cette nouvelle organisation du travail. Outre les réunions de service habituelles, les réunions individuelles vous aideront à comprendre comment vos collaborateurs se coordonnent entre eux. Convenez d'une heure et d'une date précises ou utilisez un planificateur de réunions pour organiser une réunion impromptue.
Il est également plus facile de déceler les signes d'épuisement ou les problèmes qu'un employé peut rencontrer dans son travail quotidien. Même si vous êtes très occupé, assurez-vous de trouver une place pour ces réunions au moins une fois par mois avec chaque employé que vous gérez directement.
Pour réussir dans un modèle de travail hybride, il est important de faire confiance à vos employés pour qu'ils fassent leur travail à temps. En les rendant responsables de leur travail, vous favoriserez non seulement leur indépendance, mais vous leur ferez également prendre conscience des délais.
Dans un régime de travail hybride, les employés peuvent être responsables de différentes manières. En voici quelques-unes :
Dans un horaire hybride, il est beaucoup plus difficile pour un gestionnaire de suivre la productivité de ses employés. C'est pourquoi vos employés doivent être responsables de la gestion, de l'achèvement et du compte rendu de leur travail.
Lorsque vos employés travaillent à domicile, il est important qu'ils utilisent la méthode préférée définie par vos responsables pour rendre compte de leur travail. Si vous êtes le fondateur d'une start-up, il est essentiel d'embaucher des personnes responsables et capables de rendre compte de leur propre travail.
Pour que l'hybride soit une réussite, vous devez concevoir un modèle qui réponde au mieux aux besoins de votre organisation. Il n'existe pas d'approche unique. De nombreux modèles ont vu le jour au fil du temps, chacun étant favorable à un environnement de travail spécifique.
En voici quelques-uns :
Il s'agit de l'un des calendriers les plus courants pour le travail à distance. Dans ce cas, chacun suit une règle commune fixée par le chef d'entreprise. Par exemple, tous les employés doivent travailler au bureau tous les jours de la semaine, sauf le vendredi, où ils peuvent travailler à l'endroit de leur choix.
Il s'agit d'un modèle classique, car il est prévisible et facile pour toutes les personnes concernées de s'y habituer. Si vous voyez une entreprise proposer un horaire de travail hybride, il y a de fortes chances qu'elle travaille selon ce modèle. Ce modèle présente rarement des inconvénients, si ce n'est qu'il n'est pas très flexible.
Il est similaire au modèle de travail en cohorte (seuls certains jours sont à distance/hybrides), à une différence près. Les employés qui se rendent au bureau ont la possibilité de travailler à leur propre rythme. Par exemple, de 8 heures à 11 heures. Cela donne encore plus de liberté et de flexibilité à vos employés.
Il s'agit du modèle de travail hybride original. Dans cette configuration, la direction et les employés décident quand ils travailleront à distance ou depuis le bureau.
En fonction du responsable, il existe deux sous-types différents de ce modèle.
Un horaire flexible dirigé par la direction est un horaire dans lequel la direction de l'entreprise décide qui travaille dans un cadre hybride et quand. Le principal avantage de ce modèle est qu'il permet de déplacer les employés en fonction des besoins du bureau. Ce modèle peut être une bénédiction si la direction est efficace. Si ce n'est pas le cas, vous aurez des responsables qui convoqueront des personnes pour les plus petits problèmes possibles. En outre, ce modèle exige un effort supplémentaire de la part du gestionnaire pour planifier et créer un emploi du temps.
Un horaire flexible dirigé par l'employé a la faveur de tous les employés. Ils peuvent décider quand ils veulent travailler à distance ou au bureau. Ce modèle s'appuie sur les avantages de la flexibilité et de la liberté dont jouissent les employés. L'un des inconvénients est que vos employés peuvent ne pas être disponibles lorsque vous avez besoin d'eux au bureau. Si vous souhaitez pratiquer ce modèle, il est important que vous communiquiez vos besoins et que vous embauchiez des personnes capables d'assumer la responsabilité de leur travail.
Il est vraiment difficile de choisir le meilleur modèle sans tenir compte des caractéristiques uniques de votre entreprise, de votre direction et de vos employés. En réalité, chaque entreprise a sa propre façon de travailler et de communiquer. Notre meilleur conseil est de mélanger différents modèles jusqu'à ce que vous trouviez (ou créiez) celui qui vous convient le mieux.
Comme toutes les bonnes choses de la vie, un modèle de travail hybride doit être planifié et intentionnel pour fonctionner dans l'intérêt de votre entreprise et de vos employés.
Commencez par sélectionner un modèle adapté aux besoins de votre organisation. Vous n'y parviendrez peut-être pas du premier coup, mais choisissez-en un pour commencer. Le calendrier des cohortes est probablement le plus simple pour commencer. Vous pourrez ensuite évoluer à partir de là, une fois que vous aurez trouvé ce qui vous convient.
Deuxièmement, ne mettez pas en place un horaire hybride du jour au lendemain. Procédez par petits pas en introduisant une politique de travail à domicile d'une journée. Avec le temps, vous pourrez continuer à modifier et à améliorer votre modèle. Il est également conseillé de choisir un département ou un groupe de personnes pour expérimenter, avant d'étendre votre modèle hybride à l'ensemble de votre organisation.
Troisièmement, documentez comment et où vous travaillez. Considérez cela comme votre manifeste du travail hybride - un ensemble de lignes directrices sur la manière dont vous structurez le travail au sein de votre entreprise. Il est plus facile d'informer tout le monde une fois que c'est écrit et c'est un excellent outil pour l'intégration des nouveaux employés.
Enfin, décidez des outils que vous souhaitez utiliser pour gérer un horaire de travail hybride. Outre les outils de communication (tels que Slack), vous aurez également besoin d'un ensemble d'outils de gestion de projet et de reporting pour vous assurer que tout le monde est aligné sur ses KPI et ses objectifs.
Si vous êtes prêt à introduire le travail hybride dans votre propre bureau, voici quelques-uns des meilleurs exemples d'habitudes, d'outils et de techniques dont vous aurez besoin pour commencer.
Pour avoir une vision plus claire de l'impact de vos employés, la meilleure chose à faire est de s'appuyer sur les indicateurs de performance clés. Par exemple, le nombre d'appels de vente effectués, le nombre d'articles rédigés, les tickets d'assistance résolus, etc.
Investir dans des outils de communication tels que Slack ou Zoom facilite la communication avec vos collaborateurs. Des outils comme Google Workspace sont utiles pour commencer, mais ils ont leurs limites. En fournissant à votre équipe les bons outils, vous lui permettez de travailler efficacement et en collaboration depuis son domicile.
Si vous utilisez un horaire de cohorte ou un horaire décalé, rédigez ces horaires dans un document et ajoutez-les à vos calendriers en ligne. Ainsi, vos employés sauront quand et où ils travailleront. En tant que manager, montrez l'exemple et respectez l'emploi du temps que vous avez créé pour vous et votre équipe.
De nombreuses entreprises hybrides et à distance s'en tiennent à des réunions asynchrones / un style de communication asynchrone, où les employés répondent aux messages non pas en temps réel, mais lorsqu'ils sont disponibles. Il ne s'agit là que d'une façon parmi d'autres de mettre en place la communication; quel que soit le modèle que vous choisissez, notez-le. En outre, déterminez le type de communication qui convient le mieux à vos besoins. Par exemple, les appels avec les clients se font sur Zoom, les appels internes à l'entreprise se font sur Slack, les tâches importantes se font par e-mail, les messages liés au travail se font dans votre outil de gestion de projet, etc.
Réimaginer la façon dont vous travaillez s'accompagne de son lot de défis. Que vous introduisiez le modèle hybride pour la première fois ou que vous amélioriez le modèle existant, voici quelques erreurs courantes à éviter.
Lors de la mise en œuvre de votre horaire hybride, il est impératif qu'une règle s'applique à tous.
Il n'y a rien de plus démoralisant que de travailler dans un bureau 3 à 5 jours par semaine et de voir les cadres supérieurs travailler à distance à plein temps. Pour que tout le monde profite de votre modèle, il est important que tous vos employés suivent la même règle.
Suivre la productivité de vos employés à l'aide d'une application intrusive de suivi du temps ou de dispositifs d'enregistrement d'écran n'est rien d'autre que redondant. Non seulement ils ne se sentiront pas en confiance, mais ils mettront également un frein à leur développement au sein de votre entreprise. La meilleure façon de mesurer leurs performances est d'utiliser des indicateurs de performance clés.
Le développement continu de nouvelles pratiques et de nouveaux processus hybrides est essentiel à l'efficacité de votre modèle. Accordez une attention particulière aux questions d'inclusion et d'équité, et voyez comment vos employés s'adaptent à ce nouvel arrangement. Vos employés ne doivent pas avoir l'impression d'être traités de manière inéquitable ou que vous privilégiez une équipe en particulier. Il est essentiel de créer un horaire qui réponde aux besoins de chaque employé.
Certaines personnes peuvent se permettre d'être plus présentes au bureau, en fonction de la manière dont elles structurent leur vie. D'autres, comme les parents ou les personnes qui doivent s'occuper de quelqu'un, ne peuvent pas venir régulièrement au bureau. Veillez à ce que tout le monde ait les mêmes possibilités d'avancement, pour autant qu'ils fassent leur travail efficacement et dans les délais. Ne désavantagez jamais quelqu'un simplement parce qu'il ne peut pas être présent au bureau plus souvent, ce qui irait à l'encontre de l'objectif d'un modèle et d'un horaire hybrides.
Dans le passé, lorsque les entreprises commençaient à expérimenter des modèles de travail flexibles, elles laissaient généralement les cadres diriger le processus. Beaucoup d'entre eux faisaient pression sur leurs employés pour qu'ils viennent au bureau sans raison valable. Ces derniers se sentaient alors déçus par l'horaire. Si vous avez récemment introduit un modèle hybride, évitez de microgérer vos employés au point qu'ils veuillent démissionner. Fixez vos règles et respectez-les.
L'adaptation aux outils hybrides peut prendre du temps. Mais si vos employés se sont habitués à utiliser ces outils régulièrement, évitez de les remplacer. Une fois que vous aurez partiellement autorisé les employés à travailler depuis le bureau, vous serez peut-être tenté de revenir aux anciennes réunions de bureau. Mais il est important que vous fassiez en sorte que tout le monde se sente concerné, en particulier ceux qui travaillent encore à distance.
Pour s'épanouir dans un environnement de travail hybride, beaucoup d'entre nous utilisent des outils tels que Slack ou Zoom pour se connecter avec leurs collègues. Afin de rendre les conversations engageantes pour votre équipe, nous avons lancé de nouvelles fonctionnalités dans notre plateforme. Qu'il s'agisse d'organiser des micro-leçons hebdomadaires ou d'intégrer ou de former vos employés, chaque fonction est conçue pour répondre à vos besoins.
D'une durée de 5 minutes seulement, elles vous permettent d'adopter une approche plus structurée du travail hybride et de rester en contact avec vos employés, sans perturber leurs flux de travail ni les obliger à participer à de longues réunions.
Outre les sujets liés au travail, vous pouvez également utiliser Zavvy pour assigner à chacun des tâches hebdomadaires sur la résilience, la gratitude et l'autoréflexion. Nous allons encore plus loin en intégrant vos outils de communication préférés dans votre flux de travail (hybride) existant.
Vous pouvez toujours nous contacter pour une démonstration gratuite, à tout moment !
S'il n'est pas encore certain que le travail à distance soit l'avenir, il est à peu près certain que les horaires hybrides sont là pour durer. Même s'ils présentent certains inconvénients, leurs avantages l'emportent largement sur les inconvénients et ils peuvent constituer un excellent système pour les entreprises de toutes tailles. Avec une bonne équipe, vous pouvez commencer à mettre en place votre horaire hybride dès aujourd'hui et profiter de ses avantages, tant pour la direction que pour vos employés.
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