L'intégration des nouveaux employés exige que vous réfléchissiez à l'orientation du nouvel employé dans l'entreprise et à la formation axée sur les rôles dont il aura besoin pour devenir rapidement productif.
Avec autant d'exigences couvrant les départements, les équipes et les rôles, il est facile pour les tâches d'intégration de passer entre les mailles du filet. C'est là qu'intervient le workflow d'intégration.
When you develop an onboarding workflow, you create a cohesive view of every task a new hire needs to complete in their first six months to a year on the job. From preboarding paperwork to their first annual review, you’ll have a structured and consistent onboarding process for all of your new joiners.
Lisez la suite pour en savoir plus sur la façon dont un flux d'accueil peut améliorer la productivité de votre organisation et sur la façon de créer vous-même un flux d'accueil.
L'intégration des employés consiste à acclimater les nouveaux employés à l'entreprise et à leur rôle.
Une intégration efficace dure au moins trois mois et jusqu'à un an. Au cours de cette période, les nouveaux arrivants bénéficient d'une orientation sur l'entreprise, d'une formation axée sur leur rôle et d'autres éléments avant de passer au développement continu.
Le processus d'intégration fait référence à tout ce que vivra votre nouvel employé au cours de ses six à douze premiers mois au sein de votre entreprise.
La plupart des entreprises divisent leur processus d'intégration en étapes distinctes, avec des objectifs spécifiques assignés à chaque étape. Au fur et à mesure que votre nouvel employé progresse dans le processus d'intégration, il franchit les étapes nécessaires à chaque phase.
Vous pouvez adapter les phases du processus d'intégration aux besoins de votre entreprise. De nombreuses entreprises divisent leur processus d'intégration en fonction de la période qui suit l'embauche. La liste ci-dessous donne un bref aperçu des principales phases de l'intégration et des objectifs de chaque section.
Personnalisez votre processus d'intégration en fonction des besoins de votre entreprise et de ses services. Par exemple, vous pouvez choisir de mettre l'accent sur la formation basée sur les rôles plus tôt pour l'intégration des commerciaux, tandis que les représentants du service clientèle peuvent passer plus de temps à développer leur connaissance des produits.
Un processus et un flux de travail semblent très similaires parce qu'ils organisent des besoins complexes en tâches digestes, mais les deux termes ne sont pas interchangeables.
Un processus d'intégration rassemble toutes les pièces du puzzle de l'intégration. Il couvre tous les aspects, de la paperasserie ( preboarding ) à l'intégration sociale de votre nouvelle recrue.
Un flux de travail d'onboarding permet de distiller votre processus d'onboarding en une série de tâches concrètes à accomplir par chaque nouvel embauché. Il s'agit plutôt d'une liste de contrôle des actions à entreprendre, tandis que le processus d'intégration offre une vue d'ensemble de cette période.
En d'autres termes, un processus d'intégration est conçu pour accomplir des actions ou des tâches spécifiques. Le processus d'onboarding définit les objectifs généraux de l'onboarding.
Un flux de processus est une visualisation détaillée de tout ce qui est impliqué dans le processus en question. Il va au-delà des mesures à prendre et inclut les parties prenantes, les listes de ressources et les matériaux, entre autres.
Jetez un coup d'œil à cet exemple de processus d'intégration basé sur la liste de contrôle d'intégration des nouveaux employés de Zavvy:
L'élaboration d'un processus d'accueil des nouveaux arrivants peut s'avérer un projet ambitieux. Vous devrez réfléchir à tout ce dont un nouvel employé a besoin pour réussir dans votre entreprise.
Mais ne vous laissez pas intimider. La création d'un processus d'intégration pour votre organisation en vaut la peine. Une fois que vous aurez créé la base de votre processus, vous pourrez l'actualiser et l'étendre au fur et à mesure que votre entreprise se développera.
Construire votre flux de travail d'onboarding sera un jeu d'enfant si vous disposez d'un flux de travail d'onboarding complet. Il s'agit essentiellement d'une source unique de vérité pour votre processus d'onboarding.
Prêt à mettre en place votre processus d'intégration ? Suivez ces étapes et ces conseils pour définir votre processus d'accueil et le convertir en un flux de travail d'accueil performant pour votre entreprise.
La première chose à faire est de trouver ou de créer une liste de tout ce qu'un nouvel employé doit faire ou expérimenter dans le cadre de son intégration.
Vous pouvez utiliser la liste de contrôle pour l'intégration des nouveaux employés de Zavvypour réfléchir à votre propre processus.
Veillez à prendre en compte les tâches d'intégration dont vous devrez vous occuper avant le premier jour de travail du nouvel employé, ainsi que les tâches sociales telles que les présentations.
À ce stade, votre liste de contrôle n'a pas besoin d'être particulièrement organisée. Cela dit, plus vous détaillerez chaque élément, plus il vous sera facile de transformer une simple liste de contrôle en un processus d'intégration et un flux de travail à part entière .
N'oubliez pas que votre liste de contrôle préliminaire n'est qu'un point de départ. Les étapes suivantes vous aideront à organiser votre liste de contrôle en un flux de travail.
Répartissez les tâches de votre liste de contrôle en fonction du calendrier. Si vous avez utilisé la liste de contrôle téléchargeable mentionnée ci-dessus, vous avez déjà une idée du moment où chaque élément doit être mis en œuvre pendant l'intégration.
Examinez chaque tâche de votre liste et tenez compte des éléments suivants :
Utilisez ensuite un outil de visualisation pour obtenir une vue cohérente de l'ensemble de votre processus d'intégration. Le déroulement de votre processus doit indiquer visuellement la durée de chaque tâche et la personne chargée de l'accomplir.
Un outil de flux de processus tel que Miro est extrêmement utile à cet égard. Il vous permet d'établir plus facilement les relations et les dépendances entre les tâches. Utilisez des flèches pour indiquer l'ordre des tâches, en particulier lorsqu'elles passent d'un service à l'autre.
Même si vous n'avez pas mis en place de processus formel d'intégration jusqu'à présent, vous disposez probablement d'informations importantes pour les nouveaux embauchés à différents endroits de votre espace de travail.
Une fois que votre processus d'intégration a été élaboré dans votre outil de visualisation, il est temps de rassembler ces documents et de les mettre en corrélation avec la partie appropriée de votre flux de travail d'intégration.
Voici quelques types de documents d'accueil à rechercher :
Il est facile de comprendre pourquoi les documents d'intégration se perdent entre les différents services ou superviseurs. Le processus d'intégration comporte de multiples facettes et nécessite souvent l'intervention de plusieurs personnes pour acclimater pleinement le nouvel employé.
La compilation de ces ressources vous donne une vue unique de l'ensemble de votre processus d'intégration. Une fois que vous avez organisé ces documents dans votre processus, vous êtes sur le point de construire votre flux de travail d'intégration.
Votre logiciel d'accueil dispose de nombreuses fonctionnalités pour améliorer votre flux de travail, mais vous pouvez également intégrer des outils supplémentaires pour améliorer votre accueil.
Par exemple, Zavvy offre des intégrations avec des outils de messagerie comme Slack et des plateformes d'opérations humaines comme BambooHR. L'API Zapier vous permet d'établir encore plus de connexions avec les outils que vous utilisez déjà.
Choisissez des intégrations qui amélioreront réellement l'expérience d'accueil des nouveaux employés. Sinon, vous ne ferez qu'ajouter un outil supplémentaire que tout le monde devra configurer sans raison valable.
Les outils de messagerie tels que Slack sont particulièrement puissants. Ils apportent le flux de travail de l'onboarding sur la plateforme où votre équipe passe le plus de temps. D'autres outils peuvent vous aider à créer des automatismes ou à gagner du temps en important des données.
Utilisez votre processus d'accueil comme point de référence pour créer le flux de travail dans votre logiciel. Si vous avez élaboré un processus complet, vous pouvez créer votre flux de travail d'accueil rapidement et facilement en suivant ce plan.
Commencez par la phase preboarding et construisez le flux de travail de manière chronologique. N'oubliez pas d'inclure des tâches non seulement pour le nouvel employé, mais aussi pour son supérieur direct et ses collègues.
Chaque étape du processus d'intégration doit comprendre :
Vous pouvez faire dépendre les étapes d'une étape précédente ou les envoyer en fonction du jour d'embauche du nouvel employé (c'est-à-dire le 1er jour, le 30e jour).
Une fois qu'un nouvel employé a terminé son parcours d'intégration, vous pouvez automatiquement lui assigner des parcours de formation et de développement continus.
Lorsque vous construisez votre workflow d'onboarding dans un logiciel dédié, vous créez une vue cohérente de l'ensemble du processus. Puisque tout se trouve sur une seule plateforme, il est facile d'établir des liens entre les parties autrefois séparées du processus d'onboarding.
Grâce aux fonctions d'automatisation du flux de travail d'une plateforme telle que Zavvy, vous pouvez créer un flux de travail d'onboarding qui s'exécute pratiquement tout seul. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire grâce à l'automatisation de l'onboarding :
Regardez cette vue de certaines options d'automatisation dans le logiciel de flux de travail d'accueil de Zavvy:
L'automatisation du processus d'intégration vous permet d'adapter le processus à la croissance de votre entreprise. Vous obtenez également des données et des informations utiles sur la façon dont les nouveaux employés se débrouillent dans le processus d'intégration.
L'intégration des nouveaux employés peut être un processus complexe, mais il peut devenir l'une des parties les plus fluides de votre organisation grâce à un flux de travail d'intégration.
Adopter une approche systématique de l'onboarding en construisant un flux de processus vous permet d'avoir une vue d'ensemble de tout ce qui concerne l'onboarding. Tout étant regroupé en un seul endroit, il est plus facile de créer un flux de travail complet pour l'onboarding qui donnera des résultats.
Un logiciel de workflow d'intégration tel que Zavvy offre encore plus d'avantages. Vous pouvez automatiser le processus d'onboarding afin de maintenir les choses en mouvement même si vous évoluez. Les intégrations d'outils accélèrent encore votre travail, en fournissant la bonne partie du parcours d'onboarding sur le bon support et au bon moment.
➡️ Consultez Zavvy dès aujourd'hui pour exécuter des flux de travail d'onboarding puissants en mode autopilote.
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