Nouveaux visages. La promesse de nouveaux talents. L'intégration des nouveaux employés est le point de départ de tout cela. Mais ne nous voilons pas la face, le processus traditionnel d'intégration peut être aussi excitant que de regarder de la peinture sécher. Pas moins de 31 % des employés quittent leur poste au cours des six premiers mois. Tout cela parce que le processus d'intégration des employés n'a pas fait son travail.
Vous voulez que l'intégration soit transparente, intuitive et, osons le dire, amusante. Vous voulez que vos nouveaux employés soient opérationnels, sans se perdre dans la paperasse et les manuels de politique. Le logiciel d'intégration change la donne.
Nous analysons en détail huit des meilleurs logiciels d'intégration des employés disponibles sur le marché afin qu'à la fin de cet article, vous puissiez choisir deux ou trois options à tester.
N'oubliez pas non plus de lire les commentaires de certains professionnels des ressources humaines sur les éléments essentiels à intégrer dans votre propre solution d'intégration des employés.
Examinez les huit options suivantes pour le meilleur logiciel d'intégration des ressources humaines, les fonctionnalités principales et les inconvénients potentiels pour vous aider à choisir la solution parfaite pour les besoins de votre équipe.
Clause de non-responsabilité : nous avons déployé des efforts considérables pour approfondir les détails afin de vous donner un point de vue impartial. Toutefois, il n'est que juste d'admettre que nous sommes également très satisfaits des progrès réalisés par notre produit. Ainsi, même si nous visons l'objectivité, il se peut que notre enthousiasme sincère pour nos solutions transparaisse quelque peu.
🏆 La première entreprise à distance Awesomic atteint maintenant une moyenne de 95,5 % de taux d'achèvement de l'onboarding grâce aux programmes d'onboarding de Zavvy.
Les forfaits commencent à 4€ par employé et par mois. Vous pouvez ajuster le coût au fur et à mesure, car vous ne payez que pour les modules souhaités. Vous pouvez également tester Zavvy. Vous devez d'abord réserver un appel pour obtenir un compte d'essai personnalisé.
"Avec Zavvy, nos employés n'ont plus qu'à s'inscrire sur une seule plateforme pour gérer leur intégration, leurs enquêtes, leurs commentaires, leur progression de carrière, leurs plans de croissance et leurs rencontres individuelles. Le fait d'avoir tout en un augmente vraiment la participation dans toutes les sections". Revue G2
"Mon entreprise utilise Zavvy pour l'intégration des nouveaux employés, et l'expérience qu'il crée est vraiment excellente. Tous les documents de formation, les informations et les tâches à accomplir sont regroupés en un seul endroit, selon un calendrier accessible. J'apprécie également le module de retour d'information qui me permet de découvrir facilement comment m'améliorer dans mon rôle et passer à l'étape suivante de ma carrière. Et sur la base du feedback, j'ai pu créer un plan de développement détaillé avec des cours en moins de 10 minutes grâce à la nouvelle fonction AI". Revue G2
Malheureusement, la tarification de ce logiciel d'onboarding n'est pas transparente, vous ne pourrez donc pas obtenir une estimation approximative des coûts à moins de faire une demande officielle de démonstration.
"Apporter des modifications à chaque module d'onboarding (contenu, enquêtes, formulaires, modèles d'e-mail, rapports) était facile et il était toujours possible d'en évaluer l'impact. Le dépannage via l'enregistrement des courriels/interfaces ou la fonction d'audit a été très efficace, et j'ai toujours eu une excellente collaboration avec tous les employés de Talmundo." Commentaire de G2
"Talmundo dispose d'un excellent outil d'intégration qui permet d'accueillir, de guider et d'informer les nouveaux employés sur notre entreprise plus rapidement, plus facilement et avec une grande expérience ! G2 review
L'outil est gratuit, mais l'offre gratuite présente certaines limites. Principalement, il vous sera difficile de télécharger des documents de formation et d'accueil complets, car l'espace de stockage de l'abonnement gratuit est limité à 10 Mo par fichier. En outre, si vous ne payez pas pour l'outil, vous ne pourrez pas tirer parti de fonctionnalités telles que les listes de contrôle avancées ou les champs personnalisés.
"Même si Trello est gratuit, il offre de nombreuses fonctionnalités que l'on peut trouver dans d'autres outils onéreux. Nous l'utilisons dans l'entreprise pour plusieurs projets qui ne nécessitent pas de visibilité pour les régulateurs (de l'organisation du prochain événement de l'entreprise pour acheter des provisions, engager un traiteur, réserver une date pour la réunion) à l'onboarding des nouveaux embauchés." Revue G2
"Super simple et facile à démarrer - l'intégration des nouveaux membres de l'équipe a été un jeu d'enfant en termes de confiance dans l'utilisation de l'outil. Il est très attrayant visuellement et les kanbans sont reconnaissables pour la plupart des équipes RH." Revue G2
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Les prix ne sont pas affichés publiquement sur leur site web, vous devrez donc demander officiellement un devis personnalisé.
"Nous voulions accélérer notre processus d'intégration et accueillir les nouveaux employés de manière plus ludique. Learningbank nous a aidés à créer un environnement complet d'accueil et d'apprentissage qui soutient la formation tout au long du parcours de l'employé. Ils ont été d'une grande aide à la fois pour l'intégration, la formation et pour m'aider à tout mettre en place et à m'assurer de l'intégration de notre système de ressources humaines. Avis de Capterra
"Mon expérience avec Learningbank a été excellente. Il est facile d'intégrer de nouveaux stagiaires et hôtes en utilisant Learningbank. Nous communiquons fréquemment avec le support de Learningbank, et ils sont toujours aimables et nous aident. Commentaire de Capterra
Il s'agit de l'une des plateformes logicielles d'onboarding les plus chères de notre liste, avec l'offre la moins chère à 56 $ par mois, qui couvre jusqu'à 20 employés. L'offre est cependant limitée en termes d'espace de stockage et de fonctionnalités. De plus, les coûts ne sont pas aussi abordables lorsque votre entreprise se développe.
"Il a été conçu par des personnes qui connaissent le métier. Il ne s'agit pas d'une idée sur la façon de faire de l'onboarding, vous pouvez voir l'expérience réelle des processus RH et de l'onboarding dans chaque fonctionnalité et décision de produit." Revue de Capterra
"Excellente assistance à la clientèle. Grande orientation client, non seulement avant l'achat, mais aussi lors de l'utilisation quotidienne. Je recommande totalement ces personnes. Avis de Capterra
Les forfaits commencent à 29 $/mois pour un seul travail actif. De manière réaliste, la plupart des entreprises auront donc besoin de l'offre avec un nombre illimité de tâches actives, au prix de 99 $/mois. Le problème est que les fonctionnalités d'onboarding ne sont disponibles que dans le cadre d'une offre groupée qui coûte 150 $/mois. Vous bénéficiez toutefois d'une option d'essai gratuit de 14 jours.
"ApplicantStack est un excellent outil pour suivre les candidats et les faire passer à l'étape de l'onboarding. J'utilise ce produit depuis 3 ans et notre entreprise est très satisfaite de leur service client, de leurs prix et de leur site web convivial." G2 review
"Le processus de suivi d'ApplicantStack a été révolutionnaire pour notre workflow de recrutement/onboarding. La possibilité de voir qui a déjà postulé et pour tous les responsables du recrutement qui sont concernés par cette annonce spécifique d'être sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit de chaque candidat individuel nous a fait gagner beaucoup de temps et de confusion par rapport à la façon dont nous avions l'habitude de procéder." Avis G2
Vous pouvez utiliser les fonctions de base de gestion des horaires et de pointage des heures gratuitement dans le cadre d'une période d'essai gratuite. L'embarquement, cependant, est un ajout optionnel avec des plans facturés à 34,99 $/mois/localité et 76,99 $/mois/localité. De nombreuses autres fonctionnalités, comme la gestion des tâches et la vue d'ensemble des opérations, sont payantes.
"Il facilite la communication avec l'équipe, chacun sait quelles sont ses missions et dispose de nombreux outils pour échanger, demander des congés, passer en revue les équipes, etc. 7shifts a permis de gagner énormément de temps en matière de planification et constitue également une excellente forme de communication avec le personnel." Commentaire de G2
"Facile à utiliser. J'aime le fait qu'avec l'application, tous mes employés peuvent communiquer facilement. De plus, le fait d'avoir des notifications sur les changements de disponibilité ou les jours de congé demandés est un plus ; je n'ai plus besoin de les écrire et de perdre des informations importantes." Commentaire G2
Vous devez contacter l'équipe commerciale pour obtenir un devis. Il n'y a pas d'option d'essai gratuit.
"Workday fonctionne sans problème. La gestion des objectifs de performance est facile. Le portail de référence est également correct (pas le meilleur). De plus, je reçois des notifications essentielles concernant certaines actions de flux de travail de la part des employeurs. C'est un outil très utile pendant mes activités d'intégration." Commentaire G2
"Workday HCM possède tous les éléments de gestion des employés que vous souhaitez - onboarding (paie, vérification de l'emploi, juridique, etc.), offboarding (gestion des comptes, récupération de l'équipement, déprovisionnement, etc.), modèles, évaluations des performances et feedback, intégration avec un logiciel d'apprentissage et de développement, intégration avec un logiciel de conformité, et un système de suivi des candidats". Revue G2
Maintenant que vous avez une vue d'ensemble des meilleurs logiciels d'onboarding du marché, il est temps d'apprendre à les évaluer.
Voici six éléments essentiels à prendre en compte lors du choix du meilleur logiciel d'accueil pour vos besoins.
Un logiciel d'intégration bien conçu garantit une expérience utilisateur transparente et intuitive. Les processus d'intégration des employés sont ainsi plus rapides et plus efficaces, ce qui permet aux nouveaux employés de devenir plus rapidement des membres productifs de l'équipe.
Un logiciel convivial pour les nouveaux employés nécessite également moins de formation pour le personnel des ressources humaines et les nouveaux employés. Cela signifie qu'ils passent moins de temps à expliquer comment naviguer dans le système et plus de temps à se concentrer sur le contenu de l'intégration proprement dite.
La plupart des systèmes d'onboarding ne font pas tout. Vous devez donc vous assurer qu'ils s'articulent bien avec d'autres outils tiers que vous utilisez déjà, tels que des plateformes de gestion des ressources humaines, de collaboration, de création de contenu et même de gestion de projet.
Les intégrations garantissent que les données sont transférées de manière précise et cohérente entre les différents systèmes. Cela réduit le risque d'erreurs, de duplication ou d'informations obsolètes, ce qui peut avoir des conséquences importantes en termes de conformité et de prise de décision. De plus, vous pouvez vous assurer que le travail de votre équipe sera toujours enregistré afin qu'elle puisse être récompensée pour ses résultats.
La personnalisation vous permet d'adapter le processus d'intégration des employés aux besoins spécifiques, à la marque et aux politiques de votre organisation. Cela garantit que l'expérience d'intégration s'aligne à la fois sur la culture de votre entreprise et sur les besoins de l'employé.
Les expériences d'intégration personnalisées permettent aux nouveaux employés de se sentir valorisés et engagés dès le départ. En personnalisant le contenu, les tâches et les communications, vous pouvez répondre aux besoins et aux préférences de chacun.
Par exemple, un choix populaire pour personnaliser l'expérience d'intégration d'un nouvel employé est de créer des documents de formation dédiés. Des documents personnalisés peuvent définir clairement les attentes, les responsabilités professionnelles et les normes de performance pour les nouveaux embauchés. Cela réduit l'ambiguïté et contribue à préparer le terrain pour la réussite dans leurs nouvelles fonctions.
Il est essentiel de se conformer aux lois et réglementations locales, nationales et internationales en matière d'emploi. Un système d'intégration qui garantit unedocumentation correcte et le respect des exigences légales contribue à protéger votre organisation contre d'éventuelles responsabilités juridiques.
N'oubliez pas : Les différents secteurs d'activité ont des normes de conformité et des certifications spécifiques qui doivent être respectées. Une plateforme d'intégration qui s'aligne sur ces exigences sectorielles spécifiques garantit que votre organisation reste conforme.
Vous devez vous assurer que votre prochain outil d'onboarding peut vous aider à couvrir ces quatre (+1) étapes essentielles de l'onboarding:
En particulier la phase de connexion. Une communication transparente et ouverte favorise un sentiment d'appartenance et d'engagement, ce qui est essentiel pour retenir les meilleurs talents.
En tenant compte de tous ces C dans votre choix de logiciel d'intégration des employés, vous vous assurez d'un processus d'intégration complet et efficace qui prépare les nouveaux employés à la réussite tout en garantissant le respect de la législation et la protection des données.
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Décidez exactement des étapes de l'onboarding que vous souhaitez privilégier. Si vous ne savez pas exactement sur quoi vous souhaitez que les nouveaux employés se concentrent, vous risquez de payer cher un outil d'intégration qui ne répond pas à tous vos besoins.
Vous êtes-vous déjà demandé ce que les autres managers choisissent ?
La plupart des responsables des ressources humaines ont abandonné les méthodes d'intégration traditionnelles au profit de l'intégration numérique.
Par exemple, Felicia Shakiba, fondatrice de CPO Playbook Consultancy, privilégie actuellement les logiciels d'intégration qui offrent deux fonctions essentielles :
"Tout d'abord, la capacité à s'intégrer de manière transparente à notre système de paie, à nos organigrammes et à nos listes de communication interne est essentielle.
Ainsi, lorsqu'un nouvel employé est embauché, il est rapidement ajouté aux groupes pertinents, tels que les listes de communication spécifiques aux départements, ce qui lui permet de recevoir les informations nécessaires dès le premier jour. Cette intégration rationalise considérablement la communication et rend le processus d'intégration plus efficace".
Ensuite, Felicia recherche un logiciel qui fournisse aux managers une liste de contrôle complète pour l'accueil des nouveaux arrivants :
"Cela permet aux responsables de créer une expérience d'intégration accueillante et efficace avant même la date officielle d'entrée en fonction du nouvel employé.
En disposant d'une liste de contrôle dans vos outils d'intégration, les responsables peuvent s'assurer que les nouveaux employés ont tout ce dont ils ont besoin et savent vers qui se tourner pour obtenir de l'aide, ce qui réduit les retards potentiels et permet aux nouveaux employés d'apporter une contribution significative dès leur premier jour."
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La pandémie et le travail à distance ont également eu un impact sur le processus d'intégration et sur les choix technologiques des experts.
Devan Kronischcoach et expert en L&D, explique que l'éloignement signifie que les managers doivent être beaucoup plus attentifs aux aspects sociaux et à la définition des attentes lors de l'intégration :
"Une bonne plateforme d'intégration me permet de guider le manager en consacrant plus de temps à la clarté et à l'inclusion. Si ce n'est pas le cas, je sais que le nouvel arrivant sera plus anxieux et n'absorbera donc pas l'apprentissage nécessaire. Je ne veux pas les exposer à l'échec, c'est pourquoi je dois pouvoir collaborer plus que jamais avec les managers."
Hanh Nguyendirectrice de l'acquisition et de la gestion des talents, affirme que l'intégration reste un processus crucial pour créer une expérience positive pour les nouveaux employés, même lors du passage au travail à distance. Elle ajoute que, traditionnellement, l'accueil des nouveaux employés se faisait en personne pour les aider à s'acclimater à l'environnement de l'entreprise, mais que la pandémie a complètement changé la donne :
"La pandémie de COVID allait transformer l'accueil des nouveaux arrivants en une expérience numérique plus distante. Les plateformes d'accueil ont dû pivoter pendant la pandémie pour s'adapter à des entreprises comme la nôtre.
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Zavvy offre à vos gestionnaires et à vos nouveaux employés un processus d'intégration complet.
Notre logiciel d'accueil des employés vous aide à automatiser :
De plus, vous pouvez utiliser le logiciel de pré-intégration de Zavvy pour commencer à créer des comptes, à préparer des appareils de travail et à envoyer des rappels aux gestionnaires. Cela vous aide à éliminer l'anxiété du premier jour en donnant aux nouveaux employés les informations dont ils ont besoin d'une manière qu'ils apprécient. De plus, vous comblerez enfin le fossé entre la signature et le démarrage grâce à des points de contact réguliers.
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