Après l'entretien et la signature de la lettre d'offre par le nouvel embauché, vous pensez peut-être que votre travail est déjà terminé. Il ne vous reste plus qu'à remplir tous les documents, à donner des ressources documentées et à faire en sorte que quelqu'un soit prêt à occuper le poste... n'est-ce pas ?
Ce n'est jamais le cas.
Après avoir obtenu la signature, l'un des processus les plus importants pour les personnes au sein de votre organisation commence. Le processus d'intégration. Il s'agit non seulement de remplir la paperasse redoutée, mais aussi de veiller à ce que l'intégration de votre nouvel employé dans l'organisation se déroule sans heurts et à ce qu'il soit prêt à réussir.
Et le retour sur investissement est très important.
Cet article de blog, étayé par des données et des preuves des avantages de l'onboarding, vous amènera à reconsidérer certains de vos processus.
Le processus d'intégration d'un employé est une série d'étapes au cours desquelles un nouvel employé est initié à la culture, aux politiques, aux produits ou à toute autre connaissance nécessaire à la réussite d'une organisation. Ce processus donne aux nouveaux employés une voie claire vers ce qu'ils doivent accomplir au cours de leurs premiers mois.
Le processus d'intégration dure généralement trois mois. Mais il peut aller de 6 mois à un an en fonction du poste, du secteur ou de l'entreprise.
Environ 75 % des recruteurs affirment avoir vu un candidat changer d'avis après avoir signé sa lettre d'offre. La raison en est probablement une feuille de route mal conçue pour l'intégration, qui laisse une mauvaise première impression à vos nouveaux employés.
En revanche, si votre processus d'intégration s'inscrit dans un cadre clair et que les étapes permettent à votre nouvel employé d'acquérir des connaissances générales et spécifiques, il se sentira plus impliqué. Un processus d'intégration doit être adapté pour acclimater les employés à la nouvelle organisation et instaurer la confiance dès le début.
De plus, une enquête menée auprès de plus de 50 000 employés a révélé que les employés engagés sont cinq fois moins susceptibles de quitter leur entreprise que ceux qui ne le sont pas. Et environ 87 % des employés engagés déclarent qu'ils resteront.
Même les experts dans leur domaine ne sont pas sûrs de ce qu'ils doivent faire le premier jour. Chaque personne a sa propre façon de faire les choses. Vous ne pouvez donc pas attendre d'un nouvel employé qu'il effectue un travail de la même manière qu'un de vos employés chevronnés. Il peut utiliser des méthodes différentes qui ne correspondent pas à vos directives.
Laisser les employés apprendre au fur et à mesure ne fonctionnera pas, et c'est pourquoi l'un des avantages d'un processus d'intégration adéquat est la productivité.
Les nouveaux embauchés bénéficiant de programmes de formation plus longs acquièrent des compétences dans leur fonction quatre mois plus rapidement que ceux qui suivent des programmes plus courts.
Selon une étude de Glassdoor, 84 % des demandeurs d'emploi déclarent que la réputation d'une entreprise, en tant qu'employeur, est importante. Les meilleurs candidats veulent travailler dans les meilleures entreprises qui, en retour, leur offrent le meilleur parcours de carrière et la meilleure formation.
Si la première étape de la présentation de votre entreprise aux nouveaux employés est un processus d'intégration désorganisé et mal conçu, les taux de rotation augmentent.
Les nouveaux embauchés qui ont vécu une expérience d'intégration négative sont deux fois plus susceptibles de chercher une autre opportunité. En conséquence, vous obtenez de mauvaises critiques sur des sites d'emploi tels que Glassdoor, Indeed et Lensa. Ce n'est pas l'idéal pour votre image de marque.
Si vous ne disposez pas d'un processus d'intégration approprié, lorsque les nouveaux employés ne savent pas quoi faire, ils se tournent vers leurs supérieurs ou leurs collègues pour leur poser des questions sur les processus. Des processus qui auraient dû être enseignés au cours du processus d'intégration.
Il n'est pas surprenant que les cadres et les collègues aient déjà leur propre charge de travail et n'aient pas le temps d'enseigner les procédures générales aux nouveaux employés.
À tel point que 40 % des nouveaux embauchés estiment qu' il faut trop de temps pour obtenir une réponse des RH à leurs questions.
Un autre avantage d'un processus d'intégration adéquat est que les employés connaissent les valeurs et la culture de l'entreprise. En clarifiant les choses dès le départ, vous fixez des normes pour la manière dont les choses sont faites et vous offrez à vos employés une meilleure expérience.
Si l'une des philosophies de votre entreprise est "la qualité dans le temps", vous savez que les employés s'attacheront à fournir un travail de grande qualité sans se soucier du temps que cela prend. Il en va de même si vous n'avez aucune tolérance pour les délais non respectés.
Si vous envoyez tous les documents relatifs aux procédures à votre nouvel employé, que vous espérez qu'il les lise une fois et qu'il soit prêt à les appliquer le lendemain, vous risquez d'être surpris.
L'apprentissage est un processus dans lequel la lecture n'est efficace qu'à 5 %, tandis que la pratique permet de retenir 75 % des connaissances.
C'est pourquoi des processus d'intégration plus longs et appropriés sont plus efficaces. Ils donnent à vos employés la possibilité d'apprendre, de faire des erreurs et d'affiner ce qu'ils ont appris. Cela vous évite également d'être l'organisation qui envoie un tas de documents ou de processus et qui ne suit pas ses propres lignes directrices.
Si les employés ne sont pas correctement formés aux procédures de l'organisation, ils ne sauront pas à qui s'adresser ni où aller pour obtenir des réponses à leurs questions dans un processus qui peut sembler simple pour des employés plus habitués.
Et si les employés ne savent pas comment leur travail influe sur les objectifs de l'organisation, ils n'auront pas le sentiment d'avoir un but précis.
Des études ont montré que les employés sont 54 % plus susceptibles d'être motivés par un objectif fort et de donner le meilleur d'eux-mêmes au travail.
Grâce à un processus d'intégration approprié, vos employés peuvent apprendre tous les objectifs et toutes les procédures de votre organisation. Cela vous est également profitable, car cela stimule votre productivité et le moral de vos employés.
Une bonne procédure d'accueil des nouveaux arrivants présente de nombreux avantages. Mais un moyen de le rendre plus efficace est d'utiliser un logiciel d'onboarding pour automatiser (certaines parties) du processus d'onboarding, de sorte qu'il ne nécessite pas autant d'actions répétitives.
Pour bien intégrer les nouveaux arrivants, il faut s'occuper de beaucoup de choses à la fois. Pour chaque nouvel arrivant.
Quelques exemples :
Nos amis de Storyblok ont réduit le temps d'intégration manuelle de plus de 15 heures par semaine à 30 minutes. Cela représente une économie de 2 448 euros par mois.
"Ce qui m'a le plus surpris, c'est qu'il est possible d'automatiser tant de choses sans sacrifier l'expérience. automatiser tant de choses sans sacrifier l'expérience. Nous envoyons aux gens des tâches à suivre, du contenu attrayant, des rappels amusants via Slack, et nous les connectons à leurs compagnons d'intégration. Tout cela en un seul clic. Markus Schwarz, responsable de l'expérience des personnes à l'adresse Storyblok.
Au lieu d'introduire manuellement tous les nouveaux employés dans les processus de l'entreprise chaque semaine et de répéter les mêmes choses encore et encore, le principal "travail" qu'ils font maintenant est une discussion informelle de 30 minutes avec tout le monde.
Tout le reste se fait en un clic.
➡️ Pour une analyse détaillée de la manière dont ils y sont parvenus, lisez l'étude de cas complète ici.
Vos nouveaux employés n'auront plus à parcourir tous leurs courriels à la recherche de la tâche suivante. Un autre avantage du logiciel d'intégration est que, grâce à l'utilisation d'une interface conviviale, la structure du processus d'intégration devient plus claire et il est plus facile d'y revenir.
Suite à l'étude de cas de Alasco, l'expérience globale des employés s'est améliorée, les nouveaux embauchés accordant une note de 4,7/5 au processus d'intégration. Les éléments les plus appréciés par les nouveaux embauchés sont les suivants
Tout cela a contribué à ce que les nouveaux employés vivent une expérience amusante et facile tout au long du processus d'intégration.
Un processus d'intégration est généralement constitué d'un cadre général de tâches et de documents à remplir. Cela signifie qu'il est le même pour chaque fonction. Mais avec un logiciel d'intégration, vous bénéficiez d'un parcours plus personnalisé.
Et les employés se voient automatiquement attribuer les trajets adéquats en fonction de leur rôle.
Certaines fonctions nécessitent beaucoup plus d'informations, tandis que d'autres ont besoin de l'essentiel pour démarrer rapidement. Le fait de disposer d'un parcours adapté aux fonctions de vos employés peut stimuler leur productivité et vous faire gagner du temps.
Et les éléments dont vous pouvez avoir besoin dans le cadre de votre fonction peuvent être très différents :
Dans le domaine de la vente, le retour sur investissement est particulièrement facile à calculer : Plus vite les gens sont productifs, plus vite ils créent des revenus pour l'entreprise.
Dans l'exemple ci-dessus de Alasco, l'équipe a réduit de moitié le temps de productivité.
La pandémie a fixé de nouvelles normes pour la façon dont les gens préfèrent travailler aujourd'hui. C'est pourquoi Storyblok s'est développé en tant qu'entreprise entièrement à distance, mais malgré cela, elle s'est engagée à créer des liens humains et à être vraiment accueillante pour les nouveaux employés à distance.
Ils ont structuré un processus avec une interaction humaine en s'assurant :
En conséquence, les nouveaux employés ont donné à Zavvy une note de 9/10 en tant que logiciel d'intégration et ont reçu des commentaires positifs.
Au lieu de vérifier directement auprès de chaque nouvel employé s'il a déjà rempli ses papiers ou accompli les tâches qui lui ont été assignées, ce qui prend beaucoup de temps. Vous pouvez vous connecter au compte de votre responsable dans n'importe quel logiciel d'intégration et vérifier si la tâche a été marquée comme terminée.
En outre, le logiciel d'intégration rend l'expérience fluide et cohérente, car les progrès du nouvel employé sont enregistrés. Grâce à cela, les employés peuvent revenir à leur compte quand ils le souhaitent et reprendre là où ils se sont arrêtés.
Un bon processus d'intégration commence par un plan de 30-60-90 jours, appelé ainsi parce que la règle de base est que l'intégration d'un employé doit durer au moins trois mois (90 jours). Ce plan comporte trois phases que nous allons passer en revue.
Cette étape consiste à apprendre la culture et les procédures de votre organisation et de vos produits. Elle se caractérise par
L'objectif est d'acclimater votre nouvel employé et de lui permettre de se sentir plus impliqué dans l'entreprise. Cela contribue également à la fidélisation, car ils voient que vous prenez le temps de leur faire visiter l'entreprise et que vous ne vous précipitez pas pour les laisser apprendre au fur et à mesure.
C'est à ce moment-là que la formation a lieu. Maintenant que votre employé est plus habitué à vos outils et à vos collègues, il est temps de lui confier des projets plus élaborés. Les employés seront plus indépendants dans leurs livraisons mais continueront à travailler avec des employés plus âgés dans des projets collaboratifs.
C'est ce que vous pouvez attendre du stage de formation :
L'objectif de la phase de formation est de vérifier si le nouvel employé est en mesure d'assumer les nouvelles responsabilités qui lui sont confiées. C'est également à ce stade que vous vérifiez s'il a besoin de plus de temps pour s'habituer à certains de vos processus. Ou si vous devez renforcer les connaissances de l'entreprise ou combler certaines lacunes.
Au cours de cette dernière étape, vous donnez à vos nouveaux employés plus de travail indépendant et peu de conseils.
Voici à quoi ressemble le dernier mois :
Le point fort de cette étape est de vérifier si votre nouveau collaborateur est prêt à être entièrement autonome. Vous le préparez à la réussite en lui communiquant les objectifs pour les six mois à venir.
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