Wie man eine Willkommensnachricht für neue Mitarbeiter schreibt, um auf dem richtigen Fuß zu beginnen

Es ist vielfach bewiesen, dass die Einführungserfahrung eines Mitarbeiters dessen Erfolg in seiner Rolle bestimmt.

Es kann die geheime Zutat sein, die 

• hält sie länger in der Organisation...
• ...eine höhere Qualität der Arbeit zu erreichen.

Einer der ersten Berührungspunkte eines hochwertigen Onboarding-Erlebnisses ist die Begrüßungsnachricht - ein Teil der Kommunikation, der den Ton der Beziehung des Mitarbeiters zum Unternehmen angibt.

Ein paar freundliche und enthusiastische Worte können einen großen Beitrag dazu leisten, wie jemand seine Arbeit beginnt. Eine Botschaft für neue Mitarbeiter ist viel zu wichtig, um sie wahllos zusammenzustellen; sie muss eine Absicht dahinter haben.

Eine gute Willkommensnachricht sollte sein 

• Willkommen
• informativ,
• Nachdenklich
• hilfreich

Aber wie stellt man sie her?

Wie schreiben und übermitteln Sie Ihre Botschaft so, dass diese neue Mitarbeiterbeziehung auf dem richtigen Fuß beginnt?

Wir zeigen Ihnen Beispiele für einige der besten Willkommensgrüße, von denen wir alle lernen können. Wir werden auch erklären, warum sie so effektiv sind, um jemandem das Vertrauen, die Ermutigung und die Motivation für einen starken Start zu geben.

❗️ Warum Ihre Nachrichten für neue Mitarbeiter wichtig sind

Eine Mitarbeiternachricht ist die erste echte Interaktion, die ein neuer Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen hat.

Das Vorstellungsgespräch ist ihre Erfahrung als Bewerber, aber wenn sie die Stelle bekommen haben, müssen Sie den Umgang mit ihnen ändern und zeigen, dass sie jetzt Teil Ihres Teams sind.

1. Sie prägt die Beziehung zwischen ihnen und dem Unternehmen - wenn sie sich nicht willkommen fühlen, kann dies ihre Fähigkeit, sich in die Rolle einzufügen, beeinträchtigen.
2. Sie bietet einen positiven Start in einen neuen Abschnitt ihrer beruflichen Laufbahn, indem sie diesen Lebenswandel emotional unterstützt.
3. Damit beginnt für sie ein neues Kapitel und sie können den ersten Schritt tun , um sich von ihrem alten Arbeitsplatz zu lösen.
4. Es bereitet sie auf Ihr Unternehmen vor. Selbst wenn jemand fachlich für die Stelle geeignet ist, müssen Sie ihn dennoch in Ihre Unternehmenskultur, Ihre Sichtweise und Ihre Arbeitsabläufe einweisen.
5. Es gibt ihnen einen Einblick in Ihre Kultur und die Art von Atmosphäre, die sie als Mitarbeiter erwarten können.
6. So können Sie Ihre Grundwerte bekräftigen, damit sie wissen, worauf sie sich einlassen wollen.
7. Das weckt die Vorfreude auf die Arbeit, die sie verrichten werden, und bereitet sie darauf vor, zur Verwirklichung Ihrer Mission beizutragen.
8. So erhalten sie einen Überblick über das Unternehmen und seine Funktionsweise.
9. Das schafft von Anfang an einen engagierteren Mitarbeiter.
10. Er beantwortet die Fragen, die sich einem neuen Mitarbeiter in den ersten Stunden und Tagen stellen, und bereitet ihn auf den Erfolg vor.
11. Das ist in einer Welt, in der die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, entscheidend. Da viele Aufgaben vollständig virtuell sind, werden die Mitarbeiter ihr neues Team nicht von Anfang an persönlich kennenlernen.

🕐 Wann wird die erste Nachricht verschickt?

Bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer Botschaft beginnen, müssen Sie sich eine wichtige Frage stellen: 

Wann genau schicken Sie sie an den Mitarbeiter?

Davon hängt ab, was Sie sagen müssen und wie viele Nachrichten Sie senden werden (mehr dazu später).

Wie das?

Wir werden es Ihnen zeigen.

Sobald sie angestellt sind

Auch wenn die Stelle erst in ein paar Wochen oder Monaten angetreten wird, kann die Nachricht zu diesem Zeitpunkt den Mitarbeiter für Sie gewinnen und eine Beziehung aufbauen.

Und je früher Sie neue Mitarbeiter einstellen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich nach Alternativen umsehen, noch bevor sie anfangen.

Der Nachteil ist, dass Sie ihnen mehr Nachrichten schicken müssen, je näher ihr Startdatum rückt.

Eine Woche vor Beginn

Im Vorfeld des Stellenantritts können Sie ihnen eine Willkommensnachricht schicken, um die Vorfreude zu steigern und sie wissen zu lassen, dass sich das Team auf sie freut.

Dies ist absolut entscheidend, da es die einzige Kommunikation ist , die den Leuten hilft zu verstehen, was sie an ihrem ersten Tag erwarten können, wann sie anfangen müssen usw.

So haben Sie Zeit, mehrere Nachrichten zu staffeln, aber andererseits kann es für sie auch überwältigend sein, wenn sie bei ihrer vorherigen Stelle noch offene Fragen klären müssen.

Wenn Ihre Nachricht sensible Unternehmensinformationen enthält, sollten Sie vielleicht warten, bis sie beginnen.

An ihrem ersten Tag

Dies ist eine Möglichkeit, neue Mitarbeiter gleich bei ihrem Eintritt in das Unternehmen zu integrieren.

So können sie sich geistig besser auf das Onboarding ein lassen, weil sie nicht mit ihrer früheren Rolle beschäftigt sind.

Das bedeutet auch, dass Sie alles über die internen Kommunikationskanäle des Unternehmens laufen lassen können .

🧠 Die Denkweise hinter der Botschaft

Versetzen Sie sich in die Lage des neuen Mitarbeiters

Wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintritt, betritt er in vielerlei Hinsicht Neuland und unbekanntes Terrain.

Sie wollen einen guten Eindruck hinterlassen, beweisen, dass sie die richtige Wahl waren, und sind nervös, wenn sie sich auf etwas völlig Neues einlassen müssen.

Selbst wenn die Stelle, für die Sie sie gerade eingestellt haben, dieselbe ist wie ihre letzte, müssen sie Ihr Unternehmen, Ihre Systeme und Ihre Kultur kennenlernen.

Sie wissen es nicht 

• mit wem sie zusammenarbeiten werden
• wie gut sie mit ihren neuen Kollegen zurechtkommen werden
• wie leicht sie die Rolle erlernen können,
• und ob sie in ihrem Beruf erfolgreich sein werden.

All dies bringt eine Menge Druck und Selbstzweifel mit sich.

Ein Willkommensgruß wird vielleicht nicht jede einzelne dieser Fragen beantworten, aber er kann ihnen sicherlich das Gefühl geben, willkommen zu sein und mit dieser Erfahrung nicht allein zu sein.

Definieren Sie Ihr Ziel

Der Schlüssel zur Gestaltung einer überzeugenden Willkommensnachricht für einen neuen Mitarbeiter liegt darin, ein klares Ziel und eine klare Absicht zu formulieren und sich Gedanken über das Gefühl zu machen, das der neue Mitarbeiter haben soll, wenn er die Nachricht gelesen hat.

Dies sollte mit Ihren Grundwerten und dem, was Ihnen als Unternehmen am Herzen liegt, übereinstimmen.

Überlegen Sie sich 3 Dinge, die Sie mit der Botschaft erreichen wollen.

Vielleicht möchten Sie 

• sie inspirieren
• die Herzlichkeit Ihrer Organisation widerspiegeln
• Ängste nehmen
• sie auf Tag 1 vorbereiten
• bringen Sie Ihr Vertrauen in ihre Fähigkeiten und die Wirkung, die sie im Unternehmen erzielen werden, zum Ausdruck.

Was auch immer Ihre Absicht ist, sie wird genau darüber Auskunft geben, was die Nachricht aussagen soll.

Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen

Beim Onboarding eines Mitarbeiters denkt man oft darüber nach, wie er aus diesem Prozess hervorgehen soll.

Sie wollen nicht nur, dass sie wissen, wie man die Arbeit erledigt, sondern dass sie so gut ausgebildet sind, dass sie in der Lage sind, die nächste Person auszubilden, um im Unternehmen erfolgreich zu sein.

Ähnlich verhält es sich mit Ihrer Begrüßungsnachricht - sie sollte so wirkungsvoll sein, dass sie, wenn Sie sie mit dem Verfassen einer Begrüßungsnachricht für einen zukünftigen neuen Mitarbeiter beauftragen würden, dies mühelos tun könnte.

📝 Was ist zu beachten?

Hier sind die Dinge, die Sie in der Nachricht auf keinen Fall verpassen sollten.

• Eine warme, einladende Begrüßung, die zeigt, dass Sie sich freuen, sie an Bord zu haben (z. B. "Wir freuen uns, Sie hier zu haben!")
• Ihr Startdatum
• Mit wem sie zusammenarbeiten und wem sie Bericht erstatten werden
• Logins und eine Einführung in Projektmanagement- und Kommunikationstools
• Informationen über die E-Mail-Adresse des Unternehmens und wie sie eingerichtet werden soll
• einen Überblick darüber, wie ihre erste Woche aussehen wird und was von ihnen erwartet wird

Einige andere Dinge, die Sie einbeziehen können;

• Organigramm des Unternehmens
• Links zu einem Blog über die Geschichte des Unternehmens
• Vorstellung bei einem buddy, der sie in den ersten Wochen unterstützen wird
• Fotos von der Interaktion des Teams und Screenshots von virtuellen Sitzungen
• Ein ermutigendes Zitat
• Eine Liste der Teammitglieder und Wissenswertes über jeden von ihnen
• Die Denkweise, die sie in ihren Rollen pflegen sollen - z. B.[Ogilvy und Mather], die Mut, Idealismus, Neugier, Verspieltheit, Offenheit, Freigeistigkeit und Ausdauer anführten

❌ Warum eine Nachricht nicht ausreicht

Ein neuer Mitarbeiter hat eine Menge neuer Informationen zu verarbeiten, und wenn wir ehrlich sind, wäre es überwältigend, diese in einer einzigen Nachricht zu vermitteln, und es wäre auch nicht effektiv.

Eine einzige Onboarding-Nachricht reicht einfach nicht aus, und diese Informationen geben Ihnen die Möglichkeit, einen wirklich maßgeschneiderten Lern- und Erfolgspfad für sie zu entwickeln.

Ein modernes Erlebnis ähnelt eher einer E-Mail-Serie, bei der Sie Informationen langsam und in mundgerechten Häppchen weitergeben, damit der Leser jedes Konzept versteht, bevor er zum nächsten übergeht.

Onboarding ist eine Reise, nicht eine einmalige Nachricht.

Unter Zavvy empfehlen wir, Onboarding als einen Prozess zu betrachten , der mindestens 90 Tage dauert.

Ein beträchtlicher Zeitraum voller Nachrichten, Feiern, geselliger Zusammenkünfte und informativer Inhalte.

Hier ist ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in den ersten 3 Tagen auf unserer Plattform.

✉️ Auswahl der Nachrichtenkanäle für Ihre Mitarbeiter

Die Art der Begrüßung hat viel mit dem Kanal oder der Plattform zu tun, über die die Botschaft verbreitet wird.

E-Mail

Wenn die Nachricht in einer E-Mail verfasst wird, stehen Ihnen mehr Wörter zur Verfügung, so dass sie länger sein und mehr Abschnitte enthalten kann.

Tools für die Zusammenarbeit wie Slack oder MS Teams

Andererseits kann eine Slack Nachricht auch freundlicher und zugänglicher wirken, was der Interaktion definitiv ein menschlicheres Gefühl verleiht.

Es schafft auch Raum für Engagement und wechselseitige Gespräche, die von Anfang an ein Gefühl von community vermitteln können.

➡️ Lesen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Onboarding-Workflows über Slack

Denken Sie daran, dass Sie nicht nur auf einen Kanal beschränkt sind.

Es ist möglich, sowohl eine längere Begrüßungs-E-Mail als auch eine Slack Nachricht zu erstellen, um mehr Berührungspunkte zu schaffen. Slack ermöglicht es Ihnen auch, jemanden einer Gruppe vorzustellen, in der jeder ermutigende Nachrichten posten kann, was ebenfalls einen großen Beitrag zu einer positiven Erfahrung leistet.

Soziale Medien

Die sozialen Medien Ihres Unternehmens sind neben E-Mail und Slack auch ein hervorragender Kanal, um eine Willkommensnachricht an einen Mitarbeiter zu senden. Sie ist öffentlich und zeigt die Begeisterung und den Optimismus des gesamten Unternehmens.

Auf LinkedIn können Sie eine einfache, formelle, aber dennoch freundliche Begrüßungsnachricht veröffentlichen. 

Wenn Ihre Marke auf Kanälen auf Instagram postet, können Sie mehr Spaß mit der Nachricht haben. In diesem Beispiel von everyone social können Sie Ihren neuen Mitarbeiter ankündigen und Ihren Followern Details über ihn erzählen, wie seine Hobbys und Interessen.

Der Aufstieg des Begrüßungspakets

Einige Unternehmen gehen noch weiter.

Sie erstellen ein Willkommenspaket mit hilfreichen Informationen und unterhaltsamen Artikeln, die den Eintritt in das Unternehmen unvergesslich machen.

Ogilvy und Mather überreichten neuen Mitarbeitern eine Schachtel mit einer Karte mit 

• ✉️ ein persönliches Begrüßungsschreiben
• 📓 ein gebrandmarktes Buch
• 📖 Tagebuch
• 🖊️ Stift
• ✏️ bleistift
• 💾 USB-Stick

Weitere individuelle Willkommensgeschenke sind 

• ☕ Becher
• 🍾 Flaschen
• 🎧 Kopfhörer
• 🎒 Taschen

...und andere Dinge, die sie zum Erfolg führen werden. 

Ein Kit ist eine angenehme Überraschung, durch die sich Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an mehr wertgeschätzt fühlen.

🏢 Bewährte Verfahren und Beispiele

Sie beglückwünschen

Wenn man erfährt, dass man eingestellt wird, ist das ein tolles Gefühl.

Es herrscht Aufregung, Optimismus und Motivation im Raum.

Doch je näher der Starttermin rückt, desto nervöser wird man.

Neuen Mitarbeitern zu ihrem Erfolg zu gratulieren, bringt ihnen das Gefühl der Zuversicht und Aufregung zurück, das sie hatten, als sie die Mitteilung "Sie sind eingestellt" erhielten.

Es erinnert sie daran, dass sie wertvoll sind.

Es ist so einfach wie zu sagen

"Wir haben durch die Gerüchteküche erfahren, dass ein Superstar unser Team verstärkt!"

Wenige Worte, aber sie haben eine große Wirkung.

Bringen Sie sie in den Schoß

Der Eintritt in ein neues Unternehmen ist aufregend, kann aber auch isolierend sein.

Es kann sich wie der erste Schultag anfühlen.

Der Mitarbeiter verlässt ein Unternehmen, in dem er jahrelang gearbeitet hat.

 Ein Ort, an dem sie Freunde gefunden haben.

Und jetzt ist sie wieder bei Null.

Ihr Willkommensgruß sollte sie mit offenen Armen empfangen und ihnen zeigen, dass es ein Team von Mitarbeitern gibt, die bereit sind, sie wie zu Hause zu behandeln.

Geben Sie ihnen die nötigen Ressourcen

Eine Sache, die die ersten Wochen für einen neuen Mitarbeiter so überwältigend macht, ist der Umgang mit all den Werkzeugen, Ressourcen und Dingen, die er nicht kennt.

 Darüber hinaus gibt es

• nicht zu wissen, wen man fragen soll
• wie man fragt,

Warum sollten Sie dies also nicht in Ihren Begrüßungsnachrichten tun?

In diesem Beispiel von Sinc ist das gesamte Team eine Ressource, die jederzeit für Fragen zur Verfügung steht.

Einige Fragen, die ein neuer Mitarbeiter haben könnte;

• Mit wem werde ich tagtäglich zusammenarbeiten?
• Was soll ich am Ende von Woche 1, 2, 3 oder 4 wissen?
• An wen kann ich mich wenden, wenn ich ein Problem habe?
• An welchen Sitzungen muss ich teilnehmen?
• Wo erhalte ich Zugang zu meiner E-Mail und anderen wichtigen Anwendungen?

Konsistenter Ton

Der Ton ist ein wesentlicher Bestandteil einer überzeugenden Willkommensnachricht.

• Sollten Sie formell oder eher leger und entspannt sein?

• Möchten Sie die Sprache der jüngeren Mitglieder Ihrer Belegschaft sprechen?

Die Antwort auf diese Frage hängt im Wesentlichen von Ihrer Arbeitgebermarke ab.

Fragen Sie sich selbst: Wer will Ihr Unternehmen für seine Mitarbeiter sein?

Und dann lassen Sie sich davon leiten, wie Sie schreiben. Was auch immer Sie sagen, muss sich authentisch für die Organisation und die Art der Stimme anfühlen.

Nennen Sie Ihre Grundwerte

Eine Begrüßungsnachricht ist eine Gelegenheit, Ihre Grundwerte darzulegen, ihnen die größere Vision zu erläutern und vor allem zu zeigen, wie sie in diese Vision passen.

In diesem Beispiel von Apple ist die Botschaft nicht nur einladend, sondern inspirierend und mitreißend - sie lässt den neuen Mitarbeiter wissen, dass er einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Welt leistet.

Hier geht es nicht nur um Arbeit, sondern darum, Teil von etwas Größerem zu sein, um die Chance, in einem Team von Weltklasse-Innovatoren mitzuarbeiten und eine Arbeit zu leisten, die von Bedeutung ist.

Sie können Ihre Begrüßungsnachricht nutzen, um den größeren Zweck Ihrer Organisation zu erläutern und die Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit zu begeistern.

Hier ist ein Beispiel aus unserer eigenen Begrüßungsnachricht.

• Während des Preboardings erhalten die neuen Mitarbeiter eine Einladung zu unserer Preboarding-Software.
• Diese Nachricht ist der allererste Schritt, den sie dort sehen.
• Und es wird natürlich von Journeys begleitet, die neue Mitarbeitende über Wochen hinweg an die Hand nehmen.
  

Zitate verwenden

Warum beginnen Sie Ihre Begrüßungsnachricht nicht mit einem Zitat, das ein wenig Weisheit enthält?

Von Simon Sinek über Martin Luther King bis hin zu T.S. Eliot können Sie sich auf einige der besten Köpfe berufen, um jemanden in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen und ihm eine gewisse Motivation für den Einstieg zu geben.

Ein paar Ideen;

Der Visionär beginnt mit einem leeren Blatt Papier und stellt sich die Welt neu vor. Malcolm Gladwell

Machen Sie den ersten Schritt im Glauben. Du musst nicht die ganze Treppe sehen, mach einfach den ersten Schritt. Martin Luther King, Jr.

Sei bereit, jeden Morgen ein Anfänger zu sein. Meister Eckhart

Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt. Lao Tzu

Nicht nur erzählen, zeigen

Sie können dies erreichen, indem Sie Schnappschüsse und Bildschirmfotos von Teambesprechungen und -ereignissen weitergeben, zeigen, wie die Teammitglieder kommunizieren, und sie in einen Insider-Witz einbeziehen.

Denken Sie daran: Kultur ist nicht das, was Sie sagen, sondern das, was das Team zeigt, auch wenn es sich nicht bemüht.

Videos einbeziehen

Nach dem Motto "Zeigen statt erzählen" können Sie Videos in Ihre Botschaft einbauen, um sie menschlicher zu gestalten.

Selbst wenn es sich nur um ein 60-sekündiges Video handelt, das sie im Team willkommen heißt, kann der Anblick eines freundlichen Gesichts einen Mitarbeiter schon zu Beginn seiner Karriere begeistern.

Sie können ein Video erstellen, in dem verschiedene Teammitglieder die Teilnehmer begrüßen und ihnen Mut zusprechen.

➡️ Mit Zavvy herausragende Onboarding-Erlebnisse schaffen

Eine Nachricht an einen neuen Mitarbeiter mag wie ein winziges Detail erscheinen

Aber wenn Sie darüber nachdenken, welch große Rolle sie in Ihrem Onboarding-Prozess spielt, werden Sie feststellen, dass sie mehr Aufmerksamkeit und Absicht erfordert.

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