Neu eingestellte Mitarbeiter sind das Herzblut eines jeden Unternehmens, aber es kann eine Herausforderung sein, sie schnell und effizient einzuarbeiten.
Aber haben Sie sich auch schon einmal frustriert gefühlt über den Zeit- und Ressourcenaufwand, der nötig ist, um neue Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen?
Ertappen Sie sich dabei, dass Sie immer wieder die gleichen Fragen beantworten? Oder stellen Sie fest, dass neue Mitarbeiter Mühe haben, die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen?
Wenn ja, dann sind Sie nicht allein.
Wissenssilos können zu Informationslücken führen, so dass neue Mitarbeiter Mühe haben, die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Das Ergebnis? Längere Anlaufzeiten, geringere Produktivität und höhere Fluktuationsraten.
Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, diese Wissenssilos aufzubrechen und neuen Mitarbeitern ein zentrales Repository mit Informationen zur Verfügung zu stellen, auf das sie schnell und einfach zugreifen können?
Hier kommt die Wissensbasis eines Teams ins Spiel.
Durch die Einrichtung einer umfassenden Wissensdatenbank können Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an Zugang zu den Informationen haben, die sie benötigen, um produktiv zu sein. Und indem Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach Informationen reduzieren, können Sie den neuen Mitarbeitern helfen, sich schneller einzuarbeiten und ihre Produktivität zu steigern.
Eine Win-Win-Situation.
Entdecken:
Eine Wissensdatenbank ist ein zentraler Informationsspeicher, in dem wichtige Informationen zu einem bestimmten Thema, Produkt oder Unternehmen gespeichert, organisiert und verwaltet werden.
Ihr Hauptzweck besteht darin, den Nutzern einen einfachen Zugang zu relevanten und genauen Informationen zu ermöglichen:
Eine gut aufgebaute Wissensdatenbank würde verschiedene Arten von Inhalten enthalten:
Eine zentrale Anlaufstelle für Informationen kann die Arbeit erleichtern und beschleunigen, aber schlecht organisierte Informationen verschwenden die Zeit aller Beteiligten bei der Suche.
Sie brauchen also nicht nur einen Ort, an dem Sie Informationen ablegen können.
Stattdessen brauchen Sie einen Ort, an dem Sie Informationen auf benutzerfreundliche und zuverlässige Weise speichern können.
Airbnb ist ein gutes Beispiel für eine Wissensdatenbank.
Sie schufen ein "Knowledge Repo", um "alle Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, allen die Möglichkeit zu geben, Experimente zu nutzen, um die Auswirkungen ihrer Entscheidungen korrekt zu messen, und Erkenntnisse über die Präferenzen der Nutzer in Datenprodukte umzuwandeln, die das Erlebnis der Nutzung von Airbnb verbessern." AirbnbEng.
Ihre Wissensbasis stützt sich auf fünf zentrale Säulen:
Produktivität ist ein Maß für die Leistung eines Mitarbeiters, das sich auf den Output bezieht, den ein Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erbringen kann. Die Produktivität misst, wie effizient und effektiv Mitarbeiter Aufgaben erledigen, Projekte durchführen oder Waren und Dienstleistungen produzieren können.
Die Produktivität lässt sich einfach als Verhältnis zwischen Output und Input betrachten. Je höher der Output im Vergleich zum Input ist, desto höher ist die Produktivität.
Wissen ist für die Produktivität von entscheidender Bedeutung, denn es ermöglicht den Arbeitnehmern,:
Unternehmen, die in die Wissensentwicklung ihrer Mitarbeiter investieren, sind möglicherweise besser für den Wettbewerb in ihrer Branche gerüstet. Wenn die Mitarbeiter über das Wissen und die Fähigkeiten verfügen, die erforderlich sind, um der Konkurrenz voraus zu sein, können sie dem Unternehmen helfen, einen Wettbewerbsvorteil zu behalten, was zu höherer Produktivität und Wachstum führt.
Hier kommt eine Wissensbasis (KB) ins Spiel.
Eine Team-Wissensdatenbank sollte ein Ort sein, an dem neue Mitarbeiter alles, was sie über ein bestimmtes Thema wissen müssen, in Sekunden oder Minuten finden können.
Sie müssen nicht mehr ihre Kollegen anrufen, um Fragen zu stellen, oder ihnen eine E-Mail schicken und dann auf die Antwort warten.
Neu eingestellte Mitarbeiter haben vielleicht viele Fragen, aber es ist ihnen unangenehm, sie zu stellen. Das Ergebnis? Die Zeit, die neue Mitarbeiter brauchen, bis sie produktiv sind, ist lang, was sich in finanziellen Verlusten niederschlägt.
Auf der anderen Seite stehen erfahrene Mitarbeiter, die viel wissen, aber dieses Wissen hilft nur ihnen. Wenn sie woanders hingehen oder das Unternehmen verlassen, geht es mit ihnen.
Eine Team-Wissensbasis stellt sicher, dass das Wissen auch dann erhalten bleibt, wenn ein wichtiger Mitarbeiter ausscheidet.
Außerdem trägt es zur Automatisierung der Geschäftskommunikation innerhalb des Unternehmens bei.
Mitarbeiter, die sich für ihre Arbeit begeistern, bleiben länger in einem Unternehmen und leisten bessere Arbeit als ihre uninteressierten Kollegen.
Laut dem Wissenschaftler für organisatorische Effektivität, Edward Lawler, gibt es vier Elemente für den Aufbau eines Arbeitssystems mit hohem Involvement:
Diese vier Elemente führen zu einem hohen Engagement: Mitarbeiter, die sich mehr für ihre Arbeit interessieren und sich mehr für den Erfolg ihres Unternehmens einsetzen.
Konsistenz ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Wenn also verschiedene Abteilungen oder Teams in Silos arbeiten und sich auf mehrere (inkonsistente) Informationsquellen stützen, macht sich das bei den Kunden bemerkbar.
Das einfachste Beispiel: Der Vertriebsmitarbeiter sagte während eines Verkaufsgesprächs, dass das Produkt XYZ kann, weil er die neueste Produktversion falsch verstanden hat.
Als es um die tatsächliche Nutzung ging, gelang es dem Kunden nicht, es zum Laufen zu bringen. Also wendet er sich an den Kundendienst, aber der Mitarbeiter sagt, dass es XYZ nicht gibt. Als Nächstes wendet er sich an den technischen Support - und erfährt, dass es die Funktion sehr wohl gibt. Allerdings ist sie Teil eines anderen Pakets mit anderen technischen Anforderungen.
Sie hätten diese unzusammenhängende, inkonsistente Erfahrung leicht vermeiden können, wenn eine aktuelle, produktorientierte Wissensdatenbank für alle Abteilungen verfügbar gewesen wäre.
Das Onboarding kann die Erfahrung eines neuen Mitarbeiters entscheidend beeinflussen und darüber entscheiden, ob die Person im Unternehmen bleibt oder nicht.
Ein gut geplanter Prozess und eine Wissensdatenbank können das Onboarding vereinfachen und rationalisieren.
Im Folgenden finden Sie einige Elemente, die Sie in Ihre Wissensdatenbank aufnehmen sollten, um den Einführungsprozess Ihrer Mitarbeiter zu unterstützen:
45 % der Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach relevanten, aktuellen Informationen. Und 39 % verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Personen, die bei der Lösung eines Geschäftsproblems helfen können.
Durch die Zentralisierung von Ressourcen wie Anleitungen, Best-Practice-Dokumenten und Techniken zur Fehlerbehebung verbringen neue Teammitglieder weniger Zeit mit der Suche nach Antworten und mehr Zeit mit ihrer Arbeit.
Schon vor COVID-19 wurde die Fernarbeit zum Trend.
Zu den Herausforderungen, die damit einhergehen, gehören laut dem Bericht "State of Remote Work " vonBuffer die Kommunikation und die Zusammenarbeit, die 20 % ausmachen.
In dezentralen Umgebungen ist die Notwendigkeit des Wissensaustauschs offensichtlich, bei dem alle Abteilungen an einem Ort zusammenarbeiten und ihren Beitrag leisten.
Wenn Teams ihre Wissenssilos haben, fallen sie dem "Aus den Augen, aus dem Sinn"-Syndrom für alle außerhalb dieser Teams zum Opfer.
Stellen Sie sich ein Team vor, das über Kontinente und Zeitzonen verstreut ist. Können Sie es sich leisten, dass ein Mitarbeiter in Australien blockiert bleibt, bis er die Antwort von jemandem in Kanada erhält?
Eine gute Wissensbasis im Team hilft, eine solche Situation zu lösen.
Es gibt einige Schlüsselfunktionen, die für eine Team-Wissensdatenbank wichtig sind:
Tipp: Beauftragen Sie ein Teammitglied oder eine Gruppe mit der Pflege und Aktualisierung der Wissensdatenbank.
Tipp: Nutzen Sie den Input Ihrer Mitarbeiter, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und notwendige Aktualisierungen vorzunehmen.
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